機能指向環境を使う

Integrated Desktopでの作業の基本となる環境が機能指向環境です。機能指向環境の機 能指向主画面には，Groupmaxの各機能やそれぞれの機能で扱う文書がツリー構造で表 示されます。

機能指向環境は，業務処理に必要なGroupmaxのアプリケーション及び自分が作成した 文書をツリー構造でブラウジングして，使いたい機能やファイルを選択しながら作業し たい場合に適しています。

ここでは，機能指向環境の画面の概要及び基本的な操作について説明します。

（1） 機能指向主画面のツリービュー

機能指向主画面のツリービュー及びリストビューに表示されるIntegrated Desktopの各 機能，案件，ファイルなどの総称をアイテムといいます。ツリービューには，INBOX，

OUTBOX，帳票棚，共用キャビネットなど，Integrated Desktopから操作できる

Groupmaxの各機能が表示されています。

機能指向主画面のツリービューの表示形態は，ログイン種別（オンライン又はオフライ ン）によって異なります。オンラインの機能指向主画面の見方を次の図に示します。な お，オフラインの機能指向主画面の見方については，「5.2.1 オフラインのDesktop主 画面」を参照してください。

図3-1 機能指向主画面の見方

（a）INBOX

ほかのパーソナルコンピュータから送られた案件（メール，ワークフロー案件，スケ ジュール予約）を受け取る入力トレーです。INBOXを開くと，送られてきた案件が一覧 で表示されます。この一覧を基に，返信メールを作成したり，ワークフロー案件を処理 したりします。

■ヘルプでのキーワード■

INBOX

（b） 受信控え

INBOXに送られたメールを保管しておくための場所です。保管できるメールは，個人

メールです。受信控えを開くと，INBOXから格納した個人メールを一覧で表示できま す。受信控えに格納した個人メールは，オフラインに切り替えた場合でも確認できるた め，自分用の受信メール控えの保管場所として活用すると便利です。

INBOXの個人メールを保存するには，受信控えに一括して格納する機能を利用できま

す。この機能を利用すれば，あらかじめ指定しておいた条件（未読メールだけを格納す る，受信控えに格納したらINBOXから削除するなど）で，INBOXから個人メールを格 納できます。受信控えに個人メールを格納する方法については，「3.2.4 メールを受け取 る」を参照してください。

オフラインでの受信控えの利用方法については，「5.2.1 オフラインのDesktop主画面」

を参照してください。

■ヘルプでのキーワード■

受信控え

（c） 送信ログ

自分が送った案件が一覧で表示されます。この一覧を基に，送付したメール文書，ワー クフロー案件，スケジュール予約の処理状態を確認したり，メール文書，スケジュール 予約の内容を確認したりできます。このほかに，送信ログでは，ワークフロー案件の引 き戻しや発信の取り消し，処理状況の確認などができます。また，メール文書を再送す ることもできます。

OUTBOXから送付した案件の記録も送信ログに残ります。

■ヘルプでのキーワード■

送信ログ

（d）OUTBOX

ほかのパーソナルコンピュータへ案件を送る出力トレーです。添付する書類のファイル を，ツリービュー上のOUTBOXにドラッグ&ドロップするだけで，ワークフロー案件 やメール文書として送付できます。

また，送信したいメールを複数作成してOUTBOXに格納しておけば，一度の操作で複 数のメールを送信できます。OUTBOXに格納したメールはオフラインに切り替えた場合 でも確認できます。

OUTBOXに格納したメールの送信方法については「3.2.2 メールを作成して送る」を，

オフラインでのOUTBOXの利用方法については「5.2.1 オフラインのDesktop主画 面」を参照してください。

なお，メールをOUTBOXに格納したまま送信し忘れないように，Desktop主画面を閉 じるときに，未送信メールがあることを通知させることもできます。通知させるには，

Desktop主画面の［ツール］−［オプション...］を選択し，［オプション］ダイアログの メッセージタブで設定してください。

注意

OUTBOXに格納したメールを一括して送信するには，Desktop主画面の

［OUTBOXから一括送信］ボタンをクリックするか，又は［モバイル］−

［OUTBOXから一括送信］を選択してください。また，選択したメールを個別に送 信するには，Desktop主画面の［送信］ボタンをクリックするか，［ファイル］−

［送信］又は［モバイル］−［送信］を選択してください。

■ヘルプでのキーワード■

OUTBOX，[オプション]ダイアログ(主画面 [ツール]−[オプション])

（e） 帳票棚

メールやワークフローで書類を送るときに利用できる定型帳票が保存されています。定 型帳票は，必要なときに取り出して利用できます。

帳票棚には，メールの定型文書が保存されているMail定型文書棚と，ワークフロー案件 の投入時に利用できる案件処理アプリケーションやフォームが登録されているWorkflow 帳票棚があります。また，帳票棚の下位にはローカルフォルダ（ユーザが任意に作成で きるフォルダ）も作成できます。作成したローカルフォルダに，よく使う各種帳票のひ な形などを保存しておけば，自分専用の帳票棚として活用できます。

■ヘルプでのキーワード■

帳票棚，Mail定型文書棚を利用する，Workflow帳票棚

（f） クライアントエージェント

Integrated Desktopでの作業を支援するためのエージェント機能を利用できます。エー ジェント機能を利用することで，ほかの作業をしていても，メールや回覧，ワークフ ロー案件及びスケジュール予約の着信をユーザに知らせたり，指定した時間にメッセー ジを表示したりなどの定型処理を代行できます。

クライアントエージェントは，オフラインでも利用できます。オフラインでのクライア ントエージェントの利用方法については，「5.2.1 オフラインのDesktop主画面」を参 照してください。

■ヘルプでのキーワード■

エージェント機能の概要，クライアントエージェント

（g） サーバエージェント

エージェントサーバ（Groupmax Agent Server Version 5）と連携することで，サーバ エージェント機能を利用できます。サーバエージェントフォルダが表示され，そこから サーバエージェントに関する操作が実行できます。

■ヘルプでのキーワード■

サーバエージェント

（h） 作業中文書フォルダ

共用キャビネットに保管されている文書を取り出して，操作するためのフォルダです。

作業中文書フォルダを開くと，共用キャビネットから取り出している文書が一覧で表示 されます。この一覧から文書を選択して，文書の内容を参照したり，編集したりできま す。共用キャビネットからは，このフォルダに文書をドラッグ&ドロップして，簡単に 文書を取り出せます。また，作業中文書フォルダに取り出されている文書は，オフライ ン時でも操作できます。

オフラインでの作業中文書フォルダの利用方法については「5.4 モバイル機能を使って 共用キャビネットを利用する」を参照してください。

■ヘルプでのキーワード■

作業中文書フォルダ，作業中文書

（i） ローカルフォルダ

個人フォルダの下に任意に作成できるフォルダです。ローカルフォルダにはメールや ワークフロー案件，エクスプローラ上のフォルダ内のファイルを保管できます。

ローカルフォルダに格納されたファイルは，ユーザが指定する分類方法で自動的に分類 して表示できるため，ファイルを簡単に整理できます。

また，送信したいメールを複数作成して格納しておけば，一度の操作で複数のメールを 送信できます。さらに，ローカルフォルダに格納したメールは，オフラインに切り替え た場合でも確認できるため，受信メール及び送信メールの保管場所として活用すると便 利です。

ローカルフォルダの分類表示方法については，「6.3.2 分類表示のカスタマイズ」を参照 してください。また，ローカルフォルダ内のメールの送信方法については「3.2.2 メー ルを作成して送る」を，オフラインでのローカルフォルダの利用方法については「5.2.1  オフラインのDesktop主画面」を参照してください。

■ヘルプでのキーワード■

ローカルフォルダ，分類表示

（j） 掲示板

組織やグループ間で情報を交換したり，データを共有したりするための機能です。実際 のオフィスにある掲示板のように，記事を書き込んだり，記事を見たりすることができ ます。

■ヘルプでのキーワード■

掲示板

（k） 共用キャビネット及びネットワークキャビネット

文書を管理する保管庫です。これらのキャビネットに文書を保管すれば，複数のユーザ

間で文書を共用できます。

共用キャビネットからは，接続中のサーバに登録されている文書を取り出したり，保存 したりできます。また，Integrated Desktopで作成及び処理した書類を保存したり，取 り出したりすることもできます。

ネットワークキャビネットは，ネットワーク上に接続された共用キャビネット（ホーム サーバ）以外のDocument Managerのサーバです。アイテムをクリックすると，接続で きるDocument Managerのサーバが表示されます。

■ヘルプでのキーワード■

共用キャビネット，ネットワークキャビネット

（2） 機能指向主画面のリストビュー

リストビューには，ツリービューで選択したアイテムに含まれる案件や文書の一覧を表 示されます。リストビューに表示された案件や文書は，ダブルクリックすることでその 内容が表示されます。

■ヘルプでのキーワード■

機能指向主画面，機能指向環境の基本操作

（3） 機能指向環境の基本操作

ツリービューの基本操作

ツリービューでは，ファイルの複写や移動などの一般的なファイル操作に加えて，

次のような操作をドラッグ&ドロップで実行できます。

• あらかじめ作成しておいたメールや回覧，記事の発信

メールや回覧，記事のファイルをOUTBOXにドラッグ&ドロップすることで発 信できます。

• 一括送信したい個人メールの格納

後でまとめて送信したい個人メールをOUTBOXにドラッグ&ドロップすること で格納できます。

• 添付ファイルを設定した発信

添付ファイルにしたいファイルをOUTBOXにドラッグ&ドロップすることで，

選択したファイルを添付ファイルに設定して，メールやワークフロー案件として 発信できます。

• INBOX内の個人メールの受信控えへの格納

INBOXに送られた個人メールを受信控えにドラッグ&ドロップすることで格納

できます。

• 共用キャビネットのフォルダへの文書の登録

共用キャビネットの任意のフォルダへファイルをドラッグ&ドロップすることで 文書として登録できます。

リストビューの基本操作

ツリービューでのファイル操作と同様に，リストビューのメールをドラッグ&ド