7.5 複数セクションレポート
7.5.4 フォームレター
フォームレターは、必ずしも複数セクションレポートで使用されているわけではありませんが、複数セクションレ ポートでカスタムメールを作成するために頻繁に使用されています。この節では、複数のセクションを使用し、
複数のフォームレターまたは同じフォームレターの複数のバージョンを使ってカスタムメールを作成する方法を 解説しています。
フォームレターでは、レポートの内容を保持するためにテキストエレメントがよく使用されます。
7.5.4.1 テキストエレメントの操作
フォームレターを作成する場合は、テキスト要素を使用します。テキスト要素に関する説明を以下に示します。
• テキスト要素にはテキストと結果のオブジェクトの両方を含めることができます。フォームレターではこの両方 が頻繁に使用されます。
• テキスト要素のサイズは変更できます。フォームレターでは多くの場合、テキスト要素がレターとして出力さ れるようにサイズ変更されます。
7.5.4.2 テキストエレメントを使用したフォームレターの作成
フォームレターを作成するには、テキスト要素を利用します。作成するフォームレターは結果フォルダと統合さ れ、各レターは、それぞれのレコードからの企業情報を使ってカスタマイズされます。
このチュートリアルの手順を実行する手段がわからない場合は、196 ページの 「テキストエレメントの操作」を参 照してください。
7.5.4.2.1 フォーム レターを作成する
レターには、日付、宛名、あいさつ文、1 段落の本文、および結びを入れます。
1 顧客リストレポートに表示される結果オブジェクトを含む、空のレポートを作成します。
たとえば、"顧客名"、"国"、"市"、"地域"、"郵便番号"、"住所 1" などの結果オブジェクトを指定します。
2 [構造] モードのときは、レポートのボディセクションにテキスト要素を挿入します。
3 エレメントフレームの右端のサイズ変更ハンドルをレポートキャンバスの右端までドラッグします。
エレメントは、約 20 cm のページの幅と同じくらいの大きさになります。状況によっては、サイズ変更を中断 し、ウィンドウをスクロールしてからサイズ変更する必要があります。
7.5.4.2.2 日付を挿入する
事前定義済みオブジェクトをレポートに追加して、レター上に現在の日付を出力できます。
1 レターに日付要素を挿入するには、[データエクスプローラ] サイドパネルの [事前定義済みオブジェクト]
領域を展開します。
2 [出力日付] をテキスト要素にドラッグし、スペースを 2 つ入力します。
a 日付の書式を変更するには、[出力日付] オブジェクトを右クリックして [テキストの書式設定] をクリック します。
[書式] ダイアログボックスが表示されます。
b 適切な日付書式を選択します。
ヒント
テキスト要素で [複数行に出力] オプションを選択していない場合、ボディセクションとテキスト要素のサイズ を変更しなければならない場合があります。
7.5.4.2.3 宛名を作成する
宛名を作成するには、結果オブジェクトを [データエクスプローラ] サイドパネルからテキスト要素までドラッグし ます。
1 レポートの [ボディ] セクションにテキスト要素を挿入します。
2 "住所 1" オブジェクトをテキスト要素にドラッグし、スペースを入力します。
3 "市" オブジェクトをドラッグして挿入位置に配置し、カンマ (,)、スペースの順に入力します。
4 "地域" オブジェクトをドラッグして挿入位置に配置し、スペースを 2 つ入力します。
5 "郵便番号" オブジェクトをドラッグして挿入位置に配置し、スペースを 2 つ入力します。
注
テキストエレメント内にオブジェクトを配置すると、自動的に両端が切り詰められ、左右の余白がなくなります。
7.5.4.2.4 書き出しを作成する
1 スペースを 4 つ入力します。2 「Dear」、スペースの順に入力します。
3 [データエクスプローラ] サイドパネルから、"<敬称>" オブジェクトをテキスト要素までドラッグしてスペースの 直後に配置します。
4 スペースを入力します。
5 [データエクスプローラ] サイドパネルから、"<担当者 (姓)>" オブジェクトをテキスト要素までドラッグしてス ペースの直後に配置します。
6 挿入位置にコロン (:) を入力し、その後にスペースを 2 つ入力します。
7.5.4.2.5 本文を作成する
次の手順を実行すると、本文の段落と結びを作成できます。
1 「Your company」と入力し、カンマ (,) とスペースを入力します。
2 [データエクスプローラ] サイドパネルから、"顧客名" オブジェクトをテキスト要素までドラッグしてスペースの 直後に配置します。
3 カンマ (,) の後にスペースを入力します。
4 本文を入力し、その後にスペースを 2 つ入力します。
たとえば次のテキストを (「」を含めずに) 入力します。「helped make this year an outstanding year for Xtreme Mountain Bikes, Inc. I want to thank you and your staff for your support. I hope next year will be a banner year for you.」
5 「Sincerely yours」と入力して、カンマ (,) とスペースを 4 つ入力します。
6 自分の名前を入力すると、フォームレターは完成です。
最終的なフォームレターは、[ページ] モードで表示できます。
7.5.4.3 フォームレターへの条件付きメッセージの出力
フォームレターに条件付きメッセージを出力することもできます。たとえば、$300 未満の注文に対しては最低注 文手数料として $50 を請求し、$500 を超える注文に対しては送料を無料にするとします。このとき、2 つの条 件付きメッセージを作成することができます。1 つは、注文金額が $300 未満の顧客に対して、最低注文手数 料を支払わなくても済むように注文金額を上げるように勧めるメッセージ、もう 1 つは、注文金額が $500 を超 える顧客に対して、この注文状況では送料が無料であることを知らせるメッセージです。
7.5.4.3.1 条件付きメッセージを作成する
2 つのフォームレターを作成します。詳細については、197 ページの 「テキストエレメントを使用したフォームレ ターの作成」を参照してください。
1 2 番目のボディセクションをレポートに挿入します。
詳細については、193 ページの 「セクションの操作」を参照してください。
2 ボディ A セクションに、最低注文手数料を支払わなくても済むように注文を増やすよう、顧客に勧めるレター を配置します。
3 ボディ B セクションに、送料が無料であることを顧客に知らせるレターを配置します。
4 ボディ A セクションを右クリックし、[セクションの書式設定] をクリックします。
[書式] ダイアログボックスが表示されます。
5 [非表示] を選択してから、[非表示] の横にある [条件式] ボタン ( ) をクリックします。
式ワークショップが表示されます。
6 [オブジェクトの追加] リストから "インターネット売上金額" を選択します。
7 条件を入力します。
例: > 300
8 [保存して終了] をクリックします。
顧客の注文金額が最低注文限度額 ($300) よりも低い場合、追加料金を支払わなくても済むように注文を 増やすよう勧めるレターが出力されます。
9 ボディ B セクションを右クリックし、[セクションの書式設定] をクリックします。
[書式] ダイアログボックスが表示されます。
10 [非表示] を選択してから、[非表示] の横にある [条件式] ボタン ( ) をクリックします。
式ワークショップが表示されます。
11 [オブジェクトの追加] リストから "インターネット売上金額" を選択します。
12 条件を入力します。
例: < 500
13 [保存して終了] をクリックします。
顧客の注文金額が $500 を超える場合、送料が無料であることを知らせるレターが出力されます。
注
注文金額が $300 から $500 までの顧客に対しては、フォームレターは出力されません。