サイボウズ ワークフロー for ガルーン 2 マニュアル

マニュアル

サイボウズ株式会社

2

はじめに

本書では「サイボウズ (R) ワークフロー for ガルーン 2 バージョン 2.1.x」の操作方法につ いて説明しています。 本書の内容をよくお読みいただいた上で、実際の作業を行ってください。

■ 対象読者

本書は「サイボウズ (R) ワークフロー for ガルーン 2 バージョン 2.1.x」をお使いになる 一般ユーザーおよび管理者の方を対象として書かれています。 ※「サイボウズ (R) ワークフロー for ガルーン 2 バージョン 2.1.x」は、申請や承認など の業務のための電子決裁アプリケーションです。 「サイボウズ (R) ワークフロー for ガルーン 2 バージョン 2.1.x」は、「サイボウズ (R) ガルーン (R) バージョン 2.1.x」と連携する製品です。

■ 本書で使用している記号（表記）

本書では、以下のような表記をしています。

■ マニュアル作成環境

本書の説明は、特に説明がない限り、以下の環境を使用して記述しています。 ※ 本書で掲載している画面表示は、お使いの Web ブラウザーによって異なります。 表 記 意 味 特に重要な注意事項を記述しています。 操作に注意すべき事項、制限事項などを記述しています。 操作の補足説明や別の操作方法、知っていると便利な事柄などを記述して います。 応用できる機能のヒントや、知っていると役に立つ事柄などを記述してい ます。 ※ 用語の説明や操作を補足する説明が後述されていることを表します。 OS Windows XP Web ブラウザー Internet Explorer 6

製品バージョン サイボウズ (R) ガルーン (R) バージョン 2.1.0 サイボウズ (R) ワークフロー for ガルーン 2 バージョン 2.1.0 重要 注意 補足 ヒント

■「サイボウズ (R) ワークフロー for ガルーン 2 バージョン 2.1.x」の

画面の表示

システム管 理者の設定、運用管理者の設 定によっては、画面表示が本 書の画面表示と異な る場合があります。

■ 製品名称と略称

本書中、各製品名称は以下のように表記します。

■ 商標について

・ サイボウズ、Cybozu、ガルーン、Garoon、およびサイボウズのロゴマークはサイボウ ズ株式会社の登録商標です。 ・ 記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。 Copyright (C) 2006 Cybozu, Inc. All rights reserved.

製品名 略 称 サイボウズ (R) ガルーン (R) バージョン 2.1.x ガルーン 2 サイボウズ (R) ワークフロー for ガルーン 2 バージョン 2.1.x ワークフロー サイボウズ (R) ガルーン (R) 2 管理者マニュアル ガルーン 2 管理者マニュアル サイボウズ (R) ガルーン (R) 2 ユーザーマニュアル ガルーン 2 ユーザーマニュアル

4

目 次

第 1 章 「ワークフロー」の概要 ... 7

1.1 「ワークフロー」の特徴... 8 1.2 「ワークフロー」の試用期間／サービスライセンスの有効期限について... 9 1.3 「ワークフロー」の管理について ...10 1.4 基本システムの管理について ...11 1.5 ポートレットについて...12 1.6 共通操作について ...14 1.6.1 ページを再度読み込む...14 1.6.2 始めるメニューを使う...14 1.6.3 ヘルプを使う ...15 1.6.4 アプリケーションメニューを使う ...16 1.6.5 前の画面に戻る ...16 1.6.6 一覧表示で全件を選択する ...17 1.6.7 一覧表示でページ送りをする ...18 1.6.8 ユーザー情報を表示する ...19 1.6.9 組織／カテゴリ／フォルダを選択する...20 1.6.10 ユーザーを選択する...22 1.6.11 日付指定カレンダーを使う ...23 1.6.12 処理者を選択する ...24 1.6.13 添付ファイルを追加する ...25 1.6.14 システム管理画面へのアクセス方法 ...26 1.6.15 対象の選択方法 ...29 1.6.16 ユーザー／カテゴリの検索方法 ...32 1.6.17 順番の変更方法 ...35 1.6.18 一覧表示を並び替える（ソート）...36 1.6.19 書式編集を使う ...37

第 2 章

管理者の操作 ... 41

2.1 管理の流れ ...42 2.2 利用ユーザーを管理する ...46 2.3 基本的な動作を設定する ...50 2.4 カテゴリを管理する...54 2.5 申請経路を管理する...61 2.5.1 共有経路を作成する...64 2.5.2 経路を編集する ...75 2.5.3 経路一覧を管理する...86

2.6 申請フォームを管理する ...92 2.6.1 申請フォームを作成する ...96 2.6.2 申請フォームを編集する ...125 2.6.3 申請フォーム一覧を管理する ...145 2.7 カテゴリのアクセス権を管理する ...153 2.8 カテゴリの運用管理権限を管理する...158 2.9 申請データを管理する...162 2.9.1 目的の申請データを表示する ...166 2.9.2 申請データの詳細を確認する ...169 2.9.3 申請経路を変更する...173 2.9.4 申請データを削除する...175 2.10 ファイルで管理する...178 2.10.1 利用ユーザー／カテゴリ／アクセス権データの CSV ファイルを 読み込む ...179 2.10.2 共有経路／申請フォームデータの XML ファイルを読み込む...186 2.10.3 利用ユーザー／カテゴリ／アクセス権データを CSV ファイルに 書き出す ...190 2.10.4 共有経路／申請フォームデータを XML ファイルに書き出す...194 2.10.5 申請データを CSV ファイルに書き出す ...196

第 3 章

ユーザーの操作... 201

3.1 運用の流れ ...202 3.1.1 ユーザー操作の概要...202 3.1.2 「ワークフロー」の画面について ...205 3.2 申請する ...209 3.2.1 申請を送信する ...209 3.2.2 申請を確認する ...213 3.2.3 差し戻された申請を再申請する ...217 3.2.4 申請を取り戻す ...218 3.2.5 申請を取り消す ...219 3.2.6 申請経路を変更する...221 3.2.7 申請データを再利用して申請する ...224 3.2.8 下書きの申請データを編集／送信する...225 3.3 申請を処理する ...226 3.3.1 申請を承認する ...226 3.3.2 申請を確認する ...230 3.4 申請／処理した申請データを管理する...231 3.4.1 処理された申請データを確認する ...231 3.4.2 申請データを印刷する...234

6 3.4.3 申請データを検索する...236 3.4.4 申請データを選択して削除する ...238 3.4.5 申請データの詳細を確認して削除する...239

付 録 ...241

付録 A 「ワークフロー」を使ってみる ...242 申請する ...242 「交通費清算書」で交通費の清算を申請する ... 242 申請を承認する ...245 申請を確認する ...247 申請を差し戻す ...250 差し戻されたときは... 252 申請フォームを作成する ...255 交通費清算書を作成する（カテゴリ／専用経路の設定）... 255 事前費用申請書を作成する（共有経路／経路分岐の設定）... 266 付録 B こんなときは ...280 システム管理 ... 280 運用管理 ... 281 申請／承認 ... 283 付録 C ログの出力仕様 ...284 付録 D データ入力仕様 ...301 付録 E 検索仕様 ...306 付録 F エラーメッセージ一覧...307

索 引 ...316

1

﹁ ワ ー ク フ ロ ー ﹂ の 概 要

1

「ワークフロー」の概要

1.1 「ワークフロー」の特徴 ...8 1.2 「ワークフロー」の試用期間／サービスライセンスの有効期限について ...9 1.3 「ワークフロー」の管理について... 10 1.4 基本システムの管理について ... 11 1.5 ポートレットについて ...12 1.6 共通操作について ... 14 1.6.1 ページを再度読み込む ...14 1.6.2 始めるメニューを使う ...14 1.6.3 ヘルプを使う ...15 1.6.4 アプリケーションメニューを使う ...16 1.6.5 前の画面に戻る ...16 1.6.6 一覧表示で全件を選択する... 17 1.6.7 一覧表示でページ送りをする... 18 1.6.8 ユーザー情報を表示する...19 1.6.9 組織／カテゴリ／フォルダを選択する ... 20 1.6.10 ユーザーを選択する ... 22 1.6.11 日付指定カレンダーを使う... 23 1.6.12 処理者を選択する ...24 1.6.13 添付ファイルを追加する...25 1.6.14 システム管理画面へのアクセス方法 ... 26 1.6.15 対象の選択方法 ...29 1.6.16 ユーザー／カテゴリの検索方法 ...32 1.6.17 順番の変更方法 ...35 1.6.18 一覧表示を並び替える（ソート）... 36 1.6.19 書式編集を使う ...37

8

1.1 「ワークフロー」の特徴

「ワークフロー」は、申請や承認など業務に必要な決裁や回覧を、Web ブラウザー上で行うア プリケーションです。 管理者は、あらかじめ申請に必要な「申請フォーム」を作成し、各ユーザーがそのフォームに 従って申請書を作成します。 上司の承認や決裁などの操作も同様に、Web ブラウザー上で行えます。 「ワークフロー」を利用する場合、有効なライセンスの登録が必要です。 「ワークフロー」は、「ガルーン 2」のインストール時に同時にインストールされ、特別なイン ストール作業は必要ありません。 注意 ● 試用期間終了後、引き続き利用する場合、ライセンスの登録が必要です。 補足

•

「ガルーン 2」のバージョン 2.0.ｘ 以前の製品を使用している場合、バージョン 2.1.x 以 降へバージョンアップすると、「ワークフロー」が使用できます。

•

「ガルーン 2」のインストールまたはバージョンアップについては、『サイボウズ (R) ガルー ン (R) 2 インストールマニュアル』を参照してください。 ﹁ ワ ー ク フ ロ ー ﹂ の 特 徴

1.1

1.2 「ワークフロー」の試用期間／サービス

ライセンスの有効期限について

「重要なお知らせ」には、試用期間／サービスライセンスの終了日が表示されます。

■ 試用期間について

「ワー クフロー」の試 用期間は、「ガ ルーン 2」を新規 にインスト ールする か、「ガルーン 2」のバージョン 2.1.ｘ 以降へバージョンアップしてから 60 日間です。 試用期間を 過ぎユーザーライセンスの キーを登録しない場合は、ユー ザーの操作画面には アクセスできなくなり、「ワークフロー」を利用できません。 管理者は、「システム管理」画面にアクセスできますが、「お知らせ」画面の閲覧のみで、基 本シ ステムの管 理／「ワーク フロー」の管 理を行う ことはでき ません。Administrators ロールを持つ管理者と、ライセンス管理権限を持つ管理者のみ、「基本システムの管理」の 「ライセンスの管理」にアクセスできます。 ライセンスの登録については、『ガルーン 2 管理者マニュアル』を参照してください。

■ サービスライセンスの有効期間について

サービスライセンスの終了日から 30 日を経過して、継続サービスライセンスのキーを登 録しない場合、サービスライセンスで提供している以下のサービスは停止します。 ・路線ナビ連携 ・サポートサービス ライセンスの管理権限を持つ管理者には、この情報が通知され、「重要なお知らせ」にサー ビス停止中の通知が表示されます。 注意 ●「ガルーン 2」をインターネットに接続できない環境で使用している場合、「サイボウズか らのお知らせ」のサービスは利用できません。 補足

•

サービスライセンスの提供内容は以下のとおりです。 ・メジャーバージョンアップ ・マイナーバージョンアップ ・テクニカルサポート ・アーカイブライブラリサービス ・サイボウズ製品情報の提供（電子メール随時） ・路線ナビ提携サービス

1.2

﹁ ワ ー ク フ ロ ー ﹂ の 試 用 期 間 ／ サ ー ビ ス ラ イ セ ン ス の 有 効 期 限 に つ い て

10

1.3 「ワークフロー」の管理について

「ワークフロー」の管理は、「Administrator」と、「システム管理者」、「アプリケーション管 理者」、「運用管理者」に分けられます。

■ Administrator

「Administrators」のロールを持つユーザーで、「ワークフロー」を含む「ガルーン 2」の システム全体を管理します。

■ システム管理者

「システム管理者」は、Administrator によって指名され、組織情報の管理やユーザーの管 理、使用するアプリケーションの選択、「ワークフロー」を含む「ガルーン 2」のライセン ス管理など、基本的なシステムを管理します。管理できる内容は、Administrator によっ て決定されます。

■ アプリケーション管理者

「アプリケーション管理者」は、Administrator によって指名され、「ワークフロー」を含 む「ガルーン 2」の各アプリケーションを管理します。管理できる内容は、Administrator によって決定されます。

■ 運用管理者

「運用管理 者」は、「システム管理者」または「ア プリケーション管理 者」によって指名さ れ、運用管理権限を与えられたユーザーです。「ワークフロー」では、申請フォームの作成 や申請データの削除など、運用の管理をユーザーの操作画面で行えます。

1.3

﹁ ワ ー ク フ ロ ー ﹂ の 管 理 に つ い て

1.4

基本システムの管理について

「基本システムの管理」画面では、「ワークフロー」を使用する上で必要な、以下の設定を管理 できます。 基本システムの管理については、『ガルーン 2 管理者マニュアル』を参照してください。 ・ アプリケーション ...「ワークフロー」の使用可否、表示名称、データの初期化が行え ます。 ・ 画面...アプリケーションメニューや始めるメニューに「ワークフロー」 を追加できます。 ・ ロギング ...「ワ ークフロー」のログ を管理します。「ワー クフロー」の動作 のログが保存されます。 ・ ライセンス ...ラ イセンスの登録、ライ センス登録履歴な ど、「ワークフロー」 のライセンスを管理します。 ・ 管理権限 ...「ワークフロー」 のアプリケーション管理者を設定します。 注意 ●「ガルーン 2」のバージョン 2.0.x 以前の製品からバージョンアップした場合、「ワークフ ロー」の初期 設定は「使用しない」に 設定されてい ます。「ワークフロー」を 使用する前 に、「アプリケーション一覧」画面で「ワークフロー」を「使用する」に設定してください。

1.4

基 本 シ ス テ ム の 管 理 に つ い て

12

1.5

ポートレットについて

「ガルーン 2」にはあらかじめ「アプリケーショ ンポートレット」が組み込まれています。ア プリケーションポートレットとは、よく使うアプリケーションの機能をポータルに配置するた めのポートレットです。

■「ワークフローポートレット」について

ワークフローポートレットはアプリケーションポートレットの 1 つで、自分が申請した申 請データや、承認／確認／却下／差し戻した申請データを一覧で表示できます。 ワークフロ ーポートレットを設定す ると、自分の申請の処理状況 を確認したり、一時的に 保存した申請データをすばやく選択したりできます。

■ ワークフローポートレットを設定する

ワークフローポートレットを追加すると、以下の項目が設定できます。

1

必要な項目を設定し、 をクリックする ※ ワーク フローポー トレットの 設定を中止 する場合、 をク リックし ます。 設定後、クリック それぞれの項目を設定する

1.5

ポ ー ト レ ッ ト に つ い て

● 設定できる項目と変更内容 「一覧の種類」... 表示する一覧を「受信一覧／送信一覧／下書き」から選択します。 「文字サイズ」... 表示する文字サイズを「小サイズ／標準サイズ／大サイズ」から選択し ます。 「項目」... 表示する項目にチェックを入れます。一覧にない項目はチェックを入れ ても表示されません。 「件数」... 表示する件数を「1 ／∼／ 20」から選択します。 補足

•

「一覧の種類」を「受信一覧」に設定すると、自分の申請や処理が必要な申請について通知 された場合、最新情報を確認できます。

•

ポータルの管理については、『ガルーン 2 管理者マニュアル』の「ポータルを管理する」を 参照してください。

•

My ポータルの設定については、『ガルーン 2 ユーザーマニュアル』の「My ポータルを使 う」を参照してください。

1.5

ポ ー ト レ ッ ト に つ い て

14

1.6

共通操作について

ここでは、基本的な操作や共通する操作について説明します。 注意 ● 同じクライアントパソコン上で、「ガルーン 2」や「ワークフロー」を複数のウィンドウで 操作すると、入力した内容が、別ウィンドウで入力した内容に置き換わる場合があります。

1.6.1

ページを再度読み込む

表示中のページを最新の情報に更新します。「ワークフロー」は Web ブラウザーを利用した システムのため、表示中の情報はページが表示された時点の情報となります。そのページの情 報を最新にするためにページの再読み込みを行います。

1

をクリックする

1.6.2

始めるメニューを使う

「始めるメニュー」は、各アプリケーションへ移動するためのプルダウンメニューです。 始めるメニューのひとつに「ワークフロー」が含まれています。

1

「ワークフロー」を選択する ページの更新時刻を表示します。 クリック 「ワークフロー」を 選択する

1.6

共 通 操 作 に つ い て

1.6.3

ヘルプを使う

「ヘルプ」は、基本的な操作方法 と設定方法をまとめたものです。ヘ ルプは別ウィンドウで開 くため、操作を中断せずに調べることができます。

1

ヘルプをクリックする

2

「ヘルプ」画面で閲覧するヘルプの種類のタブを選択する

3

関連する項目をクリックする ※「ヘルプ」画面を閉じる場合、 閉じるをクリックします。 クリック ヘルプを検索する場合、ヘ ルプに含まれるキーワード を入力し、 を クリックすると、検索結果 を表示します。 閲覧するヘルプの種類を選択する 関連する項目をクリック する

1.6

共 通 操 作 に つ い て

16

1.6.4

アプリケーションメニューを使う

アプリケーションメニューには「ガルーン 2」で使用できるアプリケーションが配置されてい ます。アプリケーションメニューのひとつに「ワークフロー」が含まれています。

1

ワークフローをクリックする

1.6.5

前の画面に戻る

操作中に上位の階層に戻るときは、画面上部の階層表示（サイトポジション）を利用して、戻 る画面のリンクをクリックします。

1

戻る階層のリンクをクリックする クリック 今いる画面の位置（階層） が表示されます。 戻る階層のリンクをクリック

1.6

共 通 操 作 に つ い て

1.6.6

一覧表示で全件を選択する

申請データの一覧表示では、簡単な操作で表示している全件にチェックを入れられます。

1

一覧画面の をクリックする 注意 ● でチェックが入れられるのは、一覧で表示されている項目だけです。次のページの項 目は、 ではチェックを入れられません。 補足

•

全件にチェ ックが入っている状態で、再度 をクリックすると、全 件からチェックが外 れます。 全件にチェックが入ります。 クリック

1.6

共 通 操 作 に つ い て

18

1.6.7

一覧表示でページ送りをする

申請データの一覧表示では、一度に表示できる件数が決まっています。その件数を超えた場合、 ページ送りをして閲覧します。

1

先頭へ／ << 前の xx 件へ／次の xx 件へ >> をクリックする 件数「xx」は設定により異なります。 補足

•

一覧表示の件数は、「ガルーン 2」のユーザーの個人設定で変更できます。詳しくは『ガ ルーン 2 ユーザーマニュアル』を参照してください。 最初の xx 件を表示します。最初の xx 件を表示している場合や 全件数が xx に満たない場合は、グレー表示になります。 前の xx 件を表示します。最初の xx 件を表示している場合は、 グレー表示になります。 次の xx 件を表示します。 次の xx 件がない場合は、 グレー表示になります。

1.6

共 通 操 作 に つ い て

1.6.8

ユーザー情報を表示する

ユーザーの名前をクリックするとユーザー情報の詳細が確認できます。

1

ユーザーの名前をクリックする

2

ユーザーの詳細を確認する ※「ユーザー情報の詳細」画面を閉じる場合、 閉じるをクリックします。 補足

•

自分のアイコンは黄色で表示されます。 クリック ユーザーの詳細を確認する

1.6

共 通 操 作 に つ い て

20

1.6.9

組織／カテゴリ／フォルダを選択する

組織、申請フォームのカテゴリは階層化されており、これらを選択する操作は、選択した項目 の階層によって表示が変わります。 カテゴリの選択を例にして、階層化されている項目の選択方法を説明します。 ●「ワークフロー」の「最新一覧」などのフォルダは、階層化されてはいませんが、選択方法 は同じです。

1

階層を確認する カテゴリを選択する画面では、まずルートに配置されているカテゴリが表示されます。

2

カテゴリを選択する カテゴリを選択すると、そのサ ブカテゴリの一覧を表示しま す。選択しているカテゴリ は、カテゴリの階層で確認できます。

3

サブカテゴリを選択する ※ 別のカテゴリのサブカテゴリを選択する場合は、 1 つ上へをクリックして選択し 直します。 カテゴリに分類していない項目を表示するときに 選択します。 管理者画面の「アクセス権の設定」や「運用管理 権限の設定」などの画面では表示されません。 ルートにあるカテゴリを 表示します。 階層が 1 つ上のカテゴリに 移動します。 選択しているカテゴリの階層が確認できます。 選択しているカテゴリ カテゴリを選択すると、サブカテゴリを 表示します。 選択しているサブカテゴリ

1.6

共 通 操 作 に つ い て

4

選択しているカテゴリを確認し、それぞれの必要な設定を行う 補足

•

管理画面での組織／カテゴリの表示は、次の 2 通りがあります。いずれの場合も基本的な操 作は同じで す。また、画面によってはカテゴ リに含まれるサブカテゴ リの数が表示されま す。

•

「申請データの管理」画面では、カテゴリの表示欄に選択したカテゴリに登録されている申 請フォーム が表示されます。申請フォーム を選択すると申請フォーム 別の申請データを一 覧表示できます。

■ 組織を選択するときの表示について

組織やユーザーの選択では、以下のような表示が追加になる場合があります。 階層が縦に並ぶ表示 階層が横に並ぶ表示 数字はサブカテゴリの数を 表します。 選択したカテゴリに登録され ている申請フォームが表示さ れます。 ひとつ下の階層の子組織を表示する ときに選択します。 組織に所属していないユーザーが

1.6

共 通 操 作 に つ い て

22

1.6.10 ユーザーを選択する

組織図からユーザーを選択する方法を説明します。 ●必要に応じて複数のユーザーを選択できます。手順 1 ∼ 3 を繰り返して複数のユーザーを 選択してください。

1

ユーザーが所属している組織を選択する

2

ユーザーを選択し、 をクリックする ※ 候補に追加したユーザーを削除する場合、削除する候補を選択し、 をクリッ クします。 選択した組織に所属して いるユーザーです。 検索するユーザーの名前を 入力し、 を クリックすると、検索結果 が表示されます。 ユーザーが所属している組織を選択する 「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.20 q ユーザーを選択する 選択したユーザーを表示 します。 w クリック

1.6

共 通 操 作 に つ い て

3

をクリックする ※ ユーザーの追加を中止する場合、 をクリックします。

4

続けて、それぞれ必要な操作を行う 補足

•

検索対象の E-mail は、ユーザー情報に登録されているメールアドレスです。

1.6.11 日付指定カレンダーを使う

申請フォームに日付の選択が設定されている場合や、申請データの検索／書き出しなどで日付 を入力するとき、日付指定カレンダーが利用できます。

1

をクリックする

2

／ をクリックして月を選択し、日付を選択する 日付指定カレンダーの背 景は、平日は黄色、日曜／祝日は 赤色、土曜日は水色、本日は 緑色で表示します。 ※ 日付選択を中止する場合、 閉じる をクリックします。 クリック q クリックして月を選択する w 日付をクリックする

1.6

共 通 操 作 に つ い て

24

1.6.12 処理者を選択する

経路に処理者を設定したり変更する場合などの、処理者の選択方法について説明します。 ●必要に応じて複数の処理者を選択できます。手順 1 ∼ 2 を繰り返して複数のユーザーを選 択してください。

1

プルダウンメニューから組織を選択する ● プルダウンメニューに表示される組織について 検索結果 ： で検索したユーザーを表示します。 My グループ ：My グループに登録したユーザーを表示します。 優先する組織 ：システム管理者が設定した組織のユーザーを表示します。 所属する組織 ：自分が所属する組織のユーザーを表示します。 最近選択した組織 ：処理者として選択した組織のユーザーを表示します。 最近選択したユーザー ：処理者として選択したユーザーを表示します。 ログインユーザー ：自分を表示します。 プルダウンメニューから 組織を選択する 検索するユーザーの名前を入力し を クリックすると、検索結果が表示されます。 組織図から処理者を 選択できます。 「ユーザーを選択する」 → P.22

1.6

共 通 操 作 に つ い て

2

ユーザーを選択し、 をクリックする ※ 選択したユー ザーを削除する場合、削除 するユーザーを選択し、 をクリッ クします。

3

続けて、それぞれ必要な操作を行う

1.6.13 添付ファイルを追加する

申請フォームに、ファイル添付の項目がある場合の操作を説明します。 申請者だけでなく、承認／回覧を行うユーザーもファイルを添付できます。 ●申請する場合、ファイルの添付が許可されていないと、「（

_**

申請時のファイル添付が許可 されていません

_**

）」と表示され、ファイルは添付できません。 ●承認／回覧 する場合、ファイルの添付が許 可されている場合にのみ が表示され ます。

1

をクリックし、添付ファイルを選択する

2

続けて、それぞれ必要な操作を行う w クリック q ユーザーを選択する 選択したユーザーの ユーザー情報を確認 できます。 クリック 選択した添付ファイルです。 複数の添付ファイルを追加する 場合、クリックします。 添付ファイルを削除する場合、 クリックします。

1.6

共 通 操 作 に つ い て

26

1.6.14 システム管理画面へのアクセス方法

システム管理画面にアクセスし、「基本システムの管理」画面および、「各アプリケーションの 管理」画面を表示する方法を説明します。 ●システム管理画面には、シングルサインオンできません。

1

Web ブラウザーでシステム管理画面にアクセスする システム管理画面にアクセスする URL は、サーバーの環境によって異なります。 下記の URL は、既定のパスにインストールされた場合の URL です。 ・ Windows サーバー： http://（サーバーの IP またはホスト名）/scripts/cbgrn/grn.exe/system/index ・ UNIX サーバー： http://（サーバーの IP またはホスト名）/cgi-bin/cbgrn/grn.cgi/system/index

2

管理者のログイン名、パスワードを入力し、 をクリックする

3

[ 基本システムの管理]のタブまたは、[ 各アプリケーションの管理]のタ ブをクリックする 管理者のログイン名を 入力する 管理者のパスワードを 入力する 入力後、クリック 「ワークフロー」や ポートレットを管理 する場合、クリック 基本システムを管理する場合、クリック

1.6

共 通 操 作 に つ い て

4

「基本システムの管理」画面または、「各アプリケーションの管理」画面で必要 な項目を設定する ●「基本システムの管理」画面 基本システムの管理につ いては、「基本システムの管理に ついて」（P.11）および、『ガ ルーン 2 管理者マニュアル』を参照してください。 ●「各アプリケーションの管理」画面 「ワークフロー」の管理につ いては、「管理者の操作」（P.41）を、ポートレットの管理 については「ポートレットについて」（P.12）および、『ガルーン 2 管理者マニュアル』 を参照してください。

1.6

共 通 操 作 に つ い て

28 補足

•

システム管理画面の上下には、以下の機能があります。 ヘルプを参照します。 管理画面からログアウトします。 操作方法／トラブル／要望などを サイボウズに問い合わせできます。

1.6

共 通 操 作 に つ い て

1.6.15 対象の選択方法

利用ユーザー／アクセス権／運用管理権限／経路ステップの初期値の設定などで、追加する対 象（組織／ユーザー／ロール）の選択方法を説明します。 ● 組織／ユーザーを選択する

1

組織を選択する 組織を選択する 選択した組織に子組織がある場合、その子組織が表示されます。 ※ 1 つ上の組織に戻る場合、（1 つ上の組織へ）をクリックします。 子組織が表示されます。 選択した組織と、その組織の所属ユーザーが 表示されます。 1 つ上の組織に戻る場合にクリックします。 選択している組織の階層が確認できます。

1.6

共 通 操 作 に つ い て

30

2

追加する組織／ユーザーを選択し、それぞれの必要な設定を行う 補足

•

上位の組織 を選択する場合は、プルダ ウンメニューで目的の組 織または（ルート）を選択 し、組織を選択しなおします。（ロール一覧）を選択すると、ロール一覧の表示に変わります。 追加する組織／ユーザーを 選択する 「ユーザー／カテゴリの検索方法」 → P.32 目的の組織を選択する ロール一覧の表示に変わります。

1.6

共 通 操 作 に つ い て

● ロールを選択する

1

ロールをクリックする

2

追加するロールを選択し、それぞれの必要な設定を行う クリック 設定されているロールが表示されます。 設定されているロールが表示されます。 追加するロールを選択する

1.6

共 通 操 作 に つ い て

32

1.6.16 ユーザー／カテゴリの検索方法

アクセス権の設定などで行う「ユーザー検索」、カテゴリの移動などで行う「カテゴリ検索」の 操作方法について説明します。 ● ユーザー検索 アクセス権の設定を例にしてユーザー検索の方法を説明します。

1

検索するユーザーのキーワードを入力し、 をクリックする ユーザーの名前／ログイン名／よみ／メールアドレスの一部を入力して検索できます。 クリック 検索したユーザーが表示されます。 ※ 該当するユーザーがいない場合は、キーワードを変更して検 索しなおします。 検索したユーザーが表示されます。 検索するユーザーのキーワードを入力する

1.6

共 通 操 作 に つ い て

2

対象のユーザーを選択し、それぞれの必要な設定を行う 補足

•

検索対象の E-mail は、ユーザー情報に登録されているメールアドレスです。 ● カテゴリ検索 サブカテゴ リや申請フォームを別の カテゴリへの移動するとき の「カテゴリ検索」の操作 方法を説明します。

1

検索するカテゴリの名称を入力し、 をクリックする カテゴリ名の一部を入力して検索できます。 対象のユーザーを選択する クリック 検索したカテゴリが表示されます。 ※ 該当するカテゴリがなかった場合は、［検索結果をクリアする］ をクリックし、カテゴリ名を変更して検索しなおします。 検索したカテゴリが 表示されます。 検索するカテゴリの名称を入力する 検索しなおす場合にクリック

1.6

共 通 操 作 に つ い て

34

2

対象のカテゴリを選択し、それぞれの必要な設定を行う 対象のカテゴリを 選択する 選択されているカテゴリ

1.6

共 通 操 作 に つ い て

1.6.17 順番の変更方法

カテゴリの表示順、申請フォームの表示順、共有経路の表示順など、順番の変更方法を説明し ます。また、経路ステップの順番変更などの操作の順番を変更する場合もあります。

1

順番を変更する項目を選択する

2

をクリックして順番を変更する

3

をクリックする 順番を変更する項目を 選択する ：選択した項目を一番上に移動します。 ：選択した項目を一段上に移動します。 ：選択した項目を一段下に移動します。 ：選択した項目を一番下に移動します。

1.6

共 通 操 作 に つ い て

36

1.6.18 一覧表示を並び替える（ソート）

申請データの一覧表示などで、それぞれの一覧をソートできます。 ソートの状態は以下のようにアイコンで表示され、アイコンをクリックすることでソートでき ます。 : 項目を降順で並び替えて表示しています。 クリックすると、項目を昇順で並び替えます。 : クリックすると、項目を降順で並び替えます。 : 項目を昇順で並び替えて表示しています。 クリックすると、項目を降順で並び替えます。 : クリックすると、項目を昇順で並び替えます。

1

ソートする項目の をクリックする クリック

1.6

共 通 操 作 に つ い て

1.6.19 書式編集を使う

経路の説明 や申請フォー ムの各項目の 説明の内容を 入力すると きに、書式編集を 利用できま す。 ●Macintosh 版の Safari では使用できません。

1

「書式編集」を選択する

2

アイコンを使用して文字を編集する 選択する アイコンを使用する 文字を入力／編集する

1.6

共 通 操 作 に つ い て

38

■ 書式編集のアイコンについて

書式編集の基本的なアイコンについて、その概要を説明します。 ●Macintosh 版の Safari では使用できません。 アイコン アイコン名 説 明 フル スクリーン 入力範囲を Web ブラウザーの画面いっぱいに広げると きにクリックします。 プレビュー実際にどのように表示されるか確認するときにクリック します。 検索と置換 入力した文字を検索／置換するときにクリックします。 切り取り 文字を切り取るときに使用します。文字を選択し、 このアイコンをクリックします。 コピー 文字をコピーするときに使用します。文字を選択し、 このアイコンをクリックします。 貼り付け 文字を貼り付けるときに使用します。貼り付ける位置に カーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 戻す 編集作業をひとつ前の状態に戻すときにクリックします。 直す で戻した作業を取り消すときにクリックします。 太字 文字を太字にするときに使用します。文字を選択し、 このアイコンをクリックします。 斜体 文字を斜体にするときに使用します。文字を選択し、 このアイコンをクリックします。 下線 文字に下線を付けるときに使用します。文字を選択し、 このアイコンをクリックします。 打消線 文字に打ち消し線を付けるときに使用します。文字を 選択し、このアイコンをクリックします。 上付文字 文字を上付きにするときに使用します。文字を選択し、 このアイコンをクリックします。 下付文字 文字を下付きにするときに使用します。文字を選択し、 このアイコンをクリックします。 左揃 文字を左揃えにするときに使用します。行にカーソルを 置くか選択して、このアイコンをクリックします。 中央揃 文字を中央揃えにするときに使用します。行にカーソル を置くか選択して、このアイコンをクリックします。 右揃 文字を右揃えにするときに使用します。行にカーソルを 置くか選択して、このアイコンをクリックします。 両端揃 文字を両端揃えにするときに使用します。行にカーソル を置くか選択して、このアイコンをクリックします。 番号付 リスト 番号付きのリストにするときに使用します。行にカーソ ルを置くか選択して、このアイコンをクリックします。

1.6

共 通 操 作 に つ い て

リスト 記号付きのリストにするときに使用します。行にカーソ ルを置くか選択して、このアイコンをクリックします。 レベル上げ インデントした段落を 1 段戻すときに使用します。設定 する段落内にカーソルを置いて、このアイコンをクリッ クします。 レベル下げ段落をインデントするときに使用します。設定する段落 内にカーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 水平線 水平線を引くときに使用します。水平線を引く位置に カーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 レイアウト 解除 テキストの修飾を解除するときに使用します。文字を 選択し、このアイコンをクリックします。 テーブル 作成 表を作成するときに使用します。表を作成する位置に カーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 テーブル 編集 表を編集するときに使用します。編集する表のセルに カーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 セル編集 表のセルを編集するときに使用します。編集するセルに カーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 テーブル 削除 表を削除するときに使用します。削除する表にカーソル を置いて、このアイコンをクリックします。 行追加 表に行を追加するときに使用します。追加する位置の上の 行にカーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 行削除 表の行を削除するときに使用します。削除する行にカー ソルを置いて、このアイコンをクリックします。 列追加 表に列を追加するときに使用します。追加する位置の左の 列にカーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 列削除 表の列を削除するときに使用します。削除する列にカー ソルを置いて、このアイコンをクリックします。 セル追加 表にセルを追加するときに使用します。追加する位置の 左のセルにカーソルを置いて、このアイコンをクリック します。 セル削除 表のセルを削除するときに使用します。削除するセルに カーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 セル結合 2 つのセルを結合するときに使用します。結合する左側 のセルにカーソルを置いて、このアイコンをクリックし ます。 セル分割 結合したセルを分割するときに使用します。分割するセ ルにカーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 フォーム 作成 フォームを設定するときに使用します。設定する位置に カーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 テキスト フィールド 作成 テキストフィールドを設定するときに使用します。設定 する位置にカーソルを置いて、このアイコンをクリック します。

1.6

共 通 操 作 に つ い て

40 テキスト エリア作成 テキストエリアを設定するときに使用します。 設定する位 置にカーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 ボタン作成ボタンを設定するときに使用します。設定する位置に カーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 リスト作成 プルダウンメニューを設定するときに使用します。設定 する位置にカーソルを置いて、このアイコンをクリック します。 隠しパラ メータ作成 隠しパラメーターを設定するときに使用します。設定する 位置にカーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 チェック ボタン作成 チェックボックスを設定するときに使用します。設定する 位置にカーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 ラジオ ボタン作成 ラジオボタンを設定するときに使用します。設定する位 置にカーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 段落 段落の書式を設定するときに使用します。設定する段落 内にカーソルを置いて、書式を選択します。 書体 書体を設定するときに使用します。設定する書体にカー ソルを置いて、書体を選択します。 クラス CSS スタイルのクラスを選択します。 サイズ 文字のサイズを変更するときに使用します。文字を選択 して、サイズを選択します。 文字色 文字の色を変更するときに使用します。文字を選択し、 このアイコンをクリックします。 背景色 文字の背景色を変更するときに使用します。文字を選択 し、このアイコンをクリックします。 イメージ 作成 イメージを設定するときに使用します。設定する位置に カーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 リンク作成リンクを設定するときに使用します。文字またはイメー ジを選択して、このアイコンをクリックします。 Word から 貼り付け Microsoft Word の文書からコピーした内容を貼り付け るときにクリックします。 枠表示切替 テーブルやフォームの境界線の表示／非表示を切り替え るときにクリックします。 特殊文字 特殊文字を入力するときに使用します。入力する位置に カーソルを置いて、このアイコンをクリックします。 絶対位置 指定 イメージの絶対位置を設定するときに使用します。設定 するイメージをクリックし、このアイコンをクリックし てイメージの位置を調節します。 ヘルプ 書式編集のヘルプ画面を表示します。

1.6

共 通 操 作 に つ い て

2

2

管 理 者 の 操 作

管理者の操作

2.1 管理の流れ ... 42 2.2 利用ユーザーを管理する ...46 2.3 基本的な動作を設定する ...50 2.4 カテゴリを管理する ... 54 2.5 申請経路を管理する ... 61 2.5.1 共有経路を作成する ... 64 2.5.2 経路を編集する ...75 2.5.3 経路一覧を管理する ... 86 2.6 申請フォームを管理する ...92 2.6.1 申請フォームを作成する...96 2.6.2 申請フォームを編集する...125 2.6.3 申請フォーム一覧を管理する...145 2.7 カテゴリのアクセス権を管理する ...153 2.8 カテゴリの運用管理権限を管理する ...158 2.9 申請データを管理する ...162 2.9.1 目的の申請データを表示する...166 2.9.2 申請データの詳細を確認する...169 2.9.3 申請経路を変更する ...173 2.9.4 申請データを削除する ...175 2.10 ファイルで管理する ...178 2.10.1 利用ユーザー／カテゴリ／アクセス権データの CSV ファイルを読み込む ...179 2.10.2 共有経路／申請フォームデータの XML ファイルを読み込む ...186 2.10.3 利用ユーザー／カテゴリ／アクセス権データを CSV ファイルに書き出す ...190 2.10.4 共有経路／申請フォームデータを XML ファイルに書き出す ...194 2.10.5 申請データを CSV ファイルに書き出す ...196

42

2.1

管理の流れ

初期導入時や運用開始後など、さまざまな場面での「ワークフロー」における管理の流れにつ いて説明します。

■ 初期導入時に必要な設定

初期導入時に システム管理者／アプリケ ーション管理者が行う設定 の流れは以下のとおり です。 ライセンスを登録する 「ワークフロー」のライセン スを登録します。ライセンス を登録すると、初めて利 用ユーザーの登録ができるようになります。ライセンスの登録については、『ガルー ン 2 管理者マニュアル』を参照してください。 利用ユーザーを設定する 「ワークフロ ー」を利用する ユーザー を登録しま す。「ガルーン 2」のア プリケー ションの利用ユーザーとは別に設定する必要があります。 「利用ユーザーを管理する」→ P.46 「ワークフロー」の一般設定を行う 申請番号を切り替える日時、申請の差し戻しや経路変更の可否といった「ワークフ ロー」の機能について設定します。 「基本的な動作を設定する」→ P.50

2.1

管 理 の 流 れ

補足

•

利用ユーザ ーデータ／カテゴリデー タ／アクセス権データを「ワ ークフロー」に読み込ん で設定できます。 「ファイルで管理する」→ P.178

•

システム管理者は「ワークフロー」をアプリケーションポートレットとして「ガルーン 2」 のポータル画面に設定できます。 「ポートレットについて」→ P.12

•

「ガルーン 2.0.x」からバージョンアップしてご使用の場合、「ワークフロー」の初期設定は 「使用停止」になっています。この場合、システム管理者は「ワークフロー」の設定を始め る前に 、 基本シ ステムの管 理→ アプ リケーショ ン→ アプ リケーショ ン一覧で 「ワークフロー」を使用開始にしてください。 カテゴリを作成する 申請フォームのカテゴリを作成します。 カテゴリの中にカテゴリを作成して、カテゴリを階層化できます。 「カテゴリを管理する」→ P.54 アクセス権を設定する カテゴリに対するアクセス権を設定します。 アクセス権を設定することによって、組織やユーザー、所持しているロールに対し て申請フォームの使用が制限できます。 「カテゴリのアクセス権を管理する」→ P.153 運用管理権限を設定する カテゴリの運用管理を行うユーザーを、カテゴリごとに設定します。運用管理者を 指定することによって、カテゴリの管理を分散できます。 「カテゴリの運用管理権限を管理する」→ P.158 管 理 の 流 れ

2.1

44

■ ユーザーが申請を行うまでに必要な設定

初期導入時 の設定が終わった後、実際にユ ーザーが申請できる状態に するまでに各管理者 が行う設定の流れは以下のとおりです。 補足

•

カテゴリデ ータ／共有経路データ／ 申請フォームデータを「ワー クフロー」に読み込んで 設定できます。 「ファイルで管理する」→ P.178 申請フォームを分類するカテゴリを検討する 運用管理者も必要に応じ、運用管理権限のあるカテゴリ内で更にカテゴリを作成で きます。 「カテゴリを管理する」→ P.54 共有経路を作成する アプリケーション管理者は 現在使用している承認などの手 続きの流れを元にして、 「ワークフロー」で使用する共有経路を作成できます。 申請フォームごとに経路を作成する場合は、申請フォームを作成するときに専用経 路を作成できます。 「申請経路を管理する」→ P.61 申請フォームを作成し、ユーザーに公開する ユーザーが申請を行うための申請フォームを作成し、ユーザーに公開します。 「申請フォームを管理する」→ P.92

2.1

管 理 の 流 れ

■ 運用開始後の管理

運用を開始した後の管理については以下のとおりです。 補足

•

申請データなど各種データを「ワークフロー」からファイルに書き出せます。 「ファイルで管理する」→ P.178 申請データを管理する 申請フォームを使ってユーザーが申請を行ったデータを管理します。 必要に応じて申請データを検索し、削除したり、離席や休暇などで停滞した承認／ 回覧の経路を変更して円滑に業務を進められます。 「申請データを管理する」→ P.162 管 理 の 流 れ

2.1

46

2.2

利用ユーザーを管理する

「ワークフロー」の利用ユーザーを追加します。 追加した利用ユーザーごとに利用権限を設定できます。 ●利用ユーザーの設定は、ライセンスの登録後に行います。 ●試用期間中は利用ユーザーを登録しなくても、「ワークフロー」を使用できます。 ●「ケータイ」に関する機能は、現在ご利用いただけません。

1

「システム 管理」画面で、 各アプリケーシ ョンの管理→ ワークフローの 順にクリックし、 利用ユーザーをクリックする 「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.26

2

必要な項目を設定する 補足

•

試用期間中、およびライセンスの登録前には、 利用ユーザーは表示されません。 クリック 「利用ユーザーを一括 削除する」→ P.49 「利用ユーザーを追加する」 → P.47 「利用権限を確認／変更する」→ P.48 「利用ユーザーを選択して削除する」→ P.49

2.2

利 用 ユ ー ザ ー を 管 理 す る

■ 利用ユーザーを追加する

「ワークフロー」を利用できるように利用ユーザーを追加します。 ●利用ユーザー数が多い場合は CSV ファイルで作成し、「ワークフロー」に読み込むこと を推奨します。 「利用ユーザーデータの CSV ファイルを読み込む」→ P.180

1

「利用ユ ーザー」画面で、ユーザ ーを選択し、追加 する利用権限に チェックを 入れ、 をクリックする 「ユーザー検索」→ P.32 追加する対象を選択する 「対象の選択方法」→ P.29 設定後、クリック 追加する利用権限にチェッ クを入れる 選択した機能が利用可能に なります。 利 用 ユ ー ザ ー を 管 理 す る

2.2

48

■ 利用権限を確認／変更する

1

「利用ユーザー」画面で、「利用権限一覧」を確認し、利用権限を変更するユー ザーを選択して 変更をクリックする

2

利用権限を選択し、 をクリックする 補足

•

利用権限の設定で、「ワークフロー」と「ケータイ」の両方のチェックを外した場合、その ユーザーは利用ユーザーではなくなります。 選択し、クリック 使用する利用権限に チェックを入れる 設定後、クリック

2.2

利 用 ユ ー ザ ー を 管 理 す る

■ 利用ユーザーを選択して削除する

1

「利用ユーザー」画面で、削除するユーザーにチェックを入れ、 をク リックする

2

をクリックする ※ 利用ユーザーの削除を中止する場合、 をクリックします。

■ 利用ユーザーを一括削除する

1

「利用ユーザー」画面で、 すべて削除をクリックする

2

をクリックする ※ 利用ユーザーの一括削除を中止する場合、 をクリックします。 をクリックすると、表 示されているすべての対象 にチェックが入ります。 削除する対象にチェックを 入れる 設定後、クリック クリック 利 用 ユ ー ザ ー を 管 理 す る

2.2

50

2.3

基本的な動作を設定する

「一般設定」では、ワークフローの基本的な動作について設定できます。

1

「システム 管理」画面で、 各アプリケーシ ョンの管理→ ワークフローの 順にクリックし、 一般設定をクリックする 「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.26

2

必要な項目を設定する クリック 「経路の変更を許可する」→ P.53 「申請番号を切り替える日時 を設定する」→ P.51 「差し戻しの使用を許可 する」→ P.52

2.3

基 本 的 な 動 作 を 設 定 す る

■ 申請番号を切り替える日時を設定する

申請に割り振られる申請番号について 1 年ごとに初期化し、切り替える期日を設定できま す。 ●この設定は申請番号を「申請フォームごとの申請番号を使用する」に設定している場合 に適用されます。 ●申請番号の書式に「%YYYY」「%YY%」を使用していた場合、設定した切替日時で年 度が変更されます。 「申請番号を設定する 」→ P.130

1

「一般設 定」画面の、「申 請番号の年次 切替」のプルダ ウンメニュー で月、日、 時、分をそれぞれ選択する

2

をクリックする ※ 設定を中止する場合、 をクリックします。 注意 ● 年次切替を利用する場合、「ガルーン 2」のスケジューリングサービスが起動している必 要があります。スケジューリングサービスの起動方法については、『ガルーン 2 管理者マ ニュアル』を参照してください。 補足

•

申請番号は 年次切替ができるほか、い つでも手動で初期化でき ます。ただし、申請番号を 「申請フォームごとの申請番号を使用する」に設定している必要があります。 「申請番号を初期化する」→ P.132

•

申請番号の年次切替の設定を無効にする場合は、プルダウンメニューから「-- 月」「 -- 日」 「-- 時」「-- 分」を選択し、 をクリックします。 プルダウンメニューで選択 クリック 基 本 的 な 動 作 を 設 定 す る

2.3

52

■ 差し戻しの使用を許可する

申請の承 認者が、申請を「差し戻し」でき るかどうかを選択しま す。差し戻しを「許可し ない」に設定す ると、承認者は申請に対して 承認／却下のいずれかし か選択できなくなり ます。 「申請を承認する」→ P.226

1

「一般設定」画面の、「差し戻しの使用許可」のラジオボタンで「許可する」／ 「許可しない」を選択する

2

をクリックする ※ 設定を中止する場合、 をクリックします。 補足

•

「差し戻し」ができるのは申請を承認する場合のみです。回覧する場合は使用できません。 ラジオボタンで選択 クリック

2.3

基 本 的 な 動 作 を 設 定 す る

■ 経路の変更を許可する

申請者／運 用管理者／システム管理者 のそれぞれに、申請後の経路変 更を許可するかどう かを設定します。 ●申請経路の変更については以下を参照してください。 システム管理者／運用管理者 → P.173 ユーザー→ P .221

1

「一般設定」画面で、必要な項目の「許可する」／「許可しない」を選択する

2

をクリックする ※ 設定を中止する場合、 をクリックします。 ● 設定できる項目と変更内容 「申請者の経路変更の許可」...申請者による経路の変更を許可するかどうかを設定 します。「許可しない」を選択すると、申請者は送信 一覧 から 申請デ ータ の経路 を変更 でき なくな りま す。 「運用管理者の経路変更の許可」...運用管理者による経路の変更を許可するかどうかを 設定します。「許可しない」を選択すると、申請者が 送信した申請データの経路を、運用管理画面から変 更できなくなります。 「システム管理者の経路変更の許可」...システム管理者による経路の変更を許可するかどう かを設定します。「許可しない」を選択すると、申請 者が送信した申請データの経路を、システム管理画 面から変更できなくなります。 ラジオボタンで選択 クリック 基 本 的 な 動 作 を 設 定 す る

2.3

54

2.4

カテゴリを管理する

申請フォームのカテゴリを階層的に作成できます。 カテゴリに合わせて申請フォームを作成することで、申請フォームを整理できます。 ●管理画面では、申請データも使用された申請フォームのカテゴリごとに表示します。 ●カテゴリごとにユーザーのアクセス権を設定できます。 「カテゴリのアクセス権を管理する」→ P.153 ●カテゴリごとに運用管理権限を設定できます。 「カテゴリの運用管理権限を管理する」→ P.158

1

「システム 管理」画面で、 各アプリケーシ ョンの管理→ ワークフローの 順にクリックし、 申請フォームの一覧をクリックする 「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.26

2

必要な項目を設定する クリック 「カテゴリを追加する」 → P.55 「カテゴリの詳細を確認 ／変更する」→ P.57 「カテゴリを移動する」 → P.58 「サブカテゴリの表示順 を変更する」→ P.59 「カテゴリを削除する」 → P.60

2.4

カ テ ゴ リ を 管 理 す る

■ カテゴリを追加する

申請フォームのカテゴリを追加します。カテゴリの中に更にサブカテゴリを追加できます。 あらかじめ設定されている （ルート）が一番上の階層で、その中にカテゴリを階層的に 追加できます。

1

「申請フォームの一覧」画面で、追加するカテゴリを選択し、 カテゴリを追 加するをクリックする この画面は、最初に最上位の階層である （ルート）が選択された状態で表示されます。 （ルート） カテゴリ サブカテゴリ カテゴリ （未分類） サブカテゴリ サブカテゴリ ・ ・ ・ 選択したカテゴリにメモが 入力されている場合に表示 されます。 カテゴリを選択する 「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.20 選択後、クリック カ テ ゴ リ を 管 理 す る

2.4

56

2

必要な項目を設定し、 をクリックする 「＊」が付いている項目は必ず入力してください。 ※ カテゴリコードは、すでに登録されているカテゴリのコードと異なる必要があります。 ※ カテゴリの追加を中止する場合、 をクリックします。 補足

•

運用管理者も管理権限が与えられたカテゴリの中にサブカテゴリを作成できます。

•

（未分類）は、どのカテゴリを選択している場合でも常に表示されます。また、 （未 分類）内にはサブカテゴリを作成できません。 設定後、クリック カテゴリコードを入力する タイトル（カテゴリの名称） を入力する 「申請フォームの一覧」画面 で表示されるカテゴリ名に なります。 カテゴリに関するメモを入力する 「申請フォームの一覧」画面で「メモ」欄に表示されるほか、 ユーザーが申請するときに、カテゴリを選択した場合にも表 示されます。

2.4

カ テ ゴ リ を 管 理 す る

■ カテゴリの詳細を確認／変更する

カテゴリの詳細を確認／変更します。

1

「申請フォームの一覧」画面で、確認／変更するカテゴリを選択し、 詳細を クリックする

2

カテゴリの詳細を確認し、 変更するをクリックする

3

設定を変更し、 をクリックする 「＊」が付いている項目は必ず入力してください。 ※ カテゴリの変更を中止する場合、 をクリックします。 カテゴリを選択する 「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.20 選択後、クリック 確認後、クリック カテゴリの詳細を確認する カ テ ゴ リ を 管 理 す る

2.4

58

■ カテゴリを移動する

カテゴリを 移動します。カテゴリ内に申 請フォームやサブカテゴ リがある場合は、一緒に 移動されます。 ● （ルート）および （未分類）は移動できません。

1

「申請フォームの一覧」画面で、移動するカテゴリを選択し、 詳細をクリッ クする

2

移動するをクリックする

3

移動先のカテゴリを選択し、 をクリックする ※ カテゴリの移動を中止する場合、 をクリックします。 カテゴリを選択する 「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.20 選択後、クリック クリック 選択後、クリック 「カテゴリ検索」→ P.33 移動先のカテゴリを選択 する 「組織／カテゴリ／フォル ダを選択する」→ P.20

2.4

カ テ ゴ リ を 管 理 す る

■ サブカテゴリの表示順を変更する

サブカテゴリの表示順を変更します。

1

「申請フ ォームの一覧」画面 で、表示順を変更す るサブカテゴリ の親カテゴリ を選択し、 詳細をクリックする 複数のサブカテゴリがあるカテゴリを選択しないと、順番を変更できません。

2

サブカテゴリを順番変更するをクリックする

3

順番を変更し、 をクリックする 「順番の変更方法」→ P.35 ※ 表示順の変更を中止する場合、 をクリックします。 カテゴリを選択する 「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.20 詳細をクリックするときに、ここに表示されている サブカテゴリが、表示順の変更対象になります。 選択後、クリック クリック 表示順の変更対象となる サブカテゴリ カ テ ゴ リ を 管 理 す る

2.4

60

■ カテゴリを削除する

カテゴリを 削除します。カテゴリを削除 すると、そのカテゴリに含ま れるサブカテゴリも 削除されま す。また、削除されたカテゴリと そのサブカテゴリ内に含 まれる申請フォーム は、すべて （未分類）に移動 します。これにより、申 請フォームや申 請データは、ア クセス権や運用管理権限の対象外になります。特に進行中の申請データがある場合など、カ テゴリの削除はよく確認してから行ってください。 ● （ルート）および （未分類）は削除できません。

1

「申請フォームの一覧」画 面で、削除するカテゴリを選択し、 詳細をクリッ クする

2

削除するをクリックする

3

をクリックする ※ カテゴリの削除を中止する場合、 をクリックします。 削除するカテゴリを選択する 「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.20 選択後、クリック クリック

2.4

カ テ ゴ リ を 管 理 す る

2.5

申請経路を管理する

申請を申請者以外のユーザーに承認／回覧してもらうための経路を作成します。作成した経路 は「経路一覧」画面で一覧表示されます。

1

「システム 管理」画面で、 各アプリケーシ ョンの管理→ ワークフローの 順にクリックし、 経路一覧をクリックする 「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.26

2

必要な項目を設定する クリック 「共有経路データの XML ファイルを読み込む」→ P.186 「共有経路データを XML ファイルに書き出す」→ P.194 「共有経路を追加する」→ P.64 「共有経路一覧に区切り線を追加する」→ P.88 「共有経路一覧の表示順を変更する」→ P.88 「経路を編集する」→ P.75 「経路の詳細を確認して削除する」→ P.90 「専用経路を共有する」→ P.91 「経路を選択して削除する」→ P.89 タブで共有経路一覧／専用経路一覧を切替 申 請 経 路 を 管 理 す る

2.5