設定マニュアル
Ver.12.3 1. メールディーラーを使う前に ... 7 1-1. 本マニュアルについて ...7 1-2. 動作環境 ...7 2. 基本設定 ... 7 2-1. メールボックスの基本設定 ...8 2-1-1. メールボックス名の設定 ... 9 2-1-2. 送信メールの From を設定する ... 9 2-1-3. 管理者アドレスを設定する ... 10 2-1-4. 蓄積メール数のレポートメールを受信する ... 11 2-2. 署名と冒頭文を作成する ... 11 2-2-1. 登録する ... 12 2-2-2. 編集する ... 13 2-2-3. 削除する ... 13 2-2-4. 表示順序を変更する ... 13 2-3. フォルダを作成する ... 14 2-3-1. 親フォルダを作成する ... 14 2-3-2. 子フォルダを作成する ... 14 2-3-3. フォルダ情報を変更する ... 15 2-3-4. フォルダを並び替える ... 15 2-3-5. フォルダを削除する ... 16 2-4. To/From の設定する ... 17 2-4-1. 登録する ... 17 2-4-2. 編集する ... 18 2-4-3. 削除する ... 19 2-5. メールを振り分ける為のルールを設定する ... 19 2-5-1. 登録する ... 20 条件指定 ... 20 メール振り分けアクション ... 22 顧客情報登録アクション ... 23 2-5-2. 適用順序を変更する ... 23Ver.12.3 2 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 2-5-3. 編集する ... 24 2-5-4. コピーする ... 25 2-5-5. 削除する ... 25 2-5-6. 詳細を表示する ... 25 全ての振り分けルールの表示方法を切り替え ... 26 個別に振り分けルールの表示方法を切り替え ... 26 2-5-7. キーワードで検索する ... 27 2-5-8. 再度振り分けルールを適用する... 27 3. 詳細設定 ... 28 3-1. メールボックスの詳細設定 ... 29 3-1-1. 基本設定 ... 30 件名 ... 30 メール送信設定 ... 30 引用 ... 31 Cc/Bcc/Reply-to ... 32 送信メールの自動転送 ... 33 返信先アドレス ... 33 確認画面の表示 ... 33 返信メール保存フォルダ ... 33 返信メールの分類... 33 メール転送 ... 33 電話応対入力 ... 34 添付ファイル ... 34 メール一覧画面(新着)の自動リロード ... 34 ウィンドウの表示形式 ... 34 営業時間外に受信したメールで利用するテンプレート ... 35 3-1-2. 表示の設定をする ... 35 トップページ ... 35 メール一覧画面 ... 35 推薦テンプレートの表示件数 ... 36 メール作成画面 ... 36 メール・電話検索画面 ... 36 Q&A ... 36 個人情報の閲覧権限がないユーザへのメールアドレス表示方法 ... 36 3-1-3. 通知メールの設定をする ... 37 新着通知メールの送信先アドレスの設定 ... 37 返信期限通知メールの送信先アドレスの設定 ... 38 3-1-4. 印刷の設定をする ... 38 3-1-5. メールの自動削除の設定をする ... 39 ゴミ箱内のメール自動削除期間の設定 ... 39 メール自動削除の設定 ＜期間指定＞ ... 40 メール自動削除の設定 ＜メール蓄積数指定＞ ... 40 メールの自動削除設定 ＜フォルダ単位＞ ... 41 3-2. メールの承認フローを設定する ... 42 3-2-1. 設定の流れ ... 42 3-2-2. 承認者グループを作成する ... 42
Ver.12.3 3 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 3-2-3. 承認フローを設定する ... 43 3-2-4. 承認フローを適用する ... 43 承認フロー単位で適用するユーザを設定 ... 43 ユーザ単位で承認フローを適用 ... 44 3-2-5. 通知メールを設定する ... 44 3-2-6. 最終承認者のメール編集の可否を設定する ... 45 3-3. メール分類を設定する ... 45 3-3-1. 親分類を登録する ... 46 3-3-2. 子分類を登録する ... 46 3-3-3. 孫分類を登録する ... 46 3-3-4. 分類を編集する ... 46 3-3-5. 分類をコピーする ... 47 3-3-6. 分類を並び替える ... 47 3-3-7. 分類を削除する ... 48 3-4. 受信したメールへの自動返信を設定する ... 48 3-4-1. 自動返信メールの本文を作成する... 49 3-4-2. 特定条件を満たすメールへの自動返信設定 ... 50 条件指定 ... 50 自動返信メール設定 ... 52 3-4-3. すべてのメールへの自動返信設定 ... 54 3-5. メールデータのインポート/エクスポートをする ... 56 3-5-1. MBOX 形式でメールデータを取り込む ... 56 メールソフト（Thunderbird）での操作 ... 56 【1】Thunderbird の機能を拡張するフリーソフトをインストールする ... 57 【2】Thunderbird のメールデータをエクスポートする ... 58 メールディーラーでの操作 ... 59 3-5-2. DBX 形式でメールデータを取り込む ... 59 メールソフト（Outlook Express）での操作 ... 60 メールディーラーでの操作 ... 60 3-5-3. EML 形式でメールデータを取り込む ... 61 メールソフトでの操作 ... 61 メールディーラーでの操作 ... 61 3-5-4. MBOX 形式でメールデータを出力する ... 61 3-5-5. CSV 形式でメールデータを出力する ... 62 3-5-6. CSV 形式でのエクスポート項目の初期値を設定する ... 64 保存 ... 64 呼び出し ... 64 3-6. テンプレートをインポートする ... 65 3-7. Q&A をインポート/エクスポートする ... 67 3-7-1. Q&A データをインポートする ... 68 3-7-2. Q&A のデータをエクスポートする ... 69 3-8. メールと電話応対の状態名の設定をする... 70 3-8-1. 受信メールの状態を設定する ... 70 追加する ... 70 編集する ... 71 削除する ... 71
Ver.12.3 4 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 1 クリックボタンの利用 ... 72 3-8-2. 電話応対の状態を設定する ... 72 追加する ... 72 編集する ... 72 削除する ... 73 1 クリックボタンの利用 ... 73 3-8-3. 状態名プルダウンの表示設定をする ... 73 プルダウンの表示/非表示の切り替え ... 73 表示順序変更 ... 74 3-8-4. メール一覧画面の状態名タブの表示設定をする ... 75 状態の表示/非表示を切り替え ... 75 件数表示の設定 ... 76 3-8-5. メール一覧画面の状態名の背景色設定 ... 76 3-9. ラベルを設定する ... 77 3-9-1. 新規作成する ... 78 3-9-2. 編集する ... 78 3-9-3. 削除する ... 79 3-9-4. 表示順変更 ... 79 3-10. HTML メールの設定をする ... 80 3-10-1. HTML メールの作成と閲覧の許可設定 ... 80 3-10-2. HTML メールの画像表示許可アドレスの設定 ... 80 3-11. 営業時間の設定 ... 81 3-11-1. 営業時間を登録する ... 82 3-11-2. 休日を設定する ... 82 営業時間登録後の場合 ... 82 休日のみ設定する場合 ... 82 3-11-3. 営業時間を編集する ... 83 3-11-4. 削除する ... 83 4. 環境設定 ... 83 4-1. POP/IMAP でメールを受信する ... 84 4-1-1. 設定の流れ ... 85 4-1-2. 受信するアカウントの設定をする ... 85 追加する ... 85 編集する ... 86 削除する ... 86 4-1-3. 自動読み込みの設定 ... 87 4-2. SMTP サーバを設定してメールを送信する ... 87 4-2-1. 設定の流れ ... 88 4-2-2. メール送信（SMTP）サーバを設定する ... 88 登録する ... 88 編集する ... 89 削除する ... 90 4-2-3. 送信（SMTP）サーバの利用条件を設定する ... 90 登録する ... 90 適用順序を変更する ... 91 編集する ... 91
Ver.12.3 5 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 削除する ... 91 4-2-4. 標準の送信（SMTP）サーバを設定する ... 91 4-3. 楽天あんしんメルアドにメールを送信する ... 92 4-4. アクセス制限の設定をする ... 94 4-5. アカウントロックの設定をする ... 95 4-5-1. アカウントロックの条件を設定する ... 95 4-5-2. アカウントロックを解除する ... 96 4-6. 電子署名を設定する ... 97 4-6-1. 設定の流れ ... 98 4-6-2. 電子署名を作成する ... 98 登録する ... 98 削除する ... 99 4-6-3. 電子署名の利用条件を設定する ... 99 登録する ... 99 編集する ... 100 削除する ... 100 4-6-4. 標準の電子署名を設定する ... 100 4-7. 外部システムを呼び出す設定をする ... 101 4-7-1. 登録する ... 101 4-8. 迷惑メールフィルタの設定をする（オプション）... 102 4-8-1. 迷惑メールフィルタの利用設定をする ... 102 4-8-2. ブラックリストとホワイトリストを管理する ... 103 4-8-3. フィルタ設定をチェックする ... 104 4-9. メールボックスを初期化する（専用プランのみ） ... 105 初期化される対象データ ... 106 5. 顧客管理 ... 108 5-1. 顧客管理に関する設定をする ... 109 5-1-1. 顧客情報を管理する基本項目を作成する ... 110 項目を作成する ... 110 選択肢形式の項目を作成する ... 110 5-1-2. 顧客検索の設定をする ... 111 検索項目を設定する ... 111 検索結果の件数表示の設定をする ... 112 検索条件の設定をする ... 112 5-1-3. 顧客一覧画面の設定をする ... 113 表示項目を設定する ... 113 表示項目を並び替える ... 113 5-1-4. 顧客情報を自動登録する設定をする ... 113 5-1-5. 選択形式の項目を自動登録する設定をする ... 114 条件指定 ... 114 顧客管理アクション ... 116 5-2. 問い合わせフォームを利用する ... 116 5-2-1. 問い合わせフォームの動作設定をする ... 117 5-2-2. 表示する項目を設定する ... 117 問い合わせフォームへの表示項目を設定する ... 118 送信メールへの表示項目を設定する... 118
Ver.12.3 6 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 選択肢項目を指定する ... 118 5-2-3. 問い合わせ内容送信メールの設定 ... 119 5-2-4. 問い合わせ受付完了メールの設定 ... 119 5-2-5. メッセージやデザインを編集する ... 119 表示するメッセージを設定する ... 119 デザインを設定する ... 120 5-2-6. 問い合わせフォームを確認する ... 121 5-3. 顧客情報をインポート/エクスポートする ... 121 5-3-1. 顧客情報をインポートする ... 122 5-3-2. 顧客情報をエクスポートする ... 123 6. サポートサイト・問い合わせ ... 123 6-1. サポートサイト ... 123 サポートサイトURL... 123 メールディーラー画面からのアクセス... 123 6-2. よくある質問と回答 ... 124 FAQ サイト ... 124 6-3. サポートセンターへのお問い合わせ ... 124 6-3-1. サポートセンター営業時間 ... 124 6-3-2. メールでのお問い合わせ ... 124 サポートサイトからお問い合わせ ... 124 メールディーラー画面からのお問い合わせ ... 125 6-3-1. 電話でのお問い合わせ ... 125
Ver.12.3 7 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
1.メールディーラーを使う前に
1-1.本マニュアルについて
本マニュアルは、メールディーラーの管理者様向けのマニュアルです。 メールディーラーの各種設定を行う際にご参照ください。1-2.動作環境
OS ブラウザWindows 7 / 8.1 / 10 Internet Explorer 11 , Microsoft Edge Firefox , Google Chrome
【注意】 ○動作保証外のOS 及びブラウザについて 動作保証外のOS 及びブラウザの場合、正しく動作しない可能性があります。 また、保証外の環境でメールディーラーを利用している場合の不具合に関しまして は、サポート対象外となりますので、ご了承ください。
2.基本設定
メールディーラーを使用する上での基本的な設定を行います。【基本設定へのアクセス手順】
1. 画面右上の［管理設定］をクリックする。 2. 「管理設定」をクリックする。Ver.12.3 8 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 3. 「（タブ）基本設定」が開いた状態で画面が開く。
2-1.メールボックスの基本設定
メールボックス名やFrom アドレス等の設定を行います。Ver.12.3 9 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
2-1-1.メールボックス名の設定
メールボックス名を任意の名称に変更します。 1. 「基本設定」をクリックする。 2. 「メールボックス名」を入力する。 3. 「変更」をクリックする。2-1-2.送信メールの From を設定する
送信メールのFrom アドレスについて設定します。 ここで設定するメールアドレスがメールを送信時のFrom アドレスの初期値になります。 1. 「基本設定」をクリックする。 2. 内容を登録する。≪設定ポイント≫
From の表示名 From アドレスの前（左）に表示される社名や店舗名等の名 称 ※半角記号を入力する場合は、以下のように 「”（ダブルクォーテーション）」で囲んで下さい。Ver.12.3 10 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 --- “rakus_shop” --- 囲まない場合、メール送信時にエラーが表示され、送信する ことができません。 メールボックスアドレス メール送信時の From アドレスの初期値 ★会社や店舗の代表アドレスや一番使用頻度の高いアドレ スを設定することをお勧めしています。 3. 「変更」をクリックする。 【参考】 ○メールボックスアドレス以外のアドレスをFrom にしたい 2-4 To/From の設定 で作成した From アドレスに切り替えることができます。
2-1-3.管理者アドレスを設定する
蓄積メール数のレポートメール等、メールディーラーのシステムから送信されるメールを 受け取る管理者メールアドレスを設定します。 1. 「運用管理者の設定」をクリックする。 2. 管理者メールアドレスを入力する。 3. 「変更」をクリックする。 【参考】 ○管理者メールアドレスについて 「,（カンマ）」区切りで複数設定することができます。 管理者メールアドレス宛には、以下のメールが送信されます。 ・ユーザ登録通知メール ・ユーザパスワード変更通知メール ・アカウントロック通知メール ・メール蓄積数レポートメール ・各種インポート通知メール ・各種エラー通知メールVer.12.3 11 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
2-1-4.蓄積メール数のレポートメールを受信する
メールボックスに蓄積されているメール数を、レポートメールで確認します。 1. 「運用管理者の設定」をクリックする。 2. 「あり」にチェックを入れる。 3. 「変更」をクリックする。 【参考】 ○レポートメールの送信先アドレスについて レポートメールの送信先アドレスは、管理者アドレスです。 管理者アドレスの設定は「2-1-3 管理者アドレスを設定」を参照してください。 ○レポートメールが送られる頻度について レポートメールは毎日早朝に送られます。2-2.署名と冒頭文を作成する
送信メールに挿入する署名と冒頭文を設定します。 設定した署名と冒頭文をメール作成時に選択すると、自動的に挿入されます。Ver.12.3 12 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 【参考】 ○置き換え文字の挿入 冒頭文と署名に置き換え文字を記述すると、メール送信時にそれぞれ該当の値（文 字列）に置き換えられます。 なお、任意の置き換え文字を追加、編集することはできません。
2-2-1.登録する
1. 「グループ署名の新規登録」をクリックする。 2. 内容を登録する。≪設定ポイント≫
冒頭文 メール本文の上部に挿入する文章 ≪例≫ お世話になっております。ラクス商店##_U_NAME_##で す。 いつも当店をご利用いただき、ありがとうございます。 ★「挨拶」や「名乗り」を入力することをお勧めしています。 署名 メール本文の下部に挿入する文章 ≪例≫ --- 株式会社ラクス商店 担当：##_U_NAME_## ホームページ：https://www.*****/ --- 3. 「登録」をクリックする。 【参考】 ○署名が挿入される位置について 署名が挿入される位置は、「管理設定＞詳細設定＞メールボックスの詳細設定＞基 本設定」の［返信時の引用］で指定することができます。 ●［引用の挿入位置の設定］にチェックあり ①本文 ②署名 ③引用 ●［引用の挿入位置の設定］にチェックなし ①本文 ②引用 ③署名Ver.12.3 13 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
2-2-2.編集する
1. 編集する署名の「編集」をクリックする。 2. 登録内容を変更する。 3. 「変更」をクリックする。2-2-3.削除する
1. 削除する署名にチェックを入れる。 2. 「削除する」をクリックする。 3. 「OK」をクリックする。2-2-4.表示順序を変更する
メール作成時に使用する、署名のプルダウンの表示順序を変更します。Ver.12.3 14 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
2-3.フォルダを作成する
フォルダを作成し、メールをフォルダに振り分けて管理します。2-3-1.親フォルダを作成する
1. 「フォルダの新規作成」をクリックする。 2. フォルダ名を登録する。 3. 「登録」をクリックする。2-3-2.子フォルダを作成する
親フォルダの下に子フォルダを作成します。 1. 子フォルダを作成したい親フォルダの「子フォルダの作成」をクリックする。Ver.12.3 15 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 2. 子フォルダ名を登録する。 3. 「登録」をクリックする。
2-3-3.フォルダ情報を変更する
1. 編集するフォルダの「編集」をクリックする。 2. フォルダ名を変更する。 3. 「変更」をクリックする。2-3-4.フォルダを並び替える
1. 「表示順変更」をクリックする。 2. 移動したいフォルダにチェックを入れる。Ver.12.3 16 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 3. 移動する。 【参考】 ○上位階層 または 下位階層 へのフォルダ移動について 「表示順変更」にて移動できるのは同階層のみです。 上位階層 または 下位階層への移動は、2-3-3.フォルダ情報を変更する より親フォル ダの紐づけを変更してください。 ○子フォルダ/孫フォルダの移動について 移動したいフォルダに子フォルダや孫フォルダが紐づいている場合、紐づく親フォル ダと一緒に移動します。
2-3-5.フォルダを削除する
1. 削除するフォルダを選択する。 2. チェックをつけたフォルダを「削除」をクリックする。 3. 「確定」をクリックする。 【注意】 ○フォルダを削除した際の挙動について 親フォルダを削除すると、その親フォルダの子フォルダも削除されます。 削除したフォルダ内にあったメールは、ルートフォルダに移動します。 ○親フォルダを移動させた場合の挙動について フォルダを移動させると、そのフォルダの子フォルダおよびその中にあるメールも 移動します。Ver.12.3 17 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
2-4.To/From の設定する
送信メールのFrom アドレスを、メール毎に切り替えて送信します。 またFrom アドレス以外に、To/Cc/Bcc も設定することができます。 【参考】 ○送信メールのFrom アドレスの初期値について 送信メールのFrom アドレスの初期値は、「メールボックスアドレス」です。 設定方法は、「2-1-2 送信メールの From の設定」を参照して下さい。2-4-1.登録する
1. 「To/From の新規作成」をクリックする。 2. 内容を登録する。 3. 「登録」をクリックする。Ver.12.3 18 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 【注意】 ○From の表示名について 半角記号を入力する場合は、以下のように「”（ダブルクォーテーション）」で 囲んで下さい。 --- “rakus_shop” --- 囲まない場合、メール送信時にエラーが表示され、送信することができません。 ○To/Cc/Bcc アドレスを設定した場合の挙動について メール返信時、To/From 設定で設定した To/Cc/Bcc に置き換えられるのでは なく、元メールから引用されたアドレスに追加されます。 （From のみ、置き換えになります。） To/Cc/Bcc に同一アドレスが設定された場合でも、メールは 1 通のみ 送信されます。
2-4-2.編集する
1. 編集する To/From 設定の「編集」をクリックする。 2. 登録内容を変更する。 3. 「変更」をクリックする。Ver.12.3 19 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
2-4-3.削除する
1. 削除する To/From 設定にチェックを入れる。 2. 「削除する」をクリックする。 3. 「OK」をクリックする。2-5.メールを振り分ける為のルールを設定する
メールを振り分ける条件を設定し、フォルダへの振り分け等を行います。 【 Check! 】 にカーソルを合わせると、設定のポイントや注意事項が確認できますの で、 設定する前にご確認ください。Ver.12.3 20 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 【注意】 ○設定時の注意点について 振り分け条件の表示順が上にある条件が優先的に適用されます。 合致する条件があった場合、それより下に表示されている条件は 適用されませんので、優先させたい振り分け条件は上に移動させて下さい。 スペースも文字として認識されますので、不要なスペースが含まれていない か確認して下さい。 件名や本文が空欄になっていることを条件とすることはできません。 【参考】 ○振り分け設定について 振り分け設定は、受信時 / 送信時に適用されます。 メールに適用された振り分け条件は、メール本文閲覧画面の本文下に 「振り分け条件ID」として表示されます。
2-5-1.登録する
1. 「ルールの新規作成」をクリックする。 2. 内容を登録する。 条件指定
振り分けルールを適用するための条件を指定します。≪設定ポイント≫
振り分け条件 振り分けるための詳細な条件（ルール）指定 【振り分け条件を複数指定する場合】 すべての条件を満たすか（AND 条件）、いずれかの条件を満たすかVer.12.3 21 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 （OR 条件）を選択する。 AND 条件と OR 条件を混在させた条件を設定する場合、 条件ブロックを追加し、「かつ（AND）」もしくは「または（OR）」の どちらでつなぐか選択。 【振り分け条件の詳細】 [1] 条件として指定する項目を選択する。 [2] [1]で選択した項目に設定したい文字列を入力する。 [3] [2]で入力した文字列の指定条件を選択する。
Ver.12.3 22 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 ★From や To などメールアドレスを条件に「～と一致する」で指定する 場合、差出人名まですべて含めた文字列が判定する対象範囲とな るため、正しく合致しない可能性があります。 メールアドレスを条件にする場合は、「～を含む」で指定することを お勧めします。 ワイルドカード 振り分け条件に指定した「 * 」の扱いを指定 【ワイルドカードとは？】 任意（不特定）の文字列を置き換えるためのインターネット上の記号 で、*（アスタリスク）で表記されます。 ＜使用例＞ ★条件として「@*.fw.rakuten.ne.jp」が指定されている場合 @pc.fw.rakuten.ne.jp @dm.fw.rakuten.ne.jp @im.fw.rakuten.ne.jp など・・・ ⇒赤文字の部分がどんな文字列であっても、すべて条件に合致してい ると判断 【参考】 ○1 つの振り分けルールに指定できる振り分け条件数 1 つの振り分けルールに指定できる振り分け条件数は、最大で 20 件です。 （条件ブロックの数に制限はありませんが、振り分け条件数20 件以上は 登録できません。） 振り分け条件または条件ブロックは、条件として指定する項目の下部、［+条件 を追加］［+条件ブロックを追加］をクリックし、追加することが可能です。
メール振り分けアクション
「条件指定」で指定した条件に合致したメールに対してのアクションを指定します。≪設定ポイント≫
振り分け先 各項目の初期値を指定 ★フォルダ毎で受信するアドレスが異なる運用の場合、 フォルダと合わせて、To/From 設定、署名を合わせて 指定することをお勧めします。 メール種別 受信メールと送信メールの扱いを変更Ver.12.3 23 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 ≪例≫ メールディーラー以外のシステム（受注管理システム等）から 送信したメールを、メールディーラー上でも「受信メール」と してではなく、「送信メール」として管理 自動転送先アドレス 自動的に転送する別アドレスを指定 自動転送されるメールは、メールのTo や From などの情報 は変更されず、そのままの状態で送信されます。 迷惑メール/ゴミ箱 「迷惑メール」「ゴミ箱」「削除」の処理を指定 ※「すぐに削除」を指定する場合、該当メールの内容を確認 することはできません。 ★意図しないメールが合致する可能性がある振り分け条件 を指定する場合、すぐに削除せず、ゴミ箱に移動すること をお勧めします。 【注意】 ○「ゴミ箱に移動」「すぐに削除」したメールの顧客情報登録について 「迷惑メール/ゴミ箱」の項目にて、「ゴミ箱に移動する」「すぐに削除する」を選択して いる場合、顧客情報は登録されません。
顧客情報登録アクション
振り分け条件に合致したメールのTo/From/Cc/Bcc/Reply-to アドレスを顧客情報として登 録します。 3. 「登録」をクリックする。2-5-2.適用順序を変更する
振り分け条件の適用順序を変更します。 1. 移動したい振り分けルールにチェックを入れ、「移動」の矢印で、移動させる。Ver.12.3 24 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 表示 意味 選択した振り分けルールを最上位に移動 選択した振り分けルールを10 上に移動 選択した振り分けルールを5 上に移動 選択した振り分けルールを1 上に移動 チェックを入れた振り分けルールを任意の位置に移動 1. 移動したい振り分けルールにチェックを入れる。 2. 「指定」をクリックする。 3. 移動したい場所を、指定した条件 ID の上か下かで指定し、 「移動」をクリックする。 選択した振り分けルールを1 下に移動 選択した振り分けルールを5 下に移動 選択した振り分けルールを10 下に移動 選択した振り分けルールを最下位に移動
2-5-3.編集する
1. 編集する振り分け条件の「編集」をクリックする。 2. 登録内容を変更する。 3. 「変更」をクリックする。Ver.12.3 25 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
2-5-4.コピーする
既に作成されている振り分けルールをコピーし、「条件」と「アクション」をそのまま 引き継いだ「新しい振り分けルール」を作成することが可能です。 1. コピーしたい振り分けルールの「コピー」をクリックする。 2. 任意に内容に修正する。 3. 「登録」をクリックする。2-5-5.削除する
1. 削除する振り分け条件にチェックを入れる。 2. 「削除する」をクリックする。 3. 「OK」をクリックする。2-5-6.詳細を表示する
振り分けルール一覧画面で「条件」と「アクション」の表示方法を切り替えることが 可能です。Ver.12.3 26 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
全ての振り分けルールの表示方法を切り替え
「条件」と「アクション」の詳細を省略した画面 「条件」と「アクション」の詳細を表示した画面 個別に振り分けルールの表示方法を切り替え
「条件」の先頭にある［+］をクリックすると詳細が隠れる。 「条件」の先頭にある［－］をクリックすると詳細が表示される。Ver.12.3 27 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
2-5-7.キーワードで検索する
検索したキーワードが含まれるルールの詳細が表示され、検索キーワードが で強調表示されます。2-5-8.再度振り分けルールを適用する
受送信済みのメールに対して、再度振り分けルールを適用し、振り分けを実行します。 【注意】 〇再振り分けで適用できないアクションについて 再振り分けでは、以下のアクションは実行できません。 ルートフォルダに移動 迷惑メールフォルダに移動 ゴミ箱に移動/ゴミ箱メールの削除 自動転送先アドレスに転送 顧客情報の自動登録 1. 受送信済みのメールに再度適用したい振り分けルールにチェックをつける。 2. 再振り分けを実施する対象を指定する。 3. 「再振り分けする」をクリックする。Ver.12.3 28 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 【参考】 ○再振り分けの結果について 再振り分けされた該当メール及び再振り分けの結果は、「レポート」＞「メール再振り 分けの実行結果」より確認できます。
3.詳細設定
メールディーラーを使用する上で、より詳細な設定を行います。【詳細設定へのアクセス手順】
1. 画面右上の「管理設定」をクリックする。 2. 「管理設定」をクリックする。Ver.12.3 29 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 3. 「（タブ）詳細設定」をクリックする。
3-1.メールボックスの詳細設定
メールボックスに関しての詳細設定を行います。Ver.12.3 30 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
3-1-1.基本設定
メールディーラーで送受信するメールに関する設定を行います。 件名
件名の初期値 メール ID メール ID 採番方法≪設定ポイント≫
件名の初期値 元メールの件名の前に挿入される任意の文字列 元メールの件名と差し替えることはできません。 差し替える場合は、テンプレート機能を利用してください。 メールID 送信メールの先頭にID を付与しないことを初期値にする設 定 メールID 採番方法 メールID の紐づけをするルールを指定 ※「メールヘッダ情報」を条件にする場合、携帯電話やグル ープウェア等、元メールのMessage-ID を「In-Reply-to」 または「References」に入れない動きをするの一部のシス テムから送信されたメールはメールID が紐づきません。 メール送信設定
送信言語 ※ 返信、転送時の送信言語の初期値 ※ 本文エンコード方式 送信メールの再編集 警告ワードチェックVer.12.3 31 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 ※1 多言語オプション（有料）のお申込みが必要です。
≪設定ポイント≫
本文エンコード方式 日本語(ISO-2022-JP)の送信メールの本文エンコード方式 ≪注意点≫ 7Bit ：メールの送信経路上で機種依存文字が欠落し、 メールを宛先に届けることができない可能性あり。 Base64：7Bit と比較し、データサイズが 1.3 倍。 一部古いメールソフトでは、メールを正しく表示 できない可能性あり。 送信メールの再編集 送信メールの再編集時、元メールのメールアドレスを空の状 態にする（削除する）設定 ★送信済のメールを利用して異なる方にメールする場合な ど誤送信防止対策としてお勧めです。 警告ワードチェック 送信メールの件名・本文に指定のキーワードが含まれる場 合に警告を表示する設定 ★テンプレート挿入時の変換漏れや社内用語の利用など 誤送信防止対策としてお勧めです。 引用
返信時の初期値 電話応対に対する新規メール作成時の初期値 引用の挿入位置 引用符 引用の先頭 全員への返信 メール返信先の To、Cc 自動返信メールの To≪設定ポイント≫
全員への返信 メール返信時に元メールのアドレスを引用する方式 ≪例≫ To ：アドレス A（自社アドレス） アドレス B Cc ：アドレス C From ：アドレス D のメールを受信 ⇒アドレス A（自社アドレス）から返信することを想定する場 合Ver.12.3 32 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 元メールのCc アドレスを引用する To ：アドレス D Cc ：アドレス C From ：アドレス A（自社アドレス） ※使用する「To/From 設定」「テンプレート」に Cc アドレス が指定されている場合、すべてのアドレスが挿入。 元メールのCc アドレス、To アドレス（複数の場合）を引用す る To ：アドレス D アドレス B Cc ：アドレス C From ：アドレス A（自社アドレス） ※Cc アドレスが以下のアドレスと重複する場合、 重複アドレスは削除されます。 ・To/From 設定の Cc アドレス ・テンプレートのCc アドレス ・元メールのCc アドレス ・元メールのTo アドレス ・元メールのReply-to アドレスまたは From アドレス
Cc/Bcc/Reply-to
Cc Bcc Reply-to Errors-to 【参考】 ○アドレスの指定について 各アドレスの初期値は、カンマ区切りで複数設定することができます。 メール作成時に編集することができます。≪設定ポイント≫
Bcc Bcc 送信 Bcc にアドレスを指定して送信することを禁止します。 ※この設定を利用する場合、「Bcc の初期値」「To/From 設 定」「テンプレート」で指定されているBccアドレスは反映さ れません。Ver.12.3 33 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
送信メールの自動転送
≪設定ポイント≫
送信メールの自動転送 送信メールのTo/Cc/Bcc に指定したアドレスとは別に指定 アドレス宛に自動転送 ※指定アドレスに自動転送されたメールはメールディーラー 画面上には表示されません。 返信先アドレス
返信先アドレス アドレスの編集≪設定ポイント≫
アドレスの編集 メール作成画面にて、From/To/Cc(Bcc)の編集を禁止 ★元メールに指定されているアドレスを変更することによる 誤送信防止対策としてお勧めです。 確認画面の表示
メールを送信する前の、送信内容確認画面の表示方法を設定。 ※宛先や添付ファイルを「チェック形式」で確認する画面を表示するには、 情報漏えい対策オプション（有料）の申し込みが必要です。 返信メール保存フォルダ
返信メールの保存先（元メールと同じフォルダ）を指定。 返信メールの分類
返信メールに、受信メールと同様の分類を引き継ぐかを指定。 メール転送
メール転送管理 From 情報などの記載 転送メール保存フォルダVer.12.3 34 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
≪設定ポイント≫
メール転送管理 転送メールを管理（エスカレーション）する運用を初期値に 設定 From 情報などの記載 転送する元メールのヘッダ情報を任意で指定 ※自動置き換え文字を記述すると、メール転送時にそれぞ れ 該当の値（文字列）に置き換えられます。 電話応対入力
電話応対入力時、「顧客情報の登録・編集」権限がないユーザに直接入力による登録・編 集を許可する設定 添付ファイル
クリック時の動作 送信時の添付ファイル暗号化 ※1 添付またはダウンロード URL ※2 添付忘れ防止チェック ※2 ※1 情報漏えい対策オプション（有料）の申し込みが必要です。 ※2 添付ファイルセキュリティオプション（有料）のお申し込みが必要です。≪設定ポイント≫
添付忘れ防止チェック 送信メールの件名・本文に指定のキーワードが含まれてお り、 かつファイルが添付されていない場合に警告を表示する 設定 ★ファイルの添付忘れによる対策としてお勧めです。 メール一覧画面(新着)の自動リロード
【注意】 ○自動リロードが無効の場合 メールディーラー画面上の何らかのボタンをクリックしない限り、再読み込みはされま せん。 ウィンドウの表示形式
新規メールの作成、一時保存メールの編集時のウィンドウの表示方法の設定 新規作成メール 一時保存メールVer.12.3 35 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
営業時間外に受信したメールで利用するテンプレート
営業時間外に受信したメールに返信する際のテンプレートの初期値を設定3-1-2.表示の設定をする
メールディーラーの表示に関する設定を行います。 トップページ
警告メールの条件 申し送り事項の表示期間 メール一覧画面
件名表示数制限 新着放置への移行条件 表示期間 一覧の表示項目（受信メール） 一覧の表示項目（送信メール）≪設定ポイント≫
新着放置への移行期 間 受信メールで「新着」の状態で一定期間経過したメールを 「新着放置」の状態に変更する期間を指定 メール一覧画面に「新着放置」の状態を表示していない場 合、 対応漏れの危険性がありますので、十分ご注意ください。 表示期間 「保管メール」に移動するまでの期間を指定 「保管メール」に移動することで、メールディーラーのパフォVer.12.3 36 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 ーマンスを維持し、快適に使用できる仕組みです。 ≪「保管メール」の注意点≫ ・メール一覧画面に表示されません。 ・「メール・電話検索から閲覧可能です。 ・メールの閲覧・フォルダ移動のみ可能です。 ・早朝のメンテナンス時に移動します。 ・「通常メール」（メール一覧画面に表示されるメール）に 戻すことはできません。
推薦テンプレートの表示件数
推薦テンプレートを利用する際、候補として表示するテンプレート数の上限を設定 メール作成画面
本文入力欄の目盛り表示 メール本文入力欄サイズ 署名入力欄サイズ 電話応対入力欄サイズ 【参考】 ○設定する文字数について 全角文字は2 文字として計算されます。 メール・電話検索画面
キーワード検索対象の初期値 検索期間の初期値≪設定ポイント≫
検索期間の初期値 「メール・電話検索」で検索対象となる期間の初期値を指定 ★検索期間を長く設定すると、検索に時間がかかる他、動作 遅延の原因になる可能性があるため、1 ヶ月以内で設定 することをお勧めします。 Q&A
Q&A の新規登録、更新を行った際に表示される「NEW」アイコンの表示期間を設定 個人情報の閲覧権限がないユーザへのメールアドレス表示方法
個人情報閲覧権限がないユーザにてログインしている際、各種画面上での顧客情報（メ ールアドレス）の表示方法を設定 ※情報漏えい対策オプション（有料）の申し込みが必要です。Ver.12.3 37 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
3-1-3.通知メールの設定をする
新着通知メール、返信期限メール、担当者通知メールについての設定を行います。 新着通知メールの送信先アドレスの設定
1. 「通知先アドレス」に通知希望のアドレスを入力する。 ※通知対象メールのFrom アドレスおよび表示名を記載する場合は、 「From 情報の記載」にチェックを入れる。 2. 「変更」をクリックする。 【参考】 ○新着通知メール送信のタイミングについて 新着通知メールは、メールディーラーでメールを受信したタイミング、またはメールボ ックス移動されたタイミングで自動的に送信されます。 ○新着通知のデスクトップ通知について 新着通知は、メールで受け取るほか、メールディーラーの画面上でのポップアップで も確認できます。Ver.12.3 38 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
返信期限通知メールの送信先アドレスの設定
1. 「通知先アドレス」に通知希望のアドレスを入力する。 2. 「通知対象」を選択する。 3. 「変更」をクリックする。 【参考】 ○返信期限通知メール送信のタイミングについて 新着通知メールは、通知対象で指定した日の夜間メンテナンス時（早朝）に送信され ます。3-1-4.印刷の設定をする
メールを印刷する際に、どの項目を印刷するかを設定します。 1. 印刷する項目にチェックを入れる。 2. 「変更」をクリックする。Ver.12.3 39 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
3-1-5.メールの自動削除の設定をする
メールを削除する方法や条件を設定します。 ゴミ箱内のメール自動削除期間の設定
ゴミ箱内のメールを空にするまでの期間を設定します。 1. 「ゴミ箱内のメールの自動削除期間」に日数を入力する。 2. 「変更」をクリックする。 【参考】 ○日数の換算方法について 削除期間は、メール送受信時および電話応対登録日を起点として計算され、毎朝 4 時頃のメンテナンス中にゴミ箱から削除されます。 (例)ゴミ箱に入ったメールの受信日時 2010 年 3 月 10 日 21 時 ゴミ箱内のメールの自動削除期間 3 日 メールが削除される期間の数え方 2010 年 3 月 11 日 21 時 ←1 日経過 2010 年 3 月 12 日 21 時 ←2 日経過 2010 年 3 月 13 日 21 時 ←3 日経過 2010 年 3 月 14 日 4 時頃 ←削除 ○日数の指定について ゴミ箱内のメール蓄積数が増えると、サーバ容量の逼迫し動作遅延に繋がる可能性 があるため、7 日以内を推奨しています。Ver.12.3 40 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
メール自動削除の設定 ＜期間指定＞
メールボックス全体で一定の期間が経過したメールを自動的に削除します。 ※「保護」されているメールは、自動削除されません。 【参考】 ○「期間指定」で設定した場合の削除対象のメール 「期間指定」で設定した場合、フォルダやメールの状態等にかかわらず、すべてのメ ール・電話対応を対象に、毎日の夜間メンテナンスの際に指定期間を経過したメール が自動的に削除されます。 1. 「メール自動削除」の「メールボックス全体設定」で「期間指定」を選択する。 2. 自動削除期間を選択する。 3. 「変更」をクリックする。 メール自動削除の設定 ＜メール蓄積数指定＞
メールボックス全体でメール蓄積数が一定数を超えたメールを自動的に削除します。 ※「保護」されているメールは自動削除されません。 【参考】 ○「メール蓄積数」で設定した場合の削除対象メール 「メール蓄積数」で設定した場合、メールの状態等にかかわらず、すべてのメール・電 話対応を対象に、毎日の夜間メンテナンス時に日付の古いメールから順に指定の蓄 積数以下になるまで自動的に削除されます。 1. 「メール自動削除」の「メールボックス全体設定」で「メール蓄積数」を選択する。 2. メールディーラー内に残しておくメール蓄積数を指定する。 3. 「変更」をクリックする。Ver.12.3 41 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
メールの自動削除設定 ＜フォルダ単位＞
フォルダ単位でメールの保存期間を設定し、保存期間を過ぎたメールを自動的に削除し ます。 ※保存期間が指定できるフォルダ数は、最大で50 個までです。 ※「保護」されているメールは、自動削除されません。 【注意】 ○フォルダ単位の自動削除が設定できる条件について フォルダ単位の自動削除を設定する場合、メールボックス全体設定で「自動削除しな い」または「メール蓄積数」を指定する必要があります。 「期間指定」と「フォルダ単位」の自動削除を併用することはできません。 1. 「メール自動削除」の「メールボックス全体設定」で「自動削除しない」または 「メール蓄積数」を選択する。 2. フォルダ毎の保存期間を選択する。 3. 「変更」をクリックする。 【注意】 ○フォルダ保存期間の「無期限」設定について 「無期限」を選択したフォルダ内のメールがメールボックス全体設定の「メール蓄積 数」を上回った場合、メールは自動削除されず、指定したメール蓄積数以上の通数が メールディーラー内に保存されます。 ※共用プランをご利用の場合、意図せずご請求金額が上がる可能性がありますの で、 設定する際は十分ご注意ください。 【参考】 ○フォルダ単位で指定した場合の削除される優先順位について メールボックス全体設定によって異なります。 ◆メールボックス全体設定：「自動削除しない」の場合 保存期間が設定されているフォルダ内で、指定期間を経過したすべての メール・電話対応が削除対象となります。 ◆メールボックス全体設定：「メール蓄積数」の場合 以下の順番で、メールボックス全体で指定した蓄積数以下になるまで削除されます。 ①保存期間が設定されているフォルダ内で指定期間を過ぎた すべてのメール・電話対応を削除 ②保存期間が設定されていないフォルダ内のすべてのメール・電話対応を対象に 日付の古いメールから順に削除 ③保存期間が設定されているフォルダ内のすべてのメール・電話対応を対象に 日付の古いメールから順に削除Ver.12.3 42 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
3-2.メールの承認フローを設定する
メール送信時に上長の承認を経てからメールの送信ができるよう、承認機能を利用する ための設定を行います。3-2-1.設定の流れ
1. メールの送信を承認(許可)できる、承認者のグループ設定を行います。 2. メールを送信する際に利用する承認の流れを設定します。 3. 2 で作成した承認フローに適用するユーザを設定します。3-2-2.承認者グループを作成する
承認者（メールを承認して送信可能なユーザ）のグループ設定を行います。 1. 「承認者グループの設定」の「設定」をクリックする。Ver.12.3 43 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 2. 「承認者グループの新規作成」をクリックする。 3. 内容を登録する。 4. 「登録」をクリックする。 【参考】 ○承認者に表示されるユーザについて 承認者には、「承認権限」と「メール送信」の権限を持つユーザが表示されます。
3-2-3.承認フローを設定する
承認の流れ（順番）を設定します。 1. 「承認フローの新規作成」をクリックする。 2. 内容を登録する。 3. 「登録」をクリックする。3-2-4.承認フローを適用する
承認フロー単位で適用するユーザを設定
1. 「承認フローを適用するユーザ」の「編集」をクリックする。 2. ユーザを選択する。 3. 「変更」をクリックする。Ver.12.3 44 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
ユーザ単位で承認フローを適用
1. 「承認フローを適用するユーザ（一括設定）」の「設定」をクリックする。 2. ユーザに適用する承認フローを選択する。 3. 「変更」をクリックする。 【参考】 ○メール送信時に承認を必須とする場合 メール送信時に承認を必須とする場合は、「管理設定」＞「ユーザ設定」＞「操作権限 の設定」 にて、対象ユーザの「メール送信（承認不要）」を外してください。 【注意】 ○承認フローが適用されていない場合 承認フローが適用されていないユーザが承認依頼を行うとエラーが表示されます。 ◆「メール送信（承認不要）」権限がないユーザの場合 ◆「メール送信（承認不要）」権限があるユーザの場合3-2-5.通知メールを設定する
承認依頼時と返却時に、対象ユーザ宛に通知メールを送信します。 1. 「基本設定情報」の「編集」をクリックする。Ver.12.3 45 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 2. 「メール通知を行う」をクリックする。 ※ 「通知メールに以下の情報を掲載する」にチェックを入れると、 通知メールに以下の情報が掲載されます。 承認依頼メールの件名/本文/From/To 承認返却時のコメント、（承認依頼）メールの件名/From/To 3. 「変更」をクリックする。 【参考】 ○通知メールの送信先について 承認依頼 ⇒ 承認者（ユーザ）の登録メールアドレスへ送信 返却 ⇒ 承認依頼者（ユーザ）の登録メールアドレスへ送信
3-2-6.最終承認者のメール編集の可否を設定する
最終承認者が承認依頼されたメールの内容を編集できるかを設定します。 1. 「基本設定情報」の「編集」をクリックする。 2. 最終承認者のメール編集の可否を選択する。 3. 「変更」をクリックする。3-3.メール分類を設定する
メール一件ずつを分類分けして管理します。 分類を登録すると、「レポート」で登録した分類の数を集計したり、「メール・電話検索」で 登録した分類を条件に検索したりすることができます。Ver.12.3 46 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 【参考】 ○作成可能な階層について 分類は、「親 - 子 - 孫」の 3 階層までです。それ以上は作成できません。
3-3-1.親分類を登録する
1. 「分類の新規作成」をクリックする。 2. 内容を登録する。 3. 「登録」をクリックする。3-3-2.子分類を登録する
1. 「子分類の登録」をクリックする。 2. 内容を登録する。 3. 「登録」をクリックする。3-3-3.孫分類を登録する
1. 「孫分類の登録」をクリックする。 2. 内容を登録する。 3. 「登録」をクリックする。3-3-4.分類を編集する
1. 編集する分類の「編集」をクリックする。Ver.12.3 47 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 2. 登録内容を変更する。 3. 「変更」をクリックする。
3-3-5.分類をコピーする
1. コピーしたい分類の「コピー」をクリックする。 2. 登録内容を変更する。 3. 「登録」をクリックする。 【参考】 ○親分類 / 子分類のコピーについて コピー元の親分類 / 子分類に紐づく子分類 / 孫分類が存在する場合、あわせてコ ピーするかを選択することができます。3-3-6.分類を並び替える
1. 移動したい分類にチェックを入れる。 2. 移動する。Ver.12.3 48 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 【参考】 ○上位階層 または 下位階層 への分類の移動について 分類を移動できるのは、同階層内でのみです。 ○子分類/孫/分類の移動について 移動したい分類に子分類、孫分類が紐づいている場合、紐づく親分類と一緒に移動 します。
3-3-7.分類を削除する
1. 削除する分類の「削除」をクリックする。 2. 「削除」をクリックする。 【注意】 ○分類の削除について メールに既に設定されている分類を削除した場合、分類は「未設定」の状態になりま す。削除前の分類は残りませんのでご注意ください。3-4.受信したメールへの自動返信を設定する
メールディーラーで受信したメールに、自動返信メールを送信します。Ver.12.3 49 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
3-4-1.自動返信メールの本文を作成する
自動返信メールのメール本文を作成して登録します。 1. 「自動返信メールの編集」をクリックする。 2. 「自動返信メールの新規作成」をクリックする。 3. テンプレート及び署名を選択する。 4. 「次へ」をクリックする。 5. 内容を登録する。 ※「自動返信メール名称」「From」「件名」「本文」は必須項目です。≪設定ポイント≫
From 自動送信メールのFrom アドレス ※メールボックスアドレスと同様のアドレスは設定できませ ん。 ★自動返信メールに対する返信を受け付けない場合、 From アドレスを返信不可とわかるアドレスと本文への 返信不可案内を記載することをお勧めします。 ≪例≫no-reply@~ + こちらのメールは送信専用です。 ご連絡は ***@***.com までお願い致します。 6. 「登録」をクリックする。Ver.12.3 50 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 【参考】 ○HTML メールを送信する場合 自動返信メールを作成する場合、初期値はテキスト形式となります。 HTML 形式にて作成したい場合は「文字装飾する（HTML 形式）」をクリックして、作 成画面を切り替えてください。
3-4-2.特定条件を満たすメールへの自動返信設定
指定した条件に合致した受信メールに、自動返信メールを送信します。 1. 「条件付き自動返信の設定」をクリックする。 2. 「ルールの新規作成」をクリックする。 3. 内容を登録する。 条件指定
自動送信メールを送るための条件を指定します。≪設定ポイント≫
振り分け条件 振り分けるための詳細な条件（ルール）指定 【振り分け条件を複数指定する場合】 すべての条件を満たすか（AND 条件）、いずれかの条件を満たすか （OR 条件）を選択する。 AND 条件と OR 条件を混在させた条件を設定する場合、 条件ブロックを追加し、「かつ（AND）」もしくは「または（OR）」の どちらでつなぐか選択。Ver.12.3 51 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 【振り分け条件の詳細】 [1] 条件として指定する項目を選択する。 [2] [1]で選択した項目に設定したい文字列を入力する。 [3] [2]で入力した文字列の指定条件を選択する。 ★From や To などメールアドレスを条件に「～と一致する」で指定する 場合、差出人名まですべて含めた文字列が判定する対象範囲とな るため、正しく合致しない可能性があります。
Ver.12.3 52 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 メールアドレスを条件にする場合は、「～を含む」で指定することを お勧めします。 ワイルドカード 振り分け条件に指定した「 * 」の扱いを指定 【ワイルドカードとは？】 任意（不特定）の文字列を置き換えるためのインターネット上の記号 で、*（アスタリスク）で表記されます。 ＜使用例＞ ★条件として「@*.fw.rakuten.ne.jp」が指定されている場合 @pc.fw.rakuten.ne.jp @dm.fw.rakuten.ne.jp @im.fw.rakuten.ne.jp など・・・ ⇒赤文字の部分がどんな文字列であっても、すべて条件に合致してい ると判断 【参考】 ○1 つの振り分けルールに指定できる振り分け条件数 1 つの振り分けルールに指定できる振り分け条件数は、最大で 20 件です。 （条件ブロックの数に制限はありませんが、振り分け条件数20 件以上は 登録できません。） 振り分け条件または条件ブロックは、条件として指定する項目の下部、［+条件 を追加］［+条件ブロックを追加］をクリックし、追加することが可能です。
自動返信メール設定
条件に合致したメールに対して自動送信する内容を設定します。 有効/無効 自動返信方式 自動返信メール 引用≪設定ポイント≫
自動返信方式 自動送信する元メールのルールを指定 宛先(To)がメールボックスアドレスを含むメールにのみ 自動返信 ［強く推奨］ 条件に合致し、かつ、To アドレスにメールボックスアドレスが 含まれるメールに対して自動返信 ※メールディーラーで複数アドレスを受信している場合、 メールボックスアドレス以外のアドレスが To になっている 受信メールには自動返信されません。Ver.12.3 53 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 メールディーラーから出した新規/返信メール以外にはすべ て自動返信 条件に合致するすべてのメールに対して自動返信 ※メールループが発生する危険性があります。 自動返信メール 自動返信メールの内容、及び送信条件を指定 営業時間外に受信した場合のみ自動返信 事前に営業時間の設定が必要になります。 初回の問い合わせメールを受信した場合のみ自動返信 受信メールの件名にメールID がついていない（メールディ ー ラー上のメールID が「○○-1」）のメールのみが対象 4. 「登録」をクリックする。 【警告】 ○メールループの危険性について 自動送信メールを送信した先でも自動返信メールを送る設定になっていた場合、自動 返信メールを高頻度で送信し続け、メールディーラー及び送信先サーバがダウンして しまう危険性があります。 ▼ループ発生例 ・「メールディーラーから出した新規/返信メール以外にはすべて自動返信」 かつ ・自動返信のFrom アドレスと受信メールの To アドレスが同じ場合 ・自動返信のFrom アドレスがメールディーラーで受信するアドレスの場合 ▼対策 ・「宛先（To）がメールボックスアドレスを含むメールにのみ自動返信」を選択する
Ver.12.3 54 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 ※「メールディーラーから出した新規/返信メール以外にはすべて自動返信」を 選択する必要がある場合 ・自動返信メールのFrom アドレスを存在しないアドレスを設定する ・自動返信メールのFrom アドレスをメールディーラーで受信していないアドレス を設定する 【注意】 ○「無効」の条件付き自動返信の設定について 条件付き自動返信を複数設定している場合、上位の条件より順次、条件に合致する か判定されます。 条件に合致し、かつその設定が「無効」になっていた場合、自動返信メールは送信さ れず、その条件付き自動返信より下に登録されている設定はすべて確認されません ので、ご注意ください。 【参考】 ○有効/無効の一括切り替えについて 登録済の条件付き自動返信設定の有効/無効をまとめて表示・切り替えができます。 ▼表示切替 ▼一括切り替え
3-4-3.すべてのメールへの自動返信設定
受信したすべてのメールに自動返信メールを送信します。 1. 「自動返信の設定」をクリックする。 2. 内容を登録する。 有効/無効 自動返信方式 自動返信メール 引用Ver.12.3 55 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
≪設定ポイント≫
自動返信方式 自動送信する元メールのルールを指定 宛先(To)がメールボックスアドレスを含むメールにのみ 自動返信 ［強く推奨］ 条件に合致し、かつ、To アドレスにメールボックスアドレスが 含まれるメールに対して自動返信 ※メールディーラーで複数アドレスを受信している場合、 メールボックスアドレス以外のアドレスが To になっている 受信メールには自動返信されません。 メールディーラーから出した新規/返信メール以外にはすべ て自動返信 条件に合致するすべてのメールに対して自動返信 ※メールループが発生する危険性があります。 自動返信メール 自動返信メールの内容、及び送信条件を指定 営業時間外に受信した場合のみ自動返信 事前に営業時間の設定が必要になります。 初回の問い合わせメールを受信した場合のみ自動返信 受信メールの件名にメール ID がついていない（メールディ ー ラー上のメールID が「○○-1」）のメールのみが対象 3. 「登録」をクリックする。 4. 「変更」をクリックする。 【警告】 ○メールループの危険性について 必ず「3-4-2.特定条件を満たすメールへの自動返信設定」末尾の警告詳細をご確認く ださい。Ver.12.3 56 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
3-5.メールデータのインポート/エクスポートをする
メールソフトのメールをメールディーラーに取り込みしたり、メールディーラーで送受信し たメールを出力したりします。3-5-1.MBOX 形式でメールデータを取り込む
Thunderbord などのメールソフトからエクスポートした MBOX 形式 のメールをメール ディーラーに取り込みます。 ここでは、メールソフト（Thunderbird）からエクスポートしたデータをメールディーラーに インポートする方法をご案内します。 メールソフト（Thunderbird）での操作
Thunderbird にはもともとエクスポート機能がないため、アドオンをインストールし機能を 拡張する必要があります。Ver.12.3 57 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。
アドオンのインストールから行う場合
⇒エラー! 参照元が見つかりません。 アドオンをインストール済みの場合
⇒【2】Thunderbird のメールデータをエクスポートする 【1】Thunderbird の機能を拡張するフリーソフトをインストールする
1. http://nic-nac-project.de/~kaosmos/mboximport-en.html へアクセスする。 2. ページ下部、Download ImportExportTools (*.*.*.* version)をクリックし 「保存」を選択する。※バージョンは最新のものが表示されます。
※保存場所はデスクトップ等わかりやすい場所を指定してください。
3. Thunderbird の「ツール＞アドオン」をクリックする。
Ver.12.3 58 マニュアル内の文字は「Ctrl」キー+「F」キーで検索できます。 5. 先程保存したファイルを指定してインストールする。 【ファイル名：ImportExportTools-*.*.*.*.xpi】 ※ファイルを選択すると警告画面が開きますが、問題ありませんので 「今すぐインストール」をクリックし、インストールしてください。
