請求書処理: 購入申請と発注

(1)

請求書処理: 購入申請と発注

SAP Concur Standard Edition

設定ガイド

最終更新日: 2018 年 9 月 26 日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Standard edition

 Travel

 Invoice

 Standard edition

 Authorization Request

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改訂履歴

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2018 年 9 月 26 日現行のファクトシートへの参照を削除しました。内容の変更はありません。

2018 年 4 月 14 日承認経路のスクリーンショットを、新しい設定可能なタイムアウトフィールドを含むも

のに更新しました。

2018 年 4 月 11 日表紙のチェックボックスを変更しました。そのほかの変更はありません。表紙の日付は

更新されていません。

2018年2月15日「詳細設定を表示」のテキストを更新しました。

2017 年 11 月 4 日以下の情報を更新しました。

• 新しい [製品設定] ページを [設定ウィザード] の代わりに追加

• 支払先トークンを示すイメージ

• 会社の住所が入力されると、請求先および発送先住所を自動的に入力

2017 年 3 月 18 日 [設定ウィザード] にアクセスするためのメニューオプション名が更新されました。

2016 年 12 月 13 日著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

2016 年 12 月 5 日コンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありません。

2016 年 11 月 4 日会社の所在地の手順を削除し、設定ガイド「請求書処理: 会社の所在地」への参照を削除

しました。

2016 年 10 月 14 日管理者がメールの件名をカスタマイズできることについての情報を追加しました。

2016 年 9 月 9 日請求先住所内の [付加価値税 ID] フィールドについての情報を追加しました。

2016 年 8 月 12 日製品設計の変更にともない、発注ベースの請求書をもとの購入申請の所有者に割り当てる

ことについての情報を、設定ガイド「請求書処理 Standard Edition: 承認経路」に移動しました。

2016 年 7 月 29 日発注ベースの請求書をもとの購入申請の所有者に割り当てることについての情報を追加し

ました。

2016 年 7 月 8 日発注送信メールの最新の既定の送信者住所についての情報を追加しました。

(5)

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2016 年 5 月 13 日発注ベースの請求書処理が自動的に購入申請所有者に割り当てられることに関する情報を

追加しました。

2016 年 3 月 18 日 [都道府県/州] フィールドの変更が反映された画像をリストに更新しました。

2016 年 2 月 19 日発送先住所および請求先住所のインポートやエクスポートについての情報を追加しまし

た。

2015 年 11 月 20 日新しいステップ番号のスタイルに合わせて画像を更新しました。

2015 年 7 月 10 日発注ベースの請求書処理が自動的に購入申請所有者に割り当てられることに関する情報を

追加しました。

2015 年 4 月 10 日発注構成で、会社のロゴをアップロードできることについての情報を追加しました。

2015 年 3 月 4 日初版発行

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購入申請および発注

セクション 1: 概要

購入申請と発注（PR と PO）機能では、購入申請機能を使用して社内の購入申請・承認を行い、

その購入申請をもとに発注を行います。指定した価格と数量で支払を前提とした発注書が作られ、

サプライヤーに商品やサービスを提供してもらいます。Concur Invoiceと発注照合機能および

Pay 機能（日本では未リリース）を組み合わせることによって、支払ライフサイクルにおいて、

エンド

to

エンドの承認プロセス機能を提供します。

この機能の対象: お客様のプロファイル

購入申請と発注機能は、中堅中小および大手市場のお客様向けの機能です。多くのお客様では、

専用の調達部門がないため、表計算シートや簡単なツールを利用していることがあります。購入申請と発注機能は

IT やオフィスの消耗品などのサービスや商品といった間接費などに対しても

必要とされています。エンドユーザーである申請者は、何が必要で、どこで購入できるか、つまり支払先を認識しています。

この機能は、既に調達を処理するための

ERP

などの受発注モジュールに投資済みのお客様には適していません。また、現時点で（在庫管理を基本とした）直接費管理システムがあり、購買部

(8)

請求書処理の購入申請および発注ソリューション

Concur Invoice

は、定型の支出申請を許可するお客様に適した合理的なプロセスを提供します。

多くの競合製品は、Concur Invoiceの購入申請および発注申請ソリューションの利用しやすさに比べると高額で煩雑です。現在、Concur Invoice（または

Concur Expense）を使用してい

るユーザーには、これらは補完的機能であり、馴染みのある外観と操作性になっています。

Concur Invoice

のポイントは、「購入申請と発注申請の両方を単一のパッケージで実現しなが

ら、本格的な発注システムへの投資を避けることができる」ということです。その他のポイントは以下のとおりです。

• 実務には、軽量で軽快なシステムと過剰で高度なシステムのどちらが望ましいか

• 発注処理における申請者の操作性を重視するか

• 単一の業務処理および支出処理プラットフォーム

• 強力なワークフローと利便性（原価対象の承認(日本未リリース):承認権限者の設定、備忘メール、および承認期間のタイムアウト機能）

• モバイル承認、照会ビルダー、および実装予定のその他の機能

購入申請ワークフロー

サプライヤーへ最終送信するための購入申請の生成フローは、以下のフローチャートのとおりです。

ご利用の前に

購入申請機能を設定する前に、Concur にてこの機能を有効化しているか確認してください。

(9)

セクション 2: 管理者向けの操作

このセクションでは、お客様の管理者が実行可能な操作を説明しています。



購入申請機能の設定方法についての情報は、本ガイドの「購入申請の設定」セクションをご参照ください。

購入申請および発注の設定

Concur が購入申請および発注機能を有効化すると、お客様の管理者にて設定が必要ないくつか

のページが [製品設定] に表示されます。それらのページには以下が含まれます。

• 購入申請の承認

• 購入申請コンプライアンス

• 発注構成

• 単位

加えて、サプライヤーが商品またはサービスを発送する場所、および請求先を把握することを確実にするためには、管理者は [製品設定] の [会社の所在地] ページで発送先および請求先住所を追加する必要があります。

また、管理者には [ユーザーアカウント] ページに追加のオプションが表示されます。オプションは以下のとおりです。

• 購入申請の承認者

• 発注管理者ですか?

• 購入申請ユーザーですか?

• 購入申請の承認者ですか?

お客様の管理者は、ユーザーが購入申請および発注を作成、承認、または処理するかに応じて、

関連ロールを割り当てる必要があります。

管理者が、あるユーザーに対して「購入申請の承認者ですか？」のロールを選択した場合、その

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NOTE:

この設定を表示するには、お客様の管理者が [製品設定] の

[購入申請の承認] ページで、

承認限度額を設定できる承認経路を選択する必要があります。

また、お客様の管理者に対し、[ユーザーアカウント] ページのインポートファイル内に新しいフィールドが表示されます。

購入申請ユーザーの代理（プロキシ）として操作

ユーザーは代理（プロキシ）ロールを割り当てることができ、代理ロールを付与されたユーザーは、他のユーザーの代理として操作することができます。これは

Concur Invoice

に実装されているものと同じ機能で、特に購入申請内で購入申請を終了して請求書処理内で作業を始める際に、購入申請ユーザーロールやアクセス権を変更することなく作業するために設計されています。

動作説明

この代理機能は、次のような場合に機能します。

• 請求書処理の“請求書処理の設定管理可”のロールが割り当てられている

• 購入申請ユーザーロールが代理申請されるユーザーに割り当てられている。

割り当てが実行されると、代理権限を持つ購入申請ユーザーに対し、[プロファイル] メニューの [他のユーザーとして操作] リストにユーザーリストが表示され、購入申請ユーザーロールを付与されたいずれかのユーザーを選択し、代理として操作する権限を付与できます。

下図では、リストで該当のユーザーを指定することにより、Wendy は Sam Smith の代理として操作することができます。

(11)

図が示すとおり、Wendy が Sam Smith の代理として操作することを選択した場合、[プロフ ァイル] メニューが [Smith, Sam として操作中] に変わり、ページ上に

Wendy の名前の代わ

りに

Sam Smith の名前が表示されます。

購入申請の代理ロールの動作は購入申請限定

この機能はスタンドアロンの購入申請モジュールのために設計されており、請求書処理内で作業する際のユーザーの操作に変更はありません。つまり、ユーザーが [事前申請] メニューから離れ、請求書処理のユーザーまたは請求書処理ツールの管理者として引き続き作業することができます。ただし、ユーザーが [事前申請] メニューに戻ると、指定の購入申請ユーザーの代わりとして操作再開します。

(12)

代理を終了する

[<名前> として操作中] に移動し、[セッションを終了] をクリックすることでのみ、ユーザー

は購入申請の作業再開できます。

セクション 3: 購入申請の設定

このセクションを使用して、購入申請と発注機能を有効化および設定します。

基本の処理

この機能を実装するには、使用開始の前にいくつかの基本的な準備および設定が必要です。

Concur およびお客様は、以下のアクションを実行して機能を設定およびアクティブ化します。

1.

（Concur）購入申請機能を有効化する: Concur 側で機能を有効化します。

2.

（お客様）購入申請および発注を設定する: 請求書処理で機能が利用可能になったら、

以下を行います。

o 会社の所在地の請求先および発送先住所を入力する: [製品設定] の [請求書処 理] > [会社の所在地] ページで請求先および発送先住所を入力する必要があり ます。

(13)

o 購入申請の承認経路を設定する: [製品設定] の[請求書処理] > [購入申請の承 認] ページで、購入申請の承認がどのような経路をたどるかを定義する必要があ ります。

o 購入申請の制限およびルールを設定する: [製品設定] の [請求書処理] > [購入 申請コンプライアンス] ページで、会社のポリシーを含む制限およびルールを定 義する必要があります。

o 購入申請を設定する: [製品設定] の [請求書処理] > [発注構成] ページで、発 注番号や、購入申請と併せて送信する必要のあるその他の情報を設定します。

o 購入申請の制限およびルールを設定する: [製品設定] の [請求書処理] > [単 位] ページで、発注単位の種別を設定します。

o 購入申請および発注で作業するロールを割り当てる: [製品設定] の [請求書処 理] > [ユーザーアカウント] ページで各ユーザーに対して必要なロールを割り 当てます。

o 購入申請の承認者を追加する: [製品設定] の [請求書処理] > [ユーザーアカウ ント] ページで各ユーザーに対して購入申請の承認者を選択します。

構成およびアクティブ化

以下のステップで、購入申請および発注機能の有効化および設定方法と、ロールおよび購入申請の承認者の割り当て方法を説明しています。

ステップ 1: 購入申請および発注機能を有効化する

Concur 側で購入申請および発注機能を有効化します。Concur がこの機能を有効化すると、[製

品設定] にいくつかの購入申請のステップが表示されます。

ステップ 2: 発送先および請求先住所を追加する

サプライヤーに商品またはサービスを発送する場所、および請求先を確実に把握してもらうために、管理者は [製品設定] の [請求書処理] ページの [会社の所在地] のサブステップで発送先および請求先住所を追加する必要があります。管理者は発送先および請求先住所の変更または削

(14)

除ができます。お客様の管理者が発送先および請求先住所を削除すると、そのレコードは「ソフトデリート」されるのみです。よって、そのレコードを使用している申請に対しては利用できます。

お客様の管理者は、必要な数だけ発送先および請求先住所を追加できます。複数の発送先または請求先住所のインポートやエクスポートを行うには、お客様の管理者は [インポート] または

[すべてエクスポート] 機能を使用できます。

お客様の管理者が発送先住所を追加すると、ユーザーは [プロファイル] > [プロファイル設定]

> [請求書処理の優先設定] で、利用可能な発送先を自分で割り当てることができます。



詳しくは、設定ガイド「請求書処理: 会社の所在地」をご参照ください。

ステップ 3: 購入申請の承認経路を設定する

[製品設定] の [請求書処理] ページの[購入申請の承認] ページでは、購入申請が承認のために

通過する承認経路を選択できます。次の設定可能な経路の中から、会社のニーズに応じて選択できます。

• マネージャー > 処理者

• マネージャー > 承認権限者 > 処理者

• マネージャー > マネージャーのマネージャー（最大

5 レベル） > 処理者

マネージャーおよび従業員に承認者を追加することを許可するか選択できます。購入申請が最終承認を通過すると、エクスポートと支払が可能になります。

さらに、管理者は「支払保留」の購入申請ステータスになる前に、従業員にいつでも購入申請の撤回を許可することができます。この機能は、Concur により初期設定で有効化されています。

一度撤回されると、ユーザーはエラーや漏れを修正して購入申請を再提出するか、申請を削除することができます。

また、管理者はシステムが自動で発注を送信し、それによってワークフローステップを削減することを許可するかどうか選択することもできます。管理者がこの機能をアクティブ化すると、

Concur Invoice

は承認済の購入申請の発注を直接サプライヤーに送信します。

(15)

NOTE: 支払先メールアドレスの間違いなど、発注に誤ったデータが含まれている場合、発注

は自動的に送信されず、手動で発注処理をする必要があります。



承認経路にアクセスするには:

1.

[管理] > [請求書処理の設定] または [経費精算と請求書処理の設定] をクリックします。

2.

[製品] リストで [請求書処理] をクリックします。

3.

[経費ポリシー] セクションで、[X

つの詳細設定を表示] をクリックします。

(16)

4.

[購入申請の承認] をクリックします。

(17)

[承認経路] ページが表示されます。

NOTE:

発注の承認経路の動作は、カスタムワークフロー（日本では未リリース）を含め支払申

請ものと同様です。発注ベースの請求書をもとの購入申請の所有者に割り当てる方法についての詳細は、設定ガイド「請求書処理 Standard Edition: 承認経路」をご参照ください。

カスタムワークフロー（日本未リリース）

お客様の管理者は、ステップの順序付け、ルールの定義、原価対象の承認者の管理などを行うことにより、承認経路のカスタムワークフローを調整できます。

NOTE: カスタムワークフローをアクティブ化する際は、Concur の担当者にお問い合わせください。

(18)



カスタムワークフローの承認経路を選択するには:

1. [承認経路] ページで、[カスタムワークフロー] オプションを選択します。

2. （オプション）[原価対象ごとの経路を含めますか？] リストで、オプションを選択します。

NOTE: 単純なリストフィールドまたは [製品設定] の [追跡データ設定: コストデー タ] ステップの連結リストフィールドの第 1 レベルがリストに表示されます。

3. （オプション）原価対象を選択した場合、[原価対象承認の基準] リストから [レベル]

または [限度] を選択します。

(19)

4. [保存] をクリックします。



ワークフローステップを並べ替えるには：

1. [ステップ] ページで、[ステップ順序] 列の矢印をクリックしてステップを移動します。

NOTE: 矢印が表示されているステップのみを並べ替え、その矢印が示す方向にのみ移動できます。

2. [次へ] をクリックします。すると、[原価対象の承認] ステップが [マネージャー承認]

ステップの前に移動していることを確認することができます。

(20)



新しいワークフローステップを追加するには:

1. [ステップ] ページで [新規] をクリックします。

[承認フローステップの追加] ウィンドウが表示されます。

2. 以下のフィールドに入力します。

フィールド 説明

ステップ名ステップの名前を入力します。

(21)

ロールリストからロールを選択します。このロールは、購入申請を次のステップに進める役割を果たします。

承認者の編集を許可（オプション）承認者の編集を許可するユーザーを（該当者がいる場合）、リストから選択します。

注意: このフィールドは、承認者を [ロール] フィールドで選択 した場合にのみ表示されます。

初期ステータスステップ開始時に購入申請ステータスの承認ステータスを示す承認ステータスを選択します（「承認待ち」など）。従業員はこのステータスを確認できます。

承認アクションここに表示されるオプションは、ワークフローのタイプおよび [ロール] フィールドでの選択によって異なります。

[承認アクション] リストから承認待ちの購入申請に対して承認 者が実行できるアクションを選択します。ここで指定したアクションは、請求書処理の承認者に対して表示されます。承認者は実行するアクションを決定します。

ステップの完了時に従業員へメールを送信

ステップの完了時に従業員に通知する場合は、チェックボックスを選択（有効化）します。

注意: [プロファイル] の [請求書処理の優先設定] でワークフロ ーのメール通知を停止することができます。この設定により、

[従業員へ差戻し] の通知以外のすべてのメール通知が送信され なくなります。

(22)

致命的な規定外フラグがあってもワークフローの続行を許可する

このチェックボックスをオフにするとワークフロー内で既に承認を得ている購入申請が進むのを阻止します。（特定の状況下

*）。

注意: 実行時またはシステムの規定外フラグは 2 度目に評価され ます（承認者は、「必須フィールドが未入力」タイプの規定外フラグの生成したり、フィールドの消去などの実行ができます）。

さらに、ルールが 2 番目の承認ステップに存在する場合、致命的な規定外フラグがそのステップへのエントリに対して発動しますが、規定外フラグが発動することなく最初の承認を許可します。

* 選択（有効化）した場合、以下の致命的な規定外フラグコードは、発注管理者による購入申請の承認を拒否しません。ワークフローのこの時点では、承認者はそれらの規定外フラグをクリアできないためです。

• COW: 適切な権限で 1 つ以上の原価対象を承認できません

でした。購入申請は次のワークフローステップに移動します。

• CONOAPPR: 原価対象の承認者が存在しません。

• NOAPPR: 指定された承認者は承認者ロールを保持していな

いため、前のステップが発生しませんでした。別の承認者を指定するか、システム管理者に連絡してください。

4. （オプション）新しいステップを並び替えます。

(23)



既存のステップを修正するには:

1. [ステップ] ページで目的のステップを選択します。

2. [修正] をクリックします。

[ワークフローステップの修正] ウィンドウが表示されます。

3. ステップの設定を編集します。

4. [保存] をクリックし、その後 [次へ] または [完了] をクリックします。



既存のステップを削除するには:

1. [ステップ] ページで目的のステップを選択します。

(24)

2. [削除] をクリックします。

3. [ステップの削除] プロンプトで [はい] をクリックします。

4. [次へ] または [完了] をクリックします。



新しいルールを追加するには:

1. [ステップルール] ページの [ステップルール] セクションで、[新規] をクリックしま

す。

[条件の追加] ウィンドウが表示されます。

2. 以下のフィールドに入力して条件を作成し、[OK] をクリックします。

(25)

名前新しいワークフロールールの名前を英数字で入力します。名前は一意である必要はありません。

評価を強制このオプションがオフの場合、このステップのほかのルールが偽と判断された場合に限り、システムはルールを評価して実行します。

このオプションがオンで、かつワークフロールールが複数ある場合、ほかのルールの真偽に関わらずこのルールを評価します。

例：

ワークフローステップに以下の 2 つのルールがあると仮定します。

1. 購入申請が 1,000 USD 以下の場合、このステップをスキップする。

2. エントリが「セミナー料」の場合、規定外フラグを生成する。

この場合、次のようになります。

• このオプションがオフの場合、購入申請が 1,000 USD 以下であれば、それがセミナー料に対するものかということを次のルールで評価しません。購入申請が 1,000 USD 以上の場合、次のルールを評価します。これはルールが真になるまで続き、真になると評価を終了します。

• このオプションがオンの場合、両方のルールを評価し、どちらも真のときに両方のアクションを実行します。

[ステップルール] ページに新しいルールが表示されます。

(26)

3. アクションを追加するには、[ルールアクション] セクションで [新規] をクリックします。

[アクションの編集] ウィンドウが表示されます。

4. [アクション名] リストから目的のアクションを選びます。

(27)

NOTE: 複数のアクションを設定できますが、互いが競合してはなりません。アクションが競合すると、エラーメッセージが表示されます。

リストからアクションを選択するとページが更新され、そのアクションに必要なフィールドが表示されます。

5. 残りのアクションフィールドを入力します。

アクション 説明

承認者の変更承認者を選択します。

この条件の基準が存在する場合、購入申請はこのフィールドで指定した承認者に送られます。

規定外フラグの生成ヘルパーペインから規定外フラグを 1 つ選択するか、新しい規定外フラグを作成します。

[規定外フラグの表示先] フィールドに、指定したユーザーへのメッ セージが表示されます。

従業員へ差戻す購入申請を差戻す理由を従業員に説明するコメントを入力します。

このコメントは、購入申請コメントが利用可能な従業員、承認者、および発注管理者に表示されます。

メールの送信以下の操作ができます。

• メールの受信者または [既定の承認者] を選択して承認者に送る。

• [メール通知] リストから標準のメールテンプレートを選択する

か、[メールの件名] および [メッセージテキスト] フィールドに直接テキストを入力する。

ステップのスキップ [メッセージ] フィールドにメッセージを入力します。

このメッセージは、申請コメントが利用可能な従業員、承認者、および発注管理者に表示されます。

(28)

7. すべてのルールとアクションの編集が終わったら、[完了] をクリックします。



既存のステップルールを修正するには:

1. [ステップルール] ページで目的のステップを選択します。

3. ステップの設定を編集します。

4. [完了] をクリックします。



既存のステップルールを削除するには:

1. [ステップルール] ページで目的のステップを選択します。

3. [ステップの削除] プロンプトで [はい] をクリックします。

4. [完了] をクリックします。



原価対象の承認者を入力するには:

1. [原価対象の承認者リスト] ページで、[グローバル] 列の矢印をクリックして原価対象

リストを表示します。このリストは、[追跡データ設定: リスト項目] ページの設定内容を反映しています。

2. リストから原価対象を選択すると、[新規] ボタンが有効になります。

3. [新規] をクリックします。[新規の原価対象の承認者] ウィンドウが表示されます。

(29)

4. [承認者] フィールドで、承認者を検索して選択します。

NOTE: 現在の承認者のみ選択することができます。[製品設定] の [ユーザー] ページに入力し、[原価対象の承認者リスト] ページに戻ります。

5. 次に以下の操作を行います。

 限度額に基づく原価対象の承認を行うには、通貨を選択して金額を入力します。

 レベルに基づく原価対象の承認を行うには、レベルを入力します。

NOTE: [承認経路] ページの原価対象ワークフローの構成は、限度額またはレベルのい ずれかのタイプを定義します。このウィンドウで [承認限度額] エリアおよび [レベル] フィールドの両方に入力した場合、設定に適合している方を使用し、

他方を無視します。



原価対象の承認者を修正するには:

1. [原価対象の承認者リスト] ページで、[グローバル] をクリックして原価対象リストを

表示します。

(30)

3. 右側のペインで承認者を選択します。

5. 設定を修正します。

原価対象の承認者レコードの編集は保存直後に有効になります。保存した時点から、新しい値が承認者の検索および評価に使用されます。

購入申請に割り当て済みの原価対象の承認者の情報が編集された場合は、申請が限度額承認かレベル承認かを判定する時に新しい値が使用されます。



原価対象の承認者を削除するには:

1. [原価対象の承認者リスト] ページで、[グローバル] をクリックして原価対象リストを

表示します。

2. 原価対象リスト項目を選択します。

3. 原価対象の承認者を選択します。

5. プロンプトで [はい] をクリックします。

ユーザーの承認権限を削除しても、購入申請の承認ロールを削除したことにはなりません。また、システムから承認者を削除したことにもなりません。これは単純に原価対象の承認者の権限を削除するものです。ワークフローステップに原価対象の承認者が必要な場合に、その承認者が利用不可になるということです。

原価対象の承認者が削除されたときに購入申請が承認者の順番待ちにある場合、その申請には規定外フラグ（COW - 適切な権限で 1 つ以上の原価対象を承認できませんでした）が立ち、次のワークフローステップに進みます。

(31)

購入申請がその承認者に到達する前であれば、ワークフローが状況に応じて調整します。

請求書処理は前のステップの完了時点で承認者を評価するため、購入申請は単純に別の原価対象の承認者へ移動します。



カスタムワークフローについての詳細情報は、設定ガイド「請求書処理: ワークフロー」をお読みください。

ステップ 4: 購入申請の制限およびルールを設定する

[購入申請コンプライアンス] ページで、お客様の管理者は、設定ルールに準拠していないユー

ザーアクションに対するシステムの対応を設定することができます。一般的に、ユーザーが購入申請を保存または提出しようとするときにルール違反が起こります。お客様の管理者が[購入 申請コンプライアンス] ページで [購入申請に適切なバックアップドキュメントがあるかどうか を確認します] ルールオプションを選択（有効化）している場合、請求書処理はイメージが含ま れるか確認を実行し、見つからない場合は、システムでユーザーの購入申請の提出を拒否するか、

ユーザーに警告メッセージを表示します。

会社で追加のコンプライアンスルールが必要な場合、発注イベントにカスタム監査ルールを作成することができます。カスタム監査ルールを作成する際に、ルールを発動するイベントを指定します。ユーザーがカスタム監査ルールのあるイベントを発動する際、システムはルールを発動して規定外フラグを生成します。それにより、発注管理者が発注を確認する前に、システムがその発注を保存または支払先へ送信することを防ぎます。



請求書コンプライアンスにアクセスするには:

1.

[管理] > [請求書処理の設定] または [経費精算と請求書処理の設定] をクリックします。

(32)

2.

[製品] リストで [請求書処理] をクリックします。

3.

[経費ポリシー] セクションで、[X

4.

[購入申請コンプライアンス] をクリックします。

(33)

[コンプライアンスを修正] ページが表示されます。

(34)



購入申請に適切なバックアップドキュメントがあるかどうかを確認するには:

1.

[コンプライアンスを修正] ページで、[購入申請に適切なバックアップドキュメントが

あるかどうかを確認します] オプションを選択（有効化）します。

2. （オプション）[警告メッセージ] をクリックし、ユーザーに表示されるメッセージを確認・編集し、[保存] をクリックします。

(35)

3. （オプション）ルール違反があったときのイベントを設定します（「提出を拒否」またはユーザーへの「表示警告」のいずれかを選択）。

4.

[保存] をクリックします。

カスタム監査ルール

カスタム監査ルールは、購入申請ユーザーが入力した情報を監視するために使用するもので、イベントにより発動します。たとえば、管理者が未承認の支払先住所を監視するルールを作成し、

ユーザーが申請を保存するときにそのルールが発動したと仮定します。その場合、ユーザーが未承認の支払先住所に関連する購入申請を保存すると、規定外フラグが生成されます。

NOTE:

カスタム監査ルールをアクティブ化する際は、Concur の担当者にお問い合わせくださ

い。

(36)



購入申請にカスタムルールを追加するには:

1.

[コンプライアンスを修正] ページで、[カスタム監査ルール] をクリックします。

2.

[コンプライアンス – カスタム監査ルール] ページで、[新規] をクリックします。

3.

[監査ルール] ステップで、以下の表を参照して適切なフィールドを入力します。

(37)

設定 説明 / アクション

名前ルールの一意の名前を入力します。

イベントルールを発動するイベントを選択します。

• 発注申請項目の保存

• 発注申請分配の保存

• 発注申請の提出

• 発注申請の保存

※「財務統合転記失敗」は使用できません。

•

適用先適切なグループを選択します。ここに表示されるグループは、国および[ポリシーグループ] ページで追加したグループです。

アクティブルールの編集を完了してアクティブ化するには、[はい] を選択します。

4.

[次へ] をクリックします。

5.

[条件] ステップで、[いずれかを選択] リストから選択肢を選び、適切なフィールドを

入力します。

6. （オプション）[挿入] をクリックして条件を追加します。

(38)

8.

[規定外フラグの表示先] リストで、以下のうち 1 つを選択して、規定外フラグメッセ

ージを見ることのできるユーザーを選択します。

 購入申請者、承認者、および購入申請処理者

 承認者および購入申請処理者

 購入申請処理者

(39)

9. 規定外フラグに対しては、次の操作が可能です。

 既存の規定外フラグを使用

使用するには、目的の規定外フラグを選択します。

 新規規定外フラグを作成

新しい規定外フラグを作成するには [新規] をクリックします。[新規規定外フラグ]

ウィンドウが表示されます。フィールドをすべて入力し、[保存] をクリックします。

10.

[完了] をクリックします。



カスタム監査ルールについての詳細情報は、設定ガイド「請求書処理: Custom Audit

Rules」をご参照ください。

ステップ 5: 発注を設定する

お客様の管理者は、[発注構成] ページを使用して、発注番号の生成の設定、および発注と一緒に送信する必要がある情報の定義を行います。



発注構成にアクセスするには:

1.

[管理] > [請求書処理の設定] または [経費精算と請求書処理の設定] をクリックします。

(40)

2.

[製品] リストで [請求書処理] をクリックします。

3.

[支出の記録] セクションで、[発注構成] をクリックします。

(41)

[発注構成] ページが表示されます。



発注を設定するには:

1.

[発注番号の生成] セクションで、次の情報を入力します。



[プレフィックス] フィールドに、[Next Sequence] フィールドの増分の発注番号

がより大きな値になる連続した文字または番号を入力します。



[Next Sequence] フィールドに、システムが各発注に割り当てる増分の発注番号

を入力します。それらは、購入申請の承認時に生成されます。[Next Sequence]

フィールドに入力する番号が、開始番号になります。この番号は、システムの使用が開始されると変更可能になります。後続の番号を使用のみを使用できます（たとえば、1000の場合は

1001

を使用します）。



[プレフィックス] フィールドに、[Next Sequence] フィールドの増分の発注番号

がより大きな値になる連続した文字または番号を入力します（たとえば、購入店のイニシャルなど）。

(42)

2.

[送信済発注に含めるメッセージ] セクションで、支払先が注意および準拠すべき点の説

明を入力します。

3.

[発注送信時の既定のメール件名] セクションで、支払先へのメールに表示される件名の

テキストを入力します。メールの件名はカスタマイズできます。

管理者が [発注送信時の既定のメールの件名] フィールドをクリックすると、フィールドへのテキストの入力方法に関する情報（トークン）を含むツールヒントが表示されます。

4.

[発注送信時の既定のメールメッセージ] セクションで、支払先へ送信されるメールの

本文に表示されるテキストを入力します（このメッセージは、送信前に発注を確認する際に変更することができます）。

(43)

5.

[会社の住所] セクションで、自身の会社の住所を入力します。

会社の住所を入力すると、[製品設定] ページの [請求書処理] の [会社の所在地] サブステップの請求先住所や発送先住所に住所情報が自動で入力されます。

NOTE:

請求書処理は、請求先住所や発送先住所が存在しない場合、自動で作成のみ行い

ます。

6.

[証明用ドキュメント] セクションで、[アップロード] をクリックして発注の送信をサ

ポートするドキュメントをアップロードします。これらのドキュメントは、サプライヤーがその発注を受け取ったときに含められます。[表示] や [削除] をそれぞれクリックして、ロゴの表示や削除を行うことができます。

7.

[会社ブランディングロゴ] セクションで、[アップロード] をクリックして会社のロゴ

を請求書処理にアップロードします。すると、発注の PDF を確認する支払先に会社のロゴが表示されます。会社ロゴは、発注構成と同様にグループ対応です。請求書処理グループごとに

1

つ会社ロゴをアップロードできます。[表示] や [削除] をクリックして、

ロゴの表示や削除を実行できます。

(44)

NOTE: .png、.jpg、.gif 形式のファイルをアップロードできます。イメージのサイズは、

高さ 55 ピクセル、長さ 200 ピクセル以内、100 KB 以内でなければなりません。

•

[既定の送信者メール] フィールドで、発注の送信メールの既定のプレフィックスを入力

します。既定のメールアドレスは

[email protected] となります。管理者はそのアド

レスの _DoNotReply 部分の前のプレフィックス（既定では「PurchaseOrder」に設定済）を変更することができます。

NOTE:

プレフィックスが空白の場合、システムは申請者のメールアドレスを「送信

者」のアドレスとして使用します。発注メールがサプライヤーのメールシステムでスパムとして扱われるリスクが高くなるため、空白にしないことをお勧めします。

8.

[保存] をクリックします。

既定のメッセージは、発注処理者が発注を開いて [プレビュー] をクリックすると確認用に表示されます。この場合、発注は PDF 形式で開きます。発注管理者は（[メール詳 細] セクション内の）選択したエリアを修正することができます。

(45)

ステップ 6: 単位を設定する

[単位] ページで、お客様の管理者は、支出タイプ（商品またはサービス、または両方）に関連

する発注単位の種別を追加、編集、およびソフトデリートすることができます（使用中の場合があります）。この方法で、管理者はビジネスタイプや支出の識別に有効な単位を追加できます。

[Box]、[Hours]、[Each] などの単位が登録されています。[既定の商品] および [既定のサービ

ス] 列のチェックボックスは[カテゴリー] と関連しています。管理者は既定の単位を指定して おくことでき、ユーザーが購入申請の作成時に [商品] または [サービス] のカテゴリーを選択すると、その単位が既定の選択肢として常に表示されます。



単位にアクセスするには:

1.

[管理] > [請求書処理の設定] または [経費精算と請求書処理の設定] をクリックします。

2.

[製品] リストで [請求書処理] をクリックします。

(46)

3.

[支出の記録] セクションで、[X

(47)

4.

[単位] をクリックします。

(48)

[単位] ページが表示されます。



単位を設定するには:

1.

[単位] ページで [新規] をクリックします。

(49)

[新しい単位を追加] ウィンドウが表示されます。

2. 以下のテーブルをもとに、フィールドに情報を入力します。

設定 説明 / アクション

名前発注単位の種別の名前です。新しい単位の名前を追加します。

コード発注単位の種別に対して任意のコードを選択します。2 文字のコードを選択することをお勧めします。

カテゴリー単位の支出タイプです。このリストで、以下のカテゴリーのうち 1 つを選択します。

サービス商品両方

3.

[保存] をクリックします。



単位を修正するには:

1.

[単位] ページで行を選択して [修正] をクリックします。

(50)

2. 表示された [単位を修正] ウィンドウで、関連フィールドを変更して [保存] をクリックします。



単位を削除するには:

1.

[単位] ページで行を選択して [削除] をクリックします。

(51)

2.

[単位を削除] ウィンドウで [はい] をクリックします。

(52)

項目を作成するユーザーに単位が表示される仕組み

単位はユーザーが購入申請で項目を作成するときに表示され、支出タイプによって異なります。

たとえば、下図では [商品] 支出タイプが選択されているため、関連する商品の単位を選択することができます。商品の既定の選択肢は、[製品設定] の [単位] ページで既定として指定されたものです（この場合は [Each]）。

ステップ 7: 購入申請および発注で作業するロールを割り当てるには:

[ユーザーアカウント] ページで、お客様の管理者は購入申請および発注作業をするユーザーに

対し、異なるロールを割り当てることができます。

(53)



ユーザー情報にアクセスするには:

1.

[管理] > [請求書処理の設定] または [経費精算と請求書処理の設定] をクリックします。

2.

[製品] リストで [請求書処理] をクリックします。

3.

[Concur にアクセス] セクションで、[ユーザーアカウント] をクリックします。

(54)

[ユーザー] ページが表示されます。



購入申請および発注で作業するロールを割り当てるには:

1.

[ユーザー] ページで、下図に基づいて目的のロールを選択して使用します。

設定説明

購入申請ユーザーですか? このロールを付与されているユーザーは、購入申請を作成できます（「申請者」）。

購入申請の承認者ですか? このロールを付与されているユーザーは、購入申請ユーザーが作成した購入申請を承認できます。

許可済の限度額承認ですか? 承認限度額を設定されたユーザーは、通貨リストの横のフィールドで指定した金額以下の購入申請のみを承認できます。

注意: ユーザーの承認限度額を設定するには、管理者が購入 申請の承認可能ロールを選択しておく必要があります。

発注管理者ですか? このロールを付与されているユーザーは、発注申請（たとえば、規定外フラグを了承して、未送信の発注申請を送信）および発注を処理します（たとえば、支払先を修正し、未送信と送信済みの両方の発注申請を送信します）。

2.

[保存] をクリックします。

(55)



購入申請の承認者を割り当てるには:

1.

[ユーザー] ページで、[購入申請の承認者] リストから名前を選択します。

2.

[保存] をクリックします。

[プロファイル] > [プロファイル設定] > [請求書の承認者] をクリックして、購入申請

の既定の承認者を表示することができます。[請求書の承認者] ページはユーザーに対し読取専用です。

(56)

従業員インポート

従業員の一括インポートを実行する必要のあるお客様は、Concur に問い合わせて夜間インポートのための FTP サイトを設定するよう依頼してください。（日本未対応）

Concur が選択したフィールドを従業員インポートに追加すると、それらのロールを割り当てることができるようになります。さらに、既定の購入申請、許可済、および関連するフィールドレコードセット内（360、720など）の原価対象の承認者を設定します。

お客様の管理者は、[製品設定] の [ユーザーアカウント] ページでオンデマンドインポートを実行できます。



夜間インポートについての詳細情報は、ユーザーガイド「従業員インポート（製品共通）」、およびオンデマンドインポートについての詳細情報は、設定ガイド「ユーザー

（製品共通）」をご参照ください。

セクション 4: 発注変更オーダー

購入申請および発注機能をアクティブ化しているお客様は、送信済の購入申請から発注変更オーダーを作成することができるようになりました。これは、追加の商品やサービスが必要で、かつ

(57)

新しい購入申請を作成せずに、既存の発注に対して追加発注することができるお客様に役立ちます。

この機能のアクティブ化の際は、Concur までお問い合わせください。



この機能の使用方法に関する詳細情報は、ユーザーガイド「請求書処理: 購入申請と発注」をご参照ください。

請求書処理: 購入申請と発注