製品共通: 同席者インポートバージョン 2

(1)

製品共通: 同席者インポートバージョン 2

仕様

最終更新日: 2018 年 2 月 27 日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Standard edition

 Travel

 Professional/Premium edition

 Invoice

 Authorization Request

(2)

(3)

2

つのガイド ... 1

セクション 2: 概要 ... 1

セクション 3: 同席者インポート – 基本の手順 ... 1

セクション 4: ステップ 1: インポートデータファイルの作成 ... 2

ファイルの命名規則 ... 2

更新/置換 ... 2

外部 ID - 変更と削除に必要 ... 3

仕様 ... 3

レコードタイプ

100 - 同席者フィールド ... 3

レコードタイプ 200 - 従業員同席者の対応付けフィールド ... 9

サンプルデータファイル(完成) ... 10

セクション 5: ステップ

2: インポートデータファイルを Concur に移動 ... 11

セクション 6: ステップ 3: Concur がデータをインポート ... 11

(4)

改訂履歴

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2018年4月16日表紙のチェックボックスを変更しました。その他の変更はありません。表紙の日付も変更ありません。

2018年2月27日注意書きを追加:

ベストプラクティスは、カスタムフィールドで個人情報、機密情報、または一意に識別できる情報を許可しないことです。

2018年2月2日表紙とフッタを更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付は更新されていません。

2018年1月23日著作権と表紙を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付は更新されていません。

2017年8月4日空白フィールドがインポートされるとフィールドの値がクリアされます。

2016年1月22日ドキュメント内の「章」から単独のガイドになりました。内容の変更はありません。

2015年5月6日著作権と形式を更新しました。内容の変更はありません。

2014年11月30日統合管理者がインポート / 抽出管理者に変更されました。そのほかの内容の変更はありません。

2013年7月19日初版発行

3 つの同席者フィールド、追加カスタムフィールド (HCP 同席者フォームの「サンシャイン法」関連フィールドを含む)、および予備フィールドが追加されました。

本章が追加され、後続の章の番号が変更されました。

(5)

同席者インポート、バージョン 2

セクション 1: 重要 - インポートに関する 2 つのガイド

インポートのバージョン別にガイドをご用意しています。

• 同席者インポート、バージョン

1

• 同席者インポート、バージョン

2 [ミドルネームの頭文字]、[サフィックス]、および 5

つのカスタムフィールドが追加さ

れました。

データファイルを作成する前に、適切なガイドを参照していることを、Concur に確認してく ださい。

セクション 2: 概要

この機能は、同席者タイプに対して同席者データをインポートするために使用します。インポートされた同席者は、ユーザーが経費を入力する時や自分の同席者リストを管理する時に検索したり選択したりすることができます。



同席者の機能について詳しくは設定ガイド「Expense: 同席者」をご参照ください。

セクション 3: 同席者インポート – 基本の手順

ここでは基本の手順を簡潔に説明します。詳細は以降のページをお読みください。

• ステップ 1: インポートデータファイルを作成し、この仕様の要件を満たしているかど うか確認します。

• ステップ 2: インポートデータファイルを Concur に移動します。

• ステップ 3: Concur がデータファイルをインポートするバッチジョブを実行します。

(6)

セクション 4: ステップ 1: インポートデータファイルの作成

本書に記載されている仕様に従ってファイル形式を設定し、インポートデータファイルを作成します。インポートデータファイルの仕様は次のとおりです。

• ファイル形式: 区切り文字を使用したテキストデータ、UTF8

• サポートするフィールドの区切り文字: コンマ

• 囲み文字: 引用符

• レコードの区切り文字: CRLF

• データレコードのレイアウト: 同席者インポートファイルにはレコードタイプがあります。レコードタイプは次のとおりです。



100（同席者フィールド）



200（従業員同席者の対応付けフィールド）

レコードタイプは以降のページに記載した表でご確認頂けます。

ファイルの命名規則

データファイルの名前は「jobtype_entitycode_datetime.txt」のような形式にします。同席者インポートデータファイルのジョブタイプは「attendee」です。エンティティがコード

t0000123abcd を持つ場合は、インポートデータファイルの名前を

"attendee_t0000123abcd_yyyymmddhhmnss.txt" のようにします。

更新/置換

既存のレコードがあれば同席者インポートによって更新され、ない場合は新しいレコードが作成されます。空白フィールドがインポートされるとフィールドの値がクリアされます。

外部 ID フィールドの一致によって更新すべき正しいレコードを特定します。

• 一致するレコードがなければ、新しいレコードが作成されます。

(7)

• 唯一の一致レコードが見つかった場合はレコードが更新されます。見つかったレコードが削除済みとマークされている場合は、再アクティブ化されてから（インポートレコードの非アクティブ化フィールドに基づきます）更新されます。

• 一致するレコードが複数見つかった場合は

 アクティブなレコードが

1

つだけなら、そのレコードが更新されます。

 複数のレコードがアクティブ、またはアクティブなレコードがない場合は、エラーログに警告として記録されます。

外部 ID - 変更と削除に必要

外部 ID はインポートを経由して同席者を変更（または編集や削除）する際に必要です。多くの場合、外部 ID は会社が生成した一意の識別子であり、最初の同席者インポートでインポートされます。ただし、経費精算ユーザーが手入力で追加した同席者には外部 ID がありません。この情報がない場合、インポート経由で同席者の情報を変更および削除することができません。

この問題を解決するため、各同席者に対してシステムに外部 ID を自動的に生成させ、外部 ID が空欄にならないようにすることができます。



同席者の機能について詳しくは設定ガイド「Expense: 同席者」をご参照ください。

仕様

レコードタイプ 100 - 同席者フィールド

このレコードタイプは新しい同席者を追加するため、または既存の同席者レコードを更新するために使用します。

以下のフィールドをフォームの設計によって制御することができます。フィールドがフォームに含まれない場合は値がインポートされません。

• 名

• 姓

• 件名

(8)

• 会社

• カスタム 1-20

NOTE: ベストプラクティスは、カスタムフィールドで個人情報、機密情報、または一意に識別できる情報を許可しないことです。

表1: レコードタイプ100 – 同席者フィールドのデータ

名前定義必須説明 会社のフィー

ルド定義

100 Y

外部 ID 最長 48 文字 Y 同席者に対する一意の識別子レコードを追加するか、または既存のレコードを更新するかを判断するための識別子です。



詳しい論理については「更新/置換」のセクションをお読みください。

同席者タイプコード

最長 8 文字 Y この同席者に割り当てられた同席者タイプのコード

アクティブな同席者タイプを使用しないとインポートされません。

通貨コード 3文字；大文字と小文字を区別します。

Y この同席者にかかったコストの総計に使用する通貨を定義します。

この値は新しい同席者レコードに使用されます。更新の場合は無視されます。

既存の ISO のアルファベット3 文字または通貨に対応する3桁の数字

姓最長 132 文字 Y 同席者の姓

(9)

名前定義必須説明 会社のフィー ルド定義

名最長 50 文字 N 同席者の名

フィールドが適切な形式で定義されていない場合はインポートされません。

ミドルネームの頭文字

最長 1 文字省略可* 同席者のミドルネームの頭文字

* この値は米国の規制では必須です

サフィックス最長 32 文字省略可* 同席者のサフィックス

* この値は米国の規制では必須です

会社最長 150 文字 N 同席者の会社名

件名最長 32 文字 N 同席者の役職

非アクティブ 1文字； Y または N

N 設定しない、または N の場合は同席者はアクティブとしてマークされます。

Y に設定すると、既存の同席者レコードは非アクティブとしてマークされます。

さらに、その同席者はすべての [自分の同席者] リストから削除 されます。

(10)

当年度の総額金額 N 当年度の開始

この値は開始の値を設定するために新しい同席者レコードに使用されます。更新の場合は無視されます。

カスタム 1- 20

（各フィールドにつき）最長 100文字

N カスタムフィールドデータを検証します：

• フィールドが適切なフォームで定義されていない場合はインポートされません。

• 初めに、必須のカスタムフィールドのための同席者タイプフォームをチェックします。

フォームがカスタムフィールドを指定しているのにインポートファイルにその行がない場合はエラーとして扱い、レコードは処理されません。

• カスタムフィールドが必須であり、値が検証に合格しなかった場合、エラーとして扱われます。

• カスタムフィールドが必須ではなく、値が検証に合格しなかった場合は警告がログに記録されます。

• フォームに定義された各フィールドには、指定されたデータタイプに基づいて適切な検証が行われます。

 リスト（カスタム）: リ

(11)

スト項目について、長い名前ではなくコード値に対して検証されます。

 日付: YYYYMMDD形式の有効な日付でなければなりません。

 ブール: 値がYまたはN でなければなりません。

 数字: 値が数字でなけれ ばなりません（例.

10000.00）。

 テキスト: 最長の文字数 以下でなければなりません。また、フィールドに指定された検証をパスしている必要があります。

注意: ベストプラクティスは、カ スタムフィールドで個人情報、機密情報、または一意に識別できる情報を許可しないことです。

カスタム21

（分類）

最長 48 文字 N

カスタム22

（税ID）

最長 48 文字 N

カスタム23

（表紙付き領収書ID）

最長 48 文字 N

カスタム 24- 25

（各フィールドにつき）最長 100文字

N カスタムフィールドデータを検証します：

• フィールドが適切なフォーム

(12)

で定義されていない場合はインポートされません。

• 初めに、必須のカスタムフィールドのための同席者タイプフォームをチェックします。

フォームがカスタムフィールドを指定しているのにインポートファイルにその行がない場合はエラーとして扱い、レコードは処理されません。

• カスタムフィールドが必須であり、値が検証に合格しなかった場合、エラーとして扱われます。

• カスタムフィールドが必須ではなく、値が検証に合格しなかった場合は警告がログに記録されます。

• フォームに定義された各フィールドには、指定されたデータタイプに基づいて適切な検証が行われます。

 リスト（カスタム）: リ スト項目について、長い名前ではなくコード値に対して検証されます。

 日付: YYYYMMDD形式の有効な日付でなければなりません。

 ブール: 値がYまたはN でなければなりません。

(13)

 数字: 値が数字でなけれ ばなりません（例.

10000.00）。

 テキスト: 最長の文字数 以下でなければなりません。また、フィールドに指定された検証をパスしている必要があります。

注意: ベストプラクティスは、カ スタムフィールドで個人情報、機密情報、または一意に識別できる情報を許可しないことです。

予備 1～20 N 予備として確保しています。

以下は、データファイルに含まれる

100

レコードの例です。

100,33,BUSGUEST,USD,Smith,Sam,B,Suffix,ACME,Technician,N,680,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, ,193200000X,TAX23344,RECEIPIENTID00345,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

100,34,BUSGUEST,USD,Jones,John,J,Suffix,ACME,Foreman,N,500,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, 193400000X,TAX87230,RECEIPIENTID01934,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

レコードタイプ 200 - 従業員同席者の対応付けフィールド

対応付けのレコードはユーザー個人の [お気に入りの同席者] 既存の同席者を追加または削除します。

同席者をユーザーのお気に入りとして追加することができるため、データ入力が簡単になります。

同席者の所有者はこの従業員ではありませんので、使用することはできても編集することはできません。

(14)

表2: レコードタイプ200 – 従業員-同席者対応付けフィールドのデータ

名前定義必須説明 会社のフィー

ルド定義

200 Y

従業員 ID 最長 48 文字 Y レコードから従業員を探す時に使用する従業員 ID

同席者の外部 ID

最長 48 文字 Y レコードから従業員を探す時に使用する外部 ID; 一意でなければなりません。

削除 1文字； Y または N

N 設定しない、または N の場合、

同席者は従業員の [自分の同席 者] リストに追加されるか既に存 在するものとして検証されます。

Y に設定すると、既存の従業員同席者対応付けレコードは非アクティブとしてマークされます。

以下は、データファイルに含まれる

200

レコードの例です。

200,UserID-1,33,N 200,UserID-2,34,N 200,UserID-3,34,N

サンプルデータファイル(完成)

以下は、ファイル全体のサンプルです（100および

200

レコード）。

100,33,BUSGUEST,USD,Smith,Sam,ACME,President,N,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, 100,34,BUSGUEST,USD,Jones,John,ACME,VP,N,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, 200,UserID-1,33,N

200,UserID-2,34,N 200,UserID-3,34,N

(15)

セクション 5: ステップ 2: インポートデータファイルを Concur に移動

ファイルが完成し、インポートデータファイルを提出する準備ができたら、Concur クライアントサービスと協同してインポートデータファイルを Concur に移動します。

新規のお客様には、ほとんどのインポートが導入の一環として含まれています。システムを導入済でこの機能の使用をご希望のお客様は、Concur クライアントサポートにお問い合わせください。

NOTE: お客様は、インポートスケジュールが設定されているかどうか確認することができます。

インポート / 抽出監視ロールに割り当てられているユーザーは、エンティティに設定されているインポート定義およびスケジュールを確認することができます。

セクション 6: ステップ 3: Concur がデータをインポート

Concur はあらかじめ決められたスケジュールに従って、インポートデータファイルをお客様

のデータベースに読み込ませるジョブを実行します。処理が完了したら、 Concur はジョブ完了の自動メールによって同席者の情報が更新されたことをお客様に通知します。変更はユーザー側に直ちに反映されます。

製品共通: 同席者インポート バージョン 2