請求書処理: 発注の照合

(1)

請求書処理: 発注の照合

SAP Concur Standard Edition ユーザーガイド

最終更新日: 2018 年 6 月 14 日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Standard edition

 Travel

 Invoice

 Standard edition

 Authorization Request

(2)

ii ユーザーガイド請求書処理 Standard Edition: 発注の照合最終更新日: 2018 年 6 月 14 日

改訂履歴

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2018 年 6 月 14 日コピーダウンの英語表記を変更しました（copy-down から copydown へ）。表紙の

日付の変更はありません。

2018 年 4 月 11 日表紙のチェックボックスを変更しました。そのほかの変更および表紙の日付の変更は

ありません。

2017 年 11 月 4 日 [設定ウィザード] に替えて、新しい [製品設定] ページを追加しました。

2017 年 7 月 8 日「受領担当者ロール」に関する情報を追加しました。

2017 年 4 月 22 日請求書に関連する納品書の編集や削除ができないユーザーについての情報を追加しま

した。

2016 年 12 月 13 日著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

2016 年 12 月 5 日コンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありません。

2016 年 11 月 4 日 Concur Receiving 機能についての情報を追加しました。

2016 年 8 月 12 日 [製品設定] タブイメージを更新し、ブロックされていない発注の照合エラーが発生す

る場合の警告についての情報を追加しました。

2016 年 4 月 15 日以下に関する情報を追加しました。

• 3 way マッチング

• 複数発注

• 購買発注行から支払申請行への経費タイプの自動コピーダウン

• 支払申請および発注の自動関連付け

2015 年 6月 12 日 [発注照合の概要]、[支払申請] および [発注] タブの再設計についての情報を更新し

ました。

2015 年 3 月 13 日初版

(6)

(7)

発注の照合

セクション 1: 概要

発注の照合では、見積価格への支払、条件、および注文数を制限するなど、サプライヤーに支払う前に、会社が照合の規定外フラグを識別および解決することによって継続して管理することができます。

自社の会計システムで発注をするお客様は、発注インポートを使用して Concur に発注データをインポートできます。そして、規定外にあたるものを識別したり、正しく照合できたものを素早く通したりするためのルールを設定できます。

Concur では、次の 2 つのタイプの照合方法を提案しています。

• 2 way マッチング: 請求書と発注の間の照合（納品書なし）

• 3 way マッチング: 請求書と発注と受領済数量の間の照合

2 way マッチングでは、発注および請求書の情報が一致するかを検証し、3 way マッチングでは、請求書が処理され支払われる前に、請求書と発注および受領済数量（商品の）が一致するかを検証します。

必須ロール

Concur の管理者が発注の照合機能を有効化すると、お客様の管理者は、請求書処理の発注の照合機能にアクセスして設定できます。

Concur Receiving のロール

この表は、Concur Receiving の操作における各ロール、およびそれらのロールを付与されたユーザーが操作できること、またはできないことを示しています。

(8)

2 ユーザーガイド請求書処理 Standard Edition: 発注の照合最終更新日: 2018 年 6 月 14 日

ロール 可能な操作 操作場所 条件

発注管理者追加、編集、および納品書や納品書イメージの削除

送信済の発注内なし。

請求書処理可追加、編集、および納品書や納品書イメージの削除

支払申請の [発注] タブ内なし。

購入申請ユーザーですか？

追加、編集、および納品書や納品書イメージの削除

送信済の発注内「領収書ユーザーですか？」ロールも付与が必要です。

請求書を提出可能追加、編集、および納品書や納品書イメージの削除

支払申請の [発注] タブ内なし。

受領担当者追加、編集、および納品書や納品書イメージの削除

送信済の発注内支払申請や領収書の送信や処理はできません。

関連ロール

未割り当て請求書の管理者: 後方処理の担当者に依存する請求書のコード化、割り当ての処理、

および申請の再割り当てを行えます。

請求書を提出可能: 支払申請を作成して提出することができます。

発注管理者: 一般的に、お客様の発注システムで発注を更新する発注の専門家です。発注管理者 は、モジュール内のすべての発注を閲覧できます。さらに、購入申請および発注を処理することもできます。

(9)

発注申請のライフサイクル

NOTE: 規定外フラグがない場合、請求書は支払処理のために請求書支払マネージャーに送られ

ます。

発注の処理方法

1. Invoice Capture

 発注および発注以外の請求書を集中的に取り込むことができます

2. 関連付けおよび初期照合

 発注ベースの請求書は、入力された発注番号を基に発注と関連付けられます

 請求書処理を集中的に行う組織では、一般的に未割り当て請求書の管理者が最初に請求書の情報を電子化します

(10)

 Concur はお客様の ERP からの発注データのコピーを保持します（Web サービス

または FTP 経由）（日本未対応）

 照合ルールは、請求書の所有者がアサインされたときに初めて実行され、規定外フラグが立ちます。

3. 規定外フラグの解決

 請求書の所有者（または請求書処理を集中に行う組織の場合未割り当て請求書の管理者）は、規定外フラグの確認および解決を行います

 システムは、関連する発注の全体を視認し、比較のために発注書の行と請求書の行を横並びにして、解決を迅速に行います

 請求書の所有者や未割り当て請求書の管理者は、ポリシーの許す範囲で調整を行い、

必要に応じて、修正のために発注または支払先に質問をします

 後方処理では、システムにあるすべての請求書を確認し追跡できます

4. 提出

 規定外フラグでは、警告を作成するか、申請提出前に完全な解決を必須とする（提出不可）かを設定できます

 提出不可の規定外フラグがない場合、システムは照合済の請求書を既定の最終処理に進めます。それ以降のマネージャー承認は必要ありません

5. 支払処理

 請求書は最終処理および支払に移行します

発注照合の「将来像（モデル）」の確立

発注の処理には、複数のロールおよび部署が関係することがあり、コンカー内の照合ルールを変更するためにはビジネスプロセスの再構築が必要になる場合があります。そのため、Concur の担当者と連携し、現状を踏まえた上でモジュールの「将来像（モデル）」を計画することが重要です。下図のフローは、ハイレベルなベストプラクティスモデルで、さらに主要な検討事項を提示しています。

(11)

注意:

• 請求書のコード化: （代替）請求書の所有者は、請求書を作成および電子化することが できます。

• 解決可能？: （代替）請求書の所有者は、現在の請求書を編集して規定外フラグ（「過 少支払」ともいう）を解決するか、支払先に問い合わせて修正済の請求書またはクレジットメモを発行してもらうことができます。

• すべての発注に問題なし: （代替）発注管理者はお客様のシステムで編集することがで きます。その後、発注インポート（日本未対応）経由で Concur を更新することができます。

• 最終照合: 一致ステータスに関わらず、すべての請求書は請求書の所有者に送られます。

所有者は、請求書全体として、要件を満たした納品書を照合する機会があり、リスト表示から完全に照合を一致させることができます。行レベルの照合が必須の場合、これは別のシステムで実行する必要があります（お客様の ERP など）。

(12)

発注に紐づけられた請求書は請求書の処理者に直接送られます（その他のマネージャー承認は追加できません）。

発注申請の画面の概要

[照合の概要] は、申請のすべての側面を単一の表示にまとめています。オプションを使用して 請求書や発注の詳細を確認したり、アクションを実行したりすることができます。

照合の概要タブ

この包括的な表示には以下が含まれます。

• 照合の規定外フラグセクション: 現在のすべての規定外フラグを一覧表示します。

• 行項目サマリーセクション: 請求書と発注の両方（および発注が 3 way マッチングの 場合は納品書）に関する主要フィールドを含み、行項目を一致または不一致させることができます。

• 横並び表示: 申請、発注、および関連する領収書イメージを表示します。支払先、ヘッ ダーおよび各行項目間を簡単に移動できる [前へ] および [次へ] ボタンを含みます。

• 請求書の表示: 同じ発注番号と関連している請求書を表示します。

(13)

行項目の一致

ユーザーは、1 つ以上の請求書の行項目および 1 つの一致する購買発注行項目を選択して [一 致] ボタンをクリックすることにより、同時に行項目のセットを一致させます。または、右クリ ックで一致を実行することもできます。

ユーザーが未一致の請求書または発注の行項目をクリックすると、選択された行項目はハイライトされ、対応するチェックボックスが自動的にオンになります。システムは、その後 [一致] ボタンを有効化します。

ユーザーが既に一致済の支払申請または発注の行項目をクリックすると、一致済の支払申請の行項目に対して [一致解除] ボタンが有効化されます。

(14)

さらに、[請求書] および [発注] タブの各エンティティに申請および発注が表示されます。ユーザーはフィールドアクセス設定に基づいて編集することができます。

3 way マッチングでは、ユーザーは [照合の概要] タブおよび請求書の詳細表示の [発注] タブに納品書が表示されます。

それぞれの発注の行項目の納品書情報は、対応する購買発注行項目内に格納されており、納品書番号、発送伝票番号、受領日、および受領数量を確認できます。

Concur Invoiceは、ユーザーが支払申請の行項目を選択すると、一致済の購買発注行項目およ

び納品書をハイライトします。

(15)

発注タブ

[発注] タブでは、規定外フラグを解決するために必要な比較情報が提供されます。発注データ は読取専用のため、すべての変更は発注システムのレコードで行う必要があります。

請求書タブ

[請求書] タブには、発注に関連する請求書についてのすべての情報が含まれます。

セクション 2: 発注の関連付け

請求書に Concur のシステム内の発注と一致する発注番号の値が含まれる場合、その申請は発注と関連付けられます。これは、請求書の作成中に関連付けられる場合や既存の請求書を変更した場合に起こりえます。

申請の手動作成時の関連付け

ユーザーインターフェースで請求書を作成する際、発注番号を入力すると、申請を発注に自動で関連付けます。

(16)

読み込み処理による関連付け（日本未対応）

システムが読み込み処理をとおして請求書を処理する場合、発注番号は [Invoice Capture] の [照合] ページの [発注番号] フィールドに表示されます。読み込まれた発注番号は、いかなる場 合でも請求書に引き継がれます。ただし、重要なことは、読み込まれた発注番号が Concur のシステム上の発注書に関連付けられない限り、すべての発注関連の照合が発生しない、ということです。有効な関連付けがある場合、コピーダウンおよび照合ルールの検証が発生します。ない場合でも、システムはその他のコピーダウンや照合なしで発注番号を請求書に送ります。

[照合] ページにアクセスするには、[請求書処理] > [Invoice Capture] に移動し、[照合] を クリックします。

[照合] ページ:

[照合] ページの [発注番号] フィールドの詳細表示:

(17)

複数の発注への請求書の関連付け

Concur Invoiceは、複数の発注に関連付けられた請求書を処理することができます。これは、

特定の請求書に紐づけられた複数の発注に対して、1 つの請求書のみを受け取ることを希望するお客様に役立ちます。

お客様によっては、ヘッダーレベルで発注番号を参照したいくつかの請求書と、行項目レベルで発注番号を参照した（各行項目の発注番号が異なる場合あり）いくつかの請求書とが混在した 1 つの請求書を受け取る場合があります。

複数発注機能では、Concur Invoiceは支払申請の行項目レベルでの発注番号の関連付けをサポートしています。

この機能では、次のことが可能です。

• 行項目レベルでの発注番号の有効化

• 行項目レベルでの発注番号の無効化

• [請求書] タブの請求書の行項目の関連する発注番号の変更

• [発注] タブでの特定の請求書に関連する各発注の表示

行項目レベルの発注の有効化および無効化

請求書に関して [アクション] メニューにある [行レベル発注の有効化] コマンドを従業員に提供しています（請求書の行項目レベルの発注番号フィールドの有効化が Concur によってアクティブ化されている場合）。ユーザーは [新規の請求書の作成] ページの [発注検索]に対象の一つ の発注番号を入力し、選択します。これは、すべてのヘッダー発注ベースのコピーダウンの第一 の発注番号として機能します。その後、ユーザーは [行レベル発注の有効化] オプションを選択し、[請求書] タブの行レベルに手動で発注番号を追加することができます。このオプションが選択されている（有効）の場合、ユーザーが複数の発注の請求書を保持していることを示し、行レベルの発注番号フィールドが表示されて編集可能になります。ユーザーが行項目を追加すると、

第一の発注が最初の行の発注に既定として設定されます。この行レベルの発注番号は変更することができます。また、ユーザーが追加の行項目を作成すると、前の行の発注番号が新しい行に既定として設定されます。

(18)

ユーザーが発注番号を変更する場合は、次の操作を行います。

• ヘッダーレベルで実行: ユーザーが変更行う場合、ヘッダーのコピーダウンも同様に変 更されることが通知されます。行項目レベルの発注番号は変更されません。

• 行項目レベルで実行: 行項目の発注番号が変更され、次の行にまだ発注番号がない場合、

次の行の既定の設定が新しい発注番号になります。

ユーザーには [請求書] タブの特定の請求書に付随するすべての発注が表示されます。請求書を異なる発注に関連する購買発注行項目に一致させるには、[照合の概要] タブで行う必要があります。

発注が変更または更新されると、Concur Invoiceはその発注がいずれかの請求書の行項目に関連付けられていないかを確認します。発注が保存されると、Concur Invoiceは既存の関連する請求書に対して設定済の照合ルールを実行します。

複数発注機能を無効化する場合、[アクション] メニューの [行レベル発注の無効化] コマンドを選択して実行できます。



行項目レベルの発注を有効化するには:

1. [新規の請求書の作成] ページの [発注検索] フィールドで、発注番号の入力を行い、使

用する発注番号を選択します。

2. [アクション] メニューの [請求書詳細の入力] ページで、[行レベル発注の有効化] をク

リックします。

(19)

[発注番号] 列が行項目レベルに追加されます。



行項目レベルの発注を無効化するには:

1. 目的の請求書を開きます。

2. [アクション] メニューで、[行レベル発注の無効化] をクリックします。

(20)

3. 表示された [確認してください] ウィンドウで [はい] をクリックします。

NOTE: 対象となっている行項目に関連するすべての発注番号を本当に削除するかどうか

を確認してください。

購買発注行項目の関連付け

請求書が複数発注に関連付けられている場合、システムはそれぞれの請求書の行項目とそれに対応する発注との間にリンクを作成します。その後、発注番号は、請求書行と適切な発注行の間の行の関連付けに使用されます。自動行関連付けを使用するよう選択している場合、このロジックは複数発注にも使用されます。

行項目レベルの発注ベースのコピーダウンは、関連する購買発注行項目から発生します。

(21)

NOTE: 発注番号のない請求書の行項目は、システムによって購買発注行項目に関連付けられません。

ユーザーが請求書の行項目に対して関連付けられた発注番号を変更する必要がある場合、[請求 書] タブから実行できます。

複数発注の表示および管理

ユーザーは、[発注] タブおよび [照合の概要] タブで複数発注を表示および管理できます。

発注タブ

ユーザーは、[発注] タブでリストの特定の請求書に関連するそれぞれの発注を選択できます。

ユーザーが発注を選択すると、発注の詳細が表示され、通常どおりに発注作業を行うことができます。



複数発注を表示および管理するには:

1. 目的の請求書を開きます。

(22)

2. [発注] タブをクリックします。

3. リストで、表示または作業する発注を選択します。

照合の概要タブ

既定で、ユーザーに対し[照合の概要] タブの[発注] リストのヘッダーレベルの発注が表示されます。

ユーザーが [請求書] リストで行項目の発注をクリックすると、その請求書に関連付けられた発注が [発注] リストに表示されます。

(23)

(24)

PO（発注）から項目をコピー

[PO から項目をコピー] ウィンドウで、ユーザーは作業中の請求書に紐づけられた発注のすべて の行を確認することができます。

横並びで編集

[横並びエディター] ウィンドウで、ユーザーまたは処理者に対し、問題となっている請求書に 紐づけられたすべての発注リストが表示されます。そのリストのうち 1 つの発注を選択すると、

ユーザーまたは処理者に対し、[発注] セクションに発注ヘッダーデータが表示されます。発注ヘッダーデータはリストで選択した発注によって変わりますが、請求書のヘッダー（詳細）は同じ請求書が表示されます。

(25)

(26)

異なる発注に請求書を関連付ける

異なる発注に請求書を関連付けるには、請求書を開いて、新しい発注番号を直接 [請求書] タブの [発注番号] フィールドに入力します。

請求書に発注を自動で関連付ける

請求書と発注にそれぞれ 1 つの行項目がある場合、Concur Invoiceは自動で請求書の行を購買発注行と関連付けます。

発注の関連付けと経費タイプ

ユーザーが手動で請求書の行項目と発注の行項目を関連付ける場合、または、システムが請求書の行項目と発注の行項目を関連付ける場合、購買発注行項目の経費タイプは自動で請求書の行項目にコピーダウンし、請求書で正しい経費タイプが処理されたかどうかを確認します。

請求書を発注に関連付けられない請求書に変更する

誤って発注に関連付けられた請求書が、本来は発注に関連付けられない請求書であった場合、ユーザーは発注を再分類できます。



請求書を発注に関連付けられない請求書に変更するには:

1. 請求書処理ページから、変更する 1 つ以上の請求書を選択します。

(27)

2. [アクション] メニューで、[発注以外に変更] コマンドをクリックします。

3. 表示された [確認してください] ウィンドウで [はい] をクリックします。

請求書は別のユーザーへの再割り当てが必要になる場合があります。その場合、請求書が未提出の状態で、かつ新しい請求書所有者が新しいポリシーにアクセスできることを確認してください。

そして、請求書を開き、[割り当て] ボタンで新しい請求書所有者に再割り当てします。任意で、

[コメント] フィールドにコメントを追加します。

新しい請求書所有者が新しいポリシーへのアクセス許可を保持していない場合、割り当てを解除すると、 AP ユーザーやほかの後方処理の担当者のみが請求書の再割り当てを実行できます。

(28)

照合ルールと照合ステータス

照合ルールは監査およびワークフロールールと同様に設定できます。ルールはヘッダー、支払先、または行項目レベルで指定できます。また、同じ発注番号を共有しているシステム内のすべての申請を照会する「現在までの累計」ベースと同じように現在の申請と発注の間で 1 対 1 ベースでルールを適用できます。照合ルールを実行して不一致がある場合発注申請に対して規定外フラグを適用します。

照合ステータスについて

照合ステータスは請求書の状態によって、以下のように表示されます。

• 発注への関連付けが正常に完了 - および -

• 照合の規定外フラグの有無

照合ステータスは請求書一覧ページに表示されます。下表は考えられるすべての照合ステータスタイプを示しています。

ステータス名 説明

発注と一致しています請求書が発注に関連付けられていて、規定外フラグがない状態。（複数の請求書を単一の発注に一致させることができますのでご注意ください）。

発注と一致しません請求書が発注に関連付けられていて、1 つ以上の規定外フラグがある状態。

（複数の申請を単一の発注に一致させることができますのでご注意ください）。

Concur Invoice が照合ルールを実行するタイミング

Concur Invoiceは、以下のタイミングで照合ルールを最初に実行します。

(29)

• 請求書の発注への関連付けが両方とも正常に完了 - および -

• 請求書が割り当て済の状態（請求書インポートによる割り当て、支払先に紐づけられた従業員への割り当て、AP ユーザーからの割り当て、請求書所有者から別の請求書所有者への再割り当て、などのいずれかの方法で）。

NOTE: 3 way マッチングでは、請求書は発注に関連付けられていることに加えて、（商品の）

受領済数量も関連付けられている必要があります。

これらの 2 点を満たしている場合、お客様が請求書または発注に対して関連する変更を行った時に、毎回Concur Invoiceはルールを実行します。以下が実行されるタイミングです。

• ヘッダーの保存、行項目の削除または保存、行の順序の変更

• 請求書の所有者の変更、支払先、または申請の再割り当て

• 発注インポート（日本未対応）で、1) Concur で以前関連付けられなかった照合をインポートが特定した場合、または 2) 以前関連付けられた請求書に対して発注で更新された単価や数量などの関連する値をインポートが特定する場合

NOTE: ワークフローステータスに関わらず、上記にリストされた変更に対してルールが実行さ

れます。これは、請求書が請求書の所有者、承認者、または処理者で保留中の場合に適用されます。

申請の発注照合ステータスは、変更の度に監査証跡に記載されます。

Concur Invoiceは、以下の場合にルールを実行できません。

• 抽出済である

• 支払要請の一部である

• 未割り当てのステータスがある



支払要請に関する詳細情報およびルールの実行における影響については、ユーザーガイド「請求書処理: Invoice Pay」（日本未対応）をご参照ください。

(30)

セクション 3: ワークフローおよび承認経路

購入申請ワークフローには、3 つの一般的な処理があります。

• 規定外フラグを含む読み込み

• 規定外フラグを含まない読み込み

• 請求書エントリの手入力

規定外フラグを含む読み込み

請求書が読み込み処理をとおして処理される場合、請求書といずれかの関連する発注は関連付けられ、照合ルールが実行されます。規定外フラグがある場合、ユーザーはそれらを解決してから請求書を送信します。システムは請求書を承認する請求書の処理者に送ります。このステップの後、請求書は請求書処理の抽出に進みます。

ワークフロー

読み込み → 請求書の所有者（精査のため確認し、規定外フラグを解決） → 請求書の処理者 → 請求書の抽出

規定外フラグを含まない読み込み

請求書が読み込み処理をとおして処理される場合、請求書といずれかの関連する発注は関連付けられ、照合ルールが実行されます。ユーザーは請求書を確認して送信します。その後、システムは請求書を承認する請求書の処理者に送ります。このステップの後、請求書は請求書処理の抽出に進みます。

読み込み → 請求書の所有者（精査のため確認） → 請求書の所有者 → 請求書の抽出

(31)

請求書の手入力

請求書の所有者はシステムに請求書を手入力し、請求書を送信します。システムは請求書を承認する請求書の処理者に送ります。このステップの後、請求書は請求書処理の抽出に進みます。

請求書の所有者 → 請求書の処理者 → 請求書の抽出

セクション 4: Concur Receiving

一般的な購入処理では、購入者は発注書を発行してサプライヤーに商品を注文します。サプライヤーは発送された商品の詳細を記したドキュメント（発送伝票/船荷証券）と併せて商品を配達します。購入者は商品を受け取り、商品受領書を作成することにより納品書を記録します。そして、サプライヤーは発送した項目について購入者に請求します。購入者はその請求書を発注および受領した項目と突合わせ、支払のため請求書を処理します。

このセクションでは、納品書データをConcur Invoiceに手入力する方法を説明しています。

Concur Receiving機能を使うことにより、納品書を受け取り、3 way マッチングを使用するお

客様は、請求書処理の管理がより簡単になります。

発注を処理する請求書の所有者、請求書の処理者、および発注管理者は、納品書を入力、編集、

および削除ができます。また、納品書イメージの追加、閲覧、および削除もできます。さらに、

請求書の所有者および請求書の処理者は、請求書処理内のワークフローのどの時点でも納品書を管理できます。

購入申請の提出者は、[請求書処理の設定] で [購入申請所有者に自分の発注の編集を許可する]

オプションが選択（有効化）されている場合に、納品書および納品書イメージを管理することができます。

NOTE: 購入申請の提出者が請求書の所有者にもなる場合、請求書を提出すると、納品情報を追

加、変更、削除ができます（[発注] タブを使用）。そのためには、[請求書処理の設定]

＞ [請求書承認] で [支払申請を発注申請所有者に割り当て] オプションが選択（有効化）されているか、請求書が手動でユーザーに割り当てられている必要があります。

(32)

購入申請の所有者が新しい項目を作成する際、その項目に納品書が必要かどうかを [納品書タイ プ] リストで指定できます。既定は、サービスについては [なし]、商品については [納品書] で す。

納品書の追加

発注を処理する請求書の所有者、請求書の処理者、および発注管理者、および購入申請所有者

（自分の発注を編集可能）は、送信された発注を開いて、発注の行項目に納品書を追加することができます。



納品書を追加するには：

1. 目的の発注を開きます。

2. [明細] セクションで、[入力] ボタンをクリックします。[入庫商品入力] ウィンドウが

開きます。

(33)

3. [入庫商品入力] ウィンドウで、必須フィールドに入力し、必要なその他のフィールドに も入力します。

フィールド 説明 / 操作

Receipt # （必須）受領した商品の納品書番号を入力します。

Delivery Slip # （オプション）受領した商品の発送伝票番号を入力します。

Date of Receipt （オプション）商品を受領したときの日付を入力します。空白のま

まの場合、本日の日付が使用されます。

Quantity （必須）受領した商品の数量を入力します。数量は増分形式にしま

す。

4. [保存] をクリックします。

納品書の編集

（自分の発注を編集可能）は、送信された発注を開いて、発注の行項目に納品書を編集することができます。

(34)

NOTE: 納品書が請求書に関連付けられている場合、ユーザーは納品書を編集することができず、

[編集] ボタンも無効化されます。請求書に変更を加える必要がある場合、まずその納品 書に対し請求書との関連付けを解除する必要があります。



納品書を編集するには:

2. [明細] セクションで、編集する納品書を選択して [編集] ボタンをクリックします。[入

庫商品編集] ウィンドウが表示されます。

3. 目的フィールドをすべて編集し、[保存] をクリックします。

納品書の削除

（自分の発注を編集可能）は、送信された発注を開いて、発注の行項目に納品書を削除することができます。

(35)

NOTE: 納品書が請求書に関連付けられている場合、ユーザーは納品書を削除することができず、

[削除] ボタンも無効化されます。請求書に変更を加える必要がある場合、まずその納品 書に対し請求書との関連付けを解除する必要があります。



納品書を削除するには:

2. [明細] セクションで、削除する納品書を選択して [削除] ボタンをクリックします。[以

下の受領済エントリを削除しますか?] ウィンドウが表示されます。

3. [削除] をクリックします。

納品書イメージの追加

（自分の発注を編集可能）は、送信された発注を開いて、発注の行項目に納品書イメージを追加することができます。1 つのイメージ ID に限り、納品書に関連付けることができます。追加でアップロードされた納品書は同じイメージファイルに追加添付されます。



納品書イメージを追加するには：

(36)

2. [明細] セクションで、納品書イメージを追加する納品書の アイコンをクリックしま

す。 [イメージのアップロード] ウィンドウが表示されます。

3. [参照] をクリックし、添付する納品書を検索します。

4. [開く] をクリックするか、納品書イメージをダブルクリックします。

5. [アップロード] をクリックした後、[閉じる] をクリックします。

納品書イメージの閲覧

（自分の発注を編集可能）は、送信された発注を開いて、発注の納品書イメージを閲覧することができます。

(37)



納品書イメージを閲覧するには：

2. [明細] セクションで、閲覧する納品書の アイコンをクリックします。 [発注納品書

イメージ] ウィンドウが表示されます。

納品書イメージを確認し、右上隅の [X] をクリックしてウィンドウを閉じます。

(38)

また、[イメージをアップロード] リンクをクリックしてこのウィンドウから納品書イメージをアップロードすることもできます。

[発注納品書イメージ] ウィンドウでは、納品書イメージの回転、ダウンロード、印刷、

拡大/縮小、およびフィットページをすることができます。

(39)

納品書イメージの削除

（自分の発注を編集可能）は、送信された発注を開いて、発注の納品書イメージを削除することができます。



納品書イメージを削除するには：

2. [明細] セクションで、削除する納品書の アイコンをクリックします。 [発注納品書

イメージ] ウィンドウが表示されます。

(40)

3. [イメージの削除] をクリックします。[確認してください] ウィンドウが表示されます。

4. [はい] をクリックします。

Receiving の発注インポート（日本未対応）

納品書タイプは、発注インポートのヘッダーおよび行項目レベルでサポートされています。

(41)



詳しくは、インポート/抽出の仕様「請求書処理: Purchase Order Import」をお読みください。

セクション 5: 請求書の処理者ロール

承認時、処理者は以下を含むこの申請タイプ固有の機能を活用することができます。

• 関連する発注番号、請求書番号、または申請番号の値を問い合わせることで、発注申請を検索

• 支払先、ヘッダー、および行項目の編集の際の、発注および支払申請の横並び編集表示

• 発注に一致させるための、支払申請における順序および行項目数の変更

• 請求書と発注で一致していないため表示される規定外フラグの了承

発注番号別の申請の検索と閲覧

「移動」機能を使用するか、クエリを作成することによって、発注を検索することができます。

また、[処理待ちの請求書] ページで発注番号を入力することによって、発注を閲覧できる場合があります。そのためには、以下の手順に従ってください。

「移動」機能を使用して申請を検索する

発注番号は一意で、発注に関連付けられている 1 つ以上の申請を検索することができます。処理者の表示でこれらを閲覧するには、[移動] ボタンを使った検索機能が利用できます。



「移動」機能を使用して申請を検索するには:

1. [請求書処理] > [処理者] > [請求書の処理] にアクセスし、[移動] をクリックします。

(42)

2. 検索する発注に関連付けられている発注番号、請求書番号、または購入申請番号を入力します。一致する結果が見つかったら、システムは 1 つ以上の発注の検索結果を表示します。

3. クリックして閲覧します（1 つずつ開くことができます）。

処理者の表示に発注番号列を追加する

ビューのヘッダーに [発注番号] 列を追加し、番号による並べ替え表示にして素早く並べ替え、

購入申請を特定できます。



処理者の表示に発注番号列を追加するには:

1. [請求書処理] > [処理者] > [請求書の処理] にアクセスし、[優先設定] をクリックし

ます。

2. リストから [発注番号]を選択（有効化）します。

(43)

3. [保存] をクリックします。グリッドに [発注番号] 列が表示されます。

カスタム照会を使用して発注を検索する

照会を作成すると、同じ検索基準が繰り返し使用される際に、毎回検索条件を指定することなく、

検索結果を得ることができます。



カスタム照会を作成して申請を検索するには:

1. [請求書処理] > [処理者] > [請求書の処理] にアクセスし、[照会] > [新しい照会] を クリックします。

2. 下図のような照会を作成します。

(44)

3. [保存] をクリックします（または [保存して実行] を使用して照会を実行します）。シ

ステムが照会を保存すると、照会を直接クリックすることで実行できるようになります。

発注の編集

発注は承認前に調整する必要がある場合があります。処理者には、請求書の所有者に対し [コメ ント] フィールドに必要な変更に関する説明や指示を記載して申請を差戻すオプションがありま す。それ以外の場合、処理者は必要に応じて発注を調整できます。

規定外フラグの解決

請求書は一般的に、規定外フラグがある場合に提出または承認できないため（照合ルールでそのように設定されない限り）、請求書の所有者ではないロール（処理者や承認者など）が規定外フラグのある請求書をみることは稀です。ただし、以下のような状況下では発生します。

(45)

• 処理者または承認者が、もともと規定フラグのない請求書に規定外フラグを立てる原因となるような編集をした場合。

• 発注インポート（日本未リリース）が、発注に新しい更新を適用した場合。たとえば、

発注番号 123 の合計が $1,000 であったとします。それに関連する申請が「一致」のステータスで提出され、承認者が保留にしている間に、インポートが発注番号 123 の合計を $800 に更新しました。すると、金額ベースの規定外フラグが発生します。

いずれのケースも、ユーザーは請求書が承認される前に、規定外フラグを修正する（可能なロールを保持している場合は編集する、または請求書の所有者に差戻して修正させる）必要があります。

会社のポリシーで許可されている場合、処理者は通常、請求書の所有者が行うように規定外フラグを解決します（[処理待ちの申請] ページから行う場合を除きます）。

請求書に、フロー続行が不可能ではない発注の照合エラーのみがある場合、[照合の概要] タブのアイコン、および [請求書] リストのアイコンは、エラーがあることを示す警告（黄色の三角）が表示されます。ただし、請求書は引き続き照合を行います。

(46)

請求済の数量と受領済の数量ルールの比較

「請求書の数量」ルールは「現在までの累計発注照合」ルールで、関連する納品書の合計数量に対する（一致した数量を基にした）請求済の合計数量を比較します。

該当の納品書に関連するすべての請求書の行項目に対する請求済数量が、関連する納品書の受領済数量において、設定された数値やパーセント値を上回る場合、このルールは「表示警告」または「提出を拒否」として設定できます。このルールは、初期設定ではオフ（無効）に設定されています。

例 1

次のような条件の場合:

発注

行 1: 発注済数量が 30

納品書

GRN#1: 受領済数量が 20

支払請求

(47)

請求書 1: 行 1 の数量が 10

システムは、「請求書 1: 行 1」および「請求書 2: 行 1」を「GRN#1」に関連付けます。この請求書に関連付けるための利用可能な納品書がないため、システムは「請求書 3: 行 1」を納品書に関連付けません。ただし、ユーザーが「請求書 3: 行 1」を「GRN#1」に関連付けると、

「現在までの累計」ルールが発動し、3 つの請求書すべてに規定外フラグを投げます。

例 2

次のような条件の場合:

発注

行 1: 発注済数量が 30

納品書

GRN#1: 受領済数量が 20

請求書

システムは、「請求書 1: 行 1」を「GRN#1」に関連付けます。納品書の数量が請求書の数量を下回るため、「現在までの累計発注照合」ルールが発動し、「請求書 1: 行 1」に規定外フラグを投げます。

納品書の関連付け

Concur Invoiceは、次のようなロジックを使用して、支払予定の請求書行に対して、関連する

購買発注行の利用可能な納品書を自動的に関連付けようとします。

(48)

• 請求書処理は請求書行に利用可能な納品書を順番に関連付け、それぞれの請求書行に GRN #1、GRN #2、およびその他から利用可能な数量を入力します。

• 発送伝票番号で指定されている請求書に対し、請求書処理はそれを同じ DSN のある GRN に関連付けます。請求書が同じ DSN のある GRN を見つけられない場合、順番に関連付けるロジックに戻ります。

セクション 6: 発注管理者

外部の発注に対する発注の照合処理で、Concur Invoiceにインポートされた外部の発注を表示および処理する必要が出てくる場合があります。発注管理者ロールを持つユーザーは、これらの外部の発注に対し、ユーザーに表示および必要な特定の操作の実行を許可できます。

発注の処理

発注管理者は通常、発注を確認し、発注関連のタスクを実行します。

発注を処理するには、発注管理者は [事前申請] > [購入申請] > [発注を処理] をクリックします。ここで、発注管理者は発注の処理タスクを実行できます。

発注の詳細表示が開いた状態で、発注管理者は以下の操作ができます。

• 送信された発注の無効化

• 送信された発注の終了

• 発注に関連付けられたイメージの表示

• 発注に関連付けられた請求書や購入申請の確認

NOTE: 複数の発注に対して作業する発注管理者は、[発注] タブおよび [照合の概要] タブで作

業しているときに、ユーザーとして同じタスクを実行できるようになります。詳しい情報は、本ドキュメントのセクション「複数発注を表示および管理するには」をご参照ください。

(49)

発注の無効化

発注管理者は、支払先に送信した後に発注を無効にする必要がある場合があります。たとえば、

商品が製造中止になり発注できない、またはビジネス環境における支払先の問題や変更などで発注が無効になる場合などです。

発注管理者が発注を無効にすると、システムは発注を「無効」に設定します。発注のレコードはシステム内に残ります。ただし、ステータスを「無効」とするように検索をフィルタすることで、

無効な申請を検索結果のリストに含めることができます。

発注の無効化は「大掃除」の手段で、対象の発注番号が識別され適切に取り扱われるということに言及した、関連するすべの請求書を確認する際に使用されます。



発注を無効化するには:

1. [すべての発注] ページで、チェックボックスをクリックして無効にする発注を選択し

ます。

2. [アクション] メニューで、[無効化] をクリックします。

(50)

3. 表示される [発注の無効化] ウィンドウで、発注を無効化する理由についてコメントを入力し、[OK] をクリックします。システムは監査ログを更新し、発注のステータスを

「無効」に変更します。

発注の終了

発注管理者が発注を支払先に送信する前に終了すると、システムは終了した発注を発注の保留アクションのリストから削除します。これは、処理者が発注やそのステータスをより効率的に管理する際に役立ちます。

発注管理者が検索エリアで [Status] [が次の値に等しい] [終了] を選択すると、終了した発注を検索することができます。ページには終了したすべての発注がリストされます。

(51)

NOTE: 終了した発注に関連する申請をコピーすることはできませんのでご注意ください。

NOTE: 外部の発注システムを使っている場合、Concur Invoiceへの標準発注インポート（日本

未リリース）によって、 [終了] のステータスがついたすべての発注を上書きします。



発注を終了するには:

1. [すべての発注] ページで、チェックボックスをクリックして終了する発注を選択しま

す。

2. [アクション] メニューで、[閉じる] をクリックします。

3. 表示される [発注を終了] ウィンドウで、発注を終了する理由についてコメントを入力し、[OK] をクリックします。発注管理者が発注を終了すると、[発注情報送信待ちの発 注]ページに表示されなくなります。

(52)

また、終了した発注は一致する請求書に対するアクティブな発注に表示されません。

発注に関連付けられたイメージの表示

発注に関連付けられたイメージを表示するには、[購入申請イメージの表示] をクリックします。

発注の検索

発注管理者は、発注情報送信待ちの発注、または [申請者の姓]、[総計]、または [支払先名] などの異なる検索基準を選択することによって、検索エリア内のすべての発注を検索できます。

(53)

検索オプション:表示の変更

発注管理者は、[表示の変更] メニューを使用して、発注情報送信待ちの発注、または支払先承認待ちの発注を使用することもできます。表示を変更すると、ページに結果が表示されます。

発注に関連付けられた請求書や購入申請

特定の発注に関連付けられた請求書や購入申請を表示するには、[関連付けを表示] をクリックします。

[発注の関連付け] ウィンドウで、発注に関連付けられた請求書や購入申請に関する情報が表示 されます。

(54)

セクション 7: 3 way マッチングの納品書インポート（日本未リリース）

3 way マッチング機能を使用する前に、納品書ファイルをインポートする必要があります。インポートは、FTP インポートまたは API 経由で行うことができます。請求書処理にインポートする納品書情報によって、システムは受信する請求書行を関連付けたり検証したりすることができます。関連する納品書情報は、その後「標準勘定抽出」を介して抽出することができます。

3 way マッチングを使用する必要がある場合、納品書インポートを使用します。



詳しくは、インポート/抽出の仕様「請求書処理: Purchase Order Receipt Import Version 2 (Quantity Receipt for Three-Way Match)」をご参照ください。

セクション 8: 照合の必要のない発注申請に対する Concur の使用

一つのケースとして、発注申請の取り込みや送信に Concur 製品を使用するが、照合を行う必要はない場合があります。たとえば、Concur 以外の ERP 発注モジュール内で受信および照合を行う発注システムをお持ちの場合です。

この場合に Concur 製品を使用する最も一般的な利点は、取り込み方法を標準化することと、1 つのシステム内でイメージやレポートデータを集約できる点です。発注申請が処理者に直接送

(55)

られるワークフローを選択するお客様は、発注申請を抽出して、お使いの ERP で照合を行う必要があります。

このようなケースの場合、Concur では [発注番号] フィールドに値を入力しないようにします。

そうすることで、Concur 内での照合を行いません。

通常は、請求書を作成する際は、申請ヘッダーフォームで発注番号を入力しますが、[発注番 号] フィールドには入力しないようにしてください。この場合、Concur 内で一致する発注番号 を検索しますが、番号が存在しないため、関連付けはされません。

請求書処理: 発注の照合