請求書処理: 購入申請と発注

(1)

請求書処理: 購入申請と発注

SAP Concur Standard Edition ユーザーガイド

最終更新日: 2018 年 11 月 17 日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Standard edition

 Travel

 Invoice

 Standard edition

 Authorization Request

(2)

セクション

1:

概要...1

セクション

2:

機能へのアクセス...1

セクション

3:

購入申請ユーザーが実行可能な操作...2

購入申請の作成...3

保留中の申請表示に戻る...8

イメージの管理...9

発送先住所の検索...12

発送先または請求先住所の変更...13

発注変更オーダーの作成および送信...14

既存の購入申請の編集...17

既存の購入申請の削除...17

申請の変更のキャンセル...17

既存の購入申請のコピー...18

購入申請ポリシーの変更（日本未対応）...19

購入申請の提出...20

発注の表示...20

発注からの支払申請の作成...21

購入申請の撤回...22

もとの購入申請所有者への発注ベースの請求書の自動割り当て...23

Concur で作成された発注ベースの請求書の再割り当て...23

Concur 以外で作成された発注ベースの請求書の再割り当て...24

納品書および納品書イメージの管理...25

購入申請の検索...26

検索オプション: 表示の変更...26

項目へのコメントの追加...27

コメントの表示...28

監査証跡の表示...29

プロジェクトベースおよびイベントベース別の支払先の選択...30

購入申請の按分（配賦）...31

按分のインポート...33

お気に入りの按分の作成と管理...36

購入申請ユーザーの代理（プロキシ）として操作...40

機能の説明...40

(3)

承認フローの表示...42

既定の購入申請の承認者の表示...44

ステータスの変更および承認待ちのメール通知...45

セクション

4:

購入申請の承認者が実行可能な操作...46

購入申請の検索...46

検索オプション: 表示の変更...47

購入申請の差戻し...47

購入申請を承認して進む...49

購入申請の変更の承認...49

イメージのアップロードおよび表示...50

コメントの表示...53

監査証跡の表示...54

承認フローの表示...55

項目へのコメントの追加...58

発注の連絡先およびメールアドレスの表示...59

セクション

5:

発注管理者が実行可能な操作...59

購入申請の処理...59

購入申請の差戻し...60

購入申請の検索...62

検索オプション: 表示の変更...62

照会を使用した購入申請の検索...63

購入申請に関連付けられたイメージの表示...66

発注の連絡先およびメールアドレス...67

購入申請の規定外フラグの了承...67

購入申請の承認...68

購入申請を承認して転送...69

申請の変更の承認...70

イメージのアップロードおよび表示...71

コメントの表示...74

監査証跡の表示...75

承認フローの表示...76

発送先住所の変更...78

項目へのコメントの追加...79

購入申請の項目の削除...80

購入申請の按分（配賦）...81

発注の処理...89

支払先の確認または変更...90

発送先または請求先住所の変更...91

発注の詳細の編集...92

(4)

イメージのアップロード、表示、および削除...98

発注の終了...101

発注に関連付けられたイメージの表示...103

発注の検索...103

照会を使用した発注の検索...104

請求済の発注金額の表示...108

発注に関連する請求書や購入申請の表示...108

監査証跡の確認...110

発注のプレビュー...111

発注変更オーダーのプレビュー...115

発注の支払先への送信...116

発注の自動送信...116

変更オーダーの送信...116

納品書および納品書イメージの管理...118

発注の抽出...118

発注の抽出のダウンロードおよび検索...119

セクション

6:

列およびフィールド設定表示の設定...120

列の追加、削除、および移動...120

列の再配置...121

(5)

改訂履歴

日付注意事項 / コメント / 変更内容

2018 年 11 月 17 日 [発注の抽出] を追加しました。旧ロゴ（および規定外フラグ）を含むスクリーンショットを更新しました。「支払申請」（payment request）のインスタンスを「請求書」（inv oice）に置き換えました。

2018 年 4 月 11 日表紙のチェックボックスを変更しました。そのほかの変更および表紙の日付の変更はありません。

2018 年 3 月 19 日もとの発注が削除されたときに、発注変更オーダーで編集可能な請求先住所についての情報を追加しました。

2018 年 3 月 17 日もとの発注が削除されたときに、発注変更オーダーで編集可能な発送先住所についての情報を追加しました。

2017 年 10 月 14 日ハイパーリンクされた請求書および購入申請番号についての情報を追加しました。

2017 年 9 月 16 日購入申請ユーザー、購入申請処理者、および発注の処理者が複数のウィンドウで利用可能なハイパーリンクされた購入申請および発注を表示するため、一部のイメージを更新しました。

2017 年 7 月 29 日すべての受信者を表示する、支払先に送信された発注の PDF メールについての情報を追加しました。

2017 年 6 月 24 日以下の情報が追加されました。

 購入申請の作成者は、自分の発注から請求書を作成できます。

 購入申請ユーザーは、特定の購入申請の支払先宛のメモを追加できます。

 購入申請処理者の検索オプション

 発注の連絡先の名前およびメールアドレスが [支払先一覧] や、購入申請者、承認者、および購入申請処理者のフィールドで利用可能

 発注変更オーダー機能

 ユーザーは購入申請の請求先住所の変更ができる

 ユーザーは請求書に関連付けられた納品書の変更または削除ができない

2017 年 3 月 18 日購入申請ユーザーは自分の購入申請による発注を確認することができるようになるという情報を追加しました。

2017 年 1 月 20 日請求書処理ユーザーは請求書をほかのユーザーに再割り当てできるようになるという情報を追加しました。

2016 年 12 月 13 日著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

2016 年 12 月 5 日コンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありません。

2016 年 11 月 4 日以下に関する情報を追加しました。

 Concur Receiving 機能

(6)

日付注意事項 / コメント / 変更内容

2016 年 10 月 14 日 [期日] フィールドに関する情報を追加しました。

2016 年 9 月 9 日以下に関する情報を追加しました。

 購入申請の支払先検索の強化

 購入申請ポリシーの変更機能

2016 年 8 月 12 日 [発注のプレビュー] ウィンドウで処理者に表示される警告メッセージおよび更新された発注イメージについての情報を追加しました。

2016 年 7 月 8 日発送先住所の検索についての情報を追加しました。

2016 年 5 月 13 日発注ベースの請求書の割り当ての際に、請求書ユーザーが購入申請の所有者を確認できることについての情報を追加しました。

2016 年 3 月 18 日以下の情報を更新しました。

 発注処理者は発注にイメージをアップロードすることが可能

 発注処理者は請求処理済の発注金額を表示することが可能 2016 年 2 月 19 日以下に関する情報を追加しました。

 照会結果のエクスポート

 勘定科目コードの表示機能

2016 年 1 月 15 日照会ビルダーについての情報を追加しました。

2015 年 12 月 11 日購入申請および発注処理者の照会の作成と編集についての情報を追加しました。

2015 年 9 月 18 日送信固有の URL を含むメール通知についての情報を追加しました。

2015 年 7 月 10 日発注ベースの請求書処理が自動的に購入申請所有者に割り当てられることに関する情報を追加しました。

2015 年 6 月 12 日以下の情報を更新しました。

 処理者が送信された発注から請求書を作成できる機能

 発注ベースの請求書を割り当てる際に、請求書処理ユーザーが購入申請の所有者を確認できる機能

2015 年 5 月 15 日発注管理者が [発注のプレビュー] にアップロードされたドキュメントを表示することができる機能についての情報を追加しました。

2015 年 3 月 19 日発注管理者が発注内で承認フローを表示することができる機能についての情報を追加しました。

2015 年 3 月 4 日初版

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購入申請と発注

セクション 1: 概要

購入申請と発注（PR と PO）機能では、購入申請機能を使用して社内の購入申請・承認を行い、

その購入申請をもとに発注を行います。指定した価格と数量で支払を前提とした発注書が作られ、

サプライヤーに商品やサービスを提供してもらいます。Concur Invoice と発注照合機能および P ay 機能（日本では未リリース）を組み合わせることによって、支払ライフサイクルにおいて、

エンド toエンドの承認プロセス機能を提供します。

セクション 2: 機能へのアクセス

購入申請 (PR) 機能にアクセスするには、最初に Concur側でこの機能を有効化する必要があります。



詳しくは、設定ガイド「請求書処理: 購入申請と発注」をご参照ください。

この機能にアクセスするには、[事前申請] をクリックし、自分のユーザーロールに応じて [購入申請] メニューのオプションを選択します。

(8)

購入申請および発注の作業をするユーザーは、素早く入力および確認するために設計された独自のビューを利用できます。追加のオプションを使用すると、各ユーザーのロールに応じて、申請の提出、承認、および送信、または必要に応じて申請者への差戻しができます。また、支払先が送信済みの発注を受領した後でも、発注ステータスを終了にすることができます。

セクション 3: 購入申請ユーザーが実行可能な操作

購入申請ユーザーロールを持っているユーザーは、[事前申請] > [購入申請] > [新しい申請の作成] メニューを介して [保留中の申請] メニューのみを開くことができるよう制限されています。購入申請を作成する際、ユーザーは商品やサービスの申請項目を登録してから、「洪水被害の修復」または「2015 年のクリスマス祭」などのわかりやすい説明をつけて、一つの購入申請としてまとめます。ヘッダー情報を入力してから行項目を入力する請求書申請作業とは逆です。

ユーザーが [支払先] フィールドをクリックすると、最近利用した支払先の上位 5 件が一覧表示されます。また、支払先一覧に表示される [詳細な検索オプション] リンクをクリックして、

より詳細な検索オプションで検索を実行できます。これらの検索オプションは、[購入申請詳細]

ページでも使用することができます。

(9)

購入申請の作成

ユーザーは [新規項目を追加] をクリックし、項目のタイプ（商品またはサービス）を指定し、

支払先を選択して、1 つまたは複数の項目を作成することができます。支払先を選択する場合、

[支払先] フィールドに名前を入力して、選択できる支払先の一覧を表示します。

また、連絡先の名前とメールアドレスが Concur にインポートされている場合、[支払先] フィールドに表示されます。

(10)

連絡先の名前とメールアドレスは、開いた状態で編集モードになっている購入申請の [申請項目] セクションでも同様に表示されます。

ユーザーは [新しい支払先を申請] をクリックし、表示されるウィンドウのフィールドに入力すると、新しい支払先を作成できます。

(11)

項目のタイプに合わせて入力できるフィールドが表示されます。

ユーザーが期日を選択すると、[発注] ページおよび [発注のプレビュー] ウィンドウにその日

(12)

[申請] をクリックすると、購入申請は「作成済」になります。

システムは [既定の発送先] の住所を一度照会し、以降この発送先住所をすべての申請に対して使用します。

既定の発送先を変更する場合、[プロファイル] > [プロファイル設定] > [請求書処理の優先設定] で設定することができます。

(13)

申請はこの時点では保存されていません。わかりやすい説明を付ける必要があります。

(14)

[保存] をクリックすると、申請が読取専用で表示されます。申請はこの時点ではまだ操作可能です。たとえば、申請の提出、編集、または削除などを実行できます。[アクション] メニューからイメージを追加し、コメントや監査証跡を確認することもできます。イメージの追加について詳しくは、以下をご覧ください。ただし、一度購入申請を提出すると、以降の編集はできません。

保留中の申請表示に戻る

[前の画面に戻る] リンクをクリックすると、目的の申請とほかの申請が併せて表示されます。

イメージの管理

ユーザーはイメージのアップロード、表示、および削除ができます。さらに、[イメージのアップロード] ウィンドウの [発注情報送信に含める] チェックボックスを選択（有効化）して、

支払先に転送する発注に証明用ドキュメントを添付することができます。また、購入申請に対して既に利用可能なドキュメントを選択し、それらを添付して支払先に送ることができます。



イメージをアップロードするには:

(15)

[イメージのアップロード] ウィンドウが表示されます。

2. [参照] をクリックし、ダブルクリックで目的のイメージを選択するか、目的のイメージを選択して [開く] をクリックします。

3. （オプション）[発注情報送信に含める] のチェックボックスを選択（有効化）します。

4. [アップロード] をクリックします。

(16)



イメージを表示するには:

1. [事前申請] ページで、[購入申請イメージギャラリー] をクリックします。

[購入申請イメージ] ウィンドウが表示されます。 1 つ以上のイメージまたは証明用ドキュメントがある場合、[次へ] や [前へ] ボタンでそれらを切り替えることができます。

NOTE: また、[発注情報送信に含める] チェックボックスを選択（有効化）して [購入申請イメージ] ウィンドウからの証明用ドキュメントを発注情報送信に含めることができます。

注意:

購入申請を処理する承認者および発注管理者は、イメージを表示したり、証明用ドキュメントを発注情報送信に含めたりすることができます。ただし、イメージの削除はできません。

(17)



イメージを削除するには:

1. [購入申請] ページで、[購入申請イメージギャラリー] をクリックします。

2. [購入申請イメージ] ウィンドウで [イメージの削除] をクリックします。

[確認してください] ウィンドウが表示されます。

3. [はい] をクリックします。他にもイメージがある場合は、削除後に表示されます。

発送先住所の検索

発送先住所を検索するには、[発送先住所] フィールドに会社名を入力します。リストが表示され、会社名および住所の詳細が表示されます。また、リストには既定の住所が表示されます。

(18)

発送先または請求先住所の変更

購入申請ユーザーは、購入申請の発送先または請求先住所の変更ができるようになりました。それにより、支払先に申請の発送先または請求先となる正しい住所を送ることができます。ユーザーは会社に対して使用可能になっている発送先または請求先住所に変更することができます。



発送先または請求先住所を変更するには:

1. 目的の購入申請をダブルクリックします。[購入申請] ウィンドウが表示されます。

2. [発送先住所] または [請求先住所] セクションで、[変更] をクリックします。

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3. [発送先住所] または [請求先住所] フィールドで、フィールドを選択して別の発送先または請求先住所を選択します。（下図は [請求先住所] フィールドの例です。）

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発注変更オーダーの作成および送信

Concur またはお客様の管理者が発注変更オーダー機能をアクティブ化している場合、購入申請ユーザーは自分の送信済の発注から発注変更オーダーを作成開始することができます。購入申請ユーザーは、まず [事前申請] > [購入申請] > [自分の購入申請] をクリックして変更オーダーを作成する発注を見つけます。

[すべての発注] ページから、購入申請ユーザーは自分の発注を読取専用で表示することができます。送信済の発注を選択して、[アクション] > [変更オーダーの作成] をクリックします。

(21)

すると、発注はもとの購入申請に戻り、未提出となった購入申請にアイコンが表示されます。

実際、発注変更オーダーモードで特定の購入申請または発注を操作する多くのユーザーには、

購入申請や発注の隣にこのアイコンが表示されます。

NOTE: 発注が発注変更オーダーモードになると、承認されるまでその発注への追加の変更はできません。

購入申請ユーザーは、購入申請を開いて [追加] をクリックすることで、購入申請に新しい行項目を追加できます。

行項目の追加のほかには、同じような方法で追加したに対して行項目の編集、削除、または按分を行うことができます。その他のすべてのフィールドは読取専用です（支払先の詳細など）。さらに、住所がもとの発注から削除されている場合に、発注変更オーダーの発送先または請求先住所の追加または更新ができます。目的の行項目を追加した際は、[保存] をクリックする必要があります。

(22)

購入申請の保存後、[送信] をクリックして承認のために購入申請を送信すると、購入申請ユーザーは購入申請詳細ページに戻されます。購入申請は以前と同じ承認ワークフローを通過します。

NOTE: 購入申請が限度額承認のワークフローの一部である場合、承認ワークフローは新しい発注額の合計を基にします。

既存の購入申請の編集

購入申請を編集するには（たとえば項目の追加など）、項目を直接ダブルクリックして、「購入申請の作成」セクションの説明に従って行います。

注意: 購入申請が提出されると、購入申請ユーザーはその申請を編集できません。

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既存の購入申請の削除

ユーザーは [保留中の申請] ページで、または申請が開いている場合は [削除] をクリックし、

未提出の申請の [ごみ箱] アイコンをクリックして購入申請を削除できます。

申請の変更のキャンセル

購入申請ユーザーが現在作業中の未提出の変更済申請をキャンセルする必要がある場合、 [破棄] をクリックして実行することができます。

既存の購入申請のコピー

ユーザーは購入申請をコピーして新しい申請を作成することができます。次のいずれかの方法で行います。

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 未提出の申請: 未提出の申請の [コピー] アイコンをクリックする

 提出済の申請: 申請を選択し、提出済の申請の [アクション] メニューの [申請をコピー] をクリックする

注意:

ユーザーは終了した発注に関連付けられた申請をコピーすることはできません。

購入申請ポリシーの変更（日本未対応）

購入申請ユーザーは、たとえば間違って選択した場合などに、未提出の購入申請のポリシー変更することができます。

請求書処理モジュールは監査証跡でポリシー変更を追跡します。

ポリシーを変更するには、購入申請を開いて [編集] リンクをクリックする必要があります。

(25)

次に [ポリシー] リストでポリシーを変更し [保存] をクリックします。

購入申請の提出

提出すると、購入申請は最初に [アクティブな項目] セクションの保留中および処理中の最終承認に移動し、その後発注生成や送信に進みます。

発注の表示

購入申請ユーザーは自身で作成した購入申請で発注を確認することができます。そのためには、

[購入申請] メニューで [自分の購入申請] をクリックします。

(26)

注意: 購入申請ユーザーで、かつ購入申請処理者でもある場合、[自分の購入申請] メニューオプションは表示されません。

発注からの支払申請の作成

購入申請の作成者は、[すべての発注] ページまたは開いている発注のいずれかから [アクション] メニューにある [請求書の作成] オプションを選択して、自分が送信した発注から請求書を作成することができます。

[すべての発注] ページ:

[発注] ページ:

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購入申請の撤回

購入申請ユーザーは、提出済で、まだ承認者に承認されていない購入申請を撤回することができます。



購入申請を撤回するには:

1. [保留中の申請] ページで、提出済で、まだ承認者に承認されていない購入申請をダブルクリックします。

2. [購入申請] ページで、[アクション] メニューから [申請の撤回] を選択します。

(28)

3. 表示された [申請の撤回] ウィンドウで [はい] をクリックします。

もとの購入申請所有者への発注ベースの請求書の自動割り当て

Concur が作成または外部で作成された発注ベースの請求書は、[設定] の [承認経路ステップ]

で購入申請所有者に請求書を割り当てるオプションが選択（有効化）されている場合、購入申請所有者へ自動で割り当てることができます。

これは、請求書処理が発注ベースの請求書の購入申請所有者を検索しようとするということです。

購入申請所有者が見つかると、請求書処理は自動で発注ベースの請求書の所有者として購入申請所有者を割り当てます。



詳しくは、設定ガイド「請求書処理: 承認経路」をご参照ください。

Concur で作成された発注ベースの請求書の再割り当て

ユーザーが Concur で生成された発注の未提出の発注ベースの請求書を割り当てる場合、[自分の申請] ページで行うことができます。

たとえば、Chris Collins が自分に間違って割り当てられた発注ベースの請求書を再割り当てする必要があるとします。請求書を開き、下図のとおりに [割り当て] ボタンをクリックします。

(29)

[請求書の割り当て] ページが表示され、Chris は購入申請所有者（この例では Terry Brown）

を確認して選択することができます。

[割り当て] ボタンをクリックすると、申請はもとの購入申請所有者である Terry Brown に割り当てられます。

Concur 以外で作成された発注ベースの請求書の再割り当て

AP ユーザーが外部で作成された発注ベースの請求書を割り当てる必要がある場合、新しい [割り当て] ボタンまたは [他の従業員に割り当て] リンクから行うことができます。

表示されるウィンドウで、AP ユーザーは発注の申請者を確認し、発注ベースの請求書をそのユーザーに割り当てることができます。

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納品書および納品書イメージの管理

Receiving 機能で作業する購入申請所有者は、[請求書処理の設定] で [購入申請所有者に自分の発注の編集を許可する] オプションが選択（有効化）されている場合に、提出済の発注の納品書および納品書イメージの追加、編集、削除をすることができます。

注意: 納品書が請求書に関連付けられている場合、ユーザーは納品書を編集または削除することができず、[編集] および [削除] ボタンも無効化されます。請求書に変更を加える必要がある場合、まずその納品書に対し請求書との関連付けを解除する必要があります。



詳細については、ユーザーガイド「請求書処理: 発注の照合」の「Concur Rece iving」セクションをご参照ください。

購入申請の検索

購入申請ユーザーは、検索エリアでそれぞれの検索基準（支払先名、項目総数、または発注番号など）を選択することで、自分が提出した購入申請を検索することができます。

(31)

検索オプション: 表示の変更

購入申請ユーザーは [表示の変更] メニューを使用して、アクティブな項目や提出済の項目を日付範囲別に表示することができます。表示を変更すると、ページに結果が表示されます。

項目へのコメントの追加

購入申請ユーザーは項目の詳細情報をコメントとして追加することができます。



項目にコメントを追加するには:

1. 目的の購入申請を開きます。

2. [項目] セクションで、[コメントを表示] をクリックします。

3. [コメントを追加] リンクが表示されます。

(32)

4. コメントフィールドにコメントを入力し、[保存] をクリックします。

[項目] セクションにコメントが表示されます。

コメントの表示

購入申請ユーザーは、自分が購入申請の [詳細] セクションに入力した購入申請、または承認者がユーザーに購入申請を差戻すときに入力した購入申請に関するコメントを表示することができます。



コメントを表示するには:

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2. [購入申請] ページで、[コメント] をクリックします。

3. 表示された [コメント履歴] ウィンドウで、購入申請に関するコメントを確認します。

4. [閉じる] をクリックします。

監査証跡の表示

監査証跡を表示するには、購入申請を開き [監査証跡] をクリックします。

(34)

[監査証跡] ウィンドウが表示され、購入申請ユーザーおよびシステムが特定の購入申請に対して実行したアクションについての情報を確認できます。

注意: 発注変更オーダー取引にアクセス許可のあるすべてのユーザーは、発注変更オーダーの監査証跡履歴を表示することができます。

プロジェクトベースおよびイベントベース別の支払先の選択

購入申請を作成するとき、ユーザーは購入申請全体の中のそれぞれの項目に対して個別の支払先を選択する場合があります。項目レベルで支払先を関連付けることで、申請に詳細を追加することができ、プロジェクトベースおよびイベントベースの申請の作成機能と組み合わせて、より効率的で適切な予算処理を行うことができます。

たとえば、事務所の更新プロジェクトで、必要に応じて別の支払先の商品（ペンや鉛筆）とサービス（掃除）を組み合わせる場合などです。

(35)

この単一の申請から、それぞれがもとの申請に含まれる項目に関連付けられた複数の発注が生成されます。[差戻す] などのアクションを行うとき、一意の発注番号は、すべての発注が申請者に差戻された親の購入申請と同一であると認識される必要があります。

購入申請の按分（配賦）

購入申請を処理する購入申請ユーザーまたは発注管理者は、按分を行項目レベルで指定できるため、購入費用を正確に配賦することができます。さらに、同じ按分をすべての行項目に適用する場合、按分を一度指定し、それをすべての行項目に適用できます。

注意: 購入申請を処理する購入申請ユーザー、承認者、および発注管理者は、按分（配賦）を作成および管理することができます。



購入申請を按分するには:

2. [購入申請] ページで、部間で按分する 1 つ以上の申請項目を選択します。

3. [按分] > [選択した項目の按分] の順にクリックします。

(36)

[選択した項目の按分] が表示されます。

4. [按分単位] をクリックし、配賦の按分を金額毎または % 値毎で行うか選択します。

5. [追加] をクリックします。合計が配賦数の間で均等に配分されます（処理前にこれらを手動で調整することもできますが、税金および配送費を除いて、% 値は 100 または総計の金額と等しい値である必要があります）。

(37)

6. 会社の指示に従って、すべての必須フィールドと任意フィールドに情報を入力します。

（このページに表示されるフィールドは、会社によって定義されます。）

7. [保存] をクリックします。

それぞれ [追加] または [削除] ボタンをクリックして、項目を追加や削除することができます。

按分のインポート

購入申請ユーザーは、インポート機能を使用して自分の按分（配賦）をインポートすることができます。この機能は、多くの原価対象に渡って単一の購入申請を按分する必要のあるお客様に役立ちます。たとえば、企業が 1 つの購入申請を 400 箇所あるすべての会社の小売拠点で共有することを決定したとします。インポートされた按分では次の操作ができます。

 記号（マイナスまたはプラス）を基にした制限で、% 値または金額のいずれかとしてインポートするよう指定することができます。

 複数の行項目に一度で適用できます。



按分をインポートするには:

1. 購入申請をダブルクリックして開きます。

2. [購入申請] ページの [申請項目] セクションで、按分をインポートする項目を選択します。

(38)

3. [按分] をクリックしてから、[按分のインポート] をクリックします。

4. [テンプレートのダウンロード] をクリックし、按分（配賦）設定フィールドに基づいてサンプルの Excel ファイル (.xls) テンプレートをダウンロードします。表示された [按分のインポート] ウィンドウで、[参照] をクリックし、インポートするファイルを選択します。

5. インポートするファイルを選択し、[開く] をクリックします。

(39)

6. [インポート] をクリックします。

按分をインポートして表示します。

7. [保存] をクリックします。

注意:

按分をインポートする間、エラーチェックおよび検証が実行され、結果が [インポートエラー] ウィンドウに表示されます。

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お気に入りの按分の作成と管理

数多くの経費を同じ方法で配賦することが多くなる場合があります。たとえば、経費の 20% をコストセンター A に、80% をコストセンター B に配賦します。按分のお気に入り機能を使えば、ユーザーは他の経費にも使用できる按分グループを保存することができます。

このお気に入りの「セット」を他の経費に適用すると、システムは保存されている按分データを検証してプロジェクトコードやその他のリストフィールドがまだ有効かどうかを確認し、正しいデータが必要な時にはユーザーに警告します。ユーザーは按分を経費に適用した後、手入力の時と同様に按分を編集します。



お気に入りの按分を作成するには:

2. [購入申請] ページの [申請項目] セクションで、お気に入りの按分を作成する項目を選択します。

4. 按分を金額または % 値で按分する場合は、[按分単位] メニューから選択します。

(41)

注意:

[追加] ボタンを使って経費を正確に按分することができます。たとえば、複数のプロジェクトや部門をまたいで経費を配分する必要がある場合に使用します。

5. [お気に入りに追加] をクリックします。

[お気に入りに追加] ウィンドウが開きます。

6. お気に入りの按分の名前を入力して [保存] をクリックします。システムがお気に入りにこの按分を追加します。[お気に入り] をクリックするとこの按分が表示されるようになります。

(42)



お気に入りの按分を割り当てるには:

自分のお気に入りの按分を割り当てるには、上記で説明した「お気に入りの按分を作成するには」の手順に従います。ただし、[お気に入り] メニューの [お気に入りに追加] をクリックする代わりに、使用するお気に入りの配賦を選択します。



お気に入りの按分を削除するには:

時間が経つにつれて、お気に入りの按分が適切ではなくなったり、廃止されたりすることがあります。下図のお気に入り名の隣にある赤い X 印をクリックすると、使用しないお気に入りの按分を削除することができます。



お気に入りの按分を編集するには:

ユーザーは経費に按分を適用してから必要な修正を行い、その結果を同じ名前で保存すると更新できます。システムはユーザーに既存のセットを上書き保存するかどうかを確認します。

[選択した項目の按分] ウィンドウの [按分のサマリー] ページに、行項目に対して行った按分のサマリーが表示されます。

勘定科目コードの購入申請への対応付け

ユーザーは、勘定科目コードが特定の購入申請に適用されるかを確認するために、項目作成の際に選択した経費タイプに対して勘定科目コードを表示する場合があります。購入申請の勘定科目コードは項目に適用可能ですが、按分レベルで表示され利用できます。勘定科目コードは項目に対して選択した経費タイプから発生します。その項目のすべての按分に渡って同じ勘定科目コードが適用されます。

ユーザーは次の 2 つのステップを実行して [勘定科目コード] 列を表示することができます。

 [申請項目] ページの [按分のサマリー] タブ

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 [購入申請] ページの [申請項目] セクション

購入申請ユーザーの代理（プロキシ）として操作

ユーザーは代理（プロキシ）ロールを割り当てることができ、代理ロールを付与されたユーザーは、他のユーザーの代理として操作することができます。これは Concur Invoice に実装されているものと同じ機能で、特に購入申請内で購入申請を終了して請求書処理内で作業を始める際に、購入申請ユーザーロールやアクセス権を変更することなく、作業するために設計されています。

機能の説明

この代理機能は、次のような場合に機能します：

 請求書処理の“請求書処理の設定管理可”のロールが割り当てられている

 購入申請ユーザーロールが代理申請されるユーザーに割り当てられている

割り当てが実行されると、代理権限を持つ購入申請ユーザーに対し、[プロファイル] メニューの [他のユーザーとして操作] リストにユーザーリストが表示され、購入申請ユーザーロールを付与されたいずれかのユーザーを選択し、代理として操作する権限を付与できます。

下図では、リストで該当のユーザーを指定することにより、Wendy は Sam Smith の代理として操作することができます。

(44)

図が示すとおり、Wendy が Sam Smith の代理として操作することを選択した場合、[プロファイル] メニューが [Smith, Sam として操作中] に変わり、ページ上にWendy の名前の代わりに Sa m Smith の名前が表示されます。

購入申請の代理ロールの動作は購入申請限定

この機能はスタンドアロンの購入申請モジュールのために設計されており、請求書処理内で作業する際のユーザーの操作に変更はありません。つまり、ユーザーが [事前申請] メニューから離れ、請求書処理のユーザーまたは請求書処理ツールの管理者として引き続き作業することができます。ただし、ユーザーが [事前申請] メニューに戻ると、指定の購入申請ユーザーの代わりとして操作再開します。

代理の終了

[<名前> として操作中] に移動し、[セッションを終了] をクリックすることでのみ、ユーザーは購入申請の作業を再開できます。

(45)

承認フローの表示

購入申請ユーザーはワークフローを表示して、購入申請処理の一部であるすべての承認ステップを確認することができます。さらに、[購入申請の承認フロー] ウィンドウから購入申請を提出することもできます。



承認フローを表示するには:

2. [購入申請] ページで、[承認フロー] をクリックします。

(46)

3. [購入申請の承認フロー] ウィンドウでワークフローを確認して [キャンセル] をクリックするか、[送信] をクリックして申請を提出します。

既定の購入申請の承認者の表示

購入申請ユーザーは [プロファイル] > [プロファイル設定] > [請求書の承認者] に移動して、

既定の購入申請の承認者を表示することができます。[請求書の承認者] ページはユーザーに対し読取専用です。

(47)

ステータスの変更および承認待ちのメール通知

お客様は、購入申請のステータスの変更または承認の完了に関するメール通知を受け取ります。

これらの通知メールには、変更または承認が必要な特定の購入申請に直接つながるリンクが含まれます。

セクション 4: 購入申請の承認者が実行可能な操作

購入申請の承認ロールを持つユーザーは [承認] > [購入申請] をクリックして操作する必要のある申請にアクセスします。[承認待ちの購入申請] ページおよびそのアクションは請求書処理

(48)

その他のオプションでは、承認者がイメージを表示して、購入申請の承認または申請者への差戻しのいずれかを行うことができます。承認者は申請で変更できる箇所が制限されているため、差戻すか必要に応じて発注管理者に調整するよう要請します。

購入申請の検索

承認者は、承認済の購入申請や承認待ちの申請を [申請者の姓]、[総計]、または [申請番号]

などの異なる検索基準を選択することによって検索できます。

検索オプション: 表示の変更

承認者は [表示の変更] メニューで承認待ちの申請や日付範囲ごとに承認済の申請を表示することができます。表示を変更すると、ページに結果が表示されます。

(49)

購入申請の差戻し

承認者は支払先への送信前に購入申請を差戻して、追加の確認、関連する購入申請金額や原価対象の修正、または購入申請への一部の追加項目の修正のためにワークフローから購入申請を削除することができます。

[差戻す] アクションが購入申請に対して実行されると、割り当られた購入申請番号は無効になり、もとの関連する申請項目が読取専用になります。また、新しい重複購入申請が「従業員へ差戻し」のステータスで作成され、それには現在は終了した購入申請の一部であるもとの項目および配賦が含まれます。新しい購入申請には、現在は無効の購入申請をもとに生成されたことを示す表示が追加されます。

最後に、メール通知が生成され、申請者の購入申請のメール通知設定を基に送信されます。



購入申請を差戻すには:

1. [承認待ちの申請] ページで、チェックボックスをクリックして差戻す購入申請を選択します。

2. [差戻す] をクリックします。

3. 表示される [購入申請を差戻す] ウィンドウで、購入申請を差戻す理由についてコメントを入力し、[OK] をクリックします。

(50)

購入申請を承認して進む

承認者が購入申請を承認するが、ほかの承認者も追加する必要がある場合、目的の購入申請を開き [承認して転送] をクリックして実行します。

表示された [購入申請の承認と転送] ウィンドウで、承認者はその他の承認者およびこれを実施する理由についてのコメントを追加することができます。[承認して転送] をクリックしてこのステップを完了します。

(51)

購入申請の変更の承認

承認者が購入申請の承認のためにログインすると、申請が変更されたことを示すアイコンが表示されます。

購入申請の承認のほかに、承認者は [差戻す] をクリックして購入申請を購入申請ユーザーに差戻すことができます。承認者は差戻しの理由を含める必要があります。その後、購入申請ユーザーは購入申請が差戻されたことをメールで通知されます。申請の変更に対する備忘メール、通知、

およびエスカレーション、購入申請で行う変更作業と同じように動作します。

承認者が [承認] をクリックすると、購入申請は購入申請処理者の承認へと進みます。

(52)

イメージのアップロードおよび表示

承認者は購入申請のイメージをアップロードしたり表示したりすることができます。ただし、イメージの削除はできません。



2. [購入申請] ページで、[アクション] > [イメージのアップロード] をクリックします。

(53)



1. 目的の申請を開きます。

注意:

また、[発注情報送信に含める] チェックボックスを選択（有効化）して [購入申請イメージ] ウィンドウからの証明用ドキュメントを発注情報送信に含めることができます。

(54)

3. 完了後、[保存] または [キャンセル] をクリックします。

コメントの表示

承認者は、購入申請ユーザーが購入申請の [コメント] セクションに入力した購入申請、または承認者がユーザーに購入申請を差戻すときに入力した購入申請に関するコメントを表示することができます。



(55)

監査証跡の表示

[監査証跡] ウィンドウが表示され、承認者およびシステムが特定の購入申請に対して実行したアクションについての情報を確認できます。

(56)

承認フローの表示

承認者はワークフローを表示して、購入申請処理の一部であるすべての承認ステップを確認することができます。さらに、[購入申請の承認フロー] ウィンドウから購入申請を承認または差戻すこともできます。



(57)

3. [購入申請の承認フロー] ウィンドウでワークフローを確認して [キャンセル] をクリックするか、[承認] や [差戻す] をクリックして購入申請の承認や差戻しを行います。

(58)

項目へのコメントの追加

承認者は項目に対するコメントを追加して明確化したり、詳細情報を追加したりすることができます。（コメントの追加には「発注管理者ですか？」のロールも必要です。）



2. [申請項目] セクションで、[コメントを表示] をクリックします。

3. 表示された [コメントを追加] リンクをクリックします。

(59)

発注の連絡先およびメールアドレスの表示

購入申請の承認者に対し、開いて編集モードになっている購入申請の [申請項目] セクションにある [支払先] フィールドに、購入申請の連絡先の名前およびメールアドレスが表示されます

（請求書処理にインポートされている場合）。これにより、発注に関連する連絡先を素早く見つけることができます。

セクション 5: 発注管理者が実行可能な操作

発注管理者ロールを持つユーザーは、購入申請および発注の両方を処理することができます。このセクションでは、購入申請と発注の処理方法を説明します。

購入申請の処理

発注管理者は一般的に購入申請の完全性を確認します。これは、必須フィールドタイプに入力されているか、規定外フラグが了承されているか、および申請のその他の詳細に申請者が正しく入力しているかどうかを確認することを指します。

発注管理者は [事前申請] > [購入申請] > [購入申請を処理] をクリックします。ここで、発注管理者は、すべての承認待ちの購入申請を確認し、購入申請に処理タスクを実行することができます。

注意: 既定の表示では、新しいお客様のすべての処理待ちの申請を表示しています。

(60)

 購入申請の承認

 修正のため申請を申請者に差戻す

 購入申請に関連付けられたイメージの表示

 選択した購入申請の規定外フラグの了承

 申請を検索する照会の作成

購入申請の差戻し

発注管理者は支払先への送信前に購入申請を差戻して、追加の確認、関連する購入申請金額や原価対象の修正、または購入申請への一部の追加項目の修正のためにワークフローから購入申請を削除することができます。

[差戻す] アクションが購入申請に対して実行されると、割り当られた購入申請番号は無効になり、もとの関連する申請項目が読取専用になります。また、新しい重複購入申請が「従業員へ差戻し」のステータスで作成され、それには現在は終了した購入申請の一部であるもとの項目および配賦が含まれます。新しい購入申請には、現在は無効の購入申請をもとに生成されたことを示す表示が追加されます。



最後に、メール通知が生成され、申請者の購入申請のメール通知設定を基に送信されます。

購入申請を差戻すには:

1. [処理者によるレビュー待ちの申請] ページで、チェックボックスをクリックして差戻す購入申請を選択します。

2. [差戻す] をクリックします。

3. 表示される [購入申請を差戻す] ウィンドウで、購入申請を差戻す理由についてコメントを入力し、[OK] をクリックします。

(61)

購入申請の検索

発注管理者は、[申請者の姓]、[総計]、または [支払先名] などの異なる検索基準を選択することによって、検索エリア内の処理者によるレビュー待ちの申請を検索できます。

検索オプション: 表示の変更

発注管理者は、[表示の変更] メニューで処理者によるレビュー待ちの申請、すべての申請、または処理者によるレビュー待ちの変更オーダー依頼を表示することもできます。表示を変更することにより、結果が [処理者によるレビュー待ちの申請] ページ、[すべての申請] ページ、または [処理者によるレビュー待ちの変更オーダー依頼] に表示されます。

(62)

照会を使用した購入申請の検索

標準的な照会を使用するか、[購入申請の処理者] の [照会] セクション内のオプションを使用

して自分で作成した照会を使用して、申請を検索することもできます。照会は [新しい照会] をクリックして作成することができます。カスタマイズした照会を選択したり、作成した既存の照会を選択したりすることもできます。

カスタム照会の作成

[照会ビルダー] ページで自分が使用するための新しい照会（クエリ）を作成できます。このように作成した照会は自分専用のもので、ほかの人が表示、編集、削除、または使用することはできません。つまり、既定の照会を除き、新たに作成したすべての照会は処理者の間で共有することはできません。



照会を新規作成するには:

1. [照会] > [新しい照会] をクリックします。

2. [照会ビルダー] ウィンドウで、照会の条件を設定します。

(63)

3. 以下のいずれかをクリックします。

 保存して実行: [照会] メニューに照会が保存されて、ただちに実行され、結果が返されます。

 Save: [照会] メニューに照会が保存されます。この照会は後で使用できます。

保存した照会の編集

編集できるのは、自分が作成したカスタム照会のみです。ほかのユーザーが作成したカスタム照会は編集できず、自分の照会だけが編集可能です。

(64)

 カスタム照会を編集するには:

1. [照会] > [保存した照会を編集] をクリックして、編集する照会にマウスカーソルを合わせます。

2. リストから目的の照会をクリックして、[照会ビルダー] ウィンドウで開きます。照会の編集については、本ガイドの「カスタム照会の作成」をご参照ください。

3. 編集が終了したら、以下をクリックします。

 保存して実行: [照会] メニューに照会が保存されて、ただちに実行され、結果が返されます。

 Save: [照会] メニューに照会が保存されます。この照会は後で使用できます。

照会の削除

自分が作成したカスタム照会に限り削除することができます。ほかのユーザーが作成したカスタム照会は削除できません。

 カスタム照会を削除するには:

1. [照会] > [保存した照会を編集] をクリックして、削除する照会にマウスカーソルを合わせます。

2. リストから目的の照会をクリックして、[照会ビルダー] ウィンドウで開きます。

3. [削除] をクリックします。

4. 表示された [確認してください] ウィンドウで照会を削除する操作を確認して [はい]

をクリックします。

(65)

照会結果のエクスポート

照会結果を Excel ベースのデータテンプレートにエクスポートすることができます。これにより、Excel を開き、照会結果を読み込み、アプリケーションで使用できるようになります。



照会の結果をエクスポートするには:

1. エクスポートを必要とする照会を実行します。

2. ページの右下隅の [Excel に出力] をクリックします。

データが読み込まれ、Excel に自動的に表示されます。それぞれの列は購入申請内のフィールドに対応しています。

購入申請に関連付けられたイメージの表示

購入申請に関連付けられたイメージを表示するには、[購入申請イメージギャラリー] をクリックします。

発注の連絡先およびメールアドレス

購入申請の処理者に対し、開いて編集モードになっている購入申請の [新しい申請の作成] セク

(66)

購入申請の規定外フラグの了承

購入申請の規定外フラグを了承するには、開いている [規定外フラグ] セクションの規定外フラグメッセージを読み、その規定外フラグの解決に必要なアクションを実行します。

購入申請の承認

購入申請を承認するには、申請を選択して [承認] をクリックします。

購入申請の詳細を確認する必要がある場合、ダブルクリックして最初に申請を開きます。

購入申請を承認する前に、すべての規定外フラグが了承されていることを確認します。

(67)

承認後、システムは購入申請を 1 つ以上の発注に変えます。各発注は親申請を作成する 1 つの項目から生成されたものです。下図の購入申請では、システムは 2 つの別々の支払先に送られる 2 つの発注を作成します。

購入申請を承認して転送

発注管理者が購入申請を承認するが、ほかの承認者も追加する必要がある場合、目的の購入申請を開き [承認して転送] をクリックして実行します。

(68)

表示された [購入申請を承認して転送] ウィンドウで、発注管理者はその他の承認者およびこれを実施する理由についてのコメントを追加することができます。[承認して転送] をクリックしてこのステップを完了します。

申請の変更の承認

承認者が申請の変更を承認すると、購入申請は購入申請処理者の承認へと進みます。申請が変更されたことを示すアイコンが承認者に表示されます。



申請の変更を承認するには:

2. [購入申請] ページで承認する申請の変更を選択して [承認] をクリックします。

(69)

イメージのアップロードおよび表示

購入申請を処理する発注管理者は、購入申請にイメージをアップロードしたり表示したりすることができます。ただし、削除はできません。



2. [購入申請] ページで、[アクション] > [イメージのアップロード] をクリックします。

(70)



注意:

また、[発注情報送信に含める] チェックボックスを選択（有効化）して [購入申請イメージ] ウィンドウからの証明用ドキュメントを発注情報送信に含めることができます。

(71)

2. 完了後、[保存] または [キャンセル] をクリックします。

コメントの表示

発注管理者は、購入申請ユーザーが購入申請の [コメント] セクションに入力した購入申請、または承認者がユーザーに購入申請を差戻すときに入力した購入申請に関するコメントを表示することができます。



(72)

監査証跡の表示

[監査証跡] ウィンドウが表示され、発注管理者およびシステムが特定の購入申請に対して実行したアクションについての情報を確認できます。

(73)

承認フローの表示

発注管理者はワークフローを表示して、購入申請処理の一部であるすべての承認ステップを確認することができます。さらに、[購入申請の承認フロー] ウィンドウから購入申請を承認または差戻すこともできます。



(74)

3. [購入申請の承認フロー] ウィンドウでワークフローを確認して [キャンセル] をクリックするか、[承認] や [差戻す] をクリックして購入申請の承認や差戻しを行います。

(75)

発送先住所の変更

発注管理者は発送先住所を変更することができます。



発送先住所を変更するには:

2. [発送先住所] セクションで、[変更] をクリックします。

3. 表示されたフィールドをクリックして、発送先名を選択します。

(76)

項目へのコメントの追加

発注管理者は項目の詳細情報をコメントとして追加することができます。



2. [申請項目] セクションで、[コメントを表示] をクリックします。

3. 表示された [コメントを追加] リンクをクリックします。

(77)

[申請項目] セクションにコメントが表示されます。

購入申請の項目の削除

発注管理者は購入申請から項目を削除することができます。



購入申請から項目を削除するには:

(78)

3. [ごみ箱] アイコンをクリックします。

システムが購入申請から項目を削除します。

購入申請の按分（配賦）

購入申請を処理する発注管理者は、按分を行項目レベルで指定できるため、購入費用を正確に配賦することができます。さらに、同じ按分をすべての行項目に適用する場合、按分を一度指定し、

それをすべての行項目に適用できます。

注意: 購入申請ユーザーおよび承認者の両方が按分（配賦）を作成し管理することもできます。



購入申請を按分するには:

2. [購入申請] ページで、部間で按分する 1 つ以上の項目を選択します。

(79)

[選択した項目の按分] が表示されます。

4. [按分単位] をクリックし、配賦の按分を金額毎または % 値毎で行うか選択します。

請求書処理: 購入申請と発注