やさしく名刺ファイリング Pro とは? OKI 複合機のスキャナ機能を活用し 大量の名刺やハガキを文字認識 (OCR) し データベース化することで名刺情報を管理 活用するソフトフェアです < やさしく名刺ファイリング Pro 起動画面 > ネットワーク経由で直接保存 名刺スキャン PC の共有フ

やさしく名刺ファイリング

Pro

（使い方編）

OKI複合機のスキャナ機能を活用し、大量の名刺やハガキを文字認識（OCR）し、

データベース化することで名刺情報を管理・活用するソフトフェアです。

名刺スキャン

PCの共有フォルダへ

ネットワーク経由で直接保存

メールサーバ経由で保存

PCの任意フォルダへ

＜やさしく名刺ファイリング

Pro 起動画面＞

1. 名刺をデータベースに登録するには？・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ・・・4

2. データベースを手動または自動で修正したい・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・15

3. 名刺を社名でソートしたい・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・17

4. 名刺を社名で検索したい・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・18

5. 名刺をサムネイル表示したい・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・19

ます。

_{※台紙は、}

_{紙面が濃い色（黒、赤など）で無地}

_{であれば、何を}

使用しても構いません。（例. 封筒の裏面、濃単色ベタ印刷物など）

※

手書きの文字が含まれていない名刺

をご使用ください。

※置く名刺はオモテ面を下向きにし、

5枚以下

にしてください。

※名刺と名刺の間は、

1cmmくらいのスペース

を空けてください。

手順2） スキャナカバーを閉じて、スキャン To 共有フォルダまたは

スキャン To メールを行います。

操作方法は次頁を参照してください。

解像度：

400dpi以上

読込設定：

カラー

ファイル形式：

_JPEG

※なお、MC780側のスキャン設定は、以下のようにしてください。

1） 操作パネル上のスキャンボタンを押します。

2） スキャン設定をタッチします。

3）フルカラー、400dpiをタッチします。

4）原稿サイズをタッチします。

5） A4、OKをタッチします。

6）OKをタッチします。

※原稿ガラス台からスキャンする場合、MC780dnは

原稿読み取りサイズを「自動」で認識できません。

上記赤枠の箇所をタッチし、原稿サイズを必ず指定

してください。

＜スキャン

To 共有フォルダ操作方法＞

7） 「共有フォルダに保管」をタッチします。

8） 「リモート1」をタッチします。

11） 「スキャン」をタッチします。スキャンが開始されます。

12） 「終了」をタッチします。

※「終了」までタッチしないと、共有フォルダにスキャン保存されま

せんので、注意してください。

2） 「スキャン設定」をタッチします。

3） フルカラー、400dpiをタッチします。

4） 原稿サイズをタッチします。

5） A4、OKをタッチします。

6） OKをタッチします。

1） 操作パネル上のスキャンボタンを押します。

8） ファイル形式をJPEGにします。

7） Eメール送信をタッチします。

11） 終了をタッチします。

以上でスキャン操作は完了です。

※「終了」までタッチしないと、メール送信が開始されませんので

注意してください。

手順3） スキャン To Eメール操作を使った場合、手順2）で取得したJPEGファイルを、自分のパソコンの任意のフォルダ

（例. C:¥scan）へ手動で入れます。

手順5）画面が起動したら、画面上部のツールバーより、「名刺登録」 横の▼を選び、「ファイルから自動登録」を選びます。

※「ファイルから自動登録」は一度選ぶと、この設定は

保存されるので、毎回起動するたびに選ぶ必要は

ありません。

手順6） 「名刺登録」を選び、画像ファイルを選んだ後、「開く」を

選びます。

手順7） 読取処理が開始され、名刺の記載情報（氏名、社名など）

と名刺画像が、「メイン」フォルダの配下に1件ずつ登録

されます。

※

なお、データベースの保存は自動保存されるので、ワードや

エクセルのように、メニューから保存を選ぶ必要はありません。

＜自動振り分け機能＞

氏名をもとに、名刺データを五

十音ごとのフォルダに自動的に

振り分けてくれます。

＜エクスポート機能＞

エクスポートしたいデータにチェックを入れ、

ツール→外部アプリケーション連携→エク

スポート→Excellへ転送を選ぶと、チェック

を入れたデータのみ、エクセルファイルへ

出力できます。

※データベースは追記式です。

よって、一度に大量の名刺をデータベースに登録したいときは、大量の名刺に対して手順1）∼3）を先に行っておき、

あとは手順7）∼8）を繰り返すだけです。1つのデータベースに追記されていきます。

□にチェックを入れます

■データベースへ登録される情報について

→氏名・社名・役職など、以下の赤枠の情報が登録されます。

＜メモ機能＞

したがって、データベース登録後は、人間によるチェックが必要です。誤りがある場合、手動または自動で修正します。

姓は登録されているが、

名が登録されていない

＜手動修正の手順＞

2） 修正したいセルをダブルクリックして、修正します。

3） どれが確認済みか分かるように、レコード情報の「確認済み」にチェックを入れます。

1） 上記のメニューより、「未確認のレコード」をクリックします。（未確認のレコードのみ表示します）

1） 名刺画像ウィンドウ内の「範囲認識」のアイコンをクリック

します。

2） 名前の部分をカーソルで囲みます。

3） 囲んだ部分にカーソルを置いて、マウスを右クリック

して 該当項目を選択します。

4） 自動修正が完了します。

手動修正の手順と比べて、手順2）が違います。以下のように操作してください。

「社名」または「社名読み」を2回クリックすると、昇順または降順でソートされます。（1回クリックすると降順）

社名を2回クリック

昇順にソートされます

名刺検索をクリックして、社名欄に社名を入力し、新規検索をクリックします。

※社名以外に、氏名やグループでも検索できます。

「一覧」横の▼を選んで、「サムネイル表示」を選ぶと、名刺画像をサムネイル表示することができます。