『アーカイブズ』第21巻（下）（平成17年9月30日）

公文書館制度の新たな動き １ はじめに 各府省庁等で作成・取得した文書で保存期間が満了したもののうち、歴史公文書等 として国立公文書館へ移管する際にその歴史的重要性を判断する基準（移管基準）と しては、平成13年３月30日付けで定められた｢歴史資料として重要な公文書等の適切 な保存のために必要な措置について｣（閣議決定）、｢歴史資料として重要な公文書等 の適切な保存のために必要な措置について（平成13年３月30日閣議決定）の実施につ いて｣（各府省庁官房長等申合せ）、｢歴史資料として重要な公文書等の適切な保存の ために必要な措置について（平成13年３月30日閣議決定）等の運用について｣（各府 省庁文書課長等申合せ）が制定されているが、このうちの歴史公文書等の具体的文書 類型を示した移管基準の中核的規定である「各府省庁官房長等申合せ」及び「各府省 庁文書課長等申合せ」が平成17年6月30日付けでその内容が大きく改正された（資料 参照）。本稿において、移管基準の改正にいたる経緯とその改正内容について紹介す ることとしたい。 なお、会計検査委院との｢申し合わせ｣についても、同年７月12日付けで改正がなさ れた。改正内容は基本的に各府省庁申合せの改正内容に準じたものとなっている。 ２ 改正経緯 平成15年12月に当時の福田康夫官房長官が諸外国の公文書館と比べ著しく遅れをと っている日本の公文書館やその制度の現状について憂慮し、その抜本的な強化・拡充 のために前長官の強い意向のもと｢公文書等の適切な管理、保存及び利用に関する懇 談会｣が設置された。同懇談会では日本の公文書館が抱えるさまざまな問題について 議論を重ね、平成16年6月にこの間の経緯をまとめた｢報告書｣を細田官房長官に提出 するとともに公表された。 ｢報告書｣では、その具体的に取組むべきこととして、移管基準の明確化と移管手続 きの見直しを始めとして、「中間書庫」システムの整備、公文書等の収集対象の拡大、 電子媒体の移管・保存方法の検討、公文書館を支える人材の育成・確保の必要性等の 公文書館制度の強化・拡充のための諸提言がなされた。 この中で移管基準について、｢客観的かつ明確な基準を早急に整備する必要がある。 例えば、保存期間30年以上の文書、閣議請議文書、部局長以上の決裁文書とされてい ARCHIVES

歴史文書等の移管基準の改正について

国立公文書館 大野冨仁夫

る文書は、すべて移管することとして廃棄を認め｣ずに「保存期間30年以上の文書」 のように定型化された文書類型に該当する。ついてはその内容如何にかかわらず一律 移管することとして移管基準を明確化すべきとされた。 そもそも、このような報告書の提言がなされる背景（契機）になるものとして、懇 談会の中で、その議論の素材とすべく、各府省庁の文書管理担当者に対し移管の現状 に関する認識を把握するアンケートを実施した。アンケートでは「どのような改善措 置がとられれば、公文書等の国立公文書館への移管がもっと進む」と思うかとの問い に対し「移管すべき歴史資料として重要な公文書等の定義を明確にする」との回答が 最も多かった。また、移管が適切に行われない点として、｢歴史的に重要な公文書の カテゴリーが良く分からないため、選定が難しい。｣との回答が最も多かった。この ような移管元である各府省庁の移管の現状やその基準に対する認識等を踏まえ、移管 元である各省庁の意向を汲み入れ、これを移管基準に生かすことで、移管がなかなか 進まない現状を改善し、これを大きく促進させるため、報告書においてこのような提 言がなされたものと考えている。 懇談会報告の提言を踏まえ、移管基準を所掌する内閣府において提言の内容に沿っ たかたちで、本年1月に移管基準改正原案を作成し各省庁に提示するとともにその合 意に向けて約半年間にわたって協議を行った。この結果、６月30日をもって各府省庁 間において最終的な合意が成立したものである。 ３ 改正内容（概要） ３.１ 定型的基準の導入 改正前の移管基準では、国立公文書館へ移管すべき公文書等か否かの歴史的重要性 にかかる具体的判断を「各府省庁文書課長等申合せ」別表の基本的考え方に基づき、 個別の文書ごとに行うこととしていた。当該別表は「行政文書の管理方策に関するガ イドラインについて」（平成12年2月25日 各省庁事務連絡会議申合せ）の別表「行政 文書の最低保存期間基準」を準用し、そこで示された行政文書の類型を歴史的に重要 な文書として｢移管対象として検討することが適当｣とされており、これを歴史的重要 性の判断基準とすることとされていた。しかしながら、別表柱書きで「移管すべき行 政文書の類型の外延を確定するものではな」く、｢ここに掲げた類型に該当する行政 文書以外にも移管対象として適当なものがあり得る｣とするなど、この表に掲載され た文書類型が必ずしも歴史的に重要な公文書の類型を網羅的に明示していないもので あった。また、これまで国立公文書館へ移管実績があった文書（大学や法人の設立等

む原因となっていたものと推測される。 これを改善する抜本的な改善措置として、移管すべき歴史的に重要な公文書を｢保 存期間30年以上の文書｣、｢閣議請議文書｣、｢事務次官以上の決裁文書｣、｢広報資料｣、 ｢文書閲覧目録に搭載された文書｣として類型的に定型化し、この文書類型に該当する ものは、その内容如何にかかわらず原則一律に移管対象とすることとした。 このような文書類型基準を導入することによって、歴史的重要性に係る一々の判断 を定型的な類型については必要としないものとし、結果として、各府省庁の文書管理 の携わる者の公文書の歴史的重要性の判断に係る負担を軽減するものとなった。 ３.２ 定性的基準（別表）の明確化・網羅化 従来の移管対象となる文書の内容に応じて定性的に判断する根拠としていた文書課 長等申合せ別表について、先に述べたように、歴史的に重要な公文書等か否かを判断 する際の規準としては分かりづらいとの各府省庁担当者の指摘に基づき、これまでの 情報公開法の文書の保存基準表を準用していたものから全面的に改正し、歴史的に重 要な公文書等として国立公文書館に移管し保存すべき文書のカテゴリーといった観点 のみに立脚し、国立公文書館へ移管すべき歴史的に重要な公文書等の類例を具体的か つ明確化し網羅的に示すことを図った。 具体的には、「法令」、｢閣議等関係｣、｢予算・決算関係｣、｢政策評価関係｣、｢基本 計画等関係｣、｢国際条約等関係｣、「組織・定員関係」、｢審議会等関係｣、「省議、局議 関係」、「国会関係」、「法人関係」等の各府省庁共通的な文書の分類区分を設定し、さ らに、それぞれの区分に従った公文書等の具体的な類例を網羅的に明示することとし た。 ３.３ 移管について予め合意を前提とするもの 予算書、決算書、年次報告書等の定期的に作成される文書や内閣総理大臣が指定し た特定の国政上の重要事項等に関連して作成される文書については、予め各行政機関 の長と移管について協議し、合意がなされたものについては、移管対象文書ごとの 一々の合意をせずに移管がなされるものとした。 なお、特定の国政上の重要事項を指定するため有識者からなる委員会等を設け、こ の意見を踏まえ 内閣総理大臣が指定することとしているが、現時点では、これにか かる準備等が整わないため、平成１８年度の移管より、これを適用することとしてい る。 ３.４ 文書把握・精査について 従来、当初各府省庁から申出された文書以外にも行政文書ファイル管理簿等を基に

歴史的に重要な公文書等と認められるものについては各府省庁に対して移管を照会す る移管協議において、必ずしも対象となっている文書それ自体の内容を実際に確認す ることなく、ファイルリストに搭載されているファイルのタイトルのみを根拠として 協議を進めていたきらいがあった。このため、文書の内容を実際に確認することなく、 歴史的に重要性の判断を行うことが少なからずあったと思われる。このため移管協議 等の対象となっている文書について、その内容についてタイトルだけでは判断できな いもの等について、これを実際に確認するための申合せにこの手続上の規定を盛り込 み、内閣府と国立公文書館職員が移管対象や協議対象となっている文書について、そ の文書の提示や説明を当該省庁に対して求めることが出来ることとした。 ４ 終わりに 改正が合意された翌週7月7日の閣議後の閣僚懇談会において、細田内閣官房長官は 「今回の改訂では、歴史資料として重要な公文書等の移管を促進すべく、その基準を より明確にすることにより、移管の判断をしやすくするなどの措置を講じている」旨 のことを述べている。 これら移管基準の改正を踏まえて、本年度の移管事務から改正移管基準を適用した 形で移管事務が現在進められているが、この改正移管基準が順調に運用され、十分に 機能するためには、各府省庁の各局、各課に至るまでの職員への周知・浸透が図られ この改正の趣旨が理解される必要があることから、国立公文書館の公文書専門官は従 来から実施している各府省庁への移管説明会を、例年にも増して前倒しで実施すると ともに、対象人数も拡充して実施している。これにより改正移管基準が広く周知が図 られ、十分に機能すれば、平成13年度以降減少した国立公文書館への移管数が今後増 加することが期待される。 また、歴史的に重要性に係る判断の基準は時々の社会情勢や時代の変化等によって 変わりうるものであり、この点から基準は必要に応じて今後も適宜見直すことが必要 ではないかと考える。

（資料）歴史資料として重要な公文書等の適切な保存のために必要な措置について （平成13年３月30日閣議決定）の実施について 平成13年３月30日 各府省庁官房長等申合せ 改正 平成17年６月30日 歴史資料として重要な公文書等の適切な保存のために必要な措置について（平成13年３月30日 閣議決定）を実施するため、次のとおり申し合わせる。 １ 歴史資料として重要な公文書等として国の行政機関（３¸に掲げる機関が置かれる行政機関 を除く。）から内閣総理大臣（独立行政法人国立公文書館（以下「国立公文書館」という。））に移 管すべきものは、行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令（平成12年政令第41号。以 下「情報公開法施行令」という。）第16条第１項第８号に規定する保存期間が満了した行政文書の うち、次に掲げるものとする。 ¸ 国政上の重要な事項又はその他の所管行政上の重要な事項のうち所管行政に係る重要な政 策等国政上の重要な事項に準ずる重要性があると認められるもの（以下「国政上の重要事項 等」という。）に係る意思決定を行うための決裁文書（当該決裁文書と一体不可分の記録であ って、当該決裁文書の内容又は当該意思決定に至るまでの審議、検討若しくは協議の過程が 記録されたものを含む。） ¹ 国政上の重要事項等に係る意思決定に基づく当該行政機関の事務及び事業の実績が記録さ れたもの º 以下の①から⑧までのいずれかに該当するもの ① 昭和20年までに作成され、又は取得された文書 ② 行政文書を作成し、又は取得したときから保存期間が30年以上経過した文書（保存期間 が30年未満であっても、延長により結果として30年以上経過した文書を含む。） ③ 閣議請議に関する文書 ④ 事務次官（事務次官が置かれていない機関にあっては、それに相当する職）以上の決裁 した文書 ⑤ 行政機関がその施策等を一般に周知させることを目的として作成した広報誌、パンフレ ット、ポスター、ビデオ等の広報資料のうち当該行政機関の本府省庁が保有しているも の ⑥ 文書閲覧制度に基づき閲覧目録に搭載された文書 ⑦ ２»の規定により、予算書、決算書、年次報告書等の毎年又は隔年等に定期的に作成さ れる文書のうち、各行政機関の長と移管について協議し、包括的な合意がなされたもの ⑧ ２¼の規定により、内閣総理大臣が指定した特定の国政上の重要事項等に関連して作成 された文書であって、各行政機関の長と移管について協議し、合意に達したもの » 各行政機関（３¸に掲げる機関が置かれる行政機関を除く。以下同じ。）の保有する行政文

書であって、¸からºまでのいずれにも該当しないもののうち、結果として国政上多大な影 響を及ぼすこととなった事項について記録されたものその他内閣総理大臣が国立公文書館に おいて保存することが適当であると認めるものであって、移管について協議し、各行政機関 と合意したもの ２ 歴史資料として重要な公文書等の内閣総理大臣への移管手続については、次のとおりとする。 ¸ 歴史資料として重要な公文書等の各行政機関から内閣総理大臣への移管については、内閣 総理大臣が国立公文書館の意見を聴いて各年度ごとに策定する移管計画に基づいて、移管し ようとする行政文書の保存期間が満了した後直ちに行う。 ¹ 各行政機関の長は、内閣総理大臣が移管計画を策定しようとする対象年度内に保存期間が 満了することとなる行政文書であって、かつ、保存期間を延長する必要のないもののうち、 １¸からºまでの一に該当するものを、①及び②に該当するものを除き、内閣総理大臣に移 管を申し出ることとする。ただし、当該行政文書に行政機関の保有する情報の公開に関する 法律（平成11年法律第42号）第５条第４号から第６号までに該当する情報が記録されている 場合にあっては、事前に申出について個別に協議することを求めることができる。 ① １º②及び④に該当する文書のうち、勤務評定、休職、休暇、旅行命令等専ら職員の人 事、服務に関する個人情報に係るもの ② １º②及び④から⑧までに該当する文書のうち、各行政機関の長が移管することが適当 でないと考え、当該行政文書の移管を申し出ないことについて内閣総理大臣と合意した もの º 内閣総理大臣は、国立公文書館の意見を聴いて、各行政機関の長から申出のあった行政文 書のうち、国立公文書館において保存することが適当であると認められるものの移管を受け ることとする。ただし、¹ただし書の規定により、行政機関の長から事前協議を求められた 場合には、国立公文書館の意見を聴いて、当該行政文書の移管の申出の可否について各行政 機関の長と協議することとする。また、国立公文書館の意見を聴いて、１»に該当する可能 性のある行政文書があると認められる場合、その移管の可否について各行政機関の長と協議 し、合意に達したものの移管を受けることとする。 » 内閣総理大臣は、予算書、決算書、年次報告書等の毎年又は隔年等に定期的に作成される 行政文書については、保存期間満了前に、予め各行政機関の長と移管について協議し、包括 的な合意に達したものの移管を受けることとする。 ¼ 内閣総理大臣は、各行政機関と協議の上、特定の国政上の重要事項等として指定した事項 に関連して作成された行政文書については、保存期間満了前に、予め各行政機関の長と移管 について協議し、合意に達したものの移管を受けることとする。 ½ 国立公文書館法（平成11年法律第79号）第15条第３項に基づき国立公文書館の意見を聴く に当たって、同館が述べる意見の充実が図られるよう、内閣総理大臣は、当該年度に保存期 間の満了する各行政機関の保有する行政文書のうち、「歴史資料として重要な公文書等の適切

必要な協力を当該行政機関の長に求めることができる。この場合において、各行政機関の長 は、行政文書の性質・内容に応じ可能な範囲で当該求めに協力するものとする。 ３ 歴史資料として重要な公文書等の移管を受けて保存し、利用に供する機関として適当なもの が置かれる行政機関については、次のとおりとする。 ¸ 閣議決定２のただし書に掲げる「歴史資料として重要な公文書等の移管を受けて保存し、 及び利用に供する機関として適当なもの」は、情報公開法施行令第２条第１項の規定に基づ き総務大臣が指定した機関のうち、次に掲げる機関とする。 宮内庁書陵部 外務省外交史料館 ¹ 歴史資料として重要な公文書等として¸に掲げる機関に移管すべきものは、当該機関が置 かれる行政機関の保有する行政文書であって、情報公開法施行令第16条第１項第８号に規定 する保存期間が満了したもののうち、次に掲げるものとする。 ① １¸からºまでに掲げるもの（ただし、２¹①に掲げるもの並びに当該行政機関の長が１ º②及び④から⑧までに該当する文書のうち移管することが適当でないと判断したもの を除く。） ② ①に該当しないもののうち、結果として国政上多大な影響を及ぼすこととなった事項に ついて記録されたものその他当該行政機関の長が当該行政機関に置かれる¸に掲げる機 関において保存することが適当であると認めるもの º ¸に掲げる機関は、２¼の指定に係る特定の国政上の重要事項等に関連して作成された文 書を当該機関が置かれる行政機関が保有している場合においては、内閣総理大臣がそれぞれ の当該行政機関の長との間で協議し合意に達したものの移管を受けることとする。 » ºの合意に基づき文書の移管を受けた¸に掲げる機関は、当該文書の目録を作成し、内閣 総理大臣（国立公文書館）に提出しなければならない。 ¼ ¸に掲げる機関が歴史資料として重要な公文書等の移管を受ける場合の手続は、当該機関 が置かれる行政機関において定める。

歴史資料として重要な公文書等の適切な保存のために必要な措置について （平成13年３月30日閣議決定）等の運用について 平成13年３月30日 各府省庁文書課長等申合せ 改正  平成17年６月30日 歴史資料として重要な公文書等の適切な保存のために必要な措置について（平成13年３月30日 閣議決定）及び歴史資料として重要な公文書等の適切な保存のために必要な措置について（平成 13年３月30日閣議決定）の実施について（平成13年３月30日各府省庁官房長等申合せ。以下「各 府省庁官房長等申合せ」という。）を運用するための細目を次のとおり申し合わせる。 １ 行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令（平成12年政令第41号。以下「情報公開 法施行令」という。）第16条第１項第８号に規定する保存期間が満了することとなる行政文書を 各府省庁官房長等申合せ１¸又は¹º¹①において引用する場合を含む。）に該当するものとし て移管の対象とすべきか否かについては、当該行政文書に記録されている情報の内容により、 別表に示した基本的考え方に基づいて個別に判断するものとする。 ２ 歴史資料として重要な公文書等の内閣総理大臣への移管手続については、次のとおりとする。 ¸ 内閣総理大臣は、国立公文書館の意見を聴いて、毎年度当初、各行政機関の長に対し、当 該年度における移管のスケジュールを示すとともに、当該年度において保存期間が満了する こととなるものであって、かつ、保存期間を延長する必要のない行政文書のうち、各府省庁 官房長等申合せ１¸からºまでの一に該当すると認められるもの（同申合せ２¹①及び②に 掲げるものを除く。以下においても同じ。）を申し出るよう求める。 ¹ 各行政機関の長は、各府省庁官房長等申合せ１¸からºまでの一に該当するものを内閣総 理大臣に申し出る。この場合において、当該申出に係る行政文書が他の行政機関（宮内庁及 び外務省を含む。以下においても同じ。）により作成され、又は取得されたものであるときそ の他他の行政機関において移管の可否を判断することにつき正当な理由があると認められる ときは、各行政機関は、当該申出を行うことについて、原則として当該他の行政機関と協議 するものとする。なお、当該申出に係る行政文書が他の行政機関において秘密文書の取扱い を受け、かつ、秘密にしておく期間が経過していないものであるときは、各行政機関は、当 該他の行政機関と協議の上その意見を尊重するものとする。この際、当該行政文書に行政機 関の保有する情報の公開に関する法律（平成11年法律第42号。以下「情報公開法」という。） 第５条第１号から第３号までに掲げる情報が記録されていると認められるときは、当該他の 行政機関は、その旨を当該行政機関に連絡するものとする。また、当該申出に係る行政文書 の保存期間が当該年度の移管計画の決定前に満了することとなるときは、各行政機関は、当

とが適当であると認められる特定された文書の内容の把握・精査のための提示及び説明を受 けるに際しては、各行政機関の文書担当主管課は内閣総理大臣からの求めに応じ、行政文書 の性質・内容に応じて可能な範囲で、必要な協力を行うものとする。 » 内閣総理大臣は、各行政機関の長からの申出を受け、国立公文書館の意見を聴いて、同館 において保存することが適当なものとして移管を受ける対象について各行政機関の長と協議 する。 ¼ 内閣総理大臣は、»と並行して、国立公文書館の意見を聴いて、各府省庁官房長等申合せ １»に該当する可能性のある行政文書があると認める場合、その移管の可否について各行政 機関の長と協議する。この場合において、当該協議に係る行政文書が他の行政機関により作 成され、又は取得されたものであるときその他他の行政機関において移管の可否を判断する ことにつき正当な理由があると認められるときは、内閣府は、その移管の可否について、原 則として当該他の行政機関とも協議するものとする。また、内閣総理大臣の協議を受けてか ら当該年度の移管計画の決定までの間に、当該協議に係る行政文書の保存期間が満了するこ ととなるときは、各行政機関は、当該年度の移管計画の決定まで当該行政文書の保存期間を 延長し、廃棄しないものとする。 ½ 内閣総理大臣は、上記»及び¼の協議がすべて調ったところで、各行政機関の長との合意 に基づき当該年度の移管計画を決定する。 ¾ 内閣総理大臣は、決定された移管計画に基づき、保存期間が満了した行政文書について、 順次移管を受けるものとする。この場合において、当該年度の移管計画の決定から実際に移 管するまでの間に、移管することとされた行政文書の保存期間が満了することとなるときは、 各行政機関は、実際に移管するまで当該行政文書の保存期間を延長するものとする。 ¿ ¹により他の行政機関から情報公開法第５条第１号から第３号までに掲げる情報が記録さ れていると連絡のあった行政文書を移管するときは、各行政機関は、当該行政文書を移管す ることにつき当該他の行政機関に通知するものとする。また、当該行政文書の公開の可否の 判断について移管の際に国立公文書館に連絡するときは、各行政機関は、原則として当該他 の行政機関と協議するものとする。当該行政文書が国立公文書館に移管された後において当 該判断を国立公文書館に連絡するときも、同様とする。 （別表） 「歴史資料として重要な公文書等」として内閣総理大臣（国立公文書館）等に移管することが適当 な文書類型 情報公開法施行令第16条第1項第8号に規定する保存期間が満了することとなる行政文書が、各 府省庁官房長等申合せ１¸又は¹（３¹①において引用する場合を含む。）に該当するものとして 移管の対象とすべきか否かを判断するに当たっての指針として示す文書類型は、次表のとおりで ある。また、ここに掲げた類型に該当する行政文書以外にも移管対象として適当なものがある場 合、別途、国立公文書館と協議するものとする。

分類区分 法令 閣議等関係 予算・決算関係 政策評価関係 基本計画等関係 国際条約等関係 組織・定員関係 審議会等関係 省議、局議関係 国会関係 具体的な公文書等類例 ¸ 法律の制定・改廃に関する文書 ¹ 政令の制定・改廃に関する文書 º 府省令の制定・改廃に関する文書 » 告示・訓令の制定・改廃に関する文書 ¼ ¸から»までに掲げる文書に係る各府省庁との申合せ ½ 例規、通達又は通知のうち重要なもの ¾ 法令の解釈又は運用基準 ¸ 閣僚会議に関する文書 ¹ 副大臣会議付議に関する文書 º 政務官会議付議に関する文書 » 事務次官等会議に関する文書 ¸ 予算書及び予算参考書に関する文書 ¹ 予算要求に関する文書 º 決算書及び決算参照書 » 決算の説明に関する文書 ¼ 歳入主計簿及び歳出主計簿 ½ 税制改正要望書 ¾ 国債の発行、償還又は利払いに関するもの ¿ 国有財産に関する文書 政策評価に関する文書 国政上重要な基本計画、指針、大綱等の策定・変更・廃止に関する文 書 ¸ 条約その他の国際約束の署名又は締結に関する文書 ¹ 政策の決定の基礎となった国際会議等に関する文書 º 条約その他の国際約束の解釈又は運用基準 » 国際条約又は国際会議に関するもののうち重要なもの ¼ 国際会議の取決めに係る記録のうち重要なもの ¸ 組織の設立・変更・廃止に関する文書 ¹ 定員の変更・廃止に関する文書 ¸ 法律等に基づく審議会等の諮問、答申、建議、意見 ¹ 懇談会、研究会等の答申、意見書、報告書 º 審議会、懇談会、研究会等の議事録 府議、省議、庁議、局議に関する文書のうち重要なもの ¸ 質問主意書答弁書に関する文書 ¹ 国会答弁に関する文書 º 国会提出に関する文書

法人関係 争訟関係 補助金関係 文書管理関係 統計関係 人事関係 許認可、免許、承認等 栄典又は表彰関係 国家的儀式・行事関係 歴史的事件、事故関係 調査・研究関係 所管行政 その他 ¼ 内閣総理大臣の施政方針、所信表明演説その他の重要国会演説に 関する文書 ¸ 独立行政法人、国立大学法人、特殊法人、認可法人、公益法人、 学校法人等の設立、廃止等に関する文書 ¹ 独立行政法人、国立大学法人、特殊法人、認可法人、公益 法人、 学校法人等の事務又は事業の方針・計画書に関する文書 º 独立行政法人、国立大学法人、特殊法人、認可法人、公益法人、 学校法人等の実績報告書 » 独立行政法人、国立大学法人、特殊法人、認可法人、公益法人、 学校法人等の指導監督の結果報告書 ¸ 国又は行政機関を対象とする訴訟の判決書（正本） ¹ 行政不服審査に関する文書 ¸ 補助金交付に係る要綱等基準に関する文書 ¹ 補助金交付決定に関する文書 º 補助金交付に関する事業実績報告書 決裁文書処理簿 ¸ 統計の企画及び公表資料作成に関する文書 ¹ 統計を作成するための調査（指定統計調査、承認統計調査、届出 統計調査等）に関する文書 ¸ 職員の任免、進退、身分、賞罰、恩給及び給与その他の人事に関 する内規を定めた文書で特に重要なもの ¹ 審議会等の委員の任免関係に関する文書 ¸ 運輸、郵便、電気通信事業その他の公益事業の認可に関する文書 ¹ 事業許可、資格免許等の許認可に関する文書（効果が30年間存続 するもの） º 許認可等の審査基準 叙位、叙勲、褒章又は各種表彰に関する文書等で重要なもの ¸ 即位の礼、大喪の礼等の国家的儀式 ¹ オリンピック、万国博覧会、先進国首脳会議等の国家的行事 ¸ 震災等自然災害関係等で政策に反映されたもの ¹ 重要な政治的事件 º 重要な経済事象に係る記録等 ¸ 政策の決定又は遂行に反映させるために実施した調査又は研究の 経緯に関する文書 ¹ 政策の決定又は遂行に反映させるために実施した調査又は研究の 結果報告書 各府省庁の所管行政上の重要な意思決定及び事務及び事業の実績が記 録されたもの 内閣総理大臣が移管対象と認める国政上重要又はそれに準ずるもの

１ アンケート調査を行うに至った経緯 全国でいわゆる「平成の大合併」により多くの市町村合併が進められてきている。 しかしながら、これらの合併に際し、過去から伝えられてきた地域の歴史と過去の住 民生活の記録として伝えられてきた公文書等が、新市町村に的確に引き継がれず、散 逸したり、安易に廃棄されたりし、将来の地域づくりの基盤となる情報資源の喪失が 懸念されている。 このことは、福田前内閣官房長官の御発意により発足した内閣官房長官の「公文書 等の適切な管理、保存及び利用に関する懇談会」の報告書（平成16年６月）において も御指摘いただいているところである。 また、全国歴史資料保存利用機関連絡協議会（全史料協）においても、この問題を 取り上げられ、平成13年11月には、会長から総務大臣あてに「市町村合併時における 公文書等の保存について」を要請され、それを受けて、総務省におかれては、平成14 年２月18日付け総行市第22号をもって、総務省自治行政局市町村課長から各都道府県 合併担当部長あて、「市町村合併時における公文書等の保存について」の要請を発出 されている。 国立公文書館としては、このような状況を踏まえ、本年６月に沖縄県那覇市で開催 した「都道府県・政令指定都市等公文書館長会議」の議題の一つとして、市町村合併 時における公文書等の保存問題を取り上げることとした。 公文書館長会議の議題として取り上げるに当たり、現在、合併が進行している市町 村において、実際に公文書等の引き継ぎが的確に行われているか調査する必要が生じ、 本年５月に、都道府県・政令指定都市等公文書館47館、47都道府県文書主管課及び合 併市町村135（平成11年４月１日から17年１月１日に合併）に対して「合併時の公文書 保存に関するアンケート」を行い、その実態を調査したところである。 ２ アンケート結果の概要 アンケートの結果、合併市町村においては、５割以上が、旧市町村の公文書等（現 ARCHIVES

市町村合併時における公文書等の保存について

国立公文書館 業務課連絡調整係

115号）」の存在自体を知らない合併市町村が２割近くあり、規定だけは聞いたことは あるが内容は知らない合併市町村は、５割以上にもなることが分かった。 なお、全史料協の要請により、平成14年２月18日付け総行市第22号で総務省自治行 政局市町村課長から各都道府県市町村合併担当部長あて通知した「市町村合併時にお ける公文書等の保存について（要請）」についても４割以上の合併市町村が通知自体 を知らないという現状であった。 さらに、都道府県・政令指定都市等の公文書館においては、合併した旧市町村の公 文書等の所在・保存等の状況調査をされたのが、４割程度であり、都道府県文書主管 課においては、合併した市町村に公文書等の保存について指導助言したのが、５割程 度であることも分かった。 このように、合併市町村、都道府県・政令指定都市公文書館等、都道府県文書主管 課のいずれにおいても、残念ながら、市町村合併時の公文書等の保存の重要性が十分 に認識されているとは言えず、合併時に公文書等が的確に引き継がれているとは言い 難い状況にあることがおおむね明らかとなった。 ３ 公文書館長会議における議論 本年６月２日（木）に沖縄県那覇市で開催した「第17回都道府県・政令指定都市等 公文書館長会議」において、アンケート結果等を元に市町村合併時の公文書等の保存 問題を議論した。 まず、当館からアンケート結果の概要を報告し、各館からの意見を求めた。 しかしながら、各館からは積極的な意見は出ず、例えば、県内の合併市町村の公文 書等の保存の状況調査は行っているが、合併は協議している市町村独自の問題であり、 館として積極的に指導助言を行ったわけではなく、合併協議の状況を見守るしかない というのが現状だったというのが、主な意見であった。 当館としては、会議の席上、都道府県の公文書館等が知事部局の文書主管課等と緊 密な連携を取りつつ、合併市町村等の担当部局に対し指導助言、更に必要な場合には 対象文書等の保存場所の確保等の協力を行うことなどを強く要望したところである。 ４ アンケート結果及び公文書館長会議を踏まえての総務大臣への要請 アンケートや館長会議での議論の結果、残念ながら多くの場合、合併に際し従来か ら伝えられてきた公文書等の取扱、引継、保存、整備等の方針や具体的措置について、 関係機関や当事者の間で十分な協議や決定が行われているとは言い難い状況にある。 しかしながら、公文書館法（昭和62年法律第115号）第３条においては「国及び地方公 共団体は、歴史資料として重要な公文書等の保存及び利用に関し、適切な措置を講ず る責務を有する。」と規定されており、地方公共団体においても公文書等の適切な保

存、利用の責務が課せられている。 また、平成16年１月に行われた第159回国会の小泉内閣総理大臣の施政方針演説に おいて、「政府の活動の記録や歴史の事実を後世に伝えるため、公文書館における適 切な保存や利用のための体制整備を図ります。」と述べられており、我が国の公文書 館制度の拡充・強化に国として取り組む方針を示しいただいている。 言うまでもないことかも知れないが、市町村等で作成される公文書等は、単にその 地方にとって、後世に伝えるべき地方の活動や歴史の事実を記録した重要な歴史資料 というだけではなく、我が国全体にとっても後世に伝えるべき重要な歴史資料である と言え、合併により合併以前の市町村の公文書等が散逸、又は廃棄されることは、国 民共通の未来への遺産が消失してしまうことを意味すると言えるのではないかと思 う。 これらのことから、平成17年６月16日、国立公文書館長から総務大臣に対して、市 町村合併時における公文書等の散逸や安易な廃棄を防止し、公文書等の的確な引継ぎ と適切な保存が図られるよう、各市町村等に対しての指導方を要請したところである。 ５ 当館長の要請を受けての総務省の対応 総務省におかれては、要請の趣旨を深くご理解いただき、平成17年６月24日、総務 省大臣官房総括審議官から各都道府県知事に対して、市町村合併時における公文書等 の保存の適正化について御指導いただいたところである。 特に、各都道府県知事への通知公文の中で、公文書館法第３条において、「地方公 共団体は、歴史資料として重要な公文書等の保存及び利用に関し、適切な措置を講ず る責務を有する」と規定されていることを、改めて指摘されたことは、誠に意義のあ ることである。 ６ おわりに 市町村合併時における公文書等の保存については、読売新聞に掲載されるなど、マ スコミの関心も高く、当館としても、「自治日報」に館長名の論説を寄稿するととも に、要請文をホームページに掲載するなど周知に努めたところである。 おわりに、当館としては、「平成の大合併」が最終段階を迎えつつある今日、総務 省の指導要請が真剣に受け止められ、各地域に伝えられてきた貴重な公文書等が安易 に廃棄されたり、散逸することなく、将来に向けて的確な保存が図られるよう切に望 むものである。

１ インドネシア国立公文書館が緊急被災現場調査、レスキュー活動 2004年12月26日に発生したスマトラ沖大地震・大津波は人類が初めて経験した未曾 有の大規模激甚災害であった。震源地に一番近く、被害規模も最大であったインドネ シアのナングロ・アチェ州。スマトラ島の最北端に位置し、イスラム教はこのアチェ からインドネシアに入ったと伝えられ「メッカのベランダ」と呼ばれて、宗教色の濃 い地域である。 アチェ州にはインドネシア国立公文書館（ＡＮＲＩ）の分館（現在は州立文書館） もあり、どのような文書が各種政府機関および州立文書館に存在するかという概要は、 災害前から国立公文書館は把握していた。災害後、混乱状況がつづく１月上旬にＡＮ ＲＩのカメラマンと幹部職員が先遣調査チームとして被災地に入り、避難所に泊まっ て数日間被害調査を行った。しかし、この段階では津波の水が中心部でも膝位まであ り、また関係部署も混乱状況にあったことから、外観からの現状把握にとどまったよ うである。 その後、各国国立公文書館などとの情報交換が始まったが、具体的にレスキュー支 援まで表明したのは日本の五人委員会1_{しかなく、インドネシア国立公文書館は1月28} 日付け公文書で五人委員会に文書救出保全支援を要請した。 ２ 迅速な対応と外部への支援要請 支援要請を日本側に出した直後の２月初めに、国立公文書館館長ジョコ・ウトモ氏 と幹部職員はアチェの被災現場に飛び、実際にどのような被害状況であるかを視察し た。その報告はすぐに政府中枢に報告され、国立公文書館との間で被災行政文書救出 に際しての優先順位が話されたようであるが、その段階での問題点は、おしなべて 「現場管理責任者が文書の被害状況を誤認し、報告していたことである」。かつて経験 ARCHIVES

スマトラ沖大地震災害時にインドネシア政府が行った文書救出

東京修復保存センター 坂本 勇

したことのない被害を各政府機関が受けた時に、適切な被災に対する応急処置マニュ アルもなく、被害状況のアセスメントの仕方や救出保全方法を知らなかったことから、 実際には深刻な被害状況であるにも関わらず、「問題なし」「被害から復旧済み」とい う、その後の救出作業を抑制してしまう誤った報告を繰り返し行ってしまった点であ る。筆者が国立公文書館館長の要請で、実際にいくつかの政府機関の被災現場を調査 した折にも、トップの立場の方々は「もう問題ありません」「安心下さい」という誤 認した説明を行っていた。しかし、了解を得て実際の積み上げられた行政文書を見た ときに、水に浸かって瀕死の状態にある文書が大量にあることが判明した。なぜ、こ のようなトップの立場の方々の説明となってしまったのであろうか？おそらく現場の 職員の方々が自分の責任で何か解決出来ると過信し、楽観的な報告を上げ、トップの 方々も現場を見ても、文書の被災経験もなく白紙の状態であったために、適切かつ迅 速な判断が出来なかったのであろう。もし、筆者らコンサバターが現場に足を踏み込 まなかったとしたら、アチェ復興の根拠となる土地台帳はじめ、重要行政文書を大量 に救出することは出来なかったこととなる。ともあれインドネシア政府および国立公 文書館は筆者および同行した国立公文書館幹部の報告を基に、即座に最優先に救出す る文書を、アチェの復興に大きく関わるvital recordである国土庁保有の土地台帳と し、日本の技術支援を活用する道を選んだ。 ３ 外部支援の受け入れ条件 実際の被災現場からの救出、復旧支援を具体化するに際し、歴史研究者など研究目 的の専門家の参加には拒否的な対応がなされた。土地台帳を含むインドネシア政府の 中枢現用文書を非常災害時とはいえ、歴史研究者など研究目的の専門家の参画により、 記載情報の漏洩、プライバシーの侵害などが生じる事を極度に警戒したものと考えら れる。筆者の場合は、長く内外の秘密文書などを修復業務で扱い、守秘義務を守って きた実績の上に、国立公文書館館長との長年の信頼関係により、インドネシア政府の 重要現用文書を扱う事に問題なし、と判断された。再三保管行政機関の関係者から言 われたことに、一枚でも無くなったら首モノだよ、ジャカルタに運ぶなんて絶対許さ れない、と厳しい表情で説明していたことが脳裏に浮かぶ（実際の作業では時々大胆 なくらいルーズな場面にも遭遇したが、建前は非常に厳しいものであった）。 このことは今後日本でも、特に、首都圏で国や企業の中枢部門に及ぶ大災害が発生 した場合に、国の機関や民間企業の中枢部署は混成のボランティア団体や守秘義務も 課せられていない非営利NPO組織に、大事な国の現用文書や企業の極秘経営書類・ 図面などの救助や復旧支援を頼むだろうか。ノーだろう。インドネシアの今回の事例 から見ても、万一、救出作業に従事した参加者から秘匿情報が流出した時の影響の大

きさを考えると、誰にも救出を頼まないという判断の方が安全との防衛的志向が強く なると思われるからである。 ４ 日本政府の支援 インドネシア政府機関の現用文書（特にvital record）の救出作業は、初期段階で は五人委員会の民間主導で資材提供や技術支援が実施され、その後ＪＩＣＡ（独立行 政法人国際協力機構）の支援事業に移行した。災害救援段階で、現用行政文書救出に 日本政府がＪＩＣＡの専門家派遣という形で緊急支援を行ったのはこれが最初であろ う。時間的には筆者が２月11日にバンダ・アチェの空港ロビーでＪＩＣＡ現地担当者 に現状報告をしてから１週間後には派遣決定が下され、即時派遣が可能とされたが筆 者の都合で12日目に現地入りすることとなった。このようなＪＩＣＡのこれまで支援 対象としてこなかった分野に緊急支援を行うに至る決定の舞台裏では、土地台帳保全 の重要性を理解した熱心な方々やマスメディアの応援があったことを忘れることは出 来ない。派遣された専門家の主な業務は１．大量の津波で水損した土地台帳を可能な 限り救出し保全処置を行う技術支援（プランニング含む）、２．現地アチェとジャカル タ政府機関、日本政府側の三者調整を行うこと、３．ジャカルタの国立公文書館、国 立図書館双方の修復技術部門の協力を得て、現地作業を円滑に実施し、冷凍倉庫搬入 まで完了させること、４．この作業に関わる物品調達および経費の管理（40人以上の 現地作業員への賃金交渉・支払い行為等含む）、であった。ライフラインが破壊され暮 らしの基盤が崩れた土地で、最初の闘いは自分の体力保持であった。そして次なる難 題は大量に必要な消毒エタノールや洗浄バットなどの作業資材調達であった。津波後 現地では、人を死に陥らせるマグマと呼ばれる津波の泥に覆われた土地台帳・文書に 触ることを人々は極度に恐れていた。そのため、土地台帳の腐敗防止、凍結に備えた 水分の保持とともに、現地の死の恐怖を取り除くために消毒エタノールでの洗浄をほ ぼ全点行った。使用量は4300リットルにものぼった。そして、もう一点の難題は、土 地台帳や作業資材の紛失や事故を防ぐためにも、厳格な労務管理をすることが必要で あった。今から30年以上前にネパールの山中で大勢の現地ポーターを手配してセメン トなどの建築資材を徒歩で往復1週間かけて何往復も運ぶ業務をマネージメントして いた筆者の記憶がよみがえってきた。 アチェでの困難を極めた土地台帳救出・保全作業は１ヶ月半の無休の作業でほぼ完 了し、今回は特別の事例として、管轄地域からの移動が禁じられている土地台帳をイ

今回、日本が世界の諸外国を凌駕してアチェの土地台帳救出保全事業を敢行できた 背景には、1995年の阪神淡路大震災の実践的な経験が大きい。五人委員会の高山正也、 安藤正人、青木繁夫、坂本勇の４名はいずれも神戸の大地震で、混乱した現場での救 援活動経験を有する共通体験があったことが迅速な対応を可能とした。大規模災害発 生時に政府レベルの支援を始めていく場合にも、五人委員会のような民間での迅速な アクションがなければ、混乱時の対応は難しい。 今年10月頃から第二期乾燥・修復事業として大型の真空凍結乾燥機や周辺機材、技 術的支援など日本政府分だけで２億円以上の行政文書（土地台帳）復旧費用が投入さ れる予定である。世界銀行など復興支援団も総額30億円ほどの資金を土地台帳復旧作 業など土地権利回復関連事業に投入する計画と報道されている。Vital record救出・ 保全が如何に重要なことであるか、世界銀行など国際社会の対応からもみてとれるで あろう。 ５ 日本の政府機関が大災害を受けたら 人的被害を伴う地震が増加しているデータが先般気象庁から公表された。このとこ ろの国内各地で多発する自然災害被害に直面し、様々な防災、減災対策が取られるよ うになってきたことは大事な事である。しかしながら、日本の各省庁や独立行政法人 組織、民間企業の重要保存文書等の現実的な災害救助・復旧策は、まだまだ未成熟な 状況である。

日本の記録管理の世界でも、全米をカバーするHeritage Emergency National Task Force（http//www.heritagepreservation.org/PROGRAMS/TASKFER.HTM）の ような国レベルの対応策や、内閣府などで検討されているBCP（災害時の事業継続計 画）を実現させる事前計画、安心して機密保持と救出・復旧作業が両立する欧米に倣 ったベルフォア・ジャパンのような災害復旧支援会社の増加、また救出・復旧・修復 などの作業費用を保険でカバーする保険商品が開拓されていく事が期待される。そし て、今回の経験から強く懸念されることは、記録情報保存機関として電子情報社会に おける膨大なデジタル・メディアの大災害時の救出・保全技術の開発や経験の蓄積が 大きく遅れていることである。

海外におけるアーカイブズ専門人材の養成 前号に続き、海外の国立公文書館における専門職員人材養成の現状を、カナダとオ ーストラリアを事例として紹介する。特に記録管理の分野では、オーストラリア国立 公文書館において、画期的な研修方法がとられている。一方、近年、カナダの国立図 書館公文書館では、専門職員研修への積極的な取組みは見られない。カナダ、オース トラリアは共に、英連邦に属しているが、国立公文書館の主催する専門職員人材養成 への取組みには極めて異なる姿勢が見られる。 １ カナダ  カナダ国立図書館公文書館の基本データ １.１ 概 略 カナダ国立図書館公文書館は、2004年に、カナダ国立図書館とカナダ国立公文書館 が統合した機関である。以前は、館主催によるアーキビスト等を対象とした研修を行 っていたが、現在は、館主催の研修はなく、シンポジウム等が、毎年数回行われるの みである。カナダでは、現在は、アーカイブズにおける人材育成（アーカイブズ学教 育）は大学院が、主にその役割を担っている。ブリティッシュ・コロンビア大学、マ ニトバ大学、トロント大学、モントリオール大学、ラベル大学の各大学院が主な教育 機関として挙げられる。州レベルでは、コミュニティー・カレッジが、アーカイブズ 技術者を対象とした研修を行っている。また、最新のテーマを取り上げて、公文書館 専門職員研修が、地方・地域の公文書館協会の主催で、或いは、地方・地域・全国の ARCHIVES

カナダ・オーストラリアの国立公文書館による専門人材養成

国立公文書館 前田 裕美

【機関】カナダ国立図書館公文書館 Library and Archives Canada

【設立年】1872年（カナダ国立公文書館）、2004年（カナダ国立図書館公文書館） 【本館支部と施設数】11（'04）

【書架延長】約160Ü（'04） 【職員数】約1,150名（'04）

１.２ 会議・シンポジウム

カナダ国立図書館公文書館主催で情報管理局の担当による（国立図書館関連を除く） 会議・シンポジウムの主なものは、2003年開催のカナダ政府シンポジウム（A

Government of Canada Symposium）とカナダ・メタデータ・フォーラム2003

（Canadian Metadata Forum 2003）、 2004年 開 催 の 電 子 記 録 保 存 シ ン ポ ジ ウ ム

（Symposium 2003 − Preservation of Electronic Records）がある。

カナダ政府シンポジウムは年１回、大臣代理クラスを参加対象者として開催される 政府情報管理会議である。2003年のテーマは「卓越した情報管理の達成 Excellence in Information Management（IM）」であった。カナダ・メタデータ・フォーラム 2003は、カナダのメタデータ領域に関わる政府機関、図書館・公文書館・博物館・産 業・教育機関等の非政府組織、研究者が、共に、地理空間メタデータ・統計的メタデ ータ、マルチ・メディアのメタデータなどを含み、広範なメタデータ・アプリケーシ ョンの議論を行い、更に、メタデータという新しい領域に関連するコミュニティーの 連携強化を図ることを目的とする会議である。電子記録保存シンポジウムは、カナダ 保存研究所（Canadian Conservation Institute）が中心となり、カナダ文化遺産情報 ネットワーク（Canadian Heritage Information Network）とカナダ国立図書館公文 書館の共催により、４日間に渡り、カナダ国立図書館公文書館で開催された。シンポ ジウムは、国内外の中規模の公文書館・図書館・博物館・美術館での、電子記録保存 問題の重要性の認識を高め、意思決定のアドバイスを行い、実践的解決方法を提供す ることを目的とするものである。 ２ オーストラリア オーストラリア国立公文書館の基本データ ２.１ 概 略 オーストラリア国立公文書館では、館主催によるアーキビスト養成研修は行われて いない。しかし、記録管理者向けの研修は充実しており、９種類が行われている。う ち２種類は、記録管理入門とIT技術に関する研修コース（表１参照）、６種類は、ス テップ・アップ式によるDesigning and Implementing Recordkeeping Systems 【正式国名】オーストラリア Australia

【機関】オーストラリア国立公文書館 National Archives of Australia 【設立年】1944年

【本館支部の数】８（'04） 【書架延長】約355Ü（'04） 【職員数】461名（'04）

（DIRKS：記録管理システムの設計と実施）1_{を習得するための研修である（表１参照）。} その他、2003年にはDIRKS関連のワークショップが、開催された。また、DIRKS方 法論の活用の補助ツールとしてDIRKS研修教材セットが、国立公文書館より刊行さ れている。更に、2003年からは、政府機関を対象に優れた記録管理を促進するための 教材セットがホームページ上で公開・配布されている（http://www.naa.gov.au/record keeping/training/keep/package.html）。また、記録管理に関するフォーラムが年１∼ ２回、2004年には電子記録保存セミナーが国内外から専門家を招聘して開催された。 年間の研修詳細情報は、ホームページ（http://www.aa.gov.au/recordkeeping/training/ summary.html）で公開されている。 ２.２ 記録管理教材セット−「知識の保存に努め、記録をしなさい！」 上述の政府機関を対象に優れた記録管理を促進するための教材セットは、タイトル を「知識の保存に努め、記録をしなさい！（Keep the Knowledge −Make a Record!）」 とし、オーストラリア国立公文書館が開発した政府機関のためのDIY（自分でやる） トレーニング・キットである。政府機関は、この教材セットを利用することにより、 業務に関連した記録管理の基本と実践に関する研修を、計画し、自前で行うことがで きるようになった。この教材セットの特徴は、研修指導者を各機関の職員自らが行え るように、適切な解説のポイントが記載された指導書が含まれていることである。オ ーストラリア国立公文書館のホームページ（http://www.naa.gov.au/recordkeeping/ training/keep/guide.html）から、この教材のほとんど全てが取得可能である。教材セ ットは以下の７種により構成されている。①トレーニングのプレゼンテーション用の パワー・ポイントの26スライド（表２参照）、②トレーニングの指導者のスライド使 用に関するガイダンス、③トレーニングの指導者のスライド使用に関する心得、④ト レーニングの指導者の指導者としての心得、⑤トレーニング・アンケート調査表、⑥ トレーニング用小冊子、⑦イラスト入りコースター式カード（8.5cm×8.5cm）。更に、 国立公文書館は、この教材の利用を促進するために、利用解説セミナーを開催してい る。2003年度は、オーストラリア政府の各省庁・機関に、教材セット（電子媒体112 セット、小冊子・コースター式カード26,000セット）が送付され、52の省庁・機関で解 説セミナー（90分）が開催され、111名の政府職員が参加した。 ２.３ 会議・シンポジウム オーストラリア国立公文書館主催の記録管理問題フォーラム（National Archives’

Recordkeeping Issues Forum）は、政府機関とコンサルタントへの記録管理政策の向 上に関連しての情報と、情報交換の場を提供することを目的とする。参加機関はオー ストラリア政府機関と記録管理コンサルタントが主である。2004年の主な発表タイト ルは「オーストラリア政府の電子記録管理」、「電子記録管理ガイドラインと新『電子 パフォーマンス』の成果」、「電子記録管理システム研修−国立公文書館の試み」、「デ ジタル記録管理のための研修の必要性」等で、各講演の発表者・タイトル・ダウンロ ード可能な資料がホームページ（http://www.naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/papers. html）で公開されている。また、2004年、同じく主催する電子記録保存セミナー

（Digital Preservation Seminar）は、「先進的なデジタル保存（Advances in Digital

Preservation）」をテーマとし、公文書館の職員や専門家の間での電子保存の分野の職 務経験を共有し、討議や相互活動の場とすることを目的とし、開催された。各講演の 発表者・タイトル・ダウンロード可能な資料がホームページ（http://www.naa.gov.au/ recordkeeping/preservation/digital/ppt_seminar.html）で公開されている。セミナー開 催には、デジタル資料が増加している今日、電子記録を確実に長期保存し、アクセス を可能にするという観点から事前に対策を立てる必要性が生じてきているという背景 がある。オーストラリアでは、2004年に内閣により、国立公文書館の意向を受け、電 子記録管理イニシアチブ（Digital Recordkeeping Initiative）が開始されたばかりであ る。 〔オーストラリア国立公文書館主催記録管理研修（2004年度）〕 表１ 記録管理・IT技術コース １ ２ No 英連邦記録管理者研修／１ 日／261豪ドル 英連邦におけるAGLS運用／１ 日／261豪ドル 研修名／日数／費用 受講対象者は各機関で記録情報管理業務に携わる職員等。ワーク ショップ。内容は記録の作成・管理、国立公文書館への移管・廃棄 の概要を含み、記録のライフサイクルの過程について行われる。 セミナーとワークショップ。受講対象者は各機関のIT、Web管理、 AGLS等の情報担当職員。目的：法令順守のために必要なメタデータ の項目を認識し、電子政府戦略に従い必要なメタデータのリソース を認知し、英連邦AGLSメタデータ標準の実行に適合し正しくプログ ラムされたメタデータを創出し、リソースを記述するためのボキャ ブラリーとプログラムを制御することである。 内容：①連邦政府の電子政府戦略の中でのAGLSメタデータのプログ ラムの目的、②英連邦仕様のための必要事項について、なぜこの項 目が必須、条件付き、選択性なのか、そして、このプログラムとシ ソーラス・システムの利用についてガイダンスを行う、③Dublin CoreについてとDublin Coreとの相違について、AGLSの項目の追加 の理由を含め、メタデータの項目の使用と言語規則について、④ Harvest Control リストと最適なリストの作成の方法、⑤業務と AGLS運用の問題について−AGSL運用のマネージメント、職員の役 割と責務、求心的・遠心的メタデータの作成、メタデータの保管に ついて、⑥作成ツールを用いてのメタデータの実際の作成。 概 要

スライド１ スライド２ スライド３ スライド４ スライド５ スライド６ スライド７ スライド８ 表２ 記録管理システムの設計と実施 DIRKSコース 表３ 記録管理教材セット：研修プレゼンテーション用26スライドの内容 タイトル：「知識の保存に努め、記録をしなさい！」 ６主題：①状況設定、②記録管理が重要な理由、③責任者、④記録とは、⑤あなたの記録管 理責任とは、⑥ヘルプについて 状況設定 記録管理が重要な理由：優れた記録管理とは、①業務の効率を上げること、②公的説明責任 を支援すること、③組織の記憶に貢献することである。優れた記録の管理は、優れた政府にに とって、重要である。 誰が責任者なのか：英連邦の全職員、外部契約者、コンサルタントは、優れた記録管理を行 うことに責任がある。 記録とは何か：①業務活動の証拠を提供するもの、②英連邦職員として我々が何をしている かの文書、③いかなるフォーマットのものでもありうる 法人組織の記録とは何か。法人組織の記録は組織の業務活動の証拠を提供する。多くの場合、 その記録に以下のものは含まれない、①個人的アイテム、②一般的配布資料、③参考資料、④ 宣伝チラシ 記録管理システムとは何か。記録管理システムとは：①記録を確保する、②長期に渡り記録 １ ２ ３ ４ ５ ６ No DIRKS入門： 業務情報管理への戦略的アプ ローチ／半日／135豪ドル DIRKSステップA： 予備調査／１日／216豪ドル DIRKSステップB： 業務 活動分析／１日／216豪ドル DIRKSステップC： 記録 管理の必要事項を知る（記録 廃棄権限の使用を含む）／１ 日／216豪ドル 機能シソーラスの開発／半 日／135豪ドル DIRKSステップD-H：記録 管 理 シ ス テ ム の 評 価 、 設 計 、 実施、検証 研修名／日数／費用 セミナー。受講対象者は公的機関所属の管理職クラスの職員、記 録管理担当者、記録管理コンサルタント、情報専門職員、特に組織 へ業務情報管理の戦略的アプローチを取り入れようと考えている者 など。内容は、DIRKS方法論、機能シソーラスや記録廃棄の権限な どの記録管理ツールの概要について。このツールの機関における記 録管理ニーズへの関連性を解説し、上級管理職に対する記録管理の 系統的アプローチの採用を促す際の議論を展開させるために役立つ ものである。加えて、記録管理の基本用語や最適なシステムデザイ ンにとって重要なコンセプトの理解の強化を図る。 ワークショップ。受講対象者は、記録管理担当者、記録プロジェ クト構成員、コンサルタント。受講資格は「DIRKS入門」修了者。 DIRKS方法論ステップAについてと、実際の職務で予備調査を完了す る前、或いは、プロジェクトでコンサルタント業務を監督する前に、 ステップAを適切に理解するための一連の実践的取組みを行う。 ワークショップ。受講対象者は、記録管理担当者、記録プロジェ クト構成員、コンサルタント。受講資格は「DIRKS入門」、「DIRKS ステップA」修了者。DIRKS方法論ステップBについてと、実際の職 務で業務分類スキームを完了する前、或いは、プロジェクトでコン サルタント業務を監督する前に、ステップBを適切に理解するための 一連の実践的取組みを行う。 ワークショップ。受講対象者は、記録管理担当者、記録プロジェ クト構成員、コンサルタント。受講資格は「DIRKS入門」、「DIRKS ステップA」、「DIRKSステップB」修了者。DIRKS方法論ステップC についてと、実際の職務で記録管理の必要事項を認識し、記録廃棄 権限を履行し、プロジェクトでコンサルタント業務を監督する前に、 ステップCを適切に理解するための一連の実践的取組みを行う。 ワークショップ。受講対象者は、記録管理担当者、記録プロジェ クト構成員、コンサルタント。受講資格は「DIRKS入門」、「DIRKS ステップA」、「DIRKSステップB」修了者。機能シソーラスの目的と、 その主題シソーラスとの関係を考える。受講者によって架空の機関 を想定し実践的取組みを完了させる前、機能シソーラスの開発につ いてをテーマとし、議論をする。参加希望がある場合にのみ開催さ れる。 コース再編中につき、現在、開講されていない。 概 要