② 勘定科目ボックスから水道光熱費を選択します。
※勘定科目ボックスで科目名の最初の数文字を入力して、科目を絞り込 みます。
③ 水道光熱費の総勘定元帳が表示されたら、画面上部の機能ボタンから
（Excel への書き出し）を押します。
④ Excel への書き出しダイアログボックスが表示されたら、「新規の Excel
ファイルに書き出す」を選択して、OKを押します。
⑤ Excel への書き出しが完了すると、Excel が自動起動して水道光熱費
サーチキーで絞り込みされている
《操作事例 -[2]水道光熱費データをピボットテーブルで集計する-》
出力された水道光熱費データを、部門別・月別の水道代・電気代が一目 でわかる表に加工します。
① 不要な行を削除します。
集計に必要な列は、
・日付
・部門
・借方金額
・摘要 の４列です。不要な列は列削除を利用して削除しましょう。
② 見出し行と明細行の間に空白行ができます。
空白行を削除して、空白行がない状態にします。
不要な列を削除し
①不要な列を削除する
②見出しと明細行間の空白行を削除する
③ アクティブセルを表内に置き、「挿入」タブの （ピボットテーブ ル）アイコンをクリックします。
④ 「ピボットテーブルの作成」ダイアログが表示されたら、テーブル範囲が 正しいことを確認して、OKを押します。
⑤ ピボットテーブルのデザイン画面が表示されたら、行ラベルに摘要と日 付、列ラベルに部門、値に借方金額をドラッグします。
⑥ 水道代と電気代の部門別月別金額一覧が完成しました。
《操作事例 -[3]日付や金額の表示形式を指定する -》
① 日付の表示を年月表示にします。
ピボットテーブルのフィールドリストから、
をクリックします。
② 表示されたメニューから、
を選択します。
③ 「フィールドの設定」ダイアログボックスの 表示形式 をクリックします。
④ 「セルの書式設定」ダイアログボックスの分類ボックスから「ユーザー定 義」をクリックし、種類 「yyyy”年”m”月”」 を選び、OKを押します。
⑤ 画面が「フィールドの設定」ダイアログボックス画面に戻るので、OK を 押します。
⑥ A列の表示が年月に変わります。
同様の方法で、借方金額項目をカンマ表示にします。
(1) をクリック
(2)表示されたメニューから、 を選択
(3)「フィールドの設定」ダイアログボックスで 表示形式 をクリック
(4)「セルの書式設定」ダイアログボックスの分類で「数値」をクリック (5)「桁区切り(,)を使用する」にチェックを入れる
《ピボットテーブル・金額と日付の表示形式を指定した状態》
《操作事例 -[3]データをグラフ化して比較する-》
作成したピボットテーブルを使ってグラフを作成します。
グラフ化することで、数値の特徴がより掴みやすくなります。
① ピボットテーブル内のいずれかのセルをアクティブにして、「挿入」タブ
の （縦棒）アイコンをクリックします。
② 表示されたグラフ一覧から、任意の積み上げグラフを選択します。
左から２つめが積み上げグラフ
水道光熱費グラフが表示されます。
※グラフにすることで、水道光熱費のショップに占める割合の高いことが見 えてきました。このようにグラフ化することで、数値だけでは掴みにくい傾 向を捉えることができます。
③ グラフを電気代だけの比較グラフにします。
グラフの をクリックし、表示されたメニューから「電気代、関 東電力」にチェックを入れてOK を押します。
④ 電気代だけに絞り込んだグラフが表示されます。
※このようにピボットテーブルを元にしたグラフは、さらに必要なデータに絞 り込んで表示ができます。
グラフを活用する
グラフはデータの傾向をより解りやすく表示する便利なツー ルです。用途によって、円グラフ、棒グラフ、折れ線グラフなど、
上手に使い分けてください。
☆積み上げ棒グラフ
上のグラフのように会社全体の電気代の推移と各部門の内訳をうまく表 すことができます。
☆折れ線グラフ
時間の流れ（時系列データ）の傾 向をうまく表現することができます。
右の得意先別売上推移グラフをみ ると、中央産業大阪支店に対する 販売額の急激な伸長がよく解ります。
時間の流れと他の得意先データと の比較が一度に表現できるからで
One Point
☆円グラフ
データの割合を表現する場合によく使います。
下の円グラフは 70 ページで作成した部門別試算表データから、売上高と 販売管理費を抽出してグラフ化したものです。売上高の全社合計に対する 各部門の比率、販売管理費の全社合計に対する各部門の比率です。
売上に占める卸事業部の割合と、販管費に占める割合が随分違うことがよ く解ります。
このように Excel には用意されているグラフ機能を使うと、データの傾向 がより解りやすくなります。