管理者の操作
2.6 申請フォームを管理する
ユーザーが申請を行うためのテンプレートを「申請フォーム」と呼びます。管理者はユーザー が申請できるように、あらかじめ申請フォームを作成しておく必要があります。
1
「システム 管理」画面で、 各アプリケーシ ョンの管理→ ワークフローの 順にクリックし、 申請フォームの一覧をクリックする「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.26
クリック
2.6
申 請 フ ォ ー ム を 管 理 す る
2
必要な項目を設定する「申請フォーム一覧の表示 順を変更する」→ P.147
「申請項目を設定する」→ P.98
「経路を設定する」→ P.115
「申請フォームを編集する」→ P.125
「申請フォームの表示を確認する」→ P.113
「申請フォームを別のカテゴリに移動する」→ P.149
「申請フォームをコピーする」→ P.148
「申請フォームを選択して削除する」→ P.150
「申請フォームの詳細を確認して削除する」→ P.151
「申請フォームを追加する」→ P.96
「申請フォーム一覧に区切り線を追加する」→ P.146
「申請フォームデータの XML ファイルを読み込む」→ P.188
「申請フォームデータを XML ファイルに書き出す」→ P.195
「カテゴリ内の申請フォームを一括削除する」→ P.152
申 請 フ ォ ー ム を 管 理 す る
2.6
94
■ 申請フォームの作成について
申請フォー ムの作成の大まかな流れは 以下のとおりです。具体的な操 作手順はそれぞれの 参照先で確認してください。
申請フォームを追加する
まず、申請フォームの情報として、申請フォーム名や申請フォームコードなどの基 本的な設定をします。
「申請フォームを追加する」→ P.96
申請項目を設定する
申請者が必要な内容を入力するための項目を設定します。
「申請項目を設定する」→ P.98
申請フォームの表示を確認する
作成した申請フォームの表示を確認します。
「申請フォームの表示を確認する」→ P.113
申請経路を設定する
申請を承認／回覧するための経路を設定します。
・あらかじめ設定済みの共有経路から選択します。
「共有経路を設定する」→ P.115
・新規に専用経路を設定します。
「専用経路を設定する」→ P.116
2.6
申 請 フ ォ ー ム を 管 理 す る
経路分岐を設定する
申請項目の入力内容によって、承認経路の経路ステップを省略できるように設定し ます。
「経路分岐を設定する」→ P.118
経路の表示を確認する
設定した経 路の表示 を確認しま す。確認したい ユーザー を選択する と、そのユー ザーを申請者とした経路を確認できます。
「経路分岐を設定する」→ P.118
申請フォームを有効にする
作成した申請フォームは、有効設定をして初めてユーザーに公開され、使用できる ようになります。
「申請フォームを有効にする」→ P.124
申 請 フ ォ ー ム を 管 理 す る
2.6
96
2.6.1 申請フォームを作成する
申請フォームの作成では、はじめに申請フォームを分類するためのカテゴリを選択します。次 に、申請フォームの情報を設定し、カテゴリごとの申請フォームの一覧に登録します。その後、
一覧から申請フォームを選択し、申請フォームの詳細を設定します。
● （ルート）には申請フォームを作成できません。申請フォームは、必ずカテゴリ内で作 成してください。
「カテゴリを追加する」→ P.55
● （未分類）には、カテゴリに属さない申請フォームや属していたカテゴリが削除された 申請フォー ムが分類されます。アクセス 権／運用管理権限の設定 の対象外ですので、先に カテゴリを設定し、そこに申請フォームを作成することを推奨します。
申請フォームを追加する
1
「申請 フォー ムの一 覧」画面で、申請 フォー ムを追 加する カテゴ リを選択 し、申請フォームを追加するをクリックする
Step q
選択後、クリック
カテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.20
2.6
申 請 フ ォ ー ム を 管 理 す る
2
必要な項目を設定し、 をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ 申請フォームコードは、すでに登録されている申請フォームのコードと異なる必要が あります。
※ 申請フォームの追加を中止する場合、 をクリックします。
注意
●「自動的に書 き出す」にチェック を入れた場合、必ず「申 請データを書き出 すディレクト リ名：」欄に ディレ クトリ名 を入力し てくださ い。ディレ クトリ名 が未入力 の場合、エ ラーになります。
補足
• すでに作成した申請フォームを、同じカテゴリ内にコピーできます。
「申請フォームをコピーする」→ P.148
設定後、クリック この申請フォームで作成された申請データを 自動書き出しする場合、チェックを入れる
申請フォーム名を入力する
「申請フォームの一覧」画 面で表示される名称です。
申請フォームコードを入力 する
申請フォームに関する説明 を入力する
説明は、ユーザーの操作画 面で申請フォームを選択す るときに表示されます。
申請データを書き出すディレクトリ名を入力する
※ 使用できる文字は半角英数字と -( ハイフン ) および
̲( アンダーバー ) です。
「申請データの自動書き出しについて」→ P.196
申 請 フ ォ ー ム を 管 理 す る
2.6
98
申請項目を設定する
●「標題」項目は最初から設定されています。初期値などの内容の編集はできますが、項目タ イプ／順番の変更、および削除はできません。
●項目一覧に は表示されませんが、申請 フォームでは「標題」項目の下に 必ず申請者名が表 示されます。
●自動 的に設定 される「標題」「申 請者」以外の すべての 項目タイ プは、「右隣に配 置する」
で、複数の項目を１行に配置できます。ただし、その場合には以下の制限があります。
・「項目名」と「説明」の表示は先頭（左端）の項目のみとなります。
・「右隣への配置」で配置した項目に誤った値を入力した場合、エラーメッセージはエラー 対象の項目ではなく、先頭（左端）の項目名を表示します。
1
「申請フォームの一覧」画面で、申請項目を追加する申請フォームを選択する2
項目を追加するをクリックするStep w
カテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダ を選択する」→ P.20
一覧から申請フォームを選 択する
「管理者用メモを変更する」
→ P.127
クリック
2.6
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3
項目タイプを選択して必要な項目を設定し、 をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
「＃」が付いている項目は数値を入力してください。
※ 申請項目の追加を中止する場合、 をクリックします。
補足
• 申請項目に はユーザーが参照できる説 明を付けることができます。例 えば入力文字数や種 類（全角／半角） を制限した場合に、そのこと をユーザーに伝えるなど の活用方法があり ます。
• すでに作成した申請項目をコピーできます。
「項目をコピーする」→ P.137
項目タイプを選択する
必要な項目を設定後、
クリック
申 請 フ ォ ー ム を 管 理 す る
2.6
100
■ 項目タイプについて
申請項目として、以下の項目を選択できます。
設定項目は選択した項目タイプにより異なります。
補足
• 項目と項目の間に空行を追加し、表示を見やすく編集できます。
「項目一覧に空行を追加する」→ P.133
• 項目の設定に数値を入力する場合と、申請時に「数値」項目を入力する場合に、先頭に「0」
を付けて入力すると、その「0」は無視さ れます。例えば「01」「001」はいずれも「1」
とみなされます。
• 自動計算の対象となる項目が削 除された場合は、「0」として計算します。「路線ナビ連携」
項目が自動計算の対象になって いる場合に、経路しか入力されていない場合も同様に「0」
として計算します。
項目タイプ 概 要
文字列（1 行） 1 行分の文章を入力する項目です。
「標題」項目もこれにあたります。→ P.101 文字列（複数行） 複数行の文章を入力する項目です。
複数行にわたる長い文章を入力する場合に設定します。→ P.102 メニュー プルダウンメニューを利用する項目です→ P.103
ラジオボタン ラジオボタンを利用する項目です。→ P.104 チェックボックス チェックボックスを利用する項目です。→ P.105
数値 価格など、数値を入力する項目です。数値は「自動計算」の対象にするこ とができます。→ P.106
自動計算
この項目より上に表示される項目の値を利用して、四則演算や合計の計算 を行う項目です。
自動計算の対象は「数値」／「自動計算」項目の値と、「路線ナビ」の運 賃です。→ P.107
日付 日付を入力する項目です。→ P.109
ファイル添付 申請フォームにファイルを添付する項目です。→ P.110
路線ナビ連携 路線ナビ連携サービスの、路線検索で得た情報を取り込む機能を利用し、
経路や運賃を入力する項目です。→ P.112
2.6
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■「文字列（1 行） 」項目タイプを設定する
● 設定できる項目と設定内容
「項目名」と「入力幅」が設定されていないと追加できません。
「項目名」... 申請フォームで表示される項目名です。
「入力幅」... 入力欄の幅を設定します。初期値は 20 です。
「最大入力文字数」.... 入力できる最大文字数を設定します。初期値は 100 です。
「入力文字制限」... 入力文字を半角／全角に制限できます。ラジオボタンで選択します。
「初期値」... 入力欄に最初に入力されている文字列を設定します。
「説明」... ユーザーが参照できる説明を必要に応じて入力します。
「必須項目」... 申請の際にこの項目への入力を必須にします。
「入力欄の前／後の文字」
... 項目の先頭（左）か末尾（右）に文字列 を表示させます。入力欄に文 字列を入力し、配置位置をプルダウンメニューで選択します。
「右隣への配置」... 直前の項目の右側に配置します。この場合、直前の項目との間に、「セ パレータ」欄や「入力欄の前／後の 文字」で設定した文字や記号が表 示できます。
注意
● 初期値に以下の値を設定した場合、エラーになります。
・「最大入力文字」に設定した数値より大きい値
・「入力文字制限」に設定した値と異なる値 申請フォームでの
表示例
直接入力 入力した内容が初期値として表示されます。
ユーザー情報 申請者のユーザー情報をプルダウンメニューから選択します。
書式編集 文字色の変更や文字の大きさなどの書式編集ができます。→ P.37 アイコンで
表示する
申請フォームから説明文へのリンクがアイコン（ ［説明］）で表示され ます。アイコンで表示しない場合は、説明文が項目の下に表示されます。
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