1.10.3 サービスの提供状況について
全学事務用グループウェア ・・・ユーザ数は，現在およそ3,000名を超えており，職種としては一般職（一）
と事務補佐員・派遣職員等がユーザとして利用している．グループウェアの機能の中でも，電子メール機能 と掲示板機能は数多くのユーザに利用されている．電子メール機能は，グループウェアの全ユーザが最初か らアドレス帳に登録されており，本人にアドレスを確認することなくメールを送信することができ，ユーザ に非常に好評である．また，稼働当初は，ユーザが任意に設定・利用できるグループメールアドレスが存在 しておらず，ユーザに不便をかけたが，平成17年11月に２次アドレス帳機能を搭載し，グループメール アドレスを登録することが可能となり，ユーザの利用率アップにつながった．また掲示板機能は，全学掲示 板と各部局掲示板の2種類があり，ユーザが情報の種類により全学又は所属部署の掲示板を使い分けて情報 を発信することが可能となっている．
また，利用頻度は上記の電子メールや掲示板ほど多くはないが，回覧板機能は確実に相手に連絡事項が伝 わったかを確認することが可能であり，文書共有機能は職員全員が共有すべき文書データ等を１カ所で管 理・利用可能であるので必要不可欠な機能となっている．施設予約機能は，登録された会議室等について，
ユーザ及び管理者の誰もが簡便に予約や承認を行うことが可能で，電話連絡や台帳管理の業務が軽減され ている．全学事務用グループウェアの課題は，予算の都合により教員に対してユーザアカウントを付与でき ていない点である．学内での情報共有・情報流通を促進する上で，この点が現在大きなネックとなってお り，早急に改善しなければならない．
統合認証システム ・・・全学事務用グループウェアの安全かつ安定的な運用を実現するため，平成１８年2 月に全学事務用グループウェア用統合認証システムを導入した．このシステムは，リバースプロキシ型認証 形式をとり，サーバの隠蔽，通信の暗号化及びシングル・サインオンを行うもので，このシステムによりグ ループウェア及び人事評価システムの安全・安定な管理・運用が可能となった．
1.10.4 業務改善の取組み状況について
平成16年度に総長裁量経費が措置され，コンサルタントに外注して，全学統合認証システム構築に関し ての調査を行った．その結果，認証システムの基本的な考え方，認証システムの現状と課題，電子認証シス テムの動向・ビジョン，ICカードの導入，リスクマネジメント，セキュリティ対策等について調査報告を 得た．
平成17年度はその調査報告をうけて，全学統合認証基盤の構築について継続して検討を行うとともに，
全学統合認証の第一段階として全学事務用グループウェア及び人事評価システムの統合認証システムを導 入した．
また，人事・給与システムの拡張機能として，人事給与関係書類の電子申請及び給与明細等の閲覧を可能 にする人事給与申請閲覧システムを導入し，稼働に向けての検証を行った．
1.10.5 今後の業務改善の計画について
平成18年度は引き続き全学統合認証システムの構築に向けた検討を進めていく．具体的には全学事務用 グループウェア関連システムを対象として運用している認証システムについて，認証対象システムの拡大に 努めていく．まずは研究推進部で導入作業を進めている「研究者総覧データベース」との認証連携を目指す．
また，利用者からの要望としては，以前に利用し，慣れていたCybozuのユーザーインターフェースに似 通ったものへの要望が多く，それに沿って機能の開発・整理を行った．しかし，Cybozuでは１グループ単 位でひとつのＩＤを複数人で共有して利用していたが，Notes/Dominoでは，セキュリティの観点からも，
今後のサービス展開の見地からも，個人ＩＤとしたことにより，個人レベルでのメールが増え，メール容量
をCybozu時の30MBから50MBへと増やして設定していたが，不足である旨の苦情・要望が多くあった．
そのため，平成18年度で容量拡張の計画を必要とする．
さらに，全学事務用グループウェアの利用者については，ユーザにとっての各種便利機能の開発・追加及 び学内の諸手続の申請を電子化し，より一層の業務の効率化・合理化を進めていく．
1.10.6 その他の活動について
平成18年2月17日に京都大学（京都大学百周年時計台記念館 百周年記念ホール）において「国立大 学法人等電子事務局研究会」が開催された．研究会は国立大学法人等情報化推進協議会（会長：福冨京都大 学情報環境部長）が主催し，各大学法人等の電子事務局への取り組み状況等の情報交換を目的に開催され たもので，全国１１２機関２７３名，７ベンダー２２名，その他６０名の計３５０名を超す参加があった．
研究会では文部科学省「電子政府の推進について」，北海道大学「給与明細ＷＥＢ閲覧システム，電子届 出システムについて」，東京大学「東京大学におけるＩＣカードの導入について」，東京工業大学「キャン パス共通認証・認可システムの導入と情報化推進の今後の展開について」，横浜国立大学「横浜国立大学電 子事務局実現に向けての取り組み（ディスクレスパソコンを中心に）」，京都大学「国立大学法人等と電子 事務局について」「京都大学インフォメーションシステムについて」「京都大学における電子事務局への取 り組み及び現状について」，九州大学「九州大学電子事務局ＷＥＢ申請/照会システム（試作版）の紹介」，
熊本大学「熊本大学総合情報環構想における電子事務局サービス拠点の整備について〜デジタルデバイド 解消を目指した基盤整備〜」の講演が行われ，電子政府，国立大学法人等の電子事務局，基盤整備及びサー ビス（アプリケーション）等について多岐に亘る紹介があり，活発な情報交換が行われた．
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図 1.36: 全学事務用グループウェア用統合認証システム構成イメージ図