Expense 新 UI: エンドユーザー向け

(1)

ご注意: 英語版は不定期に更新します。内容が変更されている可能性があるため、日本語 版をお読みになる前に、最新の英語版の日付をご確認ください。

Expense 新 UI: エンドユーザー向け

移行ガイド

改定 - 2021 年 11 月 16 日

対象製品:

 Professional/Premium edition

 Expense Travel Request Invoice

 Standard edition

 Expense Travel Request Invoice

(2)

Expense 新 UI: エンドユーザー向け i

改定 - 2021年11月16日

コンテンツ

セクション 1: 概要 ... 1

本ガイドについて ... 1

対象のユーザー ... 1

プロファイルの変更 ... 1

画面サンプルと機能 ... 1

セクション 2: [ようこそ] 画面 ... 2

セクション 3: 経費管理ページ ... 3

[経費精算レポート履歴] セクション ... 4

現行 UI ... 4

新 UI ... 5

レポートに追加できる経費 ... 6

現行 UI ... 7

新 UI ... 7

[経費に添付できる領収書] セクション ... 11

現行 UI ... 11

新 UI ... 12

セクション 4: 新しいレポートと新しい経費 - 基本編 ... 12

新規の経費精算レポート ... 13

現行 UI ... 13

新 UI ... 13

新しい経費 ... 14

現行 UI ... 14

新 UI ... 15

経費の作成 - 典型的なプロセス ... 15

経費レベルのアラートと規定外フラグ ... 20

経費リスト ... 21

新規経費タイプカテゴリ ... 21

私的出費 ... 22

経費精算レポートリスト ... 23

レポート番号 ... 23

(3)

Expense 新 UI: エンドユーザー向け ii

改定 - 2021年11月16日 セクション 5: 経費リストのその他の情報 ... 25

アラート ... 25

コメント ... 26

カード支払タイプ ... 26

同席者 ... 27

明細化 ... 27

予約 ... 28

配賦済 ... 28

セクション 6: 領収書イメージに関するその他の情報 ... 29

同一レポート上で領収書イメージを複数回使用する ... 29

構成 ... 30

領収書イメージの表示/非表示 ... 31

セクション 7: 経費精算レポートのその他のメニュー ... 31

セクション 8: 同席者 ... 32

現行 UI ... 32

新 UI ... 32

同席者の追加 – 一般的な処理 ... 33

最近使用した同席者から選択する ... 36

お気に入りから選択する ... 37

その他の同席者を検索する ... 37

同席者の新規作成 ... 42

同席者のインポート ... 43

重複する同席者の管理 ... 50

セクション 9: ホテル/宿泊費の明細化 ... 51

現行 UI ... 51

新 UI ... 52

明細 - 典型的なプロセス ... 52

[同一でない] タブ ... 56

エントリータイプの利用 ... 57

(4)

Expense 新 UI: エンドユーザー向け iii

改定 - 2021年11月16日 セクション 10: 配賦 ... 57

経費を個別に配賦する ... 58

金額のパーセンテージを設定する ... 59

新規の配賦を追加 ... 60

配賦の削除 ... 61

お気に入りの使い方 ... 61

お気に入りに追加... 61

お気に入りを使用する ... 62

お気に入りの削除 ... 63

複数経費の配賦 ... 64

セクション 11: 出張手当 ... 65

旅程と経費精算レポートを作成する ... 65

出張手当メニュー旅程管理 ... 69

セクション 12: 経費アシスタント ... 70

カレンダーベースおよび出張ベースの経費精算レポート ... 70

経費アシスタントの有効化 ... 70

経費アシスタントの無効化 ... 74

セクション 13: 仮払 ... 75

現行 UI ... 75

新 UI ... 76

仮払申請 - 基本的なプロセス ... 78

仮払の精算レポート ... 80

セクション 14: 会社請求の取引明細書 ... 81

レポートに追加できる経費 ... 82

現行 UI ... 82

新 UI ... 82

レポート作成、取引の移動の際のメッセージの明確化 ... 84

移動時の更新メッセージ ... 84

現行 UI ... 84

新 UI ... 84

新規レポートへ移動アラートメッセージ ... 85

(5)

Expense 新 UI: エンドユーザー向け iv

改定 - 2021年11月16日取引明細レポートに経費を追加する ... 85

複数経費の一括編集 ... 87

セクション 15: その他の機能 ... 87

事前申請 ... 87

e 文書タイムスタンプ ... 88

動作の違い ... 91

出張ダイアリ ... 92

保証ゲスト ... 93

Concur Travel から経費精算へワンクリック ... 93

エンドユーザーオンラインヘルプ ... 94

スクリーンリーダーのアクセシビリティ ... 94

資金をクレジットカードにリダイレクト ... 95

セクション 16: レポートと経費の削除 ... 96

レポートの削除 ... 96

[レポートに追加できる経費] から追加された経費を削除する... 97

手入力の経費を削除する ... 97

経費から削除 ... 97

レポートから削除 ... 98

(6)

Expense 新 UI: エンドユーザー向け v 改定 - 2021年11月16日

改訂履歴

日付 改訂コメント／変更内容

2021年11月16日 e 文書タイムスタンプセクションに新 UI セクションを追加し、タイムスタンプイメージ付きの経費エントリーの扱い（具体的には、経費精算レポートの提出前後）について、既存 UI および新 UI での違いを説明する表を掲載しました。

e文書に影響する最新の UI の変更についても反映しました。

2021年10月28日領収書アイコンの更新。

2021年06月24日経費精算レポート作成時にクレジットカードに資金のリダイレクトを行うことができるという情報を追加しました。

2021年04月15日経費精算の領収書イメージエリアについての説明を明確にしました。

2021年04月13日 経費精算レポート > 新しいレポートと新しい経費 - 基本編 にレポート番号についての情報を追加しました。

2021年3月29日一部変更表紙の日付は変更されていません。

2021年3月24日 新規の配賦を追加 セクションの画像を更新しました。

2021年3月20日 会社請求の取引明細書セクションを追加しました。

同席者タイプごとの規定検索オプションおよびUploaded Image Messaging セクションを削除しました。全体的に軽微な変更を行いました。

2020年8月17日 同席者のインポートを追加しました

2020年6月2日正確な製品ブランディングのため、「新 Expense」の表記を「新 UI」、または「Concur Expense 新 UI」に置き換えました

また、Concur Expense 新 UI における最新の同席者機能に合わせて、「同席者」セクションでいくつか更新を行いました。

以下に関する情報を追加しました:

• 同席者タイプごとの規定検索オプション

• 新規経費タイプカテゴリ

• 私的出費

• イメージメッセージングのアップロード

• 出張手当メニュー旅程管理

• Accessibility for screen readers in lists

(7)

Expense 新 UI: エンドユーザー向け vi 改定 - 2021年11月16日

2020年5月5日以下に関する情報を追加しました:

• 事前申請に紐づいた同席者をコピーする

• 同席者グループを新規作成する

• E-Receipt では領収書要件を満たすのに不十分な場合があり、ユーザーは手

動で領収書画像を添付し、要件を満たす必要がある場合があります。

• レポートヘッダーにすばやくアクセスする方法

• 経費精算レポートのタイトルが長すぎる場合に表示されるツールチップ

• 同席者の並べ替え機能

• 同席者の検索を実行するには、まず同席者の詳細検索ページにて姓および名フィールドに入力する必要があります

• ユーザーへの警告 - 複数の明細を作成する場合、作業に数分かかることがあります

2020年3月13日 同席者の追加 の機能強化に関する情報を更新しました 他の同席者を検索するに情報を追加しました

2020年2月13日著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付は更新されていません。

2020年1月31日領収書のデジタル化セクションを削除しました。

2019年12月19日領収書のデジタル化セクションを追加しました。

2019年12月6日レポートの削除機能をゴミ箱アイコンに変更した情報を追加しました。

2019年8月6日以下が追加されました:

• 新規の同席者追加のサンプル画像

• 同一レポート上の複数の経費に対して1つの領収書の紐づけが可能なのは、 Professional 版のみであることの注意

2019年3月14日お気に入りの配賦の削除についての情報を追加しました。

2019年3月6日以下の機能強化についての情報を追加しました:

• 配賦

• 経費精算レポートページリンク（同席者、配賦など）

2018年12月27日書式を変更しました。内容と更新日に変更はありません。

2018年12月9日仮払を追加

(8)

Expense 新 UI: エンドユーザー向け vii 改定 - 2021年11月16日

2018年11月28日以下が追加されました:

• 出張ベースの経費アシスタント

• レポートページに [経費の追加] ボタン

2018年11月26日全体的に更新 2018年10月5日以下が追加されました:

• 保証ゲスト

• 同じレポート上の複数経費に1枚の領収書イメージを使用

• オンラインエンドユーザーヘルプ

• ワンクリックで Travel から Expense へ

• 出張ダイアリ

• 必須ではない領収書イメージ

• [保存してさらに追加] ボタン

2018年9月20日原語の変更についての記述を追加

2018年6月13日日本の e 文書(領収書タイムスタンプ)の情報を追加 2018年5月29日追加されました

• 領収書紛失届アイコン

• Web 接続経由の個人カードについての注記 2018年5月4日出張手当と経費アシスタントに関する情報を追加 2018年4月13日新 UI の4月4日リリースに従って更新

2018年3月12日新 UI の3月7日、3月9日リリースに従って更新 2018年2月20日全体的に更新

2017年9月28日初版発行

(9)

Expense 新 UI: エンドユーザー向け 1 改定 - 2021年11月16日

Concur Expense 新 UI: エンドユーザー向け

セクション 1: 概要

このたび SAP Concur はエンドユーザー向けに Expense の新 UI提供いたします。新しい UI は直感的で一貫性があり、効率的な使い心地を体験できることと思います。本ガイドでは、新 UI の機能強化について詳しく述べます。

本ガイドについて

このガイドでは、これまでの UI を現行 UI と呼びます。Concur Expense の新 UI は新 UI と呼びます。

対象のユーザー

新 UI はエンドユーザーのページとプロセスに影響します。ただし以下には影響しません:

• 承認者と処理者が使用するページとプロセス。経費精算レポートが新 UI 上で作成されたものであっても、承認者と処理者のビューに影響しません。

• プロファイル

• ツールまたは構成ページ

プロファイルの変更

新 UI を使用している際にプロファイルで既定の言語を変更した場合、一度サインアウトしてもう一度サインインする必要があります。

画面サンプルと機能

Concur Expense の機能は会社によって構成が異なります。このガイドに記載されているフィールド、レイアウ

ト、オプションなどが実際の画面と異なる場合がありますのでご留意ください。

(10)

セクション 2: [ようこそ] 画面

新 UI にサインインすると [ようこそ] 画面が表示されます。

(11)

セクション 3: 経費管理ページ

[経費精算] タブをクリックすると、[経費ホーム] ページが表示されます。

このページは現行 UI によく似ています。ここには3つのセクションがあります。それぞれのセクションについては後述します:

• 経費精算レポート履歴

• レポートに追加できる経費

• 使用可能な領収書

(12)

[経費精算レポート履歴] セクション

[経費ホーム] ページのトップに [経費精算レポート履歴] セクションがあります。

現行 UI

現行 UI は、アクティブなレポートが自動的に表示されます。その他のレポートを見るには、[経費精算レポート 履歴] をクリックします。

レポート履歴で [表示] をクリックして他のレポートにアクセスします。

NOTE: 現行 UI では、このページで選択したレポートをコピーまたは削除することができます。新 UI では、レ

ポートの中でタスクが完結します。詳しくは後述します。

(13)

新 UI

新 UI では、アクティブなレポートと履歴が一緒になっていますので、すべてのレポートを同じページで見ることができます。アクティブなレポートが既定で表示されますが、他のレポートも簡単に表示することができます。

NOTE: レポート名またはテキストが長すぎる場合は、省略記号が表示されます。省略記号をクリックすると、全

文が表示されます。

[表示] リストから、あらかじめ定義されたオプションを選択するか、日付範囲を定義します。

(14)

たとえば [今年] を選択します。今年のレポートが表示されます。

並べ替えるには、列見出しをクリックします。

アクティブなレポートの表示に戻るには、[表示] リストから [アクティブなレポート] を選択します。

レポートに追加できる経費

[レポートに追加できる経費] セクションは [経費ホーム] ページの中ほどにあります。

(15)

現行 UI

現行 UI では、[レポートに追加できる経費] セクションがこのようになっています。

NOTE: 現行 UI では、誤って一致させてしまった経費を解除するために [レポートに追加できる経費] セク

ションを試用することができます。新 UI では、[経費のソース] ページで一致を解除（今後は「分離」と呼びます）することができます。詳細は後述します。

新 UI

Concur Expense 新 UI では、以下の表に若干の変更があります:

• [領収書] の列が追加され、領収書が必要な項目をリストから見つけやすくなりました。該当する項目

を(列見出しをクリックすることにより)先頭に並べ替えることができます。[領収書] 列のサムネイルイメージは、その経費にイメージが添付されていることを示します。

• [支払タイプ] 列に代わって [ソース] 列が登場します。この列は、カード取引が添付されている経費

（つまりすぐ提出できる）と、ソースとなる情報を待っている経費を区別するのに役立ちます。

• [金額] 列には、ホテルとレンタカーの金額に [推定] と表示されます。これは、旅程に税やその他の

付随する料金が含まれていないため、実費が確定していないことを表します。これらは最終的なカード請求額に表示されます。

(16)

結果を絞り込むには、[表示] リストのオプションを選択してください。

NOTE: [表示] リストに表示されるオプションは会社ごとに設定されます。そのため、上図と異なる場合がありま

す。

領収書イメージを表示するには、[領収書] 列のイメージをクリックします。

経費のソースを表示するには、行のどこかを（チェックボックスやイメージ以外の部分）をクリックします。

この例では、e-receipt が添付されている経費のソースを表示しています。

NOTE: E-Receipt では領収書要件を満たすのに不十分な場合があり、ユーザーは手動で領収書画像を

添付し、要件を満たす必要がある場合があります。

(17)

この例は、領収書イメージのないカード請求です。

(18)

この例は、カード請求と e-receipt です。

[レポートに追加できる経費] セクションには他のオプションもあります:

• 経費のチェックボックスを選択しているときは、[削除] と [移動] ボタンがアクティブになります。[移動] ボタンを使うと、選択した経費を既存の経費精算レポート（この場合はSeattle Sales

Meetings という名のレポート）に移動することができます。

• 2つ以上の経費のチェックボックスを選択しているとき、かつそれらの経費が異なるソースを持つとき

（たとえばクレジットカードと e-receipt ）、しかもそれらの経費が一致するものであるときは、

[経費の結合] ボタンがアクティブになります。

前述したように、[経費のソース] ページは誤って一致させた経費の解除（今後は「分離」と呼びます）に使用することができます。

(19)

• 現行の UI では、Web 接続を使用して Concur Expense を個人クレジットカードに接続した場合、[更新] をクリックしてカードデータを収集していましたが、このオプションは、Concur

Expense 新 UI では使いいただけません。代わりに、[経費を管理] ページにアクセスすると自

動的にカード取引が更新されるようになります。

[経費に添付できる領収書] セクション

[経費に添付できる領収書] セクションは [経費管理] ページの下の方にあります。

現行 UI

現行の UI では、[経費に添付できる領収書] セクションがこのようになっています。

(20)

新 UI

新 UI でも外観と使い心地は似ています。

表示するには領収書イメージをクリックします。ここでイメージの拡大や回転、削除ができます。

セクション 4: 新しいレポートと新しい経費 - 基本編

経費精算レポートを新規作成するときは、以前のようにレポート固有の基本情報のページ（レポートヘッダと呼ぶ）から始めます。そして経費のページに移って、経費や必要な領収書イメージの添付を行います。この基本的なプロセスは変わりませんが、より操作が簡単になり、管理しやすくなります。事実上すべてのケースにおいて、経費を扱う際に:

• フィールドはより大きく、入力しやすくなります。

• フィールド左端にあった赤い傍線に代わり、必須フィールドに赤いアスタリスクがつきます。

(21)

新規の経費精算レポート

現行 UI

現行の UI では、[経費精算レポート新規作成] ページはこのようになっています。

新 UI

新 UI では、ヘッダページが [新しいレポートの作成] となります。フィールドはより大きく、入力しやすくなります。

NOTE: このページに表示されるフィールドは会社ごとに設定されます。そのため、[新しいレポートの作成] ペー

ジが上図と異なる場合があります。

フィールドを入力して次のページに移ります。

(22)

新しい経費

現行 UI

現行の UI では、レポートの全般情報（ヘッダ）ページの入力が終わると経費のページが表示されます。

NOTE: レポート名をクリックすると、レポートヘッダーにアクセスが可能です。

(23)

新 UI

新 UI をごでは、レポートページのセクション数が減って今よりもすっきりした画面になり、入力しやすくなります。

NOTE: レポート名をクリックすると、レポートヘッダーにアクセスが可能です。

経費の作成 - 典型的なプロセス

まずは [経費の追加] をクリックします。[経費の追加] ウィンドウが開きます。レポートに経費を追加するためのオプションはすべてこのウィンドウに表示されています。既定で選択されているのは [レポートに追加できる経費]

リストからの追加オプションです。新しい経費を作成する前にこれらの経費の使用を促し、エントリーの重複を防ぐためです。

[経費の追加] ウィンドウで:

(24)

• [レポートに追加できる経費] を追加するには目的の経費を選択して、[レポートに追加] をクリッ

クします。

• 新しい経費を作成するには [新しい経費を作成] をクリックします。この手順を以下に述べます。

以下は、[新しい経費を作成] をクリックするところです。

[新しい経費を作成] をクリックした後、目的の経費タイプをクリックします。

NOTE: リスト上部にある検索ボックスに経費タイプ名の一部または全部を入力します。レポートに追加できる経

費タイプのリストが、入力したテキストによって絞り込まれます。

(25)

目的の経費タイプをクリックすると、[新しい経費] ページが表示されます。

NOTE: このページに表示されるフィールドは会社ごとに設定されます。そのため上図と異なる場合があります。

経費フィールドは [詳細] タブの左側に、領収書イメージの領域は右側に表示されます。[領収書イメージを添付] をクリックして経費に領収書を添付します。[経費に添付できる領収書] ライブラリから選択するか、新しいイメージをアップロードしてください。

NOTE: 走行距離や日当など、領収書が必要ではない特殊な経費タイプの場合、領収書エリアは非表示とな

ります。領収書を追加するために領収書エリアを表示するには、［領収書の表示］をクリックします。

(26)

先にイメージを添付してから、その画像を読んで左側のフィールドを入力すると簡単です。済んだら [経費の保 存]（または [保存してさらに追加] をクリックするとすぐ次の経費を追加できます）をクリックします。

経費が保存されると経費精算レポートはこのようになります:

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NOTE: この例では、経費エントリーを作成しながらマニュアルで領収書イメージを追加しました; イメージが [領

収書] 列に表示されています。領収書がまだ添付されていない場合は、[領収書] 列にアイコンが表示されます。経費エントリーを開かなくても、アイコンをクリックすれば領収書イメージを追加することができます。

領収書が必須でない場合、たとえば走行距離経費などはアイコンが表示されません。

[レポートの提出] をクリックすると、レポート総計が表示されます。一番上のセクションは、この経費精算レポート

によって移動する金額の全体的な動きを要約しており、（提出前に）予想される支払または実際の支払を一覧できるようになっています。

現行 UI では、レポート総計はレポートの提出が完了した後に表示されます。新 UI では、調整が必要な場合にすぐにレポートに戻って変更してから提出することができます。

(28)

経費レベルのアラートと規定外フラグ

経費を保存したときに経費に何か問題がある場合（必須の領収書が添付されていない、必須フィールドが入力されていない、経費の限度額を超えているなど）、アラートが表示されます。

下向きの矢印（メッセージの右側）をクリックします。領域が拡大し、アラートの詳細が表示されます。

アラートメッセージが [表示] リンクとともに表示されました。[表示] をクリックして問題のあるフィールドにアクセスします。

(29)

経費が表示されます。

問題を修正して [経費の保存] をクリックします。すべての問題が解決したら [正常に処理されました] のメッセージが表示されます。

NOTE: 経費を編集する時に [次へ] [前へ] ボタンをクリックして前後の経費に移動することができます。

経費リスト



経費リストのアラート表示については本書「経費リストのその他の情報」セクションをお読みください 新規経費タイプカテゴリ

Concur Expense Professional Edition 新 UI では、管理者によって親経費タイプなしで経費タイプが設定されると、「未分類」という新しいカテゴリーの下に表示されます。この変更は、親経費タイプと子経費タイプ間の視覚的な差異を表示するために行われています。ユーザーは経費精算レポートを作成する際、子経費タイプしか選択できないためです。

(30)

私的出費

新 UI では、私的出費は明細化できません。［経費詳細］ページで、ユーザーが私的出費の［明細］タブをクリックすると、以下のメッセージが表示されます。

(31)

私的出費には同席者を設定できません。［経費詳細］ページで、ユーザーが私的出費の［同席者］リンクをクリックすると、以下のメッセージが表示されます。

経費精算レポートに同席者、配賦、または明細情報が追加されており、ユーザーが［経費詳細］ページにて私

的出費を選択すると、以下のメッセージが表示されます。［私的出費としてマーク］を選択すると、同席者、配賦、および明細に関するすべての情報が削除されます。

経費精算レポート リスト レポート番号

レポート番号は、経費精算レポートを識別する6桁の数字です。これはレポートリスト (テーブル表示）に追加され、任意でレポートヘッダーまたは印刷用レポートに追加することができます。

これにより、ユーザー、承認者、処理者にとって、特定の経費精算レポートを追跡おおび識別することが容易になります。

(32)

経費精算ホームのレポートリスト内のテーブルに表示されます。

(33)

セクション 5: 経費リストのその他の情報

アラート

[アラート] 列のアラートアイコンをクリックすると説明が表示されます。[表示] をクリックすると関連するフィールド

/エントリーにジャンプします。

(34)

カード支払タイプ

[支払タイプ] 列のリンクをクリックしてカード取引の情報を表示します。

(35)

同席者

[経費タイプ] 列の [同席者] をクリックしてカード取引の情報を表示します。[同席者の表示] をクリックする

と [同席者] ページにジャンプします。

明細化

明細化した経費の [申請額] 列に [明細化] ラベルが表示されます。

(36)

予約

[経費タイプ] 列の [予約] をクリックして関連する出張旅程を表示します。[旅程全体を表示] をクリックする

と実際の旅程にジャンプします。

配賦済

[申請額] 列の [配賦済] をクリックして配賦を表示します。[配賦の表示] をクリックすると [配賦] ページに

ジャンプします。

(37)

セクション 6: 領収書イメージに関するその他の情報

同一レポート上で領収書イメージを複数回使用する

新 UI では、同一レポート上の複数の経費に１枚の領収書を添付することが可能です。

NOTE: この機能は新 UI でのみ利用できます。現行の UI では利用できません。また、これは

Professional Edition のみで利用可能です。

1枚の領収書イメージを複数回使用するには、最初の経費を通常通り作成して領収書を添付します。その領収書に関連するほかの経費を追加するには、次の手順で行います:

1. 通常どおり経費を作成します。

2. [領収書イメージを添付] をクリックします。[領収書の添付] ウィンドウが表示されます。

(38)

3. [レポートの領収書] タブをクリックします。

4. 目的のイメージをクリックし、[添付] をクリックします。

NOTE: レポートページに領収書イメージを添付する場合も手順は同様です。2番目以降の経費エントリーに

は [レポートの領収書] タブから目的のイメージを選択することができます。

構成

経費の管理者が組織に対してこの機能を有効化することができます。

NOTE: この機能は新 UI でのみ利用できます。現行 UI では利用できません。

(39)



詳しくは、設定ガイド「経費精算: サイト設定」をご参照ください。

領収書イメージの表示/非表示

経費を作成している時に領収書イメージを表示/非表示にすることができます。

セクション 7: 経費精算レポートのその他のメニュー

経費精算レポートに表示されるメニューは次の通りです。

NOTE: リストのオプションは会社ごと

に設定されます。そのため図と異なる場合があります。

次の点にご注意ください。

• [レポート詳細] メニュ

ーのオプションは現行 UI とほぼ同じです。[レ ポートのタイムライン]

オプションには承認フローとコメントが表示されます。

• [印刷/共有] メニューのオプションは現行 UI と同じです。

(40)

• [領収書の管理] メニューの [領収書紛失届] は [領収書紛失申告] になります。[添付ファ

イルの管理] を使ってレポートレベルにイメージを追加したり、すべてのイメージを表示したりできます。

経費精算レポートの [領収書] の列に [領収書紛失届] アイコンが以下のように表示されます。

セクション 8: 同席者

Concur Expense 新 UI では、同席者は事前申請の［経費精算］タブで管理されなくなります。同席者

の管理は別の [同席者] ページで行うため、同席者に対するワークスペースが広がり、分かりやすく快適な操作性を実現します。

現行 UI

現行の UI では、[同席者] セクションがこのようになっています。

新 UI

Concur Expense 新 UI では、同席者は［同席者］ページで追加、管理されるようになります。

(41)

[新しい経費] ページ、編集想定経費ページ、および [想定経費] ページで [同席者] リンクをクリックすること

で、[同席者] ページにアクセスできます。経費の [同席者] リンクは会社によって同席者入力が必須と設定されている場合にのみ表示されます。

同席者の追加 – 一般的な処理

[新しい経費] ページで経費の入力を終えたら、[同席者] をクリックします。

NOTE: これまでと同様、経費の [同席者] リンクは会社によって同席者入力が必須と設定されている場合に

のみ表示されます。

[同席者] ページが表示されます。

[同席者]ページでは、想定経費内の同席者を追加または削除することができます。

(42)

[同席者]ページの［同席者名］横にある矢印をクリックすることで、同席者をソートすることができます。

[同席者］ページで同席者を表示している時に、同席者の一部または全員を選択してグループを作成することが できます。

同席者を選択し、［グループの作成］をクリックすると同席者グループが作成できます。

経費精算レポートに事前申請が紐づいており、申請に同席者が追加されている場合は、申請エントリーより同席者のリストをコピーすることができます。

(43)

［申請からコピー］をクリックすると、申請エントリーより同席者がコピーされます。

NOTE: 同席者オプションは会社ごとに設定されます。そのため図と異なる場合があります。

同席者を経費に追加するには、[追加] をクリックします。[同席者の追加] ウィンドウが開きます。経費に同席者を追加するためのオプションはすべてこのウィンドウに表示されています。

最近使用した同席者から選択したり、または新しい同席者を追加したり、同席者グループ（あるいはお気に入りの同席者）から追加したり、設定によって可能であれば「欠席」としてマークすることもできます。

NOTE: 経費精算に同席者の重複がないよう、すでに経費精算に追加されている同席者は読み取り専用の斜

体で表示され、選択することができません。

(44)

最近使用した同席者から選択する

まずは最近使用した同席者から選択するのが最も簡単です。目的の同席者のチェックボックスを選択して [リス トに追加] をクリックします。選択した同席者が想定される経費に追加されます。

[最近使用した同席者] タブの下部に [すべての同席者履歴を検索] リンクがあります。リンクをクリックすると、

お気に入りに登録されている同席者も含め、これまで使用した同席者のすべてが表示されます。

(45)

お気に入りから選択する

プロファイルでお気に入りに登録してあるのに [最近使用した同席者] ページに表示されない同席者を探すには、[同席者グループ] をクリックします。最初のグループが [お気に入り] です。[お気に入り] をクリックします。[お気に入り] ダイアログが表示されます。

目的の同席者のチェックボックスを選択して [リストに追加] をクリックします。

その他の同席者を検索する

次の例では、[最近使用した同席者] タブにない、またはお気に入りに登録されていない同席者を追加したい場合です。まずは目的の同席者を検索します。

(46)

［同席者］タブをクリックし、同席者を検索します。

NOTE: ［同席者］では、簡易検索と詳細検索の２種類の検索方法があります。

Concur Expense Professional Edition では、同席者タイプの設定により、簡易検索、詳細検索、または

その両方が表示されます。

Standard Edition では簡易検索が既定で表示されますが、［詳細な検索オプション］をクリックすることで

詳細検索を表示することができます。

検索フィールドに文字を入力し同席者を検索すると、結果がリストで表示されます。

(47)

［詳細な検索オプション］をクリックし、詳細検索フィールドを利用して基準を追加することができます。

NOTE: 同席者の詳細検索を行い、同席者タイプが SYSEMP 同席者タイプコード（従業員など）に関連

付けられている場合、姓および/または名フィールドを入力する必要があります。

また、この同席者タイプには［非アクティブ従業員を含める］チェックボックスが表示されます。同席者検索に非アクティブ従業員を含める場合は、チェックボックスを選択（有効化）します。

［より少ない検索オプション］リンクをクリックすると簡易検索に戻ることができます。［リセット］をクリックし、以 前の検索条件をクリアすることができます。

(48)

簡易検索を行う場合、適切な同席者タイプを選択し同席者の名前を入力します。同席者の名前をクリックし、

想定経費に追加します。

詳細検索を行う場合、適切な同席者タイプを選択し検索語句（同席者の姓の最初の数文字など）を入力し、［検索］ボタンをクリックします。

(49)

詳細検索の場合、［検索］ボタンをクリックすると、［同席者］タブに検索結果が表示されます。検索条件は検索結果の上部に表示されます。

目的の同席者のチェックボックスを選択して [リストに追加] をクリックします。

NOTE: 検索結果に目的の同席者が見つからない場合は、[検索の変更] をクリックして検索基準を編集し、

もう一度検索します。

(50)

同席者の新規作成

同席者を手動で新規作成する場合（社内の設定で可能であれば）、[同席者] タブをクリックした後、[同席 者の新規作成] リンクをクリックします。

簡易検索の「結果なし」メッセージには、［同席者の新規作成］リンクが含まれます。

(51)

詳細検索の「結果なし」メッセージにも、［同席者の新規作成］リンクが含まれます。

また、詳細検索の「同席者が見つかりません」メッセージにも［同席者の新規作成］リンクが含まれます。

同席者のインポート

Concur Expense Professional Edition では、同席者の個人インポートが可能となります。同席者の個人

インポートを使用するには、Concur Expense で同席者の個人インポートを設定しておく必要があります。

(52)

同席者の個人インポートは、たとえばセミナーや部門会合のように、500 人規模の多数の同席者をリストする必要のあるユーザーに便利な機能です。インポートにはMicrosoft Excel スプレッドシートテンプレートを使用します。

同席者の個人インポートが設定されると、［同席者の追加］ダイアログ内に［同席者のインポート］タブが表示されます。



想定経費に同席者をインポートする：

1. [新しい経費] ページで経費の入力を終えたら、[同席者] をクリックします。

既存の経費に同席者を追加するには、経費の詳細ページで［同席者］をクリックします。

[同席者] ページが表示されます。

NOTE: 経費の [同席者] リンクは会社によって同席者入力が必須と設定されている場合にのみ表

示されます。

2. [追加] をクリックします。

(53)

［追加］をクリックすると、［同席者の追加］が表示されます。同席者のインポートが許可されている 場合、［同席者のインポート］タブが利用できます。

3. [同席者のインポート] タブをクリックします。

同席者は、同席者スプレッドシートテンプレートを使用して作成された Microsoft Excel スプレッドシートを使用してインポートされます。このスプレッドシートは、同席者フィールドで書式設定されます。

NOTE: 同席者のインポートは Excel の .xml フォーマットのみサポートしています。

4. すでに同席者インポートテンプレートファイルをダウンロードし、入力が済んでいる場合は、［スプレッド シートのアップロード］をクリックします。

Excel ファイルを選択し、[開く] をクリックします。

5. 同席者のインポートテンプレートを利用して Excel ファイルの作成が必要な場合、［テンプレートの ダウンロード］をクリックします。

［テンプレートのダウンロード］をクリックすると、AttendeeImportTemplate.xls がダウンロードされます。

 完了したファイルをコンピューターまたはネットワーク上に保存します。

(54)

 Microsoft Excel を起動しファイルを開きます。

 同席者の情報を入力します（５００人まで）。

 変更を保存します。

 [参照...] をクリックします。

 [同席者のインポート] タブの［スプレッドシートのアップロード］をクリックします。

 同席者のインポートファイルを選択し、[開く] をクリックします。

6. ファイルが正常にアップロードされたら、［次へ］をクリックします。

Excel スプレッドシートが正常にアップロードされると、スプレッドシートのファイル名と緑のチェックマークが

［同席者のインポート］タブに表示されます。

(55)

［次へ］をクリックすると、［同席者のインポート］ダイアログに Excel スプレッドシート上の同席者情報が表示されます。

7. 情報が正しいかどうか確認します。

正しく表示されている場合は、[次へ] をクリックします。

正しく表示されていない場合は［キャンセル］をクリックし、 Excel ファイルを修正後再度インポートを行います。

(56)

［次へ］をクリックすると、必須フィールドが確認されます。未入力の必須フィールドがある場合、リストに 含まれる同席者がインポートされないことを伝えるメッセージが表示されます。

(57)

［アラート］コラム内の赤い円をクリックすると、同席者エラーの理由が表示されます。

8. 正しく表示されていない場合は［キャンセル］をクリックし、 Excel ファイル修正後再度インポートを行います。

［次へ］ をクリックします。

次のステップでは、システムに既存の同席者とワークシート上の同席者を比較して、重複の可能性がないかチェックします。重複している可能性のある同席者はダイアログの [インポートされた同席者] に表示されます。上部のダイアログで同席者を選択すると、重複の可能性がある同席者がダイアログの [重複] セクションに表示されます。

9. 重複の可能性がある同席者（スプレッドシートの）が既存の同席者と一致する場合は、ダイアログの

[重複] セクションで同席者を選択して、[選択した同席者の使用] をクリックします。

重複の可能性がある同席者（ワークスプレッドシートの）が既存の同席者と一致しない場合は、[新 規の同席者の追加を続行] をクリックします。

次の点にご注意ください。

 重複するレコードも、インポート全体の制限に数えられます。

(58)

 重複の可能性が 1 つ以上検出された場合（ダイアログの上部と下部にいくつかの名前がリストされる）、それぞれを個別に取り扱います。

10. [次へ] をクリックします。

最後のダイアログに、インポートされた同席者数、スキップされた同席者数、インポートされなかった同席者数、解決された重複同席者数が表示されます。

11. [閉じる] をクリックします。

同席者が想定経費にインポートされます。

重複する同席者の管理

新しい同席者を追加するときに [同席者の作成] （前述）をクリックすると、Concur Expense はすぐに重複レコードを検索します。同席者の重複を検知すると、Concur Expense は重複している同席者を使用するか、（同じ人物でないと分かっている場合は）新しい同席者を使用するかメッセージで確認します。

(59)

経費リスト



経費リストの同席者表示については本書「経費リストのその他の情報」セクションをお読みください。

セクション 9: ホテル/宿泊費の明細化

新 UI では、同席者と同様に明細を独立したページで管理します。

現行 UI

現行の UI では、[1泊あたりの宿泊費] タブがこのようになっています。

(60)

新 UI

明細 - 典型的なプロセス

新しい2つのフィールドがホテル経費エントリーのメインページに追加されました: [チェックイン日] と [チェック アウト日] です。明細のプロセスではこれらのフィールドを必ず使用します。経費の入力を完了し、[明細] をクリックします。

（[レポートに追加できる経費] リストから選択して）カード請求または E-receipt から作業を開始した場合、ホテルベンダーがその情報を提供していれば、自動的に明細が作成されます。自動的に作成されない場合は、以下の手順に従ってください。

[明細の作成] をクリックします。

(61)

目的の経費タイプをクリックします。この場合は [室料] です。

1 日あたりの室料と税を入力し、[明細を保存] をクリックします。ホテル経費のメインページから取得されたチェックイン日とチェックアウト日が、ここで繰り返しの明細を作成するために使用されます。

(62)

NOTE: この例ではエントリータイプ [反復明細] と [すべての宿泊で同一] を使用しています。他のオプショ

ンについては、本セクションの後半で説明します。

明細が残金とともに表示されます。

残金が残っている場合は、[明細の作成] をクリックし、残金に対する経費タイプを選択します。この場合はインターネットです（5.97ドル×３泊）。

(63)

NOTE: [すべての宿泊を繰り返し] チェックボックスをクリックすると、この明細を反復します。これにより、１泊ず

つ手入力する手間が省けます。この例では、17.97ドルを入力する代わりに5.99ドルを反復しました。

経費の入力を完了し、[明細の保存] をクリックします。

金額がすべて明細化されるまでアラートが表示され続けます。経費に対するアラートをすべてクリアし、残金が 0.00になると無事に完了したことを知らせるメッセージが一度だけ表示されます。

経費リスト



経費リストの明細者表示については本書「経費リストのその他の情報」セクションをお読みください

(64)

[同一でない] タブ

１泊当たりの料金が異なる場合は [同一でない] タブを使って、１泊ごとの料金を定義してください。

(65)

エントリー タイプの利用

一般に、エントリータイプは１泊料金、その他の料金、税を定義するのに使用する [反復明細] です。

デポジットのような1度しか請求のないもの、

あるいは E-Receipt からの自動明細から漏れた明細の入力に対しては [単一明細]

を使います。

セクション 10: 配賦

単一または複数の経費を一度に配賦することができます。

NOTE: 配賦オプションは会社によって設定

が異なるため、図と異なる場合があります。

(66)

経費を個別に配賦する

経費を個別に配布するには、経費を開いて [配賦] をクリックします。

[配賦] ページが表示されます。

(67)

空白の [配賦] ページに既定の配賦が表示されます。これは、配賦しなかった金額は既定の配賦先（自分の部門など）に請求されるという備忘になります。この例では、既定の配賦コード（ユーザーのコストセンター）は RD です。

金額のパーセンテージを設定する

設定によって可能な場合は、ページのトップにある [%値] か [金額] をクリックします。

(68)

新規の配賦を追加

新しい配賦を追加するには、[追加] をクリックします。[配賦の追加] ウィンドウが表示されます。

[新規配賦] タブで、各フィールドに適切な情報を入力または選択します。[保存] をクリックします。リストに配

賦が追加され、配賦額すべて（100％）が新しく追加された配賦に割り当てられます。

この例では、会計管理部門が経費のすべてを持ちます。

この例では、会計管理部門が経費の半分、自分の部門が残りの半分を持ちます。会計管理部門の%値を

50%に調整します。既定の行（自分の部門）は自動的に残りの50%が割り当てられるように計算されます。

(69)

この例では、会計管理部門の部門が経費の半分、セールス部門が残りの半分を持ちます。自分の部門は経費を割り当てません。

必要な数の配賦を追加します。設定によって、%値か金額を調整することができます。

配賦の削除

配賦を削除するには目的の配賦のチェックボックスを選択し、 [削除] をクリックします。

お気に入りの使い方

お気に入りに追加

特によく使う配賦がある場合はお気に入りとして保存することができます。

[お気に入りとして保存] をクリックすると、[お気に入りとして保存] ウィンドウが表示されます。

(70)

名前を入力し、[保存] をクリックします。

お気に入りを使用する

配賦のお気に入りを使用するには、[追加] をクリックした後、[お気に入りの配賦] をクリックします。

目的のお気に入りのラジオボタンをクリックし、[配賦の置換] をクリックします。

配賦が適用されます。

(71)

お気に入りの削除

配賦のお気に入りを削除するには、[追加] をクリックした後、[お気に入りの配賦] をクリックします。

目的のお気に入りの名前をクリックします。お気に入りの詳細を表示するページが開きます。

[お気に入りの削除] をクリックします。

(72)

複数経費の配賦

経費精算レポート上で経費を選択すると [配賦] ボタンがアクティブになります。[配賦] をクリックします。

[配賦] ページの金額には選択した経費の金額だけが含まれていることに注意してください。

「経費を個別に配賦する」で前述したとおりに配賦やお気に入りなどを作成してください。

経費リスト



経費リストの配賦表示については本書「経費リストのその他の情報」セクションをお読みください。

(73)

セクション 11: 出張手当

出張手当は現行の UI と似ています。主な違いは、ユーザーがプロンプトウィンドウではなく、[新しいレポート の作成] （ヘッダー）ページで出張手当の払戻をするかどうかを決定することです。

!

^重要:出張手当機能は詳細な設定が可能です。固定手当（いわゆる日当）やその他の選択肢も持たせることができます。新 UI でもこれは変わりません。ユーザーには引き続き同じフィールド、チェックボックス、

オプションが表示されます。ただし、レイアウトが少々異なる場合があります。

また、さまざまな設定オプションがあるため、以下の例がお客様の出張手当の設定と一致しない場合があります。

旅程と経費精算レポートを作成する

現行の UI と同様に、ユーザーが出張手当機能を使用して払戻を受ける資格があるかどうか Concur

Expense が決定します。現行の UI では、以下のようなメッセージを表示させるように設定できます。

新 UI では、[新しいレポートを作成] ページに [出張手当の請求] セクションが表示されます。

(74)

ユーザーは、必要に応じてフィールドを完成させます。この例では、[出張手当] セクションで [いいえ] が既定で選択されています。出張手当請求にレポートを使用しない場合、ユーザーは「いいえ」オプションを選択したまま

[レポートを作成] をクリックします。

出張手当請求にレポートを使用する場合は、[はい、出張手当を請求します] を選択してください。[レポートを 作成] ボタンが [次へ] に変わります。ユーザーは [次へ] をクリックします。

(75)

NOTE: 既定で [はい] または [いいえ] のどちらを選択するか、また [出張手当を請求] セクションを表示さ

せるかどうかを設定することができます。

現行 UI と同様に、次のページで旅程を完成させ、[次へ] をクリックします。

現行 UI と同様に、次のページで追加の旅程を選択して [次へ] をクリックします。

(76)

現行 UI と同様に、次のページで調整を行い、[経費を作成] をクリックします。

出張手当エントリーが経費精算レポートに表示されます :

(77)

設定によっては、領収書を提供したり、追加の経費やカード請求を手入力する必要があります。

出張手当メニュー旅程管理

ユーザーに出張手当がある場合、［出張手当］メニュー内に［出張手当の管理］が表示されます。

(78)

セクション 12: 経費アシスタント

カレンダーベースおよび出張ベースの経費精算レポート

経費アシスタント機能を使用するには、まずこの機能を有効化し（このセクションで後述）、ユーザーに以下を許可します:

• カレンダーベースのプロセスを使用: ユーザーの経費が Concur Expense にエントリーすると、経費アシスタントが自動的にカレンダーベースの（月次）経費精算レポートを作成します。

• 出張ベースのプロセスを使用: 経費アシスタントが Concur Travelで予約された特定の出張に基づいて自動的に経費精算レポートを作成し、その後、出張の開始日と終了日の間に発生した経費をレポートに取り込みます。

• 両方: カレンダーベースと出張ベースのいずれかを選択（両方選択することは不可）

• どちらでもない: この機能を使用しない

その後、ユーザーは必要に応じて以下のとおりに自分で有効化します。

経費アシスタントの有効化

組織が経費アシスタントを有効化している場合、ユーザーが自分で有効化するにはいくつか方法があります:

• 利用可能な出張セグメント: [経費ホーム] ページの [レポートに追加できる経費] に経費精算されていない出張セグメント（旅程）がある場合は、[経費アシスタント] ページが表示されます。

 管理者が出張ベースの経費精算レポートのみを構成している場合、[経費アシスタント] ページは以下のように表示されます。

(79)

[利用を開始] をクリックします。

 管理者がカレンダーベースの経費精算レポートのみを構成している場合、[経費アシスタント] ページが以下のように表示されます。

Expense 新 UI: エンドユーザー向け