・議事録を作成したあとの内容チェック
・管理組合だよりや、広報掲示ポスターの内容チェック ・緊急修繕などに対する処置・対応
……今のところ、このようなことに活用していますが、深夜 に帰宅してから発言している人がいても、打合せがたいへ ん円滑に流れており成功しています。
理事会の情報開示を徹底
築6年目、40戸のマンションで理事は5名です。心がけて いることは以下のとおり。
・理事会からの情報開示を徹底する
・理事会を定期的に開き、管理運営を停滞させない ・電話案内で出欠を確認し、出席率１００％をめざす
理事会の運営
マンション管理組合の運営を実際に担ってるのは、
理事会役員の皆さんです。建物の維持管理も、会計 処理も、マンションのコミュニティづくりについても、
理事会の皆さんたちが日夜、目配り気配りをされて いることと思います。
では、他のマンションでは、理事会の開き方、理事 会の活動をどのようにしているのか、ここでは、でき るだけたくさんの事例を紹介しましょう。
事例 理事会活動の
いろいろ
・理事長はマンション管理の履行義務者であることを自 覚し、履行補助者である管理会社の契約の履行に関 して妥協をしない
・会計処理を明確にして無駄な出費を防ぎ、修繕積立 金を守る
このマンションは、入居後4年間は管理会社にお任せとい うムードが強かったのですが、今の理事長に代わってから広 報活動を盛んにして情報開示を徹底したところ、住民の連 帯感が強くなってきました。5年目に新年会を開催し、それを 契機にワインを飲みながらの懇談会を春秋に開催し、住民 同士が自由に意見を述べる機会をつくっています。この懇 談会ではじつにさまざまな意見が出るため、理事会にとって は情報収集の良い機会になっています。
理事がマンションから仕事を引き受けてトラブルに 築3年目、80戸のマンションで、駐車場が暗いので外灯を 新設する話が持ち上がり、理事会では3社から見積もりを徴 収することになりました。電気工事店を経営する理事のＡさ んにも見積もりを出して欲しいと頼み、合計4社になりました。
3社に工事の内容を説明し、施工計画書を提出させ、提 出された比較見積書を作成して、そのすべての情報を順次 組合員に開示して進めましたが、Ａさんの会社に決まったと たん、組合員の一部から、理事が利益誘導をしたのはけし からんと批判が出はじめました。
Ａさんはそんなつもりはなく、正規の手続きを踏んだのに 痛くない腹を探られて、マンションを出たいとまで考え込んで しまいました。理事長以下、理事の皆さんは「手続きに何の
問題もないから気にしないで」と言ってなぐさめてくれますが、
Ａさんは理事の立場で工事を受注したことは誤解を招くだ けだったなと反省しています。
理事会の開催時間を厳守
築5年目、90戸のマンションでは、理事10名のうち女性が6 名です。区分所有者の配偶者も理事になることができると 規約を改正をしてから、女性理事が増えました。
そのために、夜遅くまでの理事会運営を避けています。
原則は、平日の夜8時〜10時です。議論が白熱して予定の 議事が消化できなくても、その時間がくれば理事会は終了 します。
それによって、議事の優先順位をつける習慣ができ、つ い横道にそれる雑談、無駄話もなくなりました。積み残した 議案はその場で次の開催日を決めてまた集まります。
理事長は限られた時間中ですべての問題を手際よく解 決することなど、できるわけがないと気楽に構えています。時 間がかかるものは「こういう問題があって審議に時間がかか っている。」と広報するほうが組合員の信頼を得られると考 えているそうです。
広報するのは、誰のため
60戸、5期目の理事長になったＢさんは、理事会で広報 の大切さを訴え続けています。
「今どのような問題や課題があって、理事会はどのように
対応していこうとしているのか、またうまくいっているのか、い っていないのか、などをきめ細かく広報し、マンション全体の 共通の問題にしよう。そのためには失敗したことや反省点も 正直に伝えよう。」と話しています。そのＢさんの思いは、次 の通りです。
・理事会の考えかたや努力している姿が目に見えるかた ちにしよう
・自分たちの財産は自分たちで守らなければならない自 覚を養おう
・そういう人を増やして、次々に理事会に参加してもらおう ・理事会の悩みを正直に伝えると、助けてくれる人が出
てくるに違いない
・情報公開、情報提供というものは住民のためだけにす るのではない
・なぜ情報公開するのか、そのほうが「うまくいく」から
理事会に継続性を持たせる工夫
3年目、50戸のマンションでは輪番制ですが規約や総会 決議で決めているわけではなく、慣習でそうしているので再 任も可能です。今の理事長は前期から続けて2期目です。
年度が替わる3カ月前から来期の理事候補にも理事会に出 席してもらい、来期の事業計画と総会議案を一緒に相談し ながらつくるという共同作業をしています。そういう形で引き 継ぎをするようにしました。
仕事に慣れた理事長が中心になって作業した方が楽な のですが、他の人がいつまでたっても育たないのでできるだ け新しい理事に仕事をしてもらおうと、この理事長が発案し ました。
新しい理事からは顧問として残って欲しいという意見もあ りましたが、この理事長は、院政などとよけいなことを言われ かねないのできっぱりと断りました。「制度にこだわらず、困 ったことがあったらいつでも相談に乗るよ。」と話したそうです。
インターネットによる管理組合活動を準備中
全戸にインターネットを装備した、新築の40戸のマンション 理事会では、全戸に向けて、インターネットによる理事会運営 への参加及び情報公開などの企画書を配布しました。
・理事会以外の一般入居者も気楽にメールで理事会に 参加できます
・毎日のマンションの出来事を確認できます ・行政や町内会からの情報も提供されます
・必ず実名で投稿してもらい、誹謗中傷は受け付けません ・全員でマンションを守っていくという意識が育ちます ・譲りますコーナーや譲ってくださいコーナーなども掲示
できます
・空き駐車場の申し込み手続きも電子化します ・マンションの年間行事等の確認ができます
・委託管理契約の内容をチェックできますので、疑問が あったら投稿を
・損害保険契約の内容の確認ができます ・管理会社の資産状況のチェックができます ・区分所有法や管理規約なども検索できます
・操作方法のわからない方には、管理組合で講習会を 開きます
このマンションでは、こんな「夢」に向かって活発な議論を しています。
とくに広報の重要性については、「マンションの住人は、
組合活動に無関心なのではなく、関心を引くような情報が 流れていないから、関心を向けないだけだ。」と言った理事 長がいます。広報活動は、理事会運営の要といえるでしょう。
ただし、理事がマンションからの仕事を引き受けた事例のように、
十分な広報がされていたにもかかわらず、利益誘導とみら れる場合があります。理事会が第三者として機能するように 慎重な運営を心がける必要があります。
近年インターネットを活用して広報活動をする管理組合が続々 と増えています。事例にもあるとおり、インターネットへの常時
接続を可能にしたマンションが増えているためだと思われます。
しかし、マンションの問題を解決するには、どうしても一同に 会して話し合う必要がありますから、電子メールなどの手段 はあくまで理事会運営の補助手段だとわきまえて使うとよい でしょう。また、インターネットを使えない人に対しても配慮を 忘れないようにしましょう。
１．毎月１回の定期開催を、曜日・時刻と共に決める ２．毎回2時間以内を目安にし、延ばさない
３．理事の役割分担を決める ４．議事録を作り、内容を広報する
５．任期満了に際しては、引継をきちんとする
６．理事会に配偶者等の代理出席を認めることも検討する
そのため、
事例のように、理事会を活性 化させるさまざまな取り組み がされています。たくさんの事例の、それぞれが運営のヒントになる と思います。
理事会の仕事は管理規約に決められたことがらを 遂行するだけにとどまらず、マンションで起こるすべて の問題に対処しなければなりません。管理組合のあり 方は、理事会に左右されると言われるほど、重要な役 割を負っています。