平成 23 年度 定期監査のまとめ 酒田市監査委員

平成 23 年度

定期監査のまとめ

酒田市監査委員

酒田市監査委員

酒田市監査委員

酒田市監査委員

【目

【目

【目

【目

次】

次】

次】

次】

Ⅰ

平成２３年度定期監査の考え方

………

１

Ⅱ

定期監査の結果

………

１

Ⅲ

指摘、注意、要望事項

………

６

Ⅳ

事例

………

１０

１

事務事業に関する事項

………

１１

２

職員の現況

………

２２

３

歳入

………

３７

４

歳出

………

４８

５

契約

………

６１

６

補助金

………

７５

７

外郭団体

………

８７

Ⅴ

行政監査の結果について

１

施設別行政コスト計算書

………

９７

２

PDCA

サイクルを意識した

事務事業評価の取組

………

１２１

３

歳入・現金取扱のリスク評価

………

１４０

４

過年度未収金の債権管理

………

１４５

５

事務改善事例

………

別冊

Ⅵ

良好事例

………

１５３

Ⅶ

資料

………

１５９

Ⅰ

Ⅰ

Ⅰ

Ⅰ

平成２３年度定期監査の考え方

平成２３年度定期監査の考え方

平成２３年度定期監査の考え方

平成２３年度定期監査の考え方

市の平成２３年度予算では、地域経済を取り巻く環境は依然厳しいことから、合併特 例債や過疎債など有利な財源の活用を図り、投資的経費に重点的に予算を配分し持続的 で着実な景気回復を図るものとしている。しかしながら、歳入においては、税収の一定 の伸びは見られるものの、自主財源比率は引き続き低下傾向にあり、きびしい財政状況 は続いている。 今後５年間となった合併特例債の活用可能な期間にどのような事業を進めるか、合併 特例期間が過ぎた後の財政運営について、老朽化する公共施設の維持、管理も合わせど う見ていくかが今後の課題になると思われる。 また、全国的に公金等の私的流用や補助金の不適切処理事案が後を絶たない状況を踏 まえ、それらの適正性についても対応する他、市民の関心の高い事案についても、随時 監査を行っていく。 そのような考え方から、平成２３年度は下記重点事項を中心に監査を実施するものと した。 １ １１ １ 重点事項重点事項 重点事項重点事項 ① 効率的な行政運営と進行管理 ② 職員の法令等の遵守状況の確認 ③ 補助金・契約事務の適正性について ④ 誤賦課・誤徴収を踏まえた調定漏れ対策 ⑤ 施設別財務諸表の作成について ⑥ 外郭団体の経理状況について ⑦ 未収金の債権管理について ⑧ 前年度指摘事項の改善について ⑨ その他市民の関心の高い事項

Ⅱ

Ⅱ

Ⅱ

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定期監査の結果

定期監査の結果

定期監査の結果

定期監査の結果

今回はＩＴ分析が可能なように、監査資料をエクセル形式で提出してもらいました。 その内容をデータベース化し、ＩＴを活用して分析を試みました。 定期監査の結果、不正、不当に当たるような行為は見られませんでした。ただ、調 定、支出負担行為、精算、契約など規則で定められている基本的な手続きの遅れが見 られました。規則等にしたがって基本をしっかり押さえた事務をすることが不正を防 止し、ひいては市民の信頼につながります。今後とも内部統制に努めていただきたい と思います。 また、今回の定期監査のまとめでは良好事例も掲げてみました。研修の成果を実行

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に移している課や監査の指摘等にすぐ対処している課などありました。 他課の良好事例や指摘、注意等を受けた事項で良いものは模範とし、指摘された事 項等は参考にし、より的確な事務処理に努めていくためにもこの定期監査のまとめを 役立てていただければ幸いです。 (1) (1)(1) (1)効率的な行政運営と執行管理について効率的な行政運営と執行管理について効率的な行政運営と執行管理について 効率的な行政運営と執行管理について ①職員の事務改善 効率的な行政運営として、市としては新行財政集中改革プランに則り実施してい るところであり、大きな視点からの行財政の効率化は重要なことでありますが、そ れと並行して職員自らの創意と工夫による事務改善も重要なことと考えます。 そのため、今回は行政監査の一環として、職員が日ごろ取り組んでいる事務改善 についてモニタリングを行いました。 職員一人ひとりの心構えとして、小さな事務改善の積み重ねを行い、それをその 課のものだけでなく、他課にも知らせ全体での取り組みにすることによって大きな 改善につながっていくものと期待し、今回は、別冊にまとめて報告をさせていただ きました。 ②進行管理表による管理と執行 市長の施政方針に基づき、部の運営方針を作成し、それに基づき課の運営方針の 作成となり、運営方針における重要（重点）事業について、それをどのように具現 化していくか、という意味で進行管理表を作成し、業務の執行を管理していくべき ものと考えます。 進行管理については、施設建設や設備・機械の更新、毎年あるいは毎月の定例的 な行事など、例年のパターンに沿って作成されている例が多く見られます。 課としての課題である重点事業についても事業の進捗状況を課全体で把握でき るよう積極的に進行管理表を活用することにより、業務の適切な執行につながるこ とと思います。重点事業と進行管理表の内容の整合、整理と活用を要望します。 ③事務の進行管理 工事、イベントなどの進行管理は図られていますが、毎年決まっている契約事務 や支出負担行為票の作成など、ルーティン的な仕事についても、執行忘れが起きな いように進行管理表的なものでまとめ管理していくべきと思われます。 そのためには、以下のことに心がけて事務執行に当たってもらいたいと思います。 ・ルーティンワークの流れも課の進行管理表に掲載する。 ・チェック表を作成し、課の共有ホルダーに掲載し、みんなでチェックできるよ うにする。 ・全庁的に行うようなものについては標準マニュアルを作成し、ノーツに掲載す ることでデータベース化し、誰でも使用可能にする。

・標準マニュアルを加工し、改善した場合、全庁掲示板等で公表しあい、活用で きるような市役所風土をつくる。 ④事務事業評価事案の目標達成への工夫とＰＤＣＡサイクルについて 財政課で行った事務事業評価の一部と任意の事業を選定し、ＰＤＣＡサイクルに基 づいて目標達成のためにどのような工夫をしながら執行しているかについて報告を 求め、行政監査として別冊にまとめました。 目標値を達成するために、前年度の課題や問題点を把握し、戦術につなげていくと いう工夫がより必要と考えます。選定した事業の 3 年間の取組み・工夫を並べてみま したが、まだまだ工夫できる余地があると感じました。 (2) (2) (2) (2) 職員の法令等の遵守状況の確認職員の法令等の遵守状況の確認 職員の法令等の遵守状況の確認職員の法令等の遵守状況の確認 契約及び補助金交付事務における決裁文書に決裁日、執行月日の記載されない文書 が多く見られました。組織の意志決定としての決裁日や決定されたことが着実に執行 されたか管理する上でも起案文書に必要事項は記載しなければならないものです。 収納事務について、指摘事項、注意事項として、現金の受け取りから収納までの期 間が長いものや調定票の起票を遡って処理するケースがありました。特に調定票の作 成を入金があった時点に遡って処理するケースは相当数見られます。調定は市の債権 を明らかにする行為で、納入通知書の発行の根拠となるものであり適正に処理しなけ ればならないものです。 支出事務については、支出負担行為の起票の遅れや履行完了から支払いまで著しく 遅延しているもの、郵券の管理について不適切なものが見られました。特に支出負担 行為の起票の遅れは多くの課で見られます。業務委託契約など契約事務は適切に行っ ていながら、業務が完了し請求書を受け取った時点で、支出負担行為票の作成をして いるケースが多く見られます。適正な予算執行をする上でも「支出負担行為に関する 規則」に則り正確に事務処理を行ってください。 (3) (3) (3) (3) 補助金・契約事務の適正性について補助金・契約事務の適正性について 補助金・契約事務の適正性について補助金・契約事務の適正性について ①補助金について 指摘事項、注意事項において申請から交付決定、交付額決定から支払いまでの期間 が著しく遅れているものがありました。 他に指摘事項、注意事項には至らなかったものの申請書や実績報告に添付すべき書 類に不備が見られるものもありました。 補助金交付規則、要綱の定めのとおり事務処理を行うべきですが、現実に見合わせ 必要であれば、補助金交付規則の適用除外も適用するなど適正に交付事務を行うよう 心がけてください。

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②契約について 指摘事項として、委託期間の不適切なものあるいは誤りのあるもの、必要な決裁を 経ずに契約しているものがありました。 他に委託契約において、給付の確認、対価の支払い時期が明記されていない契約書 が見られました。 また、随意契約において酒田市財務規則に定める額を超えるものについても１者随 意契約を締結している事例もあるなど、地方自治法施行令第１６７条の２の適用号の 解釈が各課で統一されていないことが原因と思われるものもありました。 契約書の作成の不備と合わせ全庁的に統一した形で事務処理を行うべきと考えま す。 (4) (4) (4) (4) 誤賦課・誤徴収を踏まえた調定漏れ対策誤賦課・誤徴収を踏まえた調定漏れ対策 誤賦課・誤徴収を踏まえた調定漏れ対策誤賦課・誤徴収を踏まえた調定漏れ対策 市民のみなさんからみて一番信頼を損なうものは金銭に関する不祥事です。 そのため、２２年度は調定の根拠となる資料まで遡って監査を行いました。今年度 は各課において収入、現金取扱の業務の中でどのようなリスクを想定しているか、ど んな対策をとっているか、発生頻度や影響度をどうとらえているかを調査しました。 発生頻度はほぼ起こらないと思われるものでも、もし起こった場合の影響度から、 日ごろどのようなチェック方法をとっているかが重要です。 不正を無くすることは市民の信頼につながります。また、職員を守ることにもなり ます。そのためには、職員の意識はもちろんですが、リスクを想定した日ごろのチェ ック体制を課内で作り上げ、行動することが大切です。 (5) (5) (5) (5) 施設別財務諸表の作成について施設別財務諸表の作成について 施設別財務諸表の作成について施設別財務諸表の作成について 前年度は主に入館料を徴している施設を中心に利用状況や収入、維持管理に係る経 費について取りまとめました。 今年度は、各施設ごとの行政コスト計算書について各課から作成してもらい、行政 監査として別冊にまとめました。是非各課で分析など活用をお願いしたいと思います。 また、全体として横断的に見ることが必要です。 加えて、今年度は自治総合センターで開発し、総務省で一部変更したソフトにより 施設の更新費用（将来コスト）の試算も行いました。前年度も独自の試算を行いまし たが、より分かりやすいものになったと思います。 今後人口減少、生産年齢人口の減少、税収の減少と社会は右肩下がりの状態となっ ていきます。合併市は一人当たりの床面積が大きいというデータもある中で、施設の 廃止の提案をしなければならないことも予想されます。 そのためには、市民と情報を共有し、納得の上で将来のあり方を議論するためのア セットマネジメントの早期策定が望まれます。

(6) (6) (6) (6) 外郭団体の経理状況について外郭団体の経理状況について 外郭団体の経理状況について外郭団体の経理状況について 外郭団体の経理事務については、会計課で経理基準を定めています。現在はほとん どの課で経理基準を意識した事務を行っているように見えますが、立替払い、支払の 遅れ、支払あるいは収入現金を一定期間手元においているケースが今年度においても 相当数見られました。 年々改善されてきておりますが、現金の取り扱いについては、今後とも更に適正な 処理に努めていただきたいと思います。 (7) (7) (7) (7) 過年度過年度未収金の債権管理について過年度過年度未収金の債権管理について未収金の債権管理について未収金の債権管理について 注意事項として、簿冊の整備、徴収猶予の時期、決裁方法の誤りがありました。 債権管理については、市税等収納率向上対策本部に所属する収納担当課については、 法的な根拠を意識して執行していますが、その他の課については、法的な根拠を意識 しないで前例踏襲で仕事を進めているところも見られます。 調査票を見ると、執行基準（法的根拠）の記載がない、徴収マニュアルがない、時 効の中断に当たるような折衝記録がない、滞納整理の目標がはっきりしていないなど の課題が見えます。 全庁的に未収金の債権管理について、標準的な執行基準、徴収マニュアルの整備、 研修が必要と思われます。 (8) (8) (8) (8) 前年度指摘事項の改善について前年度指摘事項の改善について 前年度指摘事項の改善について前年度指摘事項の改善について 指摘事項等に対しては全体的に取組みはなされていますが、前年度から確認してい る支出負担行為票の作成の遅延は多くの課で発生しています。特に委託契約について 決裁を済ませても支出負担行為の起票をしないでいるものが多く見られました。複数 の目で確認するなどと回答をしているものの、それでも遅れているケースもありまし た。チェック表を作成するなどより具体的な取り組みが必要と思われます。 (9) (9) (9) (9) 東日本大震災の教訓と対応について東日本大震災の教訓と対応について 東日本大震災の教訓と対応について東日本大震災の教訓と対応について 東日本大震災への対応と課題について聞き取りを行いました。保育園、小学校では、 各施設ごとに作成してあるマニュアルに従って冷静に、かつ適切に行動していました。 緊急の避難場所を瞬時に判断したり、下校時に当たっていた子どもたちの安否確認、 父兄への児童の引き渡しなど適切なものだったと思います。また、マニュアルの見直 しも行っております。 対策本部の運営についても、書類をチェックしました。発生から１週間ほどをチェ ックしましたが、次々に変化する状況に適切に対応していました。様々な状況の中で 先を読みながらの対応は見事でした。

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今後のことになりますが、当市でも庄内平野東縁地震などの想定があります。これ と今回の大震災のあった宮城県大崎市などの被害状況と比較しますと、災害対策本部 の実践的な想定訓練の必要性を痛感します。大崎市では死者 4人、家屋全壊188棟、 半壊・一部損壊3,927棟で避難所88か所に避難した方が１万260人おられます。避 難所も最初の 4 日間がピークのようです。 想定で訓練し、各班毎に何が課題か把握することにより、防災対策は充実していき ます。是非検討していただきたいと思います。

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指摘、注意、要望事項

指摘、注意、要望事項

指摘、注意、要望事項

指摘、注意、要望事項

１ １１ １ 指摘事項指摘事項 指摘事項指摘事項 ２９課２９課 ２９課２９課 ４７４４４７７７件件件 件 ( ( ( (1111 ))) ) 職員の法令等の遵守状況について職員の法令等の遵守状況について 職員の法令等の遵守状況について職員の法令等の遵守状況について ①予算管理 ○前年度に引続き予算積算誤りにより予算流用を行っていた。予算の計上について は、適正に行うこと。 （社会教育課） ②収納事務 ○調定、収納手続きについて３か月を超えて遅延しているものが見られた。適正に 処理すること。 （観光物産課） ○調定票の作成日が３か月以上遅れているものがあった。調定の起票について適正 に行うこと。 （管財課）（子育て支援課）（土木課）（農政課）（農林水産課）（商工港湾課） （教育委員会管理課）（学校教育課）（社会教育課）（農業委員会）（会計課） ○現金収納について、受取りから収納まで３か月を超えているものがあった。収納 事務は適正に行うこと。 （社会教育課） ○諸証明手数料の調定と現金の払込が 90 日を超えて処理されていたものがあった。 適正に処理すること。 （中央高校） ③支出事務 ○支出負担行為票の作成日が 90日以上遅れているものがあった。支出負担行為に 関する規則に則り適正に処理をすること。 （総務課）（納税課）（まちづくり推進課）（文化スポーツ振興課）（福祉課） （子育て支援課）（介護保険課）（看護専門学校）（土木課）（建築課）（下水道課） （都市計画課）（農政課）（農林水産課）（商工港湾課）（観光物産課） （定期航路事業所）（松山地域振興課）（図書館）（議会事務局） （選挙管理委員会事務局） ○履行の完了から４か月を超える支払遅延があった。適正に処理すること。 （総務課）

( ( ( (2222 ))) ) 補助金・契約事務の適正性について補助金・契約事務の適正性について 補助金・契約事務の適正性について補助金・契約事務の適正性について ①補助金について ○補助金の申請から交付決定まで、３か月以上経過しているものがあった。補助金 交付決定は速やかに行うこと。 （まちづくり推進課） ○補助金の申請から交付決定まで、交付額確定から支払いまで、３か月以上経過し ているものが、それぞれ１件見られた。補助金交付規則及び要綱に則り適正に処 理すること。 （農政課） ②契約事務について ○契約について委託期間の不適切なものや履行確認の遺漏が認められた。契約時、 完了後の事務処理について適正に行うこと。 （文化スポーツ振興課） ○契約について、委託期間について誤りがあるものが見られた。事務処理について 適正に行うこと。 （観光物産課） ○契約書の内容に誤りが認められた。事務処理について適正に行うこと。 （まちづくり推進課） ○権限のある者の決裁を経ずに契約を締結していたものがあった。適正に処理する こと。 （情報管理課） ( ( ( (3333 ))) ) 外郭団体の経理状況について外郭団体の経理状況について 外郭団体の経理状況について外郭団体の経理状況について ○外郭団体の経理について、チェック体制を確立しながら、経理基準に則り適正に処 理すること。 （商工港湾課） ( ( ( (4444 ))) ) 前年度指摘事項の改善について前年度指摘事項の改善について 前年度指摘事項の改善について前年度指摘事項の改善について ○前年度指摘事項にもかかわらず、支出負担行為票の作成日が 90 日以上遅れている ものがあった。支出負担行為に関する規則に則り適正に処理をすること。 （教育委員会管理課） ○前年度注意事項とした支出負担行為の作成日の遅れが改善されていない。60 日以 上遅れているものがあった。支出負担行為に関する規則に則り適正に処理をするこ と。 （学校教育課） ○特殊勤務手当の支給誤りがあった。事務処理について適正に行うこと。 （福祉課） ２ ２２ ２ 注意事項注意事項 注意事項注意事項 １６課 １６課１６課１６課 ２７２７２７２７件件件 件 ( ( ( (1111 ))) ) 職員の法令等の遵守状況について職員の法令等の遵守状況について 職員の法令等の遵守状況について職員の法令等の遵守状況について ①収納事務 ○調定票の作成日が１か月を超えて恒常的に遅れているものがある。調定の起票に ついて適正に行うこと。 （職員課）（文化スポーツ振興課） ○施設のコピー使用料について、受領から収納までの期間が遅れているものがあっ

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た。現金の管理について適正に行うこと。 （文化スポーツ振興課） ○債権の確定手続きについて遅いものがあるので、適正に処理すること。 （農林水産課） ②支出事務 ○郵券の月毎の確認のされていないものがあった。郵券等の保管、管理は適正に行 うこと。 （下水道課） ○郵券の記録漏れが見られた。郵券の保管管理は適正に行うこと。 （子育て支援課）（文化スポーツ振興課）（教育委員会管理課） ○郵券の管理について適正に行うこと。 （税務課） ○郵券の保管管理は適正に行うこと。 （社会教育課） ○資金前渡について、精算が 2 か月を超えているものがあった。返納や追給が発生 しなくても、速やかに精算すること。 （教育委員会管理課） ○支出負担行為票の作成日が６０日以上遅れているものがあった。支出負担行為に 関する規則に則り適正に処理をすること。 （政策推進課）（情報管理課）（社会教育課） ○特別職である水難救助員の報酬の支払いは条例に基づいて適正に処理すること。 （総務課） ○納期限を過ぎてから支払いをしているものが１件あった。納期限内に支払うこと。 （職員課） ○支出の際、検収月日、検収者職氏名の記載が漏れているものが１件あった。支出 に関する処理は適正に行うこと。 （職員課） ○請求書提出の催促等の適切な事務を行わず、履行の完了から２か月を超える支払 遅延があった。適正に処理すること。 （管財課） ( ( ( (2222 ))) ) 補助金・契約事務の適正性について補助金・契約事務の適正性について 補助金・契約事務の適正性について補助金・契約事務の適正性について ①補助金について ○補助金交付事務について、実績報告から交付額確定まで 30 日以上経過している ものが見られた。事務処理を適正に行うこと。 （子育て支援課） ○酒田市危険ブロック等撤去支援事業補助金の要綱において、実績報告時に必要な 書類が明記されていない。補助金交付要綱については、必要事項を明確に定める こと。 （建築課） ○補助金の実績報告書の提出に遅れが見られた。適正に処理すること。 （文化スポーツ振興課） ( ( ( (3333 ))) ) 外郭団体の経理状況について外郭団体の経理状況について 外郭団体の経理状況について外郭団体の経理状況について ○外郭団体の出納状況を確認していないものがあるので、毎月確認すること。

（農業委員会） ○外郭団体の経理について、課長が毎月の出納状況の確認を行っていないものがあっ た。経理基準に基づいて適正に処理すること。 （社会教育課） ( ( ( (4444 ))) ) 未収金の債権管理について未収金の債権管理について 未収金の債権管理について未収金の債権管理について ○滞納に関する簿冊の整備、受領に関する書類の整備を適正に行うこと。 （環境衛生課） ○過年度未収金の債権管理について、徴収猶予の時期及び決裁の方法に誤りがあった。 法律や規則に則り適正に処理すること。 （農林水産課） ( ( ( (5555 ))) ) 前年度指摘事項の改善について前年度指摘事項の改善について 前年度指摘事項の改善について前年度指摘事項の改善について ○前年度に引き続き、出勤簿、休暇申請書、週休日の振替通知書の記載に不備がみら れるので適正に記載すること。 （農業委員会） ○出勤簿について、前年度に引き続き記載誤り、記載漏れや人事担当課の決裁のない ものがあった。出勤簿の管理について、適正に行うこと。 （土木課） ３ ３３ ３ 要望要望 要望要望 ４課４課４課４課 4444件件 件件 ○前例踏襲ではなく、年度の課題を整理し運営方針を作成すること。また、それに基 づき、具体的な施策をたてて業務を進めるよう努められたい。 （八幡市民福祉課） ○支所全体の現金の収納、会計課への払込みについて、迅速に対応されたい。 （平田地域振興課） ○契約の内容について精査されたい。 （松山地域振興課） ○地域の現状を具体的に把握し、課題解決の目標を定めネットワークを構築しながら、 地域福祉の向上に取り組まれるよう要望する。 （松山市民福祉課）

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Ⅳ

事例

１

事務・事業に関する事項

５０課（看護専門学校、八幡病院、水道局、行政委員会含む）を監査した。監査結果は次 のとおりとなっている。 監 査 内 容 注意事項等のあった課 今年度 前年度 01 運営方針に基づいて事務が執行されているか ９課 18.0％ ９課 02 進行管理表に基づいて予算等が執行されているか 03 効率化、省略化の取組みなど 04 法令、条例、規則等準拠し業務を行っているか 05 文書管理規程、事務決裁規程に基づいて処理されてい るか 21 課 42.0％ 12 課 06 前年度指摘事項への対処状況と現況の良否 14 課 28.0％ 18 課 １ １１ １ 前年度と比較して改善したもの前年度と比較して改善したもの前年度と比較して改善したもの前年度と比較して改善したもの (1)運営方針と進行管理について 前年度と比較すると、多くの課は基本的には部の運営方針、重点事業を受けそれを実 施するための課独自の運営方針、重点事業を挙げている。むしろ、全体を統括する総務 部、財務部に部の運営方針を具現化するための課の運営方針、重点事業を作っている課 が少ない。 ２ ２２ ２ 前年度と同様の指摘があったもの前年度と同様の指摘があったもの 前年度と同様の指摘があったもの前年度と同様の指摘があったもの (1)運営方針と進行管理について 進行管理については、施設建設や設備・機械の更新、毎年あるいは毎月の定例的な行 事など、例年のパターンに沿って作成されている例が多く見られる。課としての課題で ある重点事業についても事業の進捗状況を課全体で把握できるよう積極的に進行管理表 による事業管理を行うべきである。 前年度に引続き確認したことから、部の運営方針と課の運営方針については、一定の 整合性が見られるが、それを実施していくための進行管理表の有効な活用がなされてい ない実態がある。 (2)文書管理規程、事務決裁規程について 起案文書において、起案日は記載されているものの、決裁日、執行日の記載されてい ない文書が多く見られた。権限のある者の決裁日、具体的な執行日については、起案文 書に明らかにしなければならない。 (3)前年度指摘事項について 指摘された事項については概ね対応しているものの、前年度より確認した支出負担行 為票の作成時期について、前年度に注意あるいは書類チェックの注意事項とした課にお いても未だに遅延している課が多く見られた。

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運営方針に基づいて事務が執行されているか

運営方針に基づいて事務が執行されているか

運営方針に基づいて事務が執行されているか

運営方針に基づいて事務が執行されているか

総務部 総務部 総務部 総務部 どの課も部の運営方針に則って課独自の運営方針を作成している。しかし、部の運 営方針に具体的な重点事業が載っているが、課の重点事業にはない課もあった。総務 部は市全体の管理部門として、業務の進行、管理、改善を行っていかなければならな い。部の重点事業を課の重点事業として具体的に実施していくため、課としての運営 方針、進行管理は重要である。 財務部 財務部 財務部 財務部 部、課の重点事業としているものの進行管理がなされていないものもある。進行管 理表も項目を上げているだけで、具体的にどのように進行管理していくか挙げていな いものもあった。 市民部 市民部 市民部 市民部 部の運営方針に基づき課の運営方針を作成している。進行管理については、課の重 点事業としながらも、進行管理表に記載されていないものが見られた。 健康福祉部 健康福祉部健康福祉部 健康福祉部 部の運営方針の個々の内容をそのまま課の運営方針としているものが多い。そうし た意味で部の運営方針と課の運営方針は、同じものになっているが、重点事業として いるもので進行管理表にないもの、進行管理はしているものの運営方針や重点事業に 表れていないものなどがある。 建設部 建設部 建設部 建設部 部の運営方針に則りそれぞれの課の運営方針が作成されている。進行管理について も見直しをしながら実施されている。 農林水産部 農林水産部 農林水産部 農林水産部 課独自の運営方針を持っているが、農政課においては、部の運営方針が前年度より 積極的な記述がされているにも関わらず、課の運営方針は前年度とほぼ同様であった。 部の運営方針、重点事業を具現化するものとして課の運営方針、重点事業を作成しそ の進行管理表を活用し事業を展開していくべきである。 商工観光部 商工観光部 商工観光部 商工観光部 それぞれ部の運営方針に基づき課の運営方針を作成している。しかしながら、進行 管理については、イベント、補助事業、施設修繕などは管理されているが、その他の 課題に係る事務事業は進行管理表には表れない傾向にある。重要事業や課題について も進行管理表を用いて管理するべきである。

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進行管理表に基づいて事務が執行されているか

進行管理表に基づいて事務が執行されているか

進行管理表に基づいて事務が執行されているか

進行管理表に基づいて事務が執行されているか

総合支所 総合支所 総合支所 総合支所 総合支所の場合、本庁部門との連携した定例業務が主であり、本庁の担当部門の進 行管理に委ねているものがほとんどである。このことから、支所としての重点事業に ついても、本庁と足並みをそろえ実施することになり、支所として独自の動きが出来 ないことがある。しかし、課の運営方針にある「係、窓口の集約」や「職員の対応能 力の向上と業務の見直し」など、支所独自で目標を持った事業であれば、進行管理に より進めるべきではないか。 教育委員会 教育委員会 教育委員会 教育委員会 管理課については、事務局運営方針がそのまま課の運営方針になっている。他の課 については、それぞれ課独自の運営方針を作成しているが、社会教育課の進行管理は 施設の改修事業の計画が主体となっており、施策を遂行するための進行管理は見られ ない。

○調定伝票、支出伝票について 調定伝票、支出命令伝票件数を各課、節別に調べた。 調定伝票総枚数 25,771 枚で施設等の手数料、使用料に係る伝票が圧倒的に多い。 支出命令票については、平成 22 年度において総件数 75,592 件のうち 30 万円を超えない 支払は 67,418 件で内 60,418 件は 10 万円を超えない支払である。各課とも需用費の支払が 圧倒的に多い。 支出負担行為の起票は、契約締結時点で起こすことが大原則である。しかし、事務の省 力化のため、酒田市では独自ルールとして賃金、需用費、原材料費、備品購入費の 30 万円 を超えないものについては、請求のあった時を支出負担行為として整理できるものとして、 「支出負担行為に関する規則」により定めている。 また、毎月同じ時期に複数の同じ業者に支払う場合、グループ登録により 1 枚の支出命 令で執行できるよう事務の省力化に努めている。 件数の多い部署については、ルーティン化、マニュアル化することや、さらに規則等の 緩和により効率化を図ることが必要である。 たとえば土木課は維持管理費を従来賃金、借上料、原材料費の区分で支払をしていたが、 新年度から一部修繕費にまとめた。支払伝票の件数が相当削減されるのではないかと思わ れる。 手数料、使用料の調定についても、必要なものについては簡便化を図る工夫も必要だと 思われる。 ○用品調達基金について 原則として物品はすべて用品調達基金を通して購入しなければならない。しかし、現実 には施設を持っている課では、早急に必要になる場合があり、そのため、直接業者に発注 しているケースも見られた。年度当初に基金で決定した用品は、業者に直接発注したほう が効率的な場合もある。 基金のあり方についての検討まで踏み込むかは別として、現行の規則の中でも運用につ いて簡便な方法も導入した方がいいのではないかと思われる。 ○ＩＴ化による効率化、省力化について アクセス・エクセル等のコンピュータソフトの活用による事務の効率化、省力化を図っ ている事例を全課から提出してもらった。全体で 126 件、その中で業者に発注したものは おおよそ三分の一程度であり、その他は独自で作成していた。 エクセルだけでなく、アクセスもそのマクロ化で活用している業務が見られた。 傾向として、業務に精通し、なお且つマクロを作れる職員がいるところは、事務改善と して積極的に活用している。他方、あまり活用がされていない課もあった。

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効率化、省力化の取組みなど

効率化、省力化の取組みなど

効率化、省力化の取組みなど

効率化、省力化の取組みなど

個々の職員の技量に頼るだけでなく、全庁的に意識し取り組みを進めれば多くの改善が 生み出される余地は十分にありうる。例えば、ほぼ同様の処理手順が行われる収納管理業 務について、アクセスによりベーシックなシステムを作成し、全庁的に利用することも可 能と思われる。 ・アクセス、マクロ等利用状況（課別） 職員課 8 子育て支援 3 市立図書館 2 契約検査課 2 国保年金課 4 中央高校 3 管財課 3 建築課 2 八幡建設産業課 5 税務課 25 都市計画課 3 松山地域振興課 1 納税課 9 農政課 3 松山建設産業課 5 まちづくり推進課 3 観光物産課 1 平田建設産業課 3 市民課 2 定期航路 1 水道局 18 環境衛生課 4 議会事務局 2 合計 126 介護保険課 7 選管事務局 1 福祉課 3 社会教育課 3 ・マクロ等の作成者別件数 ・ツール別件数 担当者 46 課員 16 他課の職員 26 外注 33 その他 5 合計 126 ○効率化、省力化に取り組んだ事例 ・公共料金の支払いを口座振替に変更し支出に係る事務量の削減に取り組んだ例 電気、電話料については、毎月の支払件数も多く伝票処理・支払処理に多くの時間が 取られていた。業務の効率化を図るため、支払方法を平成23年度より口座自動振替に変 更し支払事務の集中化を図った。 このことで、光熱水費で 1,444 枚、通信運搬費で 1,588 枚の伝票が削減され、担当課 においては起票事務、会計課における審査事務の軽減が図られた。 ・行政財産目的外使用の許可期間を延長したことによる事務の軽減 行政財産目的外使用の許可期間について 1 年を超えることができないとしていたが、 平成 22 年度に、「(1)電柱、電話柱又はこれらに類する柱類、(2)水道管、ガス管、下水 道管又はこれらに類する管類の地下埋設物及びこれらに付随するもの、(3)郵便差出箱そ の他の公共性の高い工作物で長期にわたって使用されると認められるもの」について、5 年を超えない範囲の許可期間とした。これによって、年度当初の申請、許可業務の事務 の軽減が図られた。 ※今後、国、県からの権限移譲が進む中、受け皿作りのためにも効率化できるところはさら に効率化する努力が必要になる。 アクセス 44 アクセスマクロ 38 エクセルマクロ 42 その他 2 合計 126

事 例 ① 契約、補助金の決裁文書に決裁月日、執行月日が記載されていないものが見 られる 決裁及び執行月日が未記入【文化スポーツ振興課】 決裁及び執行月日が未記入【文化スポーツ振興課】 決裁及び執行月日が未記入【文化スポーツ振興課】 決裁及び執行月日が未記入【文化スポーツ振興課】 業務委託契約及び補助金交付決定、交付額確定の起案に、決裁日、執行日 の記載がされていないものが見られる 指摘基準 【書類チェックの注意事項】 監査意見 文書管理規則に則り事務処理を行うこと 【問題点】 起案文書において、契約、補助金の執行に係る決裁日、執行日が確定できない。 【類似事例】 契約に係る起案文書に決裁日、執行日が記載されていない 契約に係る起案文書に決裁日、執行日が記載されていない 契約に係る起案文書に決裁日、執行日が記載されていない 契約に係る起案文書に決裁日、執行日が記載されていない （総務課、税務課、市民課、環境衛生課、福祉課、介護保険課、健康課、下水道課、 看護専門学校、松山地域振興課、平田地域振興課） 補助金交付に係る起案文書に交付決定日が入っていない 補助金交付に係る起案文書に交付決定日が入っていない 補助金交付に係る起案文書に交付決定日が入っていない 補助金交付に係る起案文書に交付決定日が入っていない （松山建設産業課、議会事務局）

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文書管理規程、事務決裁規程に基づいて処理されているか

文書管理規程、事務決裁規程に基づいて処理されているか

文書管理規程、事務決裁規程に基づいて処理されているか

文書管理規程、事務決裁規程に基づいて処理されているか

酒田市文書管理規程 酒田市文書管理規程 酒田市文書管理規程 酒田市文書管理規程 (決裁年月日) 第35条 決裁文書(会計伝票を除く。以下この条において同じ。)には、起案課に おいて決裁の年月日を記入しなければならない。 (文書の日付) 第38条 文書の日付は、特別に指定したもののほか、次に定めるところにより、 その施行の日を記載しなければならない。 (1) 公示及び令達については、総務課の例規番号簿に登録した日 (2) 議会に提出する議案については、当該議案を議会に提出する日 (3) 発送文書については、その文書を発送する日 (4) 前 3 号以外の文書については、その事務を処理した日

事 例 ① 支出負担行為票の作成が、起票すべき時期より著しく遅れている 地域包括支援ネットワーク強化推進業務委託料、 地域包括支援ネットワーク強化推進業務委託料、 地域包括支援ネットワーク強化推進業務委託料、 地域包括支援ネットワーク強化推進業務委託料、 コーディネーター配置委託料、公用車リース料 コーディネーター配置委託料、公用車リース料 コーディネーター配置委託料、公用車リース料 コーディネーター配置委託料、公用車リース料 【【介護保険課【【介護保険課介護保険課介護保険課】】】】 作成月日が起票すべき時期より 90 日以上遅れている 指摘基準 【指摘事項】 前年度の監査において指摘又は注意された事項について、措置又は改善を 行っていないもの 支出負担行為票の作成が１件当たり 90 日以上遅れているもの 監査意見 支出負担行為票の作成日が 90 日以上遅れているものが４件あった。支出負 担行為に関する規則に則り適正に処理をすること 【問題点】 支出負担行為票の作成を契約書を交わした時期まで遡って処理している。 契約書を取り交わした後、予算の執行状況を適正に管理するためにも、「支出負担行為 に関する規則」に則り支出負担行為票の作成をしなければならない。 前年度も指摘事項であり、今年度も同様の遅れである。 【類似事例】 農政課、商工港湾課、観光物産課、定期航路事業所、学校教育課、図書館

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前年度指摘事項への対応状況と現況の良否

前年度指摘事項への対応状況と現況の良否

前年度指摘事項への対応状況と現況の良否

前年度指摘事項への対応状況と現況の良否

酒田市支出負担行為に関する規則 酒田市支出負担行為に関する規則酒田市支出負担行為に関する規則 酒田市支出負担行為に関する規則 支出負担行為の整理区分表 節又は細 節の区分 支出負担行為として 整理する時期 支出負担 行為の 範囲 支出負担行為に 必要な主な書類 備考 13委託料 契約を締結するとき。 (請求のあったとき。) 契約金額 (請求のあ った額) 契約書、請書及び見積書 (契約書、請書及び請求書) 単価契約によるものは、 ( ) 内 に よ る こ と が で きる

事 例 ② 特殊勤務手当の支給に誤りがある 支給すべき日に支給しないものや誤支給があった 支給すべき日に支給しないものや誤支給があった 支給すべき日に支給しないものや誤支給があった 支給すべき日に支給しないものや誤支給があった【【【福祉課【福祉課福祉課福祉課】】】】 指摘基準 【指摘事項】 前年度の監査において指摘又は注意された事項以外の指導事項について、 措置又は改善を行っていないもの 監査意見 特殊勤務手当の支給誤りが７件あった。事務処理について適正に行うこと 【問題点】 前年度、注意事項としたが、改善されていないので指摘事項とする。 事 例 ③ 補助金の実績報告書の提出が遅れている 松山体育協会事業補助金・酒田 松山体育協会事業補助金・酒田 松山体育協会事業補助金・酒田 松山体育協会事業補助金・酒田市市市体育協会事業補助金【文化スポーツ振興課】市体育協会事業補助金【文化スポーツ振興課】体育協会事業補助金【文化スポーツ振興課】体育協会事業補助金【文化スポーツ振興課】 実績報告書が出納閉鎖後に提出されている 指摘基準 【注意事項】 前年度の監査において指摘又は注意された事項以外の指導事項について、 措置又は改善を行っていないもの 監査意見 補助金の実績報告書の提出に遅れが見られた。適正に処理すること 【問題点】 実績報告書提出の遅れについて、補助金交付団体の総会の遅れを理由としているが、 総会前でも補助対象事業が終了していれば実績報告書の提出は可能であり、少なくと も当該年度内で補助金事務は完了すべきである。 前年度は、書類チェックの注意事項として指導したが、今年度も同様の内容であった。 【類似事例】 実績報告から確定まで著しく遅れている 実績報告から確定まで著しく遅れている 実績報告から確定まで著しく遅れている 実績報告から確定まで著しく遅れている ・特別保育事業費補助金 他（子育て支援課） 酒田市補助金等交付規則 酒田市補助金等交付規則酒田市補助金等交付規則 酒田市補助金等交付規則 第 13 条 補助事業者等は、補助事業等が完了したときは、速やかに 補 助 事 業 等 の 成 果 を 記 載 し た 補 助 事 業 等 実 績 報 告 書 に 収 支 決 算 書 及 び 市 長 が 必 要 と す る 書 類 を 添 付 し て 市 長 に 報 告 し な け れ ば な ら ない。

事 例 ④ 郵券管理に不備がある 切手受払簿と現数が一致しない 切手受払簿と現数が一致しない 切手受払簿と現数が一致しない 切手受払簿と現数が一致しない【【【【子育て支援課子育て支援課子育て支援課】子育て支援課】】】 記録より現数の方が多い 指摘基準 【注意事項】 前年度の監査において指摘又は注意された事項以外の指導事項について、 措置又は改善を行っていないもの 監査意見 郵券の保管管理は適正に行うこと 【問題点】 前年度、書類チェックの注意事項としたが、改善されていないので注意事項とする。 【類似事例】 記録と現数が合わない 記録と現数が合わない 記録と現数が合わない 記録と現数が合わない ・子育て支援課 月毎の確認がされていない 月毎の確認がされていない 月毎の確認がされていない 月毎の確認がされていない ・下水道課 事 例 ⑤ 出勤簿に押印なし 【 【 【 【土木課土木課土木課土木課】】】 】 指摘基準 【注意事項】 前年度の監査において指摘又は注意された事項以外の指導事項について、 措置又は改善を行っていないもの 監査意見 出勤簿について、前年度に引き続き記載誤り、記載漏れや人事担当課の決 裁のないものがあった。出勤簿の管理について、適正に行うこと 【問題点】 前年度、書類チェックの注意事項としたが、改善されていないので注意事項とする。 【類似事例】 勤務日の振替手続きに誤りがある 勤務日の振替手続きに誤りがある 勤務日の振替手続きに誤りがある 勤務日の振替手続きに誤りがある ・農業委員会事務局

事 例 ⑥ 補助金交付要綱に規定している実績報告の内容に不備が見られる 酒田市危険ブロック塀等撤去支援事業補助金交付要綱 酒田市危険ブロック塀等撤去支援事業補助金交付要綱 酒田市危険ブロック塀等撤去支援事業補助金交付要綱 酒田市危険ブロック塀等撤去支援事業補助金交付要綱【【【【建築課建築課建築課建築課】】】】 確認に必要な立面図の添付が実績報告に求められていない 指摘基準 【注意事項】 前年度の監査において指摘又は注意された事項以外の指導事項について、 措置又は改善を行っていないもの 監査意見 補助金交付要綱については、必要事項を明確に定めること 【問題点】 前年度、書類チェックの注意事項としたが、改善されていないので注意事項とする。

２

職員の現況

５０課（看護専門学校、八幡病院、水道局、行政委員会含む）を監査した。監査結果は次 のとおりとなっている。 監 査 内 容 注意事項等のあった課 今年度 前年度 01 時間外勤務は適正か 12 課 24.0％ ６課 02 振替、代休の内容は適切か ７課 14.0％ ５課 03 病休を取得した職員はいないか 労災の疑いは無いのか ０課 0.0％ － 04 特殊勤務手当の支給は適切か ４課 8.0％ ３課 05 出勤簿等の管理状態は適正か 34 課 68.0％ － １ １１ １ 前年度と比較して改善したもの前年度と比較して改善したもの前年度と比較して改善したもの前年度と比較して改善したもの 時間外勤務命令簿に命令者の押印がないなど、時間外勤務命令簿に関する誤りは改善さ れていた。特殊勤務手当に該当しない業務について手当が支給されているなどの事例も今 年度はなかった。 ２ ２２ ２ 前年度と同様の指摘があったもの前年度と同様の指摘があったもの前年度と同様の指摘があったもの前年度と同様の指摘があったもの 前年度同様、0.25 の時間外が勤務手当について支給誤りが多く見られた。0.25 の時間外 勤務手当は、同一週を超えて週休日の振替を行った結果、その週の勤務時間が 38 時間 45 分を超えた時間分に対し支給されることとなっているが、支給されていない例のほか、誤 って支給している例もあった。 特殊勤務手当については、支給内容が勤務状況と異なっていたため前年度注意事項とし たにもかかわらず改善されていない例も見られた。 ３ ３３ ３ 良好事例良好事例 良好事例良好事例 時間外勤務手当、週休日の振替、特殊勤務手当の状況など、出勤簿とのダブルチェック を行えば誤りを防ぐことが出来た事例が多く見られた。そのためには、出勤簿等の管理を 適正に行うことが前提となるが、出勤簿、休暇等申請書の管理状態が適正だった水道局管 理課及び工務課、農林水産課、定期航路事業所、会計課においては、出勤簿へ記載する際 や月末にチェックする際に、きちんとダブルチェックを行っていた。今年度、出勤簿等の 管理状態に多くの誤りが見られたが、良好事例を参考にし、ダブルチェックを行うことに よって改善されるものと思われる。

事 例 ① 0.25 の時間外勤務手当が支給されていない その週の勤務時間が38時間45分を超えていたにもかかわらず、0.25 の時 間外勤務手当が支給されていなかった 指摘基準 【書類チェックの注意事項】 監査意見 時間外勤務の管理を適正に行うこと 【問題点】 時間外勤務手当が適正に支給されていなかった。 【改善提案】 出勤簿を月末にチェックする際、チェックした担当者が同一週以外の振替について時 間外勤務命令簿と照し合せ、漏れがないかチェックする。若しくは各係長が出勤簿と 照し合せチェックするなど、ダブルチェックが機能する方法をとる。 【事例該当課】 税務課、福祉課、健康課、介護保険課、観光物産課、図書館、農業委員会事務局

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時間外勤務は適正か

時間外勤務は適正か

時間外勤務は適正か

時間外勤務は適正か

事 例 ② その週の勤務時間が 38 時間 45 分を超えていないにもかかわらず、0.25 の 時間外勤務手当が支給されていた 振替出した同一週に別の勤務分の振替休を取得したため、その週の勤務時 間が38時間45分を超えていないにもかかわらず、0.25の時間外勤務手当が 支給されていた 指摘基準 【書類チェックの注意事項】 監査意見 時間外勤務の管理を適正に行うこと 【問題点】 対象とならない時間外勤務手当が支給されていた。 【改善提案】 出勤簿を月末にチェックする際、チェックした担当者が振替の状況について時間外勤 務命令簿と照し合せ、チェックする。若しくは各係長が出勤簿と照し合せチェックす るなど、ダブルチェックが機能する方法をとる。 【事例該当課】 政策推進課、管財課、農政課、観光物産課 事 例 ③ 時間外勤務従事申請書に所属長の決裁がなかった 時間外従事申請書に課長の決裁印が押されていなかった 指摘基準 【書類チェックの注意事項】 監査意見 時間外勤務の管理を適正に行うこと 【問題点】 課長の承認を得ないで午後 8 時以降に及ぶ時間外勤務を行っていた。 【事例該当課】 納税課

事 例 ③ ４時間未満にもかかわらず、勤務日の振替を行っている 8 時 30 分から 12 時 00 分の勤務を半日振替していた 指摘基準 【注意事項】 前年度の監査において指摘又は注意された事項について、措置又は改善を 行っていないもの 監査意見 前年度に引き続き、出勤簿、休暇申請書、週休日の振替通知書の記載に不 備がみられるので適正に記載すること 【問題点】 勤務時間が４時間に満たないにもかかわらず、勤務日の振替を行っている。また、前 年度も同じ内容で書類チェックの注意事項としたが、改善が認められなかったため、 今年度は注意事項とした。 【事例該当課】 農業委員会事務局 【類似事例】 政策推進課、観光物産課

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2 振替、代休の内容は適切か

振替、代休の内容は適切か

振替、代休の内容は適切か

振替、代休の内容は適切か

酒田市 酒田市 酒田市 酒田市 職員の勤務時間、休憩等に関する条例職員の勤務時間、休憩等に関する条例職員の勤務時間、休憩等に関する条例 職員の勤務時間、休憩等に関する条例 第５条 勤 務 日 の 勤 務 時 間 の うち ４ 時 間４ 時 間４ 時 間４ 時 間 を 当 該 勤 務 日に割 り 振 る こ と を や め て 当 該 ４ 時 間４ 時 間４ 時 間４ 時 間 の 勤 務時間 を 当 該 勤 務 す る こ と を命 ず る 必 要 が あ る日に割り振ることができる。

事 例 ② 申請を行わないまま、週休日の振替を行った 8 月 21 日に勤務し、9 月 2 日に振替しているが、「週休日の振替及び休日の 代休通知書」へ記載及び申請がなかった 指摘基準 【書類チェックの注意事項】 監査意見 出勤簿等の管理について適正に行うこと 【問題点】 所属長の命令を得ないまま、週休日の振替を行った。 月末に出勤簿をチェックする際に、週休日の振替及び休日の代休通知書と出勤簿を照 し合せてチェックを行っていないため、出勤簿の管理も適正ではない。 【事例該当課】 平田建設産業課 事 例 ③ 振替日について、出勤簿と時間外勤務命令簿では整合が取れていない 出勤簿では 4 月 10 日に振替出、4 月 26 日に振替休と記載されていたが、時 間外勤務命令簿には 4 月 10 日を 4 月 18 日に振替と記載されていた 指摘基準 【書類チェックの注意事項】 監査意見 出勤簿等の管理について適正に行うこと 【問題点】 出勤簿と時間外勤務命令簿では振替した日の整合が取れていない。 【事例該当課】 八幡建設産業課

事 例 ④ 同日に対し、振替出、振替休の命令を出していた 10月11日は週休日としていたが、9月22日の振替出を10月11日に振替 休と命令後、再度 10 月 11 日の振替出を 10 月 7 日に振替休と命令していた 指摘基準 【書類チェックの注意事項】 監査意見 振替出、振替休について適正に行うこと 【問題点】 同日に対し、振替出と振替休の命令を行っていた。 週休日に対し、振替休の命令を行っていた。 【事例該当課】 定期航路事業所

事 例 ① 特殊勤務手当の支給内容が、実際の勤務状況と異なっていた 福祉業務手当 福祉業務手当 福祉業務手当 福祉業務手当【【【福祉【福祉福祉福祉課】課】課】課】 ・年次休暇を 1 日取得したため、福祉業務に従事していなかったにもかかわ らず、福祉業務手当が支給されていた ・福祉業務に従事していたにもかかわらず、支給されていなかった 指摘基準 【指摘事項】 事業の執行体制の改善が必要と認められるもの。内部けん制が的確に機能 していないもの 前年度の監査において指摘又は注意された事項について、措置又は改善を 行っていないもの 監査意見 特殊勤務手当の支給誤りが７件あった。事務処理について適正に行うこと 【問題点】 特殊勤務手当の支給が、勤務実態と異なっている。また、前年度も同じ内容で注意事 項としたが、改善が認められなかったため、今年度は指摘事項とした。 【改善提案】 出勤簿と照し合せチェックする。 【是正措置】 12 月支給分より特殊勤務実績簿の確認を複数人で行い、誤りを防ぐよう対策を施した。 支給誤り分については 12 月支給分で相殺した。 【類似事例】 従事していないにもかかわらず、特殊勤務手当が支給されていた 従事していないにもかかわらず、特殊勤務手当が支給されていた 従事していないにもかかわらず、特殊勤務手当が支給されていた 従事していないにもかかわらず、特殊勤務手当が支給されていた ・税務手当（納税課） ・収納外勤手当（納税課） ・福祉業務手当（子育て支援課）

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4 特殊勤務手当の支給は適切か

特殊勤務手当の支給は適切か

特殊勤務手当の支給は適切か

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ダブルチェックを 行うこと！

事 例 ② 特殊勤務手当実績簿が決裁されていない 家畜等死体処理手当 家畜等死体処理手当 家畜等死体処理手当 家畜等死体処理手当【【【【社会教育社会教育社会教育社会教育課】課】課】課】 特殊勤務手当実績簿に課長の決裁がない 指摘基準 【書類チェックの事項】 監査意見 特殊勤務手当実績簿のチェックは適正に行うこと 【問題点】 特殊勤務手当実績簿を課長が決裁していないにもかかわらず、人事担当課に提出して いた。

事 例 ① 職員課へ出勤簿を提出していない 職員課へ出勤簿を提出していない月があった。また、出勤簿への記載誤り や記載漏れ、人事担当課の決裁がない特別休暇申請書などがあった 指摘基準 【注意事項】 前年度の監査において指摘又は注意された事項について、措置又は改善を 行っていないもの 監査意見 出勤簿について、前年度に引き続き記載誤り、記載漏れや人事担当課の決 裁のないものがあった。出勤簿の管理について、適正に行うこと 【問題点】 出勤簿は毎月当初に人事担当課に提出することとなっているが、7月当初より提出され ていなかった。出勤簿への記載誤りや記載漏れなども多く見られた。また、前年度も 同じ内容で注意したが、改善が認められなかったため、今年度は注意事項とした。 毎月当初に出勤簿を点検していなかった人事担当課も酒田市職員服務規程に違反して いる。 【事例該当課】 土木課

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出勤簿等の管理状態は適正か

出勤簿等の管理状態は適正か

出勤簿等の管理状態は適正か

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酒田市 酒田市酒田市 酒田市 職員服務規程職員服務規程職員服務規程職員服務規程 第８条 ３ 人事担当課長は、各課等の出勤簿を毎月当初に点検し、職員の服 務規律を厳正にしなければならない。

事 例 ② 出勤簿に記載誤りがあった 年次休暇申請書では9月8日と申請していたが、出勤簿では9月5日に記 載されていた 指摘基準 【書類チェックの注意事項】 監査意見 出勤簿管理を適正に行うこと 【問題点】 出勤簿は勤務実態を示すものであり、記載誤りがあると正しい勤務内容がわからない。 （振替や職務専念義務免除についても同様） 出勤簿と年次休暇申請書等を照し合せチェックしていない。 【事例該当課】 政策推進課、財政課、納税課、介護保険課、国保年金課、土木課、下水道課、 観光物産課、八幡地域振興課、松山建設産業課、八幡病院、学校教育課、社会教育課、 議会事務局 【類似事例】 出勤簿に押印漏れがあった 出勤簿に押印漏れがあった 出勤簿に押印漏れがあった 出勤簿に押印漏れがあった ・総務課、職員課、納税課、文化スポーツ振興課、土木課、商工港湾課、観光物産課、 八幡病院、農業委員会事務局 出勤簿に休暇等の記載がない 出勤簿に休暇等の記載がない 出勤簿に休暇等の記載がない 出勤簿に休暇等の記載がない ・義務免の記載漏れ義務免の記載漏れ義務免の記載漏れ 義務免の記載漏れ （国保年金課、松山建設産業課、教育委員会管理課、中央高校、議会事務局） ・年休の記載漏れ年休の記載漏れ年休の記載漏れ 年休の記載漏れ （職員課、土木課、都市計画課、商工港湾課、観光物産課、 平田市民福祉課、八幡病院、学校教育課、社会教育課、議会事務局） ・特別休の記載漏れ特別休の記載漏れ特別休の記載漏れ 特別休の記載漏れ （管財課、観光物産課、議会事務局） ・振替出又は振替休の記載振替出又は振替休の記載振替出又は振替休の記載漏れ振替出又は振替休の記載漏れ漏れ漏れ （健康課、下水道課、農政課、商工港湾課、観光物産課、八幡地域振興課、 八幡建設産業課、松山建設産業課、平田地域振興課、社会教育課、看護専門学校） 出勤簿 出勤簿 出勤簿 出勤簿へ記載する際、鉛筆を用いているへ記載する際、鉛筆を用いているへ記載する際、鉛筆を用いているへ記載する際、鉛筆を用いている ・社会教育課

良好事例

出勤簿、休暇等申請書、休暇取得時間、休暇残日数すべてにおいて管理状態が適正だ った。 ・水道局管理課及び工務課 ・農林水産課 ・定期航路事業所 ・会計課 水道局では、休暇等申請書は決裁後、出勤簿の担当者に渡り、担当者が 出勤簿へ記載している。また、月末にはそれぞれの申請書や出張の有無な どを出勤簿と再度照し合せチェックを行っている。休暇の申請者ではなく 出勤簿の担当者が記載すること、出勤簿と休暇等の申請書を月末に照し合 せることにより、ダブルチェックの機能が働いている。 他の良好事例に該当した課についても、出勤簿に記入する際、記入した ものについてはチェックを付ける、さらに月末にもう一度休暇等の申請書 と照し合せチェックするなど、チェック機能がきちんと働いている。 また、出勤簿の管理状態が良好な課については、年次休暇申請書の誤記 載、誤計算等の確認もしっかり行っているため、年休残日数の計算誤り等 の事例も発生していなかった。 良 良良 良 管理方法 管理方法 管理方法 管理方法

事 例 ③ 夏季休暇以外の特別休暇について、人事担当課の決裁がなかった 9 月 9 日に忌引きのため特別休暇を取得していたが、特別休暇申請書に人事 担当課の決裁がなかった 指摘基準 【書類チェックの注意事項】 監査意見 年休等の管理を適正に行うこと 【問題点】 人事担当課に決裁せず特別休暇を取得していた。 【事例該当課】 介護保険課、国保年金課、土木課、下水道課、八幡地域振興課、 平田地域振興課、八幡病院、社会教育課 【類似事例】 職務専念義務の免除承認申請書に人事担当課の決裁がなかった 職務専念義務の免除承認申請書に人事担当課の決裁がなかった 職務専念義務の免除承認申請書に人事担当課の決裁がなかった 職務専念義務の免除承認申請書に人事担当課の決裁がなかった ・財政課、土木課、農政課、商工港湾課

事 例 ④ 年休取得時間が誤って計算されていた 10 時 00 分から 14 時 00 分まで年休を取得していた。本来、取得時間は 3 時 間となるところ、4 時間と申請していた 指摘基準 【書類チェックの注意事項】 監査意見 出勤簿、休暇の管理を適正に行うこと 【問題点】 年休取得時間の計算を誤っていた。 職員が年休取得時間を正しく計算するのは当然のことだが、係長、課長と決裁する際、 チェックをきちんと行うべきである。 【事例該当課】 まちづくり推進課、介護保険課、教育委員会管理課、議会事務局 【類似事例】 年休残日数の計算誤りがあった 年休残日数の計算誤りがあった 年休残日数の計算誤りがあった 年休残日数の計算誤りがあった ・職員課、情報管理課、財政課、納税課、まちづくり推進課、環境衛生課、 文化スポーツ振興課、子育て支援課、介護保険課、商工港湾課、観光物産課、 松山市民福祉課、松山建設産業課、平田地域振興課、平田建設産業課、 八幡病院、社会教育課、図書館、中央高校、議会事務局、農業委員会事務局 年次休暇申請書に残日数の記載がなかった 年次休暇申請書に残日数の記載がなかった 年次休暇申請書に残日数の記載がなかった 年次休暇申請書に残日数の記載がなかった ・国保年金課、平田建設産業課

事 例 ⑤ 休暇の重複申請があった 8 月 1 日の休暇について、年次休暇と夏季休暇を重複申請していた 指摘基準 【書類チェックの注意事項】 監査意見 出勤簿管理を適正に行うこと 【問題点】 休暇内容を出勤簿に記載する際のチェックが成されていない。 【事例該当課】 土木課 【類似事例】 年次休暇を重複申請していた 年次休暇を重複申請していた 年次休暇を重複申請していた 年次休暇を重複申請していた ・中央高校

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歳入