第 2 章 事務系のサービス業務
2. 1 電子事務局推進
2. 1. 1 サービス内容について
電子事務局とは，事務手続きや事務サービスを可能な限り情報技術を用いて電子的に実現することである．現在，
京都大学においては，大学使命の効率的推進，大学事務の経費削減，学生，地域住民又は一般社会人等へのサービ ス向上を図り，社会的な説明責任を果たすことが求められており，情報技術の側面から大学事務の高度化・効率 化を目指すために，電子事務局推進室は2004年11月に発足した．その後，電子事務局構想の推進の基盤システム である全学事務用グループウェアを2005年8月に導入し，本学の職員（一般職（一）及び事務補佐員・派遣職員 等）を対象として本格的なサービスの提供を開始した．2007年12月には全教職員（学外非常勤講師，短期雇用者，
TA/RA/OAを除く）が利用できるように全学事務用グループウェアの環境を拡張し，京都大学教職員グループウェ
アとしてサービスの提供を開始した．京都大学教職員グループウェアには，掲示板機能，回覧板機能，文書共有機 能及び施設予約機能等に加えて，全学メールシステムとのシームレスな連携，財務会計システムや就業管理システ ムをはじめとするバックエンドのサービスとの連携機能も備えており，これらの機能を用いた学内の情報共有，情 報流通の促進を行っている．
2. 1. 2 サービス提供の体制について
2004年11月に電子事務局推進室として情報環境部情報企画課に設置され，財務部，施設・環境部，学生部の協 力を得て，室長1名，室員4名の体制で始まった．
電子事務局を推進する学内体制として，全学体制で進めるために電子事務局担当理事を1名おき，電子事務局推 進室は理事の指揮・命令のもと，事務情報化を進めていくこととし，電子事務局担当理事のもとに電子事務局推進 会議を開き，事務本部各部の部長，一部部局の事務部長及び一部教員を構成員として3回開催し，電子事務局の推 進に係る基本指針を策定した．その後，毎年電子事務局推進会議において当該年度の電子事務局推進についての意 思決定を行っていた．電子事務局関係システムの開発，実施，普及を円滑にするため，各部局に電子事務局推進リー ダーをおき，実務レベルでの意見収集体制を整えていた．
図2.1.1：新電子事務局推進体制 㔚ሶോዪផㅴ
ࠨࡆࠬౝኈߦߟߡ
ࠨࡆࠬឭଏߩߦߟߡ
また，全学事務用グループウェアのベンダーである日本IBM㈱と共同研究契約を取り交わし，電子事務局の開 発及び評価に取り組んでいる．具体的には，京都大学は1.対象業務のノウハウ提供，2.要件定義，3.ワークフロー 設計・開発を担当し，日本IBM㈱は1.業務分析2.要件定義に関する共同作業3.ワークフロー設計・開発に関す る共同作業を担当している．
2011年4月情報環境機構の組織改正に伴い設置されたIT企画室と連携し，新たに企画担当理事等及び関係部長 が委員となり，CIOが主査となるIT戦略委員会を設け，全学的な情報環境整備の意思決定のもと電子事務局推進 も実施されることとなった． IT戦略委員会は，第1回の委員会が2012年4月に開催された．また，2010年度で 当初の電子事務局構想で計画した初期の整備が完了したことに伴い電子事務局推進室は，定常業務として教職員グ ループウェアを基本とした定常運用を行う体制となり，電子事務局担当主査の下，電子事務局推進掛として運営に あたっている．電子事務局推進リーダーについては，引き続き，電子事務局関係システムの開発，実施，普及を円 滑にするため，電子事務局推進掛と連携・協力体制をとっている．
2. 1. 3 サービスの提供状況について
教職員グループウェア ユーザ数は，現在約13,000名であり，全教職員（学外非常勤講師，短期雇用者，TA/
RA/OAを除く）がユーザとして登録され利用されるシステムとなっている．構築当初は，事務系職員（一般職（一）
と事務補佐員，派遣職員等）が電子メール機能（メール・スケジュール）を使用できるユーザと運用形態の異なる 事務系以外の教職員については簡易版ライセンスにてメール・スケジュール以外の殆どの機能が使用可能なユーザ として二種類のユーザが存在したが全教職員が同一基盤上のグループウェアを利用でき，全学的な情報共有・情報 流通，事務の合理化・効率化を促進する環境が整っている．2010年2月全学メールの本格運用に合わせて，グルー プウェア上に全教職員が利用できるスケジュール機能を構築し，電子メール機能を廃止してすべて簡易版ライセン スのユーザに移行した．ユーザの登録・削除・変更件数を図2.1.2に示す．やはり3月4月の登録件数が多く，4 月の登録の殆どが，7日ごろまでに処理した件数である．また，図2.1.3に教職員グループウェアアクセス数を示す。
1日の平均アクセス数は，約43,000件で1年を通じて大きな変動もなく推移している．
図2.1.2：ユーザ登録・削除・変更 処理件数
図2.1.3： 教職員グループウェア アクセス数
ࠨࡆࠬߩឭଏ⁁ᴫߦߟߡ
ᢎ⡯ຬࠣ࡞ࡊ࠙ࠚࠕࠨࡆࠬߩឭଏ⁁ᴫߦߟߡ
ᢎ⡯ຬࠣ࡞ࡊ࠙ࠚࠕグループウェアの機能の中でも，電子メール機能と掲示板機能は数多くのユーザに利用されている．電子メール 機能としては，2010年度から全学メールの運用開始に伴い，全てのユーザの全学メールアドレスをグループウェ アのアドレス帳に登録し，相手のアドレスを確認することなくメールを送信することができ，ユーザに非常に好評 である．これにより，全教職員がグループウェアの各種メール連携機能を確実に利用できる環境となり，更にグルー プウェアとしての情報流通・情報共有が可能となった．
現在掲示板機能は，総合掲示板（全学向け）と部局掲示板の2種類あり，掲示文書登録ユーザが情報の種類によ り総合か部局どちらに掲示するかを使い分けて情報を発信することが可能となっている．2012年度の登録件数は
図2.1.4に示すとおり月によりばらつきがあるが，平均して一定数の利用があることがわかる．2007年12月の全
学教職員グループウェアとしてサービスの提供に併せて，教員のみ，職員のみ，全教職員の3パターンでの公開範
81 2. 1 電子事務局推進
囲を選択できる機能を追加し，2011年1月にはポータルのリニューアルに合わせてカテゴリ選択により分類表示 する機能を追加し，素早く必要な情報が得られるよう利便性の向上を図っている．1ヶ月あたりの掲載件数は，総 合掲示板で291件，部局掲示板で232件となっている．また，回覧板機能は，メール送信機能を有し，確実に相手 に連絡事項が伝わったかを確認することが可能であり，文書共有機能は職員全員が共有すべき文書データ等を１カ 所で管理・利用可能であるので必要不可欠な機能となっている．最近では，部局横断的な組織が増加し,複数部局 に所属するユーザからのアクセスの要望が多数寄せられており，その要望への対応も行っている．施設予約機能は，
登録された会議室や設備をユーザ及び管理者が簡便に予約や承認を行うことが可能で，電話連絡や紙による台帳管 理の業務が軽減されている．
全学用施設予約（事務本部会議室）に登録されている会議室6室は70％以上の予約状況で，2000年度から情報 部で管理しているキャンパスプラザ京都にある京都大学サテライト講習室は，研究会やワークショップなどの予約 も多く，教員による利用が多くみられる状況となっている．
全学用文書共有に登録されている全ユーザが閲覧可能なファイル数は年々増加し，2012年度の登録件数は，年 度当初の約1,200件から3月には約1,700件と推移している．部局ファイル保管（部局内文書共有），各部局内ユー ザのみ閲覧可能なファイル数は，2012年4月当初は，組織改正等により5,000件近い数字となっているが，5月以
降約2,100件となり，年度末の3月には約3,000件の登録数となっている．
文書共有（全学）および部局ファイル保管機能は，いつでも必要な書類を利用できるという利便性及びペーパー レス化の促進が確実に実行でき，掲示板の利用についても定着し，労力と紙資源の削減に寄与している．図2.1.5 に文書共有（全学）及び部局ファイル管理の件数の推移を示している．増加の様子が確認できる．
図2.1.4：総合掲示板・部局掲示板 登録件数
図2.1.5：文書共有（全学）・部局ファイル保管
登録文書件数
ࠣ࡞ࡊ࠙ࠚࠕౝᬌ⚝ࠪࠬ࠹ࡓࠣ࡞ࡊ࠙ࠚࠕౝᬌ⚝ࠪࠬ࠹ࡓ
部局内施設予約は，表2.1.1に示す通り利用部局数や予約件数とも増加している．施設予約機能により，会議室 や備品の台帳管理も不要となり，利用希望者にとってはリアルタイムに空き状況の確認と予約が行えるといった施 設予約に関する事務手続きの合理化に寄与しているといえる．
表2.1.1：施設予約件数の変化
利用部局数 予約施設数 予約件数
2011年4月 13 74 36,465
2012年3月 17 138 51,265
グループウェア内検索システム Yahoo!やGoogleと同様に簡便に文書名のみならず文書内の語句も対象として 検索できるシステムである．文書共有のための部局ファイル保管等により，グループウェアで管理する情報量が増 大しており，検索にあたっては，閲覧権限を保持しつつ表示され，権限の無い文書については，全く表示されない という高いセキュリティを確保しており，閲覧権限の変更にも即座に対応している．また，グループウェア内だけ