経費アシスタント

(1)

Expense:

経費アシスタント

設定ガイド

最終更新日: 2020 年 12 月 3 日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Standard edition

 Travel

 Invoice

 Request

(2)

設定ガイド Expense: 経費アシスタント i 最終更新日: 2020 年 12 月 3 日

改訂履歴

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2020 年 12 月 3 日レポートが経費アシスタントを使用して自動作成される場合に、適切なアクセス許可を有

する代理が毎週のレポートサマリーメールに CC される旨の注意を追加しました。

2020 年 4 月 16 日 [Authorization Request] チェックボックスの名前を、ガイドのタイトルページの

[Request] に変更しました。表紙の日付に変更はありません。

2020 年 1 月 3 日著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。

2019 年 8 月 10 日軽微の編集。

2019 年 1 月 10 日著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。

2018 年 11 月 17 日初版発行。

(4)

設定ガイド Expense: 経費アシスタント 1 最終更新日: 2020 年 12 月 3 日

経費アシスタント

セクション 1: 概要

経費アシスタントでは、自動的に経費精算レポートを作成し、その経費精算レポートに出張ベースの経費を追加できます。この機能により、経費精算のレポート処理がさらに自動化され、エンドユーザーの操作が容易になります。

経費アシスタントを使用する場合、経費アシスタントでカレンダーベースまたは出張ベースの経費精算レポートを自動的に作成できますが、両方のタイプの経費精算レポートを作成することはできません。



SAP Concur Mobile アプリでの経費アシスタントの使用については、引き続き「経費精

算管理のヘルプ」をご参照ください。

セクション 2: 機能の説明

経費アシスタントは、お客様の SAP Concur への経費フローとして、経費精算レポートを自動的に作成します。会社全体で経費アシスタントを無効にしなかった場合、経費アシスタントの使用をオプトインしたユーザーが、経費アシスタントでカレンダーベースまたは出張ベースの経費精算レポートを生成することができます。

この機能により、経費精算レポートの通常の経路指定に支障が生じることはありません。提出された経費精算レポートは、現状の通り、想定されるマネージャーに送られます。

この機能と監査ルールを併用できます。たとえば、航空運賃のみの経費精算レポートをユーザーに提出させないようにする場合は、出張終了日までは経費精算レポートの提出を認めないという監査ルールを作成できます。

(5)

カレンダーベースの経費アシスタント

カレンダーベースの経費アシスタントでは、[レポートに追加できる経費] リストのすべての経費を提出前の経費精算レポートに追加します。提出前の経費精算レポートは、ユーザーが作成したレポートであっても、経費アシスタントが自動作成したレポートであってもかまいません。経費アシスタントは常に、経費精算レポートと同月の日付を持つ新しい経費をすべてその経費精算レポートに追加します。

提出前の経費精算レポートが複数ある場合、経費アシスタントは以下のロジックに従い、新しい経費を追加するレポートを決定します。

1. 経費の取引日が経費アシスタントの自動作成による提出前の経費精算レポートと同月にある場合は、そのレポートに追加します。

2. 経費の取引日が経費アシスタントの自動作成による提出前の経費精算レポートと同月にない場合は、ユーザーが作成した同月の経費精算レポートに追加します。

3. ユーザーが作成した未提出の経費精算レポートが同月に複数ある場合、最新の日付のレポートに追加します。

4. ユーザーが作成した未提出の経費精算レポートがない場合は、自動的に新しいレポートを作成してそのレポートに追加します。

経費アシスタントは経費精算レポートを月ごとに新規に自動作成し、取引日が 30 日以内のすべての経費がその経費精算レポートに自動的に移動されます。それよりも古い経費については、自動的に移動されません。

出張ベースの経費アシスタント

出張ベースの経費アシスタントでは、Concur Travel で旅程が作成されると、経費精算レポートを作成します。航空運賃のチケットが発行されると、航空運賃の旅程がレポートに追加されます。

出張経費の前払い申請のためなど、実際に出張に出掛ける前に経費精算レポートを提出した場合、

経費アシスタントはこの出張に対して、旅程で出張の初日となっている日に新たに 2 番目の経費精算レポートを作成します。経費アシスタントは常に、出張の旅程と同月の日付を持つ新しい経費をすべてその経費精算レポートに追加します。

(6)

このため、各出張で未提出のレポートは常に 1 つのみになります。

経費アシスタントは出張の旅程ごとに新規の経費精算レポートを自動作成し、出張の旅程の対象となる日付のすべての経費が経費精算レポートに自動的に移動されます。出張に伴うすべての経費がレポートに取り込まれるようにするため、出張開始日と出張終了日に 1 日間のバッファが設けられます。

• レポートヘッダーフォームに [開始日] フィールドと [終了日] フィールドがある場合、出張開始日と出張終了日がこれらのフィールドに自動的に設定されます。

• 開始日と終了日はユーザーが入力した値が常に採用されます。ユーザーが値を入力しなかった場合は、出張の予約時に Concur Travel に入力した出張開始日と出張終了日が使用されます。

航空運賃のチケットが発行された日から出張開始日までの間に発生した経費は経費精算レポートには追加されません。

(7)

セクション 3: 管理者への表示

経費アシスタントは会社全体で自動的にオンになります。会社レベルの設定により、ユーザーが自ら経費アシスタントを有効にできるかどうか、有効にできる場合は経費アシスタントで自動的に作成される経費精算レポートがカレンダーベースか出張ベースかを指定できます。[経費アシス タントについて、ユーザーにオプトアウトまたは使用を許可します] 設定が [設定] の [経費コ ンプライアンス – コンプライアンスルール] ページにあります。

Expense の管理者は、カレンダーベースの経費アシスタントと出張ベースの経費アシスタントの

どちらを使用するかを、ユーザーに選択させることができます。ただし、ユーザーが選択できるのはこのいずれか一方のオプションのみです。

または、ユーザーに代わり Expense の管理者が選択を行い、会社のポリシーに合わせてカレンダーベースまたは出張ベースのオプションを指定することもできます。

(8)

[経費アシスタントについて、ユーザーにオプトアウトまたは使用を許可します] リストでは、

次のオプションを選択できます。

• [月次または出張別] – ユーザーは経費アシスタントを有効にできます。ユーザーは、経

費アシスタントを有効にする場合に、カレンダーベースと出張ベースのどちらの経費精算レポートを経費アシスタントで自動的に作成するか選択できます。ユーザーはこれらいずれか一方のオプションしか使用できず、両方を使用することはできません。

• [月次のみ] – ユーザーはカレンダーベースの経費アシスタントを有効にできます。ユー

ザーが経費アシスタントを有効にした場合、経費アシスタントはカレンダーベースの経費精算レポートを自動的に作成します。

• [出張別のみ] – ユーザーは出張ベースの経費アシスタントを有効にできます。ユーザー

が経費アシスタントを有効にした場合、経費アシスタントは出張ベースの経費精算レポートを自動的に作成します。

• [なし] – ユーザーは経費アシスタントを使用できなくなります。

NOTE: [ユーザーの経費アシスタントを有効にする] 設定は、会社全体で経費アシスタントを有

効にします。個々のユーザーに対して経費アシスタントを有効にすることはできません。

詳しくは質問2「ユーザーに対して経費アシスタントを有効にするにはどうすればよいですか」をお読みください。

既存のお客様の場合は、現在の経費アシスタントの設定に変更はありません。

新規のお客様の場合、既定では、[経費アシスタントについて、ユーザーにオプト アウトまたは 使用を許可します] が有効になり、リストから [月次または出張別] が選択されます。

(9)

セクション 4: 設定

[製品設定] の [経費コンプライアンス – コンプライアンスルール] ページで経費アシスタン

ト機能を設定できます。



経費アシスタントを設定するには

1. [コンプライアンス – コンプライアンスルール] ページで、[経費アシスタントについて、ユーザー

にオプトアウトまたは使用を許可します] リストから選択します。

2. [保存] をクリックします。

セクション 5: ユーザーへの表示

ユーザーが選択できるようにこの機能が設定されている場合、カレンダーベースと出張ベースの間で切り替えることは可能ですが、これはこの機能の本来の使用目的ではなく、経費が目的のレポートに自動的に設定されないなど、意図しない結果を招く可能性があります。

(10)

ユーザーが経費アシスタントの使用を決定した場合、代理や出張手配者（存在する場合）にも経費アシスタントが表示されます。代理がユーザーに代わって経費アシスタントを無効にすることもできます。

経費アシスタントの使用の選択

各ユーザーが経費アシスタントの使用を選択する必要があります。

カレンダーベースの経費アシスタント

ユーザーのアクションが必要です。

会社全体で経費アシスタントが有効になっている場合でも、[月次または出張別] または [月次のみ] として、ユーザーは自ら経費アシスタントを有効化する必要があります。

経費アシスタントを有効にするには、以下の 3 つの方法があります。

• ユーザーが SAP Concur にログオンして Expense のページに進むと、Expense のホームページに以下の画面が表示されます。この機能の動作を試すには、レポートに追加できる経費がいくつか必要であるため、初回ログイン時に、レポートに追加できる経費が使用可能であると、この画面が表示されます。

(11)

[利用を開始] をクリックして、経費アシスタントの使用を開始できます。

NOTE: 経費アシスタントを使用するには、出張予約や個人用カード請求以外のソースか

ら、レポートに追加できる経費を受け取り、Concur Expense に入力する必要があります。たとえば、法人カード取引、サプライヤーからの E-Receipt、ExpenseIt のエントリ、および SAP Concur Mobile エントリなどです。

(12)

レポートに追加できる経費がない場合は、[レポートに追加できる経費] セクションに以下のメッセージが表示されます。

経費アシスタントの使用を開始するには、[詳細はこちら] をクリックして、次に [今す ぐ試す] をクリックします。

- または -

経費アシスタントを有効化する際に上記のページが自動で表示されない場合、ユーザーは

[プロファイル] からこの機能を有効化できます。[経費精算の優先設定] ページ（[プロ

ファイル] > [プロファイル設定]）で、[この方法で経費アシスタントを使用する] リストから [月ごと] を選択して [保存] をクリックします。

(13)

出張ベースの経費アシスタント ユーザーのアクションが必要です。

会社全体で経費アシスタントが有効になっている場合でも、[月次または出張別] または [出張別のみ] として、ユーザーは自ら経費アシスタントを有効化する必要があります。

NOTE: Concur Travel から出張を予約する必要があります。

新 Expense をお使いのユーザーで、経費残余の出張セグメント（旅程）が 1 つ以上 [レポート に追加できる経費] にある場合、[経費アシスタント] ページが表示されます。

ユーザーが経費アシスタントを有効化するには、[レポートに追加できる経費] がある場合、[レポートに追加できる経費] がない場合、そして [プロファイル] を使用する場合の 3 つの方法があります。

• Concur Expense にログオンして、Expense のホームページに移動すると、以下の画

面が表示されます。この機能の動作を試すには、Concur Expense でレポートに追加できる経費および経費残余の出張セグメント（旅程）がいくつか必要であるため、初回ログイン時に、レポートに追加できる経費が使用可能であると、この画面が表示されます。

(14)

- または -

• レポートに追加できる経費や経費残余の出張セグメント（旅程）がない場合は、[レポー トに追加できる経費] セクションに以下のメッセージが表示されます。

経費アシスタントの使用を開始するには、[詳細はこちら] をクリックして、次に [利用 を開始] をクリックします。

(15)

- または -

• 経費アシスタントを有効化する際に上記のページが自動で表示されない場合、ユーザーは

[プロファイル] からこの機能を有効化できます。[経費精算の優先設定] ページ（[プロ

ファイル] > [プロファイル設定]）で、[この方法で経費アシスタントを使用する] リストから [出張ごと] を選択して [保存] をクリックします。

経費の移動

カレンダーベースのオプション

新しい経費を受け入れることができる未提出の経費精算レポート（ユーザー作成またはカレンダーベースの経費アシスタントによる作成）がある場合、[アクティブな経費精算レポート] セクションに以下のメッセージが表示されます。

(16)

「受け取った新しい経費はすべて未提出のレポートに移動します。この動作を停止。」

新しい経費を受け入れることができる未提出のレポートがない場合は、以下のメッセージが表示されます。

「受け取った新しい経費は新しいレポートに移動します。この動作を停止。」

(17)

出張ベースのオプション

新しい経費を受け入れることができる未提出の経費精算レポート（ユーザー作成または出張ベースの経費アシスタントによる作成）がある場合、[アクティブな経費精算レポート] セクションに以下のメッセージが表示されます。

「出張開始日から出張終了日までの間に発生し受け取った新しい経費はすべて出張関連のレポー トに移動します。経費アシスタントを無効にします。」

同一の出張に対して 2 つの異なる旅程で出張セグメントを予約した場合（たとえば、一方の旅程で航空運賃、別の旅程でホテルを予約するなど）、経費アシスタントはこれを 1 つの経費精算レポートに移動することはありません。経費アシスタントは、Concur Travel に存在する出張の旅程ごとに 1 つずつ経費精算レポートを作成します。このため、一方の出張ベースのレポートの経費を別のレポートに手動で移動して、空になったレポートを削除する必要があります。

(18)

経費が削除された場合

経費アシスタントで作成されたレポートから削除された経費は、経費アシスタントが元の経費精算レポートやその他の経費精算レポートに自動的に戻すことはありません。

経費精算レポートが削除された場合

経費精算レポートを削除した場合、経費アシスタントがそのレポートに移動させた経費は自動的

に [レポートに追加できる経費] リストに戻ります。その後、手動で新しいレポートを作成し、

そのレポートに経費を移動して、必要な編集を行うことができます。

NOTE: 手動で作成した経費は、レポートを削除すると削除されてしまうため、レポートを削除す

る前に別のレポートに移動しておく必要があります。

経費精算レポートが差し戻された場合

経費アシスタントは、ステータスが「差戻し」のレポートに経費を移動することはありません。

ただし、既存のエントリについては照合処理が行われます。差し戻されたレポート上に、対応する経費エントリ（ExpenseIt エントリなど）が見つかった場合、SAP Concur は差し戻されたレポートに新しい経費（クレジットカードエントリなど）を移動し、2 つの項目を自動的に照合します。

サマリーメール

経費精算レポートに移動された経費を確認するには、2 つの方法があります。

• 自動作成された経費精算レポートにおける過去 1 週間のアクティビティの概要が週次メールで送信されます。また、レポートの提出前に、領収書の欠落などの規定外フラグが通知されます。

NOTE: 週次のメールサマリーは、毎週木曜日の午前 2 時（GMT）に送信され、この機

能をオフにすることはできません。たとえば、PST タイムゾーンのユーザーには、

水曜日の夕方にメールが送信されます。

(19)

• 出張ベースの経費アシスタントでは、出張ベースの経費精算レポートが作成された時点で

（出張開始日の前であっても）サマリーメールが送信されます。それ以降は、出張の開始後、自動作成された経費精算レポートに関するアクティビティの概要が週次メールで送信されます。

(20)

NOTE: 毎週のレポートサマリーメールで代理が CC され、割り当てられている代理がレポー

トサマリーメールの CC 行に表示されるように指定することができます。代理がレポートサマリーメールを受信できるようにする方法については、設定ガイド「代理構成（製品共通）」をご参照ください。

経費アシスタントによる経費精算レポート名の生成方法

経費アシスタントは、経費精算レポートリストで容易に判別できるように、自動生成された経費精算レポート名を設定します。レポート名は必要に応じて変更できます。

カレンダーベースの経費精算レポートは、たとえば「May Expenses (2018-05-18)」のような形式で名前が付けられます。

出張ベースの経費精算レポート名は出張名（Concur Travel での出張予約時にユーザーが入力した名前）と同じです。

経費アシスタントの無効化

経費アシスタントを使用している場合、以下のメッセージのいずれかが Expense のホームペー

ジの [アクティブな経費精算レポート] セクションの [新しいレポートの作成] タイルに表示さ

れます。

[この動作を停止] をクリックすると、経費アシスタントを無効にできます。確認メッセージが表

示されます。

出張ベースの経費アシスタントを使用している場合は、以下のメッセージが Expense のホームページの [アクティブな経費精算レポート] セクションの [新しいレポートの作成] タイルに表示されます。

(21)

[経費アシスタントを無効にする] をクリックすると、経費アシスタントを無効にできます。確認メッセージが表示されます。

[経費精算の優先設定] ページ（[プロファイル] > [プロファイル設定]）で、[この方法で経費ア

シスタントを使用する] リストから [なし] を選択して [保存] をクリックします。

経費アシスタントの再有効化

初回ログイン時にカレンダーベースの経費アシスタントを有効にしなかった場合（前述）、または経費アシスタントを無効にした場合、[レポートに追加できる経費] リストに以下のメッセージが表示されます。

「経費アシスタントを有効にすると、これらの経費がレポートに表示されます。詳細はこちら。」

(22)

[詳細はこちら] をクリックし、次に [利用を開始] ボタンをクリックします。

経費アシスタントが会社レベルで有効になっている場合、[経費精算の優先設定] ページ（[プロ ファイル] > [プロファイル設定]）から、[この方法で経費アシスタントを使用する: <利用可能 なオプションのリスト>] チェックボックスを選択（有効化）した後、[保存] をクリックすることで再度有効化することもできます。

経費アシスタント

Expense:

経費アシスタント

設定ガイド

最終更新日: 2020 年 12 月 3 日

目次

改訂履歴

経費アシスタント

セクション 1: 概要



セクション 2: 機能の説明

カレンダーベースの経費アシスタント

出張ベースの経費アシスタント

セクション 3: 管理者への表示

セクション 4: 設定



セクション 5: ユーザーへの表示

経費アシスタントの使用の選択

経費の移動

サマリー メール

経費アシスタントによる経費精算レポート名の生成方法

経費アシスタントの無効化

経費アシスタントの再有効化

サマリーメール