自治会における個人情報保護
- 35 -名簿などにより会員の状況等を把握しておくことは、自治会
でのコミュニケーションのため大切なことですが、プライバ
シー保護の意識の高まりにより個人情報の提供を拒む方も
いらっしゃるようです。
ここでは名簿の作成や利用など、個人情報の取り扱いについ
て記載しています。
個人情報保護法と自治会
個人情報保護法とは？ 個人情報の取扱いに関し、個人の 権利と利益を保護することを目的 として制定されたもので、個人情 報の活用は認めつつも、それが濫 用されることのないよう、その取 り扱いのルールを定めたものです。 この法律では、5,000 人を超える 個人情報を有する団体や事業者を 個人情報取扱事業者と呼び、個人 情報の利用目的を明確にすること、 本人の同意なく利用目的を超えて 利用してはならない等の義務を課 しています。 自治会との関係は？ 長崎市内には、会員が 5,000 人を超える自治会はありませんので、個人 情報保護法で規制される個人情報取扱事業者には該当しません。 したがって、個人情報の収集や利用について法律の制限があるわけでは ありません。 しかし、地域における信頼関係を損なうことのないように、個人情報の 取り扱いは慎重に行う必要があるでしょう。- 36 -
自治会における個人情報の取り扱い
個人情報の収集や名簿作成が個人情報保護法で禁止されているわ けではありません。しかし、自治会で個人情報を収集し、名簿作成 等に利用するときは、会員の皆さんが安心できるように、次のよう なことに気をつけましょう。 個人情報取扱のルール作り 個人情報の利用目的（名簿作 成等）、収集する情報の項目、 同意の取り方、配布先、管理 方法などを話し合い、ルール を作りましょう。 ルールについては総会や会 報などで会員に説明するな ど、周知に努めましょう。 利用目的の制限 自治会の活動や会員同士の親睦のために使われるように、利用目的を制 限しましょう。名簿を作成するときは、見やすい場所に利用目的を明記 するといいでしょう。 収集する情報の項目 氏名、住所、連絡先等、自治会の活動に必要な項目に限定しましょう。 ※家族の続柄について記載を求めるときは、子供については「長男」「養 子」のような書き方ではなく、単純に「子」と書かせましょう。 支持政党や宗教などの思想・信条に関する情報や、本籍地など出自に関 する情報は収集しないようにしましょう。- 37 - 本人の同意 名簿を会員等に配布するときは、会員から個人情報を収集する段階で、 そのことを本人に伝え、同意を得ておきましょう。 管理の方法 自治会であらかじめ個人情報（世帯カードなど）を管理する人を決めて おきます。 必要のなくなった情報は、期間を定めて裁断等により破棄するようにし ます。 個人情報は、金品と同様、厳重に管理し、盗難・紛失の無いように努め ます。また、パソコン等で保存する場合も、インターネット等を通じて 流出することのないよう、セキュリティに配慮してください。 ※パソコンにファイル交換ソフト（Winny など）を入れていたり、ウィ ルス対策のソフトを入れていなかったりすると情報漏えいの危険性が 高まります！ 名簿の配布を受ける人たちにも、他の人に渡したり漏らしたりしない、 不要になったときは裁断等により破棄する等、名簿の適切な管理につい て、配布時に依頼しましょう。
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個人情報 Ｑ＆Ａ
Ｑ１：高齢者など、要援護者の把握のため、会員の生年月日や、 緊急時のために通院先、家族の勤務先などの情報も収集したいが、 問題はないか？ Ａ１：相手の同意があれば問題はありません。ただし、具体的な 病院や勤務先の名称等については、特に慎重な管理が必要となり ます。通常使用する会員名簿とは別にして記録するなどの配慮を 行うとよいのではないでしょうか。 利用目的を具体的に示し、情報の管理を徹底する旨を事前に周 知することも大切です。 Ｑ２：行事の参加案内を班回覧するとき、申込一覧表に氏名を記 入するようにしているが、問題はないか？ Ａ２：本人が他人に見られることを承知で記載していると思われ るので、問題はありません。 あまり他人に知られたくないと思われる内容については、回覧 によらない方法で申込を受け付けるのがよいでしょう。 Ｑ３：会員名簿を毎年総会資料に添付しているが、今からでも｢自 治会活動に利用する旨｣を会員に知らせたほうがいいか？ また、 それは毎年行うものか？ Ａ３：会員から情報を収集する段階で名簿を作ることや総会時に 配布することを周知していないのであれば、早めに文書で周知し たほうがよいでしょう。名簿の欄外に、取り扱いについての説明 を記載することも周知にあたります。 また、年に一度は回覧や議案書を用いて周知することが望まし いと思われます。- 39 - Ｑ４：自治会の広報紙に氏名と写真を掲載している。自治会員以 外の目に触れることは少ないと思われるが、問題は無いか？ Ａ４：写真も顔や容姿により個人が特定できるようなものであれ ば、個人情報にあたります。掲載について事前に本人の同意をと っておきましょう。 Ｑ５：近隣アパートに自治会未加入者が多数居住している。加入 促進のため、家主等に入所者の氏名その他の情報提供を求めるこ とはできるか？ Ａ５：家主等が入居者の同意なく情報提供をすれば、家主と入居 者とのトラブルの原因になりかねません。家主が入居者の同意を 得ている場合のみに教えてもらうよう心がけてください。 Ｑ６：自治会の会員名簿が悪用された場合、責任の所在はどこに あるか？ Ａ６：内容にもよりますが、会員名簿の悪用によって損害が発生 した場合、情報を漏らした個人が民事上又は刑事上の責任を問わ れるおそれがあります。普段から会員個人にも個人情報保護の重 要性を理解していただき、故意・過失を問わず情報が漏れ悪用さ れることを防止しましょう。 Ｑ７：連合自治会から単位自治会名簿提出の依頼があった。連合 自治会に名簿を提供してもよいか？ Ａ７：あらかじめ各自治会で定める個人情報の取扱いルールに、 連合自治会へ提供することを目的の一つに加えておけばよいで しょう。もちろん、提供を受ける連合自治会側も、きちんと個人 情報の取扱いのルールを定めておく必要があります。
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