1. 会計報告の部分 1-1. 項目文字を入力する一番初めは A1 のセルがアクティブ( 選ばれた状態 )になっています収入の部から書き始めましょう 2 行目は項目の行にします項目単価数量の列をつくり合計

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Microsoft Excel で会計報告をしましょう会員から徴収した大事な会費。会計報告は、正確に、また、わかりやすくなければなりません。 Excel を使って、また、Word も応用して、書き換えも簡単な会計報告をつくりましょう。エクセルを起動させるとたくさんのマスがあります。セル（細胞核の意味）と呼ばれるこのマスは全部で横に 256 列、縦に 65,536 行あります。 Excel2007 からは横に 16,384 列、縦 1,048,576 行に増えました。とにかくたくさんです。エクセルは表の中で文字や数字、計算式などを扱うことのできるソフトです。ここでは計算ソフトとしての機能をつかって会計報告をつくりましょう。

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1.会計報告の部分

1-1.項目、文字を入力する

一番初めは A1 のセルがアクティブ(選ばれた状態)になっています。「収入の部」から書き始めましょう。 2 行目は項目の行にします。項目、単価、数量の列をつくり、合計の列も設けましょう。備考欄も加えておくといいでしょう。細かく書くことよりもある程度まとめて、備考欄をつかってわかりやすい説明をします。 A 列には順に項目を入力しましょう。数字の入力は後にして、文字の部分だけ先に入力しましょう。「支出の部」についても同様に入力します。項目の A 列、備考の E 列は文字数が多いので列幅を拡げて整えましょう。数字をいれる B、C、D の列幅は変更しません（標準では 72 ピクセル）。数字の列幅は統一させたほうが見やすいです。列番号の境でポインタの形がになったときにドラッグすると列の幅が変えられます。ダブルクリックすると左の列の一番長い文字列が表示できる幅にぴったり合います。 ↓

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1-2.数字、数式を入力する

文字の入力が済んだら、数字の部分を入力しましょう。単価、数量のセルには数字をそのまま入力しますが、合計のセルには数式をいれます。単価と数量を掛けると合計です。合計の D 列には、B 列×C 列の値が入るよう数式を入力しましょう。数式を入力するときは数式バーを使います。入力したいセルをえらんで、数式バーにカーソルをたて、まず「＝」。数字が入力してあるセルを選ぶとそのセル番号が入力できます。たす(+) とひく(-) はキーボードにありますが、かける(×)はアスタリスク(*) 、わる(÷)はスラッシュ(／) を使います。数式を入力したら数式バーのをクリックするか Enter キーで確定しましょう。セルには数式の答えが表示されていますが、数式バーで確認するとそこは数式が入力してあることがわかります。ひとつ数式が入力できたら、その数式をオートフィルでコピーしましょう。コピーしたいセルを選んで、右下のハンドルにポインタを合わせ、ポインタの形がからになったらドラッグします。

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4 合計の列を全部加えると収入や支出の合計です。 D8 には D3 から D7 の合計を D20 には D12 から D19 の合計を入れましょう。オート SUM の機能を使います。入力したいセルをえらんで、合計ボタンを押しましょう。自動的に範囲を指定してくれます。数式バーには合計の関数式が入力されています。「SUM(D3:D7)」は D3 から D7 のセルにはいっている数を合計した答えを表示するという意味です。よければ、数式バーのをクリックするか Enter キーで確定しましょう。支出も収入と同様に完成させましょう。

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5 収支残高は収入と支出の合計をつかって数式でいれましょう。 D22 には D8 から D20 を差し引いた値が入ります。入力したいセルをえらんで、数式バーにカーソルをたて、まず「＝」。数字が入力してあるセルを選び、ひく(-) を入力して、…。参照しているセルは、色で囲まれて表示されています。数式バーのをクリックするか Enter キーで確定しましょう。数字がはいります。数式を入れておくと、あとから単価や数量を訂正してもちゃんと計算し直してくれます。もちろん来年になって、単価、数量を入力し直せば来年の会計報告が出来上がります。

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1-3.罫線を引く

セルは四角く見えますが、この線は印刷されません。罫線をつかって見やすい表にしましょう。罫線は太さを変えたり、線種を変えたりできます。罫線をつけたい部分を選んで、罫線ボタンから設定しましょう。いろいろな種類の罫線がえらべます。

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2.Excel だけで会計報告

会計報告の罫線表ができたら、その部分を中心に、セルに文章を入力して仕上げましょう。セルを利用すれば入力しただけで文頭がきちんと揃います。セル幅を統一させたり、セル内で均等割り付けをすると見栄えのよい文書が出来上がります。

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2-1.列、行を挿入する

罫線表が中央に配置できるように左側に列を挿入しましょう。宛名、日付や発行責任者などを加え、文書としての体裁を整えるため、上側に行を挿入しましょう。挿入するには、列番号または行番号をクリックして、列全体または行全体を選んでおいて、 Excel2002、2003 では挿入→列または行。 Excel2007 では、挿入ボタンを押しましょう。列番号を選び、挿入すると選んでいる列の左側に列が挿入されます。行番号を選び、挿入すると選んでいる行の上側に行が挿入されます。左側に挿入する列数は文書の構成を考えて決めましょう。

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9 会計報告の部分がほぼ中央に配置されるために、挿入した列幅を拡げたり狭めたりして調整しましょう。上側に挿入する列数は宛名、日付、発行責任者などの数によりますが、それぞれに空白の行も設けるならその分も挿入しましょう。

2-2.文字を入力する

宛名、日付、発行責任者、報告書タイトルを入力しましょう。配置したいところのセルにそのまま入力します。日付は ######## になってしまっています。セル幅を拡げましょう。 → 日付と発行責任者はセルの中で均等割り付けをすると文字列の長さが揃ってきれいです。セルの書式設定から配置のタブで、文字の配置、横位置を均等割り付けにしましょう。

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10 ↓ 報告書タイトルは、複数のセルを結合させてその中央に配置しましょう。結合させるセルを選んで、結合ボタンをつかいます。 ↓ ↓ 文字サイズも大きくするといいでしょう。

2-3.収入、支出、収支残高を強調する

最も大事な部分にあたる収入合計、支出合計、収支残高を表から抜き出して強調させましょう。文字を拡大する、罫線をひく、セルを塗りつぶすなど、3 か所に同じ修飾をして強調して、対比しやすくしましょう。まず、行を挿入して収入合計の行をつくります。空白の行も設けましょう。セルに入っている文字ごと移動させるには、移動させたいセルを選んで、ポインタの形がになった時にドラッグします。

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11 収入合計の数字は数式をつかって表の中の数字を参照させましょう。数式バーにまず「=」。表の中の収入合計のセルをクリックして、数式を入力したら数式バーのをクリックするか Enter キーで確定しましょう。数式でセルを参照しておけば、あとから単価や数量を訂正してもちゃんと反映してくれます。収入合計の行は、 ↓ 文字サイズを大きくして、 ↓ さらに罫線で修飾、セルを塗りつぶして強調しましょう。合計金額のセルで通貨表示形式ボタンを押すと\マークと桁区切りがつきます。支出合計についても同様に抜き出して強調しましょう。収支残高についても同様にします。金額はセルを参照した数式が入っていますが、そのまま移動しても参照は変わりません。サイズ、罫線、塗りつぶしで強調しましょう。

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3.Excel でつくって Word にオブジェクト貼り付け

差し込み印刷、あいさつ文の入力の機能はエクセルにはありません。ワードに罫線表で会計報告を作ることもできますが、会計報告に訂正があった時はすべてを検算して書き変えなくてはなりません。会計報告の部分はエクセルで作っておいて、ワードにオブジェクトとして貼り付けると両方の機能を十分発揮できます。エクセルで訂正したら、ワードにも反映するようにオブジェクトはリンク貼り付けするといいでしょう。

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14 インデントなども使って体裁のよい Word 文書を用意しましょう。会計報告の部分についても Excel で用意します。 Word で会計報告を挿入したいところにカーソルをたて、 2002、2003 では挿入→オブジェクト、→ 2007 では挿入のリボンのオブジェクトの挿入ボタンを押しましょう。オブジェクトの挿入のダイアログボックスが開いたら、ファイルのタブで、参照のボタンから、挿入するファイル(Excel の会計報告)を指定しましょう。ファイル名に Excel の会計報告がはいっていることを確認したら、「リンク」にチェックを入れましょう。 Excel の会計報告で訂正したものが Word 文書に反映されるようになります。

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15 Excel の会計報告がオブジェクト挿入してある Word 文書を開こうとすると、リンクを更新するかどうか聞かれます。「はい」して更新しましょう。 Word 文書と Excel の会計報告は保存してある場所を変えてしまうとせっかくのリンク貼り付けが無効になります。 2 つで 1 つの文書が出来上がっていることに注意しましょう。会計報告に訂正があったり、来年になって修正をするときには、Excel の会計報告で変更しましょう。 Word 文書を起動するときにリンクの更新をすれば反映されます。来年は Word 文書の日付も変更しましょう。

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4.Word に Excel ワークシート挿入

Excel の会計報告を Word 文書にオブジェクト貼り付けすると二つのファイルが存在します。

Word 文書に Excel ワークシート挿入すると、Word 文書１つですべてが網羅できます。

Word で宛名の差し込み印刷、あいさつ文の入力、インデントなど使って体裁のよい Word 文書を用意しましょう。会計報告を挿入したいところにカーソルをたて、 2002、2003 では Excel ワークシート挿入ボタンを使って挿入したい列数、行数を挿入しましょう。 ↓ 2007 では挿入のリボンの表から Excel ワークシートを押しましょう。 →

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17 挿入した列数、行数はハンドルをドラッグして変更できます。 Excel のワークシートが挿入されると、ツールバーが Excel のツールバーに変わっています。会計報告をシート内に作りましょう。ここでは、Excel と同じように数式の入力もできます。文字の大きさ、罫線なども変更して会計報告を仕上げましょう。

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18 Excel ワークシートの外側でクリックすると、罫線表だけになります。

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19 罫線表の上でクリックすると表全体が選択できます。ハンドルをドラッグすると表の大きさが変えられます。この状態では中の文字、数字を編集することはできません。罫線表の上でダブルクリックすると Excel が起動して文字や数字を編集することができるようになります。 Word にオブジェクト貼り付けで作った文書と見かけは全く変わりません。 Excel ワークシートを挿入することで起動したときにリンクを聞かれることもないし、 Excel で会計報告だけのファイルを作る必要もありません。