目次 - 経費支払確認のインポート 概要

目次 - 経費支払確認のインポート

概要... 3-1 経費の支払確認のインポート - 基本プロセス...3-2 ステップ 1: インポートデータファイルを作成する...3-2 ファイルの命名規則...3-3 インポートルール/動作...3-3 インポート定義ファイル (フィード ID "StandardPaymentImport") を確認する...3-3 インポート設定（レコードタイプ 100）書式...3-4 支払インポート（レコード タイプ 600）書式...3-5 ステップ 2: インポートデータファイルを Concur に移動...3-8 ステップ 3: Concur がデータをインポート...3-9

Expense – インポートと抽出の仕様 i

最終更新: Service Update 18

本章の改定履歴

日付 注意事項/コメント/変更内容

2014 年 11 月 30 日 統合管理者がインポート/抽出管理者に変更されました。内容の変更はありま せん。

2013 年 7 月 19 日 新しい章が本ガイドに追加されました。本章の番号が変更されました。

内容の変更はありません。

2012 年 3 月 著作権を変更しました。内容の変更はありません。

2010 年 12 月 31 日 著作権を更新し、商標を変更しました。内容の変更はありません。

Chapter 3: 経費支払確認のインポート

概要

経費支払確認機能を使用して支払情報を Expense にインポートします。これにより、経費レポ ートへの支払が行われたことが承認者、処理者、従業員 (および代理またはプロキシ) に示され ます。実際に、経費レポートの承認、処理、会計システムへの抽出が済むと、実際にはその従業 員や法人カード ベンダーにまだ支払われていなくても、Expense システムでは完了と見なされ ます。経費のワークフローを、経費支払確認インポートを使用するように設定すると、支払を照 合して経費精算レポート ステータスを支払確認済のステータスに更新することができます。

NOTE: 経費支払確認ワークフロー ステップはワークフローの最終ステップです。従業員や承認 者、経費処理者が編集や削除をすることはできません。



支払確認の経費の構成プロセスは、以下のとおりです。

 構成管理者は、[新規ワークフロー作成] ページの [支払確認ステップを含める] チェッ クボックスを選択することによって [経費支払確認] ステップをワークフローに追加し ます （[編集] ページを使用してステップを追加することもできます）。

 インポート/抽出管理者は、[インポート定義の追加] ページを使用して、経費支払確認 のインポートを設定することができます。

 インポート ジョブが実行され、支払が照合され、レポート ステータスが支払確認済に 更新されます。

Concur が経費支払確認のインポートを実行します。これは、お客様がインポート ファイルを作 成し、Concur に渡すことによってインポートされます。この文書は、インポート データ ファ イルの設定方法について説明します。

経費の支払確認のインポート - 基本プロセス

ここでは簡単に基本の手順を説明します。詳細は次のセクションをお読みください。

 ステップ 1: インポート データ ファイルを作成し、この仕様の要件を満たしているか どうか確認します。

 ステップ 2: インポート データ ファイルを Concur に移動します。

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NOTE: 定期的な経費支払確認インポートがスケジュールされていない場合は、Concur C lient Support ウェブサイト (http://support.concur.com) からケースを提出 して、インポートを依頼してください。

お客様は、インポート スケジュールを設定するかしないか確認することができ ます。インポート/抽出監視ロールに割り当てられているユーザーは、エンティ ティに設定されているインポート定義およびスケジュールを表示することができ ます。

 ステップ 3: Concur がデータ ファイルをインポートするバッチ ジョブを実行します。

ステップ 1: インポート データ ファイルを作成する

本書に記載されている仕様に従ってファイル形式を設定し、インポート データ ファイルを作成 します。インポート データ ファイルの仕様は次のとおりです：

 書式タイプ: カンマ区切り値、UTF8

 既定のフィールド区切り文字: カンマ

 囲み文字: 引用符

 レコードの区切り文字: CRLF

 データ レコード レイアウト: 経費支払確認のインポート ファイルには、2 つのレコー ド タイプがあります。レコードタイプは次のとおりです：

 100 (インポート設定): ファイルの最初のレコードは、レコード タイプ 100、イン ポート設定でなければなりません。ファイル内に、ただ 1 つのレコード タイプ 100 がなければなりません。

 600 (支払インポート元): ファイルには、1 つ以上のレコード タイプ 600、支払イ ンポート元レコードがなければなりません。

レコード タイプはこの後のページの表に登場します。

ファイルの命名規則

インポート ファイルの名前は「jobtype_entitycode」のような形式にします。経費支払確認の インポート データ ファイルのジョブ タイプは「exp_pay_confirm」です。たとえばエンティテ ィのコードが t0000123abcd の場合は、経費支払確認のインポート データ ファイルの名前を

「exp_pay_confirm_t0000123abcd_timestamp.txt」のようにします。

インポート ルール/動作

 100 レベル レコード REPORT_ID_OR_KEY によって、600 レベル RPT_ID レコードの書式 が、レポート キーなのかレポート ID なのか決まります。

 クライアントは、従業員への払戻のため、600 レベル レコード PAYEE を空白のままに する必要があります。従業員を空にすることで、支払先とみなされ、RPT_ID の値に基づ いて従業員名が読み出されます。

インポート定義ファイル (フィード ID "StandardPaymentImport") を確認する

1 つのレコード タイプ内では、すべてのフィールドが示されなければなりません (オプションの フィールドは空白でも可)。

インポート設定（レコード タイプ 100）書式 このレコード セットは、以下のように定義されます。

 レコード タイプ = 100

 PAYEE フィールド書式 = LF (すなわち、<lastname><firstname>)

 REPORT ID フィールド書式 = KEY (すなわち、レポート キー) 表 1: レコード ID "ImportSettings" のデータ

名前 定義 必須 説明

取引タイプ 100 Y これは、常に 100 の固定数値です。

レコード タイプを表します。

PAYEE フィー ルド書式

LF または FL

次のいずれかになります: <l astname><firstname>

または

<firstname><lastname>

Y 従業員名が提供されている場合は、6 00 レベル PAYEE (支払先) フィール ドで使用されている名前の書式を指 定します。

注意: 600 レベルの PAYEE フィール ドは、従業員への払戻のため空白の ままにする必要があります。詳細情 報については、表 2 を参照してくだ さい。

REPORT ID フ

ィールド書式 KEY または ID

次のいずれかになります:

レポート キー (KEY) または

レポート id (ID)

Y 600 レベルの REPORT ID (rpt_id) フィールドで使用されるレポート ID 書式を指定します。

以下は、インポート ファイルに関連する部分のサンプルです。

100,LF,KEY

上記の 100 レベルの行では、600 レベルの PAYEE フィールドに書式 <lastname><firstname>

が指定され、600 レベルの REPORT ID フィールドが経費レポートのキー ID となるように指定さ れています。

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支払インポート（レコード タイプ 600）書式 このレコード セットは、以下が定義されます。

 支払済金額

 支払日

 支払先

 支払方法

 取引番号

 レポート識別子 (ID)

 支払通過

 予約フィールド 1 - 5

表2: レコード ID "PaymentImporter" のデータ

名前 定義 必須 説明

レコード タ

イプ 600 Y これは、常に600 の固定数値です。レコード タイプを 表します。

支払金額 最大8 文字 Y 支払通貨フィールド ID (以下参照) によって指定され た通貨で、経費精算レポートによる支払済金額負の値 は許可されますが、ゼロ値は許可されません。

金額に小数点を使用しないでください。インポートで は、データベースで通貨に対し定義されている小数桁 数を使用します（USD の場合は小数桁数 2 など）。

例：

小数桁数2桁の通貨 $112.13 の例を以下に示しま す。小数部の桁は、通貨コードによって決定され ることに注意してください。(小数桁数がない通 貨の場合、この値は 11,213 になります。) 正の (借方) 金額

00011213

以下は、2桁の通貨 $-112.13 の例です。小数部 の桁は、通貨コードによって決定されることに注 意してください。(小数桁数がない通貨の場合、

この値は 11,213 になります。) 負の (貸方) 金額:

-00011213

支払日 8 文字 N 8 文字、書式 「YYYYMMDD」。値が指定されない場合、

このフィールドは空白としてユーザーに表示されま す。

名前 定義 必須 説明

支払先 最長25文字 N 支払を受け取る人またはエンティティのテキスト名。

例: アメリカン エキスプレス カード社への支払は、

「AMEX 支払」などのように表示されます。

従業員への支払のため、このフィールドは空白にでき ます。または、100 レベルの emp_first_last_name フ ィールドの指定書式<lastname><firstname> または <f irstname><lastname> のいずれか（例: "Smith John

"）で従業員名を記述します。従業員名が指定されてい る場合、レポートに定義された従業員と一致するかど うか照合が試行されます。テキストが一致する場合 は、その従業員への支払として記録されます。テキス トが一致しない場合は、そのテキスト名がリストさ れ、金額は従業員への払戻総計には含まれません。

注意:従業員への払戻については、 このフィールドを 空のままにする方法が推奨されます。空の場合、その 従業員が支払先とみなされ、RPT_ID 値に基づいて従業 員名が読み出されます。

支払方法 1 文字、E ま たは C

N E = 電子口座決済、C = 小切手

取引番号 最長32 文字 Ｙ 取引番号 (小切手番号、EFT 参照など)。この番号は、

経費精算レポートにおいて一意でなければなりませ ん。

レポート ID 最長32 文字 Ｙ RPT_KEY または REPORT_ID に基づいて経費精算レポー トを識別する ID。

100 レベル [report_id_or_key] フィールドに指定さ れた書式

支払通貨 最長3 文字、

英字のみ N 英字3 文字の標準通貨コード。空の場合、通貨はレポー トの通貨と同じであるとみなされます。

予約済 1 - 5 N/A N 予備の予約フィールド

以下は、インポート ファイルに関連する部分のサンプルです。

600,100000,20061125,Miller Chris,E,TT100003a,100003,USD,,,,, 600,294523,20061125,AMEX Payment,E,TT100003b,100003,CAD,,,,, 600,100000,20061125,,E,TT100004a,100004,USD,,,,,

600,50000,20061125,AMEX Payment,E,TT100004b,100004,CAD,,,,,

上に挙げた最初の 600 レベルの行は、2006年 11 月 25日に Chris Miller に経費$1,000 が支払 われることを表します。TT100003a という取引番号で、経費精算レポート ID 100003 の米ドル で支払われる電子口座決済を追跡します。

2 番目の行は、同じ経費精算レポートについて、従業員 Chris Miller のアメリカン エキスプレ ス カードへの 2945.23 CADの支払を示します。

3 番目の行は、従業員への払戻に関して Concur が推奨する、従業員名を空白のままにする方法 に従って従業員名が省略されています。

Expense – インポートとエクスポートの仕様5

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ステップ 2: インポート データ ファイルを Concur に移動

ファイルが完成し、インポート データ ファイルを提出する準備ができたら、Concur クライア ント サービスと協同してインポートデータファイルを Concur に移動します。

新規のお客様には、経費支払確認のインポートが導入の一環として含まれています。このインポ ートを使用したい既存のお客様は、Concur クライアン トサポート Web サイト (http://suppor t.concur.com) にケースを提出し、インポートのスケジュールを設定してください。

NOTE: お客様は、インポート スケジュールを設定されているかどうか確認することができます。

インポート/抽出監視ロールに割り当てられているユーザーは、エンティティに設定され ているインポート定義およびスケジュールを表示することができます。

ステップ 3: Concur がデータをインポート

Concur はあらかじめ定義されたスケジュールに従って、インポート データ ファイルをお客様 のデータ ベースに読み込ませるジョブを実行します。処理が完了したら、 Concur はジョブ完 了の自動メールによって経費支払確認の情報が更新されたことをお客様に通知します。変更は直 ちに反映され、ユーザーが利用することができます。