共用キャビネットを利用するには

一般文書とフォーム文書について説明します。

（a） 一般文書

Windowsアプリケーションで作成したファイルに，様々な属性値を付けて管理されてい

る文書を一般文書といいます。例えば，Wordで作成した「gijiroku.doc」に「7/23予算 会議議事録」という任意の名前を付けて，一般文書として管理します。

また，メール，回覧及びワークフロー案件などに添付されてくるファイルをまとめて，

一つの一般文書として管理したり，メールや回覧自体を文書として管理したりできます。

通常，一つ以上のファイルをまとめて一般文書として管理できます。例えば，画像ファ イルの読み込みが指定されているHTMLファイルの場合，HTMLファイルと画像ファ イルをまとめて一つの文書として管理できます。複数のファイルを一つの文書として管 理する場合，その文書を開いたときに，アプリケーションを介して開くファイルを「主 ファイル」といいます。それ以外のファイルを「関連ファイル」といいます。

一般文書は，一般文書データベースで管理されます。また，必ず共用キャビネットの下 のフォルダに格納されます。フォルダは，一般文書が共用キャビネットのどこに格納さ れているかを明確にするために定義する分類体系です。管理する一般文書の種類や業務 体系に合わせて，体系的に定義すると便利です。共用キャビネットへの一般文書の登録 について，次の図に示します。

図3-29 共用キャビネットへの一般文書の登録

また，フォルダとは別に，一般文書を分類して管理するために貼り付けるインデクスと して分類索引を定義できます。

分類索引とは

例えば，会社の組織は，一般的に部，課，係などから構成されます。また，電気製 品には様々な種類があり，種類別にたくさんの製品があります。分類索引とは，こ のような様々な観点で文書を分類するために使用するインデクスです。分類索引を 使えば，共用キャビネットに登録した一般文書を，業務に合わせて様々な観点から 分類して管理できます。例えば，ユーザの所属する組織や，何の仕事に関係してい るかなどで分類できます。

共用キャビネットで管理されている一般文書を分類索引に登録する（リンクさせる）

ことは，一般文書に対してインデクスを付ける作業に当たります。一般文書を分類 索引に登録しておけば，具体的な検索条件が分からなくても検索できます。

例えば，「営業1課の鈴木さんが作成した，今期のビデオの売り上げの展望を示した 資料」という一般文書を考えてみます。この一般文書は，次のように分類索引にリ ンク付けておくと便利です。

• 組織を表した分類索引

• この会社で販売している電気製品を体系化した分類索引

■ヘルプでのキーワード■

一般文書の作成，一般文書データベースの作成，フォルダの作成，

分類索引の作成

（b） フォーム文書

共用キャビネットには，Groupmaxを使ってディスカッションをしたり，営業報告など の情報をタイムリーに交換したりするために利用する業務指向の文書データベースを定 義できます。このデータベースを「フォーム文書データベース」といいます。フォーム 文書データベースには，Formで作成した「フォーム」を定義します。このフォームを基 に作成された文書をフォーム文書といいます。共用キャビネットへのフォーム文書の登 録について，次の図に示します。

図3-30 共用キャビネットへのフォーム文書の登録

■ヘルプでのキーワード■

フォーム文書データベースの作成，フォーム文書の作成，フォーム文書の検索

（3） 共用キャビネットを便利に使用するための準備

共用キャビネットを便利に使用するためには，必要に応じてフォルダ，分類索引，一般 文書データベース及びフォーム文書データベースを定義する必要があります。フォルダ，

分類索引，一般文書データベース及びフォーム文書データベースは，システム管理者な どが管理する文書の種類や適用業務などを考慮して，計画的に設計，定義することをお 勧めします。

共用キャビネットを便利に使うための操作環境の設計については，マニュアル

「Groupmax Document Manager Version 6 システム管理者ガイド」（Windows用）又は

「Groupmax Document Manager Version 6 システム管理者ガイド」を参照してくださ い。

また，操作方法については，Integrated Desktopの文書管理のオンラインヘルプを参照 してください。

■ヘルプでのキーワード■

フォルダの作成，分類索引の作成，一般文書データベースの作成，

フォーム文書データベースの作成