行政規則に基づく行政文書の分類手法の提案と評価

79

80

B 群も行政機関①内で定められた各規則に基づくものである。この中には法令を根拠に持 つもののほか、行政機関①の長が裁量で定めたものがある。各業務への G 課の関与の大き さにより、分類される文書の数も異なっている。これに対して、C 群は他の機関が主導する 施策に関するものである。これらの施策に関連して行政機関①が独自に定めた規則は見当 たらない。これらの施策に G 課が参画する中で作成された文書については、各施策の根拠 となる法令等に基づく「C01」～「C07」に分類した。また、このほか行政機関①内で定め られた規則に拠らない業務として、有識者による検討会等の報告結果に基づき運用されて いるもの（「C08」）もみられた。行政機関におけるこのような責任の所在が不明確な業務の あり方についても、別途、議論されるべきである。

D 群は会議や研修に関するものである。会議や研修の開催根拠となる計画は一つではない

（行政機関①の本省による計画や部局 5 による独自の計画がある）ため、各計画に対応し た「D01」～「D04」の下に G 課が関係する各会議・研修の文書を振り分けた。

E 群は部局 5 又は G 課内で業務を円滑に運用するために開催される会合等に関するもので ある。定期的に開催され定着している業務であっても、根拠が不明確なものがみられた。

このほか、ガイドライン別表第１に記載の「政策評価に関する事項」や「文書の管理等に 関する事項」に関する文書を Y 群に、他課室の案件に関する文書、業務外の案件に関する 文書、行政文書に該当しない刊行物等、タイトルが曖昧なため分類ができなかった文書を Z 群に振り分けた。

A～E 各群別の文書数の内訳を図 4-3-2 に示す。全ての文書（13,592 件から Y 群と Z 群の 文書を除いた 10,321 件）のうち、G 課の業務に密接に関係する規則を根拠とする A 群の文 書が 5,791 件（56%）、その他の規則に基づく B 群が 2,334 件（23%）、C 群が 739 件（7%）、 会議・研修に関する D 群が 617 件（6%）、部局 5 内又は G 課内の独自の案件に関する E 群が 840 件（8%）となり、改善モデルである A～C 群の文書（8,864 件）が全体の 86%を占めた。

この結果は部局 5 の G 課の文書を対象としたものであるが、改善モデルに用いた規則は 部局の違いによらず G 課に共通して適用されるものであることから、他の部局の G 課が保 管する文書についても同様の結果が得られると考える。

法令と同じく、規則を用いる利点も大幅に改正される頻度が高くないことである。また、

新たに規則を定めたり改正したりする際には、既存の規則との間で矛盾や重複が生じない ように調整が図られた上で成文化される。組織内部の職員はこれを参照することで文書の 分類体系について意識を合わせることができる。また、規則に基づいた文書の分類体系に 職員が触れることにより、各文書に関する業務の根拠について考える機会が得られ、規則 の改正や組織の改編等により根拠が失われたり不明になったりしている業務の洗い出しや 見直しにも繋がることが期待できる。

81

図 4-3-1 行政規則に基づく文書の分類手順

注）①タイトルに同一の用語（業務名や業務を特徴づけるキーワード）を含む文書同士で グループを作り、このグループを「文書ファイル」（＝小分類）とする。②各小分類を特 徴づける用語を含む規則単位で、複数の小分類をまとめて中分類とする。③法令や規則 間の主従関係に基づき大分類から中分類にかけての関係を構築する。

82

表 4-3-1 行政機関①-部局 5-G 課が保管する文書の分類の改善モデル（筆者提案）

注）各分類項目について、根拠となる行政規則が明らかになっているものについては、当 該規則の名称をカッコ内に示した。

83

図 4-3-2 行政機関①-G 課の文書の大分類別内訳

注）グラフ内の数字は各群に属する文書の数を示す。特に数が多かった A 群は大分類 A01 と A02 を分けて表示した。行政規則に基づく分類である A～C 群に属する文書の数が全体 の 8 割以上を占めた。

84