一般文書を操作する

• 検索対象の一般文書データベース

• 文書のリンク先の分類索引

例えば，「文書名に『資料』と付いている文書を検索する」という簡単な検索から「2000 年10月1日〜11月1日の間に，営業第１課の鈴木さんが作成した，今期のビデオの拡 販資料」などの複雑な検索まで，柔軟に対応できます。条件検索について，次の図に示 します。

図3-31 一般文書の条件検索

●［共用キャビネットの検索］ウィンドウでの条件の指定方法 条件検索は，次の手順で実行します。

1. Desktop主画面で，［共用キャビネットの検索］ボタンをクリックするか，又は

［ツール］−［共用キャビネットの検索...］を選択します。

［共用キャビネットの検索］ウィンドウが開きます。

2. 検索条件を指定して［検索実行］ボタンをクリックします。

検索結果が表示されます。

次に，［共用キャビネットの検索］ウィンドウでの条件の指定方法について説明します。

まず，次の図を見てください。

図3-32 ［共用キャビネットの検索］ウィンドウ

［共用キャビネットの検索］ウィンドウを開いたときは，共用キャビネットで管理されて いる文書が検索対象となります。ただし，［設定...］ボタンをクリックして［検索先の設 定］ダイアログから，接続先をほかのサーバ（ネットワークキャビネット内のサーバ）

に変更できます。

［共用キャビネットの検索］ウィンドウには，検索条件を指定するための五つのタブがあ ります。これらのタブを切り替えながら，検索条件を指定していきます。タブの右側に は，「検索対象」が表示されています。各タブで検索条件を指定すると，対応する項目の チェックボックスも自動的に選択状態になります。複数のタブで検索条件を指定した場 合は，各タブで指定した検索条件同士の接続方法（AND又はOR）を指定します。各タ ブで指定した検索条件をすべて満たす文書を検索する場合は，「検索対象条件の接続」で ANDを選択します。各タブで指定した検索条件のうち，どれかを満たす文書を検索する 場合は，ORを選択します。

次に各タブでの検索条件の指定方法について説明します。

• フォルダタブでの検索条件の指定方法

共用キャビネットに定義されているフォルダが表示されています。下位にフォルダが ある場合は，［＋］ボタンをクリックしたり，上位フォルダをダブルクリックしたりす ると下位フォルダが表示されます。次の手順で検索条件を指定してください。

1. 検索対象とするフォルダを選択します。

選択したフォルダに下位フォルダが定義されている場合，「下位も検索」チェック ボックスを選択状態にすると，選択したフォルダとそのフォルダの下位フォルダに 格納されている文書が検索対象となります。

なお，特定のフォルダで管理されている文書は，Desktop主画面に表示されている フォルダをダブルクリックすることで一覧表示できます。したがって，このタブでの 検索条件は，ほかのタブでの検索条件と組み合わせて指定することをお勧めします。

■ヘルプでのキーワード■

フォルダ検索

• 属性タブでの検索条件の指定方法

一般文書の属性値を条件にする場合に，このタブから検索条件を指定します。次の手 順で検索条件を指定してください。

1.「項目」のリストボックスから条件を指定する属性名を選択します。

選択した属性に対応する検索条件の入力エリアが表示されます。

2. 検索条件を指定したら，［追加］ボタンをクリックします。

指定した検索条件が，「条件一覧」に表示されます。このタブでは，複数の属性を 条件として指定できます。1.及び2.の操作を繰り返してください。

3. 検索条件を複数指定する場合は，「条件の接続」からAND又はOR（論理積又は論 理和）のオプションボタンを選択します。

ANDを選択した場合は，指定した検索条件をすべて満たす文書を検索します。OR を選択した場合は，指定した検索条件のうち，どれかを満たす文書を検索します。

文字列型及び固定長文字列型の同じ属性に対して複数の条件を指定できます。例えば，

「日立太郎が作成した文書又は日立花子が作成した文書を検索する」という場合に，文 字列属性「作成者」に対して「日立太郎」及び「日立花子」などの二つの条件を指定 できます。

また，UNIX上で稼働するサーバで管理されている文書を検索する場合，文書に付け られた文字列属性に対する検索条件の指定に拡張正規表現を使用できます。拡張正規 表現の文法については，Integrated Desktopの文書管理のオンラインヘルプを参照し てください。

■ヘルプでのキーワード■

検索条件の指定方法，拡張正規表現

• 全文タブでの検索条件の指定方法

文書中の特定の単語（検索ターム）を条件とした全文検索を実行する場合に，このタ ブから検索条件を指定します。ただし，Document Managerサーバが全文検索サーバ と連携している場合にだけ，この検索条件は有効になります。次の手順で検索条件を 指定してください。

1.「検索ターム」に検索タームを入力します。

2. 検索タームを複数指定する場合は，「条件の接続」からAND又はOR（論理積又は 論理和）のオプションボタンを選択します。

ANDを選択した場合は，指定したすべての検索タームが文書中に存在する文書を 検索します。ORを選択した場合は，指定した検索タームのうちどれかが存在する

文書を検索します。

3. 必要に応じて，「異表記展開」からオプションを指定します。

「異表記展開」から指定できるオプションは次のとおりです。

• 同義語

検索ターム又は検索タームの同義語を含む文書を検索する場合に指定します。

（例） 「コンピュータ」の同義語

「コンピューター」，「電子計算機」，「パソコン」

• カタカナ

検索ターム又は検索タームの片仮名異表記を含む文書を検索する場合に指定します。

このオプションは，全角の片仮名だけに有効です。検索タームの半角文字も片仮名異 表記展開する場合は，「全角／半角」のオプションも指定してください。

（例） 「バイオリン」の片仮名異表記

「ヴァイオリン」

• アルファベット

検索ターム又は検索タームのアルファベット異表記を含む文書を検索する場合に指定 します。このオプションは，全角の英字だけに有効です。検索タームの半角文字もア ルファベット異表記展開する場合は，「全角／半角」のオプションも指定してくださ い。

（例） 「Ｃｏｍｐｕｔｅｒ」のアルファベット異表記

「Ｃｏｍｐｕｔｅｒ」，「ＣＯＭＰＵＴＥＲ」，「ｃｏｍｐｕｔｅｒ」

• 全角／半角

検索ターム又は検索タームのカタカナ，アルファベットの異表記を，全角，半角の文 字を共に含む文書を検索する場合に指定します。

（例） 「COMPUTER」の全半角異表記

「COMPUTER」，「ＣＯＭＰＵＴＥＲ」，「COＭPＵＴER」

• OCR拡張

検索ターム又は検索タームのOCR認識文字を含む文書を検索する場合に指定します。

OCR認識文字とは，紙に書かれた文字をOCR（Optical Character Reader）で読み 取る際に，認識される可能性の高い文字を指します。例えば，「日」という文字を OCRで読み取った場合，「日」，「目」又は「臼」という文字と認識される可能性があ ります。このような，形が似通っていてOCRで認識される可能性のある文字がこれ に当たります。

このオプションを指定すると，書類をスキャナなどで電子化して登録したイメージ文 書に対応する全文検索テキストに多少の間違いがあっても，目的の文書を検索できま す。ただし，OCRで登録した以外の文書も含めた，すべての一般文書が検索対象とな ります。

（例） 「日立」のOCR認識異表記

「目立」，「臼立」，「日忙」

全文検索サーバの種類と指定できるオプション

Document Managerサーバ側で全文検索サーバとして使用しているプログラムに よって，指定が有効になるオプションが異なります。全文検索サーバの種類と指定 が有効になるオプションについて，次の表に示します。

表3-1 全文検索サーバの種類と指定が有効になるオプション

（凡例） ○：オプションの指定は有効 ×：オプションの指定は無効 注※ Bibliotheca2 TextSearch OCR Extensionのインストールが必要です。

ワイルドカードを使用する

検索タームにはワイルドカード（*，?）及び特殊文字（|）を使用できます。検索 タームとして指定する文字列の一部が分かれば，検索条件を指定できます。ワイル ドカード及び特殊文字の使用方法については，Integrated Desktopの文書管理のオ ンラインヘルプを参照してください。

■ヘルプでのキーワード■

検索条件の指定方法

• 分類索引タブでの検索条件の指定方法

共用キャビネットに定義されている分類索引が表示されています。下位に分類がある 場合は，［＋］ボタンをクリックしたり，上位分類をダブルクリックしたりすると下位 分類が表示されます。分類索引を利用して文書を管理している場合は，このタブから 分類索引への文書のリンクを検索条件として指定できます。次の手順で検索条件を指 定してください。

1. 検索したい文書がリンクされていると予想される分類を選択します。

2.［追加］ボタンをクリックします。

このタブでは，複数の分類を条件として指定できます。1.及び2.の操作を繰り返 してください。

3. 複数の分類索引を検索条件として指定する場合は，「条件の接続」からAND又は OR（論理積又は論理和）のオプションボタンを選択します。

ANDを選択した場合は，検索条件として指定したすべての分類索引（分類）にリ ンクしている文書を検索します。ORを選択した場合は，指定した分類索引のう ち，どれかにリンクしている文書を検索します。

選択した分類に下位分類が定義されている場合，「下位も検索」チェックボックスを選 択状態にすると，選択した分類とその分類の下位分類にリンクされている文書が検索

全文検索サーバの種類

指定できるオプション Infoshare/TextSearch Bibliotheca2 TS Bibliotheca/TS

同義語 ○ ○ ○

カタカナ × ○ ○

アルファベット ○ ○ ○

全角／半角 × ○ ○

OCR拡張 × ○^※ ×