リストアイテムの基本操作

第二部リストを利用した情報共有

リストには、リストアイテムに文書や画像などのファイルを添付できます。ここでは、先の手順にて作成した、「懸念事項案件管理」リストに添付ファイル付のアイテムを追加する方法を説明します。

(1) 添付ファイルを付与したいリストを開きます。

(2) 新規より、新しいアイテムをクリックします。

(3) 懸念事項案件管理: 新しいアイテム画面が開きますので、ファイルの添付をクリックします。参照ボタンをクリックして、添付ファイルを指定し、 OK をクリックします。

(4) 添付されたファイル名が表示されます。OK をクリックし、リストを登録します。

SharePoint リストまたはライブラリのデータを Access テーブルにリンクすると、Access のフォーム、ク

エリ、およびレポートに基づくそれらのリストまたはライブラリのビューを作成できます。これによって、

SharePoint サイト上のデータを追跡管理する Access アプリケーションを構築できます。

(1) Access との接続機能を使用するリストを開きます。

(2) 操作より、Access で開くをクリックします。

(3) Accessとの接続設定ファイルを保存する場所を設定してOKをクリックします。

(4) SharePoint リストまたはライブラリにリンクしたテーブルが表示されます。

(5) Accessでの案件作成は新規リンクをクリックすることによって入力フォームが表示されます

(6) 入力フォームで内容を入力して閉じるとテーブルに反映されます。同時に SharePoint リストにアイテムが追加されます

データシートビューを使うことによってアイテムをひとつずつ開くのではなく、ビューからの一括編集に適したスプレッドシート形式でデータを表示・編集することができます。

(1) データシートビューでの一覧編集を行うリストを開きます。

(2) 設定より、ビューの作成をクリックします。

(3) ビューの形式を選択するための画面が表示されます。用途に合わせたビューを選択することができます。ここではデータシートビューをクリックします。

(4) ビューの設定を行う画面が開きますので、それぞれの項目を必要に応じて入力し OK をクリックします。

(5) 作成したデータシートビューに切り替えることによってデータシートビューでの一覧編集が可能になります

リストやドキュメントライブラリのビューを Excel に出力することができます。ドキュメントライブラリでも使用可能ですが、その性質上リストでの利用に適しているといえます。

(1) Excel へデータ出力するリストを開きます。

(2) 操作より、スプレッドシートにエクスポートをクリックします。

(3) ファイルのダウンロードダイアログが表示されますので、開くをクリックします。

(4) ダウンロードが完了すると Excel が起動します。以下のような警告が表示された場合は有効にするをクリックしてください。

(5) Excel が起動し、リストの内容が読み込まれます。

同一のアイテムを複数人で変更して保存する場合に競合保存を防止することができます。

(1) 複数人で同一のアイテムを編集して保存します。

(2) 先に保存したユーザーの変更を上書きしてしまうのを防ぐために、後から保存を行おうとしたユーザーの変更は反映されずにエラーとなります。