管理者の操作
2.9 申請データを管理する
162
2
カテゴリ／組織を選択して申請フォーム別の申請データ一覧を表示し、必要な 項目を設定する申請データ一覧は、必要に応じ て条件を絞り込んで表示した り、申請データを検索して 表示できます。
補足
• カ テゴ リを 削除 した 場 合、その カテ ゴリ にあ る申 請 フォ ーム を使 用し た申 請 デー タは
（未分類）に移動します。
•「申請データの管理」画面では、申請データの元になった申請フォームの状態によって申請 フォーム名が以下のように表示されます。
・ 申請フォームが「無効」で、現在ユ ーザーに公開されていない 状態の場合、申請フォー ム名の後に［無効］と表示されます。
・ 申請フォームがすでに削除さ れていて、その申請フォームを使 用した申請データが存在 する場合、申請フォーム名の後に［削除］と表示されます。
「申請データを検索する」
→ P.167
「申請データを選択して削除する」→ P.175
「申請データを手動で書き出す」→ P.197
「一覧を絞り込んで表示する」→ P.166
「申請フォームごとに申請データを一括削除する」→ P.177
カテゴリを選択し、カテゴリ内の申請フォームを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.20
「一覧表示を並び替える
（ソート）」→ P.36
「申請データの詳細を確認 する」→ P.169
「申請データを印刷する」
→ P.172
「申請経路を変更する」→
P.173
「申請データの詳細を確認 して削除する」→ P.176
申 請 デ ー タ を 管 理 す る
2.9
164
■ 申請データの状況について
ユーザーが 申請を行うと、申請データ 一覧に申請データとして 登録されます。以後、申請 データは申請者、承認者、回覧者のそれぞれの処理によって「状況」が変化します。
承認者 1 申請者
承認者 2
最終承認者
・・
・
承認
回覧者 1
回覧者 2
最終回覧者
確認 承認
「ワークフロー」は、申請が「完了」 確認 したことを各ユーザーに通知します。
「ワークフロー」は、申請が「承認」され たことを各ユーザーに通知します。
取り戻し
却下／差し戻し
・・
・
承認経路
回覧経路 申請データ
取り消し
：申請経路
：処理者の操作
：申請者の操作
：通知
2.9
申 請 デ ー タ を 管 理 す る
● 進行中
申請者が申請したあと、最終承認者が承認するまでの状況です。
承認者が申請を「差し戻し」した場合は、「進行中」のままです。
また、回覧経路のみの申請の場合も、最終回覧者が「確認」するまでは「進行中」になります。
● 承認
最終承認 者が承認すると、申請デー タの状況は「完了」に変わり ます。ただし、承認経路 の後に回覧経路が設定されている場合、状況は回覧が終了するまで「承認」になります。
● 却下
承認者が 却下した場合、申請デー タの状況は「進行中」から「却 下」に変わります。却下 された場合、そ こで経路ステップは終了 し、後に続く承認者や回覧者 には申請データが通 知されません。
● 取消
以下のような場合に、申請データの状況は「進行中」から「取消」に変わります。
・ 申請者が申請が最初の処理者によって処理される前に「取り戻し」を行った場合
・ 承認経路を含む経路で、申請者が最終承認者が処理する前に「取り消し」を行った場合
・ 回覧経路のみの経路で、申請者が最終回覧者が処理する前に「取り消し」を行った場合
● 完了
経路ステップの全てを経て、申請が「完了」した状態です。
申 請 デ ー タ を 管 理 す る
2.9
166
2.9.1 目的の申請データを表示する
申請データ一覧は申請フォームごとに表示されます。また、申請データの「状況」で絞り込ん だり、申請データを検索して目的の申請データを表示できます。
■ 一覧を絞り込んで表示する
申請フォー ムごとに表示された申請デ ータの一覧を、更に申請データ の状況によって絞り 込んで表示します。
1
「申請データの管理」画面で、絞り込み の条件を選択し、 をクリック する選択後、クリック プルダウンメニューで 状況を選択
選択した状況で絞り込んだ 結果が表示されます。
2.9
申 請 デ ー タ を 管 理 す る
■ 申請データを検索する
標題や申請日／申請期間、状況などをキーワードにして申請データを検索します。
●「申 請データの管理」画面か らの検索では、同じ申 請フォームで申請し た申請データの 中から検索します。 ユーザー画面の「ワークフロー ( 最新一覧 )」画面などから検索す る場合とは検索範囲が異なりますので、 運用管理者はご注意ください。
1
「申請デ ータの管理」画面で、検 索する申請デー タを使用してい る申請フォー ムで一覧を表示する検索範囲は、選択した申請フォームで申請したデータです。
2
キーワードを入力し、 をクリックする申請番号、標題、状況、申請者など、一 覧に表示されている項目を キーワードとして入 力します。
検索するキーワードを 入力する
入力後、クリック
検索条件を詳細に設定する 場合、クリック
→手順 4 へ
申 請 デ ー タ を 管 理 す る
2.9
168
3
検索結果を確認する4
再検索する場合は、必要な項目を設定し、 をクリックする検索した申請データが表示されます。
「申請データの管理」画面と同様に、検索結果からも申請データ の詳細を表示できます。
「申請データの詳細を確認する」→ P.169
「申請データを印刷する」→ P.172
「申請経路を変更する」→ P.173
「申請データの詳細を確認して削除する」→ P.176
検索結果の表示も並び替 えることができます。
「一覧表示を並び替える
（ソート）」→ P.36
検索結果から申請データを選択して削除できます。
「申請データを選択して削除する」→ P.175
設定後、クリック
→手順 3 へ戻る
検索するキーワードだけを変更して再検索する場合、
キーワードを変更して をクリックする
→手順 3 へ戻る
キーワードに指定する項目を選択する
通常はすべてチェックが入っています。必要に応じて チェックを外してください。
申請日／申請期間を設定する
「日付指定カレンダーを使う」→ P.23
キーワードの大文字小文字 を区別する場合、チェック を入れる
検索する状況を選択する 通常はすべてチェックが 入っています。必要に応じ てチェックを外してくださ い。
手順１で選択した申請フォームが表示されます。
キーワードを入力する
2.9
申 請 デ ー タ を 管 理 す る
2.9.2 申請データの詳細を確認する
「申請データの管理」画面や、「申請データの検索」画面で表示されている申請データの一覧か ら、申請データの詳細を確認します。
1
詳細を確認する申請データの標題をクリックする2
申請データの詳細を確認するクリック
申請内容が表示されます。
「申請データを印刷する」→ P.172
「申請データの詳細を確認して削除する」→ P.176
状況によってアイコンが表示されます。
：次に処理される経路ステップです。
：申請が却下された場合に表示されます。
：申請が差し戻された場合に表示されます。
「経路変更の履歴を確認 する」→ P.171
「申請経路を変更する」
→ P.173
承認者および回覧者が、申請を処理する際に 入力したコメントが表示されます。
申 請 デ ー タ を 管 理 す る
2.9
170 補足
•「申請データの詳細」画面の「進行状況」欄は、2 通りの表示ができます。
進行状況をすべて表示
通常はこの状態で表示されます。
経路ステップ、経路種別のみを表示
処理者やコメントの表示を省略して表示します。
クリックすると、処理者／
結果／コメントを隠し、経 路ステップと種別のみを表 示します。
クリックすると、進行状況 を全て表示します。
2.9
申 請 デ ー タ を 管 理 す る
■ 経路変更の履歴を確認する
経路変更を行ったユーザーや変更の内容などを一覧で確認できます。
「申請経路を変更する」→ P.173
1
「申請データの詳細」画面で、 経路変更履歴をクリックする2
経路変更の履歴を確認するクリック
経路変更を行ったユーザー が入力したコメントが表示 されます。
申 請 デ ー タ を 管 理 す る
2.9
172
■ 申請データを印刷する
1
「申請データの詳細」画面で、 印刷用画面をクリックする2
文字サイズを選択し、 をクリックする※ 印刷を中止する場合、 をクリックします。
3
申請データを印刷するWeb ブラウザーの印刷機能を利用して印刷します。
クリック
選択後、クリック
背景が灰色の領域は印刷 されません。
プルダウンメニューで文字サイズを選択し、
をクリックして、文字サイズを変更します。
2.9
申 請 デ ー タ を 管 理 す る
2.9.3 申請経路を変更する
管理者権限で、進行中の経路を変更します。
「一般設定」で経路の変更を許可されていない場合には経路を変更できません。
「経路の変更を許可する」→ P.53
1
「申請データの詳細」画面で、経路ステップを選択するすでに終了し 結果が表示 されている経 路ステップは 選択できませ ん。 が 表示されて いる以降の経路ステップを選択します。
2
変更するをクリックするクリック
クリック
申 請 デ ー タ を 管 理 す る
2.9
174
3
設定を変更し、 をクリックする※ 経路の変更を中止する場合、 をクリックします。
補足
• 経路変更で（省略）を追加した場合、その経路ステップの処理は省略されます。ただし、承 認経路の最終経路ステップは省略できません。
• 経路変更を 行うのが最終の経路ステ ップで、それまでの経路ス テップすべてで（省略）が 選択されている場合は、最終の経路ステップに（省略）を追加できません。
「処理者を選択する」
→ P.24
設定後、クリック
経路の変更にあたって、
コメントを入力できま す。入力したコメント は「経路変更履歴」画 面に表示されます。
「ユーザーを選択する」
→ P.22
「ユーザー検索」
→ P.32
2.9
申 請 デ ー タ を 管 理 す る