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はがきファイリングOCR V1.1 ユーザーズガイド

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V1.1

(2)
(3)

はじめに

このたびは、はがきファイリング OCR V1.1 をご利用いただき、誠にありがと うございます。 はがきファイリング OCR V1.1 は、スキャナから読み取った「年賀状」や「暑 中見舞い」などの はがきの文字を認識して、はがきデータベースを作成する ためのソフトウェアです。 本書は、はがきファイリング OCR V1.1 の概要および操作方法について説明し ています。まず、「本書の読み方」をお読みください。 また、本書だけでなく、「お読みください(Readme.txt)」およびヘルプを必 ず参照してください。 本書がはがきファイリング OCR V1.1 を活用していただくために、皆様のお役 に立つことを願っております。 なお、以降本書では、「はがきファイリング OCR V1.1」を、「はがきファイリ ング OCR」と記載しています。 2004 年 10 月

Microsoft、Windows、Windows NT は、米国 Microsoft Corporation の米国およ びその他の国における登録商標です。

(4)

本書

本書

本書

本書の

の読

読み

み方

本書は、はがきファイリング OCR を使って、はがきデータベースを作成する 方を対象に説明しています。

本書

本書

本書

本書の

の構成

構成

構成

構成

本書は、次の構成になっています。 第 第 第 第 1 章章章章     はがきはがきはがきはがきファイリングファイリングファイリングファイリング OCR とはとはとはとは はがきファイリング OCR の概要および特長について説明していま す。 第 第 第 第 2 章章章章     はがきはがきはがきはがきファイリングファイリング OCR をファイリングファイリング ををを 使使使使いますいますいますいます はがきファイリング OCR の一連の操作について説明しています。 この章の説明に従って操作していただくと、スキャナからの はが きの読み取り、はがきの文字の認識、いろいろなアプリケーション (Microsoft® Excel、Microsoft® Outlook Express、および筆まめ)で 使用するための はがきデータの作成といった、はがきファイリン グ OCR の基本的な操作が体験できるようになっています。 第 第 第 第 3 章章章章     はがきはがきファイリングはがきはがきファイリングファイリングファイリング OCR のののの機能機能機能機能 はがきファイリング OCR の便利な機能や、よく使う機能の使い方 について説明しています。 第 第 第 第 4 章章章章     困困困困ったときにはったときにはったときにはったときには はがきファイリング OCR の使用中に発生した困ったことに対処す

(5)

本書

本書

本書

本書で

で使用

使用

使用

使用している

している

している

している記号

記号

記号

記号について

について

について

について

本書では、説明に次の記号を使用しています。

本書

本書

本書

本書での

での

での

での略記

略記

略記

略記について

について

について

について

本書では、以下の用語を省略して表記しています。

Windows® 95 :Microsoft® Windows® 95operating system日本語版 Windows® 98 :Microsoft® Windows® 98operating system 日本語版 Windows NT® :Microsoft® Windows NT® Workstation operating system

Version 4.0 日本語版

Windows® 2000 :Microsoft® Windows® 2000 Professional operating system 日本語版

Windows® Me :Microsoft® Windows®Millennium Edition operating system 日本語版

Windows® XP :Microsoft® Windows® XP Professional operating system 日本語版、 記 号 説 明 特に注意が必要な事項や、必ず守っていただきたい 事項が書かれています。必ずお読みください。 操作に関するワンポイントアドバイスが書かれてい ます。 操作の手順について書かれています。

(6)

はがき

はがき

はがき

はがきファイリング

ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR の

のマニュアル

マニュアル

マニュアルについて

マニュアル

について

について

について

はがきファイリング OCR の使い方を説明しているマニュアルには、本書のほ かに『はがきファイリング OCR のヘルプ』と『はがきファイリング OCR V1.1 ユーザーズガイド メッセージ編』があります。 それぞれのマニュアルは、目的に応じて次のように使い分けてください。 はがき はがき はがき はがきファイリングファイリングファイリングファイリング OCR V1.1 ユユユユーザーズガイドーザーズガイド(ーザーズガイドーザーズガイド(((本書本書本書)本書))) はがきファイリング OCR をはじめて使うときや、基本的な操作につい て知りたいときにお読みください。

Adobe® Acrobat® あるいは、Adobe® Reader® (または Acrobat® Reader™)の「検索」機能を使うと、知りたい操作や機能を「キー ワード」にして必要なページを見つけることができます。

(7)

また、必要なページを印刷してご利用いただくこともます。 はがき はがき はがき はがきファイリングファイリングファイリング OCR のファイリング ののヘルプのヘルプヘルプヘルプ はがきファイリング OCR の詳細な機能について知りたいときや、はが きファイリング OCR の操作中(項目を入力するときなど)に分からな いことがあったときにお読みください。 はがきファイリング OCR のヘルプは、[ ヘルプ ] メニューから [ トピッ クの検索 ] を選択するか、またはキーボードの F1 を押すと表示されま す。 また、ダイアログボックスの [ ヘルプ ] ボタンをクリックすると、その ダイアログボックスの項目についての説明が表示されます。 はがき はがき はがき はがきファイリングファイリングファイリング OCR V1.1 ユファイリング ユユユーザーズガイドーザーズガイドーザーズガイドーザーズガイド メッセージメッセージメッセージメッセージ編編編編 メッセージが表示されたときの対処方法を知りたいときにお読みくだ さい。 はがきファイリング OCR V1.1 ユーザーズガイド メッセージ編を表示 するには、[ スタート ] メニューから、[ プログラム ] − [ はがきファイ リング OCR − [ メッセージ編 ] を順に選択します。

(8)
(9)

目 次

第 1 章

章 

 はがき

はがきファイリング

はがき

はがき

ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR とは

とは

とは

とは

1

1.1 はがきファイリング OCR とは ... 2 1.2 はがきファイリング OCR の特長 ... 3 1.3 はがきファイリング OCR の画面 ... 4 はがき管理画面 ... 4 はがき認識画面 ... 5

第 2 章

章 

 はがき

はがき

はがき

はがきファイリング

ファイリング OCR を

ファイリング

ファイリング

を使

使

使

使います

います

います

います 7

2.1 はがきファイリング OCR の操作のながれ ... 8 2.2 はがきファイリング OCR を起動します ... 10 2.3 はがきを読み取ります ... 13 2.4 認識結果を修正します ... 21 認識結果を修正、再認識します ... 21 はがきデータを確定する ... 28 2.5 はがきデータを他のアプリケーションで使用します .... 30 はがきデータを Microsoft® Excel で使用します ... 31

はがきデータを Microsoft® Outlook Express で 使用します ... 36

(10)

第 3 章

章 

 はがき

はがきファイリング

はがき

はがき

ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR の

の機能

機能

機能

機能 45

3.1 はがきの文字の認識 ... 47 3.2 表示するはがきデータの絞り込み ... 50 3.3 はがきデータの検索 ... 51 3.4 くじ番号当選はがきの検索 ... 55 3.5 フォルダの作成 ... 58 3.6 はがきデータの他フォルダへの移動 ... 60 3.7 はがきデータのコピー ... 62 3.8 はがきデータの削除 ... 64 3.9 動作環境の設定 ... 66 3.10 スキャナ動作環境の設定 ... 68 3.11 はがきデータベースのコピー ... 70 3.12 はがきデータベースの新規作成 ... 74 3.13 連携機能の設定 ... 76 3.14 はがきデータを他の形式で保存 ... 80 3.15 他のアプリケーションで作成したデータの読み込み .. 85 3.16 受け取り記録のコピー ... 89 3.17 はがきデータの印刷 ... 94 3.18 ヒントの表示/非表示 ... 98

第 4 章

章 

 困

困ったときには

ったときには

ったときには

ったときには 101

索引

索引

索引

索引 105

(11)

目的別目次

目的別目次は、はがきファイリング OCR でできる操作を目的別に分類した目次 です。 参照ページに「ヘルプ」とある目次は、「はがきファイリング OCR のヘルプ」 を参照してください。「はがきファイリング OCR のヘルプ」の「キーワード」 から参照先を検索すると便利です。

はがきの

はがきの

はがきの

はがきの認識

認識

認識

認識

今年の年賀はがきの認識結果に、 昨年の認識結果を入力(コピー)したい... 90 郵便番号から住所を入力したい ... 26

認識

認識

認識

認識した

した

した

した文字

文字

文字

文字の

の修正

修正

修正

修正

誤って認識された文字を修正したい ... 21

はがき

はがき

はがき

はがきデータ

データ

データ

データの

の検索

検索

検索

検索

差出人の氏名ではがきデータを探したい ... 51 特定の住所のはがきデータだけを探したい ... 51 西暦ではがきデータを探したい ... 51 年賀状などのくじに当選しているはがきを探したい ... 55

はがき

はがき

はがき

はがきデータ

データ

データ

データの

の保存

保存

保存

保存

(12)

並べ替えて表示したい... ヘルプ はがき管理画面の名前絞り込みタブで、会社名のフリガ ナではがきデータを絞り込んで表示したい... 50 ある差出人の、これまで届いたすべてのはがきを 表示したい... 90

はがき

はがき

はがき

はがきデータ

データ

データ

データの

の印刷

印刷

印刷

印刷

はがきデータをリスト形式で印刷するときに、印刷される 項目(名前や住所など)を変更したい... 95

はがき

はがき

はがき

はがきデータ

データ

データ

データの

の利用

利用

利用

利用

連携バーに表示されるアプリケーションを 変更したい... ヘルプ はがきデータを、連携バーにないアプリケーション (筆王など)で使用したい... 80 他のアプリケーション(筆まめなど)のデータ(住所録のデータ) を、はがきデータベースに取り込みたい... 85 はがきデータを他のパソコンで使いたい ... 70 他のパソコンで作成したはがきデータを使いたい ... 70

移動

移動

移動

移動・

・複写

複写

複写

複写

はがきデータを他のフォルダに移動したい ... 60 はがきデータをコピー(複写)したい ... 62 差出人が連名のはがきを、それぞれの差出人に 分けて管理したい... 62 はがきデータベースを MO や CD-R に保存したい ... 70

(13)

置換

置換

置換

置換え

はがきデータの住所を置き換えたい (浦和市→さいたま市)... 26 はがきのイメージだけを読み取り直したい ... ヘルプ はがきのイメージを置き換えたい ... ヘルプ

はがき

はがき

はがき

はがきデータベース

データベース

データベース

データベースの

の操作

操作

操作

操作

はがきデータベースを新しく作成したい ... 74 はがきデータベースを MO や CD-R に保存したい ... 70 作成したはがきデータベースを他のパソコンで使いたい ... 70 他のパソコンで作成したはがきデータベースを使いたい ... 70

(14)
(15)

第 1 章

はがき

はがき

はがき

はがきファイリング

ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR とは

とは

とは

とは

この章では、はがきファイリング OCR とは何か、どのようなことができるの かについて説明しています。 1.1 はがきファイリング OCR とは ...2

(16)

1.1 はがき

はがき

はがき

はがきファイリング

ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR とは

とは

とは

とは

はがきファイリング OCR とは、年賀状や暑中見舞いなどのはがきを管理する ソフトウェアです。

はがきファイリング OCR は、はがきをスキャナから読み取ってイメージデー タ化します。イメージデータ化した はがきに書かれている文字を認識して (OCR:Optical Character Recognition)、データベースで管理します。

はがきファイリング OCR では、読み取ったはがきのイメージデータを「はが きのイメージ」、文字を認識した結果の文字データを「認識結果」と呼んでい ます。また、「はがきのイメージ」と「認識結果」を合わせて「はがきデータ」 と呼んでいます。

(17)

1.2 はがきファイリング OCR の特長

1.2 はがき

はがき

はがき

はがきファイリング

ファイリング

ファイリング OCR の

ファイリング

の特長

特長

特長

特長

はがきファイリング OCR には、次の特長があります。 ・ はがきの文字を認識して、文字データにできます。 ・ はがきの表(あて名が印刷されている面)と裏(絵や文字などの内容 が書かれている面)を合わせて、1 枚のはがきとして管理します。 ・ はがきデータを、「会社用」のはがき と「個人用」のはがき に分類で きます。 ・ はがきデータを、受け取った年ごとに管理することができます。 ・ はがきデータを、「筆まめ」などの宛名作成ソフトウェアや、 Microsoft® Excel などで利用することができます。

・ はがきに書かれている e-mail アドレスを、Microsoft® Outlook Express のアドレス帳に入れることができます。 ・ はがきに書かれている文字(差出人の名前や住所など)で検索できま す。 ・ お年玉つき年賀はがきなどの、当選くじ番号を検索できます。 ・ はがきデータベースを、名前を付けて保存できます。CD-R や MO に バックアップを作成したり、ネットワークドライブに保存して共有し たりできます。

(18)

1.3 はがき

はがき

はがき

はがきファイリング

ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR の

の画面

画面

画面

画面

はがきファイリング OCR では、「はがき管理画面」を使ってはがきデータを 管理します。また、はがきのイメージの文字を認識するために「はがき認識画 面」を使います。それぞれの画面の概要は次のとおりです。 なお、画面の詳細については「はがきファイリング OCR のヘルプ」を参照し てください。

はがき

はがき

はがき

はがき管理画面

管理画面

管理画面

管理画面

はがきデータを管理する画面です。

(19)

1.3 はがきファイリング OCR の画面

はがき

はがき

はがき

はがき認識画面

認識画面

認識画面

認識画面

はがきのイメージの文字を認識するための画面です。 ツールバー  よく使うコマンドを実行  するためのボタンです テキストウィンドウ  認識の結果が表示されます  イメージウィンドウで認識する範囲を  ドラッグで指定してから、[氏名]などの  ボタンをクリックすると項目単位で認識  できます 受け取り記録  表示している はがきデータと同姓同名の はがきデータが表示されます  ツールバーの    をクリックすると表示/非表示が切り替わります イメージウィンドウ  はがきイメージが表示されます  認識する範囲をドラッグで指定できます 連携バー  はがきファイリングOCRと連携する  アプリケーションを起動するボタンです

(20)
(21)

第 2 章

はがき

はがき

はがき

はがきファイリング

ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR を

使

使

使

使います

います

います

います

この章では、はがきファイリング OCR の基本的な使い方について説明しま す。 この章に記載されている手順に沿って操作すると、はがきを読み取り、読み 取ったはがきのイメージを認識し、その認識結果を年賀状印刷ソフトなどの他 アプリケーションで利用するまでのながれが理解できます。 記載されている手順に沿って操作しながら読んでください。 2.1 はがきファイリング OCR の操作のながれ ...8 2.2 はがきファイリング OCR を起動します ... 10 2.3 はがきを読み取ります ... 13 2.4 認識結果を修正します ... 21

(22)

2.1 はがき

はがき

はがき

はがきファイリング

ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR の

の操作

操作

操作

操作の

ながれ

ながれ

ながれ

ながれ

はがきファイリング OCR を使用して、はがきデータを管理し、はがきデータ を他アプリケーションで利用するまでのながれは次のとおりです。

(23)

2.1 はがきファイリング OCR の操作のながれ ・ はがきのイメージの読み取り方法は、13 ページの「はがきを読 み取ります」に詳しく説明しています。 ・ 認識した結果を修正する方法は、21 ページの「認識結果を修正 します」に詳しく説明しています。 ・ はがきデータを他のアプリケーションで使用する方法は、30 ページの「はがきデータを他のアプリケーションで使用します」 に詳しく説明しています。

(24)

2.2 はがき

はがき

はがき

はがきファイリング

ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR を

を起動

起動

起動

起動し

ます

ます

ます

ます

はがきファイリング OCR を起動します。 はがきファイリング OCR の起動には、次の2つの方法があります。 ・ デスクトップに作成したショートカットをダブルクリックする はがきファイリング OCR のショートカットは、インストール時に 「ショートカットを作成する」をチェックすると作成されます。 ・ スタートメニューから起動する [ スタート ] メニューから [ プログラム ] − [ はがきファイリング OCR ] − [ はがきファイリング OCR ] の順に選択します。 ここでは、デスクトップに登録されているショートカットをダブルクリックし て起動する方法について説明します。 1. デスクトップデスクトップデスクトップのデスクトップのの [ はがきの はがきはがきはがきファイリングファイリング OCR ] のファイリングファイリング ののショートカットのショートカットショートカットをショートカットををを ダブルクリック ダブルクリックダブルクリック ダブルクリックしますしますします。します。。。 ⇒ はがきファイリング OCR が起動し、はがき管理画面が表示されます。

(25)

2.2 はがきファイリング OCR を起動します 両面のイメージ(はがきの表面と裏面のイメージ) として読み込んでいるとき、このマークがつきます。 ・ はがきファイリング OCR をインストール後、はじめては がきファイリング OCR を起動したときに、 My Documents フォルダに「はがきファイリング OCR」 フォルダが作成され、ファイル名が日付のはがきデータ ベースが自動的に作成されます。 たとえば、2004 年 10 月 31 日に はがきファイリング OCR を起動した場合、はがきデータベースのファイル名 は、「2004 年 10 月 31 日 .hdb」となります。 なお、Windows NT®の場合は、Personal フォルダに「は がきファイリング OCR 」フォルダが作成されます。

(26)

はがきファイリング OCR を終了するときは、はがき管理 画面で、[ ファイル ] メニューの [ 終了 ] を選択します。 詳細は、44 ページの「はがきファイリング OCR を終了 します」を参照してください。

(27)

2.3 はがきを読み取ります

2.3 はがきを

はがきを

はがきを

はがきを読

読み

み取

取ります

ります

ります

ります

はがきのイメージは、スキャナまたはファイルから読み込みます。 ここでは、ScanSnap で読み取る方法について説明します。 次のような場合を例に説明します。    読み取るはがきのイメージ:表面、裏面の両面イメージ    読み込み先フォルダ   :マイ フォルダ フラットベッドスキャナで読み取る方法、およびファイルから読み込む方法に ついては、「はがきファイリング OCR のヘルプ」を参照してください。 1. はがきはがきはがきはがきファイリングファイリングファイリングファイリング OCR をを起動をを起動起動起動しますしますしますします。。。。 2. スキャナスキャナスキャナスキャナにはがきをにはがきをにはがきをにはがきをセットセットセットセットしますしますしますします。。。。 3. ツールバーツールバーツールバーツールバーのののの [ スキャナスキャナスキャナスキャナ読読読読みみみみ取取り取取りりり ] ボタンボタンボタンボタンををクリックををクリッククリッククリックしますしますしますします。。。。 ScanSnap および ADF(自動給紙装置)スキャナで、は がきを読み取る場合、ポストカードなどのように、官製 はがきのサイズと異なる大きさのはがきを混在させて読 み取らないでください。 はがきのイメージが傾いて読み取られる原因となります。

(28)

⇒ [ フォルダの選択 ] ダイアログボックスが表示されます。 4. 読読み読読みみ取み取取ったはがきの取ったはがきのイメージったはがきのったはがきのイメージイメージをイメージをを保存を保存する保存保存するするフォルダするフォルダフォルダをフォルダをを選択を選択します選択選択しますします。します。。。 ここでは、マイ フォルダを選択します。 5. [OK] ボタンボタンボタンボタンををををクリッククリッククリッククリックしますしますしますします。。。。 ⇒ [ スキャナ動作環境 ] ダイアログボックスが表示されます。 6. スキャナスキャナスキャナ読スキャナ読読み読みみ取み取取り取りり時り時の時時のの動作環境の動作環境動作環境を動作環境を指定をを指定指定します指定しますします。します。。。 スキャナ動作環境では、はがきのイメージの解像度などについて指定しま す。ここでは、次のように指定します。 解像度 :200dpi ScanSnap の (SCAN ボタン)を押して読み取ること もできます。この場合、[スキャナ動作環境]ダイアログ ボックスは表示されません。 SCAN

(29)

2.3 はがきを読み取ります ・ 200dpi は、推奨解像度です。これ以上の解像度を指定 しても認識率は変わりません。 200dpi 以上の解像度で読み取る必要がある場合は、ス キャナドライバ画面を表示して読み取ってください。 ・ はがきの片面のイメージを読み取るときは、[ スキャ ナ読み取り ] ボタンをクリックする前に、次の手順で 動作環境の設定を変更します。 1. はがき管理画面の [ ツール ] メニューから [ 動 作環境の設定 ] を選択します。 2. [ 動作環境の設定 ] ダイアログボックスの [ 読み 込み時の処理 ] タブをクリックします。 3. 「スキャナ読み取り時の処理」に「片面処理」 を選択して [OK] ボタンをクリックします。 詳細は、「はがきファイリング OCR のヘルプ」を参照

(30)

[ スキャナ動作環境 ] ダイアログボックスで指定する項目の詳細は、68 ページの「スキャナ動作環境の設定」および「はがきファイリング OCR のヘルプ」を参照してください。 7. [OK] ボタンボタンボタンボタンををををクリッククリッククリッククリックしますしますしますします。。。。 ⇒ スキャナ読み取りが開始され、はがきの両面のイメージが読み取られ ます。 次のスキャナ読み取り時から、[ スキャナ動作環境 ] ダイ アログボックスを表示せずスキャナ読み取りしたいとき は、「次回から、この画面を表示しません」をチェックし ます。

(31)

2.3 はがきを読み取ります 認識が終了すると、続けてスキャナ読み取りをおこなうかどうかを確 認するメッセージが表示されます。 8. メッセージメッセージメッセージメッセージのののの [ いいえいいえいいえいいえ ] ボタンボタンをボタンボタンをををクリッククリッククリッククリックしますしますしますします。。。。 ⇒ [ いいえ ] ボタンをクリックすると、スキャナ読み取りが終了し、はが き認識画面と認識操作ガイドが表示されます。 9. ガイドガイドガイドガイドのののの内容内容を内容内容ををを確認確認確認確認してしてしてして、、[ 次、、 次次次へへへへ ] ボタンボタンボタンボタンををクリックををクリッククリッククリックしますしますしますします。。。。 はがきのイメージを認識せずに、はがきのイメージだけ を読み取りたい場合は、動作環境設定を変更します。動 作環境設定については、66 ページの「動作環境の設定」 を参照してください。 続けてスキャナ読み取りする場合は、次に読み取る はが きをセットして、[ はい ] ボタンをクリックします。

(32)

[ 次へ ] ボタンを数回クリックして、ガイドの内容を確認してください。 はがき認識画面では、読み取ったはがきのイメージと、そのイメージを認 識した結果が表示されます。

(33)

2.3 はがきを読み取ります 個人から送られてきたはがきの情報(認識結果)は [ 個人 ] タブに、会社 から送られたきたはがき(会社名が記載されているはがき)の情報は [ 会 社 ] タブに入力されます。 はがきのイメージの表面を表示したり、 裏面を表示したりできます。 認識された名前や住所は、個人または 会社の情報として振り分けられます。 認識結果の情報を、[ 個人 ] タブに入力するか [ 会社 ] タ ブに入力するかを指定することができます。 詳細は、66 ページの「動作環境の設定」および「はがき ファイリング OCR のヘルプ」を参照してください。

(34)

認識結果を確認して、誤って認識された文字を修正します。文字の修正方法に ついては、21 ページの「認識結果を修正します」を参照してください。 認識結果の文字の色は、次のような意味です。 ・ 認識結果の赤色の文字は、文字として認識できなかった文字 です。 ・ オレンジ色の文字は、認識結果の確認が必要な文字です。 ・ 青色の文字は、知識処理によって入力された文字です。 知識処理とは、イメージの文字を認識した結果ではなく、比 較的正確に認識された結果(情報)から、関連する項目の情 報を探して認識結果として入力する処理のことです。 たとえば、住所に青色で表示された都道府県が追加されてい る場合は、市町村の認識結果から該当する都道府県名が入力 されたことを示しています。また、会社名が青色で表示され ている場合は、郵便番号と住所の認識結果から、該当する会 社名が入力されたことを示しています。

(35)

2.4 認識結果を修正します

2.4 認識結果

認識結果

認識結果

認識結果を

を修正

修正

修正します

修正

します

します

します

はがきの認識結果を確認して、誤って認識されている文字を修正したり、認識 されなかったデータを再認識したりします。修正した認識結果を「確定」する と、認識結果に対してキーボードから文字を入力したり、再認識したりできな くなります。 次に、認識結果を修正して確定するまでの操作について説明します。

認識結果

認識結果

認識結果

認識結果を

を修正

修正

修正

修正、

、再認識

再認識

再認識

再認識します

します

します

します

次の方法で、修正または再認識します。 認識結果の修正または再認識は、はがき認識画面でおこないます。 はがきファイリング OCR では、手書きの文字は認識できま せん。はがきファイリング OCR で認識できる文字は、次の とおりです。 文字種:JIS 第一水準、第二水準(70 文字)、ひらがな、     カタカナ、英字、数字、記号 書体 :明朝体、ゴシック体、楷書体、毛筆書体(行書体)、     隷書 文字サイズ :6 ∼ 16 ポイント

(36)

・ はがきのはがきのはがきのはがきのイメージイメージイメージのイメージののの向向向向きをきを修正きをきを修正修正修正してしてしてして、、再度認識、、再度認識再度認識再度認識するするするする 認識結果がなにも入力されていない(ほとんど入力されていない)場 合は、イメージウィンドウのはがきのイメージの向きを修正して、も う一度認識(ツールバーの [ 認識実行 ] ボタンをクリック)します。 − はがきのイメージが、正しい向きで読み込まれなかった場合 はがき管理画面が表示されている場合は、次のいずれか の方法ではがき認識画面を表示します。 ・ ツールバーの [ はがき認識画面の表示 ] ボタンをク リックする ・ データウィンドウの、縮小イメージ(はがきデータ) をダブルクリックする ・ データウィンドウで縮小イメージ(はがきデータ)を 選択し、マウスの右ボタンをクリックして表示される メニューの中から [ はがき認識画面の表示 ] を選択す る

(37)

2.4 認識結果を修正します −はがきのイメージの向きは正しいが、傾いて読み取られている場 合 はがきのイメージの傾きを修正してします。 イメージウィンドウの [ 傾き補正 ] ボタンをクリックすると、はが きのイメージの傾きが修正されます。 ・ 再度認識再度認識再度認識再度認識するするするする 認識結果がほとんど入力されていない場合で、はがきのイメージの向 きが正しいときは、次の手順で再度認識してください。 1. 認識結果を入力したいタブ([ 会社 ] または [ 個人 ])をクリック します。

(38)

2. イメージウィンドウで、差出人の名前や住所が書かれている範 囲全体を選択します。 3. ツールバーの [ 認識実行 ] ボタンをクリックします。 ⇒メッセージが表示されます。 4. [ はい ] ボタンをクリックします。 ⇒データウィンドウに認識結果が入力されます。 ・ 項目単位項目単位項目単位項目単位ででで再度認識で再度認識再度認識再度認識するする(するする(((項目認識項目認識項目認識項目認識)))) 認識結果が誤った項目に入力された場合は、次の手順で再度認識して ください。 1. イメージウィンドウで、認識したい範囲を選択します。 マウスの左ボタンを押したまま、認識する範囲を を選択します。範囲選択の終了点でマウスボタン 認識する文字が赤い点線の枠で囲まれます。 から手を離します。

(39)

2.4 認識結果を修正します 2. データウィンドウで、認識結果を入力したい項目のボタンをク リックします。 ⇒認識結果が入力されます。 ・ はがきのはがきのはがきのはがきのイメージイメージイメージイメージのののの表示面表示面表示面を表示面を変更をを変更変更して変更してして表示して表示表示表示するするするする イメージウィンドウにはがきの裏面のイメージが表示されている場合 でも、認識結果にはがきの表面の差出人欄の情報が入力される場合が あります。この場合、はがきの表面のイメージを表示して認識結果を 確認します。はがきのイメージの表示面を変更するときは、イメージ ウィンドウの [ 表面 ] ボタンまたは [ 裏面 ] ボタンをクリックします。 会社名に含まれる「株式会社」および「有限会社」 のフリガナは表示されません。

(40)

・ 住所一覧住所一覧住所一覧住所一覧ををを表示を表示して表示表示してしてして入力入力入力入力するするするする 「〒(郵便番号)」の情報から、住所を入力することができます。 1. [ 住所一覧 ] ボタンをクリックします。 ⇒郵便番号に対応する住所の一覧が表示されます。 2. 一覧の中から該当する住所を選択して、[OK] ボタンをクリック します。 ⇒選択した住所が、「住所」の認識結果の先頭に挿入されます 同じ操作で、郵便番号一覧、氏名候補一覧、フリガナ候補一覧から情 報を入力することができます。 住所一覧および郵便番号一覧からの変換では、平成 16 年 3 月版(平成 16 年 4 月に合併などで変更を予定していた市町村も含む)の住所およ び郵便番号を使用しています。このため、これ以降に新設された町名 などが表示されない場合があります。

(41)

2.4 認識結果を修正します ・ [ 個人個人個人 ] タブ個人 タブタブのタブの認識結果のの認識結果認識結果認識結果とととと [ 会社会社会社会社 ] タブタブのタブタブののの認識結果認識結果認識結果認識結果ををを入を入れ入入れれれ替替替替えるえるえるえる 会社からのはがきの認識結果が、誤って [ 個人 ] タブに入力されている 場合は、[ 編集 ] メニューの [ データ ] から [ 個人データと会社データを 入れ替える ] を選択します。 ・ 過去過去過去過去のはがきのはがきのはがきのはがきデータデータデータデータのの認識結果のの認識結果認識結果認識結果ををををコピーコピーコピーするコピーするするする 今までに受け取ったはがきの認識結果を、はがき認識画面で表示して いるはがきデータにコピーすることができます。 詳細は、89 ページの「受け取り記録のコピー」を参照してください。 ・ キーボードキーボードキーボードキーボードからからからから直接入力直接入力直接入力する直接入力するするする それぞれの操作方法の詳細は、「はがきファイリング OCR のヘルプ」を参照 してください。 認識操作ガイドでも、認識方法を参照できます。認識操 作ガイドは、[ ヘルプ ] メニューから選択します。

(42)

はがき

はがき

はがき

はがきデータ

データ

データ

データを

を確定

確定

確定

確定する

する

する

する

修正したデータを確定する方法を説明します。 [ 確定 ] ボタンは、表示しているはがきの、すべての認識結果を確認してから クリックします。 1. 修正修正したはがき修正修正したはがきしたはがきデータしたはがきデータデータをデータを表示をを表示表示し表示しし、し、[確定、、確定確定 ] ボタン確定 ボタンボタンをボタンををクリックをクリックしますクリッククリックしますします。します。。。 ⇒次のはがきデータを表示するかどうかを確認するメッセージが表示 されます。 2. 次次のはがき次次のはがきのはがきデータのはがきデータデータをデータを表示をを表示表示して表示してして認識結果して認識結果を認識結果認識結果をを確認を確認確認する確認するする場合する場合は場合場合はは [ はいは はいはい ]はい ボタン ボタンボタン ボタンををを、を、、次、次次のはがき次のはがきのはがきデータのはがきデータデータをデータを表示をを表示表示しない表示しないしない場合しない場合は場合場合はは [ いいえは いいえいいえ ] ボタいいえ ボタボタボタ ン ンン ンをををクリックをクリッククリックしますクリックしますします。します。。。 ここでは、[ はい ] ボタンをクリックして、すべてのはがきデータの認識 結果を確認し、はがきデータを確定してください。 ⇒ [ はい ] ボタンをクリックすると、次のはがきデータが表示されます。 認識結果を確認してください。

(43)

2.4 認識結果を修正します 3. [ はいはいはいはい ] ボタンボタンボタンボタンををををクリッククリッククリッククリックしてしてしてして、、はがき、、はがきはがきはがき管理画面管理画面管理画面管理画面にに戻にに戻戻戻りますりますりますります。。。。 ⇒ はがき認識画面が閉じ、はがき管理画面に戻ります。 はがき認識画面を表示したままにする場合は、[ いいえ ] ボタンをクリッ クします。はがき認識画面からはがき管理画面に戻るときは、ツールバー の [ はがき管理画面に戻る ] ボタンをクリックします。 [ 確定 ] ボタンをクリックすると、[ 確定 ] ボタンが押され た状態になります。 確定した認識結果を修正する場合は、もう一度、[ 確定 ] ボタンをクリックします。[ 確定 ] ボタンが押されていな い状態になり、認識結果を修正できるようになります。 また、[ 確定 ] ボタンが押された状態で、[ 認識実行 ] ボタ ンをクリック、または項目認識すると、確定状態を解除 して認識するかどうか確認するメッセージが表示されま す。[ はい ] ボタンをクリックすると、確定状態が解除さ れ、認識が実行されます。

(44)

2.5 はがき

はがき

はがき

はがきデータ

データ

データ

データを

を他

他の

のアプリケーショ

アプリケーショ

アプリケーショ

アプリケーショ

ンで

で使用

使用

使用

使用します

します

します

します

はがきデータを、他のアプリケーションで使用することができます。 ここでは、連携バーに表示される次のアプリケーションとの連携について説明 します。 ・ Microsoft® Excel(表計算ソフト)

・ Microsoft® Outlook Express(メールソフト)

・ 筆まめ(宛名印刷用ソフト) ご使用のパソコンに、上記のアプリケーションがインストールされていない場 合は、連携バーに表示されません。 エクスポート機能を利用しても、はがきデータを他のア プリケーションで利用できる形式に保存することができ ます。エクスポート機能の操作方法については、80 ペー ジの「はがきデータを他の形式で保存」を、詳細につい ては「はがきファイリング OCR のヘルプ」を参照してく ださい。

(45)

2.5 はがきデータを他のアプリケーションで使用します

はがき

はがき

はがき

はがきデータ

データ

データを

データ

を Microsoft

®

Excel で

で使用

使用

使用します

使用

します

します

します

はがきデータを、Microsoft® Excel のデータとして新規作成する方法について 説明します。ここでは、Microsoft® Excel と連携して作成したファイルのこと を Excel ファイルとよびます。 なお、すでにある、はがきファイリング OCR から作成した Excel ファイル に、はがきデータを追加することもできます。追加する方法については、「は がきファイリング OCR のヘルプ」を参照してください。 ここでは、マイ フォルダのすべてのデータを、出力する項目を指定して Excel ファイルに保存します。 1. はがきはがきはがきはがき管理画面管理画面管理画面管理画面ののののフォルダウィンドウフォルダウィンドウフォルダウィンドウフォルダウィンドウでで、でで、、、マイマイマイマイ フォルダフォルダをフォルダフォルダをををクリックリックリックリッ ク ク ク クしますしますしますします。。。。 ⇒ データウィンドウに、マイ フォルダに保存されているはがきデータの 一覧が表示されます。 2. 名前絞名前絞名前絞名前絞りりりり込込込込みみみみタブタブタブタブのの [ 全のの 全全全 ] のはがきのはがきのはがきのはがきデータデータがデータデータががが表示表示表示表示されていることされていることされていることされていること を を を を確認確認確認確認しますしますしますします。。。。 選択しているタブは、文字が青色で表示されます。

(46)

3. 連携連携連携バー連携バーバーのバーのの [ Excel ] ボタンの ボタンをボタンボタンををクリックをクリッククリックしますクリックしますします。します。。。 ⇒ [ 対象データの選択 ] ダイアログボックスが表示されます。 4. 「「表示「「表示表示されている表示されているされているデータされているデータデータ」データ」を」」をを選択を選択選択します選択しますします。します。。。 5. [ 実行実行実行実行 ] ボタンボタンボタンボタンををクリックををクリッククリッククリックしますしますしますします。。。。 ⇒ [Excel 連携動作の開始 ] ダイアログボックスが表示されます。 6. 「「「新規「新規新規に新規にに Excel ファイルに ファイルファイルをファイルをを出力を出力する出力出力するする」する」」を」を選択をを選択選択します選択しますします。します。。。

(47)

2.5 はがきデータを他のアプリケーションで使用します 7. [ 次次次次へへへへ ] ボタンボタンボタンボタンををクリックををクリッククリッククリックしますしますしますします。。。。 ⇒ [ 新規 Excel ファイルへの出力 ] ダイアログボックスが表示されます。 8. [ 参照参照参照参照 ] ボタンボタンボタンボタンををクリックををクリッククリッククリックしますしますしますします。。。。 ⇒ [ 出力ファイルの選択 ] ダイアログボックスが表示されます。 9. 「「「「ファイルファイルファイルファイルのの場所のの場所場所場所」」」」とととと「「ファイル「「ファイルファイルファイル名名名名」」」」をを指定をを指定指定指定しますしますしますします。。。。 「ファイルの場所」には、新規作成するファイルを保存するフォルダを指 定します。「ファイル名」には、新規作成するファイルのファイル名を指 定します。

(48)

10. [ 開開開開くくくく ] ボタンボタンボタンボタンををクリックををクリッククリッククリックしますしますしますします。。。。 ⇒ [ 出力ファイルの選択 ] ダイアログボックスが閉じ、[ 新規 Excel ファ イルへの出力 ] ダイアログボックスの「出力 Excel ファイル」名に、 新規作成するファイルのフルパス名が表示されます。 11. [ 次次次次へへへへ ] ボタンボタンボタンボタンををクリックををクリッククリッククリックしますしますしますします。。。。 ⇒ [ 項目選択(Excel 連携)] ダイアログボックスが表示されます。 12. Microsoft® Excel にににに出力出力出力出力するするするする項目項目を項目項目ををを指定指定指定指定しますしますしますします。。。。 出力する項目のチェックボックスにチェックを付けます。 ここでは、「会社〒」、「会社住所」、および「会社電話」を追加して指定し ます。

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2.5 はがきデータを他のアプリケーションで使用します 13. [OK] ボタンボタンボタンボタンををををクリッククリッククリッククリックしますしますしますします。。。。 ⇒ Microsoft® Excel が起動され、連携したはがきデータが表示されます。 [ 項目選択(Excel 連携)] ダイアログボックスで、[ 会社用デ フォルトに戻す ] ボタンをクリックすると、次の項目にチェック がつきます。 ・ 氏名 ・ 会社名 ・ 会社〒 ・ 会社住所 ・ 会社電話 ・ 会社電子メール [ 個人用デフォルトに戻す ] ボタンをクリックすると、次の項目 にチェックがつきます。 ・ 氏名 ・ 〒 ・ 住所 ・ 電話 ・ 電子メール

(50)

はがき

はがき

はがき

はがきデータ

データ

データ

データを

を Microsoft

®

Outlook Express で

使用

使用

使用

使用します

します

します

します

はがきデータを、Microsoft® Outlook Express のアドレス帳に保存する方法に ついて説明します。 ここでは、マイ フォルダにある氏名のフリガナの頭文字が「ア」ではじまる はがきデータを、エクスポートする項目を指定して Microsoft® Outlook Express のアドレス帳に保存します。 1. はがきはがきはがき管理画面はがき管理画面管理画面の管理画面ののフォルダウィンドウのフォルダウィンドウフォルダウィンドウでフォルダウィンドウで、でで、、マイ、マイマイ フォルダマイフォルダをフォルダフォルダををクリッをクリックリックリッ ク クク クしますしますします。します。。。 ⇒ データウィンドウに、マイ フォルダに保存されているはがきデータの 一覧が表示されます。 2. 名前絞名前絞名前絞り名前絞りり込り込込み込みみタブみタブタブのタブの [ アのの アア ] タブア タブタブをタブをクリックををクリッククリックしますクリックしますします。します。。。 選択しているタブは、文字が青色で表示されます。

(51)

2.5 はがきデータを他のアプリケーションで使用します

4. 「「「「表示表示表示表示されているされているされているされているデータデータデータデータ」」を」」ををを選択選択選択選択しますしますしますします。。。。

5. [ 実行実行実行実行 ] ボタンボタンボタンボタンををクリックををクリッククリッククリックしますしますしますします。。。。

⇒ [ 項目選択(Outlook Express(アドレス帳))] ダイアログボックスが 表示されます。

6. Microsoft® Outlook Express ののののアドレスアドレスアドレスアドレス帳帳帳帳にににに出力出力する出力出力するするする項目項目項目項目をををを指指指指 定

定 定

定しますしますしますします。。。。

(52)

8. [OK] ボタンボタンボタンボタンををををクリッククリッククリッククリックしますしますしますします。。。。

Microsoft® Outlook Express を起動して、アドレス帳を確認してください。

・ 「共有連絡先」フォルダに既存のデータが保存されて いる場合、追加したはがきデータはソート条件にした がって表示されます。 ・ 「共有連絡先」フォルダに同姓同名のデータが保存さ れている場合、既存のデータは削除されずに、はがき データが追加されます。

(53)

2.5 はがきデータを他のアプリケーションで使用します

はがき

がき

がき

がきデータ

データ

データ

データを

を筆

筆まめで

まめで

まめで

まめで使用

使用

使用

使用します

します

します

します

はがきデータを、筆まめの住所録データとして保存する方法について説明しま す。 ここでは、マイ フォルダのすべてのデータを、エクスポートする項目を指定 して筆まめ(Ver.15)の住所録データとして保存します。 なお、筆まめの操作については、筆まめに添付されているマニュアルを参照し てください。 1. はがきはがきはがきはがき管理画面管理画面管理画面管理画面ののののフォルダウィンドウフォルダウィンドウフォルダウィンドウフォルダウィンドウでで、でで、、、マイマイマイマイ フォルダフォルダをフォルダフォルダをををクリックリックリックリッ ク ク ク クしますしますしますします。。。。 ⇒ データウィンドウに、マイ フォルダに保存されているはがきデータの 一覧が表示されます。 2. 名前絞名前絞名前絞名前絞りりりり込込込込みみみみタブタブタブタブのの [ 全のの 全全全 ] のはがきのはがきのはがきのはがきデータデータがデータデータががが表示表示表示表示されていることされていることされていることされていること を を を を確認確認確認確認しますしますしますします。。。。 筆まめのアプリケーションが起動されている状態では、はがき データを筆まめの住所録として保存できません。 筆まめのアプリケーションが終了していることを確認して、操 作をおこなってください。

(54)

3. 連携連携連携バー連携バーバーのバーのの [ 筆の 筆筆まめ筆まめ ] ボタンまめまめ ボタンボタンをボタンををクリックをクリックしますクリッククリックしますします。します。。。 ⇒ [ 対象データの選択 ] ダイアログボックスが表示されます。 4. 「「表示「「表示表示されている表示されているされているデータされているデータデータ」データ」を」」をを選択を選択選択します選択しますします。します。。。 5. [ 実行実行実行実行 ] ボタンボタンボタンボタンををクリックををクリッククリッククリックしますしますしますします。。。。 ⇒ [ 項目選択(筆まめ Ver10/Ver11/Ver12/Ver13/Ver14/Ver15 連携用 CSV)] ダイアログボックスが表示されます。 6. 筆筆まめの筆筆まめのまめの住所録まめの住所録住所録に住所録にに出力に出力出力する出力する項目するする項目項目を項目をを指定を指定指定します指定しますします。します。。。

(55)

2.5 はがきデータを他のアプリケーションで使用します

7. [ 完了完了完了完了 ] ボタンボタンボタンボタンををクリックををクリッククリッククリックしますしますしますします。。。。

⇒ 筆まめが起動され、[ 他の住所録形式の読み込み ] ダイアログボックス が表示されます。

(56)

8. [ 次次次次へへへへ ] ボタンボタンボタンボタンををクリックををクリッククリッククリックしますしますしますします。。。。

⇒ 読み込みの準備ができましたのダイアログボックスが表示されます。

(57)

2.5 はがきデータを他のアプリケーションで使用します はがきデータを筆まめを使用して、はがきなどに印刷できます。 み み み み ほ ほ ほ ほ ん ん ん ん 筆まめに登録された1枚目のカードは、割り付けた項目 が表示されています。不要なカードなので削除してくだ さい。

(58)

2.6 は

はがき

がき

がきファイリング

がき

ファイリング OCR を

ファイリング

ファイリング

を終了

終了

終了

終了し

ます

ます

ます

ます

はがきファイリング OCR の終了方法について説明します。 1. はがきはがき認識画面はがきはがき認識画面認識画面が認識画面がが表示が表示表示されている表示されているされている場合されている場合は場合場合はは、は、、ツールバー、ツールバーツールバーのツールバーのの [ はがきの はがきはがきはがき 管理画面 管理画面管理画面 管理画面ににに戻に戻戻る戻るる ] ボタンる ボタンをボタンボタンををクリックをクリッククリックしますクリックしますします。します。。。 ⇒ はがき認識画面が閉じ、はがき管理画面に戻ります。 2. はがきはがき管理画面はがきはがき管理画面管理画面で管理画面で、でで、、[ ファイル、 ファイルファイルファイル ] メニューメニューからメニューメニューからからから [ 終了終了終了終了 ] をををを選択選択選択選択しししし ます ますます ます。。。。

(59)

第 3 章

はがき

はがき

はがき

はがきファイリング

ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR の

の機能

機能

機能

機能

この章では、はがきファイリング OCR のいろいろな機能のうち、主なものに ついて説明します。ここで説明していない機能については、「はがきファイリ ング OCR のヘルプ」を参照してください。 3.1 はがきの文字の認識 ... 47 3.2 表示するはがきデータの絞り込み ... 50 3.3 はがきデータの検索 ... 51 3.4 くじ番号当選はがきの検索 ... 55 3.5 フォルダの作成 ... 58 3.6 はがきデータの他フォルダへの移動 ... 60

(60)

3.11 はがきデータベースのコピー ... 70 3.12 はがきデータベースの新規作成 ... 74 3.13 連携機能の設定 ... 76 3.14 はがきデータを他の形式で保存 ... 80 3.15 他のアプリケーションで作成したデータの読み込み ... 85 3.16 受け取り記録のコピー ... 89 3.17 はがきデータの印刷 ... 94 3.18 ヒントの表示/非表示 ... 98

(61)

3.1 はがきの文字の認識

3.1 はがきの

はがきの

はがきの

はがきの文字

文字

文字

文字の

の認識

認識

認識

認識

はがきの差出人の名前や住所などを、文字として認識することができます。 はがきファイリング OCR は、はがきのイメージを読み込んだ後、はがきの文 字が自動的に認識されるように設定されています。 自動的に認識しないように設定した場合、または認識に失敗した場合は、次の 方法で はがきの文字を認識します。 ここでは、「会社名」や「氏名」など、特定の項目だけを認識する方法につい て説明します。その他の認識方法は、「はがきファイリング OCR のヘルプ」 および 21 ページの「認識結果を修正、再認識します」を参照してください。 1. はがきはがきはがきはがき認識画面認識画面認識画面認識画面ののののイメージウィンドウイメージウィンドウイメージウィンドウイメージウィンドウででで、で、認識、、認識認識する認識するする文字する文字を文字文字ををを囲囲囲囲みまみまみまみま す す す す。。。。 ここでは、会社名(日本 ABCD 株式会社)を囲みます。 マウスの左ボタンを押したまま、“日”の左上から “社”の右下までマウスを移動します。 認識する文字が赤い点線の枠で囲まれます。

(62)

ここでは、[ 会社 ] タブをクリックして、[ 会社 ] タブにある [ 会社名 ] 項目 をクリックします。

(63)

3.1 はがきの文字の認識 はがきの情報を一度に認識することもできます。 1. はがき認識画面で、認識結果を入力したいタブ ([ 会社 ] または [ 個人 ])をクリックします。 2. ツールバーの [ 認識実行 ] ボタンをクリックしま す。 ⇒認識を実行するかを確認するメッセージが表示  されます。[OK] ボタンをクリックすると、デー  タウィンドウに認識結果が入力されます。

(64)

3.2 表示

表示

表示

表示するはがき

するはがき

するはがき

するはがきデータ

データ

データの

データ

の絞

絞り

り込

込み

はがき管理画面で表示しているフォルダ内のはがきデータを、氏名または会社 名のフリガナの頭文字で絞り込むことができます。 はがき管理画面の「名前絞り込みタブ」を使用します。 1. はがきはがき管理画面はがきはがき管理画面管理画面の管理画面ののの名前絞名前絞名前絞名前絞りり込りり込込込みみみみタブタブタブタブでで、でで、、、目的目的目的目的のののの頭文字頭文字の頭文字頭文字のののタブタブタブをタブををクをククク リック リックリック リックしますしますします。します。。。 ⇒ 選択した頭文字のはがきデータに絞り込まれます。 絞り込みに使用するフリガナの頭文字に、氏名を使用するか会 社名を使用するかは、動作環境で設定します。 動作環境の設定方法は、66 ページの「動作環境の設定」を参照 してください。

(65)

3.3 はがきデータの検索

3.3 はがき

はがき

はがき

はがきデータ

データ

データの

データ

の検索

検索

検索

検索

いろいろな条件を指定して、はがきデータを検索することができます。 はがきデータの検索には [ はがき情報検索 ] ダイアログボックスを使用します。 はがきデータを検索する操作を説明します。 1. はがきはがきはがきはがき管理画面管理画面管理画面管理画面でででで、、、、[ 検索検索 ] ボタン検索検索 ボタンボタンボタンををををクリッククリックしますクリッククリックしますしますします。。。。 ⇒ [ はがき情報検索 ] ダイアログボックスが表示されます。

(66)

2. 検索検索検索モード検索モードモードをモードを選択をを選択選択します選択しますします。します。。。 「新規」、「追加」、または「絞り込み」の中から選択します。 3. 検索条件検索条件検索条件を検索条件をを指定を指定指定します指定しますします。します。。。 検索する項目を選択して、項目の値を入力します。 たとえば、氏名に「上尾」が含まれるはがきデータを検索する場合は、 「項目 1」に「氏名」を選択して、値に「上尾」と入力します。 検索モードは、次のように使い分けます。 ・ 新規 前回の検索結果をクリアして、新しく検索します。 はじめて検索するときや、検索を最初からやり直すとき に使います。 ・ 追加 前回の検索結果に、今回の検索結果を追加します。 前回指定した条件では検索されなかった はがきを検索し たいときなどに使います。 ・ 絞り込み 前回の検索結果に対して、今回の検索条件で絞り込みを おこないます。 前回指定した条件では、検索された はがきが多すぎたた め、さらに条件を詳しく設定して はがきを絞り込みたい ときに使います。

(67)

3.3 はがきデータの検索 4. 対象対象対象対象フォルダフォルダフォルダフォルダをを指定をを指定指定指定しますしますしますします。。。。 はがきデータを検索するフォルダを指定します。 ここでは、すべてのフォルダを検索対象とするため、「対象フォルダ」の 「フォルダを指定する」にはチェックをつけません。 5. 条件条件条件を条件ををを指定指定指定指定しし終しし終終終わったらわったらわったらわったら、、[ 検索実行、、 検索実行検索実行検索実行 ] ボタンボタンボタンボタンををクリックををクリッククリッククリックしますしますしますします。。。。 ⇒ 条件に一致した件数が表示されます。 複数の項目を指定して検索する場合、指定したすべての条件 に一致するはがきデータが検索されます(AND 条件)。 たとえば、「項目 1」に「氏名」を選択して値に「上尾」と、 「項目 2」に「住所」を選択して値に「大阪府」と指定する と、「大阪府の上尾」さんだけが検索されます。 ただし、同じ項目を複数選択した場合は、その項目に指定し た値のいずれかに一致するはがきデータが検索されます (OR 条件)。たとえば、「項目 1」と「項目 2」に「氏名」を 選択して値に「上尾」と「阿井」と指定すると、「上尾」さ んと「阿井」さんの両方が検索されます。

(68)

6. [OK] ボタンボタンボタンボタンををををクリッククリッククリッククリックしますしますしますします。。。。 ⇒「検索結果」フォルダが表示されます。 指定された条件に一致するはがきデータのショートカットが、「検索 結果」フォルダに作成されます。 [ はがき情報検索 ] ダイアログボックスで、[ ヘルプ ] ボタンをク リックすると、検索方法の指定についてのより詳しい説明を読 むことができます。

参照

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