Word/Excel/PPT の PDF 化（外部 PDF アップロード）

ライターとワークスペース管理者はファイルのPDF版としてPDFをアップロードできま す。操作メニュー＞PDF化＞Advancedを選択すると、PDF作成画面が開き「PDFを作成 するため、編集ロックボタンをクリック」と表示されますので「編集ロック」をクリックし ます。

51

PDF作成画面でPDFのタイプを「PDFをアップロード」を選択し、アップロードするPDF ファイルをドロップするか選択し、「アップロード」をクリックします。

コメントを入力し、「編集を保存」をクリックします。PDFファイルがアップロードされ版 が0.1版あがります。

2.10.4 Agathaで作成したPDFを削除

Agathaで作成したPDFを削除するには、「操作」プルダウンの「削除」－

「PDFを破棄」を選択します。ポップアップ画面がでたら、PDF破棄コメントを入力し

「確認」ボタンをクリッすると、Agathaで作成したPDFを削除できます。

※レビュー・承認中、及び承認されている場合削除メニューは表示されません。

52

2.10.5 コピー

文書を別フォルダや他のワークスペースのフォルダへコピーすることが可能です。コピー はコピー元の文書ファイル形式かWordの場合、PDF変換した文書の選択ができます。

コピーしたい文書の「操作」プルダウンの「コピー」を選択します。

コピー先等を選択し、送信をクリックします。

2.10.6 確定

文書を確定の状態にします。確定をすると、文書は編集（内容や文書名等）が出来なくなり ます。文書を確定又は固定するには、「操作」プルダウンの「確定」を選択します。文書を 確定させると、その文書は変更不可になり、状態は「確定」になります。また、元の文書が 0.3版であれば1.0版というように、メジャーバージョン（１の位）が上がり、マイナーバ ージョン（小数点以下）は0にリセットされます。

Wordの場合、PDF変換し たコピーの選択が可能です

コピー後の文書 は、版が0.1と なり、変更履歴

（操作→詳細→

変更履歴）

が引継ぎされま せん。

53

2.10.7 確定を取り消し

確定した文書の修正が必要になった場合は、「操作」プルダウンの「ワークフロー」-「ドラ フトに戻す」を選択します。確認画面で、コメント欄にドラフトに戻す理由を記入します。

確定が取り消され、ステータスが「確定」から「ドラフト」に変わります。また、文書の版 は、元の文書が1.0版であれば1.1版というように、0.1が加えられます。

2.10.8 確定に戻す（マイナー版を削除する）

文書を確定に戻す（マイナー版は削除）ことが可能です。

※1.0版以上の文書が対象です。

※ワークフロー中は本メニューが表示されません。

例） 一度確定した1.0版の文書を編集し、1.1版まで進んだが

1.0の確定版に戻したいので、進んだマイナー版（0.1版）を削除したい場合

「操作」-「削除」-「最新の版を削除」をクリックします。確認画面が表示されるので版 コメントを記入し、「確認」をクリックします。

状態が「確定」、版が

「1.0」になります

54 文書の状態が “確定”に、版が“1.0”に戻ります。

■変更履歴 マイナー版削除前画面

■変更履歴 マイナー版削除後画面

変更履歴のマイナー版情報も削除がされます。

55

■監査ログ

監査ログには「確定に戻す（マイナー版は削除）」とマイナー版削除の記録がされます。

2.10.9 削除

文書を削除する場合は、「操作」プルダウンの「削除」を選択します。削除しても、文書は クラウドに保管されています。戻す場合は、管理者に連絡して下さい。

※編集ロックがかかっている場合、文書の削除はできません。編集を保存または、編集を破 棄ください。（誰が編集ロックをかけているかを確認するには、ワークスペース管理者権限 ユーザーがワークスペースの監査ログをご確認ください。）

2.10.10 文書の属性閲覧

Agatha に登録した文書は、文書の名前以外に、大中小分類や副題、所有者情報、備考、日

付などの属性を持っています。属性は、文書の「操作」メニュー－「詳細」－「属性」で閲 覧ができます。

田中 花子

56 閲覧したら「閉じる」をクリックします。

2.10.11 文書の属性編集（名前・副題・備考等）

「操作」プルダウンの「詳細」-「属性」を選択すると、属性画面が開きます。画面下部 の「編集」をクリックし、必要な項目を修正します。「保存し、編集ロックを解除」をクリ ックし保存します。

※確定した文書の属性は変更できません。修正が必要な場合は、「確定を取り消し」（操作プ ルダウンメニューのワークフローから「ドラフトに戻す」を実施ください。）