請求書処理: 発注の照合

(1)

請求書処理: 発注の照合

SAP Concur Standard Edition 設定ガイド

最終更新日: 2018 年 4 月 11 日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Standard edition

 Travel

 Invoice

 Standard edition

 Authorization Request

(2)

発注の照合

1

セクション

1:

概要...1

必須ロール...1

用語...3

セクション

2:

発注ベースの支払申請のワークフロー

...3

セクション

3:

発注の照合ルール...3

3 way

マッチングルール...4

セクション

4:

発注の追跡データ設定

...7

セクション

5:

発注のインポート（日本未リリース）...8

3 way マッチングの納品書インポート...8

セクション

6:

発注の照合の設定

...9

基本の処理...9

構成およびアクティブ化...10

3 way マッチングの設定...24

Concur Receiving の設定...29

(3)

改訂履歴

日付注意事項 / コメント / 変更内容

2018 年 4 月 11 日表紙のチェックボックスを変更しました。そのほかの変更および表紙の日付の更新はありません。

2018 年 2 月 15 日「詳細設定を表示」のテキストを更新しました。

2017 年 11 月 4 日 [設定ウィザード] に替えて、新しい [製品設定] ページを追加しました。

2017 年 7 月 8 日「ロール管理者ロール」に関する情報を追加しました。

2017 年 3 月 18 日 [設定ウィザード] にアクセスするためのメニューオプション名が更新されました。

2016 年 12 月 13 日著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

2016 年 11 月 4 日 Concur の機能についての情報を追加しました。

2016 年 4 月 27 日「複数発注」機能についての情報を追加しました。

2016 年 4 月 15 日「3 way マッチング」機能についての情報を更新しました。

2015 年 11 月 20 日新しいステップ番号のスタイルに合わせて画像を更新しました。

2015 年 3 月 13 日初版

(4)

発注の照合

セクション 1: 概要

発注の照合では、見積価格への支払、条件、および注文数を制限するなど、サプライヤーに支払う前に、会社が照合の規定外フラグを識別および解決することによって継続して管理することができます。

自社の会計システムで発注をするお客様は、発注インポートを使用して Concur に発注データをインポートできます。そして、規定外にあたるものを識別したり、正しく照合できたものを素早く通したりするためのルールを設定できます。

照合ルールは、請求書申請と発注の間に差異が検出された場合の反応方法をシステムに指示します。

照合ルールは、問題がない場合にその他の関連申請の続行を許可する一方で、未解決（不一致）

の問題が対処されるまでワークフローに入ってはいけない支払申請にフラグを立てます。Concur では、次の 2 つのタイプの照合方法を提案しています。

 2 way マッチング: 請求書と発注の間の照合（納品書なし）

 3 way マッチング: 請求書と発注と受領済数量の間の照合

2 way マッチングでは、発注および請求書の情報が一致するかを検証し、3 way マッチングでは、

請求書が処理され支払われる前に、請求書と発注および受領済数量（商品の）が一致するかを検

証します。

必須ロール

発注照合ルール機能は、請求書処理の設定管理者のみがアクセスおよび設定できます。

Concur Receiving のロール

この表は、Concur Receiving の操作における各ロール、およびそれらのロールを付与されたユーザーが操作できること、またはできないことを示しています。

ロール可能な操作操作場所条件

発注管理者追加、編集、および納品書や納品書イメージの削除

送信済の発注内なし。

請求書処理可追加、編集、および納品書や納品書イメージの削除

支払申請の [発注]

タブ内なし。

購入申請ユーザーですか？

追加、編集、および納品書や納品書イメージの削除

送信済の発注内「領収書ユーザーですか？」ロールも付与が必要です。

(5)

ロール可能な操作操作場所条件請求書を提出可

能追加、編集、および

納品書や納品書イメージの削除

支払申請の [発注]

タブ内なし。

受領担当者追加、編集、および納品書や納品書イメージの削除

送信済の発注内支払申請や領収書の送信や処理はできません。

用語

このドキュメントおよび請求書処理においては、以下の用語を使用しています。

 Concur Receiving: 請求書処理に納品書データを手動で追加できる機能です。

 発注の請求書: 発注に関連する請求書です。



現在までの累計: 発注（複数の支払申請にわたる一部発送などの状況に関係するも

の）に関連するすべての申請の全期間です。

 関連付け: 申請ヘッダーフォームで一意の発注番号を入力することによって申請が発注と紐づけられるときに作成される関係です。

 照合ルール: 次のように構成されます。



単一の発注が単一の支払申請と一致する場合の個別の照合ルール、または複数の発

注が単一の支払申請と一致する場合の個別の照合ルール



単一の支払申請が複数の発注と一致する場合の「現在までの累計」の照合ルール

セクション 2: 発注ベースの支払申請のワークフロー

承認プロセスを反映するワークフローは、通常、事前承認済の支出の方法と併せて使用されます。

すべての請求書は、確認のため請求書の所有者に送られます。請求書の所有者が請求書を送信すると、それが発注ベースの請求書であり、かつブロックしている照合の規定外フラグがない場合に、止まることなく後方処理に移行します。

(6)

セクション 3: 発注の照合ルール

照合ルールは、請求書と発注の間に差異が検出された場合の反応方法をシステムに指示します。

簡単な例では、請求書に示された単価と発注に示された単価との比較などです。

お客様の Concur Invoice の使用方法によって、異なる照合の組み合わせや、2 way マッチングと 3 way マッチングの組合せが必要な場合があります。複数の照合ルールのニーズに対応するために、お客様は、それぞれの請求書や発注の組合せに対し、適切な照合ロジックを使用するよう Concur Invoice に指示する複数のルールグループを設定することができます。

次のような 2 つのタイプの照合ルールを使用することができます。



個別の発注照合ルール: これらのルールは、現在の請求書と発注の間の 1 対 1 の比較です。これらは、ヘッダー、行項目、および単価対単価などを比較した支払先レベ

ルの選択をもとに実行されます。



現在までの累計発注照合ルール: このルールは、すべて関連する請求書と発注の間

の 1 対複数の比較です。これらは、同じ発注番号を含むすべての請求書の累計をもとに

実行されます。たとえば、支払申請の数量の累計と承認済の発注の数量を比較するなど

です。これは、部分発送などのケースで特に役立ちます。

これらのルールは [設定] の [発注の照合] ページで設定します。

発注照合ルールは次のような場合に使用します。

 発注に関連する請求書が発注の範囲外の金額および値を含むことをユーザーに警告する。

 未照合の申請の数量および金額を識別する際に、システムが使用する許容範囲を設定する。



ユーザーへの説明テキストを含む規定外フラグメッセージを表示する。

 解決するまで規定外フラグを表示し提出を阻止するか、警告を表示するのみにするかを指定する。



発注照合ルールの設定についての詳細情報は、本ドキュメントのセクション「ステップ 3: 発注照合ルールを設定する」をご参照ください。

3 way マッチングルール

3 way マッチングでは、2 つの発注照合ルールが利用可能です。Concur は、この機能を最大限に活かすために、両方のルールを使用することをお勧めします。

納品書ルール

納品書ルールは、請求書の行項目に対して納品書が存在しているかどうかを確認する個別の発注照合ルールです。行項目に関連する納品書がない（ただし発注の行項目に関連付けられている）

場合、請求書一覧が表示されるページに規定外フラグルールが表示されます。

(7)

納品書を必要とする発注に、少なくとも 1 つの納品書が関連付けられている場合、このルールは「表示警告」または「提出を拒否」として設定できます。このルールは、初期設定ではオフ

（無効）に設定されています。

請求済数量と受領済数量ルールの比較

「請求書の数量」ルールは「現在までの累計発注照合」ルールで、関連する納品書の合計数量に対する（一致した数量を基にした）請求済の合計数量を比較します。

該当の納品書に関連するすべての請求書の行項目に対する請求済数量が、関連する納品書の受領

済数量において、設定された数値やパーセント値を上回る場合、このルールは「表示警告」または「提出を拒否」として設定できます。このルールは、初期設定ではオフ（無効）に設定されています。

(8)

例 1

次のような条件の場合:

発注

行 1: 発注済数量が 30 納品書

GRN#1: 受領済数量が 20

請求書

請求書 1: 行 1 の数量が 10 請求書 2: 行 1 の数量が 10 請求書 3: 行 1 の数量が 10

システムは、「請求書 1: 行 1」および「請求書 2: 行 1」を「GRN#1」に関連付けます。この請求書に関連付けるための利用可能な納品書がないため、システムは「請求書 3: 行 1」を納品書に関連付けません。ただし、ユーザーが「請求書 3: 行 1」を「GRN#1」に関連付けると、

「現在までの累計発注照合」ルールが発動し、3 つの請求書すべてに規定外フラグを立てます。

例 2

次のような条件の場合:

発注

行 1: 発注済数量が 30 納品書

(9)

GRN#1: 受領済数量が 20

請求書

請求書 1: 行 1 の数量が 30

システムは、「請求書 1: 行 1」を「GRN#1」に関連付けます。納品書の数量が請求書の数量を下回るため、「現在までの累計発注照合」ルールが発動し、「請求書 1: 行 1」に規定外フラグを立てます。

納品書の関連付け

Concur Invoice は、次のようなロジックを使用して、支払予定の請求書行に対して、関連する購

買発注行の利用可能な納品書を自動的に関連付けようとします。

 請求書処理は請求書行に利用可能な納品書を順番に関連付け、それぞれの請求書行に GRN #1、GRN #2、およびその他から利用可能な数量を入力します。

 発送伝票番号で指定されている請求書に対し、請求書処理はそれを同じ DSN のある GRN に関連付けます。請求書が同じ DSN のある GRN を見つけられない場合、順番に関連付けるロジックに戻ります。

セクション 4: 発注の追跡データ設定

発注の追跡データ設定に対する特定の設定はありません。請求書に対し設定済の追跡データ設定フィールドは、発注にも適用されます。



追跡データ設定についての詳細情報は、設定ガイド「追跡データ設定（製品共通）」をご参照ください。

セクション 5: 発注のインポート（日本未リリース）

発注は FTP または Web サービス経由で請求書処理にインポートされます。

発注のインポートファイルには、発注が想定する納品書のタイプを示す際に使用できる、[領収書タイプ] というフィールドがあります。この表示は、照合の設定には必要ありませんが、異なる納品書のタイプが想定される複数の発注がある場合、および異なる照合ルールをそれぞれに応

じて設定する必要がある場合に役立ちます。[領収書タイプ] フィールドはオプションで、次の

ような値があります。



0（既定。納品書なし。2 way マッチング）



2（受領済数量。3 way マッチング）

 詳しくは、インポート/抽出の仕様「請求書処理: Purchase Order Import」を

お読みください。

(10)

3 way マッチングの納品書インポート

3 way マッチング機能を使用する前に、納品書ファイルをインポートする必要があります。インポートは、FTP インポート経由、API 経由、または Concur Receiving を使用した納品書データの入力によって行うことができます。請求書処理にインポートする納品書情報によって、システムは受信する請求書行を関連付けたり検証したりすることができます。関連する納品書情報は、その後 [支払勘定抽出] を介して抽出することができます。

納品書ファイルには以下の情報が含まれます。

フィールド説明必須

品目受領書番

号 (GRN) GRN は項目の納品書を確認するために購入者によって作成されたドキュメントです。

購入者は発注の複数行にわたる 1 つの配達に対し単一の GRN 注釈を発行することができます。

〇

発注番号および行番号

発注番号および発注の行番号です。〇

受領済数量受領済の増分数量を表示しています。〇

単位受領済数量を判断する単位を示します。たとえば、項目、個数、およびトンなどです。

購入者から提供されない場合、購買発注行の単位を既定に設定します。

×

納品書の日時納品書が受領済となった日時です。〇

発送伝票番号

(DSN) 特定の項目の配達に対するサプライヤーの参照番号です。 × カスタムフィ

ールドインポートのニーズに応じてカスタマイズして使用できるカスタム

フィールドです。 ×

 詳しくは、インポート/抽出の仕様「請求書処理: Purchase Order Receipt Imp ort Version 2 (Quantity Receipt for Three-Way Match)」をご参照ください。

セクション 6: 発注の照合の設定

このセクションを使用して、発注の照合機能を有効化および設定します。

基本の処理

この機能を実装するには、使用開始の前にいくつかの基本的な準備および設定が必要です。お客様および Concur は、以下のアクションを実行して機能を設定およびアクティブ化します。

 （Concur）発注の照合機能を有効化する: Concur 側で機能を有効化します。

 （お客様）発注の照合を設定する: 請求書処理で発注機能が利用可能になったら、

以下を行います。

(11)

o 発送先住所を追加する: お客様の管理者は、[製品] > [請求書処理] > [会社の

所在地] ページで発送先住所を入力する必要があります。

o 発注照合ルールを設定する: お客様の管理者は、発注および支払申請に対して照合ルールを設定します。

o 発注管理者ロールを割り当てる: お客様の管理者は、[製品] > [請求書処理] >

[ユーザーアカウント] ページで各ユーザーに対しこのロールを割り当てます。

構成およびアクティブ化

以下のステップで、発注の照合機能の設定方法およびユーザーロールの割り当て方法を説明しています。

ステップ 1: 発注の照合機能を有効化する

Concur の管理者が内部ツールで発注の照合機能を有効化します。

ステップ 2: 発送先住所を追加および管理する

サプライヤーが商品またはサービスを発送する場所を把握することを確実にするためには、管理者は [製品] > [会社の所在地] ページで [発送先] の値を入力する必要があります。発送先の

住所は変更または削除できます。発送先の住所を削除した場合、そのレコードは「ソフトデリ

ート」されるのみです。よって、現在そのレコードを使用している申請に対しては利用できます。



会社の所在地にアクセスするには:

1. [管理] > [請求書処理の設定] または [経費精算と請求書処理の設定] をクリックします。

2. [製品] リストで [請求書処理] をクリックします。

(12)

3. [支出の記録] セクションで、[Xつの詳細設定を表示] をクリックします。

(13)

4. [会社の所在地] をクリックします。

(14)

[会社の所在地の管理] ページが表示されます。



発送先の住所を追加するには:

1. [会社の所在地の管理] ページで [新規] をクリックします。[会社の所在地の新規追加]

ウィンドウが表示されます。

(15)

2. 適切なフィールドを入力します。

フィールド説明 / コメント名前

(必須) 特定の住所を識別する一意の名前です。

ヒント: 所在地は名前の値を使用して検索されます。 [会社の所在地] で発送先または請求先の住所を作成する際は、必ず名前を入力してください。

住所コード

(必須) これは、お客様の会計システムにおいて特定の住所を識別する

ために使用する外部 ID です。

住所 1 (必須)

住所（その 1）

住所 2

(オプション) 住所（その 2）

住所 3

(オプション) 住所（その 3）

市区町村

(必須) 住所（市区町村）

郵便番号

(必須) 住所（郵便番号）

国コード

(必須) 住所（国コード）

都道府県/州

(必須) 住所（都道府県または州）

3. [保存] をクリックすると新しい住所が登録されます。[会社の所在地の管理] ページにそれぞれの新しい住所の行が表示されます。

(16)



発送先の住所を編集するには:

1. [会社の所在地の管理] ページで、住所を選択して [修正] をクリックするか、住所を直

接ダブルクリックします。[発送先の場所の修正] ウィンドウが表示されます。

2.

必要に応じて既存の値を編集すると、住所が更新されます（このフィールドについて詳

しくは、「発送先の住所を追加するには」の手順の表をご参照ください）。

3. [保存] をクリックします。



発送先の住所を削除するには:

1. [会社の所在地の管理] ページで、削除する住所を選択して [削除] をクリックします。

2. [会社の所在地を削除] ウィンドウで [はい] をクリックします。

(17)

[会社の所在地の管理] ページから住所が削除されます。

ステップ 3: 発注照合ルールを設定する

Concur がこの機能を有効化すると、お客様の管理者に対し [製品] で [発注の照合] ページが表示され、発注および請求書に対して照合ルールを設定することができます。

 個別の発注照合ルールを設定するには:

(18)

3. [支出の記録] セクションで、[Xつの詳細設定を表示] をクリックします。

(19)

4. [発注の照合] をクリックします。

(20)

[個別の発注照合ルール] ページが表示されます。

5. 適切なフィールドに入力します。

ルール説明

単価（行項目）それぞれの関連する行項目に対し、発注の単価と請求書の単価を比較します。

行の数量（行項

目）それぞれの関連する行項目に対し、発注の数量と請求書の数量を比較します。

総計（ヘッダー項

目）発注の総計と請求書の総計を比較します。

通貨（ヘッダー項

目）発注の通貨と請求書の通貨を比較します。

支払先発注の支払先と請求書の支払先を比較します。

支払先住所発注の支払先住所と請求書の支払先住所を比較します。

6.

各ルールに対して以下のオプションを選択してください。



パーセント値: ルールがフラグを発動するパーセント値を選択します。たとえば、

パーセント値が 1 で発注金額が 1000 の場合、1010 以上の申請は規定外フラグを

発動します。



単位: ルールが規定外フラグを発動する数値（等しい、またはそれ以上）を指定し

ます。たとえば、単位が 100 で発注金額が 1000 の場合、1100 に等しい、またはそれ以上の申請は規定外フラグを発動します。

 通貨: 会社が使用する基本の通貨を選択します。システムは、受信した申請で使用されている代替の通貨の換算を自動的に計算して適用します。

(21)

NOTE: 許容範囲の指定は、通貨、支払先、および支払先住所には関係しません。

7. 発注と請求書の間で一致がなく、警告の表示または提出を拒否する必要がある場合に選

択します。

8. [メッセージ] をクリックして、ユーザーに表示される規定外フラグテキストを指定します。

 現在までの累計発注照合ルールを設定するには:

1. [個別の発注照合ルール] ページで、[現在までの累計発注照合ルール] をクリックします。

2. 適切なフィールドに入力します。

ルール説明

税（日本未対応）関連する各行項目で、この発注番号を共有するすべての申請の発注の税と累積の税を比較します。

行の数量関連する各行項目で、この発注番号を共有するすべての申請の発注の数量と累積の数量を比較します。

行の総額関連する各行項目で、この発注番号を共有するすべての申請の発注行項目の総額と累積行項目の総額を比較します。

総額この発注番号を共有するすべての申請の発注の総額と累積の総額を比較します。

正味金額この発注番号を共有するすべての申請の発注の正味金額と累積の正味金額

(22)



パーセント値: ルールセットがフラグを発動するパーセント値を選択します。たと

えば、パーセント値が 1 で発注金額が 1000 の場合、1010 以上の申請は規定外フラグを発動します。



単位: ルールセットが規定外フラグを発動する数値を指定します。たとえば、単位

が 100 で発注金額が 1000 の場合、1100 に等しいまたはそれ以上の申請は規定外フラグを発動します。

 通貨: 会社が使用する基本の通貨を選択します。システムは、受信した申請で使用されている代替の通貨の換算を自動的に計算して適用します。

4. 一致がなく、警告の表示または発注の提出を拒否する必要がある場合に選択します。

5. [メッセージ] をクリックして、ユーザーに表示される規定外フラグテキスト指定します。

ステップ 4: 発注管理者ロールを割り当てる

[製品設定] の [ユーザー] ページで、お客様の管理者は発注管理者ロールを選択（有効化）できます。このロールを付与されたユーザーは、発注処理者ロールにアクセスして、システム内のすべての発注を検索および確認することができます。



発注管理者ロールを割り当てるには：

3. [Concur にアクセス] セクションで、[ユーザーアカウント] をクリックします。

(23)

4. [製品設定] の [ユーザー] ページで、ロールを付与するユーザーをダブルクリックします。

5. [製品設定] の [ユーザー] ページで、[発注管理者ですか?] オプションを選択して [保存] をクリックします。

(24)

3 way マッチングの設定

管理者が 3 way マッチングを設定開始する前に、お客様は納品書ファイルをインポートする必要があります。インポートは、FTP インポートまたは API 経由で可能です。



発注に 3 way マッチングルールを追加するには:

(25)

3. [支出の記録] セクションで、[詳細設定を表示] をクリックします。

(26)

4. [発注の照合] をクリックします。

(27)

[個別の発注照合ルール] ページが表示されます。

5. [個別の発注照合ルール] ページで、[領収書] のチェックボックスを選択（有効化）します。

6. （オプション）また、規定外フラグメッセージを設定し、ルールの右側にあるリストを使用して申請の提出を許可するか許可しないかを設定します。

 規定外フラグメッセージのみ: リストから [表示警告] を選択し、[メッセージ]

をクリックしてメッセージを編集します。

 提出を拒否: リストから [提出を拒否] を選択し、申請の提出および処理を許可しないようにします。[メッセージ] をクリックしてメッセージを編集します。

(28)

7. [現在までの累計発注照合ルール] ページで、[請求書の数量] を選択（有効化）し、単

位やパーセント値を指定し、ルールを発動させる値を指定します。



単位: ルールセットが規定外フラグを発動する数値（等しい、またはそれ以上）を

指定します。たとえば、値が 100 で、この購買発注行の受領済数量が 1000 の場合、

1100 に等しい、またはそれ以上の申請は規定外フラグを発動します。



パーセント値: ルールセットがフラグを発動するパーセント値を選択します。たと

えば、パーセント値が 1 で受領済数量が 1000 の場合、1010 以上の申請は規定外フラグを発動します。

8. （オプション）また、規定外フラグメッセージを設定し、ルールの右側にあるリストを使用して申請の提出を許可するか許可しないかを設定します。

 規定外フラグメッセージのみ: リストから [表示警告] を選択し、[メッセージ]

をクリックしてメッセージを編集します。

 提出を拒否: リストから [提出を拒否] を選択し、申請の提出および処理を許可しないようにします。[メッセージ] をクリックしてメッセージを編集します。

NOTE: 単価や支払先などの適合する状況で一般的に使用するその他すべてのルールを含めるこ

とをお勧めします。



詳細については、ユーザーガイド「Purchase Order Receipt Import」および

「発注の照合」をご参照ください。

Concur Receiving の設定

ユーザーは納品書データを手動で請求書処理に追加できます。これにより、請求書処理で納品書

を受け取り、3 way マッチングを使用するお客様にとって、請求書の処理の管理がより簡単になります。

ユーザーが請求書処理を操作して納品書を管理し始める前に、Concur の担当者が内部専用ツー

ルを使用して Receiving 機能をアクティブ化する必要があります。アクティブ化の際は、Concu r までお問い合わせください。

Concur Receiving 機能がアクティブ化されると、お客様の管理者は、たとえば、会社の商品を受け取り、発注または請求書を送信および処理する権限なしで納品書データを入力、更新、および削除する必要があるユーザー向けに、受領担当者ロールを追加できます。



受領担当者ロールをユーザーに割り当てるには:

(29)

3. [Concur にアクセス] セクションで、[ユーザーアカウント] をクリックします。

(30)

4. [製品設定] の [ユーザー] ページで、ロールを付与するユーザーをダブルクリックします。

5. [受領担当者] オプションを選択し、[保存] をクリックします。



詳細情報については、ユーザーガイド「請求書処理: 発注の照合」をご参照く

請求書処理: 発注の照合