経費アシスタント

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経費アシスタント

設定ガイド

最終更新日: 2020 年 12 月 3 日

目次

セクション1: 概要...1

セクション2: 機能の説明...1

カレンダーベースの経費アシスタント...2

出張ベースの経費アシスタント...2

セクション3: 管理者への表示...4

セクション4: 設定...6

セクション5: ユーザーへの表示...6

経費アシスタントの使用の選択...7

カレンダーベースの経費アシスタント ユーザーのアクションが必要です。 ...7

出張ベースの経費アシスタント...10

経費の移動... 12

カレンダーベースのオプション...12

出張ベースのオプション...14

経費が削除された場合...15

経費精算レポートが削除された場合...15

経費精算レポートが差し戻された場合...15

サマリー メール... 15

経費アシスタントによる経費精算レポート名の生成方法...17

経費アシスタントの無効化...17

経費アシスタントの再有効化...18

改訂履歴

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2020 年 12 月 3 日 レポートが経費アシスタントを使用して自動作成される場合に、適切なアクセス許可を有

する代理が毎週のレポート サマリー メールに CC される旨の注意を追加しました。

2020 年 4 月 16 日 [Authorization Request] チェック ボックスの名前を、ガイドのタイトル ページの [Request] に変更しました。表紙の日付に変更はありません。

2020 年 1 月 3 日 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。

2019 年 8 月 10 日 軽微の編集。

2019 年 1 月 10 日 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。

2018 年 11 月 17 日 初版発行。

経費アシスタント

セクション 1: 概要

経費アシスタントでは、自動的に経費精算レポートを作成し、その経費精算レポートに出張ベー スの経費を追加できます。この機能により、経費精算のレポート処理がさらに自動化され、エン ドユーザーの操作が容易になります。

経費アシスタントを使用する場合、経費アシスタントでカレンダーベースまたは出張ベースの経 費精算レポートを自動的に作成できますが、両方のタイプの経費精算レポートを作成することは できません。



「経費精算管理のヘルプ」をご参照ください。

セクション 2: 機能の説明

経費アシスタントは、お客様の SAP Concur への経費フローとして、経費精算レポートを自動 的に作成します。会社全体で経費アシスタントを無効にしなかった場合、経費アシスタントの使 用をオプトインしたユーザーが、経費アシスタントでカレンダーベースまたは出張ベースの経費 精算レポートを生成することができます。

この機能により、経費精算レポートの通常の経路指定に支障が生じることはありません。提出さ れた経費精算レポートは、現状の通り、想定されるマネージャーに送られます。

この機能と監査ルールを併用できます。たとえば、航空運賃のみの経費精算レポートをユーザー に提出させないようにする場合は、出張終了日までは経費精算レポートの提出を認めないという 監査ルールを作成できます。

カレンダーベースの経費アシスタント

カレンダーベースの経費アシスタントでは、[レポートに追加できる経費] リストのすべての経 費を提出前の経費精算レポートに追加します。提出前の経費精算レポートは、ユーザーが作成し たレポートであっても、経費アシスタントが自動作成したレポートであってもかまいません。経 費アシスタントは常に、経費精算レポートと同月の日付を持つ新しい経費をすべてその経費精算 レポートに追加します。

提出前の経費精算レポートが複数ある場合、経費アシスタントは以下のロジックに従い、新しい 経費を追加するレポートを決定します。

1. 経費の取引日が経費アシスタントの自動作成による提出前の経費精算レポートと同月に ある場合は、そのレポートに追加します。

2. 経費の取引日が経費アシスタントの自動作成による提出前の経費精算レポートと同月に ない場合は、ユーザーが作成した同月の経費精算レポートに追加します。

3. ユーザーが作成した未提出の経費精算レポートが同月に複数ある場合、最新の日付のレ ポートに追加します。

4. ユーザーが作成した未提出の経費精算レポートがない場合は、自動的に新しいレポート を作成してそのレポートに追加します。

経費アシスタントは経費精算レポートを月ごとに新規に自動作成し、取引日が 30 日以内のすべ ての経費がその経費精算レポートに自動的に移動されます。それよりも古い経費については、自 動的に移動されません。

出張ベースの経費アシスタント

出張ベースの経費アシスタントでは、Concur Travel で旅程が作成されると、経費精算レポート を作成します。航空運賃のチケットが発行されると、航空運賃の旅程がレポートに追加されます。

出張経費の前払い申請のためなど、実際に出張に出掛ける前に経費精算レポートを提出した場合、

経費アシスタントはこの出張に対して、旅程で出張の初日となっている日に新たに 2 番目の経 費精算レポートを作成します。経費アシスタントは常に、出張の旅程と同月の日付を持つ新しい 経費をすべてその経費精算レポートに追加します。

このため、各出張で未提出のレポートは常に 1 つのみになります。

経費アシスタントは出張の旅程ごとに新規の経費精算レポートを自動作成し、出張の旅程の対象 となる日付のすべての経費が経費精算レポートに自動的に移動されます。出張に伴うすべての経 費がレポートに取り込まれるようにするため、出張開始日と出張終了日に 1 日間のバッファが 設けられます。

 レポート ヘッダー フォームに [開始日] フィールドと [終了日] フィールドがある 場合、出張開始日と出張終了日がこれらのフィールドに自動的に設定されます。

 開始日と終了日はユーザーが入力した値が常に採用されます。ユーザーが値を入力 しなかった場合は、出張の予約時に Concur Travel に入力した出張開始日と出張終了 日が使用されます。

航空運賃のチケットが発行された日から出張開始日までの間に発生した経費は経費精算レポート には追加されません。

セクション 3: 管理者への表示

経費アシスタントは会社全体で自動的にオンになります。会社レベルの設定により、ユーザーが 自ら経費アシスタントを有効にできるかどうか、有効にできる場合は経費アシスタントで自動的 に作成される経費精算レポートがカレンダーベースか出張ベースかを指定できます。[経費アシ スタントについて、ユーザーにオプト アウトまたは使用を許可します] 設定が [設定] の [経費 コンプライアンス – コンプライアンス ルール] ページにあります。

Expense の管理者は、カレンダーベースの経費アシスタントと出張ベースの経費アシスタント のどちらを使用するかを、ユーザーに選択させることができます。ただし、ユーザーが選択でき るのはこのいずれか一方のオプションのみです。

または、ユーザーに代わり Expense の管理者が選択を行い、会社のポリシーに合わせてカレン ダーベースまたは出張ベースのオプションを指定することもできます。

[経費アシスタントについて、ユーザーにオプト アウトまたは使用を許可します] リストでは、

次のオプションを選択できます。

 [月次または出張別] – ユーザーは経費アシスタントを有効にできます。ユーザーは、

経費アシスタントを有効にする場合に、カレンダーベースと出張ベースのどちらの経費 精算レポートを経費アシスタントで自動的に作成するか選択できます。ユーザーはこれ らいずれか一方のオプションしか使用できず、両方を使用することはできません。

 [月次のみ] – ユーザーはカレンダーベースの経費アシスタントを有効にできます。

ユーザーが経費アシスタントを有効にした場合、経費アシスタントはカレンダーベース の経費精算レポートを自動的に作成します。

 [出張別のみ] – ユーザーは出張ベースの経費アシスタントを有効にできます。ユー

ザーが経費アシスタントを有効にした場合、経費アシスタントは出張ベースの経費精算 レポートを自動的に作成します。

 [なし] – ユーザーは経費アシスタントを使用できなくなります。

NOTE: [ユーザーの経費アシスタントを有効にする] 設定は、会社全体で経費アシスタントを有 効にします。個々のユーザーに対して経費アシスタントを有効にすることはできません。

詳しくは質問2「ユーザーに対して経費アシスタントを有効にするにはどうすればよい ですか」をお読みください。

既存のお客様の場合は、現在の経費アシスタントの設定に変更はありません。

新規のお客様の場合、既定では、[経費アシスタントについて、ユーザーにオプト アウトまたは 使用を許可します] が有効になり、リストから [月次または出張別] が選択されます。

セクション 4: 設定

[製品設定] の [経費コンプライアンス – コンプライアンス ルール] ページで経費アシスタント 機能を設定できます。

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1. [コンプライアンス – コンプライアンス ルール] ページで、[経費アシスタントについて、ユーザー

にオプト アウトまたは使用を許可します] リストから選択します。

2. [保存] をクリックします。

セクション 5: ユーザーへの表示

ユーザーが選択できるようにこの機能が設定されている場合、カレンダーベースと出張ベースの 間で切り替えることは可能ですが、これはこの機能の本来の使用目的ではなく、経費が目的のレ ポートに自動的に設定されないなど、意図しない結果を招く可能性があります。

ユーザーが経費アシスタントの使用を決定した場合、代理や出張手配者（存在する場合）にも経 費アシスタントが表示されます。代理がユーザーに代わって経費アシスタントを無効にすること もできます。

経費アシスタントの使用の選択

各ユーザーが経費アシスタントの使用を選択する必要があります。

カレンダーベースの経費アシスタント

ユーザーのアクションが必要です。

会社全体で経費アシスタントが有効になっている場合でも、[月次または出張別] または [月次の み] として、ユーザーは自ら経費アシスタントを有効化する必要があります。

経費アシスタントを有効にするには、以下の 3 つの方法があります。

 ユーザーが SAP Concur にログオンして Expense のページに進むと、Expense のホーム ページに以下の画面が表示されます。この機能の動作を試すには、レポートに 追加できる経費がいくつか必要であるため、初回ログイン時に、レポートに追加できる 経費が使用可能であると、この画面が表示されます。

[利用を開始] をクリックして、経費アシスタントの使用を開始できます。

NOTE:経費アシスタントを使用するには、出張予約や個人用カード請求以外のソースか

ら、レポートに追加できる経費を受け取り、Concur Expense に入力する必要 があります。たとえば、法人カード取引、サプライヤーからの E-

Receipt、ExpenseIt のエントリ、および SAP Concur Mobile エントリなど です。

レポートに追加できる経費がない場合は、[レポートに追加できる経費] セクションに以 下のメッセージが表示されます。

経費アシスタントの使用を開始するには、[詳細はこちら] をクリックして、次に [今す ぐ試す] をクリックします。

- または -

経費アシスタントを有効化する際に上記のページが自動で表示されない場合、ユーザー は [プロファイル] からこの機能を有効化できます。[経費精算の優先設定] ページ（[プ ロファイル] > [プロファイル設定]）で、[この方法で経費アシスタントを使用する] リ ストから [月ごと] を選択して [保存] をクリックします。

出張ベースの経費アシスタント ユーザーのアクションが必要です。

会社全体で経費アシスタントが有効になっている場合でも、[月次または出張別] または [出張別 のみ] として、ユーザーは自ら経費アシスタントを有効化する必要があります。

NOTE:Concur Travel から出張を予約する必要があります。

新 Expense をお使いのユーザーで、経費残余の出張セグメント（旅程）が 1 つ以上 [レポー トに追加できる経費] にある場合、[経費アシスタント] ページが表示されます。

ユーザーが経費アシスタントを有効化するには、[レポートに追加できる経費] がある場合、[レ ポートに追加できる経費] がない場合、そして [プロファイル] を使用する場合の 3 つの方法が あります。

 Concur Expense にログオンして、Expense のホーム ページに移動すると、以下

の画面が表示されます。この機能の動作を試すには、Concur Expense でレポートに追 加できる経費および経費残余の出張セグメント（旅程）がいくつか必要であるため、初 回ログイン時に、レポートに追加できる経費が使用可能であると、この画面が表示され ます。

- または -

 レポートに追加できる経費や経費残余の出張セグメント（旅程）がない場合は、[レ ポートに追加できる経費] セクションに以下のメッセージが表示されます。

経費アシスタントの使用を開始するには、[詳細はこちら] をクリックして、次に [利用 を開始] をクリックします。

 経費アシスタントを有効化する際に上記のページが自動で表示されない場合、ユー ザーは [プロファイル] からこの機能を有効化できます。[経費精算の優先設定] ページ

（[プロファイル] > [プロファイル設定]）で、[この方法で経費アシスタントを使用す る] リストから [出張ごと] を選択して [保存] をクリックします。

経費の移動

カレンダーベースのオプション

新しい経費を受け入れることができる未提出の経費精算レポート（ユーザー作成またはカレンダ ーベースの経費アシスタントによる作成）がある場合、[アクティブな経費精算レポート] セク ションに以下のメッセージが表示されます。

「受け取った新しい経費はすべて未提出のレポートに移動します。この動作を停止。」

新しい経費を受け入れることができる未提出のレポートがない場合は、以下のメッセージが表示 されます。

「受け取った新しい経費は新しいレポートに移動します。この動作を停止。」

出張ベースのオプション

新しい経費を受け入れることができる未提出の経費精算レポート（ユーザー作成または出張ベー スの経費アシスタントによる作成）がある場合、[アクティブな経費精算レポート] セクション に以下のメッセージが表示されます。

「出張開始日から出張終了日までの間に発生し受け取った新しい経費はすべて出張関連のレポー トに移動します。経費アシスタントを無効にします。」

同一の出張に対して 2 つの異なる旅程で出張セグメントを予約した場合（たとえば、一方の旅 程で航空運賃、別の旅程でホテルを予約するなど）、経費アシスタントはこれを 1 つの経費精 算レポートに移動することはありません。経費アシスタントは、Concur Travel に存在する出張 の旅程ごとに 1 つずつ経費精算レポートを作成します。このため、一方の出張ベースのレポー トの経費を別のレポートに手動で移動して、空になったレポートを削除する必要があります。

経費が削除された場合

経費アシスタントで作成されたレポートから削除された経費は、経費アシスタントが元の経費精 算レポートやその他の経費精算レポートに自動的に戻すことはありません。

経費精算レポートが削除された場合

経費精算レポートを削除した場合、経費アシスタントがそのレポートに移動させた経費は自動的 に [レポートに追加できる経費] リストに戻ります。その後、手動で新しいレポートを作成し、

そのレポートに経費を移動して、必要な編集を行うことができます。

NOTE:手動で作成した経費は、レポートを削除すると削除されてしまうため、レポートを削除 する前に別のレポートに移動しておく必要があります。

経費精算レポートが差し戻された場合

経費アシスタントは、ステータスが「差戻し」のレポートに経費を移動することはありません。

ただし、既存のエントリについては照合処理が行われます。差し戻されたレポート上に、対応す る経費エントリ（ExpenseIt エントリなど）が見つかった場合、SAP Concur は差し戻された レポートに新しい経費（クレジットカード エントリなど）を移動し、2 つの項目を自動的に照 合します。

サマリー メール

経費精算レポートに移動された経費を確認するには、2 つの方法があります。

 自動作成された経費精算レポートにおける過去 1 週間のアクティビティの概要が週 次メールで送信されます。また、レポートの提出前に、領収書の欠落などの規定外フラ グが通知されます。

NOTE:週次のメール サマリーは、毎週木曜日の午前 2 時（GMT）に送信され、この

機能をオフにすることはできません。たとえば、PST タイムゾーンのユーザー には、水曜日の夕方にメールが送信されます。

 出張ベースの経費アシスタントでは、出張ベースの経費精算レポートが作成された 時点で（出張開始日の前であっても）サマリー メールが送信されます。それ以降は、出 張の開始後、自動作成された経費精算レポートに関するアクティビティの概要が週次メ ールで送信されます。

NOTE: 毎週のレポート サマリー メールで代理が CC され、割り当てられている代理がレポー ト サマリー メールの CC 行に表示されるように指定することができます。代理がレポ ート サマリー メールを受信できるようにする方法については、設定ガイド「代理構成

（製品共通）」をご参照ください。

経費アシスタントによる経費精算レポート名の生成方法

経費アシスタントは、経費精算レポート リストで容易に判別できるように、自動生成された経 費精算レポート名を設定します。レポート名は必要に応じて変更できます。

カレンダーベースの経費精算レポートは、たとえば「May Expenses (2018-05-18)」のような 形式で名前が付けられます。

出張ベースの経費精算レポート名は出張名（Concur Travel での出張予約時にユーザーが入力し た名前）と同じです。

経費アシスタントの無効化

経費アシスタントを使用している場合、以下のメッセージのいずれかが Expense のホーム ペ ージの [アクティブな経費精算レポート] セクションの [新しいレポートの作成] タイルに表示 されます。

[この動作を停止] をクリックすると、経費アシスタントを無効にできます。確認メッセージが 表示されます。

出張ベースの経費アシスタントを使用している場合は、以下のメッセージが Expense のホーム ページの [アクティブな経費精算レポート] セクションの [新しいレポートの作成] タイルに表 示されます。

[経費アシスタントを無効にする] をクリックすると、経費アシスタントを無効にできます。確 認メッセージが表示されます。

[経費精算の優先設定] ページ（[プロファイル] > [プロファイル設定]）で、[この方法で経費ア シスタントを使用する] リストから [なし] を選択して [保存] をクリックします。

経費アシスタントの再有効化

初回ログイン時にカレンダーベースの経費アシスタントを有効にしなかった場合（前述）、また は経費アシスタントを無効にした場合、[レポートに追加できる経費] リストに以下のメッセー ジが表示されます。

「経費アシスタントを有効にすると、これらの経費がレポートに表示されます。詳細はこち ら。」

[詳細はこちら] をクリックし、次に [利用を開始] ボタンをクリックします。

経費アシスタントが会社レベルで有効になっている場合、[経費精算の優先設定] ページ（[プロ ファイル] > [プロファイル設定]）から、[この方法で経費アシスタントを使用する: <利用可能 なオプションのリスト>] チェック ボックスを選択（有効化）した後、[保存] をクリックする ことで再度有効化することもできます。