個人情報保護の
しくみと町内会
（活動の手引き）
秋田市泉学区町内会連合会
はじめに 「個人情報保護法」が施行（平成１７年４月）されてから、会員 名簿や住宅地図など、個人情報の取り扱いについて町内会でご心配 されているのではないでしょうか。 そこには、個人情報であれば何でも「保護」だと誤解され、法の 定め以上に個人情報の提供を控えてしまう、いわゆる「過剰反応」 が一部に見られていることがあげられるかと思います。 個人情報保護法の目的は、「個人情報の有用性に配慮しつつ、個 人の権利利益を保護すること」(法１条)で、軸足は権利利益の保護 にありながら、個人情報の有益性も十分考えてバランスを図ること が大切とされています。 そこで、法律を正しく理解し、個人情報を適切に管理しつつ、良 好な町内会活動を推進するための手引きを作成しました。 手引きの内容は主に町内会活動において気をつけなければならな い「個人情報の保護」の取り扱いについて記載しております。ご活 用くだされば幸いに思います。 なお、この手引きは、室蘭市の「町内会・自治会個人情報取扱い の手引き」及び北見市の「個人情報保護の手引き」を原本として、 室蘭市生活環境部市民活動推進課、北見市北見自治会連合会の了承 を得て作成しております。 平成２４年９月 秋田市泉学区町内会連合会 まちづくり部
ここに、今後、町内会が個人情報を取り扱う上での考え方や整理 しておくとよい点などについてまとめましたのでご活用ください。
考え方や整理点の概要
個人情報保護法の施行 ⇒１Ｐ ⇒２Ｐ ⇒３Ｐ～ 個人情報の取り扱い方を明確化！ 町内会は法に定める個人情報取扱事業者 ではない 通常の町内会活動では影響がない 個人情報は会員名簿の作成など町内会活 動に不可欠 その情報は会員みんなで活用 社会では個人情報を悪用する人がいる 時には、慰謝料（民法）支払の義務が生じる 原因は、個人情報の取り扱いが曖昧 法律に準じた取り扱いを心がける 取得する個人情報の内容や使途など周知する 町内会の規約に載せる 個人情報取扱基準などをつくる大
丈
夫
注
意
心
得
「法」の適用は受けない いままでもなんでもない 町内会も取り扱いに注意！ 意識も取り決めもなかった 町内会でどこまで整理するか話し合う 取り扱い方を決め、みんなが知ること 会員みんなが安心！目 次
ページ１．個人情報保護法って１
２．町内会の取り扱いは２～９
３．周知の時期と取り扱い方法１０
４．自主防災と個人情報１１
５．個人情報Ｑ＆Ａ１４
６．町内会の取り扱い事例２１
７．個人情報取扱基準
【参考例】２２
８．町内会世帯（家族）カード
【参考例】２４
◆個人情報保護法って？
「個人情報保護法」は、個人の権利と利益を保護することを目 的に制定され、平成１７年４月１日施行されました。 この法律の対象者は、５，０００人分を超える※１個人情報をデ ータベース化して、その事業活動に利用する「個人情報取扱事業 者」のことです。そのため、一般私人や小規模事業事業者は法規 制の対象外です。 ※１個人情報とは、「生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別で きるもの」「特定の個人を識別できる映像や音声」「他の情報と容易に 照合でき、それにより特定の個人を識別できるもの」（法２条）をいい ます。一般に、プライバシー（「他人の干渉を許さない、各個人の私生 活上の自由」をいう）とは異なります。
◆町内会との関係は？
泉学区内の町内会は、５，０００人を超える世帯を有するとこ ろはありませんので、この法律の対象事業者にはあたりません。 しかし、法（３条）では、「個人情報は、個人の人格尊重の理 念の下に慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、そ の適正な取扱いが図らなければならない」という基本理念が定め られています。この基本理念は、「自分の情報を自分でコントロ ールすること」を権利として認めたことに特徴があり、町内会に おいても法の理念を尊重し、個人情報の適切な取扱いをすること が望ましいといえます。 １個人情報保護法って？
町内会との関係は？
１
◆町内会における情報の取り扱い
町内会が会員の氏名や住所・電話番号などの個人情報を持つこ とは、町内会費の請求、回覧板等による情報伝達、町内会名簿の 作成及び住宅地図の作成、会員の親睦・交流活動、防災・防犯な ど生活安全確保活動、高齢者や要援護者の支援活動、敬老祝等の 対象者の把握に活用する上で不可欠です。 しかし、不適切な取り扱いにより個人情報が流出したり、取り 扱っている情報が悪用された場合、被害を受けた側から、民法上 の慰謝料請求を受ける可能性があります。 町内会においても大切な情報を守るため、正しい管理に努めま しょう。＜個人情報を取り扱う上で必要なこと＞
２町内会では個人情報をどのよう
に取り扱ったらいいのですか？
２
町内会で会員個人の情報を必要と判断した場合、 町内会が、どのような目的で、どのような個人情 報を収集する必要があるのかを会員に知らせる ⇒３ページ参照 取得した個人情報の管理の仕方を文書にして整理 する ⇒４ページ参照 ステップ① ステップ②◆会員に利用目的を通知する
町内会で持っている会員の個人情報の内容と、その利用目的を 会員本人に知らせる（通知する）
ことが必要です。 そのうえで、町内会で情報を利用（名簿作成など）することに 対して本人の「同意を得る」
ことが必要になります。 ★すでに取得している会員情報を提供する場合はその旨も会員 に知らせます。利用目的は、回覧や総会などで、早めに会員に通知
するとよいでしょう。 ＜通知例＞ ※災害時要援護者の個人情報の適正管理義務について 秋田市災害対策基本条例第１４条３項の規定により、災害時要援 護者の個人情報の提供を受けたものは、適正管理義務が法的に課せ られています。（平成２４年７月１日施行） ３ステップ①
「当町内会では、皆さんから取得した個人情報
（住所、氏名、電話番号など）を町内会員名簿の
作成、住宅地図の作成及び回覧板等による情報伝
達などの町内会活動の推進に利用します。
また、自主防災組織において、
緊急災害時の情
報伝達や安否確認などに
利用するとともに、適正
に管理します。
◆管理の仕方を文書にする
管理の方法をきちんと決める場合は、町内会規約に盛り込むか、 詳細について「個人情報取扱基準」として文書にまとめる方法が あります。① 町内会規約に盛り込む
規約の改正を行い、個人情報の取扱基準を盛り込む。 ⇒２１ページ② 「個人情報取扱基準」を作成する
規約改正を行った上で、具体的な取扱基準（取得・利用・管理・ 提供）を定める。 ⇒２２ページ このように、町内会で管理方法等を決めておくと、名簿作成や「町内会世帯（家族）カード」
の記入・提出の際も、会員 の理解が得られ、スムースな対応が行えます。★「町内会世帯（家族）カード」見本
⇒２４ページ ４ステップ②
◆取り扱いのポイント
「個人情報取扱基準」を作る場合は、次にあげる４つの取り扱い ポイントをもとに、具体的内容を決めましょう。 必要な取り扱いのポイントは次の４つです。 ５① 取得するとき
個人情報の取得は、必要最小限にとどめ、その内容を決めて おきます。このとき「すべきこと」「してはならないこと」に 注意します。②利用するにあたって
その情報をどう利用するかを決めておきます。このとき主な 使途や内容を周知しましょう。③管理の方法
情報の安全な管理の仕方を決めておきます。このとき分りや すい文書にしておきましょう。④提供する場合
第三者へ個人情報を提供する場合は、本人の同意が必要です。 提供が想定される場合は、あらかじめ提供する目的と提供先を 説明し、本人の同意を得ておきましょう。【してはならないこと！】
●宗教・政治・本籍地にかか
わる情報をもらう
これらは「個人の権利や差別にかかわること」なので、もらっ てはいけない。 会員から情報を取得するときは、氏名、住所、生年月日、電話 番号などの町内会活動に必要最小限の内容を決めます。その際「す べきこと」と「してはならないこと」の二つに注意しましょう。 ６① 取得するとき
【すべきこと！】
●利用目的を本人に知らせる
「この情報は町内会活動に利用します」という内容を取得する 町内会世帯（家族）カード（参考例参照⇒２４ページ）に書い て知らせる。 取得した個人情報を第三者へ提供することがある場合は、あら かじめ同意をもらいましょう。また、同意しない人の情報は除 くことが必要です。
町内会が取得した個人情報をどのように利用するのか、その内 容・利用目的・提供先などをあらかじめ町内会で決めて、会員に 知らせておくとよいでしょう。 以上の内容を
「個人情報取扱基準」
の中で決めて、会 員には総会議案書か回覧で年一回、また、新会員には提示すること で周知しましょう。★「個人情報取扱基準」参照２２ページ
７② 利用するにあたって
＜主な使途や内容＞
１） 町内会でどのような情報を持っているか
（氏名、住所、電話番号、生年月日 など）２） どのように利用しているのか
（町内会活動や会員名簿・住宅地図の作成のため な ど）３） 提供先は
（行政、町内会連合会等諸団体、学校など）４） 提供の目的は
（緊急時連絡先の通知のため など） （緊急時連絡先の通知のため など）大切な会員の情報は適切に管理しましょう。 町内会であらかじめ、世帯（家族）カードなど保管する人を決 めておくことや、必要のなくなった情報（カードなど）を廃棄す る時期も決めておきましょう。
★「個人情報取扱基準」参照２２ページ
８③ 管理の方法
答：
総会議案書に添付することに問題はありませんが、 ステップ１（３ページ）で述べたように、情報を利用する 旨を通知しておくとよいでしょう。また、総会議案書に個 人情報取扱方法を添付することも周知になります。 名簿作成して、総会議案書などに添付するときは、名簿 の欄外に下記のような注意書きをして、会員に対しても情 報保護を呼びかけるとよいでしょう。 記 ＜例＞ ※いただいた皆さんの個人情報は町内会で保管し、町内会 活動推進のために用います。会員は個人の義務として適正 に管理しましょう。町内会の総会議案書に会員名簿を添付して
いるが、これは管理上問題ないものか？
町内会の情報を第三者（行政、町内会連合会、学校など）に提 供する場合は、あらかじめ
本人の同意
が必要です。 ここで言う「同意」
とは、「①取得するとき」（６ページ） にあるように、本人に対して利用目的を事前に知らせる（通
知する）
ことで、これにより「同意を得た」
ことにな ります。 他の機関に提供する場合があることから、町内会活動に利用す る旨と「個人情報取扱基準」を年に１回は周知・確認するとよい でしょう。 ただし、次の場合は町内会においても「例外」にあたり、本人 の同意を得なくてもかまいません。 ９④ 提供する場合
＜例外となるもの＞
① 国、地方自治体及びその委託先からの要請があった場合 ② 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合◆周知の時期は町内会で決める
文書で通知する時期はいつでもかまいませんが、総会の議案書 にその旨を掲載したり、班回覧する機会に併せて、早めに通知す るとよいでしょう。 ⇒３ページ参照◆取り扱いの方法は町内会で決める
町内会で「個人情報取扱基準」を作成しておくことで、個人
情報の管理方法が明確
になり、会員の理解と安
心
も得られるものです。
すぐには無理でも、町内会でぜひご検討ください。
１０周知はいつしたらいいのですか？
「取扱方法」はいつまでに作れば
いいのですか？
３
皆さんで話し合って進めま
しょう！
◆自主防災組織とは？
大災害が発生した場合は、行政等の防災関係機関の活動内容が低 下することも考えられることから、住民の連帯意識に基づく自主的 な防災活動を行う組織が必要とされています。 自主防災組織は、地域住民が平常時から互いに協力しあい、「自 分たちの地域は自分たちで守る」ことを目的に結成されるものです。 泉学区内では、町内会を単位として組織づくりが進められ、平成 ２４年４月現在の結成町内会数が１７で、その結成率は 68.0％とな っています。◆災害時に備えた名簿の作成と取り扱い
自主防災組織において、災害時に情報伝達や安否確認を行うため には町内会員名簿が基本となります。 災害時に備え、平常時より連絡先など町内会員の情報を把握して おくことが望ましいといえます。 会員の情報取得及び管理については、この手引きのステップ①・ ②の手順で行います。※情報の取得
・・・ステップ①（３ページから）参照※情報の管理
・・・ステップ②（４ページから）参照 １１自主防災と個人情報
４
◆既に会員名簿がある場合
町内会において名簿があり、それを緊急災害時に使用する場合は、 まず、町内会総会などにおいてその旨を確認し、その上で、会員に 周知しましょう。 １２ 答：あらかじめ、町内会員に災害時などの緊急時に使用す る旨を「通知」
することが必要です。 （ステップ①３ページ参照） ＜通知例＞既に会員名簿はあるが、これを災害時の
支援活動に使用してもいいものですか？
「当町内会では皆さんから取得した
個人情報（住所、氏名、電話番号など）
を
自主防災組織において、緊急災害時
の情報伝達や安否確認などに利用し
ます。
また、町内会員名簿の作成、住
宅地図の作成及び回覧板等による情
報伝達など町内会活動の推進に利用
するとともに適正に管理します」
◆災害時に備えた
町内会員名簿の作成（新規）
町内会において住民の安否確認を行い、支援活動を行うためには 町内会員名簿が基本となります。 家族構成、要援護の状況、緊急連絡先など、災害時に備えた内容 にすると、様々な状況に対応できるものとなります。◆町内会世帯（家族）カードの作成
各世帯の状況を把握するためには、世帯（家族）カードなどによ り、会員の世帯状況を把握し、災害時に対応できる名簿を作成しま す。「町内会世帯（家族）カード（例）」を参考にしてく
ださい。
⇒２４ページ １３◎カード作成のポイント
①利用目的と管理責任を明記する＜必須＞
・・・カード上部の囲みの部分
②要援護の状況は、緊急避難時に対応できる
内容とする。
できる個人情報Ｑ＆Ａ
Ａ１： それらの項目が、町内会活動に必要な情報であることを、 会員にきちんと説明できるものであれば、問題になりませ ん。 取得する情報の意味を町内会できちんと整理し、会員に 不信感を与えることの無いようにしましょう。 カードには「いただいた情報は町内会活動の推進や会員 名簿作成に用い、町内会で管理保管します。」という利用 目的と管理方法をあらかじめ記載し、会員に通知するとよ いでしょう。 １４ Ｑ１：町内会世帯（家族）カードへの記入・提出をお願いする 場合、性別や生年月日、また高齢者には通院先の病院名 や緊急の連絡先なども聞きたいのですが、問題はありま せんか。Ａ２： 本人が他人に見られるのを承知で記載していると思われ るので、法に触れることはありません。ただし、他人に知 られたくないと思われるような場合は、名前記入ではなく 担当者への電話連絡にするなど、申込み方法に工夫をする とよいでしょう。 Ａ３： すでに取得している情報についても、町内会がどう利用 するかを明確にするために、文書で通知しましょう。（３ ページ参照）。 また、８ページの例にあるように、名簿の欄外に取扱い についての説明を記載することも周知になります。 年１回は、回覧や議案書を用いて３ページの例のように 周知することが望ましいでしょう。 １５ Ｑ２：行事の参加案内を班回覧するとき、申込み一覧表に名前 を記入してもらっていますが、情報保護の観点から問題 はありませんか。 Ｑ３：会員名簿を毎年、総会資料に添付していますが、今から でも「町内会活動に利用する旨」を会員に知らせた方が よいでしょうか。また、それは毎年１回行うべきもので しょうか。
Ａ４： 個人情報保護法は、５，０００人以上の民間事業者の個 人情報が漏れないよう適正に管理することを定めた法律で あり、５，０００人以下の町内会は、この法律の適用は受 けません。 しかし、町内会で適正に管理運営していることを周知し て、会員の理解を得るようにしましょう。 Ａ５： 情報は貴重品の意識で、盗難・紛失に気をつけて管理し ましょう。また、不要になった町内会世帯（家族）カード や名簿などは廃棄しましょう。 廃棄することについては、あらかじめ「個人情報取扱基 準」などで決めておくとよいでしょう。 Ａ６： 特定の個人が識別できる写真も、個人情報に該当します。 取材を行うときに、本人から写真掲載について同意を得る とよいでしょう。 集合写真等を撮る場合も事前に目的を伝えて、皆さんの同 意を得ることが望ましいでしょう。 １６ Ｑ４：法律の施行により、会員の過剰な反応で情報の取得・利 用に対する抵抗感が強く、町内会活動に支障を与えてい る状況です。どう対処したらよいでしょうか。 Ｑ５：現在保有している情報（データ）はどのように取り扱う のが適正でしょうか。 Ｑ６：町内会の広報紙に名前をフルネームで掲載し、写真も載 せています。町内会員以外の目に触れることは少ないと 思いますが、問題はありませんか。
Ａ７： アパートに大家さんが住んでいて、その大家さんから入 居者の情報をもらう際は、大家さんは入居者から町内会に 情報提供してもよいという同意を得ていなければなりませ ん。 同意がない場合は、町内会は大家さんから入居者の情報 をもらうことはできませんが、町内会活動に理解と協力を もらえるように大家さんに働きかけましょう。 また、入居者へ直接訪ねるなどして協力要請をしましょ う。 Ａ８： 情報内容にもよりますが、情報が漏れた場合や、名簿を 第三者に悪意を持って渡した場合、それにより名簿に記載 されている人に被害が生じた時は、情報を漏らした人に民 法上、慰謝料支払いの責任が生じることがあります。 会員にも個人としての情報保護義務を周知するとよいで しょう。 １７ Ｑ７：町内会に未加入のアパート入居者が数名います。加入の 勧誘や世帯の把握のために大家さんに氏名などを聞くこ とはできるでしょうか。 Ｑ８：町内会の総会資料に載った会員名簿が悪用された場合、 責任の所在はどこになりますか。
Ａ９： 町内会連合会は、地域での活動の上で大きな役割を担っ ており、単位町内会とのかかわりも多くなっています。 町内会で、あらかじめ町内会連合会に名簿を提出する ことを定めて、それを会員に通知することで、問題なく 提供することができます。 町内会連合会でも個人情報の取り扱い方法を決めるこ とも必要ですが、町内会でもあらかじめどこに名簿を提 供するかを決めておくとよいでしょう。 ⇒ 「個人情報取扱基準」参照・・・２２ページ Ａ１０： とりわけ、会員から名簿に載せてもよいという同意が あれば掲載してよい事項となります。 町内会員は町内会以外に情報提供をしないことは当然 の義務となります。 １８ Ｑ９：自主防災対策などで、町内会連合会から単位町内会名簿 の提出依頼がありました。町内会連合会に単位町内会 名簿を提供することは問題ありませんか。 Ｑ１０：会員の電話番号については、携帯電話のみの人、電話 帳に掲載していない方の取り扱い方について、町内会 員以外には提供しないようお願いしていますが、この 程度でよいでしょうか。
Ａ１１： 緊急時の支援・救護活動は町内会が中心となって行わ れます。安否確認や避難誘導など、あらかじめ町内会員 の情報を把握しておくと、災害時に役立ちます。 世帯（家族）カードの内容は、参考例（２５ページ） のように、要援護の状況がわかるものが望ましいと言え ます。 カード作成時の注意点は、１３ページにあるように「利 用目的」と「管理責任」をカードに記載することが必要 です。 会員がカードに記入し提出した場合、これらの利用目 的に「同意」したことになります。 ⇒ステップ①（３ページ） 個人情報保護法は“情報を出してはならない„という 法律ではありません。 各地で“過剰反応„の声も聞かれますが、町内会は、目 的のために情報を取得し、正しく管理することを伝える とともに、町内会活動は自分の命と財産を守るものであ ることを、会員に理解してもらうことが大切です。 １９ Ｑ１１：災害時等にそなえ、町内会員に世帯（家族）カードの 提出をお願いしますが、なかなか理解が得られません。 注意点があれば教えてください。
Ａ１２： 個人情報保護法は、みんなが知っていること（情報） を適正に守る法律です。 この場合は、個人のプライバシーの問題であり、個人 情報保護の問題ではありません。 ごみ袋は捨てたことにより所有権は本人になくなって いますし、さらに分別していないことはルール違反です。 中を開けて見ることや出した本人を特定してもプライバ シーの侵害にはあたりません。 ２０ Ｑ１２：ごみ置き場に未分別で収集されずに残されたごみ袋の 対応に困っています。中を見たり、それにより出した 人を特定したりすることに問題はありませんか。
２１ 町内会において、個人情報の取り扱いを規約に盛り込 み、具体的内容を決めるためには下記のような手順になる と思われますので、参考にしてください。
＜規約への追加＞
規約に追加する場合は、規約改正が必要になります。 文言の追加は、本文、附則のどちらでもかまいません。 ※規約（会則・附則）だけに定める場合は『「個人情報取扱基準」』の部分を 省く！＜個人情報取扱方法の作成＞
ここで、取り扱いに関する詳細を決めます。 個人情報を管理する方法を示した「個人情報取扱基 準」の事例を次ページのとおり作成しましたので、参 考にしてください。 なお、詳細については各町内会で実情に合わせて決 めてください。町内会の取り扱い事例
（個人情報保護の取り扱い） 第○条 本会が町内会活動を推進するため必要とする個 人情報の取得、利用、提供および管理については、 「個人情報取扱基準」に定め、適正に運用するもの とする。【参考例】 ○○町内会 個人情報取扱基準 （平成○○年○月総会議決） （目的） 第１条 この取扱基準は、個人情報が慎重に取り扱われるべきものであることに基づき、 本会が保有する個人情報の適正な取扱いに関する事項を定めることによって、事業 の円滑な運営を図り、個人の権利利益を保護することを目的とする。 （責務） 第２条 本会は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、町内会活動において 個人情報の保護に努めるものとする。 （周知） 第３条 本会は、この個人情報取扱基準を、総会資料又は回覧により、毎年１回は会員に 周知するものとする。 （個人情報の取得） 第４条 本会は、会長が「町内会加入届」「世帯（家族）カード」などを、会員又は会員 になろうとするものから受理することにより、個人情報を取得するものとする。 ２ 本会が会員から取得する個人情報は、氏名（家族、同居人を含む）、生年月日、 性別、住所、電話番号、援護の要否、緊急時連絡先、その他連絡事項などで会員が 同意する事項とする。 （利用） 第５条 本会が保有する個人情報は、次の目的に沿った利用を行うものとする。 （１） 町内会員の名簿及び住宅地図の作成・配布 （２） 町内会費の請求 （３） 回覧板等による情報伝達 （４） 会員の親睦・交流活動 （５） 防災・防犯など生活安全確保活動 （６） 高齢者や要援護者の支援活動 （７） 敬老祝等の対象者の把握 ２２
（管理） 第６条 個人情報は、会長又は会長が指定する役員が保管するものとし、適正に管理する。 ２ 不要となった個人情報は、会長立会いの下で、適正かつ速やかに廃棄するものと する。 （提供） 第７条 個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に 提供しない。 （１）法令に基づく場合 （２）人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要な場合 （３）公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進に必要がある場合 （４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務 を遂行することに対して協力する必要がある場合 （５）町内会連合会、学校、これらに準じる公共目的の団体 （６）その他、町内会であらかじめ決めた提供先 （訂正と削除） 第８条 本会は、保有する個人情報の訂正請求があった場合において、請求に理由がある と認められるときは、保有する個人情報の訂正をしなければならない。 ２ 本会は、保有する個人情報の訂正又は削除の申し出あった場合は速やかにこれを 訂正又は削除しなければならない。 ◆この「個人情報取扱基準」は、あくまで参考例です。 各町内会の活動内容や実情に応じて、 ●取得する情報の範囲 ●情報を利用する目的（３ページ参照） ●管理方法、廃棄する時期 ●情報の提供先 などをどう定めるか、みんなで話し合って決定しましょう。 ２３
町内会世帯（家族）カード 参考例 ＜これは参考例です。必要に応じて記載内容などは町内会で対応・変更してください。＞
