時間変化の可視化とファイルの利用状況の考察

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ついて、(a)2011 年 2 月～(d)2016 年 1 月の各時点の構造を表したものである。この領域で は(a)2011 年 2 月～(b)同年 3 月の短期間に多くのファイルが保存されたが、1 年後の(c)2012 年 3 月時点でこれらのファイルは全く利用されなくなり、そのまま現在に至っている。

(d)2016 年 1 月時点の図のみ、各ファイルの種類に基づき枝に着色した。この領域で(a)～

(b)の短期間に保存されたファイルの多くが PDF 形式のファイル（赤色で表示）や写真など の画像ファイル（紫色で表示）、その他のテキストファイルやデータファイル（灰色で表示）

で構成されており、また、単一種類のファイルが１つのフォルダの中に 100～1,000 個の単 位で多数まとめて保存されている（図中の球状にみえる場所が該当する）。(a)～(c)の各時 点の構造の時間変化と(d)のファイルの種類別に表現した構造を組み合わせることで、この 領域では短期間に同じ種類のファイルが特定の場所に多数まとめて保存されたものの、そ の後は全く利用されないまま放置されてきた経緯を知ることができる。これほど利用頻度 が少ないファイルは最初に保存する段階で、共有フォルダではなく他の記録媒体に保存す ることが適当である。なお、こうした特徴を示した領域は、フォルダ B 内の他の領域（例 えば、図 2-1-2(b)の矩形 D）でもみられた。

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図 2-2-1 共有フォルダ A（一部領域）の時間変化

注）フォルダ A 内の一部領域（図 2-1-2（a）の矩形 A）について、（a）2012 年 6 月、（b）

2013 年 6 月、（c）2014 年 6 月、（d）2015 年 6 月各時点の構造を表した。時間の経過とと もに、新たにファイルが保存されるフォルダが ii（a：2012 年 6 月）→iii（b：2013 年 6 月）→iv（c：2014 年 6 月）→v（d：2015 年 6 月）に変化している。時間変化を可視化 することで、この領域では新規に作成したファイルを期間別フォルダに分けて保存する 運用をしていることが分かる。古いファイルが期間別に区切られて退避されているため、

頻繁に利用するファイルの検索の妨げになっておらず、この領域のファイルを無理やり 廃棄したり移管させたりする必要はないことがわかる。

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図 2-2-2 共有フォルダ B（一部領域）の時間変化（その 1）

注）フォルダ B 内の一部領域（図 2-1-2（b）の矩形 B）について、（a）2004 年 1 月、（b）

2005 年 1 月、（c）2007 年 9 月、（d）2009 年 1 月、（e）2010 年 1 月、（f）2015 年 1 月各 時点の構造を表した。この領域のファイルの多くは(a)2004 年 1 月までに保存されて以降、

長期間利用されていない。(c)2007 年 9 月～(d)2009 年 1 月の一時期に限ってフォルダ i 内にファイルが保存されたが、(e)2010 年 1 月以降はファイルが利用されることなく現在 に至っている。これらのファイルを共有フォルダ内でいつでも利用できる状態で保存し ておくべき期間は既に過ぎており、内容に応じて廃棄又は他の記録媒体への移管の判断 を行うべき段階にあることがわかる。

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図 2-2-3 共有フォルダ B（一部領域）の時間変化（その 2）

注）フォルダ B 内の一部領域（図 2-1-2（b）の矩形 C）について、（a）2011 年 2 月、（b）

2011 年 3 月、（c）2012 年 3 月、（d）2016 年 1 月各時点の構造を表した。この領域では(a)2011 年 2 月～(b)同年 3 月の短期間に多数のファイルが保存されたが、1 年後の(c)2012 年 3 月にはこれらは全く利用されておらず、現在に至っている。また、(d)2016 年 1 月時点の み、各ファイルの種類に基づき着色した（赤色：PDF 形式のファイル、紫色：写真などの 画像ファイル、灰色：その他のテキストファイルや可データファイル）。単一種類のファ イルが１つのフォルダ内に 100～1,000 個単位でまとめて保存されている。これほど利用 頻度が少ないファイルは最初に保存する段階で、共有フォルダではなく他の記録媒体に 保存することが適当である。

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