学生生活に関する基本事項

1-1. 学生の身分異動

(1) 氏名、住所、電話番号、保証人等事項の変更

在学中に、本人の住所、氏名、電話番号、本籍地等に変更があった場合、また、保証人（父母またはそ れに代わる人）の住所、氏名等に変更があった場合は、学生等記録票に記入し、速やかに学生課へ届け出 てください。

(2) 外国人留学生の身分と在留

2012年７月９日施行の新しい在留管理制度により、以前の外国人登録制度は廃止されました。これに より、中長期在留者が所持する「外国人登録証明書」に代わり、「在留カード」が交付されることとなり ました。

現在の「外国人登録証明書」は、在留期間の満了日まで「在留カード」とみなされますので、引き続き 所持してください。また、在留期間更新等、在留カードの交付を伴う各種届出・申請の際に在留カードに 切り替えることになるほか、入国管理局で希望すれば在留カードに切り替えることができます。詳しくは、

学生課にお尋ねください。

学生課では、外国人学生の在籍確認と支援のために、入学後にパスポート（在留ビザを含む）と在留カ ードのコピーを保管します。外国人留学生及び外国籍を持っている学生は、入学後２週間以内に、パスポ ートと在留カードを持参して学生課を訪ねてください。

また、外国人留学生は、日本滞在期間中、「出入国管理及び難民認定法」に従い、必要な手続を行わな ければなりません。在留期間の更新や在留資格の変更等に関する手続、再入国許可や資格外活動許可（ア ルバイト等）に関する手続は、入国管理局で行います。住居地に関する手続は、市役所、町村役場の窓口 で行います。

自分で、在留期間や許可期限に十分留意し、期限２か月前までに、更新・変更手続等を必ず取るようお 願いします。また、更新・変更手続後は、パスポートと在留カードを学生課へ持参してください。

(3) 欠席

病気、家族の慶弔等、やむを得ない事由により講義を欠席するときは、その旨、講義担当教員に連絡し てください。また、引き続き1週間以上欠席する場合は、講義担当教員に連絡するほか、教務課に欠席届 を提出してください。なお、傷病による欠席のときにあっては医師の診断書や事故証明書等、欠席を示す 書類の提出を求める場合があります。

(4) 休学

疾病その他やむを得ない事由により引き続き2ヶ月以上修学できない学生は、１年以内の休学を申請す ることができます。休学のためには、アドバイザー及び学生部長に相談のうえ、「休学願」を学生課へ提 出し、教授会の議を経て、学長の許可を得ることが必要です。

● About the procedure steps and the application deadline, please see the flow chart on page 172.

● If  the  reason  for  the  leave  is  an  illness,  a  doctor's  certificate  should  be  attached  to  the application.

● In  special  cases,  the  leave  of  absence  can  be  extended  for  up  to  one  year.  In  case  of multiple leaves of absence, the total leave period may not exceed four years.

● A leave of absence does not count toward a student's enrollment period at the university. 

● A  leave  of  absence  may  be  recommended  to  a  student  through  the  Special  Advising  Care (SAC) system. For details, please see 4 Special Advising Care (SAC) System (p.110).

● About  the  tuition  exemption  during  a  leave  of  absence,  please  see  2-2  Reduction  or Exemption of Tuition Payment (p.174).

■ Leave of Absence for international students whose residence visa status is College Student If  an  international  student  whose  status  of  residence  is College  Student leaves  the country  during  a  leave  of  absence  without  applying  for  re-entry  or  any  other  necessary procedures at the immigration office, his or her residency status may get lost. To prevent this, please consult Student Affairs before applying for the leave of absence.

(5) Reinstatement

● Upon  the  end  of  a  leave  of  absence,  there  is  no  procedure  necessary  to  return  to  the university from the beginning of the next semester. 

● The student can apply for an early return to the university when there is no longer reason to continue  the  leave  of  absence.  In  this  case,  the  student  should  submit  the  form Request for Reinstatement to Student Affairs. The student will be allowed to return to the university after the application was discussed at the faculty forum and approved by the President.

(6) Transfer to Another University

When a student wishes to enroll or transfer to another university (or a university overseas) or professional school or other school,  he or she must submit a Transfer Request Form to Student Affairs, after consulting with his/her academic advisor and with Dean of Students. It is necessary to receive approval from the President after discussion at the Faculty Forum. 

(7) Change of Major

A student wishing to change his/her major must receive approval from the President upon application through the  office  of  Academic  Affairs and discussion at the Faculty Forum.

Transfer and status of acquired credits will be determined by the President after discussion at the Faculty Forum.

(8) Expulsion

A student will be expelled from the university in the following cases:

a. The period of enrollment at the university exceeds eight years. 

b. The total period of leaves of absence exceeds four years.

c. The student fails to pay tuition after receiving proper notification.

d. The student has passed away or has been missing for an excessive amount of time.

(9) Withdrawal from AIU

A student who wishes to withdraw from the university for reasons outside of the student's control such as illness must submit a Withdrawal Request Form to Student  Affairs after consulting with his/her academic advisor and with Dean of Students. It is necessary to receive approval from the President after discussion at the Faculty Forum. A student who transfers to another university/school will be considered to have transferred, not withdrawn.

For information on leaves of absence recommended through the Special Advising Care (SAC) system, please refer to the section on the SAC System.

●休学願提出の指定期日と手続のフローについては、「休学等の申請手続」（p.173）を参照してください。

●傷病による休学の場合には、医師の診断書を添付する必要があります。

●特別の事情がある場合は、1年を限度として休学期間の延長が認められますが、通算して4年を超えるこ とはできません。

●休学期間は在学年限に算入しません。 

●特別アドバイジングケア（Special Advising Care: SAC）システムにより、休学勧告をすることがあ ります。詳しくはSACシステムの項目 (p.111) を参照してください。

●休学中の授業料の扱いについては2-2「授業料の減免」(p.175)を参照してください。

■在留資格「留学」の外国人留学生の休学

在留資格「留学」で本学に在籍している外国人留学生が休学し出国する場合は、入国管理局で再入 国許可等、必要な手続をとらないと、出国中に在留資格を失う可能性があります。在留資格を失った 場合、本国から留学ビザを改めて取得しないと復学時に入国することができません。このような事態 を防ぐため、休学申請前に必ず学生課にお問い合わせください。

(5) 復学

●休学期間が満了し、延長手続を取らない場合、休学期間後は自動的に復学となり、授業料納入と履修届 提出が必要になりますので注意して下さい。自動復学は学期の始めからのみとなります。次の学期初め から復学する学生については、必要な申請手続はありません。

●休学期間満了前に休学理由が消滅した場合、学生は「復学願」を学生課に提出し、教授会の議を経て学 長の許可を得ることにより、早期の復学が認められます。傷病による休学であった場合は、恢復を示す 医師の診断書が必要です。

(6) 転学

他の大学（または外国の大学）や専門学校等への入学または編入を希望する場合は、アドバイザー及び 学生部長に相談のうえ、「転学願」を学生課に提出してください。転学には教授会の議を経て、学長の許 可が必要です。

(7) 転課程

本学において、他の課程への転属を希望する場合は、教授会の議を経て学長の許可が必要となりますの で、教務課へ申請してください。転課程を許可された者の履修済みの授業科目及び単位数の取り扱い並び に在籍すべき年数については、教授会の議を経て、学長が決定します。

(8) 除籍

学生が、次のいずれかに該当することとなった場合には、除籍となることがあります。

a.  在学年限が原則として8年を超えた場合

b.  休学期間が通算して4年を超えてもなお復学することができない場合 c.  授業料の納付を怠り、督促してもなお納付しない場合

d. 死亡した場合又は長期間にわたり行方不明となった場合 (9) 退学

疾病その他やむを得ない事由により学修継続が困難となり退学しようとする場合は、アドバイザー及び 学生部長に相談のうえ、「退学願」を学生課に提出してください。退学には教授会の議を経て、学長の許 可が必要です。なお、他の大学へ転学される場合は、「転学」扱いとなります。

また、特別アドバイジングケア（Special Advising Care: SAC）システムによる退学勧告については、

SACシステムの項目を参照してください。

1-2.  Student Identification (ID) Card

A Student Identification (ID)  Card certifies a student s status at AIU.  Each student is required to carry a valid student identification card at all times. Since student ID cards are magnetic, they must not be bent or brought near magnetic sources. 

(1) Student ID Card Functions

A student ID card is used for the following purposes:

a. To verify student status

b. To request various school documents or to use the automatic document issuing machine.

c. To enter the Library and Student Center at night and on weekends and to enter the Residence Hall (for residents only) at any time.

d. To check out and return library materials (2) Student ID Number

Students are given individual ID numbers which are eight digits in length. The numbers appear on the student ID card and are used for identification purposes and when requesting school documents. When a special non-degree-seeking student becomes a regular student of AIU, his or her enrollment status and ID number will be changed at the beginning of the new academic year. The student will promptly be issued a new ID card by the Administration Office.

(3) Lost or Damaged Student ID Cards

In case of loss or damage to a student ID card, please notify Student Affairs immediately and apply for a new card by submitting the Application Form for Reissue of Student ID Card. In case of damage, the damaged card needs to be submitted to the Administration Office with the form. A new card will be reissued for a charge of 500 yen. 

(4) Return of Student ID Cards

Student ID cards must be returned to Student  Affairs immediately,  as soon as the student graduates, withdraw's or is expelled, transfers to another school, or in any way ceases to be an AIU student. 

(5) Expiration of Student ID Cards

The  expiration  date  does  not  appear  on  the  student  ID  card  of  a  regular  degree-seeking  AIU student.  The  card  will  expire  when  the  student  graduates,  withdraws  or  is  expelled  from  the university, transfers to another school or in any way ceases to be an AIU student.

The expiration date does appear on the student ID card of a non-degree-seeking student. To stay  as  an  AIU  student  after  the  expiration  date,  the  student  should  immediately  apply  for  a new card at Student Affairs (free of charge).

1-2. 学生証（IDカード）

学生証（IDカード）は、本学の学生であることを証明するものですので、常に携帯してください。本学 の学生証は、磁気カードですので、折り曲げたり強い磁気に近づけたりしないよう大切に取り扱ってくだ さい。

(1) 学生証（IDカード）の機能 a. 身分証明書

b. 各種証明書等交付の際の提示及び証明書自動発行機での利用 c. 図書館、学生会館、カフェテリア及び寮生の学生寮への入館キー d. 図書貸出･返却の際の利用

(2) 学籍番号

学生証（IDカード）に記載されている学籍番号（8桁）は、各自固有のものです。各種申請や確認等の 際に必要になります。なお、特別科目等履修生が翌年度、正規学生として登録された場合は学籍が変更に なり、新たに学生証が交付されます。

(3) 紛失又は汚損した場合

学生証（IDカード）を紛失又は汚損した場合には、速やかに学生課に学生証再交付申請書を提出し、再 交付を受けてください。汚損した場合には、汚損した学生証（IDカード）を添えて申し出てください。再 発行の際には実費として500円を負担していただきます。

(4) 返却

卒業、退学、除籍又は転学等により本学の身分を失った場合には、速やかに学生証（IDカード）を学生課 に返却してください。

(5) 有効期限

正規学生の学生証には有効期限が記載されていませんが、卒業、退学、除籍又は転学等により本学の学 生でなくなった時点で失効することとなります。非正規学生の学生証には有効期限が記載されていますが、

有効期限を過ぎて在籍する場合には、速やかに学生課に学生証交付申請書を提出し、学生証の再交付（無 料）を受けてください。