デフォルトでは、Enterprise Vault はアーカイブされたすべてのアイテムを非レコードとし て処理します。ただし、Enterprise Vault がアーカイブ済みアイテムに割り当てる保持カ テゴリを設定することで、この動作を変更することができます。Enterprise Vault がアイテ ムに保持カテゴリを割り当てると同時に、このアイテムに何らかのレコードとしてマーク付 けするように各保持カテゴリを設定することができます。さまざまな一連の保持カテゴリを アイテムに割り当てることにより、各アイテムを適切なレコードタイプとしてマーク付けする ことができます。
Enterprise Vault には、必要な保持カテゴリをアイテムに割り当てることによってアイテム をレコードまたは非レコードとしてマーク付けする方法がいくつか用意されています。たと えば、次の操作を実行できます。
■ 1 つ以上の保持計画を作成し、それぞれを異なる保持カテゴリに関連付けます。次
に、必要な保持計画を選択したユーザーのメールボックスに適用するためのプロビ ジョニンググループを複数設定します。
たとえば、特定の Exchange ユーザーのすべてのアイテムをデフォルトで永続レコー ドとしてマーク付けするとします。アイテムを永続レコードとしてマーク付けし、アイテム に保持計画を関連付けて、その保持計画を Exchange プロビジョニンググループで 定義された対象のメールボックスに適用するように、保持カテゴリを設定できます。同 様な方法で、他のユーザーのアイテムに別のレコードタイプ (一時など) をマーク付け することができます。
第 4 章 レコード管理のための Enterprise Vault の使用 124 Enterprise Vault でアイテムをレコードとしてマーク付けする方法
p.126 の 「ユーザーのデフォルトのレコードタイプの設定」 を参照してください。
■ Enterprise Vault Policy Manager (EVPM) などの機能を使って、ユーザーメール ボックスのフォルダごとに異なる保持カテゴリを割り当てます。その後、ユーザーは特 定のメールボックスフォルダ内のアイテムをドラッグして別のフォルダにドロップするこ とで、これらのアイテムを永続レコード、一時レコード、または非レコードとしてマーク 付けすることができます。
たとえば、特定のユーザーのすべてのアイテムをデフォルトで永続レコードとしてマー ク付けする保持計画を適用したとします。これらのユーザーが選択したアイテムを一 時レコードまたは非レコードとしてマーク付けできるようにするには、EVPM を使って
「Temporary Records」と「Personal」というフォルダをメールボックスに追加します。
「Temporary Records」フォルダにはアイテムを一時レコードとしてマーク付けする保 持カテゴリが含まれていて、「Personal」フォルダにはアイテムをレコードとしてマーク 付けしない保持カテゴリが含まれています。ユーザーはアイテムを適切なフォルダに ドラッグアンドドロップして、アイテムのレコードタイプを変更できます。
p.130 の 「個々のアイテムのレコードタイプの変更をユーザーに許可する方法」 を参
照してください。
■ Enterprise Vault 分類機能を使うと、特定の基準と一致するアイテムに適切な保持カ
テゴリを割り当てることができます。
たとえば、クレジットカード番号などの個人を識別可能な情報が含まれているアイテム を検索し、該当するアイテムを非レコードとしてマーク付けする保持カテゴリに割り当 てるように分類ルールを設定できます。
p.133 の 「レコード管理のための分類機能の使用」 を参照してください。
必要なレコードタイプの設定
Capstone では、アイテムを永続レコードまたは一時レコードとしてマーク付けするのが慣
習です。普通のレコードとしてはマーク付けしません。 管理を記録するためのこの単純な 方式は、多くの場合に適切に機能しますが、異なる方法を採用した場合やより複雑な必 要条件がある場合は、十分でない可能性があります。たとえば、特定のアイテムを、個人 情報が含まれていてもレコードとしてマーク付けすることができます。
Enterprise Vault はアイテムを永続または一時レコードとしてマーク付けできる 2 つのレ コードタイプを備えています。アイテムを永続または一時レコードとして追加するのに、追 加のレコードタイプを設定することはできません。各タイプの 1 つのみが許可されます。
ただし、その他の種類のレコードとしてアイテムをマーク付けするのに、任意の数のカスタ ムレコードタイプを設定することができます。それから、追加の各レコードタイプを保持カ テゴリに関連付けて、それをレコードタイプでマーク付けする対象のアイテムに割り当てる ことができます。
第 4 章 レコード管理のための Enterprise Vault の使用 125 必要なレコードタイプの設定
必要なレコードタイプの設定方法
1 管理コンソールの左ペインで、Enterprise Vault サイトを右クリックして［プロパティ］
をクリックします。
2 ［サイトプロパティ］ダイアログボックスで、［レコード］タブをクリックします。
3 次の 1 つ以上の操作をします。
■ ［追加］をクリックして新しいレコードタイプを作成します。 レコードタイプに 50 文 字までの英数字または空白文字を含む一意の名前を付ける必要があります。
■ ［削除］をクリックして選択したレコードタイプを削除します。 永続および一時レ コードタイプ、または保持カテゴリと関連付けたカスタムレコードタイプを削除す ることはできません。
■ ［編集］をクリックして選択したレコードタイプの名前を変更します。
ユーザーのデフォルトのレコードタイプの設定
さまざまなユーザーグループのデフォルトレコードタイプを設定するには、次の方法が効 果的です。
■ 1 つ以上の保持カテゴリを作成して、永続または一時など、必要とされるレコードタイ
プをアイテムにマーク付けします。
第 4 章 レコード管理のための Enterprise Vault の使用 126 ユーザーのデフォルトのレコードタイプの設定
メモ: アイテムにレコードとしてマーク付けするよう、既存の保持カテゴリのプロパティ を編集することができます。ただし、これらの保持カテゴリが割り当てられている既存 のアイテムは自動的にレコードになります。
■ 1 つ以上の保持計画を作成し (または既存の保持計画のプロパティを編集し)、各計
画を新しい保持カテゴリの 1 つに関連付けます。
■ 対象ユーザーに保持計画を適用します。
次のセクションでは、これらの操作の実行方法について説明します。
必要な保持カテゴリの作成
アイテムを永続的なレコード、一時的なレコードなどとしてマーク付けする保持カテゴリを 複数作成できます。
メモ: 次の手順を実行するには、Enterprise Vault 保持機能のライセンスが必要です。
必要な保持カテゴリを作成する方法
1 管理コンソールの左ペインで、Enterprise Vault サイトを展開します。
2 ［ポリシー］コンテナ、［保持と分類］コンテナの順に展開します。
3 ［カテゴリ］コンテナを右クリックし、［新規］ 、［保持カテゴリ］の順にクリックします。
4 ［新規保持カテゴリ］ウィザードの指示に従います。
保持カテゴリには、目的に応じて「Permanent Retention Category」または
「Temporary Retention Category」などの名前を付けることができます。
5 ウィザードを終了したら、右側ペインの新しい保持カテゴリをダブルクリックしてプロ パティを表示します。
第 4 章 レコード管理のための Enterprise Vault の使用 127 ユーザーのデフォルトのレコードタイプの設定
6 ［レコード］タブをクリックします。
7 この保持カテゴリを適用するアイテムにレコードとしてマーク付けする場合は、［アイ テムはレコード］にチェックマークを付けて、必要なレコードタイプを選択します。
［レコードタイプの管理］をクリックすることによって、選択対象のレコードタイプを修 正できます。
8 作成する保持カテゴリごとに手順 1 から 7 までを繰り返します。
保持カテゴリと保持期間の関連付け
保持計画を使うと、必要な保持カテゴリなどの複数の保持設定を対象ユーザーのメール ボックスに効果的に適用することができます。たとえば、アイテムを永続レコードとしてマー ク付けする必要がある Capstone 関係者が複数識別されたとします。これらのユーザー 専用の保持計画を作成し、これらのユーザーのアイテムに、アイテムを永続レコードとし てマーク付けする保持カテゴリを割り当てるように保持計画を設定することができます。他 の保持カテゴリ (アイテムを一時レコードまたは非レコードとしてマーク付けするものなど) に、Capstone 非関係者や他のユーザーグループに適用する追加の保持計画を関連付 けることができます。
保持計画を作成して、必要な保持カテゴリに関連付けるには、次の手順に従います。
第 4 章 レコード管理のための Enterprise Vault の使用 128 ユーザーのデフォルトのレコードタイプの設定
保持計画の作成方法
1 Enterprise Vault 管理コンソールの左ペインで、［ポリシー］が表示されるまでツリー
表示を展開します。
2 ［ポリシー］コンテナ、［保持と分類］コンテナの順に展開します。
3 ［計画］を右クリックして、［新規］をポイントして［保持計画］をクリックします。
［新しい保持計画］ウィザードが表示されます。
4 ウィザードのページの手順に従って次のように入力します。
■ 新しい保持計画の名前。 名前は一意である必要があり、最大 40 個の英数字記 号とスペース文字を含めることができます。
たとえば、保持計画の対象者がアイテムをデフォルトで永続レコードとしてマー ク付けするユーザーである場合は、「Capstone Official Plan」という名前を付け ることができます。保持計画の対象者がアイテムを一時レコードとしてマーク付け するユーザーである場合は、「Capstone Temporary Plan」という名前の保持計 画を作成できます。
■ 計画の説明。 説明は、最大 127 個の英数字、スペース、または特殊文字を含 めることができます。
■ 必要な保持カテゴリ: たとえば、レコードタイプが永続または一時に設定されてい るもの。
■ 必要に応じて、Enterprise Vault で保持計画で処理するアイテムを分類する分 類機能を使用できるようにするかどうかを指定します。 アイテムを分類することを 選択する場合、必要な分類ポリシーを選択する必要もあります。
■ 影響を受けるアイテムに割り当てる有効期限設定。
対象ユーザーへの保持計画の適用
保持計画を作成した後、1 つ以上のアーカイブを適用できます。 保持計画を次の機能 のいずれかに関連付けることができるため、管理コンソールにはこれを行うための多数の 方法が用意されています。
■ Exchange、Domino、または IMAP プロビジョニンググループ
■ Exchange ジャーナルアーカイブ、Domino ジャーナルアーカイブ、または SMTP
アーカイブ
■ FSA ボリュームまたはフォルダポリシー
■ パブリックフォルダの対象
■ SharePoint 対象またはサイトコレクション
■ メールボックスの有効化ウィザードを実行することによってアーカイブを手動で有効に するメールボックス。
第 4 章 レコード管理のための Enterprise Vault の使用 129 ユーザーのデフォルトのレコードタイプの設定