Microsoft Office SharePoint Server 2007 自習書
ライブラリとリストの基本操作編
著作権 このドキュメントに記載されている情報 （URL 等のインターネット Web サイトに関する情報を含む） は、将来予告なし に変更することがあります。別途記載されていない場合、このソフトウェアおよび関連するドキュメントで使用している会社、 組織、製品、ドメイン名、電子メール アドレス、ロゴ、人物、場所、出来事などの名称は架空のものです。実在する名称 とは一切関係ありません。お客様ご自身の責任において、適用されるすべての著作権関連法規に従ったご使用を願いま す。マイクロソフトは、このドキュメントに記載されている内容に関し、特許、特許申請、商標、著作権、またはその他の無 体財産権を有する場合があります。別途マイクロソフトのライセンス契約上に明示の規定のない限り、このドキュメントはこ れらの特許、商標、著作権、またはその他の無体財産権に関する権利をお客様に許諾するものではありません。
はじめに
本自習書はOffice SharePoint Server 2007 の基本機能の利用手順書です。ライブラリ機能を利用し たファイル共有や、リスト機能を利用した情報共有など、使用頻度の高い機能を利用する操作手順を説 明します。 第一部 ライブラリを利用したファイル共有 第一部では、ライブラリの一例であるドキュメントライブラリの操作手順を説明します。管理者向けにド キュメントライブラリの管理操作手順を、一般ユーザー向けにドキュメントライブラリを利用したファイル 共有機能の操作手順を、画面ショットを交えたステップバイステップ方式で説明しています。 第二部 リストを利用した情報共有 第二部では、リストの一例である案件管理リストの理操作手順を説明します。管理者向けに案件管 理リストの管理操作手順を、一般ユーザー向けに案件管理リストを利用した情報共有機能の操作 手順を、画面ショットを交えたステップバイステップ方式で説明しています。なお、ライブラリとリストには 共通する機能が多数あるため、共通する機能以外の部分に焦点を当てています。
また、本自習書の大部分の内容はOffice SharePoint Server 2007 の機能をマイクロソフトがホスティ ングする SharePoint Online Standard サービスでもご利用いただくことが可能です。SharePoint Online Standard でご利用いただけない機能は、文中に脚注を入れてあります。ご利用いただけない機 能の概要を次のページにまとめました。
本自習書に掲載されている項目でSharePoint Online Standard で利用できない機能 ・ ドキュメント ライブラリの受信メールの設定 ・ ワークフローテンプレートの「3 段階の状態管理」以外のテンプレート ・ IRM によるファイル保護設定 ・ 監査ログの閲覧 ・ サイトの利用状況レポートの閲覧 ・ 使用できないライブラリとリスト ・ データ接続ライブラリ ・ レポート ライブラリ ・ KPI リスト
変更履歴
バージョン リリース時期 変更内容
Version 1.0 2008 年 7 月 初版リリース
Version 1.1 2009 年 9 月 SharePoint Online Standard サービスに対応
目次
第一部 ライブラリを利用したファイル共有 ... 8 1.1 ドキュメントライブラリの作成／設定 （管理者の操作） ... 9 ドキュメントライブラリの作成 ... 9 列（プロパティ情報）の作成... 11 ビューの作成 ... 14 受信メール設定 ... 21 更新通知の設定（通知） ... 23 更新通知の設定（RSS） ... 25 検索の設定... 28 ファイルのバージョン管理設定 ... 29 ワークフローの設定 ... 31 情報管理ポリシーの設定 ... 34 アクセス権の設定 ... 37 IRM によるファイル保護設定 ... 40 1.2 ファイル共有の基本操作 ... 43 ファイルやフォルダの作成 ... 43 ファイルの参照と編集 ... 48 エクスプローラービューを使用しての作成 ... 50 メール送信による作成 ... 53 Outlook による接続機能 ... 54 ファイルの削除 ... 55 削除ファイルの復元 （ユーザーレベルのゴミ箱） ... 56 1.3 ファイルの利活用を高める機能 ... 58 ファイルへの列（プロパティ情報）の付加 ... 58 個人ビューの作成 ... 59 ビューの並び替えとフィルタ ... 61 ファイルの更新通知 （メール通知） ... 62 ファイルの更新通知 （RSS） ... 63 統合検索 ... 65ファイルタイプによるアップロード制御 ... 97 ウィルススキャンと連携したアップロード制御 ... 97 1.6 ライブラリの管理機能（管理者の操作） ... 99 ゴミ箱の管理 ... 99 サイトの利用状況の確認 ... 100 ファイルのバッチ削除（有効期限） ... 101 クォータ機能による容量制限 ... 101 ライブラリの再利用（テンプレート化） ... 102 テンプレート化によるライブラリの展開 ... 105 1.7 その他ライブラリ ... 107 画像ライブラリ ... 107 Wiki ページライブラリ ... 108 フォームライブラリ ... 109 データ接続ライブラリ ... 110 翻訳管理ライブラリ ... 111 スライドライブラリ ... 112 第二部 リストを利用した情報共有 ... 115 2.1 ライブラリとリストの共通機能比較 ... 117 2.2 案件管理リストの作成／設定 （管理者の操作手順） ... 120 案件管理リストの作成 ... 120 2.3 リストアイテムの基本操作 ... 123 アイテムの作成 ... 123 添付ファイルの付与 ... 124 Access との接続機能 ... 125 データシートビューでの一覧編集 ... 127 Excel へのデータ出力 ... 129 競合の防止... 131 2.4 その他のリスト ... 133 お知らせリスト ... 133 連絡先リスト ... 133 ディスカッション掲示板リスト ... 134 カスタムリスト ... 134 リンクリスト ... 135 予定表リスト ... 135 アンケートリスト ... 136 タスクリスト ... 136 プロジェクトタスクリスト ... 137 データシートビュー形式のカスタムリスト ... 137
第一部 ライブラリを利用したファイル共有
ライブラリの一例であるドキュメントライブラリは Office アプリケーションなどで作成されたファイル 保存し管理、及び共有することに向いています。第一部では、管理者向けにドキュメントライブ ラリの管理操作手順を、一般ユーザー向けにドキュメントライブラリを利用したファイル共有機能 の操作手順を、画面ショットを交えたステップバイステップ方式で説明します。
1.1 ドキュメントライブラリの作成／設定 （管理者の操作）
最初に管理者の操作として、ファイルを格納する器であるライブラリ自身を作成し、利用可能な状態 にするための機能設定を各種行います。ドキュメントライブラリの作成
サイト上に「ドキュメントライブラリ」を作成します。 (1) ドキュメントライブラリを作成したいサイトを開きます。 (2) サイトの操作より、作成をクリックします。 (3) ライブラリより、ドキュメントライブラリをクリックします。(4) 新規作成画面が開きますので、ドキュメントライブラリの名前などを入力して OK をクリックします。 ここでは以下のように設定します。
・ 名前：報告書
・ 説明：報告書を管理するドキュメント ライブラリです
・ ドキュメントのテンプレート：Microsoft Office Word 文章
注意 「受信メール フィールド」は SharePoint Online Standard ではご利用になれません。 (5) 作成したドキュメントライブラリが開き、使用できる状態になります。
列（プロパティ情報）の作成
ドキュメントライブラリやリストには列を追加することができます。列を追加することにより、ドキュメントライ ブラリではドキュメントを分類したり、リストでは入力可能な項目を追加したりすることができます。列に は以下のような種類があり、この項目では1 行テキストと選択肢の列の作成方法を記述します。 列のタイプ 説明 1 行テキスト 最大文字数が２５５文字の基本的なテキストフィール です。 複数行テキスト 複数行にわたる改行を含んだテキストをサポートする 高度なテキストフィールドです。 選択肢（メニューから選択） ３種類の選択可能なフィールドです。、ドロップダウン メニュー、ラジオボタン、チェックボックスのどれかを表示 します。 数値（1,1.0,100） データを数値として検証し、データが数字または数値 書式（ピリオド、コンマなど）だけで構成されることを確 認します。 通貨（$,\,€） 数値（1,1.0,100）型入力フィールドに似ているが、数 値を小数点２桁までに丸めて、選択した通貨記号を 適用する書式パターンを含みます。 日付と時刻 有効な範囲内（1/1/1900～12/31/8900）の日付ま たは日時の保存をサポートします。 参照（このサイトにある既存 の情報） フィールドのデータを同一サイトにある別のリスト内のフ ィールドのデータにリンクさせることができます。 はい/いいえ（チェックボックス） 値として「はい」と「いいえ」をサポートする基本的なブ ール値入力フィールドです。 ユーザーまたはグループ 標準の SharePoint ユーザー検索ツールを使って、 Active Directory または特定の SharePoint グルー プ内のユーザーのリストからユーザーを選択できます。 ハイパーリンクまたは画像 クリック可能なハイパーリンクまたはイメージとして、入 力された URL 内に表示される特殊な列です。 集計値（他の列を元にした 計算結果） 同一リスト内の別の列の計算またはテキスト処理の 結果を表示できます ビジネス データ ビジネスデータカタログに登録されたビジネスアプリケー ションのデータをドキュメントライブラリに追加できます。 1 行テキストの列の追加 (1) 列を作成したいドキュメントライブラリを開きます。 (2) 設定より、列の作成をクリックします。 (3) 列の作成画面が開きますので、１行テキストを選択して OK をクリックします。 ここでは以下のように設定します。 ・ 列名：案件名 ・ この列の情報の種類：１行テキスト
選択肢の列の追加 (1) １行テキスト列ど同様に列を作成します。 (2) 列の作成画面で選択肢（メニューから選択）を選択して OK をクリックします。 ここでは以下のように設定します。 ・ 列名：フェーズ ・ この列の情報の種類：選択肢（メニューから選択） ・ それぞれの行に選択肢を入力してください： 列の確認 作成した「案件名」「フェーズ」列がビューに表示されます。 設計 製造 評価 運用
ビューの作成
前の手順で作成した列を活用することで様々なビュー画面を作成することができます。ビューによりアイ テムのフィルタや並べ替え、グループ化、集計などを行うことができます。一つのライブラリにビューは複数 定義を行うことができます。ライブラリの目的・用途に合わせた各ビューを作成することで利用者の利用 性向上が可能になります。ビューには以下の種類がありそれぞれ特徴を持っています。ここでは標準ビ ューを使用したビューの作成方法に関して記載します。 ビューのタイプ 説明 標準ビュー Web ページにデータを表示する標準的なビューで す。表示スタイルのリストからスタイルを選択できます。 データシート ビュー アイテムをひとつずつ開くのではなく、ビューからの一括 編集に適したスプレッドシート形式でデータを表示し ます。 予定表ビュー 日単位、週単位、または月単位の予定表としてデー タを表示します。日付の列を含んだコンテンツに対し て有効です。 ガントビュー ガントチャートで表示して、チームのタスクの進捗を時 系列のグラフで確認することができます。日付の列を 少なくとも2 つ含んだコンテンツに有効です。 アクセス ビュー Office Access を起動して、コンテンツに基づくフォー ムやレポートを作成することができます。 (1) ビューを作成するドキュメントライブラリを開きます。 (2) 設定より、ビューの作成をクリックします。(3) ビューの形式を選択するための画面が表示されます。この手順書では標準ビューをクリックします。 (4) ビューの設定を行う画面が開きますので、それぞれの項目を必要に応じて入力して OK をクリック します。ここでは、以下のように設定します。 ・ ビュー名：案件名ビュー ・ 対象ユーザーの表示：パブリックビューを作成する (5) 案件名ビューが作成されます。
並び替え 列の並び順を降順や昇順に設定することが可能です。 (1) ビューの作成、編集画面にて以下のように設定します。 ・ ビュー名：案件名ビュー ・ 優先する列：案件名 ・ 昇順にアイテムを表示する：チェックする (2) 案件名の昇順で一覧が表示されています。
フィルタ 表示するアイテムの条件を設定することが可能です。 (1) ビューの作成、編集画面にて以下のように設定します。 ・ 次の条件に該当する場合だけアイテムを表示する：チェックする ・ アイテムを表示する列の条件： ・ フェーズ ・ 次の値に等しい ・ 設計 (2) 案件名が「Web システム」のものだけ表示されています。
グループ化 ビューの列をグループ化することにより、情報を見やすくする事が可能です。 (1) ビューの作成、編集画面にて以下のように設定します。 ・ 最優先する列：案件名 ・ 昇順にアイテムを表示する：チェックする (2) 案件名でグループ化された列が追加されます。
フォルダなしビュー
フォルダ分けされて格納されているアイテムに対して ビューの表示方法を選択可能です。 (1) ビューの作成、編集画面にて以下のように設定します。
・ フォルダまたはフラット形式：フォルダなしですべてのアイテムを表示する
受信メール設定
リストやドキュメントライブラリは電子メールを受信して新しいアイテムを登録することができます。そのた めには受信メールを有効にする必要があります。
注意 「受信メール設定」は SharePoint Online Standard ではご利用になれません。 (1) 受信メールを有効にしたいドキュメントライブラリを開きます。
(2) 設定より、ドキュメントライブラリの設定をクリックします。
(4) 受信メール設定画面が表示されるので、メールアドレスなどを入力して OK をクリックします。ここ では以下のように設定します。 ・ このドキュメント ライブラリで受信メールを受信できるようにする：はい ・ 電子メールアドレス：DevReport （重複しない一意のアドレスを指定） ・ 添付ファイルを分割してフォルダに保存する：電子メールの件名ごとに、すべての添付ファイルをフ ォルダに保存する
更新通知の設定（通知）
管理者用の機能としてドキュメントライブラリに変更があった場合、その変更されたアイテムを電子メー ルで受け取ることができます。
(1) 通知を受け取りたいドキュメントライブラリを開きます。 (2) 操作より、通知をクリックします。
(3) 新しい通知を受け取るための設定フォームが表示されますので、必要事項を入力して OK をクリ ックします。ここでは以下のように設定します。 通知のタイトル：報告書 ・ 次の場合のみ通知を送信する：すべての変更 ・ 次の場合に通知を送信する：変更があったとき ・ 通知を送信するタイミング：すぐに通知する
更新通知の設定（
RSS）
リストやドキュメントライブラリでは RSS フィードをサポートしています。RSS フィードを利用することで RSS リーダにて変更内容などを購読することができます。 サイト単位のRSS 有効化 RSS フィードはトップサイトで有効無効を決定することができます。リストやドキュメントライブラリ単位で RSS の有効／無効を設定することもできます。 (1) サイトの操作より、サイトの設定－すべてのサイト設定の変更をクリックします。 (2) サイトの管理より、RSS をクリックします。(3) RSS の設定画面が表示されますので、有効のチェックを行い OK をクリックします。ここでは以下 のように設定します。 ・ このサイト コレクションで RSS フィードを利用できるようにする：チェックする ・ このサイトで RSS フィードを利用できるようにする：チェックする コンテンツ単位のRSS 有効化 (1) RSS の有効化を行うドキュメントライブラリを開きます。 (2) 設定、ドキュメントライブラリの設定をクリックします。
(4) RSS の設定画面が表示されますので、有効のチェックを行い OK をクリックします。ここでは以下 のように設定します。 ・ このリストで RSS を利用できるようにする： はい ・ タイトル：開発部 報告書 ・ 説明：報告書リストの RSS フィードです。 ・ イメージのURL：/sites/dev/_layouts/images/homepage.gif
検索の設定
検索操作によってライブラリ上のアイテムを表示するかどうかを設定できます。 (1) 検索設定を行うドキュメントライブラリを開きます。 (2) 設定より、ドキュメントライブラリの設定をクリックします。 (3) 全般設定より、詳細設定をクリックします。 (4) 詳細設定画面が開きますので、以下のように設定して OK をクリックします。 ・ このドキュメントライブラリのアイテムを検索に表示する：はいファイルのバージョン管理設定
ドキュメントライブラリでは、登録されたファイルの修正前のファイルを履歴として保存しておくことができま す。修正履歴を保存することによって、ドキュメントの改編履歴を把握したり、間違えて上書き保存し てしまった場合でも戻すことができるようになります。この機能はドキュメントライブラリにてバージョン設定 を有効にすることで使用できます。 (1) バージョン設定を有効にしたいドキュメントライブラリを開きます。 (2) 設定より、ドキュメントライブラリの設定をクリックします。 (3) 全般設定より、バージョン設定をクリックします。(4) バージョン設定の入力フォームが開きますので、それぞれ以下のように設定し、最後に OK をクリ ックします。 ・ コンテンツの承認 送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする：いいえ コンテンツ発効時に承認権限を持ったユーザーの承認を必要とするかを選択します。承認を必 須にすると、編集権限のないユーザーに対して正式版（メジャー バージョン）を発行時には必ず 承認を受けるといった運用を行うことができます。 ・ ドキュメントのバージョン履歴 このドキュメントライブラリのファイルを編集するたびにバージョンを作成する：メジャーバージョンを作 成する バージョンの管理を行うかどうかを選択します。メジャー バージョンとマイナー バージョンをそれぞれ 作成するか否か決定することができ、更に保存しておくバージョンの数を設定することができます。 ・ 下書きアイテムのセキュリティ ここでは、例えば下書き（マイナー バージョン）を編集権のユーザーには見せるが、閲覧権のユー ザーには参照させないといった設定ができます。このような設定を行うことにより、下書きの存在を 一般ユーザーには認識させないといった運用ができます。 ・ チェックアウトを必須にする ドキュメントを編集する前に必ずチェックアウトする：いいえ この項目をはいに設定することにより、アイテムの排他制御が行われ、あるユーザーが編集中で あるにも関わらずに別のユーザーが編集してしまうといったことを防ぐことができます。
ワークフローの設定
ライブラリに登録されたドキュメントに対して、承認動作を行わせるためにワークフローを設定することが できます。ワークフローは標準で用意されているいくつかのテンプレートから選択して実行することができ ますが、この項目では一般的な承認ワークフローを設定する方法を記載します。 (1) ワークフロー設定を有効にしたいドキュメントライブラリを開きます。 (2) 設定より、ドキュメントライブラリの設定をクリックします。 (3) 権限と管理より、ワークフロー設定をクリックします。(4) ワークフロー追加の画面が開きますのでテンプレート等を入力して次へをクリックします。ここでは以 下のように設定します。 ・ ワークフローテンプレートの選択：承認 ・ このワークフローに付ける名前を入力してください：報告書の承認 ・ タスクリストの選択：タスク ・ 履歴リストの選択：ワークフローの履歴（新規）
注意 SharePoint Online Standard では「ワークフローテンプレートの選択」で「3 段階の状態管理」のみご利用にな れます。
(5) ワークフロー カスタマイズの画面が開きますので、以下のように設定して OK をクリックします。 ・ ワークフロー タスク
タスクの割り当て：参加者１人ずつ順番に割り当てる（順次） 他のユーザーにタスクを割り当てる：チェックする
・ ワークフロー開始時の規定値 ワークフロー開始時に使用される規定値を指定します。 承認担当者はアドレス帳から選択することができ、承認依頼時のメッセージや、承認の期限など を設定することができます。 ・ ワークフローの完了 ワークフローが完了となる条件を設定することができます。 ・ ワークフロー完了後の処理 ワークフローが完了した後に行われる処理を設定します。
情報管理ポリシーの設定
情報管理ポリシーを利用すると、ユーザーが作成した情報に対して一定のルールを強制するこことが 可能です。設定の定義はサイトコレクション全体で共通の定義を適用することもできますし、ライブラリ 単位に定義を設定することも可能です。ここでは、対象のライブラリだけにポリシーを設定し文書管理 設定を行う方法を説明します。 (1) ポリシーを設定するドキュメントライブラリを開きます。 (2) 設定より、ドキュメントライブラリの設定をクリックします。 (3) 権限と管理より、情報管理ポリシーの設定をクリックします。 (4) 情報管理ポリシーの設定画面が開きますので、以下のように設定して OK をクリックします。 ・ ポリシーの指定：ポリシーの定義(5) ポリシーの編集画面が開きますので説明等を入力します。ここでは以下のように設定します ・ 管理上の説明：社外秘扱いのレポートのため、移動コピーの監査をとります。 ・ ポリシーステートメント：社外秘のレポートです ・ ラベル Microsoft Ofｆice ドキュメントに挿入できるラベルを生成して、印刷したときにドキュメントの プロパティなどの重要な情報が含まれるようにします。ラベルはドキュメントの検索にも使用で きます。 ラベルを有効にする：チェックする 保存および印刷前にラベルを挿入するかどうかをユーザーに確認する：チェックする ラベルを追加した後にラベルを変更できないようにする：チェックする ラベルの書式：社外秘
・ 監査
ドキュメントおよびリストアイテムに対するユーザーの操作を監査し、監査ログに記録します。 監査を有効にする：チェックする
監査対象となるイベントの指定：サイト内の別の場所へのアイテムの移動またはコピー：チェックす る
注意 SharePoint Online Standard では「監査」のオプションを設定しても監査ログを閲覧することができません。 ・ 有効期限 処理対象コンテンツのスケジュールを自動的に設定し、期限に達したコンテンツを終了します。 有効期限を有効にする：チェックする 保存期間：アイテムのプロパティに基づく期間：作成日時 １ 年数 アイテムが有効期に達した場合：この処理を実行する 削除 ・ バーコード Microsoft Office ドキュメントに挿入できる固有の ID を生成します。バーコードはドキュメント の検索にも使用できます。 バーコードを有効にする：チェックする 保存および印刷前にバーコードを挿入するかどうかをユーザーに確認する：チェックする
アクセス権の設定
サイトのアクセス権とは別にドキュメントライブラリにも個別にアクセス権を設定することができます。サイ トは部門全員で共有し、あるドキュメントライブラリはプロジェクト メンバーだけに限定して利用するとい ったことが可能です。 (1) アクセス権を変更したいドキュメントライブラリを開きます。 (2) 設定より、ドキュメントライブラリの設定をクリックします。 (3) 権限と管理より、このドキュメントライブラリに対する権限をクリックします。 メモ：この ドキュメントライブラリに対する権限が表示されない場合は、サイトの管理者に必要なアクセ ス権が不足している可能性があります。 (4) コンテンツ独自のアクセス権を設定する際には、メニューの操作より、権限の編集をクリックします。 メモ：通常ドキュメントライブラリは親となっているサイトの権限を継承しています。 (5) 以下のメッセージ ボックスが表示されるので、OK をクリックします。(6) 権限の変更画面が表示されます。 親のサイトと全く違う権限を設定するためには以下の手順にて既存の権限を削除します。既存の 権限を削除する必要がない場合は手順（9）に進んでください。 画面右上のすべて選択のチェックボックスをクリックします。 すべてのアクセス権のチェックボックスがオンになります。 (7) 操作より、ユーザーの権限の削除をクリックします。 (8) 以下のメッセージボックスが出力されるので、権限を削除しても問題ないか再度確認し、OK をク リックします。この操作により既存の権限が削除されます。 (9) 新規より、 ユーザーの追加 を選択します。
(10) ユーザーの追加ページが開きますので、必要なユーザーを追加し OK をクリックします。 ・ ユーザーの追加 ユーザー欄 にサイトへのアクセスを許可したいユーザーのユーザー名、グループ名、またはメールア ドレスを入力します。複数入力する場合は、セミコロンで区切って入力します。 アドレス帳を使っ てユーザーを追加したい場合は、参照 をクリックしてください。 ・ 権限の付与 該当するアクセス権を以下のリストから選択して、OK をクリックします。この際 SharePoint グル ープへのユーザーの追加は行わないでください。 ・ 電子メールの送信 ユーザーへサイト利用可能に関する通知メールを送信したい場合は、新しいユーザーに招待電 子メールを送信する にチェックを入れて、メッセージを作成します。メッセージの中にコンテンツへの リンクが自動的に貼り付きます。
IRM によるファイル保護設定
IRM により SharePoint 上に保存されたファイルを不正使用されたり、許可なしに配布されたりしな いように保護することができます。ドキュメントの保護はファイル自体に適用されるため、IRM を使用し てドキュメントやメッセージのアクセスがいったん制限されると、アクセスの制限や使用制限は、情報の 場所に関係なく、ファイルをデスクトップ上にダウンロードした際にも有効になります。
メモ この IRM 機能を利用するには、サーバーの管理サイトにて IRM 機能を有効化し、SharePoint サイト コレク ション で使用する Windows Rights Management Services (RMS) を指定する必要があります。
注意 IRM によるファイル保護設定は SharePoint Online Standard ではご利用になれません。 (1) IRM を設定するドキュメントライブラリを開きます。
(2) 設定より、ドキュメントライブラリの設定をクリックします。
(4) Information Rights Management 設定画面にてアクセスに関する許可を設定して OK をク リックします。ここでは以下のように設定します。
・ このライブラリのドキュメントに対してダウンロード時のアクセス許可を制限する：チェックする ・ アクセス許可ポリシーのタイトル：社外機密
1.2 ファイル共有の基本操作
本章ではライブラリに対する 利用者の基本的な操作手順を説明します。ファイルやフォルダの作成
フォルダの作成 ライブラリ上にフォルダを作成することで 従来の共有フォルダのような分類や期間のようなフォルダ分け が可能です。 (1) フォルダを作成したいドキュメントライブラリを開きます。 (2) 新規より、新しいフォルダをクリックします。 (3) 新しいフォルダ作成画面が開くので、フォルダ名を入力して、OK をクリックします。ここでは以下の ように設定します。 ・ 名称：０７年下期 (4) ドキュメントライブラリ上に、フォルダが作成されます。 ファイルを新規作成する（テンプレートから作成）
ライブラリに用意されている文書のテンプレートファイルを使用して 新たなドキュメントをライブラリに作 成します。
(1) ファイルを作成したいライブラリ（フォルダ）を開きます。 (2) 新規より、新しいドキュメントをクリックします。
(3) Microsoft Office Word 2007 が起動します。
(4) 編集を行い、保存しようとすると MOSS 上への保存ダイアログが開きます。
既存のファイルをアップロードする（単一ファイル） クライアント側のPC などに存在するファイルをライブラリへアップロードすることができます。 (1) ファイル作成したいドキュメントライブラリを開きます。 (2) アップロードより、ドキュメントのアップロードをクリックします。 (3) ドキュメントのアップロード画面が開くので、ファイルの名前を入力して、OK をクリックします。 (4) アイテムの編集画面が開くので、ドキュメントのプロパティ列を入力して、OK をクリックします。
既存のファイルをアップロードする（複数ファイル） 複数のファイルを同時にアップロードすることも可能です。 (1) ファイルやフォルダを作成したいドキュメントライブラリを開きます。 (2) アップロードより、複数のドキュメントのアップロードをクリックします。 (3) ドキュメントのアップロード画面が開くので、フォルダを選択し、アップロードするファイルのチェックボッ クスをチェックし、OK をクリックします。 (4) ドキュメントライブラリ上にドキュメントが表示されます。
ファイルの参照と編集
ライブラリに存在するドキュメントファイルを開きます。 編集権限がないユーザの場合は 編集は行えません。 (1) 参照したいファイルの、ドキュメントライブラリを開きます。 (2) 参照したいファイルをクリックします。 (3) 以下のメッセージ ボックスが表示されるので、編集をチェックして OK をクリックします。エクスプローラービューを使用しての作成
上記で説明したサイトのページ以外の操作方法として 使い慣れたエクスプローラの操作イメージでラ イブラリ上を操作することが可能です。 (1) ファイルやフォルダを作成したいドキュメントライブラリを開きます。 (2) 操作より、Windows エクスプローラで開くをクリックします。 (3) エクスプローラ ビューが開きます。 フォルダの作成 エクスプローラービューにてフォルダを作成します。 (1) フォルダを作成したい、エクスプローラービュー を開きます。 (2) メニューよりファイル－新規作成－フォルダをクリックします。(3) 新しいフォルダが作成されますので、任意の名前に変更します。 (4) ドキュメントライブラリ上にフォルダが追加されます。 既存のファイルをアップロードする（単一ファイル） エクスプローラービューにてファイルを作成します。 (1) ファイルをアップロードしたいエクスプローラービューを開きます。 (2) Windows エクスプローラから、アップロードしたいファイルをドラッグアンドドロップします。 (3) ドキュメントライブラリ上にファイルが追加されます。
既存のファイルをアップロードする（フォルダごと）
エクスプローラービューにて複数のフォルダ・ファイル構成を作成します。 (1) ファイルをアップロードしたいエクスプローラービューを開きます。
(2) Windows エクスプローラから、アップロードしたいフォルダをドラッグアンドドロップします。
メール送信による作成
ライブラリへメールを送信することにより ファイルを投稿することができます。 (1) Outlook のメール作成を起動します。 (2) 【1.ライブラリの作成／設定 （管理者用）】の【受信メール設定】で設定したメールアドレスに、ド キュメントライブラリに追加するファイルを添付して送信します。ここでは以下のように作成します。 ・ 宛先：DevReport@MOSS010.DOM010.MOSS（開発部 報告書） ・ 件名：０７年下期 ・ 添付ファイル：不具合報告書０７.docx (3) ドキュメントライブラリ上に添付したファイルが追加されます。Outlook による接続機能
ドキュメントライブラリは Outlook 2007 に接続して Outlook 2007 上からオフラインでも利用するこ とができます。オフラインにて編集したドキュメントは次回サイト接続時にライブラリへ同期することができ ます。 (1) Outlook に接続したいドキュメントライブラリを開きます。 (2) 操作より、Outlook に接続をクリックします。 (3) Outlook 上で以下のようなメッセージボックスが表示されますので、 はい をクリックします。 (4) Outlook 上からドキュメントライブラリをオフラインにて参照することができるようになります。ファイルの削除
ライブラリ上のファイルを削除します。
(1) 削除したいファイルがあるドキュメントライブラリを開きます。 (2) ファイルを選択し、メニューより削除をクリックします。
削除ファイルの復元
（ユーザーレベルのゴミ箱）
削除したファイルはサブサイト単位のごみ箱に移動され、必要に応じてごみ箱からファイルを復元するこ とができます。ごみ箱へのアクセス方法、およびファイルの復元方法は以下の通りです。 (1) ファイルを復元したいサブ サイトを開きます。 (2) 画面左の Quick Launch バー下にあるごみ箱をクリックします。 (3) ごみ箱画面が表示されますので、復元したいアイテムのチェックボックスを ON にして、選択したアイ テムの復元メニューをクリックします。 (4) 以下のメッセージ ボックスが表示されるので、OK をクリックします。 (5) ドキュメントライブラリ上に削除したアイテムが復旧されます。1.3 ファイルの利活用を高める機能
本章ではライブラリに対する 利用者の操作手順として より効果的な機能を使用した操作手順を説 明します。ファイルへの列（プロパティ情報）の付加
ファイル単位に列（プロパティ）を入力することで 文書管理性が向上します。 (1) ファイルの列を付加したいドキュメントライブラリを開きます。 (2) アイテムを選択し、メニューよりプロパティの編集をクリックします。 (3) アイテムの編集画面が開きますので、各種列の内容を記入します。ここでは以下のように入力し ます。 ・ タイトル：不具合報告書 ・ 案件名：Web システム ・ フェーズ：評価個人ビューの作成
ライブラリには管理者が用意する全員共通のビューがありますが、利用者が自分自身で利用しやすい よう専用のビューを作成することができます。 以下個人ビューの作成方法を示します。 (1) 個人ビューを作成したいドキュメントライブラリを開きます。 (2) ビューメニューより、ビューの作成をクリックします。 (3) ビューの種類選択画面から、標準ビューをクリックします。 (4) ビューの作成画面から、以下のように設定して OK をクリックします。 ・ ビュー名：矢部個人ビュー ・ 対象ユーザーの表示：個人用ビューを作成する(5) 作成した個人用ビューが作成されます。
(6) 別のユーザーからは、他人の個人ビューは表示されません。
（作成ユーザーでログインした場合）
ビューの並び替えとフィルタ
ビュー画面はビューの設定画面で設定した内容にて表示されますが、現在の表示画面上でも利用者 が動的に列のフィルタ、並び替えを行うことができます。 並び替え ドキュメントライブラリを開き、並び替えの基準となる列を選択して、昇順／降順をクリックします。ここ では、「更新日付」を「昇順」に並び替えます。 フィルタ ドキュメントライブラリを開き、フィルタ基準となる列を選択して、フィルタ条件をクリックします。 ここでは、「案件名」を「Web システム」でフィルタリングします。ファイルの更新通知
（メール通知）
ライブラリの更新通知設定が行われている場合、アイテム変更情報をメール受信することができます。 (1) ドキュメントライブラリに保存されているファイルを編集し、保存します。
(2) 【1.ライブラリの作成／設定 （管理者用）】の【更新通知の設定（通知）】で設定したメールアドレ スに、ドキュメントライブラリの編集通知が送信されます。
ファイルの更新通知
（RSS）
RSS フィード機能を利用することで RSS リーダにて変更内容などを購読することができます。 (1) RSS 購読を行いたいドキュメントライブラリを開きます。 (2) 操作より、RSS フィードの表示をクリックします。 (3) 以下のような RSS フィードが表示されるので、このフィードを購読するをクリックします。 【IE７での表示】 【IE での表示】(4) Internet Explorer 7 や Outlook 2007 などで RSS フィードを購読できるようになります。 ここでは、Outlook 2007 での表示例を記載します。
統合検索
ライブラリ上のコンテンツは検索画面より検索することができます。ファイル名は当然ですが、 列（プロパ ティ）情報、ドキュメント文書内の文字列 も検索対象となります。 (1) サイトの右上の検索バーから検索対象を選択して、キーワードを入力し をクリックします。ここで は検索条件に「上期」と入力します。 (2) 検索結果が表示されます。 (3) 検索結果からドキュメントライブラリを開くことができます。 ここでは、報告書ライブラリの「０７上期」フォルダを開きます。(4) 検索結果から直接ドキュメントライブラリをのファイルを開くこともできます。 ここでは、「報告書」の検索結果から、「不具合報告書０１.docx」を開きます。
1.4 ファイルの高度な管理機能
本章ではライブラリに対する より高度な文書管理機能を説明します。バージョン管理
バージョン管理機能を利用すると、ドキュメントライブラリに保存したファイルをチェックインごとにバージョ ン作成できるようになります。承認機能も設定している場合には、承認されたチェックインはメジャー バ ージョンとして、却下されたバージョンはマイナー バージョンとして保管されますので、編集作業のどの段 階のバージョンも復元可能です。 バージョンの確認 バージョン履歴をとる設定を行うことで、ライブラリのドキュメントを編集するたびに、バージョンを作成し てドキュメントを管理することができます。 (1) バージョン履歴が設定されているドキュメントライブラリを開きます。(2) ドキュメントライブラリのファイルを編集し、保存します。
(4) バージョン履歴画面が開きます。 保存した時刻にバージョン2.0 が追加されていることを確認します。 メモ：ここで任意のバージョンのファイルを開いて内容を確認することができます。 (5) 設定した個数より以前のバージョンは自動的に削除されます。 メモ：【1.ライブラリの作成／設定 （管理者用）】の【ファイルのバージョン管理設定】の次のメジャーバー ジョンを保存するで設定されています。
旧バージョンの復旧
過去のドキュメントの状態に戻すことができます。
(1) 旧バージョンを復旧するドキュメントライブラリを開きます。
(2) 保存されている、最新バージョンを確認します。 ここでは最新バージョンは4.0 とします。
(3) 旧バージョンを復旧するアイテムを選択し、メニューよりバージョン履歴をクリックします。
(4) バージョン履歴画面にて復旧したいバージョンを選択し、メニューより復元をクリックします。 ここではバージョン2.0 に復旧します。
(5) 以下のメッセージ ボックスが表示されるので、OK をクリックします。
チェックイン・チェックアウト
(排他制御)
チェックアウトを行うことにより、自身が編集中であることを他のユーザーに知らせる事ができます。これは ドキュメントライブラリ上で複数のユーザーが意図せずに同一のファイルの操作を行い、それぞれがファイ ルを上書き保存してしまった結果、他のユーザーが変更等行った情報を消失させてしまう事を防ぐ機 能です。また、チェックアウトしたドキュメントの編集等が完了し操作可能な状態を宣言することをチェッ クインといいます。 チェックアウト方法 (1) チェックアウトを行うファイルがあるドキュメントライブラリを開きます。 (2) チェックアウトを行うファイルを選択し、メニューからチェックアウトをクリックします。 (3) 以下のメッセージ ボックスが表示されるので、OK をクリックします。 (4) チェックアウトされたアイテムは、アイコンに矢印がつきます。(5) チェックアウト中は他のユーザーからは上書き保存できなくなります。 メモ：【1.ライブラリの作成／設定 （管理者用）】の【ファイルのバージョン管理】でチェックアウトを必須に するを設定している場合は、編集時に自動的にチェックアウトされます。 チェックイン方法 (1) チェックアウトしたファイルを編集し、保存した後ファイルを閉じると以下のダイアログが表示されるの で、OK をクリックします。
(2) チェックインダイアログが表示されますので、コメントを入力します。 ・ バージョンに関するコメント：不具合修正見込み日程を追加 チェックアウトを継続しなければ、ドキュメントは他のユーザーに対して開放されます。 (3) (1)でいいえを選んだ場合は、ドキュメントライブラリからチェックインを行います。 (4) チェックインするアイテムを選択し、チェックインを選択します。 (5) チェックイン画面が開きますので、コメントを入力して OK をクリックします。 ・ コメント：不具合修正見込み日程を追加 チェックアウトを継続しなければ、ドキュメントは他のユーザーに対して開放されます。
(6) 以下のメッセージ ボックスが表示されるので、OK をクリックします。
ワークフロー
ライブラリにてワークフローを使用することにより ドキュメントをシステム的に管理することが可能になりま す。 ワークフローの開始 設定したワークフローは以下の手順により実行することができます。 (1) ワークフローを実行したいドキュメントライブラリを開きます。 (2) ワークフローを実行したいアイテムを選択し、メニューよりワークフローをクリックします。 (3) ワークフロー画面が表示され、実行可能な新しいワークフローの一覧、および実行中のワークフロ ーの状態などが表示されます。ここでは報告書の承認を選択します。 メモ：このワークフローは【1.ライブラリの作成／設定 （管理者用）】の【ワークフローの設定】で作成しま した。(4) ワークフロー開始の画面が表示されますので、承認担当者などを入力して開始をクリックします。 ここでは以下のように入力します。
・ 承認担当者：金子 俊彰
ワークフローの承認
(1) 指定された承認者にメールが送信されます。 ここでは、金子 俊彰さんにメールが送信されます。
(2) メールに添付されているリンクか、ドキュメントライブラリから承認画面を開き、コメントを入力して承 諾をクリックします。
(3) ドキュメントライブラリのステータスが承認済みになります。
下書き（マイナーバージョン）と承認を組み合わせて使用する ドキュメントライブラリのバージョン設定において、以下のように設定しておくと、下書きの段階では他の ユーザーにアイテムが表示されず、承認されると公開されるようになります。 ・ コンテンツの承認の送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする：はい ・ このドキュメントライブラリの下書きアイテムを表示できるユーザー：アイテムの作成者およびアイテ ムを承認できるユーザー 以下の手順になります。
(1) ドキュメントライブラリからアイテムを作成します。ここでは、検収報告書を作成します。 承認の状況が下書きになっています。 バージョンは0.1 で作成されています。 作成者以外のユーザーでは「検収報告書」は表示されません。 (2) アイテムを選択して、メニューよりメジャーバージョンの発行をクリックします。 (3) メジャーバージョンの発行画面が表示されますので、コメントを入力して、OK をクリックします。
(4) 承認待ち状態になりますので、権限のあるユーザーに承認してもらいます。
(5) 承認済みになります
バージョンが1.0 に昇格しています。
ラベルの付与
(1) ドキュメントライブラリからアイテムを編集し、保存します。 (2) 以下のメッセージが表示されますので、はいを選択します。 (3) ラベルが挿入されます。 メモ：ラベルは【1.ライブラリの作成／設定 （管理者用）】の【情報管理ポリシーの設定】にて設定され ています。バーコードの発行
(1) ドキュメントライブラリからアイテムを編集し、保存します。 (2) 以下のメッセージが表示されますので、はいを選択します。 (3) バーコードが挿入されます。 メモ：バーコードは【1.ライブラリの作成／設定 （管理者用）】の【情報管理ポリシーの設定】にて設定 されています。1.5 ファイルのセキュリティ管理
本章ではライブラリに対する ドキュメントのセキュリティ管理方法を説明します。ファイルのアクセス権設定
サイトのアクセス権とは別にドキュメントライブラリやリストにも個別にアクセス権を設定することができま す。サイトは部門全員で共有し、あるドキュメントライブラリはプロジェクト メンバーだけに限定して利用 するといったことが可能です。 権限の個別設定 アクセス権を親ライブラリ／フォルダから権限を継承している場合は、個別に権限の設定をすることがで きません。以下の方法で個別に権限を設定できるようにします。 (1) アクセス権を設定するドキュメントライブラリを開きます。 (2) アイテムを選択し、メニューより権限の管理をクリックします。 (3) 権限画面が開きますので、操作より権限の編集をクリックします。 (4) 以下のメッセージ ボックスが表示されるので、OK をクリックします。 ファイルのアクセス権設定
(1) 【1.ライブラリの作成／設定 （管理者用）】の【アクセス権の設定】と同様にアクセス権を設定しま す。ここでは、「不具合連絡書０９」に対して、金子 俊彰さんと西脇 竜矢さんのみ権限を与えま す。
ファイルの監査
注意 SharePoint Online Standard では「監査」のオプションを設定しても監査ログを閲覧することができません。 レコードセンターへの送信 ドキュメントのコンテンツ管理を行うレコードセンターへファイルを送信できます。 (1) ファイルの監査を行うドキュメントライブラリを開きます。 (2) アイテムを選択し、メニューから送信－レコードセンターをクリックします。ここでは、「不具合連絡書 ０１」を送信します。 (3) 完了メッセージが開きますので、OK をクリックします。 レコードセンターでの監査ログの確認 (1) レコードセンターのサイトを開きます。 (2) 監査ログを確認するドキュメントライブラリを開きます。 (3) 一意な名前のフォルダが生成されていますので、選択します。 (4) 監査履歴フォルダが生成されていますので、選択します。
(5) 監査履歴を確認するファイルをクリックします。ここでは、「不具合連絡書０１_SUEU3Y.xml」をク リックします。
ファイルの
IRM 機能による保護
IRM 機能を使用することによりファイルアクセス制御を行います。
注意 IRM によるファイル保護設定は SharePoint Online Standard ではご利用になれません。 フルコントロールを持つユーザーの確認
(1) IRM が設定されているドキュメントライブラリを開きます。 (2) アイテムをクリックし、読み取り専用で開きます。
(4) すべての権限がはいになっていることが確認できます。
コントロール制限を持つユーザーの確認
ファイルタイプによるアップロード制御
(1) ドキュメントライブラリを開きます。 (2) ブロックするファイルの種類に登録されている拡張子のファイルをアップロードします。ここではブロック されている「exe」ファイルをアップロードします。 (3) エラー画面が表示されます。 メモ：ブロックするファイルの種類は、サーバーの全体設定のサーバー構成の管理、セキュリティの構成か ら設定できます。ウィルススキャンと連携したアップロード制御
(1) ドキュメントライブラリを開きます。 (2) アップロードしたファイルがウィルスに侵されていると、以下のような画面が表示されます。1.6 ライブラリの管理機能（管理者の操作）
本章ではライブラリの管理機能の操作手順を説明します。ゴミ箱の管理
ごみ箱の内容を管理することができます。 (1) ゴミ箱を操作するサイトを開きます。 (2) サイトの操作より、サイトの設定をクリックします。 (3) サイト コレクションの管理より、ごみ箱をクリックします。 (4) ユーザーが削除したアイテムすべてが表示されるサイト コレクションのごみ箱が開きます。ユーザー のゴミ箱のアイテムとユーザーのゴミ箱から削除したアイテムを操作できます。操作方法はユーザー 利用のごみ箱と同様です。サイトの利用状況の確認
サイトの利用状況統計を確認することでライブラリの利用状態を確認できます。
注意 サイトの利用状況レポートは SharePoint Online Standard ではメニュー項目は表示されますが、実際にご利 用になることはできません。
(1) 利用状況を確認したいドキュメントライブラリを開きます。 (2) サイトの操作より、サイトの設定をクリックします。
(3) サイトの管理より、サイトの利用状況レポートをクリックします。
ファイルのバッチ削除（有効期限）
【1.ライブラリの作成／設定 （管理者用）】の【情報管理ポリシー】の有効期限で設定した期間を経 過すると、ポリシーの設定によってアイテムが削除されます。クォータ機能による容量制限
(1) クォータが設定されているドキュメントライブラリを開きます。 メモ：クォータによる利用サイズは、サーバーの全体設定のアプリケーション構成の管理、SharePoint サ イトの管理から設定できます。 (2) アイテムをアップロードします。 (3) ドキュメントライブラリの容量が、サイト記憶域が次の値に達したら電子メールを送信するに設定 した値を上回った場合は、サイトの管理者にメールが送信されます。(4) ドキュメントライブラリの容量が、サイト記憶域の最大サイズを次の値に制限するに設定した値を 上回った場合は、以下の画面が表示されファイルはアップロードされません。
ライブラリの再利用（テンプレート化）
ライブラリの設定、定義をテンプレート化することが可能です。 テンプレート化した設定を 他のサイトでも使用する事ができます。 管理者は本機能を使用し、展開用のライブラリ設定を作成することができますし、カスタマイズされたラ(3) 権限と管理より、ドキュメントライブラリをテンプレートとして保存をクリックします。
(4) テンプレートとして保存画面が開きますので、名称などを入力して OK をクリックします。ここでは 以下のように設定します。
・ ファイル名：報告書ライブラリ ・ テンプレート名：報告書 ライブラリ
テンプレート化によるライブラリの展開
(1) ドキュメントライブラリを作成したいサイトを開きます。 (2) 新しいサイトを作成すると、【6.ライブラリの再利用】で登録したドキュメントライブラリが、テンプレー トとして追加されています。ここでは、「報告書 ライブラリ」を選択します。 (3) テンプレートとして作成したドキュメントライブラリを使用してサイトを作成すると、これまで設定した 列やポリシーが最初から設定されています。1.7 その他ライブラリ
Microsoft Office SharePoint Server 2007 のライブラリには、本章で機能紹介のために使用した「ド キュメントライブラリ」以外にもライブラリの種類があります。ライブラリとしての基本機能は「ドキュメントラ イブラリ」と同等に扱えます。本節では、代表的なライブラリの特徴的な機能をご紹介します。
画像ライブラリ
画像ファイルを共有することが可能なライブラリです。サムネイル、ダウンロード オプション、およびスライ ドショー表示などの画像の管理と表示に便利な機能が提供されています。 サムネイル表示 写真表示 スライドショーWiki ページライブラリ
リッチテキストエディタによって投稿者が簡易的に Wiki ページファイルを作成し 知識の共有、アイデア 交換、チームでの共同設計、手順書の作成、知識データベースの構築などを行えるライブラリです。ま た、簡単にアクセスでき、編集可能なフォーマットに日々入手する情報を記録することもできます。
フォームライブラリ
InfoPath にて作成された XML ベースのデータファイルを格納するビジネスデータフォームを有したライブ ラリです。報告書や注文書などの各種InfoPath フォームテンプレートを使用する事で各用途の応じた フォームを使用し、データを入力・表示・格納する事ができます。尚、データファイルは クライアントソフ トのOffice InfoPath で起動することもできますが、SharePoint Server の FormsServices 機能を 使用する事でブラウザ上で起動(クライアントはブラウザ以外不要)することが可能です。 Office InfoPath にて起動 ブラウザ上で起動 ライブラリのビュー画面 フォーム内のデータ を列のビューへ連携 可能です。
データ接続ライブラリ
外部へのデータ接続情報ファイル(.odc)を格納するライブラリです。外部接続情報をライブラリにて一 括ファイル管理することにより、セキュアな外部接続管理、接続先の一括変更、接続情報の共有化 などが行えるようになります。Excel などでこの接続ファイルを使用して外部（DB など）よりデータを取得 し、ピボットテーブルなどで使用可能になります。 接続ファイルの内容確認 ⇒ 接続ファイルを使用してExcel ファイルでグラフ作成翻訳管理ライブラリ
複数の言語のドキュメントファイルを作成して翻訳タスクを管理できる管理ライブラリです。翻訳対象フ ァイルはドキュメントがバージョン管理され、言語による翻訳タスク割り当てを自動生成し、ワークフロー 回覧できるようになります。
スライドライブラリ
Office PowerPoint のスライドを１枚ずつ管理するライブラリです。プレゼンテーション資料の共有化、 共同作業、再利用の効率化が可能となります。スライドを１枚ずつライブラリへ格納／編集でき、選 択したスライドの構成でクライアント側のPowerPoint 文書を作成することができます。 スライドをライブラリへ発行 (1) ライブラリにて「スライドの発行」押下 (2) 発行対象の PPT ファイルを選択 ⇒ ⇒ (3) 発行するスライドを選択して「発行」 (4) ライブラリへ格納される ⇒スライドライブラリからプレゼンテーション資料を作成 (1) 作成するスライドを選択 (2) 「スライドをプレゼン…」を押下 ⇒ ⇒ (3) 作成条件を指定 (4) プレゼンテーション資料が完成 ※新規PPT 作成、開いている PPT への追 加、スタイルの保持有無、ライブラリとの同 期が指定可能です。
