経費精算: 経費処理

(1)

経費精算: 経費処理

ユーザーガイド

最終更新日: 2017 年 6 月 15 日

以下の Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Travel

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Authorization Request (formerly Travel Request)

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

(2)

[レポートの処理] ページをホームページに設定する ... 5

[レポートの処理] ページの優先設定を設定する ... 6

[レポートの処理] ページの列を管理する ... 8

経費の列を管理する... 11

表示オプション ... 12

レポートを検索する... 13

経費精算レポートを検索する ... 13

検索照会 ... 15

照会結果をエクスポートする ... 22

レポート情報を表示、修正する ... 23

経費精算レポートを開く ... 23

レポート総計を表示する ... 24

領収書を表示、アップロードする ... 25

経費精算レポートおよび行項目の領収書のイメージを照合する ... 26

行項目の経費エントリの領収書のイメージを照合する ... 27

領収書紛失届を処理する ... 30

レポートのコメントを表示する ... 30

(3)

配賦を表示する ... 31

明細を表示する ... 34

仮払を表示する ... 35

監査証跡を表示する... 38

ワークフローを表示、ワークフローステップを追加する ... 40

出張の旅程を表示する ... 46

レポートヘッダーの情報を表示する ... 47

規定外フラグを了承する ... 48

フィールド値を変更する ... 49

レポートを印刷する... 50

経費タイプを変更する ... 52

フォーム間で経費タイプを変更する ... 53

レポートにコメントを添えてメールする... 58

レポートステータスを修正する ... 59

レポートの領収書ステータスを設定する... 59

経費エントリの領収書ステータスを設定する ... 59

経費エントリの確認ステータスを設定する ... 60

レポート全体を前の処理者ワークフローステップへ差戻す ... 62

レポート全体を従業員に差戻す ... 63

レポートを別の承認者に送信する ... 65

レポートを削除する... 65

レポートおよび経費を承認する ... 66

レポートを承認する... 66

経費エントリを部分承認または却下する... 67

1 つまたは複数の経費を従業員に差戻す（レポートの分割） ... 71

レポートの手動による支払 ... 74

承認ステップ後に Prepay 検証の規定外フラグエラーを解決する ... 76

「レビュー中」メッセージの使用 ... 77

重要! ... 78

レポートにマークする ... 78

メッセージを表示する ... 79

(4)

レポートのマークを解除する ... 81

制限 - 「一括」操作 ... 83

レポートの撤回 ... 83

Concur 監査サービス ... 83

(5)

(6)

改訂履歴

日付 注意事項/コメント/変更内容

2017 年 6 月 15 日「[レポートの処理] ページの優先設定を設定する」手順のステップ 1 に注意を追加し

ました。

2017 年 6 月 1 日明確にするために、「レポートの手動による支払」セクションに「手動による支払を

利用できない場合」の箇条書きリストを追加しました。

2017 年 2 月 1 日 Prepay 03 検証エラーを解決するための情報を追加しました。

2017 年 1 月 10 日処理者が経費を「差戻す」場合、[承認金額] フィールドが「請求金額」の値にリセッ

トされる旨を承認者や処理者に通知すると有用であるという注意を追加しました。

2016 年 12 月 14 日著作権および表紙を更新しました。そのほかの内容の変更はありません。

2016 年 12 月 12 日コンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありません。

2016 年 12 月 9 日処理者にレポートを撤回し、経費を再度保存することによる Prepay 検証エラーの解

決に関する情報を更新しました。

2016 年 5 月 13 日英語版の三人称単数 (he/she) を三人称複数 (they) に更新しました。

2015 年 9 月 18 日「仮払を表示する」セクションを更新しました。

2015 年 7 月 10 日「フィールド値を変更する」セクションを追加しました。

2015 年 6 月 12 日「仮払を表示する」セクションを更新しました。

2015 年 3 月 13 日「[レポートの処理] ページの優先設定を設定する」セクションを更新しました。

2015 年 2 月 6 日旧 UI への参照を削除しました。そのほかの内容の変更はありません。

2015 年 1 月 16 日ほかのガイドとの相互参照を変更しました。そのほかの内容の変更はありません。

2014 年 12 月 26 日承認者の側でレポートを差戻すためのステップを明確にしました。

出張予約や事前申請に経費の差戻しが利用できない旨の注意を追加しました。

著作権の変更を行いました。

2014 年 10 月 14 日 2 種類のユーザーインターフェースについての情報を追加しました。そのほかの内容

の変更はありません。

(7)

2014 年 2 月 7 日理由コード機能が拡張され、レポートを分割（1 つまたは複数の経費の部分的な差戻

しのみ）できるようになりました。

2013 年 9 月 20 日処理者が経費タイプを変更する際、同じフォームでなくてもどの経費タイプにも変更

できるようになりました。

2013 年 6 月 14 日処理者が経費精算レポートを差戻す際、理由コードのリストから選択できるようにな

りました。

2013 年 4 月 26 日処理者が優先設定の検索文字にタイムゾーン（GMT や PST など）を選択できるよう

になりました。

処理者が、領収書を必要とするレポートエントリに対し、領収書のイメージの代わりに提出された領収書紛失届を表示できるようになりました。ただし、領収書紛失届の変更はできません。

2013 年 4 月 3 日経費精算の旧機能である事前申請機能への参照をすべて削除しました。

Concur の出張申請サービスへの参照を状況によって Request、Concur Request、

または Authorization Request への参照に変更しました。

内容の変更はありません。

2013 年 2 月 22 日処理者がコメントの承認および追加を単一のステップで行うことができるようになり

ました。

2012 年 12 月 28 日商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 3 月 23 日新しいユーザーインターフェースに合わせてドキュメントを更新し、処理者が経費精

算レポートを開いた際の新しいサマリー表示についての情報を追加しました。

2012 年 1 月 20 日処理者が [ワークフロー] > [設定] の新しいオプションを使用して、ワークフローの

前の処理者ステップにレポートを撤回できるようになりました。

2011 年 10 月 21 日差戻し可能なエントリについての情報を追加しました。

2011 年 5 月 20 日新しい行項目の領収書イメージのアップロード、確認、照合についての情報を追加し

ました。

2010 年 12 月 31 日著作権を更新し、商標を変更しました。内容の変更はありません。

(8)

2010 年 7 月 16 日以下の情報を追加しました。

• 開始グループリスト

• レポート全体を差戻さずに、1 つまたは複数の経費を従業員に差戻す

• レポートを別の承認者に送信する

2010 年 4 月 16 日 [コメント履歴] ポップアップウィンドウを変更しました。これによりコメントをこの

ウィンドウに追加できるようになりました。

2010 年 1 月 15 日「レビュー中」についての情報を追加しました。

2009 年 10 月 16 日 Excel 形式での照会結果エクスポート機能についての情報を追加しました。

2009 年 9 月 18 日経費リストですべての明細化の詳細を表示する機能についての情報を追加しました。

2009 年 6 月 19 日経費精算レポートの列の管理について、および経費の処理者ロールの新しい設定につ

いての情報を追加しました。

2009 年 5 月 15 日照会の作成、既存の照会の管理について、さらにレポートのメール送信についての情

報を追加しました。

2009 年 3 月 20 日初版

(9)

経費の処理者

セクション 1: アクセス許可

この機能へのアクセス権があるかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の

Concur 管理者に連絡してください。

セクション 2: 概要

経費処理者のマネージャーまたは経費の処理者のロールを付与されると、経費の処理者ツールを使ってマネージャー承認が保留中である経費精算レポートや、マネージャーの承認済で払戻前の経費精算レポートを処理できるようになります。経費処理者（監査）ロールを付与されたユーザーは、レポートの表示ができても更新や削除をすることはできません。

経費の処理者ツールでレポートの表示、領収書の受領済マークの付与、過去の経費精算レポートの検索やレビューも可能です。ユーザーは与えられたロールによってレポートを表示、更新、または削除できます。

NOTE: 付与できるのは、このうちのいずれか 1 つのロールだけです。たとえば、経費の処理者

または経費の処理者のマネージャーロールのどちらかと経費処理者（監査）ロールを同時に与えることはできません。利用可能な経費の処理者ロールについての詳細は、本ガイドの「経費の処理者ロール」のセクションをご参照ください。

経費の処理者ロール

どのロールを付与しても、経費の処理者ツールにアクセス可能です。

(10)

• 経費処理者のマネージャー: 経費の処理者内でレポートを表示、更新、削除するために 必要となるすべての機能へのアクセスが付与されます。

• 経費の処理者: 経費の処理者内でレポートを表示および更新するために必要となる機能 へのアクセスが付与されます。経費精算レポートの削除はできません。次のいずれかを選択することによって、ロール管理で経費の処理者ロールを制限することができます。

 戻したレポートを除外したすべてのレポートの表示

 戻したレポートを含むすべてのレポートの表示

 処理者ステップが保留中およびそれ以降のレポートのみの表示

• 経費処理者（監査）: 経費の処理者内でレポートを表示するために必要となる機能への アクセスが付与されます。経費精算レポートの更新や削除はできません。

NOTE: 本ガイド内では上記すべてのロールを「経費の処理者」と呼びます。

レポートの処理

経費精算レポートの処理の一般的な手順は以下のとおりです。

1. 経費精算レポートを探し、エントリを表示します。

2. 必要に応じて、経費精算レポートレベルや行項目の経費エントリレベルで、経費領収書が受領済であるかどうか照合します。

3. 必要に応じて、領収書を受領済としてマークします。

4. 支払に向けて経費精算レポートを承認します。

(11)

承認ステータス* 説明

経理審査レポートはレビュー中です。経費精算レポートまたはエントリに最小限の編集を加えることが可能です

承認済経費精算レポートは承認されました

従業員へ差戻す経費精算レポートは修正のため提出者に差戻されました

* 経費精算レポートに作成できる承認ステータスの数に制限はありません。承認ステータスの名前は構成によって異なります。

規定外フラグとは

規定外フラグとは、従業員、承認者、経理担当者にルール違反を知らせるためにレポートレベル、エントリレベル、または明細レベルで表示されるメッセージのことです。

用語

• 規定外フラグコード: 規定外フラグごとに割り当てられる 1～8 文字の一意の英数字。

社内のコーディングシステムによって決まります。

• 規定外フラグレベル: 規定外フラグごとに割り振られ、ルールの重大度を決定する数字。

各種レベルの決定は会社の責任で行います。特定レベルの規定外フラグを含む経費精算レポートを提出させないよう、ワークフローで設定することができます。

規定外フラグのタイプ

規定外フラグは赤、黄色、青のアイコンを使って経費精算レポートに表示されます。

• 赤: 経費精算レポートを提出する前に解決しなければならないエラーを示します。問題 を修正しないとレポートを提出できません。

• 黄色: 警告または情報メッセージがあります。レポートを提出できます。

• 青: 規定外フラグ（赤または黄色）が経費の処理者によって了承されたことを示します。

(12)

経費の処理者は規定外フラグメッセージにコードやレベルなど、すべての規定外フラグを表示できます。この情報は従業員や承認者には非表示になっています。以下が例です。

• 処理者への規定外フラグメッセージは以下のように表示されます。コード: EXCEED、

レベル: 3、レポート総計が $5000 を超えています

• 一方、従業員と承認者には以下の情報のみが表示されます。

レポート総計が $5000 を超えています

セクション 3: 経費の処理者の手順

[経費の処理者] ページでは次の操作ができます。

• 検索フィールドを使って経費精算レポートを検索

• レポート総計、明細、ワークフロー、監査証跡、領収書のイメージ、E-Receipt、および出張旅程を表示

• 配賦を表示および修正

• 承認ステータスを更新

• 領収書イメージをスキャン、およびレポートへアップロード

• 単一または複数のレポートに対し、レポートレベルのコメントを追加

• 表示オプションを複数使用して作業を効率化

経費の処理者の表示を管理する

処理者は、[レポートの処理] ページと [経費精算レポート] ページの既定の表示を設定できるだけでなく、いくつかの要素を変更することができます。

 [レポートの処理] ページにアクセスするには:

[経費精算] > [処理者] （サブメニュー内） > [レポートの処理] をクリックします。

NOTE: アクセス許可によっては、[経費精算] をクリックするとすぐにこのページが表示される

こともあります。

(13)

[レポートの処理] ページをホームページに設定する

[レポートの処理] ページを経費精算にログイン後最初に表示されるページに設定することがで

きます。

 [レポートの処理] ページをホームページに設定するには:

1.

[プロファイル] > [プロファイル設定] > [システム設定] （左側メニュー）をクリック

します。

2.

[ホームページ] リストから、[経費の処理者] を選択します。

(14)

3.

[保存] をクリックします。

[レポートの処理] ページの優先設定を設定する

[レポートの処理] ページの動作を設定することができます。



ページの動作を設定するには:

1.

[レポートの処理] ページで、[優先設定] を選択します。

(15)

システムが一度に表示できる経費精算レポートの最大数は 5000 件で、表示用に選択されている行数がページあたり 25 レポートの場合、最大ページ数は 200 ページになります。選択した行数により、ページ数が少なくなります。ただし、日付の制限はありません。結果は Excel にエクスポートできます。

NOTE: 構成の複雑さによっては、上限がこれよりも小さく設定されている可能性があり

ます。

2.

[レポートの処理] ページを最初に開いたときに実行する照会を [既定の照会] フィール

ドから選択します。よく使用する照会が特になければ、[なし] または一般的な照会 [処理待ちのレポート] に設定しておきます。

3.

[レポートの照会を次の期間に絞る] フィールドで、検索に適用する期間を選択します。

[なし] 以外を選択した場合、[レポートの処理] ページの [検索] セクションに期間が表

示されます。

(16)

4. ページに表示する行数を [リストの行] フィールドで選択します。レポート数がそれより多い場合は、複数ページに渡って表示されます。ここでは、リストの各ページに表示されるレポート数を設定します。

5.

[タイム

ゾーン] リストで、検索文字を適用するタイムゾーンを選択します。たとえば、

PST タイムゾーン（つまり、(GMT -8:00) 太平洋標準時（米国およびカナダ））に入

るレポートを返すよう設定できます。

6. 必要に応じて、[ワークフローの変更後にリスト内に次のレポートを開く] チェックボックスをオンまたはオフにします。オフにすると、画面はレポートリストに戻ります。

7. 必要に応じて、[レポートを開いた際に領収書を自動表示] チェックボックスをオンまたはオフにします。オフにすると、必要なときにメニューから領収書を開くことができます。

8.

[優先設定] を閉じるには、[優先設定] または画面のほかの領域をクリックします。

[レポートの処理] ページの列を管理する

[レポートの処理] ページのレポートの列は必要に応じて追加、削除、並べ替えが可能です。



レポートの列を追加または削除するには:

1.

[レポートの処理] ページを開き、[リストの設定] をクリックします。[リストの設定]

ウィンドウが表示されます。

(17)

2.

[レポートの処理] ページに追加する列のチェックボックスをオンにします。

3.

[レポートの処理] ページから削除する列のチェックボックスをオフにします。

4.

[OK] をクリックします。

(18)

 [レポートの処理] ページの列を並べ替えるには:

1.

[レポートの処理] ページを開き、目的の列の名前をクリックします。

2. ドラッグアンドドロップで場所を移します。

新しい順序で列が表示されます。

(19)

経費の列を管理する

[経費精算レポート] ページの [レポートに追加できる経費] セクションに表示される経費の列は

追加、削除、並べ替えが可能です。ただし、経費リストの大きさは表示エリアの 75% までが限度です。残りの 25% は経費エントリペインのために確保されます。



経費リストの列を追加または削除するには:

1.

[表示] > [カスタム] を選択します。

2.

[リストの設定] をクリックします。[リストの設定] ウィンドウが表示されます。

3.

[レポートに追加できる経費] セクションに追加する列のチェックボックスをオンにし

ます。

4.

[レポートに追加できる経費] セクションから削除する列のチェックボックスをオフに

します。

5.

[OK] をクリックします。

(20)



列を並べ替えるには:

1. 経費精算レポートの [レポートに追加できる経費] セクションで、目的の列の名前をクリックします。

2. ドラッグアンドドロップで場所を移します。

新しい列の順序が表示されます。

表示オプション

処理者は、経費精算レポートのデータを表示する際、表示オプションを選択することができます。



表示オプションにアクセスするには:

1.

[レポートの処理] ページを開き、目的の経費精算レポートを開きます。レポートが表示

されます。

2.

[表示] をクリックします。

(21)

3. 表示形式を選択します。画面が設定した表示形式に更新されます。

レポートを検索する

経費精算レポートを検索する

処理者は [レポートの処理] ページで [開始グループ] リストや [検索] エリアを使って経費精算レポートを検索できます。また、既定の照会 [処理待ちのレポート] やほかに保存してある照会も実行できます。

検索文字を入力して経費精算レポートを検索する

2 つのフィルタを次のように結合して経費精算レポートを検索します。

• 開始グループ

および

• 特定の従業員情報（従業員名など）

(22)

経費の処理者を初めて利用する場合、[レポートの処理] ページは空白です。常に同じ照会を実行する場合は、ページを開いたときに実行するよう照会を設定しておくことができます。さまざまな照会を実行する場合は、[レポートの処理] ページを開いた後に照会を選択するのが最適です。



さらに詳しい情報は本ガイドの「[レポートの処理] ページの優先設定を設定する」のセクションをご参照ください。

開始グループリストと検索エリア

[開始グループ] と [レポートの検索条件] の 2 つの検索オプションは互いに影響します。たと

えば、まず検索文字を実行するグループ（グローバルグループ - 米国）を選択した後、特定の経費精算レポート情報（従業員の姓＝Brown）を検索できます。この検索では、グローバルグループ - 米国グループの従業員で、かつ Brown という姓の従業員が作成した経費精算レポートだけが検索結果として返されます。

NOTE:

[開始グループ] リストで [自分がアクセス可能なすべてのグループ] を選択すると、ア

クセス可能なすべてのグループのレポートを表示できます。



グループと検索フィールドを使用して経費精算レポートを検索するには:

1.

[レポートの処理] ページを開き、[開始グループ] をクリックします。

2. 目的のグループをクリックします。

3.

[OK] をクリックします。

4.

[検索] エリアを使用して検索を絞り込みます。[レポートの検索条件] エリアで、次の

ように操作します。

 リストから、[従業員の姓] などオプションを選択します。

NOTE: 日付を検索基準に使用する場合は、自分の選択しているロケールの表示形式

に従ってタイプします（2012/06/26 など）。

 演算子を選択します。この例では [前方一致] を選択します。

(23)

 テキスト値を入力します。この例では B と入力します。

NOTE: 検索文字のテキストフィールドにワイルドカード記号 (*) を入力すると、

結果が絞り込まれることなく、すべての経費精算レポートが返されるため、

結果表示に遅れが生じます。

5.

[検索] をクリックします。[開始グループ] と [検索] の両方の基準に一致する経費精算

レポートだけが検索結果に表示されます。

NOTE:

[検索] をクリックする前に、[検索] エリアに何らかの入力が必要です。検索値

を指定しない状態での検索はサポートされていません。

照会を利用して経費精算レポートを検索する

既定の照会の [処理待ちのレポート] の照会、あるいは自分で作成した照会を使ってレポートを検索することができます。[処理待ちのレポート] の照会が実行されると、事前申請が保留中のすべての経費精算レポートが [レポートの処理] ページに表示されます。照会は [照会の実行]

リストから選択できます。



自分で作成した照会を使用して経費精算レポートを検索するには:

1.

[照会の実行] リストから目的の照会を選択します。

2.

[検索] をクリックします。[レポートの処理] ページが検索結果を反映して更新されま

す。

検索照会

処理者は、[レポートの処理] ページにある [照会の作成/管理] リストを使用して、検索照会の新規作成および既存の照会の管理を行うことができます。照会は if - then 形式の条件文です。

定義された条件を満たす場合にレポートを表示します。

NOTE: このエリア内で作成された照会は、各管理者に特有のものであり、グローバルではあり

ません。経費の処理者がそれぞれ自分専用の照会を作成および管理します。

(24)

条件式を理解する

条件式を作成または編集する際、管理者は以下の点を考慮する必要があります。

• 式に含めることのできる条件の数は無制限です。以下は「2014 年の経費精算レポート」の条件式です。

2 つの条件がブール演算子「および」で結合されています。

• 条件は通常、フィールド、演算子、値の順に組み合わせたものです。たとえば、以下のようになります。

 フィールドはデータオブジェクト（データベーステーブル）とフィールド（データ ベースの列）で構成されており、データオブジェクト内に置かれています。選択したフィールドによって条件のデータタイプ（数字、テキスト、日付など）が定義されます。

NOTE: 次の条件を作成する場合は、フィールドのデータタイプが最初のフィール

ドのデータタイプと一致している必要があります。

 演算子は、あらかじめ定義された比較演算子（が次の値に等しい、が次の値に等し くない、より大きい、など）です。比較するデータのタイプによって演算子のリストは変わります。

 値は固定値です。フィールドと同様にさまざまなデータタイプがありますが、フィ ールドのデータタイプと一致している必要があります。

• 複数の条件を組み合わせる場合は、それぞれの条件を「および」もしくは「または」で区切ります。

(25)

• 条件は末尾に追加することも、間に挿入することも可能です。

• かっこはオプションで、「および」 / 「または」演算子の演算の順序を定義するために使用します。かっこがない場合は、左から右へ「および」 / 「または」の演算を実行します。「または」よりも「および」が優先されることはなく、単純に左から右へ式が評価されます。

• 条件式にかっこを使用する場合、左かっこの数は右かっこの数に一致していなければなりません。左右のかっこはそれぞれ 3 つまで使用可能です。

左右のかっこの位置と数が正しい例:

（条件 1）および（条件

2）

左右のかっこの数は一致しているが、位置が正しくない例:

条件 1）および（条件 2

条件 1）および（条件 2）または（条件 3

（条件 1））および（条件 2

単純な条件の例:

条件は、以下のように単純なブール比較です。

仮払残高が 1000 より大きい

条件はレポート総計が 1000 より大きいかどうか確認します。真の場合、検索されたレポートが表示されます。偽の場合、レポートは表示されません。

複雑な条件の例:

上記の例のように条件式が 1 つの条件だけの場合もあれば、「および」 / 「または」の演算子やかっこで複数の条件が連結されている場合もあります。たとえば、

以下の例では条件が 4 つ含まれます。

レポート日が 2002 年 9 月 30 日より大きく、（従業員グループの値がドイツに等しい、またはフランスに等しい）、さらにレポート総計の値がヨーロッパ予算の残金より大きい。

(26)

払戻通貨と為替レート機能

処理者の照会では、払戻通貨を照会内の通貨に換算する際、為替レート機能は使用されません。

[照会の追加] ページと条件エディタ

処理者の [照会の追加] ページは、監査ルールおよびワークフローツールの [条件] ページとよく似ています。以下は条件エディタを含む [照会の追加] ページの例です。

[照会の追加] ページのそれぞれの行に条件が 2 つ表示されています。次の表は、[照会の追加]

ページの各フィールドについて説明しています。

フィールド 説明

A: 左かっこ 条件の複雑さにより、0～3 つのかっこを選択します。

B: データオブジェクト 次のうち 1 つを選択します。

• 法人カード: 法人カードデータに基づくルールの作成に使用します。

• 従業員: 従業員に基づく条件の作成に使用します。

• エントリ: 経費エントリに基づく条件の作成に使用します。

• エントリの配賦: 経費エントリの配賦に基づく条件の作成に使用します。

• エントリの同席者: 同席者に基づく条件の作成に使用します。

• レポート: 経費精算レポートに基づく条件の作成に使用します。

C: フィールド/値 補助ペインから項目を選択します。データオブジェクトリストから選択し

た項目によって、このペインに表示される情報は変化します。

D: 演算子 補助ペインから項目を選択します。補助ペインには前回選択した情報が表

示されています。

E: データオブジェクト このフィールドには常に [値] と表示されます。ユーザーが変更することは

できません。

(27)

F: フィールド/値 補助ペインから項目を選択します。データオブジェクトリストから選択し

た項目によって、このペインに表示される情報は変化します。

G: 右かっこ 条件の複雑さにより、0～3 つのかっこを選択します。

H: 「および」 / 「また は」

編集した条件と次の条件を連結する際にいずれかを使用してください。

照会の作成方法を決定する

照会を作成あるいは編集する際は、条件式を定義します（照会の if の部分です）。式には、

「および」や「または」で区切った複数の条件を含むことができます。以下が例です。

• ある管理者が、総計が 500 US ドル以上のすべての経費精算レポートを検索するとします。

（レポート総計が 500 US ドル以上）

[照会の追加] ページは次のようになります。



条件式、およびその作成や編集のツールについてのさらに詳しい情報は、本ガイドの「条件式を理解する」のセクションをご参照ください。

照会を新規作成する

[レポートの処理] ページに使用する照会を新規作成することができます。照会は、ユーザーが

管理権限を持つ従業員グループに対して実行可能です。

NOTE: 照会はユーザーごとに作成されます。つまり自分が使用する照会しか作成できません。

すべての経費の処理者が使用するグローバルな照会を作成することはできません。

(28)



照会を新規作成するには:

1.

[照会の作成/管理] > [新しい照会作成] をクリックします。[照会の追加] ページが表

示されます。

このページには次の項目が含まれます。

照会名照会名を入力します。入力した名前が [レポートの処理] ページの [照会の 実行] リストに表示されます。

条件条件エディタ内から適切な情報を選択してください。

挿入クリックして条件エディタに条件を追加してください。編集中の行の後ろに追加するか、選択した行の前に挿入することができます。追加できる行の数に制限はありません。

削除削除する条件の隣にあるチェックボックスをオンにし、[削除] をクリックしてください。条件が削除されます。この操作を元に戻すことはできません。誤って条件を削除してしまった場合は、作成し直してください。

2. 必要に応じて条件の行を追加してください。

NOTE: 途中に条件を挿入する場合は、新しい条件の後ろになる条件を選択し、[挿入]

をクリックします。

3.

[保存] をクリックします。[レポートの処理] ページに戻ります。[照会の実行] リスト

に照会が表示されるようになります。

(29)

既存の照会を編集する

[照会の作成/管理] メニューから、照会を編集できます。

NOTE: 照会はユーザーごとに作成されます。したがって、作成者のみが照会を編集できます。



既存の照会を編集するには:

1.

[照会の作成/管理] をクリックします。

2. 目的の照会を選択します。[照会の編集] ページが表示されます。

3.

[照会の編集] ページで、条件の内容を編集、あるいは新しい条件の行を追加、削除しま

す。

4.

[保存] をクリックします。[レポートの処理] ページが表示されます。

照会を削除する

すべての照会は削除可能です。ただし、削除の操作は元に戻せません。誤って削除してしまった場合は作成し直してください。

NOTE: 照会はユーザーごとに作成されます。したがって、照会の作成者のみが閲覧と操作を行

うことができます。



照会を削除するには:

1.

[照会の作成/管理] をクリックします。

2. 目的の照会を選択します。[照会の編集] ページが表示されます。

3.

[照会を削除] をクリックします。

(30)

[レポートの処理] ページの [照会の実行] リストから照会が削除されます。

照会結果をエクスポートする

[レポートの処理] ページでは、照会結果を Excel 形式でエクスポートすることができます。



照会結果をエクスポートするには:

1.

[照会の実行] リストから目的の照会を選択します。

2.

[検索] をクリックします。検索結果が表示されます。

3.

[Excel に出力] をクリックします。

4.

[保存] をクリックします。

(31)

5. ファイルの保存場所を選択します。

6.

[保存] をクリックします。

NOTE: リスト項目コードは Excel 出力にダウンロードされません。

レポート情報を表示、修正する

経費精算レポートを開く

[レポートの処理] ページで、目的の経費精算レポートを選択します（経費精算レポートの情報

を表示している部分であれば、チェックボックス以外のどこをクリックしてもレポートは開きます）。レポートのサマリーが開きます。

(32)

レポート総計を表示する

1. 経費精算レポートを開き、[詳細] > [総計] を選択します。

[レポート総計] ウィンドウが表示されます。

(33)

2.

[閉じる] をクリックします。

領収書を表示、アップロードする

処理者は [領収書の表示] の優先設定オプションを使用して、レポートを開いたときに領収書の表示ウィンドウを自動的に開くかどうかを設定することができます。この設定により、経費精算レポートの照合が効率化します。設定は [領収書の管理方法] ウィンドウで行います。このウィンドウには、領収書に対する動作情報が表示されています。情報を確認したらウィンドウを閉じます。経費精算レポートレベルおよび行項目の経費エントリレベルで既存の領収書のイメージを表示できます。また、ローカルフォルダからいずれかのレベルのイメージをさらにアップロードすることも可能です。

(34)



イメージの自動表示設定についての詳細は、本ガイドの「[レポートの処理] ページの優先設定を設定する」のセクションをご参照ください。

経費精算レポートおよび行項目の領収書のイメージを照合する



経費精算レポートに関連したイメージを表示するには:

1. 経費精算レポートを検索して開きます。

2.

[優先設定] > [レポートを開いた際に領収書を自動表示] が選択されている場合、領収

書は第 3 のペインに表示されます（ポップアップブロックによって表示されない場合もあります。領収書を表示するには、ブラウザのポップアップブロックオプションをオフにしてください）。

3.

[優先設定] > [レポートを開いた際に領収書を自動表示] が選択されていない場合、次

の領収書の表示動作を選択します。



[領収書] > [新しいウィンドウで領収書を表示]

[領収書] > [現在のウィンドウで領収書を表示]

(35)

処理者は表示された領収書イメージの妥当性および正確性を照合したら、次のイメージに進むか、

またはこの時点でレポートの承認を行います。

行項目の経費エントリの領収書のイメージを照合する

次のどちらかの方法で、正しい領収書が行項目レベルに添付されているか照合してください。

•

[使用可能な領収書イメージ] アイコン（

）にマウスオーバーして、照合するイメー

ジを表示します。

• 経費エントリを詳細表示で開き、[領収書イメージ] タブをクリックして、領収書イメージを表示します。

(36)



レポートにイメージを添付するには:

1.

[領収書] > [領収書のイメージを添付] に進みます。

2.

[領収書のアップロードと添付] ウィンドウが表示されます。

(37)

3. 経費エントリに領収書を添付するには、目的の経費エントリのチェック選択にします。

4.

[参照...] をクリックします。

5. 領収書イメージの格納されているフォルダを開き、ファイルを選択して [開く] をクリックします。

6.

[アップロード] をクリックします。

7. オプション: 手順 3～5 を繰り返し、すべてのイメージをアップロードします。

8.

[閉じる] をクリックして [領収書のアップロードと添付] ウィンドウを閉じます。

処理者は表示された領収書イメージの妥当性および正確性を照合したら、次のイメージに進むか、

またはこの時点でレポートの承認を行います。

NOTE:

[領収書のアップロードと添付] ウィンドウを使用すれば、経費エントリを選択しなくて

も、いつでもレポートに新しいイメージを添付できます。

(38)

領収書紛失届を処理する

経費精算レポートの行項目に領収書イメージの追加が必須であるにもかかわらず、領収書イメージを提供できない場合、実際の領収書の代わりに領収書紛失届にデジタル署名し、個々の経費に添付して提出することができます。これにより、領収書提出のポリシーに従いながらも経費精算レポートを適時に提出することができます。

処理者の唯一の役目は、領収書のイメージを必要とするレポートエントリに、領収書のイメージ代わりに紛失届を添付することです。これは、ユーザーの代理やプロキシ、および処理者では、

紛失届を変更できないためです。領収書イメージが見つかり、添付が必要になった場合、処理者の役目としては、正しいイメージファイルを添付できるよう、該当する理由コードを付けて

（必須）レポートを返すだけです。



詳しくは、設定ガイド「経費精算: 領収書の取扱い - イメージのアップロードおよびメール送信」をご参照ください。

レポートのコメントを表示する

1. 経費精算レポートを開き [詳細] > [コメント] に進みます。

(39)

[コメント履歴] ウィンドウが表示されます。

NOTE: このウィンドウでコメントの表示と追加ができます。

2.

[キャンセル] をクリックします。

配賦を表示する

処理者は経費の配賦詳細を表示、修正することができます。

NOTE: 経費精算の構成によっては配賦フィールドを編集できない場合があります。

(40)



配賦を表示するには:

経費精算レポートで、配賦アイコン（）にマウスオーバーして、配賦を表示します。



配賦を修正するには:

1. 経費精算レポートを開き [詳細] > [配賦] に進みます。[レポートの配賦] ウィンドウが表示されます。

(41)

2. 目的の経費の隣にあるチェック選択にします。複数の経費を選択できます。

3.

[選択した経費の配賦] をクリックします。

4. 右側のペインに配賦詳細が表示されます。

5. 必要な変更を加えます。

6.

[保存] をクリックします。

7.

[完了] をクリックします。

(42)

明細を表示する

処理者は経費の明細化の詳細を表示し、選択した詳細を修正することができます。[レポートに 追加できる経費] の上部にある明細化の詳細アイコンをクリックすると、すべての経費項目の明 細リストが表示（または非表示）されます。また、明細化の詳細アイコンを使用して、個々の経費の明細リストを表示（または非表示）することもできます。



明細を表示および修正するには:

1. 経費精算レポートを開き、明細を含む経費の明細化の詳細アイコン（）をクリックします。

明細がリスト形式で表示されます。

(43)

2. 明細の行を選択します。右側のペインに明細化の詳細が表示されます。

4.

[保存] をクリックします。

仮払を表示する

レポートを開いたときに、[レポートに割り当てられた仮払] ウィンドウを使用して仮払を確認することができます。

NOTE: このウィンドウは表示目的のため、読取専用です。

 [レポートに割り当てられた仮払] ウィンドウを表示するには:

1. 経費精算レポートを開き、[詳細] > （仮払）[割当済] を選択します。

(44)

[レポートに割り当てられた仮払] ウィンドウが表示されます。

(45)

構成によっては、仮払申請金額が仮払通貨とユーザーの払戻通貨で表示されることがあります。

仮払申請名仮払の名前

外貨金額指定通貨での仮払

為替レート指定通貨とユーザーの払戻通貨の間の為替レート

金額従業員の払戻通貨での最初の仮払残高

残高従業員の払戻通貨での未使用の金額。これはす

べての提出済のレポートに基づきます。

レポートで使用されている金額現在のレポートの仮払エントリの総計

2. ウィンドウを閉じるには、[キャンセル] をクリックします。

(46)

監査証跡を表示する

処理者は、経費精算レポートの監査証跡を表示できます。このページは読取専用です。



監査証跡を表示するには:

経費精算レポートを開き [詳細] > [監査証跡] に進みます。

(47)

[監査証跡] ウィンドウが表示されます。

証跡が追加される主なレポートレベルの操作は、以下のとおりです。

操作説明

レポート提出レポートが提出されると、証跡が追加されます。

承認または支払ステータスの変更

システムまたはユーザーがレポートの承認や支払ステータスを変更すると証跡が追加されます。

コメント編集ステータスの変更

レポートへのコメントが編集できないときに証跡が追加されます。

規定外フラグの生成規定外フラグを含むレポートが提出されると証跡が追加されます。規定外フラグごとに、フラグ、コード、およびレベルの情報も併記されます。

提出後のレポートレベルフィールドの編集

レポートが提出された後でレポートのフィールドが変更されると、証跡が追加されます。

規定外フラグの了承規定外フラグが了承されると証跡が追加されます。

(48)

操作説明

領収書またはイメージの受領

領収書またはイメージが受領済みとしてマークされると、証跡が追加されます。

従業員へ差戻すレポートのステータスが再提出のときにエントリが削除されると証跡が追加されます。

手動による従業員への支払

経費精算レポートに含まれるエントリが従業員に手動で支払われると、証跡が追加されます。

支払保留経費精算レポートが支払保留になると、証跡が追加されます。

証跡が追加される主なエントリレベルの操作は、以下のとおりです。

操作説明

コメント編集ステータスの変更

エントリへのコメントが編集できないときに証跡が追加されます。

規定外フラグの生成規定外フラグを含むレポートが提出されると証跡が追加されます。各エントリレベルの規定外フラグには、フラグ、コード、およびレベルの情報も併記されます。

提出後のエントリレベルフィールドの編集

エントリが提出された後でエントリのフィールドが変更されると、証跡が追加されます。

エントリの部分承認または却下

システムまたはユーザーがエントリを部分承認または却下すると、証跡が追加されます。

ワークフローを表示、ワークフローステップを追加する

処理者は、経費精算レポートの承認ワークフローを確認することができます。構成によっては、

経費処理者のマネージャーおよび経費の処理者はワークフロープロセスに承認者を追加することができます。承認者がワークフローに追加されると、レポートは追加された承認者を経由して経費の処理者の作業を完了します。

(49)



承認フローを表示するには:

経費精算レポートを開き [詳細] > [承認フロー] に進みます。

(50)

[レポートの承認フロー] ウィンドウが表示されます。



承認ステップを追加するには:

処理者は、特定のワークフローステップの前後に承認ステップを追加することができます。

NOTE: 既存のステップの後にステップを追加した場合は、最終承認の後、レポートのステータ

スは抽出のために処理支払中になります。処理者ステップを明示的に追加したり、処理者が [処理者へ撤回] オプションを使ってレポートをワークフローの前の処理者ステップに撤回しない限り、レポートが処理者に戻ることはありません。

(51)

1.

[このステップの前にステップを 1 つ追加] ボタンをクリックして、新しい承認者を必

要なステップの前に割り当てます。

(52)

2.

[このステップの後にステップを 1 つ追加] ボタンをクリックして、新しい承認者を必

要なステップの後に割り当てます。

3.

[ワークフローを保存] をクリックします。[経費精算レポート] ページに戻ります。



ワークフローステップを削除するには:

1.

[このステップを削除] をクリックして、ワークフローステップを削除します。

(53)

2.

[ワークフローを保存] をクリックします。

(54)

出張の旅程を表示する

処理者は出張予約の出張の旅程詳細を表示することができます。



レポートヘッダーの情報を表示するには:

1.

[レポートの処理] ページで、目的の経費精算レポートを開きます。レポートが表示され

ます。関連する経費の隣に旅程アイコンが表示されます。

2. 旅程アイコンにカーソルを合わせて、旅程の詳細を表示させます。下記の例では航空運賃アイコンが表示されています。

3. 旅程詳細を閉じるには右上隅の X をクリックします。

(55)

レポートヘッダーの情報を表示する

[経費精算レポート] ページでは、レポートヘッダーフィールドや関連する事前申請など、レポ

ートヘッダーの情報を表示することができます。



レポートヘッダーの情報を表示するには:

1. 経費精算レポートを開き [詳細] > [レポートヘッダー] に進みます。

(56)

[レポートヘッダー] ウィンドウが表示されます。関連する事前申請の情報がそれぞれ

のタブに表示されます。

3.

[保存] をクリックします。

規定外フラグを了承する

経費精算レポートが承認されてから、抽出の準備が完了するまで（およびそれ以降）の間に、規定外フラグを了承することができます。この時点では、レポートに規定外フラグが残っています。

規定外フラグが了承されると、システムはレポートレベル、経費エントリレベル、およびサブエントリレベルのレポート内のすべての規定外フラグを了承します。了承されると規定外フラグは非アクティブになり、監査証跡に記録が追加されます。

NOTE: 経費処理者（監査）ロールのユーザーは、この作業を実行することはできません。

(57)



レポートの規定外フラグを了承するには:

1.

[レポートの処理] ページで、規定外フラグを了承する経費精算レポートを検索します。

NOTE: 監査証跡によって規定外フラグとレポートとの関連付けが維持されます。規定外

フラグレベルは、レポートレベルで保存される規定外フラグレベルの総計に含まれます。

2. 目的の経費精算レポートの隣にあるチェック選択にします。

3.

[規定外フラグの了承] をクリックします。レポートレベル、エントリレベル、および

サブエントリレベルのすべての規定外フラグが了承され、規定外フラグアイコンが青に変わります。

フィールド値を変更する

構成によっては、経費の処理者が一部の経費精算レポートのフィールド値を修正することができます。フィールドへのアクセスは、通常、[管理] > [経費精算] > [フォームとフィールド] のフォーム定義に基づいて制御されます。ただし、特別なフィールドおよび機能によっては、経費の処理者が修正できないものもあります。このようなフィールドは、読取専用として処理者に表示されます。

処理者が変更できないフィールドは以下のようなものです。

• 走行距離と適切なレートから金額が計算される走行経費タイプの金額

• 計算式で金額が設定されている経費タイプ

• 出張手当機能によって生成された 1 日あたりの固定手当経費の金額



経費タイプの変更については、本ガイドの「経費タイプを変更する」のセクションをご参照ください。



フィールド値を変更するには:

1. 経費精算レポートで、目的の経費エントリを選択します。右側のペインに経費詳細が表示されます。

(58)

2. 新しいフィールド値を入力します。

3.

[保存] をクリックします。

レポートを印刷する

すべての経費の処理者は、自身が管理権を持つグループの従業員が作成した経費精算レポートを印刷することができます。



経費精算レポートを印刷するには:

1. 経費精算レポートを開き [印刷/メール] をクリックします。

2. 必要な印刷形式を選択します（下図の例では [詳細レポート] を選択しています）。

構成によって印刷できるレポートが異なります。主な例を次の表に示します。

FAX 用領収書送信票この送信票は FAX 領収書に添付するために使用されます。ま

た、この作業を正常に遂行するために必要なすべての情報が含まれています。

注意: イメージングをご利用で、かつ経費精算レポートの領収書 を FAX する必要がある場合にこのページを印刷してください。

(59)

領収書レポートこのレポートには領収書が必要なすべての経費が印刷されます。

社内の経理部門へ提出する際に、このレポートを印刷して領収書に添えます。

詳細レポートこのレポートには、すべてのレポートの詳細が記載されます。次のオプションに基づいて印刷されます。

[レポートに追加できる経費]: このオプションを選択すると、経 費エントリが印刷されます。さらに明細情報を印刷するかどうかを選択することも可能です。

[総計]: このオプションを選択すると、レポート総計のみが印刷 されます。

注意: [レポートに追加できる経費] と [総計] の両方を選択する こともできます。一方だけを選択しなければならないということではありません。

NOTE:

[プロファイル] の [経費精算の優先設定] エリアにある [印刷オプションの表

示] チェックボックスがオンになっている場合に、印刷オプションが表示され ます。そうでない場合は、代わりにレポートのプレビューが表示され、そのまま印刷することができます。プレビューと印刷機能のオプションは、前回のレポート印刷時の選択を維持しています。たとえば前回、詳細レポートを印刷したのであれば、今回は選択をしなくても印刷形式は詳細レポートに決定され、プレビューを表示します。

3. レポートには次のオプションを設定できます。

 必要に応じて [経費の表示] チェック選択またはオフにする。

 必要に応じて [明細の表示] チェック選択またはオフにする。

4.

[印刷] をクリックします。

(60)

経費タイプを変更する

処理者は、たとえフォームを共有していない場合でも、経費エントリの経費タイプを変更することができます。ただし、以下のいずれかのシナリオでは、経費タイプを変更する際に一定の制限があります。エントリの経費タイプを変更するには、以下の条件を満たす必要があります。

• 処理者が [経費タイプ] フィールドを修正できるよう、経費エントリフォームで設定されている必要があります。



詳しくは、設定ガイド「経費精算: フォームとフィールド」をご参照ください。

• 明細の親経費エントリは変更できません。

処理者は以下の経費タイプを修正することはできません。

• 走行距離

• 仮払

• 仮払金の返納

• 為替差損

• 出張手当経費

処理者が経費タイプを変更すると、以下のアクションが発生します。

•

[エントリの保存] 監査ルールが実行されます。

NOTE:

[レポートの提出] ルールは実行されませんのでご注意ください。

• 新規経費タイプに異なる支払先一覧がある場合は、支払先一覧のフィールドは空欄になります。

• 新規経費タイプで異なるフォームを使用している場合、フォームが再描画され、共通のフィールドは正しく表示された状態で、新しいフォームに固有のフィールドが追加され、

該当しないフィールドはすべて削除されます。



詳しくは「フォーム間で経費タイプを変更する」をご参照ください。

• 配賦フィールドは変更されません。

(61)

• 同席者フィールドは変更されません。

• コメントフィールドは変更されません。

• 監査証跡に変更の記録が追加されます。



経費タイプを変更するには:

1. 経費精算レポートを開き、目的の経費の隣にあるチェック選択にします。右側のペインに経費詳細が表示されます。

2.

[経費タイプ] フィールドで新しい経費タイプを選択します。

3.

[保存] をクリックします。

フォーム間で経費タイプを変更する

変更を行ったことで、異なるフォーム（[既定] や [エンターテイメント] など）の表示が必要になった場合、以下の例に示すように、新しいフォームが表示され、変更が行われます。

例: 経費タイプの変更 - 夕食から会議費（同席者）へ

下図の経費タイプ [夕食] は本来 [会議費（同席者）] として設定するはずであったとします。

(62)

処理者がこのフォームの経費タイプを変更すると、新しいフォームには共通のフィールドが表示され、新しいフォームに特有のフィールドは追加、新しいフォームに関係ないフィールドはすべて削除されます。この例では、社内で [エンターテイメント] フォームに追加したカスタムフィールドのほか、[同席者] のグリッドも表示されています。

(63)

経費精算: 経費処理