– 20 – ISO/IEC DIR 1:2018 + IEC SUP:2018
© IEC 2018 d) ensure at meetings that all points of view expressed are adequately summed up so that
they are understood by all present;
e) ensure at meetings that all decisions are clearly formulated and made available in written form by the secretary for confirmation during the meeting;
f) take appropriate decisions at the enquiry stage (see 2.6);
g) advise the technical management board on important matters relating to that technical committee via the technical committee secretariat. For this purpose s/he shall receive reports from the chairs of any subcommittees via the subcommittee secretariats;
h) ensure that the policy and strategic decisions of the technical management board are implemented in the committee;
i) ensure the establishment and ongoing maintenance of a strategic business plan covering the activities of the technical committee and all groups reporting to the technical committee, including all subcommittees;
j) ensure the appropriate and consistent implementation and application of the committee's strategic business plan to the activities of the technical committee’s or subcommittee’s work programme;
k) assist in the case of an appeal against a committee decision.
In case of unforeseen unavailability of the chair at a meeting, a session chair may be elected by the participants.
SC chairs shall attend meetings of the parent committee as required and may participate in the discussion, but do not have the right to vote. In exceptional circumstances, if a chair is prevented from attending, he or she shall delegate the secretary (or in ISO and IEC, another representative) to represent the subcommittee. In the case where no representative from the SC can attend, a written report shall be provided.
1.8.3 Vice-Chairs of technical committees and subcommittees
Technical committees and subcommittees can choose to appoint one or more Vice-Chairs at their discretion.
The process for appointing Vice-Chairs shall be the responsibility of the technical committees and subcommittees.
Technical committees and subcommittees are given wide latitude in the scope and portfolio of responsibility of any Vice-Chairs they choose to appoint, however, the following conditions apply:
a) The responsibilities shall be meaningful and not ceremonial
b) The responsibilities shall be clearly stated along with the nomination of candidate(s) for the role.
Vice-Chairs can be appointed for up to three years.
1.9 Secretariats of technical committees and subcommittees
- 20 - ISO/IEC DIR 1:2018 + IEC SUP:2018
© IEC 2018
d） 会議において，出席者全員が確実にすべての意見を理解できるよう，適切に要約を行う。
e） 会議において，すべての決定事項が明確にまとめられ，また会議中に確認のために国際幹事によって文書形式で提供 できるようにする。
f） 照会段階において適切な決定を行う（2.6 参照）。
g） TC 議長はTMB に対し，そのTC に関する重要事項をTC 幹事国経由で報告しなければならない。そのため，TC 議
長は，SC 幹事国経由で傘下のSC 議長からの報告を受けなければならない。
h） TMB の政策上及び戦略上の決定が委員会で確実に実施されるようにする。
i） TC 及びTC 傘下のSC を含む全グループの活動を網羅する戦略ビジネスプランを確実に確立し，維持し続ける。
j） 委員会の戦略ビジネスプランをTC 又はSC の業務計画に基づく活動に対して適切かつ一貫して実施し適用する。
k） 委員会の決定に対する異議申立てがあった場合に支援する。
予期せず，議長が会議に出席できない場合，その会議の議長を出席者から選出することができる。
SC議長は必要に応じ親委員会の会議に出席しなければならず議論に加わることもできるが，投票の権利はない。例外的な 状況で，議長の出席が叶わない場合は，議長は，SCを代表するために国際幹事（又は，ISO及びIECでは他の代表）を 派遣しなければならない。SCからの代表者が出席できない場合は，書面による報告書が提出されなければならない。
1.8.3 TC 及びSC の副議長
TC 及びSC は，独自の判断で1 名以上の副議長を任命することを選択できる。
TC 及びSC は，副議長の任命プロセスに責任をもたなければならない。
TC 及びSC には，任命することを選択した副議長の任務の範囲及びポートフォリオに関して，幅広い裁量権が与えられ るが，次の条件を適用する。
a） 副議長の任務は，意味をもったものとし，形式的であってはならない。
b） 候補者の指名に伴い，副議長の任務は，明確に示さなければならない。
副議長の任期は最大3 年である。
TC 及びSC の幹事国 1.9
1.9.1 割当て
TC 幹事国は，TMB が一つの国代表組織に割り当てる。
SC 幹事国は，TC が一つの国代表組織に割り当てる。ただし，複数の国代表組織が同一のSC 幹事国の引受けを申し出 た場合は，TMB がSC 幹事国の割当てを決定しなければならない。
ISO/IEC DIR 1:2018 + IEC SUP:2018 – 21 –
© IEC 2018
For both technical committees and subcommittees, the secretariat shall be allocated to a National Body only if that National Body
a) has indicated its intention to participate actively in the work of that technical committee or subcommittee, and
b) has accepted that it will fulfil its responsibilities as secretariat and is in a position to ensure that adequate resources are available for secretariat work (see D.2).
Once the secretariat of a technical committee or subcommittee has been allocated to a National Body, the latter shall appoint a qualified individual as secretary (see D.1 and D.3).
1.9.2 Responsibilities
The National Body to which the secretariat has been allocated shall ensure the provision of technical and administrative services to its respective technical committee or subcommittee.
The secretariat is responsible for monitoring, reporting, and ensuring active progress of the work, and shall use its utmost endeavour to bring this work to an early and satisfactory conclusion. These tasks shall be carried out as far as possible by correspondence.
The secretariat is responsible for ensuring that the ISO/IEC Directives and the decisions of the technical management board are followed.
A secretariat shall act in a purely international capacity, divesting itself of a national point of view.
The secretariat is responsible for the following to be executed in a timely manner:
a) Working documents:
1) Preparation of committee drafts, arranging for their distribution and the treatment of the comments received;
2) Preparation of enquiry drafts and text for the circulation of the final draft International Standards or publication of International Standards;
3) Ensuring the equivalence of the English and French texts, if necessary with the assistance of other National Bodies that are able and willing to take responsibility for the language versions concerned. (See also 1.11 and the respective Supplements to the ISO/IEC Directives);
b) Project management
1) Assisting in the establishment of priorities and target dates for each project;
2) Notifying the names, etc. of all working group and maintenance team convenors and project leaders to the office of the CEO;
3) Proposing proactively the publication of alternative deliverables or cancellation of projects that are running significantly overtime, and/or which appear to lack sufficient support;
c) Meetings (see also Clause 4), including:
1) Establishment of the agenda and arranging for its distribution;
2) Arranging for the distribution of all documents on the agenda, including reports of working groups, and indicating all other documents which are necessary for discussion during the meeting (see E.5);
3) Regarding the decisions (also referred to as resolutions) taken in a meeting:
• ensuring that the decisions endorsing working groups recommendations contain the specific elements being endorsed;
ISO/IEC DIR 1:2018 + IEC SUP:2018 - 21 -
© IEC 2018
TC 及びSC のいずれの場合も，幹事国の割当ては，次に該当する国代表組織を対象に行わなければならない。
a） 当該のTC 又はSC の業務に積極的に参加する意思を表明しており，かつ
b） 幹事国としての責務を遂行することを了承し，幹事国業務を行うための適切な活動資源を確保できる状態にある（D.2 参照）。
TC 又はSC の幹事国が割り当てられた当該国代表組織は，適格な人物を国際幹事として任命しなければならない（D.1 及 びD.4 参照）。
1.9.2 責任
幹事国が割り当てられた国代表組織は，それぞれのTC 又はSC に対し，専門的及び管理的なサービスを確実に提供しな ければならない。
幹事国は，業務の進捗状況の監視，報告及び活発な業務進行に関する責任を負い，その業務が速やかに，かつ，十分な結 果が得られるように，最大限の努力を払わなければならない。このような任務は，できる限り書面によって行わなければ ならない。
幹事国は，ISO/IEC 専門業務用指針及びTMB の決定を遵守する責任がある。
幹事国は，国家的な観点から脱却し，純粋に国際的な立場で業務を遂行しなければならない。
幹事国は，以下のことを適宜実施する責任がある。
a） 作業文書：
1） CD の作成，その配付の手配及び受領したコメントの処理
2） DIS/CDV 案の作成及びFDIS 回付用又はIS 発行用テキストの作成
3） 英語版と仏語版の同等性の確保。この場合に必要であれば両言語版の作成に関して責任をもてる能力と意思のあ るほかの国代表組織の協力を得ることができる（1.11及びISO/IEC 専門業務用指針の各補足指針も参照）
b） プロジェクトの管理：
1） 各プロジェクトの優先順位と目標期日を定める際の支援
2） すべてのWG 及びメンテナンスチームのコンビーナ，プロジェクトリーダーの名前を中央事務局に通知するこ と
3） 著しく時間がかかり過ぎるプロジェクト，及び／又は，十分な支援のないプロジェクトについて，代わりの規格 類を発行するか，又は，廃止するかを前もって提案すること
c） 会議（箇条4も参照），以下を含む：
1） 議題の設定及びその配付の手配
2） WG の報告書を含めた，議題に関するすべての文書配付の手配及びその他会議中に必要な審議用資料の提示
（E.5 参照）
3） 会議中に採択した決定（決議と呼ぶこともある。）に関して：
WG の推奨事項を承認する場合，その決定内容には具体的にどの要素を追認したかを含まれるようにする。
– 22 – ISO/IEC DIR 1:2018 + IEC SUP:2018
© IEC 2018
• making the decisions available in writing for confirmation during the meeting (see E.5); and
• posting the decisions within 48 hours after the meeting in the committee's electronic folder.
• TC/SCs, SyCs, SEGs or other SMB Groups are required as a minimum to publish Decision Lists with Actions within one week after their meetings.
4) Preparation of the minutes of meetings to be circulated within 4 weeks after the meeting;
5) Preparation of reports to the technical management board (TC secretariat), in the IEC within 4 weeks after the meeting, or to the parent committee (SC secretariat);
d) Advising
Providing advice to the chair, project leaders, and convenors on procedures associated with the progression of projects.
In all circumstances, each secretariat shall work in close liaison with the chair of its technical committee or subcommittee.
The secretariat of a technical committee shall maintain close contact with the office of the CEO and with the members of the technical committee regarding its activities, including those of its subcommittees and working groups.
The secretariat of a subcommittee shall maintain close contact with the secretariat of the parent technical committee and as necessary with the office of the CEO. It shall also maintain contact with the members of the subcommittee regarding its activities, including those of its working groups.
The secretariat of a technical committee or subcommittee shall update in conjunction with the office of the CEO the record of the status of the membership of the committee.
1.9.3 Change of secretariat of a technical committee
If a National Body wishes to relinquish the secretariat of a technical committee, the National Body concerned shall immediately inform the Chief Executive Officer, giving a minimum of 12 months' notice. The technical management board decides on the transfer of the secretariat to another National Body.
If the secretariat of a technical committee persistently fails to fulfil its responsibilities as set out in these procedures, the Chief Executive Officer or a National Body may have the matter placed before the technical management board, which may review the allocation of the secretariat with a view to its possible transfer to another National Body.
1.9.4 Change of secretariat of a subcommittee
If a National Body wishes to relinquish the secretariat of a subcommittee, the National Body concerned shall immediately inform the secretariat of the parent technical committee, giving a minimum of 12 months' notice.
If the secretariat of a subcommittee persistently fails to fulfil its responsibilities as set out in these procedures, the Chief Executive Officer or a National Body may have the matter placed before the parent technical committee, which may decide, by majority vote of the P-members, that the secretariat of the subcommittee should be re-allocated.
In either of the above cases an enquiry shall be made by the secretariat of the technical committee to obtain offers from other P-members of the subcommittee for undertaking the secretariat.
- 22 - ISO/IEC DIR 1:2018 + IEC SUP:2018
© IEC 2018
決定は会議中に確認できるように文書化する（E.5 参照）。
会議終了後，48 時間以内に決定内容を委員会の電子フォルダに掲載する。
TC/SC，SyC，SEG又はその他のSMBグループは，最低限会議終了後1週間以内に，アクション付きの
決議リストを発行しなければならない。
4） 会議議事録を作成し，会議終了後4 週間以内に回付すること
5） TC 幹事国の場合はTMB に報告書を提出，SC 幹事国の場合は親委員会に報告書を提出（ IECの場合は4 週
間以内に提出）
d） 助言：
プロジェクトの進行に伴う手順について，議長，プロジェクトリーダー，コンビーナに助言を行う。
すべての状況で，各幹事国は，そのTC 又はSC 議長と緊密な連携を取りながら業務を進めなければならない。
TC 幹事国は，中央事務局及びその活動に関しては当該TC メンバーと，更にそのSC，WG メンバーを含め，密接に連 絡を保たなければならない。
SC 幹事国は，親TC の幹事国及び，必要に応じて中央事務局と密接に連絡を保たなければならない。SC 幹事国はまた，
WG メンバーも含め，その活動に当該SC メンバーとの連絡を保たなければならない。
TC 又はSC 幹事国は，中央事務局と協力して，委員会メンバーの状況に関する記録を更新しておかなければならない。
1.9.3 TC 幹事国の交代
国代表組織がTC 幹事国を辞退したいと望む場合は，直ちに事務総長にその旨を通知しなければならず，その際，最低12 か月の猶予期間をおかなければならない。他の国代表組織への幹事国の移行は，TMB が決定する。
TC 幹事国がこれらの手順に定められた自らの責務の実行を継続して怠っている場合，事務総長又は国代表組織は，この 問題をTMB に提起することができ，TMB は，TC 幹事国を他の国代表組織に移管することを念頭に置いて割当てを見直 すことができる。
1.9.4 SC 幹事国の交代
国代表組織がSC 幹事国を辞退したいと望む場合は，直ちに親TC の幹事国にその旨を通知しなければならず，その際，
最低 12か月の猶予期間をおかなければならない。
SC 幹事国がこれらの手順に定められた自らの責務の実行を継続して怠っている場合，事務総長又は国代表組織は，この 問題を親TC に提起でき，親TC はP メンバーの多数決投票をもって，SC 幹事国の再割当てを決定することができる。
上記のいずれの場合においても，TC 幹事国はSC の他のP メンバーに対し，幹事国引受けの申し出を受けるための照会 をしなければならない。