プロジェクトマネジメント方法

8.2.1 プロジェクトマネジメント概要

本プロジェクトは基本的なマネジメントの流れとして 1. ^{年間スケジュール設定}

2. ^{前期マネジメント} 3. ^{後期マネジメント} 4. ^{議事録の共有}

5. 教員への毎週の活動報告と全体への情報共有 6. その他の全体共有や事前連絡

上記のような流れで前期・後期のマネジメントを行った。

スケジュール設定

プロジェクト発足時に既に前期はエアドーム制作、後期は全b天周プロジェクタの設計は成果物 に設定されていたため、まず初めに行ったスケジューリングであった。だが、移動プラネタリウム プロジェクトのスケジュール前例は存在しなかったため制作物にあわせてスケジュール設定を行っ た。このスケジュール設定は開始時に学内発表会にゴールを置いた制作活動中心のスケジュールの 設定しリリースした。その後活動が進んできた中間地点にて初段階での修正と、発表会への準備を 含めたスケジュールをリリースした。前期・後期それぞれで行ったため全体を通して計4^回のリ リースを行った。

全体共有

全体会議の記録は議事録を越後谷さんにとってもらい共有をしてもらった。また、進捗が計画よ り前後することが予想されたので活動日のはじめと終わりに活動報告と情報共有で進捗の確認を取 り、全体スケジュールを設定し、それをもとに週別のスケジュールを設定した。教員を含めた全体 ミーティングを毎週行うことにより、プロジェクト全体の活動の達成度の現在地をメンバー全員が 確認できるとともに、短期目標も立てやすくなった。これにより確実に達成に向けてのスケジュー ルをイメージしやすくなったという点と、教員のアドバイスを早い段階でもらうことができること から変更が生じてもすぐに対応できる点の2つの利点があった。毎回全体共有を欠かさず行った のは、各作業状態を全員が把握することで、回避できる伝達ミスなどを事前に防ぐことを目的とし た。そうした結果、問題が生じた際にも毎週スケジュールの修正を行っていたことから目標まで至 ることができた。

（※文責:^山内澪）

8.2.2 プロジェクトマネジメントツール

プロジェクトマネジメントとして、以下のような様々なWebサイトやツールを用いてマネジメ ントを行った。

• Line^{を用いた簡易連絡}

• Web Mail（学内メール）を用いた連絡

• ^{サイボウズ}Liveを用いたスケジュール確認、情報や写真やファイルの共有

• Webdavを用いたファイルの共有

Line^{を用いた簡易連絡}

Lineとはインターネット電話やテキストによるチャットなどのリアルタイムのコミュニケー ションを行うためのインスタントメッセンジャーである。これを用いた連絡は全体の80^％を占め

た。これを用いた理由は、Lineのほうがメールよりもメンバーの使用頻度が高かった事と、複数 人が同画面で同時にコミュニケーションを取る事が可能であるという点。最大の利点は既読人数を 投稿者が確認できる点である。これにより、メンバー全員に情報共有がなされたかどうかが確認で き、活動日までの準備などプロジェクト時間外の活動も円滑に進めることもできた。

 使用用途は、簡易的にメッセージや画像を送ることができる点からメンバー間の日常的な細かい 連絡事項や、写真の共有であった。このLineが最も役立ったのは後期に上映会を行った時であっ た。集合や移動などの連絡がスムーズに行われ、問題発生時に把握と対応ができた。また、その場 にいない人でも現場の状況把握が可能であった事がLineを用いた事による大きな利点であった。

Web Mail（学内メール）を用いた連絡

公立はこだて未来大学の学内専用メールサーバーを利用し、上記のLine^{では長文の場合や同時} に添付ファイルを共有する際に用いた。こちらは、確認の頻度が個人によってばらつきがあったた めLineと合わせて利用した。こちらは特定のメンバーに向けた連絡手段であったのでメンバー間 の情報共有が主であり、一方的な連絡事項に用いられた。

サイボウズLiveを用いたスケジュール確認、情報や写真やファイルの共有

サイボウズLiveとは、クラウド型の無料コラボレーションツールである。メーリングリストの ようにメンバーをサイボウズLive内で作成したグループスペースに登録することで同じページを 共有できるWeb^{サービスである。}

• 貸しサーバーによる情報共有フォルダ

• ^{掲示板機能}

• ^{スケジュール機能}

• ToDo^リスト

上記4点がサイボウズLiveで主に使用したコンテンツである。このツールは教員、メンバーの全 体での共有の役割を担っていた。小規模ではあるが、貸しサーバー上に共有フォルダを作成するこ とができるので、議事録の共有と決定事項の記録写真などをアップロードし各自が確認できるよう にした。

 また、掲示板機能には、書き込まれたことを登録したアドレスに通知する機能があることから メーリングリストのような用途も可能であった。前期は教員から学生への連絡がほとんどであった が、後期になり上映会など外部活動にて教員把握が困難な場面が多くなってきたため使用頻度は多 くなった。学生からは状況報告、教員からはアドバイスや指示をいただいた。これらは実際にコメ ント者以外のメンバーがやり取りを見ることができるので再度全体で共有連絡を行う必要がなく利 便性が高かった。

 マネジメントとして有効活用したのは、スケジュール機能とToDoリストであった。カレンダー 使用で締め切りや日時をすぐに確認できることや当日になると掲示板機能と同様に通知機能があっ たことから報告書の作成時や上映会の場面において非常に役立った。

Webdavを用いたファイルの共有

Webdavとは、公立はこだて未来大学の貸しサーバーであり、ファイルの共有に使用した。サイ

ズの大きなファイルや個人宛てのファイルなどの共有がほとんどで、メンバー全員の使用経験があ ることからアップロードとダウンロードなどファイルの管理が簡単でありプロジェクトでの利用に 至った。成果物の提案における資料や成果発表のポスター、報告書の提出先として利用した。

（※文責:^山内澪）

8.2.3 前期プロジェクトマネジメント

全活動をまとめた前期スケジュールとして 5^月 前期成果物の制作、後期活動のための調査 6^月 前期成果物の制作、後期活動の決定 7^月 中間発表会の準備及び中間発表

8^月 夏季休暇期間につきプラネタリウム研究

という上記のスケジュールで活動した。5月初めからドームの制作に取り掛かり、中旬ごろから6 月中旬ごろまでで後期活動を決定した。後期活動を決定する途中段階でピンホール投影機の制作も 加わり、バランスを見ながらのスケジュールでとなった。7月は中間発表のための準備を行った。

報告書についての準備は7月に工房ヒゲキタさんの来校があったため6月下旬から準備を行った。

夏季休暇に入った8月は後期に制作するコンテンツの研究のために、各自帰省先やインターン先に てプラネタリウムの観賞を行うことを課題活動とした。活動時間内の主な動きとしては、

• ^{先週の活動報告を行う}

• 今週の週別スケジュールを設定する

• その日の活動内容の確認を行う

• ^{制作作業を行う}

• 制作作業後に到達度の進捗を確認・共有する

以上の流れで1回あたりの活動を行った。先週の活動報告と今週の週別スケジュールの決定は、毎 週水曜の活動時間内に行われる教員への報告の際に同時に行った。その日の作業確認や人数割振り の調整は活動時間の始めに毎回行い、活動終了時間にその日の到達度の確認や情報共有は欠かさず 行った。これにより、14名と活動人数の多いプロジェクトではあったが、全員が足並みをそろえ スケジュール通りに活動を行うことができた。作業時間内では作業場所が離れていたグループにも 細かく状況確認を行い、またはメンバーからの作業報告の促しもしていたので、その時点での遅れ や修正なども必要だと思われたタイミングで対応できた。

 時間外活動は、活動終了時間に行う到達度の確認の際に、確認されたスケジュールの遅れなどが 発生し次回に持ち越せない場合は集まれるメンバーで作業を行った。また、後期活動の提案などで の会議はほとんどが時間外での会議となっており、時間内でその報告を行うといった形式をとっ た。活動内容が会議形式よりも作業形式がほとんどであったため時間外の制作活動は中間発表が近 づく後半に発生した。反省点としては、順調に進みメンバーの手が空き作業待ちになるといった事 態が発生していた事が挙げられるため、そこの対処を後期のマネジメントの課題とする。

（※文責:^山内澪）

8.2.4 後期プロジェクトマネジメント

 全活動をまとめた後期スケジュールとして 9^月 前期引き継ぎの確認、後期成果物提案 10^月 後期成果物、上映活動の内容決定