業務ソフトは業務を効率的に運用する能力に優れている一方、台帳印刷 などは、「もう少しここが・・・」と感じる場合もあります。
例えば得意先台帳では
・担当者別の得意先台帳や電話帳
・締め日別や売掛金の回収方法の一覧表
・請求先別の一覧表 等です。
この単元では、Excel 書き出しをした得意先リストを利用して担当者別の 得意先電話帳を作成します。
《操作の流れ》
[1] 「弥生販売」の「得意先リスト」データをExcelへ書き出す。
[2] Excel の編集機能を使って担当者別リストに必要な行や列を取捨選択
する。
[3] データを担当者順の取引先50音順に並び替える。
[4] テーブル機能を使って、見やすい表に仕上げる。
[5] 担当者ごとに改ページをして印刷ができるよう設定する。
《操作事例 –[1]得意リストを Excel へ書き出す-》
※Excel書き出しの詳細な操作は、24ページを参照して下さい。
① 「弥生販売」の「台帳」メニューから「得意先リスト」を選択します。
② 得意先リストが表示されたら、 （Excel への書き出し）アイコンをクリ 担当者別にページ替えして出力した電話帳
③ Excel で得意先リストが表示されたら、上部の不要な行や列を削除しま す。（列や行の削除方法は、12ページを参照）
《操作事例 –[2]Excel で情報を取捨選択する-》
電話帳リストに不要な列は、「削除」か「非表示」設定をします。
不要な列は削除しますが、「あとで使うかもしれない」という列は、「非表示」
を指定します。
例えばこの操作事例では得意先名称に「略称」を使用しますが、「名称」は 使う可能性がある」ため、削除せず「非表示」にします。
非表示項目は「並べ替え」のキーにも利用できます。このため、「フリガナ」
項目は削除せず、「非表示」設定をして下さい。
① 名称からフリガナ列(B～C列)の列番号をドラッグして選択します。
② 範囲選択した列内で右クリックし、表示されたショートカットメニューから
「非表示」をクリックします。
※「郵便番号」～「役職列」等も非表示設定します。
③ 不要な列は「行削除」か「非表示」設定を行います。
サンプルでは、表示列を以下のようにしました。
・ コード・ 略称
・ ご担当者
・ TEL
・ FAX
・ 担当者コード、担当者名
④ 空欄になっている担当者名項目に適当な列見出しを入力します。
（事例では 弊社担当 としました）
⑤ 「担当者」列と「弊社担当」を左端列に移動します。
「担当者」列と「弊社担当」の列番号をドラッグして選択します。
⑥ 右クリックして表示されるショートカットメニューから「切り取り」をクリックし ます。
非表示列があるため 列番号が連続していない。
⑦ A1を選択して右クリックし、表示されたショートカットメニューから「コピ ーしたセルの挿入」をクリックします。
⑧ 担当者コードと担当者名が左端列に移動しました。
《操作事例 –[3]データを並び替えて担当者順の取引先順リストにする-》
データを任意の並び順にします。この事例では担当者コード順、取引先 50音順（フリガナ順）の資料にします。
① 表内にカーソルを置き、データタブの （並び替え）アイコンを押 します。
※Excelが概ね表の範囲を自動認識しますが、空白セルが多いと正しく自
動認識されない場合もあります。その場合には予め手動で範囲選択をし てから （並び替え）をクリックしてください。
② 並び替えダイアログボックスが表示されます。
③ 「最優先されるキー」を「担当者」にします。
※並び替えのキーは「値」、順序は「昇順」をそれぞれ指定します。
コンピュータでは、「昇順」「降順」という呼び方で、デー タの並び替えをコントロールします。
呼び名 説明
昇順 小さい順です。
数字は1→2→3．．．と小さい値が先頭になります。
文字では、50音順です（「あ」から始まります）。
降順 昇順の逆、数値や文字の大きい順です。
成績順では数値の大きい順なので降順です。
さらにExcelの並び替えは、文字や数値だけでなく、セルの色やフォント
など様々な指定をすることができます。
例えば、特定のデータをセルの色を区別してあれば 50 音順に並び替える 資料でも、着色されているデータは上部にまとめることができます。
One Point
④ を押して、次に優先されるキー項目を表示します。
⑤ 次に優先されるキーに「フリガナ」を指定します。
※並び替えのキーは「値」、順序は「昇順」をそれぞれ指定します。
⑥ 並び替えの指定ができたら、OK を押します。
⑦ 「並び替えの前に」ダイアログボックスが表示されたら、任意のものを指 定します。（今回は「数値に見える者は全て数値として並び替えを行う」
を指定します。）
※数値がテキスト形式になっていると、セルの左肩に標識がつきます。
このセルをアクティブにすると、エクスクラメーションマーク（びっく りマーク）が表示されます。▼をクリックして、メッセージとその後の
処理をExcelに指示することができます。
次に優先されるキーが追加表示される
《操作事例 –[4] テーブル機能表に見栄えのするデザインを指定する-》
① 完成した表の任意の位置をアクティブにします。
⑧ 「挿入」タブの （テーブル）アイコンをクリックします。
（テーブル作成はCtrl + Tでも実現可能です。）
② 「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示されたら、「先頭行をテーブ ルの見出しとして使用する」にチェックを入れ、OK を押します。
③ 表が「テーブル」として認識され、「テーブルツール」が表示されます。
※「テーブルツール」はテーブル内にカーソルがあるときに表示され 自動的にフォーマットされた表
「テーブルツール」
【テーブルツール、デザインタブ】
※フィルター表示 が気になる場合は、データタブの
（フィルタ）アイコンをクリックして Off にします。
④ タイトルや作成日時を入力するなどして、表を完成させます。
「テーブルスタイル」を選択したり、テーブルスタイルの オプションをチェックして、解りやすい表にアレンジする
A1セルにタイトルを入力したあと、「ホーム」タブの「セル を結合して中央揃え」を使ってタイトルを表の中央に納
Ctrl + ； （セミコロン）で、
本日日付が挿入される
《操作事例 –[5]担当者ごとに改ページをして印刷する-》
完成した担当者順の得意先電話帳を各担当者に配布する際には、担当者 ごとに別ページで印刷されていると便利です。
そこで、担当者が変わったらページ替えをする指定と、タイトル行が全ての ページに印刷される指定をします。
① （タイトル行の指定）
「ページレイアウト」タブの （印刷タイトル）アイコンをクリックしま す。
② ページ設定ダイアログボックスが表示されます。
③タイトル行にカーソルを置き、シートのタイトル行を
ドラッグします（この事例では、１～３行目の行番号部分）。 行番号をドラッグすると、行全体が点線で囲まれる
④タイトル行が正しく設定できたら、OK を押します。
⑤（担当者ごとに改ページを指定）
担当者列（A 列）で、担当者が変わったセルをアクティブにします。
⑥ 「ページレイアウト」タブの （改ページ）アイコンをクリックします。
⑦「繰り返し」機能（F4）を利用して、担当者の変更位置で改ページを指示 します。
※直前に行った操作は、ファンクションキーの F4 を押すと繰り返して指示で きます。
この位置
クリック
F4を押す
F4を押す
⑧ （印刷プレビューで確認）
「ファイル」タブの「印刷」を押して、印刷プレビューを確認します。
前後のページが確認できる
余白の表示 拡大表示切替