メールや回覧を利用するときに知っておき たい機能

メールや回覧を利用するときには，目的に合わせていろいろな機能を設定できます。御 利用の環境に合わせて，これらの機能を組み合わせて設定すると，メールや回覧を効率 良く使うことができます。

この節では，メッセージエディタを使ってメールや回覧を利用するときや宛先台帳を利 用するときなどに，知っておくと便利な機能について説明します。

4.1.1 メールや回覧を再度送る

送ったメールや回覧の内容は，送信ログに登録されます。一度送ったメールを再度送り たい場合は，送信ログ又はメッセージエディタの［メッセージ］−［再送］を選択しま す。回覧を再度送りたい場合は，メッセージエディタの［回覧］−［再回覧］を選択し ます。再送や再回覧を実行できるのは次のどちらかのときです。

• 送信ログから目的のメールを選択している状態

• 送信済みメール又は送信済み回覧のメッセージエディタが表示されている状態 再送や再回覧を選択すると，新規作成用のメッセージエディタが表示されます。この メッセージエディタには，送信済みの内容が既に表示されています。状況に応じて，表 示されている内容を変更してから送り直すこともできます。

注意

受信した回覧を次の相手に回送した場合，送信ログには登録されません。

■ヘルプでのキーワード■

再送，再回覧

4.1.2 Mail 定型文書棚の定型文書を利用する

Mail定型文書棚は，議事録や会議案内，社内通達などの共通帳票を定型文書として登録 しておく場所です。ただし，Groupmaxのサーバ上に登録されている定型文書を直接利 用することはできません。定型文書を利用する場合は，定型文書を起動してから，その ファイルをWindowsのファイルシステムのフォルダに保存してください。その後，保存 したファイルをメッセージエディタ内に読み込んだり，添付ファイルとして添付したり してください。定型文書を利用するためには幾つかの注意事項があります。これらの注 意事項については，Integrated Desktopのメールのオンラインヘルプを参照してくださ い。

■ヘルプでのキーワード■

定型文書

4.1.3 返信する相手を設定する

受け取ったメールに対して［メッセージ］−［返信］を選択して返信する場合，返信先 を選択するためのダイアログが表示されます。返信する相手の設定を変更したい場合は，

Desktop主画面の［ツール］−［Groupmaxの設定］−［Mailの設定...］又はメッセー ジエディタの［ツール］−［オプション...］を選択し，［オプション］ダイアログのモー ドタブで設定します。返信する相手の設定は，次の三つの中から選択できます。

送信者のみ

メールの送信者だけに返信メールを送ります。

全員

元のメールの送信者及び自分以外のすべての受信者に，返信メールを送ります。

返信時に設定

返信メールを作成する前に，宛先を選択するためのダイアログが表示されます。

また，元のメールに添付されていたファイルを返信時に添付することもできます。この 機能を利用すれば，返信用の新規メール画面の添付ファイルバーや［添付ファイル］ダ イアログ上で該当するファイルをダブルクリックして，ファイルの内容を更新できます。

したがって，受信メールの添付ファイルの内容を更新して相手に返信したいときに，受 信メールの添付ファイルをエクスプローラ上のフォルダやDesktop主画面のフォルダな どに格納及び更新してから，再度添付ファイルとして設定しなくても済みます。

添付ファイルを引き継いで返信するかどうかは，返信する相手の設定と同様に，［オプ ション］ダイアログのモードタブで設定できます。

■ヘルプでのキーワード■

返信する相手を設定する，添付ファイルを引き継ぐ

4.1.4 メールや回覧を保存する

送信したり受け取ったりしたメールや回覧は，必要に応じて自分の環境に保存しておく ことができます。保存するときには，メールや回覧に添付されているファイルも一緒に 保存されます。重要なメールや回覧は，自分の環境に保存しておくことをお勧めします。

（1） メールを保存する

メールを保存する方法には幾つかの方法があります。自分の操作環境に合わせて保存先 を使い分けてください。

INBOX内の受信メールを受信控えに保存する

受信控えに格納する機能を利用すると，INBOX内のメールを受信控えにまとめて保 存できます。例えば，未読のメールを定期的に受信控えにまとめて保存し，後で内 容を読むという運用ができます。

• 受信控えにメールを一括格納するには，Desktop主画面の［受信控えに一括格納］

ボタンをクリックするか，又は［モバイル］−［受信控えに一括格納］を選択し ます。INBOX内のメールが受信控えに格納されます（格納するメールの条件は ユーザが変更できます）。

格納中は現在の処理状況を示すダイアログが表示され，格納が終了すると格納結 果が画面に表示されます。

• INBOX内のメールを個別に受信控えに格納したいときは，格納したいメールを

INBOXから選択して，Desktop主画面の［モバイル］−［受信控えに格納］を選

択するか，受信控えにドラッグ&ドロップします。

エクスプローラ上のフォルダにメールを保存する

Windowsのファイルシステムの任意のフォルダ（エクスプローラ上のフォルダ）に

は，次の方法で保存できます。

• Desktop主画面のリストビューから目的のメールを選択し，エクスプローラ上の

フォルダにドラッグ&ドロップするか，又は［ファイル］−［名前を付けて保存 ...］を選択します。

• メッセージエディタに保存したいメールが表示されている状態で，［ファイル］−

［名前を付けて保存...］を選択します。

Integrated Desktopの個人フォルダにメールを保存する

個人フォルダや，個人フォルダ内のローカルフォルダには，次の方法で保存できま す。

• Desktop主画面のリストビューから目的のメールを選択し，個人フォルダ内の目

的のフォルダにドラッグ&ドロップするか，又は［ファイル］−［格納...］を選 択します。

• メッセージエディタに保存したいメールが表示されている状態で，［ファイル］−

［Groupmax保存...］を選択します。

■ヘルプでのキーワード■

一括格納，格納，名前を付けて保存，Groupmax保存

（2） 回覧を保存する

回覧は，エクスプローラ上のフォルダやIntegrated Desktopの個人フォルダに保存でき ます。保存方法は，メールを保存する場合と同じです。ただし，受信控えには保存でき ないので注意してください。

■ヘルプでのキーワード■

格納，名前を付けて保存，Groupmax保存

（3） 保存するときのファイル名の設定をカスタマイズする

エクスプローラ上のフォルダやIntegrated Desktopの個人フォルダにメールや回覧を保 存するときに，ファイル名として設定されるメールや回覧の属性と順番を，ユーザが任 意に設定できます。

ファイル名の設定を変更したい場合は，Desktop主画面の［ツール］−［Groupmaxの 設定］−［Mailの設定...］又はメッセージエディタの［ツール］−［オプション...］を 選択し，［オプション］ダイアログのファイルタブで設定します。

ファイル名として設定される属性

ファイル名として設定されるメールや回覧の属性は，次のとおりです。

• 主題

• 送受信日

• 送受信時間

• 送信者

これらの項目は，順番を入れ替えたり，必要に応じて項目を削除したりできます。

したがって，ファイル名の先頭に常に送受信した日付を入れたり，送信者の名前を 入れたりするなど，ユーザの運用に応じた設定ができます。

また，主題の先頭に，転送メールや返信メールであることを示すFw:やRe: ^※など が付いている場合，ファイル名にこれらを付けるかどうかを選択できます。

注※

転送や返信が複数回繰り返されたメールの場合，Fw[転送された回数]:又は Re[返信された回数]:が付いています。

ファイル名の例

ファイルタブで次の条件を設定してある場合，2001/2/16の19:30にT.TANAKAか ら受信した「Fw:(御参考)開発会議の件」という受信メールをローカルフォルダに 保存すると，ファイル名は次のようになります。

条件

• 送受信日，送受信時間，送信者，主題という順番でファイル名を付ける

• ファイル名から"Fw:"や"Re:"を省略する ファイル名

2001-02-16 1930 T.TANAKA (御参考)開発会議の件.mlf

■ヘルプでのキーワード■

保存するときのファイル名の設定

4.1.5 メールや回覧をサーバから削除する

送信したり受け取ったりしたメールや回覧は送信ログやINBOXに一覧で表示されます が，実際のデータはサーバに登録されています。サーバのファイル容量を確保し，シス テムを効率良く運用するためにも，不要になったメールや回覧は，送信ログやINBOX から定期的に削除することをお勧めします。

メールや回覧をサーバ上から削除するには，次のどちらかを実行します。

• 送信ログやINBOXから目的のメールを選択して，［削除］ボタンをクリックするか，

又は［ファイル］−［削除］を選択します。