ファイルの利活用を高める機能

個人ビューの作成

ライブラリには管理者が用意する全員共通のビューがありますが、利用者が自分自身で利用しやすい よう専用のビューを作成することができます。

以下個人ビューの作成方法を示します。

(1) 個人ビューを作成したいドキュメントライブラリを開きます。

(2) ビューメニューより、ビューの作成をクリックします。

(3) ビューの種類選択画面から、標準ビューをクリックします。

(4) ビューの作成画面から、以下のように設定して OK をクリックします。

・ ビュー名：矢部個人ビュー

・ 対象ユーザーの表示：個人用ビューを作成する

(5) 作成した個人用ビューが作成されます。

(6) 別のユーザーからは、他人の個人ビューは表示されません。

（作成ユーザーでログインした場合）

（別のユーザーでログインした場合）

ビューの並び替えとフィルタ

ビュー画面はビューの設定画面で設定した内容にて表示されますが、現在の表示画面上でも利用者 が動的に列のフィルタ、並び替えを行うことができます。

 並び替え

ドキュメントライブラリを開き、並び替えの基準となる列を選択して、昇順／降順をクリックします。ここ では、「更新日付」を「昇順」に並び替えます。

 フィルタ

ドキュメントライブラリを開き、フィルタ基準となる列を選択して、フィルタ条件をクリックします。

ここでは、「案件名」を「Webシステム」でフィルタリングします。

ファイルの更新通知 （メール通知）

ライブラリの更新通知設定が行われている場合、アイテム変更情報をメール受信することができます。

(1) ドキュメントライブラリに保存されているファイルを編集し、保存します。

(2) 【1.ライブラリの作成／設定 （管理者用）】の【更新通知の設定（通知）】で設定したメールアドレ スに、ドキュメントライブラリの編集通知が送信されます。

ファイルの更新通知 （RSS）

RSS フィード機能を利用することでRSSリーダにて変更内容などを購読することができます。

(1) RSS購読を行いたいドキュメントライブラリを開きます。

(2) 操作より、RSS フィードの表示をクリックします。

(3) 以下のようなRSSフィードが表示されるので、このフィードを購読するをクリックします。

【IE７での表示】

【IEでの表示】

(4) Internet Explorer 7 や Outlook 2007 などで RSS フィードを購読できるようになります。

ここでは、Outlook 2007 での表示例を記載します。

統合検索

ライブラリ上のコンテンツは検索画面より検索することができます。ファイル名は当然ですが、 列（プロパ ティ）情報、ドキュメント文書内の文字列 も検索対象となります。

(1) サイトの右上の検索バーから検索対象を選択して、キーワードを入力し をクリックします。ここで は検索条件に「上期」と入力します。

(2) 検索結果が表示されます。

(3) 検索結果からドキュメントライブラリを開くことができます。

ここでは、報告書ライブラリの「０７上期」フォルダを開きます。

(4) 検索結果から直接ドキュメントライブラリをのファイルを開くこともできます。

ここでは、「報告書」の検索結果から、「不具合報告書０１.docx」を開きます。

1.4 ファイルの高度な管理機能

本章ではライブラリに対する より高度な文書管理機能を説明します。

バージョン管理

バージョン管理機能を利用すると、ドキュメントライブラリに保存したファイルをチェックインごとにバージョ ン作成できるようになります。承認機能も設定している場合には、承認されたチェックインはメジャー バ ージョンとして、却下されたバージョンはマイナー バージョンとして保管されますので、編集作業のどの段 階のバージョンも復元可能です。

 バージョンの確認

バージョン履歴をとる設定を行うことで、ライブラリのドキュメントを編集するたびに、バージョンを作成し てドキュメントを管理することができます。

(1) バージョン履歴が設定されているドキュメントライブラリを開きます。

(2) ドキュメントライブラリのファイルを編集し、保存します。

(3) 編集したファイルを選択し、メニューよりバージョン履歴をクリックします。

(4) バージョン履歴画面が開きます。

保存した時刻にバージョン2.0 が追加されていることを確認します。

メモ：ここで任意のバージョンのファイルを開いて内容を確認することができます。

(5) 設定した個数より以前のバージョンは自動的に削除されます。

メモ：【1.ライブラリの作成／設定 （管理者用）】の【ファイルのバージョン管理設定】の次のメジャーバー ジョンを保存するで設定されています。

 旧バージョンの復旧

過去のドキュメントの状態に戻すことができます。

(1) 旧バージョンを復旧するドキュメントライブラリを開きます。

(2) 保存されている、最新バージョンを確認します。

ここでは最新バージョンは4.0とします。

(3) 旧バージョンを復旧するアイテムを選択し、メニューよりバージョン履歴をクリックします。

(4) バージョン履歴画面にて復旧したいバージョンを選択し、メニューより復元をクリックします。

ここではバージョン2.0に復旧します。

(5) 以下のメッセージ ボックスが表示されるので、OK をクリックします。

(6) 復旧したいバージョンが新しいバージョンとして追加されます。

(7) ドキュメントライブラリからファイルを開くと、旧バージョンに戻っています。

チェックイン・チェックアウト (排他制御)

チェックアウトを行うことにより、自身が編集中であることを他のユーザーに知らせる事ができます。これは ドキュメントライブラリ上で複数のユーザーが意図せずに同一のファイルの操作を行い、それぞれがファイ ルを上書き保存してしまった結果、他のユーザーが変更等行った情報を消失させてしまう事を防ぐ機 能です。また、チェックアウトしたドキュメントの編集等が完了し操作可能な状態を宣言することをチェッ クインといいます。

 チェックアウト方法

(1) チェックアウトを行うファイルがあるドキュメントライブラリを開きます。

(2) チェックアウトを行うファイルを選択し、メニューからチェックアウトをクリックします。

(3) 以下のメッセージ ボックスが表示されるので、OKをクリックします。

(4) チェックアウトされたアイテムは、アイコンに矢印がつきます。

(5) チェックアウト中は他のユーザーからは上書き保存できなくなります。

メモ：【1.ライブラリの作成／設定 （管理者用）】の【ファイルのバージョン管理】でチェックアウトを必須に するを設定している場合は、編集時に自動的にチェックアウトされます。

 チェックイン方法

(1) チェックアウトしたファイルを編集し、保存した後ファイルを閉じると以下のダイアログが表示されるの で、OK をクリックします。

(2) チェックインダイアログが表示されますので、コメントを入力します。

・ バージョンに関するコメント：不具合修正見込み日程を追加

チェックアウトを継続しなければ、ドキュメントは他のユーザーに対して開放されます。

(3) (1)でいいえを選んだ場合は、ドキュメントライブラリからチェックインを行います。

(4) チェックインするアイテムを選択し、チェックインを選択します。

(5) チェックイン画面が開きますので、コメントを入力して OK をクリックします。

・ コメント：不具合修正見込み日程を追加

チェックアウトを継続しなければ、ドキュメントは他のユーザーに対して開放されます。

(6) 以下のメッセージ ボックスが表示されるので、OK をクリックします。

(7) バージョン履歴画面に、新しいバージョンが追加されコメントが記述されていることを確認します。

ワークフロー

ライブラリにてワークフローを使用することにより ドキュメントをシステム的に管理することが可能になりま す。

 ワークフローの開始

設定したワークフローは以下の手順により実行することができます。

(1) ワークフローを実行したいドキュメントライブラリを開きます。

(2) ワークフローを実行したいアイテムを選択し、メニューよりワークフローをクリックします。

(3) ワークフロー画面が表示され、実行可能な新しいワークフローの一覧、および実行中のワークフロ ーの状態などが表示されます。ここでは報告書の承認を選択します。

メモ：このワークフローは【1.ライブラリの作成／設定 （管理者用）】の【ワークフローの設定】で作成しま した。

(4) ワークフロー開始の画面が表示されますので、承認担当者などを入力して開始をクリックします。

ここでは以下のように入力します。

・ 承認担当者：金子 俊彰

・ 承認依頼時のコメント：承認をお願いします。

(5) ワークフロー画面から、実行中のワークフローの状態を確認できます。

 ワークフローの承認

(1) 指定された承認者にメールが送信されます。

ここでは、金子 俊彰さんにメールが送信されます。

(2) メールに添付されているリンクか、ドキュメントライブラリから承認画面を開き、コメントを入力して承 諾をクリックします。