管理の流れ

初期導入時や運用開始後など、さまざまな場面での「ワークフロー」における管理の流れにつ いて説明します。

■ 初期導入時に必要な設定

初期導入時に システム管理者／アプリケ ーション管理者が行う設定 の流れは以下のとおり です。

ライセンスを登録する

「ワークフロー」のライセン スを登録します。ライセンス を登録すると、初めて利 用ユーザーの登録ができるようになります。ライセンスの登録については、『ガルー ン 2 管理者マニュアル』を参照してください。

利用ユーザーを設定する

「ワークフロ ー」を利用する ユーザー を登録しま す。「ガルーン 2」のア プリケー ションの利用ユーザーとは別に設定する必要があります。

「利用ユーザーを管理する」→ P.46

「ワークフロー」の一般設定を行う

申請番号を切り替える日時、申請の差し戻しや経路変更の可否といった「ワークフ ロー」の機能について設定します。

「基本的な動作を設定する」→ P.50

2.1

管 理 の 流 れ

補足

• 利用ユーザ ーデータ／カテゴリデー タ／アクセス権データを「ワ ークフロー」に読み込ん で設定できます。

「ファイルで管理する」→ P.178

• システム管理者は「ワークフロー」をアプリケーションポートレットとして「ガルーン 2」

のポータル画面に設定できます。

「ポートレットについて」→ P.12

•「ガルーン 2.0.x」からバージョンアップしてご使用の場合、「ワークフロー」の初期設定は

「使用停止」になっています。この場合、システム管理者は「ワークフロー」の設定を始め る前に 、 基本シ ステムの管 理→ アプ リケーショ ン→ アプ リケーショ ン一覧で

「ワークフロー」を使用開始にしてください。

カテゴリを作成する

申請フォームのカテゴリを作成します。

カテゴリの中にカテゴリを作成して、カテゴリを階層化できます。

「カテゴリを管理する」→ P.54

アクセス権を設定する

カテゴリに対するアクセス権を設定します。

アクセス権を設定することによって、組織やユーザー、所持しているロールに対し て申請フォームの使用が制限できます。

「カテゴリのアクセス権を管理する」→ P.153

運用管理権限を設定する

カテゴリの運用管理を行うユーザーを、カテゴリごとに設定します。運用管理者を 指定することによって、カテゴリの管理を分散できます。

「カテゴリの運用管理権限を管理する」→ P.158 

管 理 の 流 れ

2.1

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■ ユーザーが申請を行うまでに必要な設定

初期導入時 の設定が終わった後、実際にユ ーザーが申請できる状態に するまでに各管理者 が行う設定の流れは以下のとおりです。

補足

• カテゴリデ ータ／共有経路データ／ 申請フォームデータを「ワー クフロー」に読み込んで 設定できます。

「ファイルで管理する」→ P.178

申請フォームを分類するカテゴリを検討する

運用管理者も必要に応じ、運用管理権限のあるカテゴリ内で更にカテゴリを作成で きます。

「カテゴリを管理する」→ P.54

共有経路を作成する

アプリケーション管理者は 現在使用している承認などの手 続きの流れを元にして、

「ワークフロー」で使用する共有経路を作成できます。

申請フォームごとに経路を作成する場合は、申請フォームを作成するときに専用経 路を作成できます。

「申請経路を管理する」→ P.61

申請フォームを作成し、ユーザーに公開する

ユーザーが申請を行うための申請フォームを作成し、ユーザーに公開します。

「申請フォームを管理する」→ P.92

2.1

管 理 の 流 れ

■ 運用開始後の管理

運用を開始した後の管理については以下のとおりです。

補足

• 申請データなど各種データを「ワークフロー」からファイルに書き出せます。

「ファイルで管理する」→ P.178 申請データを管理する

申請フォームを使ってユーザーが申請を行ったデータを管理します。

必要に応じて申請データを検索し、削除したり、離席や休暇などで停滞した承認／

回覧の経路を変更して円滑に業務を進められます。

「申請データを管理する」→ P.162 

管 理 の 流 れ

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