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Agatha ユーザー操作ガイド
基本編
V2.16：2019 年 7 月 15 日
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目次
目次 ... 2 1 Agatha の概要 ... 6 1.1. Agatha の概要 ... 6 1.2. 動作環境 ... 7 2 操作の説明 ... 8 2.1 ログイン/ログアウト ... 8 2.1.1 はじめてアガサにログインする場合 ... 8 2.1.2 ログイン ...10 2.1.3 ログアウト ...10 2.1.4 パスワードをリセットする ...11 2.1.5 パスワードの有効期限が切れた場合 ...13 2.2 言語の切り替え ...14 2.3 プロフィール編集 ...14 2.4 画面の構成 ...16 2.4.1 全画面共通 ...16 2.4.2 新着情報ページ ...17 2.4.3 文書管理ページ ...19 2.4.4 ヘルプページ ...21 2.4.5 設定ページ（管理者のみ） ...22 2.4.6 オーナー切替えページ ...22 2.5 文書管理ページの表示詳細 ...24 2.5.1 フォルダ表示とリスト表示 ...24 2.5.2 列の幅を調整する ...26 2.5.3 グループ化して表示する ...26 2.5.4 ソート又は絞り込んで表示する ...27 ソートする ...27 絞り込みする ...27 2.5.5 絞り込み条件すべてリセットする ...30 2.5.6 絞り込み・ソートを合わせてリセットする ...30 2.6 フォルダ作成・編集・削除 ...31 2.6.1 フォルダ作成 ...31 2.6.2 フォルダ名の編集 ...31 2.6.3 フォルダの削除 ...323 2.7 フォルダのリンク ...33 2.7.1 フォルダのリンクの取得 ...33 2.7.2 フォルダリンクの利用 ...33 2.8 文書の登録 ...34 2.8.1 文書登録(文書分類なし) ...34 2.8.2 文書登録(文書分類あり)「未登録」から登録する ...35 【topics】文書登録(文書分類あり)「未登録」を非登録にする ...36 2.8.3 文書登録(文書分類あり)「＋文書を登録」から登録する ...37 2.8.4 文書テンプレートから文書を作成 ...40 2.9 文書の閲覧 ...41 2.9.1 文書の閲覧 ...41 【topics】読み取り専用で開いた文書を編集した場合 ...42 2.9.2 ブラウザー表示で閲覧 ...43 2.9.3 Zip 形式でインポートされた xml を閲覧する ...44 2.10 文書の編集と確定 ...45 2.10.1 編集・保存 ...45 【topics】保存後、前の版を確認するには？ ...47 【topics】「編集ロック」前の状態に戻すには？ ...47 【topics】誰が編集ロックをかけているか確認するには？ ...48 【topics】メンバーがかけた「編集ロック」を強制終了するには？ ...48 【topics】アイコンの色が薄い ...49 2.10.2 新版をアップロード ...49 2.10.3 ファイルの PDF 化 ...50 2.10.3.1 Word/Excel /PPT の PDF 化（システムで変換） ...50 2.10.3.2 Word/Excel/PPT の PDF 化（外部 PDF アップロード） ...50 2.10.4 Agatha で作成した PDF を削除 ...51 2.10.5 コピー ...52 2.10.6 確定 ...52 2.10.7 確定を取り消し ...53 2.10.8 確定に戻す（マイナー版を削除する） ...53 2.10.9 削除 ...55 2.10.10 文書の属性閲覧 ...55 2.10.11 文書の属性編集（名前・副題・備考等） ...56 2.10.12 文書のダウンロード ...57 2.11 文書の移動 ...57 2.12 文書の共有 ...59 2.13 文書のリンク ...61
4 2.13.1 文書のリンクの取得 ...61 2.13.2 文書リンクの利用（閲覧用文書の直接ダウンロード） ...62 2.14 ワークフロー ...64 2.14.1 レビュー ...64 2.14.1.1 単独レビュー ...64 2.14.1.1.1 単独レビュー依頼 ...64 2.14.1.1.2 単独レビューをする ...65 2.14.1.2 共同レビュー ...69 2.14.1.2.1 共同レビュー依頼 ...69 2.14.1.2.2 共同レビューする ...70 2.14.1.2.3 共同レビューにコメントに返信する ...74 2.14.1.2.4 共同レビューコメントを確認する ...74 2.14.1.2.5 共同レビューコメントのエクスポート ...76 2.14.2 承認 ...77 2.14.2.1 承認・電子署名承認申請をする ...77 2.14.2.2 承認する ...78 2.14.3 ワークフロー履歴を確認する ...81 2.14.4 レビュー・承認のキャンセル ...83 2.15 その他機能 ...84 2.15.1 お知らせ ...84 2.15.2 ドキュメントの変更履歴と監査ログ ...85 2.15.3 すべてのタスクの表示 ...86 2.15.4 文書一覧をエクスポート ...87 2.15.5 Web フォームの入力 ...88 3 お問い合わせ ...89 4 FAQ ...90 ① 動作環境 ...90 ② 対応しているファイルの種類 ...90 ③ アップロードできるファイルサイズ ...90 ④ ピンクのバーが画面上部に表示され、エラーメッセージが表示される。 ...91 ⑤ パスワードを忘れた、パスワードがわからない ...91 ⑥ ファイル名を修正したい ...91 ⑦ 文書を誰が編集ロックしているか知りたい ...91 ⑧ 文書を開くのに時間がかかる ...91 ⑨ 文書を前の版に戻すことはできますか？ ...91 ⑩ 特定の版を削除することはできますか？ ...91 ⑪ 複数のレビュー者（承認者）にレビュー依頼（承認依頼）できますか？ ...91
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⑫ PDF ファイルにダウンロード不可やカット＆ペースト不可などのセキュリティ をかけられますか？ ...92
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1 Agatha の概要
1.1. Agatha の概要 Agatha は治験・臨床研究の文書や GxP 対象の文書をプロジェクト単位で作成、共有、保 管するためのクラウドサービスです。GCP や GxP で必要とされる要件を満たしていますの で、治験・臨床研究で発生する文書や GxP 対象のあらゆる文書を電子原本として扱うこと ができます。それにより医療・医薬品業界における「紙」資料に関わる作業が大幅に削減さ れ、業務の効率化や品質確保の効果が期待されます。 Agatha の主な機能は以下のとおりです。 プロジェクト・ワークスペース プロジェクト（試験、研究テーマなど）ごとに、プロジェクト・ワークスペース（以 下、ワークスペース）を作成できます。ワークスペースには、権限を付与されたそのプ ロジェクトに関係するメンバーのみがアクセスでき、プロジェクト内の文書の作成や 共有を行います。ワークスペースの管理者が、そのワークスペースにアクセスできるユ ーザーの管理を行います。 ワークスペースでは文書の作成や共有の他に、「お知らせ」やレビュー依頼・承認申 請の機能を使って、メンバー間のコラボレーションが可能です。 文書の管理 2 つの文書管理体系があり、用途に応じて使い分けます。 ・ シンプルなフォルダ管理 自由にフォルダを作成し、文書を格納できる管理体系です。共有フォルダのよう に、柔軟な運用が可能です。 ・ 文書分類による管理 治験の必須文書など、作成すべき文書分類が予め決まっている場合、分類を登録 し、各文書が作成済みか未作成かを把握し、進捗管理を行う運用が可能です。分類 には、DIA TMF 参照モデル、Agatha 標準の分類表を利用することもできますし、 各組織の独自の分類を使用することもできます。 レビュー依頼・承認申請とお知らせ レビュー依頼、承認申請の機能を使って、電子的にレビューや承認を行うことができ ます。ER/ES 指針の要件を満たしていますので、正式な承認、正式な電子署名として 扱うことができます。 お知らせ機能は、ワークスペース内のユーザーに通知を送る機能です。プロジェクト 内の情報共有ツールとして利用できます。 法規制対応ER/ES 指針、FDA CFR 21 Part 11 で必要とされる機能を備えています。ユーザーの アクセス制御、文書の版管理、監査ログ、電子署名、電子承認などの機能や、通信の暗 号化などのセキュリティ管理を提供しています。
7 1.2. 動作環境 動作環境は、以下を推奨しております。 OS ブラウザー Microsoft Office Windows Chrome 40 以降 Firefox 32 以降 Internet Explorer 10 以降
Office 2010 Service Pack 2
(バージョン番号: 14.0.7015.1000） または
Office 2010 Service Pack 2 以降 Mac OS Safari 8 以降 Office 2016 for Mac
iOS（iPad） Safari 8 以降 Office 2010 Service Pack 2
(バージョン番号: 14.0.7015.1000） または
Office 2010 Service Pack 2 以降
※Office 2007、Office 2010(SP2 より前)は、Internet Explorer 10 以上でのみ利用できます。 ※IE の場合、ActiveX を有効にしてください。
その他のファイル種類については、各ユーザーの環境に依存します。 アップロードできるファイルの種類には特に制限はありません。
・Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号の調べ方（下記リンクをクリックく ださい）
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2 操作の説明
2.1 ログイン/ログアウト 2.1.1 はじめてアガサにログインする場合 はじめてアガサを利用する場合は、一般ユーザーは管理者から Email あてに、「アカウント 発行完了のご連絡」メールが届きます。 ※管理者から初めてワークスペースに招待された場合 Email 宛に「アカウント発行完了のご連絡」メールが届きます。 メール内記載の URL をクリックし Agatha で使用するパスワードを設定します。 パスワードを設定・リセットの画面が表示されますので、メールアドレスとパスワードを以 下ポリシーに沿って入力し「設定（リセット）」ボタンをクリックしてください。 ■パスワードポリシー ・パスワードは 8 文字以上です。 ・パスワードには、アルファベット 大文字、アルファベット小文字、数 字または特殊文字のうち 3 種類以上 を含めてください。 ・メールアドレス（ユーザーID） の＠より前の文字列を、パスワード に使用できません。 ・過去に３回使用したパスワードは 使えません。 ・管理者設定によりポリシーが異な る場合がございます。9 「パスワードが設定・リセットされました」画面が表示されますので 「パスワードはリセットされました。ここをクリックしてログインしてください」の「ここ」 をクリックします。 【「アカウント発行完了のご連絡」受信後 20 分を過ぎた場合は、「2.1.4 パスワードをリセッ トする」を参照しパスワードをセットしてください。】 ログイン後、基本操作トレーニングビデオの確認が求められますので、トレーニングビデ オをご確認、閲覧完了のサイン（パスワード入力）をしてください。（トレーニングビデオ は、トレーニング受講記録として、プロフィールに記録されます。） ■トレーニングビデオの内容（7 分程度） ・ 全体の画面構成 ・ 文書の登録・編集 ・ レビュー依頼とレビュー ・ ヘルプ・お問合せ
10 2.1.2 ログイン ※はじめて Agatha にログインする場合は、「2.1.1 はじめてアガサにログインする場合」 をご参照ください。 Agatha ログインページ（https://agatha.agathalife.com/）にアクセスします。 ユーザー名（Email）とパスワードを入力し「ログイン」をクリックします。 2.1.3 ログアウト 画面右上の「ログアウト」をクリックします。
11 2.1.4 パスワードをリセットする ※Agatha にログインにしている場合は、一度ログアウトしてください。 Agatha ログインページ（https://agatha.agathalife.com/）にアクセスします。 ログインページにある「パスワードリセット」をクリックします。 Email アドレスを入力し、「送信」をクリックします。 メール宛に「[Agatha]パスワードリセットのご連絡」がありますので 受信後 20 分以内にメール内記載の「パスワードをリセットするには こちら をクリック してください」の「こちら」をクリックします。
12 パスワードリセット画面が表示されます。 Email 及びパスワードを入力し、「リセット」をクリックしてください。 リセット完了画面がでます。画面内「パスワードはリセットされました。ここをクリック して（省略）」の「ここ」をクリックし、ログイン画面に戻り、新パスワードでログインく ださい。 パスワードは 8 文字以上です。 パスワードには、アルファベット大文字、 アルファベット小文字、数字または特殊文 字のうち 3 種類以上を含めてください。 メールアドレス（ユーザーID）の＠より前 の文字列を、パスワードに使用できませ ん。 過去に３回使用したパスワードは使えませ ん。 管理者設定によりポリシーが異なる場合が ございます。
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2.1.5 パスワードの有効期限が切れた場合
パスワードの有効期限が切れると、ログイン画面でログインをした際に、パスワード有効期 限超過のページが表示されます。画面に表示される「パスワードのリセット」をクリックし パスワードのリセットを行ってください。（2.1.4「パスワードをリセットする）参照）
14 2.2 言語の切り替え 画面右上の「LANGUAGES」をマウスオーバー又は、クリックします。 「日本語」「ENGLISH」のメニューが表示されますのでいずれかを選択すると、言語が切り 替わります。 2.3 プロフィール編集 プロフィールでは、「システム利用確認項目（Agatha 基本操作トレーニングビデオ）の確認」、 「氏名の編集」が可能です。Agatha にログイン後、画面右上の「プロフィール」をクリッ クします。※メールアドレス変更は、アガササポートへお問い合わせください。 システム利用確認項目タブをクリックすると「Agatha 基本操作トレーニングビデオ」の閲 覧履歴が表示されます。
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プロフィール編集は、画面右上の「プロフィール」をクリックします。
「プロフィールを編集」タブをクリックし、氏名の編集を行います。「変更を保存」をクリ ックします。（メールアドレスを変更する場合はアガササポートへご連絡ください。）
16 2.4 画面の構成 ここでは、Agatha の画面構成や用語をご紹介します。 2.4.1 全画面共通 この画面は、Agatha の全画面に共通する画面です。 No 名称 概要 ① 新着情報 マイタスク、お知らせ、最新の文書を表示します。 ② 文書管理 文書一覧を表示します。 ③ ヘルプ ヘルプページを表示します。 ④ 設定 ワークスペースの作成、ユーザーの作成、権限設定等の 設定画面を表示します。（管理者のみ） ⑤ オーナー切替え オーナーとは、所属する機関をさします。複数の機関か らワークスペースの招待を受けている場合に表示されま す。（現在表示されている画面のオーナー名は画面右上 ログアウトボタン下に表示されます） ⑥ ヘッダーメニュー 「LANGUAGES」「プロフィール」の編集が可能です。 「ユーザー名」の表示、「ログアウト」が可能です。 ⑦ オーナー名 所属する機関名が表示されます。 ⑧ フッターメニュー 「アガサ株式会社」「利用規約」「プライバシーポリシ ー」「お問い合せ」「ヘルプ」を表示します。 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑧ ⑦
17 2.4.2 新着情報ページ 新着情報ページでは、ワークスペース毎に「マイタスク」、「お知らせ」、「最新の文書」の 3 つの部分で構成されています。 No 名称 概要 ① ワークスペース 切替えプルダウ ン ワークスペース名を表示します。また、プルダウンを操作し、 各ワークスペースの切り替えをします。ワークスペースが 20 以上ある場合、検索ウィンドウが表示されワークスペースの 検索が可能になります。 ② マイタスク レビュー依頼、承認依頼などの、そのユーザーのタスクが表 示されます。マイタスクの色は赤、黄色、緑あり以下の期限を 表します。 赤 ：期限日及び期限超過 黄色：期限一週間前 緑 :期限一週間以降
18 ③ お知らせ プロジェクト内で共有するお知らせ情報が表示されます。 ④ 最新の文書 最近更新された文書一覧が表示されます。 トップページの右下の「文書の登録と一覧」をクリックする と、「文書管理ページ」に移動します。 ワークスペースとは、プロジェクト（試験、研究テーマなど）ごと区切った作業領域です。
19 2.4.3 文書管理ページ 文書管理ページでは、ワークスペース毎のフォルダや文書が表示され、文書の登録、編集、 閲覧、レビュー依頼、承認申請などの操作を行うことができます。 No 名称 概要 ① ワークスペース切 替えプルダウン 各ワークスペースの切り替えが可能です。 ② 文書・フォルダ 登録ボタン 文書やフォルダの登録が出来ます。権限によりボタン表示が異な ります。 ボタン表示 view er Rea ders Writ ers workspa ce admin 文書を登録 × × ○ ○ フォルダ作成 × × × ○ ③ 文書管理操作メニ ュー 「エクセルにエクスポート」「表示設定をリセット」 「フォルダをアップロード」「文書をエクスポート」 「エクスポートを表示」が可能です。権限によりボタン表示が異 なります。 メニュー表示 view er Rea ders Writ ers workspa ce admin エクセルにエクスポート ○ ○ 表示設定をリセット ○ ○ ○ ○ フォルダをアップロード ○ 文書をエクスポート ○ エクスポートを表示 ○
20 ④ 表示操作ボタン 文書一覧の表示切替えが可能です。オリジナル表示が設定されて いる場合オリジナル表示メニューが表示されます。「管理者」（削 除したファイルの表示）はワークスペース管理者のみ表示されま す。 ⑤ ツリー表示 【フォルダ表示のみ】階層構造を表示できます。「ツリー表示を 開く」⇔「閉じる」で切り替えます。 ⑥ フォルダ位置 【フォルダ表示のみ】現在のフォルダ位置を確認できます。 ⑦ ファイル一覧 ファイルが表示されます。（フォルダ表示の場合フォルダも表示） ⑧ 絞込アイコン 各列の絞り込み、フリーテキスト検索ボックスが表示されます。 絞込み中の場合、アイコンは （虫眼鏡の中が“＋”）になります。 ・ファイル一覧画面 詳細 【リスト表示】 ① 文書アイコン 文書の種類を表すアイコンが表示されます。 Word,Excel,PPT,PDF 以外はグレーのアイコンが表示され ます。また、編集ロックをかけた（誰かがかけている）場 合、鉛筆アイコン が表示されます。 ② 名前 文書名が表示されます。 ③ 操作ボタン 操作ボタンには⑨（上記画像参照）のメニューがあります。 ④ 状態 文書の状態を表示します。「ドラフト」「レビュー」「承認」 「確定」「 （エラー）」」です。文書分類テンプレート
21 を利用している場合は、「未登録」、操作によって「非登録」 が表示されます。 レビューや承認依頼中の場合は、砂時計⌛マークがつきま す。レビューや承認が終わると砂時計が消えます。 ⑤ 版 文書の版が表示されます。 ⑥ 副題又は詳細 副題又は詳細が表示されます。 ⑦ 更新者 更新者が表示されます。（名前と更新は昇順・降順のみ） ⑧ 更新 更新日時が表示されます。 ⑨ 操作ボタン（詳細） ⑨（上記画像参照） ⑩ ソートボタン 各列のソートができます。 2.4.4 ヘルプページ Agatha ヘルプセンター（別ウィンドウ：https://support.agathalife.com/）を表示します。 操作マニュアル、FAQ、お問合せページが掲載されています。操作方法でご不明な点がござ いましたらヘルプページの「お問合せの送信」よりお問合せください。
22 2.4.5 設定ページ（管理者のみ） マスター及び各ワークスペースの設定画面を表示します。 ① 設定切替えプル ダウン マスター又は、ワークスペース名を表示します。また、プルダ ウンを操作し、マスター又は、各ワークスペースの切り替え をします。 ② タブメニュー 各設定メニューが表示されます。オプション追加等によりメ ニューが追加されます。 ③ 設定画面 各設定メニューに応じた画面が表示されます。 2.4.6 オーナー切替えページ 複数の機関のワークスペースに招待された場合、「オーナー切替」ボタンが表示されます。 現在表示している 画面のオーナー名
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24 2.5 文書管理ページの表示詳細 2.5.1 フォルダ表示とリスト表示 文書管理ページには、「フォルダ表示」と「リスト表示」「最新の文書」の 3 つの表示形式が あります。表示切替えボタンをクリックすると、表示形式を選択できます。 ※オプションや管理者により、表示形式メニューが表示される場合もございます。 フォルダ表示 ファイルやフォルダの内容が一覧で表示され、名前、種類アイコン、状 態、版、更新者、更新日時などの詳細な情報が表示されます。 共有ドライブのように、自由にフォルダを作成し、文書を作成・共有す る場合に適しています。また、フォルダ表示ではフォルダ構造が把握で きるツリービュー（フォルダ構造）の表示も可能です。 リスト表示 文書分類の大分類・中分類・小分類に基づきファイルの内容が一覧で表 示され、施設名、名前、種類アイコン、状態、版、更新者、更新日時など の詳細な情報が表示されます。文書分類テンプレート利用したワークス ペースに適しています。 最新の文書 ファイルの内容が一覧で表示され、名前、種類アイコン、状態、版、更新 者、更新日時などの詳細な情報が更新日降順で表示されます。
25 ■フォルダ表示例 ※ツリー表示に切り替えることが可能です。 ※フォルダが緑色の場合は、フォルダに固有のアクセス権が設定されています。 ■リスト表示例 ・文書分類表示（大・中・小分類）ので表示できる表示） ・テンプレートを利用した場合の表示（オプション） ・Basic テンプレート表示
26 2.5.2 列の幅を調整する 列の幅を調整することが可能です。 列の区切り線にカーソルを合わせると、カーソルが矢印に変わります。 矢印に変わったら、ドラックして幅を調整します。 2.5.3 グループ化して表示する 文書管理ページのリスト表示では、「名前」「状態」「副題又は詳細」「版」「更新者」「更新（日 付）」の列があり、「名前」を除く列はグループ化表示が可能です。 リスト表示にすると、「グループ化したい項目をここにドロップ」というスペースが表の上 に表示されます。グループ化したい列のタイトル上にカーソルを置きます。（矢印が上下左 右の矢印 に変わります）「グループ化したい項目をここにドロップ」にドロップすると 項目ごとにグループ化することができます。 列のタイトルの上にカーソル を置くと矢印にかわります ドロップ
27 2.5.4 ソート又は絞り込んで表示する ソートする 新着情報ページや文書管理ページの各列には緑の小さな下向き三角のボタンがあります。 三角ボタンをクリックするとソート及び絞り込み操作パネルが開きます。降順・昇順・フィ ルターで選択や並び替え、又は絞り込みを行います。 昇順の場合、ソートは以下になります。 - 未登録（Missing） - 非登録（Excused） - ドラフト（Draft） - レビュー（Review） - 承認（Approve） - 公開（Publish） - 確定（Final） - Obsolete（削除） 絞り込みする 絞り込みは、フリーテキスト検索と、項目の絞り込み検索があります。 文書管理ページの右側表示切り替え画面の横に、虫眼鏡アイコンがあります。 虫眼鏡アイコンをクリックすると、各項目の絞り込み表示メニューが表示されます。
28 フリーテキスト検索は、入力されたキーを含む組み込みのメタデータを持つ すべての 文 書をフィルタリングします。 拡張メタデータ（ユーザーによって作成されたメタデータ） は検索から除外されます。 フリーテキストボックスに、検索したいキーワードを入力し、エンターキーをクリックしま す。 項目での検索は、各項目の横にある矢印をクリックすると、ユーザーがフィルタリングでき る値のリストが表示されます。 1 つまたは複数の値をチェックして値をフィルタリングまたは、 検索ボックスで特定の値を検索します。 ※表示は、値を選択すると自動で更新され絞り込み表示します。
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その他の絞り込み項目は、絞り込みメニューの「more」をクリック（又は検索）すると、絞 り込みメニューに表示されます。
30 各項目の選択解除は、絞り込み選択後にメニューに「選択をクリア」が表示されますので、 「選択をクリア」をクリックしてください。 列の項目は、管理者の表示設定により変更が可能です。 2.5.5 絞り込み条件すべてリセットする 絞り込み表示をすると、テキスト検索ボックスの横に「×」アイコンが表示されます。 「×」アイコンをクリックすると、絞り込み条件がすべてリセットできます。 2.5.6 絞り込み・ソートを合わせてリセットする 表の右上にある、表示切替えボタンの歯車マークアイコンをクリックします。 「表示設定をリセット」をクリックすると表示設定をすべてリセットできます。
31 2.6 フォルダ作成・編集・削除 2.6.1 フォルダ作成 アクセス権が“ワークスペース管理者”がフォルダの作成ができます。 文書管理－任意のワークスペースを選択し、「フォルダ表示」に切り替えると、「フォルダを 作成」ボタンが表示されます。「フォルダを作成」ボタンをクリックし、作成したいフォル ダ名を入力し（30 文字以内）、「作成」をクリックすると、フォルダが作成されます。 2.6.2 フォルダ名の編集 文書管理でフォルダ表示に切り替えます。 フォルダ名を編集したいフォルダの右にある操作メニューをクリックし、「詳細」-「属性」 をクリックします。
32 「編集」をクリックします。 フォルダ名を編集し、「保存」をクリックします。 2.6.3 フォルダの削除 フォルダ名の右側の「操作」プルダウンから「削除」を選択すると、「フォルダを削除し ますか？」とポップアップが表示されるのでコメントを入力し、「確認」をクリックします。 フォルダが削除されます。※文書の状態が「確定」となっている文書がフォルダ内ある場合、 フォルダを削除できません。 文書分類で作成されたフォルダの場合、登録されるべき文書がある前提でフォルダが作成 されています。その為、フォルダ内文書に文書の登録がされていない場合、原則「未登録」 表示がされフォルダの削除ができないようになっています。 未登録の文書をすべて登録することでフォルダの削除が可能ですが、 削除する場合はワークスペース管理者に相談の上削除ください。 現在のフォルダ
33 2.7 フォルダのリンク 2.7.1 フォルダのリンクの取得 Agatha ではフォルダのリンクを取得し、共有することが可能です。 「操作」プルダウン－「詳細」－「ハイパーリンクを取得」をクリックします。 テキストボックスの右側のボタン をクリックするか、テキストボックスをトリプルク リックしコピー＜Windows「Ctrl+C」、MAC「Command+C」＞すると、ハイパーリンクが コピーできます。 2.7.2 フォルダリンクの利用 Agatha にログインし、フォルダ表示にします。 ブラウザーのアドレスバーにハイパーリンクを貼り付けます。 指定のフォルダが表示されます。 ※Agatha にログインしていない場合、ログイン画面が表示されますのでログインをしてく ださい。
34 2.8 文書の登録 2.8.1 文書登録(文書分類なし) 文書を登録したいフォルダで、「＋文書を登録」をクリックします。 「ファイルをアップロード」の画面に移動します。アップロードする文書を選択またはドロ ップします。複数の文書を一度にまたは次々に選択やドロップできます。「送信」を押すと 文書が登録されます。 追加するファイルがある場合 選択、又はドロップ ②送信 ①ファイルを選択、 又はドロップ
35 ＜補足説明＞ ・ 文書のアップロード上限は 1GB までをサポートしています。 ・ アップロード画面のサイズはバイナリサイズを表示しています。 ・ 「所有者」はアップロードしたユーザー名が自動入力されますが、他のユーザーに変更できます。 ・ 「ステータス」は「ドラフト」になっていますが、「確定」を選択することもできます。 （管理者によって仕様が異なる場合がございます。） 2.8.2 文書登録(文書分類あり)「未登録」から登録する 文書分類で作成されたフォルダ構造の場合、大中小項目の分類が定義されており、文書には 原則「未登録」の表示がされています。 文書の状態が「未登録」と表示されている「文書名」をクリックします。 「ファイルをアップロード」画面で登録するファイルを選択するか枠の中にドロップしま す。
36 「送信」をクリックします。ファイルが登録されます。 【topics】文書登録(文書分類あり)「未登録」を非登録にする 「未登録」ファイルが表示されていて、且つ登録が不要な場合、「未登録」を「非登録」へ 変更し、ファイルを登録できないようにすることが可能です。 対象ファイルの「操作」-「登録不要」をクリックします。 「この分類を登録不要にします。よろしいですか？」の確認画面が表示されますので、版コメ ントを記載し、「確認」をクリックします。「未登録」が「非登録」へ変更されます。
37 ※確認画面で追加した版コメントはファイルの「操作」-「詳細」-「変更履歴」で確認でき ます。 2.8.3 文書登録(文書分類あり)「＋文書を登録」から登録する 「＋文書を登録」から「未登録」ファイルの登録が許可されている場合、ファイルアップロ ード画面に「「未登録」プレースホルダから登録」欄が表示されます。
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「作成する項目を選択」をクリックします。未登録できるファイル名が表示されます。
「作成」をクリックします。
39 す。 送信をクリックします。文書が登録されます。 ※文書を複数アップロードする際、メタデータをコピーすることができます。 最上位に表示される文書の大分類、中分類、小分類を選択し、右上に表示されるアイコンを クリックします。
40 「この欄のメタデータ（「名前」及び「副題又は詳細」を除く）が、アップロードする他の 文書にも適用されます。」メッセージが表示されますので「確認」をクリックします。 メタデータ情報がコピーされます。 2.8.4 文書テンプレートから文書を作成 この操作はアガササポートへお問合せください。
41 2.9 文書の閲覧 登録した文書を閲覧するには、「文書アイコンクリック」「文書名クリック」「操作メニュー から開く」の 3 つの方法があります。また、オプションメニューで office をお持ちでないユ ーザーでもエクセルを除く Office 文書を閲覧できる「ブラウザー表示」で閲覧する方法が あります。 2.9.1 文書の閲覧 文書を閲覧するには、文書管理画面を開き以下の 3 種類の方法で閲覧ください。 ① 文書アイコンクリック ② 文書名クリック ③ 操作メニューから開く ①または、②をクリックするとポップアップメニューが表示されます。 「読み取り専用モード」選択し、「確認」をクリックしてください。 セキュリティ確認のポップアップが表示されるので Agatha の ID(Email)とパスワードを入 力し「OK」をクリックします。文書が読み取り専用で閲覧できます。 ① ① ② ③
42 ※文書名クリック、及び「操作‐開く‐開く」で文書を開く場合、最新の文書形式が表示さ れます。例えば、word 文書の承認やレビューを PDF 形式で依頼した場合、Agatha では PDF が作成され最新の文書形式が PDF となります。 【topics】読み取り専用で開いた文書を編集した場合 読み取り専用で文書を開いた場合、編集は可能ですが、編集内容を直接 Agatha へ保存する ことはできません。誤って読み取り専用ファイルを編集した場合、 「ファイル→情報→競合の解決→変更の破棄」を行ってください。（変更の破棄をしない 場合、次回このファイルを開いた際、ユーザー本人に破棄されなかった文書が表示されま す。）
43 2.9.2 ブラウザー表示で閲覧 ブラウザー表示とは、PDF リーダーソフトや office をお持ちでないユーザーでもエクセル を除く Office 文書や PDF をブラウザー上で読み取り専用で閲覧できる機能です。 ブラウザー表示オプションを付けている場合、権限が viewer の場合、「文書を開く」に表示 されるメニューに「ブラウザー表示」が表示されます。 該当ファイルの「操作」＞「開く」＞「ブラウザ表示」または、「ファイル名」クリック＞ 「ブラウザ表示」＞「確認」をクリックします。 No 名称 概要 ① 左パネル開閉ボタ ン 左側に表示されるサムネイルや文書の情報パネルを開閉しま す。 ② サムネイル表示 ファイルのサムネイルを表示します。サムネイルをクリック すると該当のサムネイルの位置に移動します。 ③ しおり表示 しおり（目次）を表示します。 PDF 文書の場合、 表示されるしおりは PDF 文書に含まれる しおりですが、Word 文書の場合、しおりは Word の目次から 生成されます。しおりをクリックすると該当のしおりの位置 ① ② ③ ④ ⑤
44 に移動します。 ④ ファイル情報表示 ファイルの文書情報を表示します。 ⑤ ファイル操作メニ ュー ダウンロードや編集等ファイルの操作メニューが権限に応じ て表示されます。 2.9.3 Zip 形式でインポートされた xml を閲覧する Zip 形式でインポートされた xml は Agatha で閲覧が可能です。 閲覧するには、xml ファイル等名をクリックします。 リンクが表示されます。リンクをクリック※すると文書が表示されます。 ※Windows の場合、「ctrl キー」を押しながらクリックすると、別ウィンドウで文書が表示 されます。
45 2.10 文書の編集と確定
2.10.1 編集・保存
Word/Excel/PowerPoint（Office 2010 SP2 以降、IE10 以上に限り Office 2007、Office 2010）の ファイルは、Agatha 内で直接編集することができます。他のファイル種類は Agatha 内では編集できませ んので、パソコンなどで編集し、「新版をアップロード」の機能でアップロードしてください。 Agatha で文書を編集し、文書を共有するには、「編集」後「上書き保存」を行い、さらに、 操作メニューから「編集の保存」をする必要があります。 ①「文書アイコンクリック」又は、②「ファイル名クリック」又は、③「操作」プルダウン の「開く」－「開く」を選択すると、ポップアップメニューが表示されます。 「編集モードで開く」選択し、「確認」をクリックしてください。 セキュリティ確認のポップアップが表示される場合は Agatha の ID(Email)とパスワード を入力し「OK」をクリックします。文書が開きます。 ① ② ③ 編集モードで開くと 鉛筆アイコンが表示され編集ロッ クがかかります。 他のユーザーは同じ文書を編集 できません。 （他のユーザーは、編集ロック される前の文書を閲覧します。）
46 文書が開くまでに時間がかかることがあります。 文書を編集し終わったら、上書き保存（ショートカットキー：Wiｎ「Ctrl＋S」、 MAC「Comand+S」）をして、閉じます。「サーバーにアップロードしています」の メッセージが表示されます。 文書は編集ロックされた状態になっています。アイコン表示で編集ロック されてい ることが分かります。他の人が編集できるようにするには、「操作」プルダウンから「編集 を保存」をクリックします。 「編集を保存」画面で、その版に関する「版コメント」を入力します。元の文書が 0.1 版 であれば 0.2 版というように、元の版に 0.1 加えた版番号の文書として、版コメントと共に 登録されます。
47 【topics】保存後、前の版を確認するには？ 「操作」メニュー－「詳細」－「変更履歴」から確認することが出来ます。 【topics】「編集ロック」前の状態に戻すには？ 「編集ロック」中に編集した内容を「編集を破棄」することで、編集前の状態に戻すことが できます。 [操作]→[編集を破棄]を選択し、「確認」ボタンを押すと編集ロックアイコンが消えて文 書は編集前の状態で保存されます。
48 【topics】誰が編集ロックをかけているか確認するには？ 鉛筆アイコンの上にカーソルを合わせると、ロック中人の名前が表示されます。又は、 「操作」プルダウンの「監査ログ」又は、属性情報から確認ができます。 属性情報から確認する場合、確認したい文書の「操作」プルダウンメニュー－「詳細」－「属 性」をクリックします。 属性パネルが開いたら、「文書の情報」タブをクリックします。 「編集ロック ｂｙ」の下に編集ロックをかけているユーザー名が表示されます。 【topics】メンバーがかけた「編集ロック」を強制終了するには？ ワークスペース管理者は、メンバーの「編集ロック」を強制終了することが可能です。 編集ロックのかかった文書の「操作」メニュー－「編集ロックを強制終了」をクリックし ます。「編集を破棄しますか？すべての変更が失われます。」とポップアップが出るので「確 認」をクリックします。
49 【topics】アイコンの色が薄い Word から PDF 作成後に、元の Word を編集した場合、PDF アイコンが薄い色で表示さ れます。 2.10.2 新版をアップロード 「文書を登録した後、その文書の改訂版をメールで受け取った」「確定した文書を更新し たい」など、登録済みの文書を新しい版に置き換えたい場合等、新版をアップロードできま す。 「操作」プルダウンの「新版をアップロード」をクリックし、新しいファイルをアップロ ードします。 元の文書が0.1 版であれば0.2 版というように、元の版に0.1 加えた版番号の文書として、 登録されます。 ※登録されているファイルと異なる形式のファイルも登録可能です。
50 2.10.3 ファイルの PDF 化 2.10.3.1 Word/Excel /PPT の PDF 化（システムで変換） ライターとワークスペース管理者は Word （doc・docx）Excel（xls・xlsx）PowerPoint（ppt・ pptx）を、PDF を作成できます。操作メニュー＞PDF 化＞PDF 作成を選択すると、確認画 面が開き「PDF 作成しますか？」と表示されますので「作成」をクリックすると PDF ファ イルが作成されます。 ※PDF 作成後に、元の文書（Word 等）を編集した場合、PDF アイコンが薄い色で表示されます。 ※PDF に変換した際の、フォーマット崩れは word 以外はサポート対象外となっております。 2.10.3.2 Word/Excel/PPT の PDF 化（外部 PDF アップロード） ライターとワークスペース管理者はファイルの PDF 版として PDF をアップロードできま す。操作メニュー＞PDF 化＞Advanced を選択すると、PDF 作成画面が開き「PDF を作成 するため、編集ロックボタンをクリック」と表示されますので「編集ロック」をクリックし ます。
51 PDF 作成画面で PDF のタイプを「PDF をアップロード」を選択し、アップロードする PDF ファイルをドロップするか選択し、「アップロード」をクリックします。 コメントを入力し、「編集を保存」をクリックします。PDF ファイルがアップロードされ版 が 0.1 版あがります。 2.10.4 Agatha で作成した PDF を削除 Agatha で作成した PDF を削除するには、「操作」プルダウンの「削除」－ 「PDF を破棄」を選択します。ポップアップ画面がでたら、PDF 破棄コメントを入力し 「確認」ボタンをクリッすると、Agatha で作成した PDF を削除できます。 ※レビュー・承認中、及び承認されている場合削除メニューは表示されません。
52 2.10.5 コピー 文書を別フォルダや他のワークスペースのフォルダへコピーすることが可能です。コピー はコピー元の文書ファイル形式か Word の場合、PDF 変換した文書の選択ができます。 コピーしたい文書の「操作」プルダウンの「コピー」を選択します。 コピー先等を選択し、送信をクリックします。 2.10.6 確定 文書を確定の状態にします。確定をすると、文書は編集（内容や文書名等）が出来なくなり ます。文書を確定又は固定するには、「操作」プルダウンの「確定」を選択します。文書を 確定させると、その文書は変更不可になり、状態は「確定」になります。また、元の文書が 0.3 版であれば 1.0 版というように、メジャーバージョン（１の位）が上がり、マイナーバ ージョン（小数点以下）は 0 にリセットされます。 Word の場合、PDF 変換し たコピーの選択が可能です コピー後の文書 は、版が 0.1 と なり、変更履歴 （操作→詳細→ 変更履歴） が引継ぎされま せん。
53 2.10.7 確定を取り消し 確定した文書の修正が必要になった場合は、「操作」プルダウンの「ワークフロー」-「ドラ フトに戻す」を選択します。確認画面で、コメント欄にドラフトに戻す理由を記入します。 確定が取り消され、ステータスが「確定」から「ドラフト」に変わります。また、文書の版 は、元の文書が 1.0 版であれば 1.1 版というように、0.1 が加えられます。 2.10.8 確定に戻す（マイナー版を削除する） 文書を確定に戻す（マイナー版は削除）ことが可能です。 ※1.0 版以上の文書が対象です。 ※ワークフロー中は本メニューが表示されません。 例） 一度確定した 1.0 版の文書を編集し、1.1 版まで進んだが 1.0 の確定版に戻したいので、進んだマイナー版（0.1 版）を削除したい場合 「操作」-「削除」-「最新の版を削除」をクリックします。確認画面が表示されるので版 コメントを記入し、「確認」をクリックします。 状態が「確定」、版が 「1.0」になります
54 文書の状態が “確定”に、版が“1.0”に戻ります。
■変更履歴 マイナー版削除前画面
■変更履歴 マイナー版削除後画面
55 ■監査ログ 監査ログには「確定に戻す（マイナー版は削除）」とマイナー版削除の記録がされます。 2.10.9 削除 文書を削除する場合は、「操作」プルダウンの「削除」を選択します。削除しても、文書は クラウドに保管されています。戻す場合は、管理者に連絡して下さい。 ※編集ロックがかかっている場合、文書の削除はできません。編集を保存または、編集を破 棄ください。（誰が編集ロックをかけているかを確認するには、ワークスペース管理者権限 ユーザーがワークスペースの監査ログをご確認ください。） 2.10.10 文書の属性閲覧 Agatha に登録した文書は、文書の名前以外に、大中小分類や副題、所有者情報、備考、日 付などの属性を持っています。属性は、文書の「操作」メニュー－「詳細」－「属性」で閲 覧ができます。 田中 花子
56 閲覧したら「閉じる」をクリックします。 2.10.11 文書の属性編集（名前・副題・備考等） 「操作」プルダウンの「詳細」-「属性」を選択すると、属性画面が開きます。画面下部 の「編集」をクリックし、必要な項目を修正します。「保存し、編集ロックを解除」をクリ ックし保存します。 ※確定した文書の属性は変更できません。修正が必要な場合は、「確定を取り消し」（操作プ ルダウンメニューのワークフローから「ドラフトに戻す」を実施ください。）
57 2.10.12 文書のダウンロード 「操作」プルダウン「開く」の右にある下向き三角「▼」をクリックし、「ダウンロード」 を選択します。文書がダウンロードされます。 2.11 文書の移動 ライター及びワークスペース管理者は、ワークスペース内で文書を移動することが 可能です。 文書の移動は、次の条件が満たされている場合にのみ可能です。 •ドキュメントに関連付けられた文書分類には、「文書の場所」が設定されていない。 •ユーザーがドキュメントに対して「編集」権限を持っている。 •ユーザーは、コピー先のフォルダに対してアクセス権がある。 •文書は他のユーザーによって編集ロックされていない。 •ワークスペースがロックされていない。 •宛先フォルダが廃止されていない。 移動した文書のバージョンは変更されず、（ドキュメントの内容とプロパティは変更されな いため）「変更者」または「変更日」のプロパティも変更されません。移動した文書の監査
58 ログにエントリのみが追加されます。 尚、現在文書を別のワークスペースに移動することはできません。 文書の操作メニューから「文書の移動」をクリックします。 ウィンドウが開きますので、文書の移動先のフォルダを選択します。 選択後、文書は宛先に移動されます。
59 2.12 文書の共有 「共有」とは、登録した文書及び未登録文書を、ユーザーにメールで閲覧専用のリンクとコ メントをつけて通知できる機能です。担当者に登録した文書を共有したいときや、文書分類 型の文書の場合、「未登録」文書を登録してほしい時等に活用できます。 （通知相手に編集をしてほしい場合は、「共有」を利用せず、操作＞ワークフロー＞レビュ ー依頼をしてください。） 登録済み文書を共有した場合、通知されたユーザーはメールのリンクをクリックすると、読 み取り専用で文書が開き内容を確認できます。（開いた文書は編集や保存ができません。）未 登録文書を共有した場合、共有通知内のリンクをクリックすると、ログイン画面が表示され ログイン後、文書アップロード画面に遷移します。 ・共有する 文書の「操作」メニュー－「共有」をクリックします。 「文書を共有画面」が開くので、共有相手を選択し、必要に応じコメントを入力し「共有」 をクリックします。共有相手にリンクが通知されます。 未登録文書の共有（登録依頼）
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また、オリジナルファイルと PDF ファイルが登録されている場合、共有する際、「オリジナ ルファイル」または、「PDF ファイル」の選択ができます。
61 通知メール内のリンクをクリックすると Windows 認証画面が開きますので、ID とパスワ ードを入力すると、読み取り専用で文書が開きます。（開いた文書は編集・保存ができませ ん） ■文書分類の未登録表示文書を共有した場合 ※通知メール内のリンクをクリックすると、ログイン画面が表示され ID,パスワード入力後、 文書アップロード画面に遷移します。 2.13 文書のリンク 2.13.1 文書のリンクの取得 「操作」－「詳細」－「ハイパーリンクを取得」をクリックします。 テキストボックスの右側のボタン をクリックするか、テキストボックスをトリプルク リックしコピー＜Windows「Ctrl+C」、MAC「Command+C」＞すると、ハイパーリンクが コピーできます。
62 2.13.2 文書リンクの利用（閲覧用文書の直接ダウンロード） 文書リンクをブラウザーのアドレスバーに入れエンターキーを押すと、認証画面が表示さ れます。ID・パスワードを入力すると、文書がダウンロード（ローカル環境へ保存）できま す。 ※ダウンロードした文章は、Agatha へ保存できません。ダウンロードした文章を編集し保 存したい場合は、新版のアップロードにて保存ください。 ※ブラウザーや設定により保存先や保存方法ウィンドウが開くなど挙動が異なります。 ■IE の場合 ■Chrome の場合
64 2.14 ワークフロー ワークフローには、「レビュー（単独・共同）依頼」「承認依頼」「確定」「ドラフトに戻す」 の機能があります。「レビュー依頼」「承認依頼」をすると、依頼相手の登録 Email に通知が されます。ワークフロー通知は、受け取るユーザーの Agatha 設定言語で送信されます。 2.14.1 レビュー 2.14.1.1 単独レビュー 2.14.1.1.1 単独レビュー依頼 一対一でレビューをすることが可能です。レビュー時のファイル形式は「元のファイル形 式でレビュー」と「PDF に変換しレビュー」があります。 依頼するには、「操作」＞「ワークフロー」＞「レビュー依頼」を選択します。 レビュー依頼画面で、「元のファイル形式でレビュー」と「PDF に変換しレビュー」（文書 は Word、Excel、PowerPoint のみ）のいずれかを選択し、レビュー者を入力します。 レビュー期限を入力（またはカレンダーから選択）し、レビュー者へのコメントやメッセー ジがある場合は、コメント欄に記入します。 また、レビュー者が完了した時レビューアーにメールが通知をするときは、チェックを入れ ます。 「送信」ボタンをクリックすると、レビュー依頼が送信されます。 （通知 Email は、受け取るユーザーの Agatha 設定言語で送信されます。）
65 2.14.1.1.2 単独レビューをする レビュー依頼をすると、レビュー者の「トップページ」の「マイタスク」にレビュー依頼の タスクが追加されます。また、レビュー者あてのメールでも同じ内容が送付されます。 Agatha にログインした後、メール内のリンクをクリックし、レビュー画面が開きます。（「マ イタスク」のレビュー依頼の「タスクを行う」ボタンをクリックまたは、タスクのあるファ イルのステータスをクリックしても、同じ画面に移動します。） ＜レビュー者あてのメール＞ リンクをクリックすると Agatha のレビュー画面に 移動します。 メールのタイトル
66 ＜レビュー者のトップページのマイタスク＞ ＜ワークフローのタスクがある文書管理画面＞ その他レビューアーの該当ファイルのステータスからもタスク画面へ移動することが可能 です。 「状態（レビューや承認）」＞ワークフロー履歴 ステータスの右向き三角アイコン＞「実 行中」をクリック 「タスクを行う」をクリックすると レビュー画面に移動します
67 ※他の人の場合はタスクへのリンクが表示されません。 レビュー画面内には、文書に関する情報が表示されます。文書アイコンをクリックし、文 書を開いて、文書の内容を確認します。 文書の編集を行わない場合は、コメント欄に、送信者へのコメントを記入し、「レビュー しました」をクリックすると、レビューが完了します。 レビューするドキュメントを開くには、アイコンをクリック。 Word であれば、Word の変更履歴やコメント機能でコメ ントします。 送信者へのコメントはこちらに記入 文書の属性確認画面
68 文書の編集を行った場合は、（「レビュー画面」-「ドキュメントを開く」でドキュメントを 編集、保存）文書に「編集ロック」がかかります。「レビュー画面」に戻り、「レビューしま した」ボタンをクリックすると、編集中画面が表示されます。編集を完了しロック解除する 場合は、「今すぐ保存」をクリックしてください。 後から編集を保存（編集ロックのまま）する場合は、「後から編集を保存」ボタンをクリッ クしてください。（編集画面の右上「×」も「後から編集を保存」と同じ動作になります。） 編集後、文書の編集ロックを解除するには「編集した文書」-「操作」-「編集を保存」を行 ってください。 レビュー依頼が送信されると、文書の状態は、「レビュー」になります。レビュー者がレ ビューを完了するまでは、文書リストの一番左の列に砂時計アイコンが表示されます。レビ ュー者がレビューを完了すると、砂時計アイコンが消えます。 状態が 「レビュー」になります レビュー中は、 砂時計が表示されます。 レビューが完了すると 砂時計が消えます
69 2.14.1.2 共同レビュー Word(docx)及び PDF 文書を、複数名でレビューすることが可能な機能です。 2.14.1.2.1 共同レビュー依頼 「操作」-「ワークフロー」-「レビュー依頼」を選択します。 レビュー依頼画面のプルダウンメニューをクリックし「共同レビュー」を選択します。 Word（docx）のみ表示
70 レビュー者・レビュー期限、コメントを入力し、「送信」ボタンをクリックすると 共同レビュー依頼がレビュー者に送信されます。 （レビュー者を複数選択する場合は、レビュー者欄の空白部分をクリックすると メンバー選択メニューが表示されます。） 2.14.1.2.2 共同レビューする 共同レビュー依頼メールのリンクまたは、タスクのある該当ファイルのステータスまたは、 新着情報ページの「マイタスク」から「タスクを行う」をクリックします。 ＜レビュー者のトップページのマイタスク＞ ＜該当ファイルのステータス＞
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※他の人の場合はタスクへのリンクが表示されません。
＜共同レビュー依頼メール＞
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文書を開いて、文書の内容を確認しレビューをします。
コメントしたい箇所を選択すると、選択箇所に色がつき、コメント欄が表示されるのでコメ ントを入力し「保存」をクリックします。（コメントを非公開（レビュー依頼者とコメント 入力者本人のみ）にする場合は、非公開を選択します。）
73 コメントを入力すると、画面右側にコメントが表示されます。 コメントに対し「返信」することも可能です。 コメント枠にカーソルを合わせると選択したテキスト個所の黄色いハイライトが大きく表 示されます。 レビューコメントを入力しおえたら、画面左上の「閉じる」をクリックします。 レビュー依頼画面にもどります。レビュー依頼者へのコメントを入力し、「レビューしまし た」をクリックします。
74 2.14.1.2.3 共同レビューにコメントに返信する コメントボックスや文書の色のついている箇所をクリックし、返信したいコメントボック スをアクティブ状態にすると「返信」欄が表示されます。返信コメントを入力し、「返信」 をクリックします。 2.14.1.2.4 共同レビューコメントを確認する 共同レビューコメントの確認は新着情報ページの「すべてのタスク」から確認するか編集権 限以上のユーザーの場合、文書管理画面の文書の「状態」をクリックすると閲覧が可能です。 ・新着情報ページの「すべてのタスク」から確認 新着情報画面＞マイタスクにある「すべてのタスク」をクリックします。
75 表示設定を「すべてのタスクを表示」を選択します。 すべてのタスクが表示されレビューしたタスクに「タスクを行う」ボタンが表示されます。 コメントを閲覧したいファイルの「タスクを行う」をクリックします。 ワークフロー画面が開きます。「ドキュメントを開く」をクリックします。 共同レビュー画面が表示され、コメントを閲覧できます。
76 ・文書管理画面の文書の「状態」から確認する（編集権限以上） 文書管理画面の共同レビューコメントを確認したいファイルの「状態」をクリックします。 ワークフロー履歴画面が表示されますので、「操作」-「コメントを表示」をクリックします。 共同レビューの画面が開き、コメントを確認できます。 「戻る」をクリックすると、画面が閉じ、文書管理画面に戻ります。 2.14.1.2.5 共同レビューコメントのエクスポート 共同レビュー画面の上メニュー「エクセルにエクスポート」をクリックします。
77 「Annotations.xlsx」がダウンロードされます。 2.14.2 承認 2.14.2.1 承認・電子署名承認申請をする 承認依頼するには、「操作」プルダウン-「ワークフロー」-「承認依頼」を選択します。 承認依頼画面で承認者を入力します。 承認の種類を「承認」又は「電子署名」（Word または PDF のみ電子署名選択可能）を選択 します。 文書が Word で、承認の種類が「承認」の場合は、「PDF 作成」のチェックボックスが表 示されます。Word を承認者に送付する場合はチェックせず、PDF を承認者に送付する場 合はチェックします。 承認期限を入力します。 承認者へのコメントやメッセージがある場合は、コメント欄に記入します。 「送信」ボ タンをクリックすると、承認依頼が送信されます。
78 承認依頼が送信されると、文書のステータスは、「承認」になります。承認者が承認を完 了するまでは、状態列に砂時計アイコンが表示されます。承認者が承認又は却下すると、砂 時計アイコンが消えます。 承認中、文書の編集はできません。（操作メニューから「編集」「新版のアップロード」「編 集ロック」「PDF 作成」「ワークフロー」が消えます。） 2.14.2.2 承認する 承認依頼が送信されると、承認者の「トップページ」の「マイタスク」に承認依頼のタス クが追加されます。また、承認者あてのメールでも同じ内容が送付されます。 メール内のリンクをクリックし、Agatha にログインすると、承認画面が開きます。（新着 情報ページの「マイタスク」の承認依頼の「タスクを行う」ボタンをクリック、または、タ スクのある該当ファイルのステータスをクリックしても同じ画面に移動します。）
79 ※他の人の場合はタスクへのリンクが表示されません。 承認画面内には、文書に関する情報が表示されます。「ドキュメントを開く」又は、文書 アイコンをクリックし、文書を開いて、文書の内容を確認します。（office 文書の場合、PDF 作成されずに承認申請があった場合は、office 文書を開くことができますが、編集しても Agatha に保存できません。）） コメント欄に、送信者へのコメントを記入し、「承認します」をクリックすると、法規制 に従い、パスワードと承認理由を入力する画面が表示されます。パスワードを入力し、承認
80 理由から、作成者、レビュー者、承認者、その他のいずれかを選択し、「承認」をクリック すると承認されます。 承認画面で「却下します」をクリックすると、承認依頼は却下され、文書のステータスは 「ドラフト」になります。 電子署名付き承認を承認した場合、PDF にて電子署名が作成されます。 文書一覧画面では、左側のアイコン以外から開く文書に電子署名が入ります。 ※電子署名にて承認された文書の最終ページには電子署名が挿入されます。
※電子署名ページでは、厚生労働省 ER/ES ガイドライン及び米国 FDA 21 CFR Part 11 の 電子署名要件に対応し、「署名者の氏名」、「署名日時」、「署名の意味（理由）」を表示してい ます。
81 ・電子署名 V2.5 まで V2.6 から 2.14.3 ワークフロー履歴を確認する 文書管理画面からレビュー・承認をキャンセルしたい文書の状態列のリンクをクリックし ます。 ワークフロー履歴画面が表示されます。また、承認・レビューの場合は、操作メニューから 詳細を確認することが可能です。
83 2.14.4 レビュー・承認のキャンセル ライター及びワークスペース管理者は、レビュー・承認のキャンセルが可能です。 文書管理画面からレビュー・承認をキャンセルしたい文書の状態列のリンクをクリックし ます。 ワークフロー履歴画面が表示されますので、「操作」-「ワークフローのキャンセル」をクリ ックします。 【TOPICS】 ・レビュー期限を過ぎたワークフローは自動でキャンセルされますか？ →キャンセルされません。 レビュー者がレビューを完了する、もしくは、ワークフロー所有者がキャンセルするまで は変わらずコメントの入力等が可能です。 共同レビューコメントのコメントが Word ファイルに反映されるのはいつですか？ →全レビュー者がレビューを完了した後です。
84 2.15 その他機能 2.15.1 お知らせ 新着情報ページには「お知らせ」を作成・閲覧することができます。お知らせは、投稿と同 時にワークスペースユーザーに通知されます。 お知らせの閲覧は権限関係なく全員が閲覧可能です。 作成は、ライター及びワークスペース管理者が作成する事ができます。 作成するには、トップページの「お知らせの作成と一覧」をクリックします。お知らせ画面 で「新規作成」ボタンをクリックし、タイトルと内容（一万文字以内）を記入し、「保存」 -送信確認画面「確認」をクリックすると、お知らせが作成され、ワークスペースの参加者 全員に通知されます。また、ワークスペースのお知らせ欄に表示されます。 投稿したお知らせは 10 分間隔でユーザーへ通知されます。
85 2.15.2 ドキュメントの変更履歴と監査ログ 「操作」プルダウンの「詳細」-「変更履歴」を選択すると、変更履歴が表示されます。 また、各ファイルのハッシュの値が表示されます。 「操作」プルダウンの「詳細」-「監査ログ」を選択すると、監査ログが表示されます。 法規制で必要とされる項目のログが記録されています。エクセルにダウンロードするこ ともできます。 「ダウンロード」はデフォルトで監査ログに記録しません。 監査ログに「ダウンロード」を記録する場合はオプションとなりますので、アガササポー トまでお問い合わせください。
86 2.15.3 すべてのタスクの表示
新着情報ページから「すべてのタスクを表示」をクリックすると、現在のタスクの状況を確 認することができます。また、自分に割り当てられたタスクだけでなく、他のタスクを閲覧 することが可能です。
