目次 （準備） 弥生シリーズの起動... 2 1. 弥生シリーズ、Excel へのデータ取り出し ... 4 2. Excel の 超簡単!!便利機能 ... 6 3. Excel スパークラインでワンタッチグラフを作る...20 4. Word と Excel の合わせ技 差し込み印刷...24 5. 弥生販売、データを関数とピボットテーブルで細かく分析 ...32 6. 弥生販売、担当者別の得意先台帳を作る ...42 7. 弥生販売、我が社流の売上明細表を作る ...53 8. 弥生会計、Excel で部門別５期比較損益計算書を作成...57 9. 弥生会計、部門対比ができる残高試算表の作成 ...70 10. 弥生会計、元帳データを Excel で自分流に加工する...76 11. 弥生会計、データをエクスポートして摘要一覧表を作成 ...87 12. 弥生会計、月別キャッシュフロー計算書を作る ...95 13. 弥生会計、決算書のレイアウトを変更する... 101 《セミナーの準備》 インストールを行うアプリケーションと使用するデータ 1. 弥生会計 10 ...「サンプルデータ（法人）」を使用。 2. 弥生販売 10 ...「サンプルデータ」を管理者ユーザーで使用 3. Word2010 ...差し込み文書「新商品発表会（差し込み文書）.docx」 4. Excel2010
（準備） 弥生シリーズの起動
このセミナーで利用するデータは以下のとおりです。 ・『弥生会計』サンプルデータ（法人） ・『弥生販売』サンプルデータ セミナーを開始するに当たって、弥生シリーズのソフトを起動してシリーズの 基本的な操作のPoint を確認しておきましょう。 《アプリケーション起動の操作》 ① コンピュータから青いアイコンの弥生会計 を起動します。 ② 弥生シリーズは既定で前回使用したデータを立ち上げて起動します。 表示された画面のタイトルバーに、サンプルデータの会社名「株式会 社 弥生トレーディング」と、運用中の会計期間が表示されます。 ③ コンピュータから赤いアイコンの弥生販売 を起動します。 ④ ログインパスワードの入力画面が表示されます。 サンプルデータにはパスワードは設定されていません。 ユーザー名は管理者のまま、OK を押してください。 ※弥生シリーズではID とパスワードでソフトを 使用する人材を設定することができます。 大切なデータを必要な人が必要な資格で 運用するための機能です。 会社名が表示される⑤ 表示された画面のタイトルバーに、サンプルデータの会社名「株式会 社 弥生トレーディング」と、ログインしたユーザー名が表示されます。 《クイックナビゲータの操作を覚える》 弥生シリーズに共通する「クイックナビゲータ」で、「やりたいこと」を素早く 選びます。クイックナビゲータでは、やりたいことが「タブ」でひとまとめにな っています。 「クイックナビゲータ」の操作画面 ※この画面では、売上に関する業務を行います。仕入に関する業務は仕入タブ、 在庫管理は在庫タブにまとまって配置されています。 タブ： クリックして切り替え ナビゲータ： ナビゲータ画面が表示されない 時にクリックして再表示
1. 弥生シリーズ、Excel へのデータ取り出し
弥生シリーズには多くの画面に （Excel への書き出し）というボタンが あります。このボタンを押すだけでExcel が自動的に起動し、画面に表示さ れている弥生データがワークシートデータとして表示されます。 弥生で蓄積した貴重な業務資産を、使い慣れた Excel でさらに有効に 活用するために、まず弥生からデータをとりだす手法をマスターしましょう。 《操作事例》 弥生会計で作成される残高試算表（年間推移）をExcel に取り出します。 ① 画面を「弥生会計」に切り替えます。 ② タブを （集計タブ）に切り替えます。 ③ 「月次」グループから、 （残高試算表（年間推移））を選択しま す。 ④ 入力済の仕訳データを元に、勘定科目別月別残高の年間推移を表す 試算表が表示されます。⑤ 画面上部の機能ボタンから （Excel への書き出し）を押します。 ⑥ 「Excel への書き出し」ダイアログで必要な指定をして、OK を押します。 ※今回は新規のブックに書き出すため、そのままOK を押します。 ⑦ データの取り出しが完了すると Excel が自動的に起動し、残高試算表 データが表示されます。 《取り出したデータの独立性》 Excel へ書き出したデータは弥生シリーズから切り離されるため、自由に 加工ができます。 手慣れたExcel を使って、データを更に便利に活用しましょう。
2. Excel の 超簡単!!便利機能
Excel には知っていると便利なコワザがたくさんあります。この単元ではそ の中から、カンタンですぐに使える機能や大量のデータを処理する場面で 便利に使える幾つかの機能を紹介します。 ※この単元の操作は全て、Excel へ取り出した「残高試算表（年間推移）」データで行います。《紹介する機能》
A) ウィンドウ枠の固定 B) 列幅、行高さの変更 C) オートカルク D) シートの作業グループ化 E) 行や列の削除 F) 行や列の挿入 G) 行や列の非表示 H) 素早いカーソル移動 I) キーボードを利用した広い範囲の範囲選択 J) ショートカットキーを利用した操作A) ウィンドウ枠の固定
Excel に書き出された試算表データは、左端の列見出しと上部の行見出 しが固定されています。試算表のような大きな表は、行や列の見出しを固定 するとデータを効率的に確認できます。 このような列や行見出しの固定は「ウィンドウ枠の固定」機能を使います。 Ａ列と1～8 行目は 見出しとして固定されている《操作事例 -固定されている行、列見出しの解除-》 Excel に取り出した残高試算表（年間推移）で、固定されている行と列の 見出しを解除します。 ① 「表示」タブをクリックしてリボンを表示します。 ② 表示されたリボンから （ウィンドウ枠の固定）をクリ ックし、「ウィンドウ枠固定の解除」をクリックします。 この操作で見出しの固定が解除されます。 Office では、操作アイコンが並んでい る部分を「リボン」といいます。 Excel2003 では．．．． 「ウィンドウ」メニューから、「ウィンドウ枠の固定」と「ウィンドウ枠固定 の解除」で同じ機能が実現できます。
《操作事例 –行、列見出しの固定-》 Excel に取り出した残高試算表（年間推移）で、見出しの行と列を固定し、 画面をスクロールしても見出しが常に表示されるように指定します。 ① アクティブセルより上の行が行見出しとして固定され、左の列が列見出 しとして固定されるので、見出しとして固定しない最初の位置をアクティ ブセルにします。 ② 「表示」タブをクリックしてリボンを表示します。 ③ 表示されたリボンから （ウィンドウ枠の固定）をクリ ックし、「ウィンドウ枠固定」をクリックします。 ｃ 行見出し 列見出し マウスをクリックするなど して、アクティブセルをこ の位置に移動する
B) 列幅、行高さの変更
列幅や行の高さは、マウス操作で簡単に変更できます。 (ア) マウスカーソルの表示が （列幅変更）のときにダブルクリックをする と、その列に入力されている文字列の最大幅に合わせて列幅が自動 調整されます。 (イ) マウスカーソルの表示が （行高さ変更）のときにダブルクリックをする と、その行に入力されている文字列の最大フォントに合わせて行高さが 自動調整されます。 マウスカーソルを行番号の境界線に合わせて 上下にドラッグすると、行高さを変更できる マウスカーソルを列番号の境界線に合わせ て左右にドラッグすると、列幅を変更できるC) オートカルク
計算したい範囲選択をするだけで、ステータスバーに合計値や平均値な どを表示することができます。 Excel2003 では．．．． 計算値が画面右下に表示されます。 範囲選択をするだけで、 基本的な計算値が表示される ステータスバーを右クリックすると、右 図の「ステータスバーのユーザー設 定」が表示される オートカルクの 表示はココD) シートの作業グループ化
Excel に取り出した残高試算表は３つのシートで構成されていますが、見 出しや行・列幅などのレイアウトの修正は複数のシートで同じように修正しま す。このように複数のシートに共通の変更は、シートを作業グループ化して 変更操作をすると、グループ化されたシート全てに変更が反映されます。 《操作事例 –シートの作業グルーブ化 -》 全シートを作業グループ化した上でA 列の列幅を縮めます。 ① グループ化する最初のシートをアクティブにします。 （マウスでクリックして選択します。） ② グループ化する最後のシートをキーボードの Shift キーを押しながらク リックします。 ③ シートタブが白色表示され、作業グループ化されたことが解ります。 ④ マウスカーソルをA 列に合わせて、列幅を狭くします。 ※この状態で行った入力や編集作業は、作業グループ化されている全てのシートに反映されます。 複数のシートで構成され、 アクティブなシートは白色表示 最初のシートをクリックで選択 Shift キーを押しながら、 最後のシートをクリック《操作事例 –作業グルーブの解除 -》 作業グループ化したままデータを入力するとグループ化されている全シ ートの値が変更されてしまいます。共通作業が終わったら作業グループを 解除します。 解除は、アクティブでないシートをクリックすれば完了です。
E) 行や列の削除
《操作事例 –不要な行を削除する-》 試算表データの1～7 行目を削除します。 （シートを作業グループ化しておくと、効率的に作業ができます。） ① 3 シートを作業グループ化します。 ② 削除したい行の行番号(1～7 行)をドラッグして選択します。 まだグループ化された状態。アクティ ブなシートは「貸・事業所（合計）」 アクティブでないシート「製・事業 所（合計）」をクリックして、作業グ ループを解除した状態 行番号をドラッグして選択③ 選択した範囲で右クリックして表示されたショートカットメニューから、 「削除」をクリックします。 ④ 作業グループ化した全シートの選択範囲が削除されます。
F) 行や列の挿入
削除と同様に、行や列の挿入も作業グループやショートカットキーを使っ て素早く行うことができます。 《操作事例 –列を挿入する-》 全シートのA 列と B 列のあいだに 1 列挿入します。効率的な作業のため に、シートを作業グループ化して操作します。 ① 3 シートを作業グループ化します。 範囲選択して反転している場所を 右クリックすると、下のようなショート カットメニューが表示される ここをクリック② 挿入したい列の右列(B 列)をクリックして選択します。 ※または、B 列を直接右クリックしても OK です。 このときは、③のショートカットメニューが表示されます。 ③ 選択した範囲で右クリックして表示されたショートカットメニューから、 「挿入」をクリックします。 ④ 作業グループ化した全シートに列が挿入されます。 列番号をクリックして選択 範囲選択して反転している場所を 右クリックする ショートカットメニューが表示 されたら、「挿入」をクリック
G) 行や列の非表示
一時的に表示したくない行や列は、非表示設定をします。 《操作事例 –列を非表示設定する-》 試算表シートの「上半期残高」列（I 列）を非表示にします。 ① 非表示にしたい列番号(I 列)をクリックして選択します。 ※または、B 列を直接右クリックしても OK です。 このときは、②のショートカットメニューが表示されます。 ② 選択した範囲で右クリックして表示されたショートカットメニューから、 「非表示」をクリックします。 ③ 指定した列が見えなくなっていることがわかります。 列番号をクリックして選択 範囲選択して反転している 場所を右クリック ショートカットメニューが表示さ れたら、「非表示」をクリック《操作事例 –非表示設定を解除する-》 非表示状態の「上半期残高」列（I 列）を再表示します。 ① 非表示の列I 列を含むように、列番号をドラッグして選択します。 ② 選択した範囲で右クリックして表示されたショートカットメニューから、 「非表示」をクリックします。 ④ 非表示設定されていたI 列が再表示されました。 I 列が表示されていない I 列を含むように H～Ｊ列の 列番号をドラッグして選択 範囲選択して反転している 場所を右クリック ショートカットメニューが表示さ れたら、「再表示」をクリック
H) 素早いカーソル移動
大きな表では、矢印キーや Ctrl キーを使って離れた場所のデータを 素早く表示することができます。 主なカーソル移動キーの組み合わせ例 キー 動作 Home アクティブセル行の A 列にセル移動 列固定がされている場合は、固定されて いない先頭列セルに移動 End を押した直後に Enter アクティブセル行の最終データにセル移 動 Ctrl + Home セル A1 へ移動 列固定がされている場合は、固定されて いない先頭列セルに移動 Ctrl + End データの最終セルに移動 End キーを押した直後に矢印キー 連続して入力されているデータの末端セ ルにカーソル移動 End キーが押されると表示 Excel2003 でのI) キーボードを利用した広い範囲の範囲選択
Shift キー + マウスクリック で範囲選択ができます。 画面スクロールが必要な広いエリアを範囲選択する場合は、マウスをドラッ グして囲むより操作がスムーズに行えます。 《操作事例 –C3～H162 範囲を Shift+クリックで範囲選択する-》 ① アクティブセルをC3 に移動します。 ② スクロールバーを使って、H162 セルを表示します。 ③ Shift を押しながら H162 セルをクリックします。 《応用事例 –Shift + A でできる範囲選択-》 ① Shift + A を押すと、データが連続入力されている範囲をワンタッチで 自動選択します。 ② 範囲選択がされた状態で再度Shift + A を押すと、シート全体を選択し 範囲の先頭でクリック 範囲の最後で Shift + クリック アクティブセルがE5 の時 にShift + A を押すと、C3 からH8 が範囲選択されるJ) ショートカットキーを利用した操作
ワードやエクセルでデータの移動や複写で普通に使う (切り取り) (コピー) (貼り付け)の各機能は、Windows 共通の操作として キーボード操作で実現できます。 切り取り = =Ctrl
+X
コピー = =Ctrl
+C
貼り付け = =Ctrl
+V
・文字を移動したいときは．．．切り取り ＋ 貼り付け ・文字を複写したいときは．．．コピー ＋ 貼り付け です。 これらの移動・複写に使うショートカットキーキーボードに並んで配列されて います。 このようなキーをショートカットキーと呼びます。コンピュータ内で共通して使 えるものや、アプリケーション独自のもの、インターネットエクスプローラで使 えるものなど、様々なショートカットキーがあります。 Office ソフトを使っている時に便利なショートカットの例 キー 機能 備考 Ctrl + S ファイルの上書保存 新しい文書では新規保存 Ctrl + O ファイルを開く Ctrl + Z もとに戻す Ctrl + Y やりなおし Ctrl + A 全て選択 Ctrl + P 印刷 Ctrl + N 新規作成X
C
V
Z
3. Excel スパークラインでワンタッチグラフを作る
Excel2010 の新機能「スパークライン」はセルの中に小さなグラフを作成 します。従来のグラフ機能より素早くカンタンに値の系列の傾向を把握する ことができます。 「スパークライン」は挿入タブで表示されるリボンにあります。 [挿入タブにあるスパークライン] [スパークラインの挿入されたワークシート] Ｂ列に挿入されたスパークラインは C 列以降のデータの傾向（4 月度～ 12 月度のデータ傾向）を棒グラフで表しています。 ¾ セルに表示される小さなグラフ（スパークライン）は行単位での数値 の相対的な傾向を表示します。 ¾ 折れ線グラフなどでの表示も可能です。 ¾ データの最大値、最小値、マイナス値などに、任意の色をつけること ができます。 ¾ スパークラインは式のようにコピーができます。《操作の流れ》
[1] Excel へ書き出した残高試算表データに「スパークライン」を挿入する。 [2] スパークラインを更に見やすく加工する。《操作事例 –[1]試算表データにスパークラインを挿入する-》 「損･事業所(合計)」シートの B 列に、４月～１２月度のデータ傾向を表示 するスパークラインを挿入します。 ① （準備１） B1 セルに文字列「年間傾向」を入力します。B 列が４月度データの場 合はスパークライン挿入用の列を挿入した後、文字列を入力します。 ② （準備2） 上半期残高(合計)列（I 列）が表示されている場合は、非表示にしま す。 ③ スパークラインにするデータ（売上高のデータC3～L3）を選択します。 ④ 「挿入」タブから、 や （スパークラインアイコン）をクリッ クします。今回は「縦棒」のスパークラインを選択します。 ※スパークラインのアイコンは、画面の状況によって変化します。 ⑤ 「スパークラインの作成」ダイアログボックスが表示さます。 データ範囲を確認したら、スパークラインを表示したセルを「場所の範 囲」に指定して、 OK を押します。 （今回はB3 セルをクリックして指定します）
⑥ スパークラインがB3 セルに表示され、スパークラインのデザインタブとリ ボンが表示されます。 ⑦ 完成したスパークラインを全ての行に複写します。 ⑧ 全ての行にスパークラインが複写されました。 2)マウスカーソルを■に合わせ 形状を にする １)B4 をクリックしてアクティブに 3)マウスカーソルを 下方向へドラッグ 挿入されたスパークライン スパークラインの編集ができるデザインタブが表示される
《操作事例 –[2]スパークラインを加工する-》 スパークラインの任意のセルをアクティブにすると、セル範囲が青く表示 されます。この状態でアクティブセルの位置に関係なく、スパークラインが 編集できます。 例えば下の図のように縦棒グラフを折線に変更したり、マイナスポイントで 色を変更する、データの傾向をより直感的に表すことが可能になります。 [挿入したスパークラインを編集するデザインタブ] マーカー色の変更例 マーカーの色 スパークラインの色を指定 負のポイント 折れ線のとき、マイナス数値の色を指定 マーカー 折れ線のとき、各ポイントの色を指定 頂点（山） 最大値の色を指定 頂点（谷） 最小値の色を指定 始点 始点の色を指定（ゼロ値は着色されない） 終点 終点の色を指定（ゼロ値は着色されない） 「縦棒」、「折れ線」 などの種類を変更 配色を選んで変える スパークライン「縦棒」 スパークライン「折れ線」 「データの編集」から「非表示及 び空白のセルの設定」を選択す ると、データ範囲内の空白データ の取り扱いを指定できる [表示]の各項目をチェック すると、「折れ線」表示で マーカーを強調表示
4. Word と Excel の合わせ技 差し込み印刷
Word の「差し込み文書」機能を利用して、住所などの宛て名入り資料を 作成することができます。元になる資料は Word で作成し、Excel に書き出 した顧客リストの住所を差し込んで、宛て名付き資料を完成させます。＋
＝
《操作の流れ》
[1] 「弥生販売」の「得意先リスト」データを Excel へ書き出す。 [2] Word で差し込み印刷の元となる案内状を作成する。 [3] Word の「差し込み文書」機能で、文書に宛て名を挿入する。 [4] 差し込み部署として印刷を行う。 《操作事例 –[1]得意リストを Excel へ書き出す-》 ① 「弥生販売」の「台帳」メニューから「得意先リスト」を選択します。 ② 得意先リストが表示されたら、画面上部の （Excel への書き出し）ア イコンを押します。 宛て名住所を挿入③ 「Excel への書き出し」ダイアログボックスが表示されたら、既定の設定 のまま OK を押します。 ④ Excel で得意先リストが表示されたら、１行目が行見出しになるよう不要 なタイトル行を削除します。 ⑤ 「台帳データ.xls」等、わかりやすい名前を付けてブックを保存します。 (保存をした後は Excel を終了しても構いません。) 《操作事例 –[2] Word で案内状を作成する-》 ① 差し込む元の文書を用意する Word を起動し、案内状などを作成します。 今回は、作成済みのサンプル文書を利用するため、「新商品発表会 （差し込み文書）.docx」」を開きます。 １～４行目を行削除する この部分に宛て名を差し込む
《操作事例 –[3]「差し込み文書」機能で、文書に宛て名を挿入-》 ① Word の「差し込み文書」タブから （差し込み印刷の開始）アイコン をクリックします。 ② 表示された機能から を選択します。 ③ 画面に差し込み印刷ウィザード（手順 1/6）が表示されたら、文書の種 類を「レター」に指定して、「次へ：ひな形の選択」をクリックします。
④ 手順(2/6)、「ひな形の選択」で「現在の文書を使用」を指定して、 「次へ：宛先の選択」をクリックします。 ⑤ 手順(3/6)、「宛先の選択」では Excel データを差し込みデータにするた め、「参照…」をクリックします。 ⑥ 「データファイルの選択」ダイアログボックスが表示されたら、保存済の Excel 顧客リストデータを選択します。 ファイルの種類は「Excel ファイル」を指定 Excel へ書き出した得意先データ を保存したフォルダを表示する
「テーブルの選択」ダイアログボックスが表示され、顧客リストデータのシート 名が表示されます。そのまま OK を押します。 ⑦ 「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが表示され、顧客リストのデ ータ一覧が表示されます。印刷から除外するデータはチェックを外し、 ます。チェックが終了したら OK を押します。 ⑧ 手順(4/6)、「レターの宛先」が表示されます。文書内の住所を挿入した い場所をマウスで指定し、「差し込みフィールドの挿入…」を選びます。 除外するデータを選択できる 住所等を挿入する場所で カーソルをクリック
⑨ 「差し込みフィールドの挿入」ダイアログボックスが表示されます。 郵便番号や住所、会社名など、宛 て名情報（フィールド）をダブルクリ ックして挿入します。 ※フィールドを選択して、挿入ボタンを押しても構 いません。 «郵便番号»«住所１»«住所２»«名称»«ご担当者»«敬称» ⑩ フィールドを挿入し、 閉じる を押してダイアログボックスを閉じます。 ⑪ フィールド間に改行マークなどを挿入して、レイアウトを整えます。 «郵便番号» «住所１» «住所２» «名称»«ご担当者»«敬称» ⑫ レイアウトを整え、「次へ：レターのプレビュー表示」をクリックします。 フィールドを差し込んだ画面表示 フィールド間を調整した画面
⑬ 手順(5/6)、「宛て名情報」が表示されます。 << 、 >> ボタンで、データの確認をします。 データが正しく挿入されていることを確認し「次へ：差し込み印刷の完了」を 押します。 《操作事例 –[4]差し込み文書の印刷-》 ① （手順6/6）、「差し込み印刷の完了」で、 をクリックします。 ② 「プリンタに差し込み」ダイアログボックスが表示されたら、印刷するレコ ードを指定して、 OK を押します。
③ 印刷ダイアログボックスで各種設定を行い、印刷を行います。 ¾ 差し込み文書の印刷は「差し込み文書」タブの （完了と差し込み完 了）アイコンからも印刷ができます。この場合は、完了と差し込み完了） アイコン機能から、 を選択します。 普通の印刷では、現在表示されているレコードの印刷しかできません。
5. 弥生販売、データを関数とピボットテーブルで分析
「弥生販売」の売上データをExcel に取り出すと様々な角度からデータを 観察することができます。 この単元では、月間売上データをもとに、どの地区でどんな種類の商品 が売れているのか、またそれを精力的に販売している担当者は誰なのか、 などを、ピボットテーブルや Excel2010 の新機能「スライサー」を使って観 察します。 【Excel と連携して、弥生販売の売上データを更に細かく分析】 データ生成の過程では Vlookup 関数等を利用して、販売データと商品 リストや顧客リストを連携させます。《操作の流れ》
[1] 分析用データを Excel へ書き出し、分析用に行や列を加工する。 [2] Vlookup 関数等を利用して、売上明細データに地区や商品分類を連 携させる。 [3] 売上明細データからピボットテーブルを作成する。 [4] スライサーを使って、さらにデータを絞り込んで表示する。 ピボットテーブルで担当者 と商品をクロス集計 スライサーで、商品分類や 顧客の地区を絞り込み《操作事例 –[1]分析用データを Excel へ書き出す-》 商品明細表、商品リストをExcel へ書き出します。 ① 「弥生販売」の （売上レポート）タブから「売上明細表」を選 択します。 ② 「売上明細表」画面が表示されたら、条件名を「商品別売上明細表」に 切り替え、期間を今月度に指定します。 ③ 条件と期間が決まったら、 （集計）ボタンを押します。
④ 商品別売上明細表が表示されたら、画面上部の （Excel への書き 出し）アイコンを押します。 ⑤ 「Excel への書き出し」ダイアログボックスが表示されます。 今回は前項で書き出した「台帳データ.xlsx」に追加するので、「既存の Excel ファイルを追加する」を選択し、 参照 で出力先ブックを指定し ます。 ⑥ Excel への書き出しが終了したら、ブックを上書き保存します。 (保存したブックは閉じておきます。) ⑦ 同様に、商品リストをExcel に書き出します。 「弥生販売」の「台帳」メニューから「商品リスト」を選択します。
⑧ 商品リストが表示されたら、画面上部の （Excel への書き出し）アイ コンを押し、データを「台帳データ.xlsx」に追加して書き出します。 ⑨ 商品リストがExcel へ書き出されたら、2 行目が行見出しになるように不 要なタイトル行を削除します。 これでデータの取り出しが完了しました。 《Excel に書き出したデータのシート名》 弥生からExcel へデータを書き出すと、シート名が自動作成されます。 このテキストでは、以下のように名前を変更して使用します。 シート名 データ内容 変更後のシート名 リスト形式 商品リスト（商品台帳データ） 商品リスト 商品別 月間の商品別売上明細表データ 売上明細 １～3 行目を行削除する
《操作事例 –[2]売上明細データに地区や商品分類を連携させる-》 売上明細データを商品分類で分析するためには、データに商品分類が 必要です。Excel の Vlookup（ブイルックアップ）関数を利用すると、商品コ ードをキーワードにして商品リストの商品分類を売上明細データに連携させ ることができます。同様に、得意先コードをキーワードして顧客の地区を連 携させることができます。
VLookup 関数の形式：
=VLookup（ 検索値 ， 範囲 ， 列番号 ， 検索方法 ）
（具体的な式の形）=VLOOKUP($B15,商品台帳!$B:$W,20,FALSE)
B15 のキーワードに一致するデータを商品台帳の中から見つけ、 そのデータのB～W 列表の左から 20 列目の値を表示する。 ① （列番号を素早く知るための工夫） Vlookup 関数は、キーワードの位置を１番目として、連携したい項目が 何番目にあるのかを「列番号」で指定します。 項目名の上にオートフィル機能を利用して連番を記入しておけば、数 式を作成する時に列番号を数える手間が省けます。 False を入力 連携したい項目の列位置 を数値で指定 台帳データの範囲を セル番地で指定 キーワードの位置を セル番地で指定 フィルハンドルをドラッグして作成② （分類名を表示する列を挿入） 「売上明細」シートの「商品名/摘要」列と「単位」列の間に２列挿入し、 列見出し「分類１」「分類２」を入力します。 ③ 式を正しく表示させるため、挿入した列の書式を数式に指定します。 （D 列と E 列を範囲選択して、 [桁区切りスタイル]を押します。） ④ （得意先の地区を表示する列を挿入） 「売上明細」シートの「得意先名」列と「税転嫁」列の間に１列挿入し、列 見出し「地区」を入力します。 ⑤ 式を正しく表示させるため、挿入した列の書式を数式に指定します。 （O 列選択して、 [桁区切りスタイル]を押します。） ⑥ 分類1 を表示する関数式の入力 D6 に
=VLOOKUP($B6,商品リスト!$B:$W,20,FALSE)
を入力し、D7 以降にコピーします。 ⑦ 分類2 を表示する関数式の入力 E6 に =VLOOKUP($B6,商品リスト!$B:$W,22,FALSE) を入力し、E7 以降にコピーします。⑧ 地区を表示する関数式の入力 O6 に =VLOOKUP(M6,得意先リスト!$B:$AQ,42,FALSE) を入力し、O7 以降にコピーします。 《操作事例 –[3]売上明細データからピボットテーブルを作成する-》 ⑨ （データ範囲の準備） 売上明細データの最下行には合計行があります。そのため、このままピ ボットテーブルを作成すると、Excel がデータ範囲を正しく自動認識で きません。そこで明細行と合計行の間に空白行を挿入して、データ範 囲の自動認識ができるようにします。 ① 表の任意の場所をアクティブセルにして、「挿入」タブの （ピボッ トテーブル）アイコンをクリックします。 １行挿入することで、範囲の 自動認識が可能になる
② 「ピボットテーブルの作成」ダイアログボックスが表示されたら、そのまま OK を押します。 ③ 新しいシートが作成され、ピボットテーブルのフィールドリストが表示さ れます。 ④ フィールドリストの商品名を行ラベルにドラッグします。 ⑤ 同様に、フィールドリストの「担当者名」を列ラベル項目に、「金額」を値 項目にそれぞれドラッグします。 ⑥ 商品別、担当者別のクロス集計表ができあがりました。 項目名を 行見出しにドラッグ
～以降は、Excel2010 の新機能です～ 《操作事例 –[4]スライサーでデータを絞り込む-》 ピボットテーブルやスライサーは、専門知識がなくても使える便利な分析ツールです。 ① （スライサーの追加） 「オプション」タブまたは「挿入」タブの （スライサー）アイコンをクリッ クします。 [挿入タブ] [オプションタブ] ② 「スライサーの挿入」ダイアログボックスが表示 されます。 「分類１」、「分類２」、「地区別」をチェックして OK を押します。 ③ 画面にスライサーが表示されます。
④ 地区スライサーの「九州」をクリックすると、九州地区の販売データだけ が抽出されます。 ⑤ 下の図は、地区スライサーの「関東」「九州」「中国」と、分類２スライサー の「陶器・グラス製品」をクリックしたものです。 この選択で、陶器・グラス製品を購入した関東地方、九州地方、中国地 方の顧客売上高の担当者別売上金額が自動集計されます。 ＊スライサーは複数設定できます。 ＊１つのスライサーで同時に複数の項目を選択できます。 クリックすると、絞り込み（フ ィルター）が解除される。 クリックするだけで、絞り込み （フィルター）が実行される。
6. 弥生販売、担当者別の得意先台帳を作る
業務ソフトは業務を効率的に運用する能力に優れている一方、台帳印刷 などは、「もう少しここが・・・」と感じる場合もあります。 例えば得意先台帳では ・担当者別の得意先台帳や電話帳 ・締め日別や売掛金の回収方法の一覧表 ・請求先別の一覧表 等です。 この単元では、Excel 書き出しをした得意先リストを利用して担当者別の 得意先電話帳を作成します。《操作の流れ》
[1] 「弥生販売」の「得意先リスト」データを Excel へ書き出す。 [2] Excel の編集機能を使って担当者別リストに必要な行や列を取捨選択 する。 [3] データを担当者順の取引先 50 音順に並び替える。 [4] テーブル機能を使って、見やすい表に仕上げる。 [5] 担当者ごとに改ページをして印刷ができるよう設定する。 《操作事例 –[1]得意リストを Excel へ書き出す-》 ※Excel 書き出しの詳細な操作は、24 ページを参照して下さい。 ① 「弥生販売」の「台帳」メニューから「得意先リスト」を選択します。 ② 得意先リストが表示されたら、 （Excel への書き出し）アイコンをクリ 担当者別にページ替えして出力した電話帳③ Excel で得意先リストが表示されたら、上部の不要な行や列を削除しま す。（列や行の削除方法は、12 ページを参照） 《操作事例 –[2]Excel で情報を取捨選択する-》 電話帳リストに不要な列は、「削除」か「非表示」設定をします。 不要な列は削除しますが、「あとで使うかもしれない」という列は、「非表示」 を指定します。 例えばこの操作事例では得意先名称に「略称」を使用しますが、「名称」は 使う可能性がある」ため、削除せず「非表示」にします。 非表示項目は「並べ替え」のキーにも利用できます。このため、「フリガナ」 項目は削除せず、「非表示」設定をして下さい。 ① 名称からフリガナ列(B～C 列)の列番号をドラッグして選択します。 ② 範囲選択した列内で右クリックし、表示されたショートカットメニューから 「非表示」をクリックします。 ※「郵便番号」～「役職列」等も非表示設定します。
③ 不要な列は「行削除」か「非表示」設定を行います。 サンプルでは、表示列を以下のようにしました。 ・ コード・ 略称 ・ ご担当者 ・ TEL ・ FAX ・ 担当者コード、担当者名 ④ 空欄になっている担当者名項目に適当な列見出しを入力します。 （事例では 弊社担当 としました） ⑤ 「担当者」列と「弊社担当」を左端列に移動します。 「担当者」列と「弊社担当」の列番号をドラッグして選択します。 ⑥ 右クリックして表示されるショートカットメニューから「切り取り」をクリックし ます。 非表示列があるため 列番号が連続していない。
⑦ A1 を選択して右クリックし、表示されたショートカットメニューから「コピ ーしたセルの挿入」をクリックします。 ⑧ 担当者コードと担当者名が左端列に移動しました。 《操作事例 –[3]データを並び替えて担当者順の取引先順リストにする-》 データを任意の並び順にします。この事例では担当者コード順、取引先 50 音順（フリガナ順）の資料にします。 ① 表内にカーソルを置き、データタブの （並び替え）アイコンを押 します。 ※Excel が概ね表の範囲を自動認識しますが、空白セルが多いと正しく自 動認識されない場合もあります。その場合には予め手動で範囲選択をし てから （並び替え）をクリックしてください。
② 並び替えダイアログボックスが表示されます。 ③ 「最優先されるキー」を「担当者」にします。 ※並び替えのキーは「値」、順序は「昇順」をそれぞれ指定します。 コンピュータでは、「昇順」「降順」という呼び方で、デー タの並び替えをコントロールします。 呼び名 説明 昇順 小さい順です。 数字は1→2→3．．．と小さい値が先頭になります。 文字では、50 音順です（「あ」から始まります）。 降順 昇順の逆、数値や文字の大きい順です。 成績順では数値の大きい順なので降順です。 さらにExcel の並び替えは、文字や数値だけでなく、セルの色やフォント など様々な指定をすることができます。 例えば、特定のデータをセルの色を区別してあれば 50 音順に並び替える 資料でも、着色されているデータは上部にまとめることができます。
One Point
④ を押して、次に優先されるキー項目を表示します。 ⑤ 次に優先されるキーに「フリガナ」を指定します。 ※並び替えのキーは「値」、順序は「昇順」をそれぞれ指定します。 ⑥ 並び替えの指定ができたら、OK を押します。 ⑦ 「並び替えの前に」ダイアログボックスが表示されたら、任意のものを指 定します。（今回は「数値に見える者は全て数値として並び替えを行う」 を指定します。） ※数値がテキスト形式になっていると、セルの左肩に標識がつきます。 このセルをアクティブにすると、エクスクラメーションマーク（びっく りマーク）が表示されます。▼をクリックして、メッセージとその後の 処理をExcel に指示することができます。 次に優先されるキーが追加表示される
《操作事例 –[4] テーブル機能表に見栄えのするデザインを指定する-》 ① 完成した表の任意の位置をアクティブにします。 ⑧ 「挿入」タブの （テーブル）アイコンをクリックします。 （テーブル作成はCtrl + T でも実現可能です。） ② 「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示されたら、「先頭行をテーブ ルの見出しとして使用する」にチェックを入れ、OK を押します。 ③ 表が「テーブル」として認識され、「テーブルツール」が表示されます。 ※「テーブルツール」はテーブル内にカーソルがあるときに表示され 自動的にフォーマットされた表 「テーブルツール」
【テーブルツール、デザインタブ】 ※フィルター表示 が気になる場合は、データタブの （フィルタ）アイコンをクリックして Off にします。 ④ タイトルや作成日時を入力するなどして、表を完成させます。 「テーブルスタイル」を選択したり、テーブルスタイルの オプションをチェックして、解りやすい表にアレンジする A1 セルにタイトルを入力したあと、「ホーム」タブの「セル を結合して中央揃え」を使ってタイトルを表の中央に納 Ctrl + ； （セミコロン）で、 本日日付が挿入される
《操作事例 –[5]担当者ごとに改ページをして印刷する-》 完成した担当者順の得意先電話帳を各担当者に配布する際には、担当者 ごとに別ページで印刷されていると便利です。 そこで、担当者が変わったらページ替えをする指定と、タイトル行が全ての ページに印刷される指定をします。 ① （タイトル行の指定） 「ページレイアウト」タブの （印刷タイトル）アイコンをクリックしま す。 ② ページ設定ダイアログボックスが表示されます。 ③ タイトル行にカーソルを置き、シートのタイトル行を ドラッグします（この事例では、１～３行目の行番号部分）。 行番号をドラッグすると、行全体が点線で囲まれる
④ タイトル行が正しく設定できたら、OK を押します。 ⑤ （担当者ごとに改ページを指定） 担当者列（A 列）で、担当者が変わったセルをアクティブにします。 ⑥ 「ページレイアウト」タブの （改ページ）アイコンをクリックします。 ⑦ 「繰り返し」機能（F4）を利用して、担当者の変更位置で改ページを指示 します。 ※直前に行った操作は、ファンクションキーの F4 を押すと繰り返して指示で きます。 この位置 クリック F4 を押す F4 を押す
⑧ （印刷プレビューで確認）
「ファイル」タブの「印刷」を押して、印刷プレビューを確認します。
前後のページが確認できる
7. 弥生販売、我が社流の売上明細表を作る
売上明細表も Excel に書き出して加工をすることで、欲しい情報だけに 絞ったオリジナル帳票にすることができます。 この単元では担当者別の売上明細表を作成します。《操作の流れ》
[1] 「弥生販売」の「売上明細表」データを Excel へ書き出す。 [2] Excel の編集機能を使って明細表に必要な行や列を取捨選択する。 [3] レイアウトを整え、見やすい表に仕上げる。 《操作事例 –[1]売上明細表を Excel へ書き出す-》 ※Excel 書き出しの詳細な操作は、24 ページを参照して下さい。 商品明細表、商品リストをExcel へ書き出します。 ① 「弥生販売」の （売上レポート）タブから「売上明細表」を選 択します。 我が社のニーズに合った 売上明細表にアレンジ② 「売上明細表」画面が表示されたら、条件名を「担当者別売上明細表」 に切り替え、期間を今月度に指定して （集計）ボタンを押します。 ③ 明細表が表示されたら、画面上部の （Excel への書き出し）アイコ ンを押し、新規Excel ファイルに書き出します。 《操作事例 –[2]Excel で情報を取捨選択する-》 不要な行の削除や、非表示指定をします。 （列や行の削除は12 ページ、非表示設定は 43 ページを参照） 今回は、何時、誰に、何を売り、粗利はどのくらいなのか、を知る資料を作 成します。例えば．．．． 担当、売上日、得意先、内訳、商品名、商品単位、数量、単価、粗利益、金 額等を残し、それ以外の列は、削除や非表示設定します。 ① 列の入替が必要な場合は、列の切り取りと挿入で移動を行います。 （列の入替は44 ページ参照） 例えば、金額を粗利益の左へ移動、単位は数量の右に移動、等です。 《操作事例 –[3] レイアウトを整え、見やすい表に仕上げる-》 ① 「挿入」タブのの （テーブル）をクリックして好みの表レイアウトを選
② 用紙をA4 横に変更します。 「ページレイアウト」タブの（印刷の向き）アイコン、（サイズ）アイコンで、 用紙の向きや用紙サイズを指定します。 ③ 「表示」タブの （改ページプレビュー）アイコンアイコンをクリックし て、画面表示を改ページプレビューに切り替えます。 「改ページプレビューへようこそ」ダイアログボックスが表示されたら、そ のままOK を押します。 ※改ページブレビューでは、1 ページに収まるかどうかを確認しながら、編 集作業ができます。 点線は自動改ページ
④ 横幅が１ページに収まるように、列幅の調整や不要な行の非表示設定 を行います。 ※上のサンプルでは、売上日の表示を「月日」にして、得意先コードを非表示に して１ページに収めました。 ⑤ 複数ページにわたる印刷になるため、「ページレイアウト」タブの「印刷 タイトル」アイコンをクリックして、行タイトルを設定します。 （行タイトルの指定は50 ページ参照） ⑥ 必要に応じて改ページを挿入し、「印刷プレビュー」や「ページレイアウ ト表示」で帳票のできばえを確認しましょう。 改ページプレビューとページレイアウト表示 改ページプレビューと似通った機能に、「ページレイアウト表示」 があります。「ページレイアウト表示」では余白も表示され、余白 を調整しながら、編集をすることができます。
One Point
8. 弥生会計、Excel で部門別５期比較損益計算書を作成
Excel を活用すると、「弥生会計」で実現できる「５期比較財務諸表」を一 歩進めて、部門別の複数年度比較財務諸表を作成できます。 この単元では、弥生会計で作成された資産表を元に Excel の「統合」機 能を利用して、部門別の複数年度比較ができる損益計算書を作成します。 操作事例では 卸事業部 25～27 期比較損益計算書 を作成します。 《操作の流れ 》 [1] 弥生会計で、当期会計データを新規 Excel ブックに書き出す。 [2] 過去の会計期間に切り替え、Excel ブックに追加書き出しをする。 [3] Excel に書き出したデータを「統合」用に加工する。 [4] 「統合」機能を利用して、複数年度比較損益計算書を作成する。 [5] 完成した表を、見栄えのするデザインに指定する。 《操作事例 -[1]データを Excel へ書き出す-》 弥生会計で作成される残高試算表から損益計算書データを Excel に取 り出します。 ⑧ 画面を「弥生会計」に切り替えます。 ⑨ タブを （集計タブ）に切り替えます。 ⑩ 「月次」グループから （残高試算表（月次・期間））を選択しま す。⑪ 入力済の仕訳データに基づく期間残高試算表が表示されます。 ⑫ （部門コンボボックス）をクリックし、表示され た部門名から「卸事業部」を選択します。 ⑬ 期間を選択します。 ⑭ をクリックすると、指定された期間と部門の数値が集 計されていることが確認できます。 ⑮ 「残高０を表示」チェックを外し、残高ゼロの科目を非表示にします。 ※この操作で未使用勘定科目が非表示になり、より解りやすい集計表にな １ヵ月のみ選択されている状態 ドラッグして全期間を指定した状態
⑯ 画面上部の機能ボタンから （Excel への書き出し）を押します。 ⑰ 「Excel への書き出し」ダイアログで必要な指定をして、OK を押します。 今回は以下の(a)から(c)項目の確認と設定をします。 ※(a)、(b)は既に指定済です。確認をしてください。 項目 指定することがら (a)書き出すファイル 新規のExcel ファイル (b)出力する部門(注１) 卸事業部 (c)出力対象(注2) 損益計算書 (注１) 複数の部門や「すべての部門を出力する」を選択すると、部門ごとに Excel シ ートが作成されます。 (注 2) 複数の帳票を出力対象にすると、帳票ごとに Excel シートが作成されます。 ⑱ データの取り出しが完了すると Excel が自動的に起動し、残高試算表 データが表示されます。
⑲ 過去の会計データ取り出しに備え、シート名を過去データと区別できる 名前に変更します。 （ここでは「損・卸事業部」を「27 損・卸事業部」にします。） ⑳ Excel ブックに名前を付けて保存し、Excel を終了します。 （ここではブック名を 「卸事業部損益計算書.xlsx」 にします。） ※「卸事業部損益計算書.xlsx」を開いた状態では、過去の会計期間デ ータを追加書き出しすることができません。 《操作事例 -[2]会計期間の切替と、別年度データの追加書き出し-》 会計年度を切り替えて過去データを参照し、Excel ブックに追加書き出し を行います。 ① ナビゲータを表示し、 （事業所データタブ）に切り替えます。 ② 「会計年度移行」グループから （年度切替）を選択します。
③ 表示されたダイアログボックスから２６期を選択し OK を押します。 ④ 参照できる会計期間が変更されます。 タイトルバーやナビゲータの上部に会計期間が表示されます。確認し ておきましょう。 ⑤ タブを （集計タブ）に切り替え、 （残高試算表（月 次・期間））を選択します。 ⑥ 27 期と同じく全期間の卸事業部損益計算書を表示し、 (Excel へ の書き出し)を押します。（57 ページの操作例参照）。 ⑦ 出力対象を 損益計算書 にします。
⑧ 「書き出すファイルについて」グループで「既存の Excel ファイルに追加 する」を選択し、 参照 ボタンをおして、保存済の「卸事業部損益計算 書.xlsx」を出力ファイルに指定し、 OK を押します。 ⑨ 書き出しが終了するとExcel が自動起動し、追加保存されたブックが表 示されます。 ⑩ シート名を「26 損・卸事業部」に変更し、上書き保存をして Excel を終 了します。 ⑪ 会計期間を25 期に切り替え、同様の操作を行い Excel ブックに追加 書き出しをします。 3 期分のデータが書き出された Excel ブッ
《操作事例 -[3]データを「統合」用に加工する-》 作成されたExcel データから不要な情報を削除して、「統合」がしやすい ように加工編集します。 〈編集する項目〉 (a)全てのシートの１～８行目を削除 (b)全てのシートの B、C、D、F 列を削除 (c)項目名「当期残高」を「25 期残高」～「27 期残高」に修正 ① 複数のシートにかかる操作を効果的に行うために、シートを作業グルー プ化します。 ② １～8 行目の行番号をドラッグして選択し、右クリックして表示されるショ ートカットメニューから 「削除(D)」 を選択して行を削除します。 最初のシートをクリックした後、最終のシートを Shift を押しな がらクリックすると、作業グループ化するシートをまとめて選択 右クリックで表示されるメニュ ー か ら 削 除(D) を クリ ッ ク し て、選択した行を削除する 行番号をドラッグして、削除する行を選択 不要な見出し行が 削除された状態
③ B～D 列と F 列を選択し、右クリックして表示されるショートカットメニュ ーから 「削除(D)」 を選択して列を削除します。 ④ アクティブでないシートをクリックして、作業グループを解除します。 右クリックで表示されるメニュ ー か ら 削 除(D) を クリ ッ ク し て、選択した列を削除する 離れた列を選択するには・・・・ B～D 列をドラッグしたあと、Ctrl を押しながら F 列をクリックして、離れた列をまとめて選択 不要な列が削除された状態 アクティブシートのみ、背 景色がハイライト表示され
⑤ 25 期シートの列見出「当期残高」を、「25 期残高」に変更します。 ⑥ 同様に、26 期シート・27 期シートの列見出しを「26 期残高」「27 期残 高」に変更します。 これで準備が整いました。 以降の操作事例で複数の会計期間を比較する損益計算書を作成します。 《操作事例 -[4]「統合」機能を使って比較損益計算書を作成する-》 ① をクリックして新規シートを作成します。 ② 新規作成したシートで損益計算書を作成したいセル（例えば A1 セルな ど）をアクティブにし、「データ」タブの （統合）アイコンをクリックしま す ※損益計算書はアクティブセルの位置に作成されます。
③ 統合ダイアログボックスが表示されたら、「統合元範囲」の入力枠にカー ソルがあることを確認します。 ④ 各シートのデータを範囲選択します。 範囲選択をすると、ダイアログ内の「統合元範囲」エリアに選択範囲のア ドレスが表示されます。 広い範囲のスムースな選択 (1)A1 をクリック (2)範囲の最後（B49）が見えるところまで画面をスクロール (3)Shift を押しながら範囲の最後(B49)をクリック 範囲選択したアドレスが表示され
⑤ データ範囲が正しいことを確認して、 追加 ボタンを押します。 ⑥ シートを切り替え、全ての対象範囲を追加します。 ※追加ボタンを押さないと、データ範囲は追加されません。 ⑦ 「統計の基準」グループの、「上端行」と「左端列」にチェックを入れます。 ⑧ OK を押すと、比較損益計算書が作成されます。 追加ボタンを押すと、選択範囲が統合元範 囲に追加されます。 ３期分のデータ範囲を追加したところ ⑦チェック前の状態
《操作事例 -[5]表に見栄えのするデザインを指定する-》 ⑤ 完成した表の任意の位置をアクティブにします。 ⑥ 「挿入」タブの （テーブル）アイコンをクリックします。 （テーブル作成は Ctrl + T でも実現可能です。） ⑦ 「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示されたら、「先頭行をテーブ ルの見出しとして使用する」にチェックを入れ、OK を押します。 Excel の「統合」は、範囲選択されたデータの左端列と上端行の 見出しをキーワードに自動集計を行うツールです。 列見出し（左端列）と上端行（行見出し）をキーワードにデータ検 索を行うため、列見出しと行見出し位置（どちらか一方でも OK） さえ存在すれば、データ表がどこにあっても集計が可能です。 具体的には．．．． ・見出しは表ごとにバラバラの順番で並んでいても集計が可能 ・異なるブック間の集計が可能 ・同一シート内の複数の表での集計が可能 など、自由度の高い機能です。 範囲選択された元データが変更された際に連動して数値が更新されるよう
One Point
⑧ 表が「テーブル」として認識され、「テーブルツール」が表示されます。 ※「テーブルツール」はテーブル内にカーソルがあるときに表示されます。 このツールの「デザイン」タブで表のデザインを編集します。 「テーブルツール、デザインタブ」 ※フィルター表示 が気になる場合は、データタブの （フィルタ）アイコンをクリックして Off にします。 自動的にフォーマットされた表 「テーブルツール」 「テーブルスタイル」を選択したり、テーブルスタイルの オプションをチェックして、解りやすい表にアレンジする
9. 弥生会計、部門対比ができる残高試算表の作成
弥生会計では、事業所を部門別に管理することができます。さらにExcel の統合機能を活用すると、同一期間内の部門対比資料も作成することがで きます。 この単元では、弥生会計で作成された試算表を元に Excel の「統合」機 能を利用して、部門別の経費比較等ができる損益計算資料を作成します。 【完成例】 《操作の流れ 》 [1] 弥生会計の、試算表データを新規 Excel ブックに書き出す。 [2] Excel に書き出したデータを「統合」用に加工する。 [3] 「統合」機能を利用して、部門比較ができる損益計算書を作成する。 [4] 完成した表を、見栄えのするデザインに指定する。 《操作事例 -[1]データを Excel へ書き出す-》 弥生会計で作成される残高試算表から損益計算書データを Excel に取 り出します。（詳しい操作は57 ページ以降を参照） ① 画面を「弥生会計」に切り替え、 （集計タブ）の「月次」グル ープから （残高試算表（月次・期間））を選択します。② 入力済の仕訳データに基づく期間残高試算表が表示されます。 ③ 出力期間を全期間にして、 （Excel への書き出し）を押します。 ④ 「Excel への書き出し」ダイアログが表示されたら、 ・出力する部門を「すべての部門を出力する」 ・出力対象を「損益計算書」 にそれぞれ指定して、OK を押します。 ⑤ データの取り出しが完了すると Excel が自動的に起動し、残高試算表 データが表示されます。 Excel の統合では、統合された表の見出し列が統合元範囲 シート名の昇順に並ぶ仕様になっています。この仕様を利 用して、作成された表の再左端に来て欲しい事業部に一番 小さな数値番号を付加します。 統合元シートが10 枚以上に成る場合は、01、02、････10、11 のよう に番号の桁数を揃えてつけるようにします。 全社合計を右端列にしたい場合は、全社合計シートの番号を一番大き な数値にします。
One Point
《操作事例 -[2]データを「統合」用に加工する-》 作成されたExcel データから不要な情報を削除して、「統合」がしやすい ように加工編集します。（詳しい操作は64 ページ以降を参照） 〈編集する項目〉 (a)全てのシートの不要行(1～8 行)を削除 (b)全てのシートの不要列(B～D、F 列)を削除 (c)列見出しのうち「当期残高」を各部門名に変更 (d)シート名に番号を付加 ① 複数のシートにかかる操作を効果的に行うために、シートを作業グルー プ化します。（グループ化の操作は63 ページ参照） ② １～8 行目の行番号をドラッグして選択し、右クリックして表示されるショ ートカットメニューから 「削除(D)」 を選択して行を削除します。 ③ B～D 列と F 列を選択し、右クリックして表示されるショートカットメニュ (a)不要行の削除 (b)不要列の削除 (d)シート名に番号付加 (c)列見出しの変更 Shift キーを利用して作業グループ化す
④ アクティブでないシートをクリックして、作業グループを解除します。 ⑤ 各シートの「当期残高」になっている列見出しを「全社」「卸事業部」等 の名称に変更します。 ⑥ シート名の先頭に番号を付加します。シート名を右クリックして表示され るメニューから「名前の変更」を選び、シート名の先頭に番号を付けま す。（「1 損・事業所・・」「2 損・卸・・・」のようにします。） ※シート名のダブルクリックでも名前の変更が可能です。 〈ちょっと待って!! 〉 部門ごとのシートをよく見ると、A 列の項目名に一部同じ名称があ ることに気づきます。仕入の合計項目と製造原価の合計です。 このままでは、統合の際一つの合計項目として扱われてしまうため、 「仕入合計」「製造原価合計」など区別のできる名前に変更します。 ※この操作は作業グループ化しての作業ができないことがあります。 シート名を右クリック 「仕入合計」等に変 「製品製造合計」等に変更
《操作事例 -[3]「統合」機能を使って比較損益計算書を作成する-》 ① をクリックして新規シートを作成します。 ② 新規作成したシートの任意のセルで、「データ」タブの （統合） アイコンをクリックします ③ 統合ダイアログボックスが表示されたら、各シートのデータを選択 して追加します。 ④ 全ての範囲を追加したら、「統計の基準」グループの「上端行」と 「左端列」にチェックを入れます。
⑤ OK を押すと、部門別に数値が一覧できる比較損益計算書が作成 されます。 《操作事例 -[4]表に見栄えのするデザインを指定する-》 ① 完成した表の任意の位置をアクティブにし、「挿入」タブの （テ ーブル）アイコンをクリックしてます。 （テーブル作成はCtrl + T でも実現可能です。） ② 「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示されたら、「先頭行 をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れ、OK を押 します。 ③ 表が「テーブル」として認識され、「テーブルツール」が表示され ます。ツールタブでオリジナルな部門対比損益計算書資料を仕上げ ましょう。
10.弥生会計、元帳データを Excel で自分流に加工する
元帳データを Excel に取り出すと、様々な加工や分析が可能になりま す。 この単元では、総勘定元帳から水道光熱費データを Excel に取り出し、 ピボットテーブルなどの機能を利用して部門別・月別に比較する資料を作 成します。 操作事例では 月別水道光熱費比較表とグラフ を作成します。 《操作の流れ 》 [1] 弥生会計で、総勘定元帳の水道光熱費データを新規 Excel ブックに 書き出す。 [2] Excel に書き出したデータを加工し、ピボットテーブルで集計する。 [3]日付や金額の表示形式を指定する。 [4] データをグラフ化して比較する。 《操作事例 -[1]データを Excel へ書き出す-》 弥生会計で作成される 総勘定元帳 から 水道光熱費データ を Excel に取り出します。 ① 「弥生会計」の （取引タブ）で、 （総勘定元帳）を選 択します。② 勘定科目ボックスから水道光熱費を選択します。 ※勘定科目ボックスで科目名の最初の数文字を入力して、科目を絞り込 みます。 ③ 水道光熱費の総勘定元帳が表示されたら、画面上部の機能ボタンから （Excel への書き出し）を押します。 ④ Excel への書き出しダイアログボックスが表示されたら、「新規の Excel ファイルに書き出す」を選択して、OK を押します。 ⑤ Excel への書き出しが完了すると、Excel が自動起動して水道光熱費 サーチキーで絞り込みされている
《操作事例 -[2]水道光熱費データをピボットテーブルで集計する-》 出力された水道光熱費データを、部門別・月別の水道代・電気代が一目 でわかる表に加工します。 ① 不要な行を削除します。 集計に必要な列は、 ・日付 ・部門 ・借方金額 ・摘要 の４列です。不要な列は列削除を利用して削除しましょう。 ② 見出し行と明細行の間に空白行ができます。 空白行を削除して、空白行がない状態にします。 不要な列を削除し ①不要な列を削除する ②見出しと明細行間の空白行を削除する
③ アクティブセルを表内に置き、「挿入」タブの （ピボットテーブ ル）アイコンをクリックします。 ④ 「ピボットテーブルの作成」ダイアログが表示されたら、テーブル範囲が 正しいことを確認して、OK を押します。 ⑤ ピボットテーブルのデザイン画面が表示されたら、行ラベルに摘要と日 付、列ラベルに部門、値に借方金額をドラッグします。
⑥ 水道代と電気代の部門別月別金額一覧が完成しました。 《操作事例 -[3]日付や金額の表示形式を指定する -》 ① 日付の表示を年月表示にします。 ピボットテーブルのフィールドリストから、 をクリックします。 ② 表示されたメニューから、 を選択します。
③ 「フィールドの設定」ダイアログボックスの 表示形式 をクリックします。 ④ 「セルの書式設定」ダイアログボックスの分類ボックスから「ユーザー定 義」をクリックし、種類 「yyyy”年”m”月”」 を選び、OK を押します。 ⑤ 画面が「フィールドの設定」ダイアログボックス画面に戻るので、OK を 押します。 ⑥ A 列の表示が年月に変わります。
