ステップ 3: メンバーへのライブラリ権限の割り当て
2. コンテンツ配信パスワードのデフォルトオプションを選択します。コンテンツ配信 URL は、リード、顧客、
または認証されていないユーザに送信されることがあるため、ユーザがコンテンツ配信で機密ドキュメン トを送信する場合は、パスワード保護を要求することをお勧めします。次のオプションにより、コンテン ツ配信のパスワード保護に関する組織の共有設定を選択できます。
• パスワード保護は省略可能でデフォルト値はオフ — このオプションがオンの場合、ユーザはコンテン ツ配信の作成時にパスワードを必要とするかどうかを選択できます。ただし、作成配信ウィザードの
[コンテンツへのアクセスにパスワードが必要]項目はデフォルトではオフです。
• パスワード保護は省略可能でデフォルト値はオン — このオプションがオンの場合、作成配信ウィザー
ドの[コンテンツへのアクセスにパスワードが必要]項目はデフォルトではオンです。パスワードを必要
としない場合、ユーザはこのオプションをオフにできます。
• パスワード保護は必須 — このオプションがオンの場合、コンテンツ配信を作成するたびに、パスワー ドが生成されます。ユーザはパスワード要件を外すことはできません。
コンテンツ設定 コラボレーションツールの設定および管理
メモ:
• パスワードを要求するように選択すると、コンテンツ配信を作成したユーザは、配信が生成される とパスワードを受け取ります。ユーザはそのパスワードと配信 URL を配信の受信者に送信する必要 があります。配信の受信者がコンテンツ配信 URL をクリックすると、パスワードの入力を求められ ます。
• コンテンツ配信パスワードは、配信が作成されるとコンテンツ配信 URL と共に表示されます。その コンテンツ配信が有効である間は、配信詳細ページでもパスワードを確認できます。
コンテンツ配信が有効になると、すべてのユーザは、リード、法人取引先、取引先責任者、商談、ケース、
キャンペーン、またはカスタムオブジェクトについて、それぞれのページレイアウトに [コンテンツ配信] 関連 リストを追加する必要があります。すべてのSalesforce CRM Contentユーザには、それぞれのコンテンツ詳細ペー ジに[コンテンツの配信]オプションが表示されます。
実装のヒント
• サービス品質を保証するため、24 時間以内に許可されるコンテンツ配信の合計参照回数は20,000回に制限 されます。また、コンテンツ配信に割り当てられる帯域幅量も、24 時間で10 GBに制限されます。受信者が 制限を超えて配信を参照しようとすると、後でもう一度試すように依頼する通知が表示されます。Salesforce では、例外的にこの制限値を増やせる場合があります。詳細は、営業担当者にお問い合わせください。
• コンテンツ配信を作成すると、Salesforceは元のファイルをコピーし、ファイルのオンライン表示専用の新 しいバージョンを作成します。サポートするファイルの種類については、次のとおりです。
– Microsoft® Office 97 から Microsoft Office 2007 までの Word、Excel、および PowerPoint のファイルは、オンライン 表示をサポートします。
– Adobe® PDF ファイルは、オンライン表示をサポートしますが、著作権で保護されている PDF のオンライ
ン表示はサポートしません。
– JPG、BMP、GIF、および PNG は、オンライン表示をサポートします。
– 25 MBを超えるドキュメントは、オンライン表示をサポートしません。
どのような種類のファイルでもコンテンツ配信を作成できますが、オンライン表示をサポートしていない ファイルの種類の場合、受信者にできるのはそのドキュメントを元のファイル形式でダウンロードするこ とのみです。
• URL を受信者に送信する前に、コンテンツ配信を必ずプレビューしてください。場合によっては、色や標準 でないフォントなど、元のファイルの書式設定がオンラインバージョンでは正しく表示されない可能性が あります。オンラインバージョンの品質に問題がある場合は、コンテンツ配信ウィザードで、そのコンテ ンツを元のファイル形式でダウンロードできるようにするオプションを選択できます。
• コンテンツ配信には、Adobe Flash バージョン 9.0.115 が必要です。受信者が Flash をインストールしていない 場合、ダウンロードオプションが表示されます。
• カスタマーポータルおよびパートナーポータルのユーザは、コンテンツ配信を作成できません。
• 配信レコードの削除や詳細 (有効期限など) の編集が行えるのは、コンテンツ配信の作成者のみです。
• コンテンツ配信の URL がクリックされるたびに、1 回参照されたものとして記録されます。また、社内参照 と社外参照は区別されます。社内参照とはSalesforceユーザによる参照のことです。たとえば、配信詳細ペー
ジの配信 URL や [コンテンツ配信] 関連リストの [参照] オプションをクリックすると、社内参照になります。
コンテンツ設定 コラボレーションツールの設定および管理
[コンテンツ配信] 関連リストには、各配信の合計参照回数が表示されます。特定の参照に関する情報を確 認するには、コンテンツ配信ページを開いてください。
メモ: パスワードで保護されたコンテンツ配信の場合、パスワードを入力してその配信を参照するか どうかに関係なく、受信者が配信 URL をクリックすると、参照が 1 回記録されます。
• Salesforce CRM Contentユーザは、共有ライブラリまたは個人ライブラリからコンテンツを配信できます。
ベストプラクティス
• コンテンツ配信を作成したら、受信者に URL を送信する前に必ずプレビュー表示して、オンラインバージョ ンで元のファイルの書式が正しく表示されることを確認してください。たとえば、プレビュープレーヤー で、色や非標準フォントが正しく表示されないことがあります。オンラインバージョンの品質に満足でき ない場合は、[前へ]をクリックして、コンテンツを元のファイル形式または PDF 形式でのみ公開するように します。受信者は公開されたファイルをダウンロードできます。配信者は、ファイルがダウンロードされ たかどうかを配信詳細ページで追跡できます。
• コンテンツ配信のオンラインバージョンでは、PowerPoint ファイルのアニメーションとタイミングはサポー トされていません。また、ハイパーリンクは、すべてのファイルの種類でサポートされていません。サポー トされるファイルの種類のリストについては、「コンテンツ配信の設定」を参照してください。
• Salesforce CRM Contentユーザが、自分のコンテンツ配信の受信者に、配信作成時のバージョンではなく、常
に最新バージョンのファイルを参照させるには、配信詳細ページを開いて、[編集]をクリックします。[コ ンテンツ配信で最新のバージョンを開く]チェックボックスをオンにします。
• [最初に参照またはダウンロードされたら私に通知]をオンにすると、コンテンツ配信が最初に参照されたと
き、メールで通知されます。
ストレージの影響
Salesforce CRM Contentでは、コンテンツを共有ライブラリに公開したり、非公開ライブラリに保存したりすると
きにファイルストレージを使用します。コンテンツ配信の作成では、ディスク使用制限にさらに影響が及ぶこ とはありませんが、コンテンツ配信を目的として個人ライブラリにファイルを頻繁にアップロードするユーザ は、組織のファイル容量制限を考慮する必要があります。管理者は、レポート機能を使用して、どのユーザが 最もストレージを消費しているか、サイズの大きなファイルはどれかを特定できます。
Salesforce CRM Content以外のユーザの場合、コンテンツ配信を作成するたびにファイルストレージが消費されま
す。Salesforceにいったんアップロードすると、複数のコンテンツ配信でファイルを再利用することはできませ ん。同じファイルを含む複数のコンテンツ配信を作成する場合、毎回ファイルをアップロードする必要があり ます。コンテンツ配信を削除すると、Salesforceにあるソースファイルが削除されるため、ファイルストレージ 容量は増加します。
関連トピック:
Salesforce CRM Content の設定 コンテンツ配信項目
コンテンツ設定 コラボレーションツールの設定および管理
コンテンツ配信項目
エディション
使用可能なエディション: Salesforce Classic
使用可能なエディション:
Database.com Edition を除 くすべてのエディション Salesforce CRM Contentを 使用可能なエディション:
Contact Manager Edition、
Group Edition、 Professional Edition、 Enterprise Edition、 Performance Edition、 Unlimited Edition、および Developer Edition
次の表示では、コンテンツ配信を構成する項目 (アルファベット順) を説明しま す。これらの項目は、作成配信ウィザード、[コンテンツ配信] 関連リスト、また は配信詳細ページにあります。
説明 項目
この項目をオンにすると、カスタム Web ページ内でコンテンツ配信をオン ライン参照できます。配信詳細ページ では、この項目のラベルは[ブラウザ での参照を許可]です。
受信者にブラウザでの参照を許可
この項目をオンにすると、コンテンツ 配信機能によって、Microsoft® Word、 Excel、PowerPoint 形式のファイルが PDF ファイルに変換され、受信者は PDF ファイルとしてダウンロードできるよ うになります。アップロードしたファ イルが PDF、Word、Excel、PowerPoint の 受信者に PDF でのダウンロードを許可
いずれでもない場合、このオプション は作成配信ウィザードに表示されませ ん。配信詳細ページでは、この項目の ラベルは[PDF でのダウンロードを許 可]です。
この項目をオンにすると、コンテンツ 配信機能によって、受信者は元のファ 元の形式でのダウンロードを許可
イルをダウンロードすることができま す。作成配信ウィザードで、この項目 は[受信者にファイルの種類としてダウ ンロードを許可]と呼ばれ、ファイル の種類は、.ppt、.pdf、または .doc など 元のファイルのファイルの種類です。
Salesforce CRM Contentファイルの場合、
ファイルを公開したユーザ。(参照のみ) 著者
コンテンツ配信に割り当てられた名 前。デフォルトで、[コンテンツ配信 コンテンツ配信名
名]にはファイル名と作成日が含まれ ます。
Salesforce CRM Contentファイルの場合、
このフラグはコンテンツ配信の受信者 コンテンツ配信で最新のバージョンを開
く
は、最新バージョンのファイルを表示 することを示します。たとえば、ファ
コンテンツ設定 コラボレーションツールの設定および管理