管理者の操作
2.5 申請経路を管理する
62
■ 共有経路と専用経路
「ワークフロー」では、「共有経路」と「専用経路」を作成できます。「共有経路」は複数の 申請フォ ームで共用でき、「専用経 路」は設定後に「共有経路」に変 更できます。「共有経 路」から「専用経路」へは変更できません。
「専用経路を共有する」→ P.91
● 共有経路
あらかじめ作成しておき、複数の申請フォームで共有できる経路です。
・作成／編集：「経路一覧」画面から行います。→ P.64
申請フォームを作成するときに 作成済みの共有経路を選択できますが、「申 請フォームの詳細」画面からは編集できません。
・表示： 申請フォームに設定すると、承認／回覧それぞれの経路ステップを「申請経 路」としてまとめて表示します。
● 専用経路
申請フォームを作成するときに、その申請フォーム専用のものとして作成する経路です。
・作成／編集： 申請フォームの作成時に作成します。→ P.116
作成／編集は「申請フォーム の詳細」画面で行います。「経路一覧」画面か らは、管理者用メモ／経路情報が変更できます。また、共有経路への変更が できます。
・表示： 「経路一覧」画面から詳細を確認 すると、承認／回覧それぞれの経路ステッ プを「申請経路」としてまとめて表示します。
■ 経路の組み合わせ
申請経路は、以下のような組み合わせで作成できます。
● 承認経路のみ
回覧を省略し、承認を受けるための経路のみで構成します。
承認経路 に選択された承認者 は、申請に対して「承認」する か「却下」するか、あるいは
「差し戻し」を行うかなどを選択できます。
申請に対して回覧まで行う必要が無い場合は、この構成で経路を作成します。
● 回覧経路のみ
承認／却下などの決裁を不要として、申請に関して回覧する経路のみで構成します。
回覧のみの目的の場合、この構成で経路を作成します。回覧経路に選択された回覧者は、申 請に対して「確認」をすることで次の回覧先に申請が通知されます。
● 承認経路＋回覧経路
まず申請内 容の承認を受けるための経 路を経て、次に回覧するための 経路に移る最大構成 です。重要な決裁を含む申請を行う場合などに、この構成で経路を作成します。
2.5
申 請 経 路 を 管 理 す る
■ 経路の作成について
この章では、共 有経路の作成について説 明していますが、専用経路も 基本的に同様の手順 で作成します。「経路一覧」画面から共有経路を作成／編集できるのはシステム管理者のみ です。具体的な操作手順はそれぞれの参照先で確認してください。
共有経路を追加する
まず、経路情報として、経路名や経路コードなどの基本的な設定をします。
「共有経路を追加する」→ P.64
承認経路を設定する
必要に応じ て、申請内容 に承認を受 けるための 経路を設 定します。複数 の経路ス テップで構成でき、各ステップにそれぞれ初期値を設定しておくことで申請者の操 作を効率化できます。
「承認経路を設定する」→ P.65
回覧経路を設定する
必要に応じて、申請内容を回覧するための経路を設定します。複数の経路ステップ で構成でき、各ステップにそれぞれ初期値を設定しておくことで申請者の操作を効 率化できます。
「回覧経路を設定する」→ P.71
経路の表示を確認する
設定した経路を確認します。
経路の確認は、作成した経路を申請フォームに設定した後に行えます。確認したい ユーザーを選択すると、そのユーザーを申請者とした経路が確認できます。
「経路の表示を確認する」→ P.122
申 請 経 路 を 管 理 す る
2.5
64
2.5.1 共有経路を作成する
共有経路の作成では、はじめに経路情報を設定し、経路一覧に登録します。その後、一覧から 経路を選択し、経路の詳細を設定します。
共有経路を追加する
1
「経路一覧」画面で、共有経路一覧が表示されていることを確認し、 共有経 路を追加するをクリックする2
必要な項目を設定し、 をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ 経路コードは、すでに登録されている経路のコードと異なる必要があります。
※ 共有経路の追加を中止する場合、 をクリックします。
Step q
確認後、クリック
専用経路一覧が表示されている場合、タブを クリックして共有経路一覧に切替
設定後、クリック
説明文へのリンクをアイコン表示にする場合、チェックを入れる 経路に関する説明を 入力する
書式編集が使用できます。
「書式編集を使う」→
P.37 経路名を入力する
「経路一覧」画面で表示される名称です。
経路コードを入力する
2.5
申 請 経 路 を 管 理 す る
承認経路を設定する
経路情報を設定しただけでは、まだ経路の内容がありません。ここでは、申請を承認してもら うための経路を設定します。承認経路は、複数の経路ステップ（組織／ユーザー／ロール）で 設定できます。
1
「経路一覧」画面で、共有経路一覧から承認経路を設定する経路を選択する2
必要な項目を設定するStep w
経路名を選択し、クリック
設定した経路情報が表示 されます。
「管理者用メモを変更する」
→ P.77
「経路ステップを追加する」
→ P.66
「経路ステップに初期値を 設定する」→ P.68
申 請 経 路 を 管 理 す る
2.5
66
■ 経路ステップを追加する
承認経路は、 単数または複数の「経路ス テップ」で構成されます。ひと つの経路ステップ に複数の承認者を設定できます。
例えば、承認 者として「課長ロール」「部 長ロール」などを用意し 、「課長ロール」に承認 を得た後に「部 長ロール」の承認を得ると いった順番で経路ステッ プを追加したり、経理 責任者を最終承認者に設定したりして、承認経路の経路ステップを構成します。
1
「経路の詳細」画面で、「承認経路」欄の 追加するをクリックするクリック
2.5
申 請 経 路 を 管 理 す る
2
必要な項目を設定し、 をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ 経路ステップの追加を中止する場合、 をクリックします。
補足
• 経路ステップにひとりの承認者しか設定しない場合、経路種別の設定が「承認（全員）」で も「承認（誰か 1 人）」でも処理の流れは同じです。
• 経路種別に「承認（全員）」を設定した場合、同じ経路ステップに設定した複数の処理者の うち、誰かひと りが差し戻すか却下する と、その時点で申請は差し戻 されるか却下されま す。
• 経路変更を許可すると、処理者に設定されたユーザーがこの経路ステップで処理する際、同 じ経路ステ ップ内に設定されたほかの 処理者や、以後の経路ステップ の処理者を変更でき ます。
設定後、クリック
経路ステップ名を 入力する
経路種別を選択する
承認 ( 全員 )... 経路ステップに設定した複数 の承認者全員が承認すると、
次の経路ステップに進みます。
承認 ( 誰か 1 人 ) ...経路ステップに設定した複数 の承認者のうち、誰かひとり が承認すると、次の経路ス テップに進みます。
処理者に「未処理一覧」か らの経路変更を許可する場 合、チェックを入れる
経路ステップについての 説明を表示します。初め て操作するときはお読み
ください。 申請
経 路 を 管 理 す る
2.5
68
■ 経路ステップに初期値を設定する
経路ステップに初期値を設定しておくと、申請を行うユーザーの作業を効率化できます。初 期値は「ガルーン 2」の組織／ユーザー／ロールを使って設定します。
1
「経路の詳細」画面で、「承認経路」欄から初期値を設定する経路ステップを選 択する2
初期値を設定するをクリックする経路ステップ名をクリック
クリック
2.5
申 請 経 路 を 管 理 す る
3
組織／ユーザー／ロールを選択し、 をクリックする注意
● 承認経路の最後の経路ステップの初期値に「（省略）」は設定できません。
補足
• 続いて 回覧経路の 設定を行う 場合、 経路 ステップの 詳細へ→ 経路の詳細 への順に クリックして「経路の詳細」画面に戻ります。
• 申請者を初期値として設定する場合、ロールから「（申請者本人）」を選択します。
初期値に（省略）を設定する場合、 （省略）を設定をクリック
設定後、クリック
「ユーザー検索」→ P.32
「ロールから申請者の上長を 選択表示させる」→ P.70
追加する対象を選択する
「対象の選択方法」→ P.29
申 請 経 路 を 管 理 す る
2.5
70
● ロールから申請者の上長を選択表示させる
経路ステッ プの初期値にロールを追 加した場合、ユーザーが申請 する際に、設定したロー ルを所持するユーザーから申請者の上長（「優先する組織」または、その上位の組織に属し ているユーザー）のみを表示するかどうかを設定できます。
「優先する組織」については『ガルーン 2 管理者マニュアル』を参照してください。
1
「初期値 の設定」画面で、初期値 一覧から上長選 択を設定したい ロールを選択 し、 変更をクリックする2
「申請者の上長を選択する」にチェックを入れ、 をクリックする※ 上長選択設定の変更を中止する場合、 をクリックします。
補足
• 上長選択 を設定した場合、「経路の 詳細」画面では、ロール名の 後に（上長）と表示され、
上長選択設定をしていない初期値と区別できます。
• 複数の組織に所属するユーザーの場合、上長選択を設定した経路ステップには、「優先する 組織」の上長が表示されます。また、「優先する組織」に上長が存在しない場合は、その上 位の組織の上長が表示されます。
選択後、クリック
上長選択を設定する場合、
チェックを入れる
設定後、クリック
2.5
申 請 経 路 を 管 理 す る