名刺ファイリングOCR ユーザーズガイド

(1)

表紙

名刺

名刺ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR

ユーザーズガイド

(2)

(3)

名刺ファイリング OCR ユーザーズガイド

｜ i

はじめに

このたびは、「名刺ファイリング OCR 」をご利用いただき、誠にありがとうございます。名刺ファイリング OCR は、スキャナから読み取った名刺の文字を認識して、名刺データベースを作成するためのソフトウェアです。本書は、名刺ファイリング OCR の概要および基本的な操作について説明しています。まず、「本書の読み方」をお読みください。本書が、名刺ファイリング OCR を活用していただくために、皆様のお役に立つことを願っております。 2004 年 9 月

Microsoft、Windows、Windows NT は、米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標です。

筆まめは、株式会社クレオの製品です。

Netscape は、米国 Netscape Communications Corporation の商標です。 Yahoo! JAPAN（http://www.yahoo.co.jp/ ）は、ヤフー株式会社が運営するインターネット上の総合情報サイトです。

その他の商品名、会社名は、一般に各社の商標または登録商標です。 Microsoft Corporation のガイドラインに従って画面写真を使用しています。

(4)

Proximity Technology Inc.

(5)

｜iii

本書

本書の

の

の読

読

読み

み

み方

方

本書は、名刺ファイリング OCR を使用して、名刺データベースを作成する方を対象に説明しています。

本書

本書の

の

の構成

構成

本書は、次の構成になっています。

第

第 1 章

章

名刺

名刺ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR とは

とは

名刺ファイリング OCR の概要および特長について説明しています。

第

第 2 章

章

名刺

名刺ファイリング

ファイリング OCR を

ファイリング

を

を使

使

使います

います

名刺ファイリング OCR の一連の操作について説明しています。この章の説明に従って操作していただくと、スキャナからの名刺の読み取り、名刺の文字の認識、 Yahoo! やいろいろなアプリケーション（Microsoft® Excel、Microsoft® Outlook Express、

Microsoft® Outlook 、Microsoft® Office InterConnect、および筆まめ）での名刺データの利用といった、名刺ファイリング OCR の基本的な操作が体験できるようになっています。

第

第 3 章

章

名刺

名刺ファイリング

ファイリング OCR Viewer を

ファイリング

を

を使

を

使

使います

います

名刺ファイリング OCR Viewer の概要および一連の操作について説明しています。

第

第 4 章

章

困

困ったときには

ったときには

名刺ファイリング OCR の使用中に発生した困ったことに対処する方法について説明しています。名刺ファイリング OCR の操作を理解していただくために、第 1 章から第 3 章までを順にお読みください。第 4 章は、必要に応じてお読みください。なお、本書では、操作説明に Windows® XP の画面写真を使用しています。

(6)

本書

本書での

での

での略記

略記

略記について

について

本書では、以下の用語を省略して表記しています。

Windows® 95 ：Microsoft® Windows® 95operating system日本語版 Windows® 98 ：Microsoft® Windows® 98operating system日本語版 Windows NT® ：Microsoft® Windows NT® Workstation operating system

Version 4.0 日本語版

Windows® 2000 ：Microsoft® Windows® 2000 Professional operating system 日本語版

Windows® Me ：Microsoft® Windows®Millennium Edition operating system 日本語版

Windows® XP ：Microsoft® Windows® XP Professional operating system 日本語版、

Microsoft® Windows® XP Home Edition operating system日本語版記号説明特に注意が必要な事項や、必ず守っていただきたい事項が書かれています。必ずお読みください。操作に関するワンポイントアドバイスが書かれています。操作の手順について書かれています。

(7)

｜v

名刺

名刺ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR の

の

のマニュアル

の

マニュアル

マニュアルについて

マニュアル

について

名刺ファイリング OCR の使い方を説明しているマニュアルには、本書のほかに『名刺ファイリング OCR ユーザーズガイド（機能詳細）編』、『名刺ファイリング OCR のヘルプ』、および『名刺ファイリング OCR ユーザーズガイドメッセージ一覧』があります。それぞれのマニュアルは、目的に応じて次のように使い分けてください。名刺名刺名刺名刺ファイリングファイリングファイリングファイリング OCR ユーザーズガイドユーザーズガイドユーザーズガイド（ユーザーズガイド（（本書（本書本書本書））））名刺ファイリング OCR を初めて使うときや、基本的な操作について知りたいときにお読みください。

「名刺ファイリング OCR ユーザーズガイド」は、Adobe® Acrobat® あるいは、Adobe® Reader®（または、Acrobat® ReaderTM）を使用して表示します（PDF 形式ファイル）。

Adobe® Acrobat®は、ScanSnap に添付されている「Adobe® Acrobat® 6.0 Standard CD-ROM」からインストールできます。

Adobe® Acrobat®の「検索」機能を使うと、知りたい操作や機能を「キーワード」にして必要なページを見つけることができます。

(8)

名刺名刺名刺名刺ファイリングファイリングファイリングファイリング OCR ユーザーズガイドユーザーズガイドユーザーズガイドユーザーズガイド（（機能詳細（（機能詳細機能詳細機能詳細）））編）編編編名刺ファイリング OCR の便利な機能や応用操作について知りたいときにお読みください。名刺ファイリング OCR ユーザーズガイド（機能詳細）編を表示するには、[ スタート ] メニューから、[ プログラム ] − [ 名刺ファイリング OCR ] − [ ユーザーズガイド（機能詳細）] を順に選択します。名刺ファイリング OCR ユーザーズガイド（機能詳細）編は、Adobe® Acrobat® あるいは、Adobe® Reader®（または、Acrobat® ReaderTM）を使用して表示します（PDF 形式ファイル）。なお、以降、本書では『名刺ファイリング OCR ユーザーズガイド（機能詳細）編』を『機能詳細編』と記載します。名刺名刺名刺名刺ファイリングファイリングファイリングファイリング OCR ののののヘルプヘルプヘルプヘルプ名刺ファイリング OCR の詳細な機能について知りたいときや、名刺ファイリング OCR の操作中（項目を入力するときなど）に分からないことがあったときにお読みください。『名刺ファイリング OCR のヘルプ』は、[ ヘルプ ] メニューから [ ト ピックの検索 ] を選択するか、またはキーボードの F1 キーを押すと表 示されます。

(9)

｜vii

また、ダイアログボックスの [ ヘルプ ] ボタンをクリックすると、そのダイアログボックスの項目についての説明が表示されます。名刺名刺名刺名刺ファイリングファイリングファイリングファイリング OCR メッセージメッセージメッセージ一覧メッセージ一覧一覧一覧メッセージが表示されたときの対処方法を知りたいときにお読みください。名刺ファイリング OCR メッセージ一覧を表示するには、[ スタート ] メニューから、[ プログラム ] − [ 名刺ファイリング OCR ] − [ メッセージ一覧 ] を順に選択します。

名刺ファイリング OCR メッセージ一覧は、Adobe® Acrobat® あるいは、Adobe® Reader®（または、Acrobat® ReaderTM）を使用して表示します（PDF 形式ファイル）。

(10)

(11)

｜ ix

目的別目次

目的別目次は、名刺ファイリング OCR でできる操作を目的別に分類した目次です。参照ページに「機能詳細編」とある目次は、『名刺ファイリング OCR ユーザーズガイド（機能詳細）編』を参照してください。参照ページに「ヘルプ」とある目次は、『名刺ファイリング OCR のヘルプ』を参照してください。『名刺ファイリング OCR のヘルプ』から目的の操作を検索する場合は、「キーワード」を使用すると便利です。

名刺

名刺の

の

の認識

認識

認識率をアップしたい ... ヘルプ

氏名フリガナから氏名を入力したい ... 58

郵便番号から住所を入力したい ... 60

会社名から会社フリガナを入力したい ... 62

旧会社名で認識されてしまうのを、

名刺に記載されているとおりに認識されるようにしたい .... ヘルプ

認識

認識した

した

した文字

文字

文字の

の

の修正

修正

誤って認識された文字を修正したい ... 47

番地の漢数字を英数字に変換したい ... ヘルプ

電話番号の市外局番をカッコで囲みたい ... ヘルプ

名刺

名刺データ

データ

データの

の

の検索

検索

特定の会社の名刺データを探したい ... 機能詳細編

同じ人からもらった名刺データがあるか確認したい .... 機能詳細編

Yahoo! を使用して、会社の情報を検索したい... 79

Yahoo! を使用して、出張先の地図や天気を調べたい... 79

(12)

名刺

名刺データ

データ

データの

の

の表示

表示

認識結果確認ウィンドウの表示位置を変更したい ... ヘルプ

名前のフリガナで名刺データを絞り込んで表示したい .. 機能詳細編

名刺管理画面で、名刺データを

会社名のフリガナ順に並べ替えて表示したい... ヘルプ

まとめた名刺データの、過去の名刺データを表示したい

... 機能詳細編

名刺管理の操作ガイドの内容を確認したい ... 機能詳細編

名刺

名刺データ

データ

データの

の

の印刷

印刷

名刺データをリスト形式で印刷するときに、

印刷される項目（名前や住所など）を変更したい... ヘルプ

名刺データを、はがきに印刷したい ... ヘルプ

名刺データを、ラベルに印刷したい ... ヘルプ

名刺

名刺データ

データ

データの

の

の利用

利用

取引先にメールを送信したい ... 74

複数の人にメールを送信したい ... 74

名刺データを Microsoft

®

Excel で利用したい... 83

名刺データを Microsoft

®

Outlook で利用したい... 88

名刺データを Microsoft

®

Office InterConnect で利用したい ... 92

名刺データを Palm で利用したい ... 機能詳細編

名刺データを、vCard 形式で保存したい... 機能詳細編

連携バーに表示されるアプリケーションを変更したい

... 機能詳細編

名刺データを、他のアプリケーション（筆王など）で利用したい

(13)

｜ xi

名刺のイメージを他のアプリケーションで利用したい ... ヘルプ

移動

移動・

・

・複写

複写

名刺データを他のフォルダに移動したい ... 機能詳細編

名刺データをフォルダごと他のフォルダに移動したい

... 機能詳細編

置

置き

き

き換

換

換え

え

複数の名刺データの、同じ項目にある文字列を

一括で置き換えたい... 機能詳細編

名刺のイメージを置き換えたい ... ヘルプ

名刺

名刺データベース

データベース

データベースの

の

の操作

操作

名刺データベースを新しく作成したい ... 機能詳細編

名刺データベースのバックアップを取りたい ... 機能詳細編

名刺データベースを CD-R や MO に保存したい ... 機能詳細編

作成した名刺データベースを他のコンピュータで使いたい

... 機能詳細編

名刺データベースの容量を小さくしたい ... ヘルプ

操作時間

操作時間の

の

の短縮

短縮

スキャナ読み取り時にスキャナ設定画面を表示しないようにしたい

... 33

スキャナ読み取り後に名刺認識画面を表示しないようにしたい

... ヘルプ

操作ガイドを表示しないようにしたい ... 機能詳細編

名刺に関連するファイルを、名刺データとまとめて管理したい .. 67

(14)

(15)

｜ xiii

第

第 1 章

章

名刺

名刺ファイリング

名刺

ファイリング

ファイリング OCR とは

とは

1 1.1 名刺ファイリング OCR とは ... 2

1.2 名刺ファイリング OCR の特長 ... 3

1.3 名刺ファイリング OCR の画面 ... 4

名刺管理画面 ... 4

名刺修正画面 ... 9

第

第 2 章

章

名刺

名刺ファイリング

ファイリング OCR を

ファイリング

を

を使

使

使います

います

います 15

2.1 名刺ファイリング OCR の操作のながれ ... 17

2.2 名刺ファイリング OCR を起動します ... 20

2.3 名刺を読み取ります ... 23

フラットベッドで読み取る場合 ... 23

ADF（自動給紙機構）で読み取る場合 ... 34

2.4 名刺データを確認します ... 44

2.5 名刺データを修正します ... 47

名刺の向きを修正して再度認識します ... 49

表面と裏面を入れ替えて再度認識します ... 51

項目単位で再度認識します ... 53

認識言語を切り替えて再度認識します ... 55

氏名候補一覧を表示して氏名を入力します ... 58

住所一覧を表示して住所を入力します ... 60

[ カナ変換 ] ボタンで会社フリガナを入力します ... 62

2.6 名刺データを確定します ... 63

2.7 名刺データにファイルを添付します ... 67

(16)

添付したファイルをエクスプローラにコピーする .... 71

添付したファイルを削除する ... 72

2.8 名刺データからメールを送信します ... 74

2.9 Yahoo! を使用して情報を検索します ... 79

2.10 名刺データを他のアプリケーションで利用します ... 82

名刺データを Microsoft® Excel で利用します ... 83

名刺データを Microsoft® Outlook Express で

利用します ... 88

名刺データを Microsoft® Office InterConnect で

利用します ... 92

名刺データを筆まめで利用します ... 95

2.11 名刺ファイリング OCR を終了します ... 101

第

第 3 章

章

名刺

名刺ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR Viewer を

を

使

使います

います

います 103

います

3.1 名刺ファイリング OCR Viewer とは ... 104

3.2 名刺ファイリング OCR Viewer の画面 ... 105

3.3 名刺データの検索 ... 108

他のアプリケーションのテキスト情報を

検索キーワードとして利用します ... 109

検索キーワードを入力して検索します ... 111

3.4 認識されている項目を利用します ... 114

名刺データの項目をクリップボードにコピーする

... 114

名刺データからメールを送信します ... 115

(17)

｜ xv

第

第 4 章

章

困

困ったときには

ったときには

ったときには 119

索引

索引 129

(18)

(19)

｜ 1

1111

第 1 章

名刺

名刺ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR とは

ファイリング

とは

この章では、名刺ファイリング OCR とは何か、どのようなことができるのかについて説明します。

1.1 名刺ファイリング OCR とは ...2

1.2 名刺ファイリング OCR の特長 ...3

1.3 名刺ファイリング OCR の画面 ...4

(20)

1.1 名刺

名刺

名刺ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR とは

とは

名刺ファイリング OCR とは、名刺を管理するソフトウェアです。

名刺ファイリング OCR は、名刺をスキャナから読み取ってイメージデータ化します。イメージデータ化した名刺に書かれている文字を認識して（OCR： Optical Character Recognition）、名刺データベースで管理します。

名刺ファイリング OCR では、読み取った名刺のイメージデータを「名刺のイメージ」、文字を認識した結果の文字データを「認識結果」と呼んでいます。また、「名刺のイメージ」と「認識結果」を合わせて「名刺データ」と呼んでいます。名刺ファイリング OCR では、フォルダを作って、名刺データを振り分けて管理することができます。受け取った会社ごとなど、名刺データを用途別に分類することができるので便利です。

(21)

1.2 名刺ファイリング OCR の特長

｜ 3

1

1111

1.2 名刺

名刺

名刺ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR の

の

の特長

特長

名刺ファイリング OCR には、次の特長があります。･名刺の文字を認識して、文字データにすることができます。･英語の名刺も認識できます。･名刺の裏面に書いたメモも、表面と合わせて管理することができます。･同じ人からもらった名刺を 1 つにまとめることができます。･名刺データを、はがきやラベルに印刷することができます。･名刺データを、他のアプリケーションや Palm で利用することができます。･名刺に関連するファイルを、名刺データに添付して、一緒に管理することができます。･メールアドレスを送信先に設定して、メールソフトを起動することができます。･名刺に書かれている文字（名前や会社名など）をキーワードにして、必要な名刺データを検索することができます。･ Web と連携して、会社のホームページや会社周辺の地図などの情報を検索することができます。･名刺データベースを、名前を付けて保存できます。CD-R や MO にバックアップを作成したり、ネットワークドライブに保存して共有したりすることができます。

(22)

1.3 名刺

名刺

名刺ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR の

の

の画面

画面

名刺ファイリング OCR では、「名刺管理画面」を使って名刺データを管理します。また、名刺データを修正するために「名刺修正画面」を使います。ここでは、それぞれの画面の概要について説明します。

名刺管理画面

名刺データを管理する画面です。

(23)

1.3 名刺ファイリング OCR の画面

｜ 5

1

1111

ツールバー

ツールバーの

の

のボタン

ボタン

ツールバーには、よく使用するコマンドを実行するためのボタンがあります。（（（ [ 読（読読読みみみみ取取り取取りりり ] ボタンボタンボタンボタン））））スキャナの読み取りやファイルの読み込みをおこなうことができます。このボタンをクリックすると、スキャナの読み取りを新規でおこなうことができます。ファイルから読み込みをおこなう場合は、このボタンの [ ▼ ] をクリックして、[ ファイルを開く ] を選択してください。（（（ [ 修正画面（修正画面修正画面 ] ボタン修正画面ボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、名刺修正画面が表示されます。（（（ [ 検索（検索検索検索 ] ボタンボタンボタンボタン））））名刺データを、検索条件を設定して検索したり、同姓同名を検索したりすることができます。このボタンをクリックすると、検索条件を設定して名刺データを検索することができます。同姓同名の名刺データを検索する場合は、このボタンの [ ▼ ] をクリックして、[ 同姓同名検索 ] を選択してください。（（（ [ エクスポート（エクスポートエクスポートエクスポート ] ボタンボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、名刺データを他のアプリケーションのファイル形式に出力することができます。（（（ [ 印刷（印刷印刷印刷 ] ボタンボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、名刺データを印刷することができます。（（（ [ メール（メールメールメール ] ボタンボタンボタン）ボタン）））メールアドレスを送信先に設定して、メールを送信することができます。

(24)

メールアドレスを入力したい項目を選択してください。（（（（ [ Yahoo! ] ボタンボタンボタン）ボタン））） Yahoo! を使用して、地図情報や会社の関連情報などを検索することができます。このボタンをクリックするとメニューが表示されます。メニューから検索したい情報を選択してください。（（（（ [ 表示表示表示表示 ] ボタンボタンボタン）ボタン）））データウィンドウや簡易情報ウィンドウでの名刺データの表示方法を切り替えることができます。このボタンをクリックすると、データウィンドウでの名刺データの表示（縮小イメージ表示／詳細表示）が切り替わります。簡易情報ウィンドウでの名刺のイメージの表示を切り替えたい場合は、このボタンの [ ▼ ] をクリックして、[ 簡易情報ウィンドウ ] から表示する面（表面おもてめん／裏面）を選択します。

連携

連携バー

バー

バーの

の

のボタン

ボタン

連携バーのボタンをクリックすると、名刺データを他のアプリケーションで利用することができます。（（（（ [ Excel ] ボタンボタンボタン）ボタン）））メニューのコマンドの前に“ ●”が付いているものや、コマンドの文字列が太字で表示されているものは、現在選択されている状態をあらわします。

(25)

1.3 名刺ファイリング OCR の画面

｜ 7

1

1111

（（（（ [ Express ] ボタンボタンボタン）ボタン）））このボタンをクリックすると、名刺データを Microsoft® Outlook Express で利用することができます。（（（ [ Outlook ] ボタン（ボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、名刺データを Microsoft® Outlook で利用することができます。（（（ [ InterConnect ] ボタン（ボタンボタン）ボタン）））このボタンをクリックすると、名刺データを

Microsoft® Office InterConnect で利用することができます。

（（（ （ [ 筆筆筆筆まめまめまめまめ ] ボタンボタンボタン）ボタン）））このボタンをクリックすると、名刺データを筆まめで利用することができます。

簡易情報

簡易情報ウィンドウ

ウィンドウ

ウィンドウの

の

のボタン

ボタン

簡易情報ウィンドウのボタンをクリックすると、名刺のイメージを編集したり、名刺データを確定したりすることができます。（（（ [ 編集（編集編集編集 ] ボタンボタンボタンボタン））））名刺のイメージを削除したり、表面と裏面を入れ替えたりすることができます。このボタンをクリックするとメニューが表示されます。メニューから処理を選択してください。（（（（ [ 表表表表 ] ボタンボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、簡易情報ウィンドウに名刺のイメージの表面が表示されます。

(26)

このボタンをクリックすると、簡易情報ウィンドウに名刺のイメージの裏面が表示されます。（（（（ [ 添付添付添付添付ファイルファイルファイルファイルのの表示のの表示表示 ] ボタン表示ボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、添付ファイルビューの表示／非表示が切り替わります。（（（（ [ 確定確定確定確定 ] ボタンボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、名刺データが確定されます。データウィンドウの名刺データの表示を「縮小イメージ表示」にした場合、名刺データを確定すると、縮小イメージの左上にのマークが付きます。

(27)

1.3 名刺ファイリング OCR の画面

｜ 9

1

1111

名刺修正画面

名刺データを、修正するための画面です。

(28)

ツールバーには、よく使用するコマンドを実行するためのボタンがあります。（（（（ [ 戻戻戻戻るるる ] ボタンるボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、名刺修正画面が閉じ、名刺管理画面が表示されます。（（（（ [ 前前前前データデータデータ ] ボタンデータボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、表示している名刺データの 1 つ前の名刺データが表示されます。最初の名刺データを表示したい場合は、このボタンの [ ▼ ] をクリックして、[ 先頭データ ] を選択してください。（（（（ [ 次次次次データデータデータ ] ボタンデータボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、表示している名刺データの次の名刺データが表示されます。最後の名刺データを表示したい場合は、このボタンの [ ▼ ] をクリックして、[ 最終データ ] を選択してください。（（（（ [ 認識実行認識実行認識実行認識実行 ] ボタンボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、表示している名刺のイメージが認識されます。複数の名刺データを一度に認識したい場合は、このボタンの [ ▼ ] をクリックして、[ 連続認識 ] を選択してください。／／／／／／／／（（（認識言語（認識言語の認識言語認識言語のののボタンボタンボタン）ボタン）））このボタンをクリックすると、名刺のイメージを認識する言語（認識言語）を切り替えることができます。

(29)

1.3 名刺ファイリング OCR の画面

｜ 11

1

1111

（ [ 言語自動 ] ボタン）このボタンが表示されているときは、認識言語（日本語／英語）が自動で判別され、判別された言語の名刺として認識されます。（ [ 日本語 ] ボタン）このボタンが表示されているときは、日本語の名刺として認識されます。（ [ 英語 ] ボタン）このボタンが表示されているときは、英語の名刺として認識されます。（（（ [ 受取記録（受取記録受取記録 ] ボタン受取記録ボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、同一人物の、まとめた名刺データが表示されます。

テキストウィンドウ

テキストウィンドウの

の

のボタン

ボタン

テキストウィンドウのボタンをクリックすると、認識結果を修正したり、確定したりすることができます。項目項目項目項目ののののボタンボタンボタンボタン（ [ 氏名 ] ボタン）や（ [ 会社 ] ボタン）などの項目のボタンをクリックすると、認識結果確認ウィンドウの内容がその項目に切り替わります。（（（（ [ 確定確定確定確定 ] ボタンボタンボタン）ボタン）））このボタンをクリックすると、名刺データが確定されます。メニューのコマンドの前に“●”が付いているものや、コマンドの文字列が太字で表示されているものは、現在選択されている状態をあらわします。

(30)

このボタンをクリックすると、「氏名」の認識結果から「氏名フリガナ」を入力することができます。（（（ [ カナ（カナカナカナ→→氏名→→氏名氏名 ] ボタン氏名ボタンボタン）ボタン）））このボタンをクリックすると、「氏名フリガナ」の認識結果から「氏名」を入力することができます。（（（ [（カナカナ変換カナカナ変換 ] ボタン変換変換ボタンボタン）ボタン）））このボタンをクリックすると、「会社」の認識結果から「会社フリガナ」が入力されます。（（（（ [ 〒〒〒→〒→住所→→住所住所住所 ] ボタンボタンボタン）ボタン）））このボタンをクリックすると、「郵便番号」の認識結果から「住所」を入力することができます。（（（（ [ 住所住所住所→住所→〒→→〒〒〒 ] ボタンボタンボタン）ボタン）））このボタンをクリックすると、「住所」の認識結果から「郵便番号」を入力することができます。

イメージウィンドウ

イメージウィンドウの

の

のボタン

ボタン

イメージウィンドウのボタンをクリックすると、名刺のイメージの表示状態を変更することができます。（（（ [ 高（高高高さにさにさに合さに合わせる合合わせるわせるわせる ] ボタンボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、名刺のイメージがイメージウィンドウの高さに合わせて表示されます。（（ [ 幅（（幅幅幅ににに合に合わせる合合わせるわせる ] ボタンわせるボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、名刺のイメージがイメージウィンドウ

(31)

1.3 名刺ファイリング OCR の画面

｜ 13

1

1111

（（（ （ [ 領域領域領域領域にににに合合わせる合合わせるわせるわせる ] ボタンボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、名刺のイメージがイメージウィンドウの領域（高さまたは幅のどちらか広いほう）に合わせて表示されます。（（（ [ 拡大（拡大拡大拡大 ] ボタンボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、名刺のイメージの表示サイズが 1 段階拡大されます。（（ [ 縮小（（縮小縮小 ] ボタン縮小ボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、名刺のイメージの表示サイズが 1 段階縮小されます。（（（ （ [ 右右右右 90 度度度度 ] ボタンボタンボタン）ボタン）））このボタンをクリックすると、名刺のイメージが右に 90 度回転します。このボタンの [ ▼ ] をクリックして、回転する角度を選択することもできます。（（（ （ [ 表表表表 ] ボタンボタンボタンボタン））））このボタンをクリックすると、イメージウィンドウに名刺のイメージの表面が表示されます。（（（ [ 裏（裏裏裏 ] ボタンボタンボタン）ボタン）））このボタンをクリックすると、イメージウィンドウに名刺のイメージの裏面が表示されます。（（（ [ 添付（添付添付添付ファイルファイルファイルファイルのの表示のの表示表示表示 ] ボタンボタンボタン）ボタン）））このボタンをクリックすると、添付ファイルビューの表示／非表示が切り替わります。

(32)

(33)

｜ 15

2222

第 2 章

名刺

名刺ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR を

ファイリング

を

を使

使

使います

います

この章では、名刺ファイリング OCR の基本的な使い方について説明します。この章に記載されている手順に沿って操作すると、名刺を読み取り、読み取った名刺のイメージを認識し、その認識結果を、Yahoo! や、年賀状印刷ソフトなどの他のアプリケーションで利用するまでのながれが理解できます。記載されている手順に沿って、操作しながら読んでください。

2.1 名刺ファイリング OCR の操作のながれ ... 17

2.2 名刺ファイリング OCR を起動します ... 20

2.3 名刺を読み取ります ... 23

2.4 名刺データを確認します ... 44

2.5 名刺データを修正します ... 47

2.6 名刺データを確定します ... 63

2.7 名刺データにファイルを添付します ... 67

2.8 名刺データからメールを送信します ... 74

2.9 Yahoo! を使用して情報を検索します ... 79

2.10 名刺データを他のアプリケーションで利用します... 82

(34)

(35)

2.1 名刺ファイリング OCR の操作のながれ

｜ 17

2222

2.1 名刺

名刺

名刺ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR の

の

の操作

操作

操作の

操作

の

ながれ

名刺ファイリング OCR を使用して、名刺データを管理し、名刺データを Yahoo! や他のアプリケーションで利用するまでのながれは次の通りです。

(36)

(37)

2.1 名刺ファイリング OCR の操作のながれ

｜ 19

2222

･名刺のイメージを読み取る方法については、23 ページの「名刺を読み取ります」を参照してください。･名刺データを確認する方法については、44 ページの「名刺データを確認します」を参照してください。･名刺データを修正する方法については、47 ページの「名刺データを修正します」を参照してください。･名刺データを確定する方法については、63 ページの「名刺データを確定します」を参照してください。･名刺データのメールアドレスを使用してメールを送信する方法については、74 ページの「名刺データからメールを送信します」を参照してください。･ Yahoo! を使用して情報を検索する方法については、79 ページの「Yahoo! を使用して情報を検索します」を参照してください。･名刺データを他のアプリケーションで使用する方法については、 82 ページの「名刺データを他のアプリケーションで利用します」を参照してください。

(38)

2.2 名刺

名刺

名刺ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR を

を

を起動

起動

起動しま

しま

す

名刺ファイリング OCR を起動します。名刺ファイリング OCR の起動には、次の 2 つの方法があります。･デスクトップに作成したショートカットをダブルクリックする名刺ファイリング OCR のショートカットは、インストール中に表示される「セットアップタイプ」の画面で、「ショートカットをデスクトップに作成する」をチェックすると作成されます。･スタートメニューから起動するスタートメニューを表示して、[ プログラム ] の [ 名刺ファイリング OCR ] から [ 名刺ファイリング OCR ] を選択します。ここでは、デスクトップに登録されているショートカットをダブルクリックして起動する方法について説明します。

(39)

2.2 名刺ファイリング OCR を起動します

｜ 21

2222

1. デスクトップ

デスクトップ

デスクトップの

の

の「

「

「名刺

名刺

名刺ファイリング

ファイリング OCR 」

ファイリング

」

」の

の

のショートカット

ショートカット

ショートカットを

を

ダブルクリック

ダブルクリックします

します

します。

。

⇒ 名刺ファイリング OCR が起動し、名刺管理画面が表示されます。

(40)

･名刺ファイリング OCR をインストールした後、初めて名刺ファイリング OCR を起動したとき、My Documents フォルダに「名刺ファイリング OCR 」フォルダが作成され、ファイル名が日付の名刺データベースが自動的に作成されます。たとえば、2004 年 9 月 30 日に名刺ファイリング OCR を起動した場合、名刺データベースのファイル名は、「2004 年 09 月 30 日 .crd 」となります。なお、Windows NT®の場合は、Personal フォルダに「名刺ファイリング OCR 」フォルダが作成されます。･名刺データベースの保存場所およびファイル名は、タイトルバーで確認できます。･新しい名刺データベースを作成することもできます。新しい名刺データベースを作成する方法については、『機能詳細編』の「第 6 章名刺データベースの利用」を参照してください。･名刺ファイリング OCR を終了するときは、名刺管理画面で、[ ファイル ] メニューから [ 終了 ] を選択します。詳細は、101 ページの「名刺ファイリング OCR を終了します」を参照してください。

(41)

2.3 名刺を読み取ります

｜ 23

2222

2.3 名

名

名刺

名

刺

刺を

刺

を

を読

読み

読

み

み取

取

取ります

取

ります

スキャナで名刺のイメージを読み取る方法について説明します。フラットベッドで読み取る場合（23 ページ）、ADF（自動給紙機構）で読み取る場合（34 ページ）、の２つの例について説明します。

フラットベッド

フラットベッドで

で

で読

読

読み

み取

み

取

取る

る

る場合

場合

次のような場合を例に説明します。読み取る名刺のイメージ：片面読み取る名刺の色数：カラー読み込み先フォルダ：デスクトップ

1. スキャナ

スキャナ

スキャナの

の

の原稿

原稿

原稿カバー

カバー

カバー（

（

（フラットベッド

フラットベッド部

フラットベッド

部

部）

）

）を

を開

を

開

開きます

きます

きます。

。

2. スキャナ

スキャナ

スキャナの

の

の読

読

読み

み

み取

取り

取

り

り面

面

面に

に

に、

、

、名刺

名刺を

名刺

を

を読

読

読み

み

み取

取

取りたい

りたい面

りたい

面

面が

が

が下

下

下になるよう

になるよう

に

にセット

セット

セットします

します

します。

。

①１枚ずつ読み取る場合 ②複数枚同時に読み取る場合名刺と名刺が重なったり、くっついたりしないように並べてください。

(42)

3. 複数枚同時

複数枚同時

複数枚同時に

複数枚同時

に

に読

に

読

読み

読

み取

み

取

取る

取

る

る場合

る

場合

場合は

場合

は

は、

は

、装置

、

装置

装置に

装置

に

に添付

に

添付

添付されている

添付

されている

されている黒

されている

黒い

黒

い

い紙

い

紙

紙を

紙

を

を広

を

広

げて

げて、

、

、名刺

、

名刺

名刺の

名刺

の上

の

上

上にのせます

上

にのせます

にのせます。

にのせます

。

4. スキャナ

スキャナ

スキャナの

スキャナ

の

の原稿

の

原稿

原稿カバー

原稿

カバーを

カバー

を

を閉

を

閉

閉じます

閉

じます

じます。

じます

。

5. TWAIN スキャナ

スキャナ

スキャナで

で

で読

読

読み

み

み取

取

取る

る場合

る

場合

場合、

、

、[ ファイル

ファイル ] メニュー

ファイル

メニュー

メニューの

メニュー

の

の [ ス

の

ス

キャナ

キャナ設定

設定

設定 ] か

設定

か

から

か

ら

ら [ スキャナ

ら

スキャナ

スキャナの

スキャナ

の選択

の

選択

選択 ] を

選択

を

を選択

を

選択します

選択

します

します。

します

。

ScanSnap で読み取る場合、ここでの操作は不要です。手順「8.」へお進みください。 ⇒ [ ソースの選択 ] ダイアログボックスが表示されます。次のような名刺は、複数枚同時に読み取ることができません。･名刺の両端に渡る濃い色の帯がある名刺･名刺の縁に濃い色がある名刺これらの名刺は、読み取り枚数を 1 枚にして読み取ってください。読み取り枚数を 1 枚にしたときは、[ スキャナ動作環境 ] ダイアログボックスの「フラットベッドでの読み取り方法」で「1 枚置き」を指定する必要があります。 [ スキャナ動作環境 ] ダイアログボックスについては、『名刺ファイリング OCR のヘルプ』を参照してください。

(43)

2.3 名刺を読み取ります

｜ 25

2222

6. 使用

使用

使用する

する

するスキャナ

スキャナ

スキャナの

の

のスキャナドライバ

スキャナドライバを

スキャナドライバ

を

を選択

選択

選択します

します

します。

。

使用するスキャナのスキャナドライバが表示されない場合は、[ キャンセル ] ボタンをクリックして読み取り操作を終了し、スキャナドライバをインストールしてください。

7. [ 選択

選択

選択 ] ボタン

ボタン

ボタンを

をクリック

を

クリック

クリックします

します

します。

。

⇒ スキャナが選択され、[ ソースの選択 ] ダイアログボックスが閉じます。

8. ツールバー

ツールバー

ツールバーの

の

の [ 読

読み

読

み

み取

取

取り

り ] ボタン

り

ボタン

ボタンを

を

をクリック

クリック

クリックします

します

します。

。

⇒ [ フォルダ選択 ] ダイアログボックスが表示されます。 ScanSnap fi-4010CU の場合、（読み取りボタン）を押して読み取ることもできます。この場合、[ スキャナ読み取り設定 ] ダイアログボックスは表示されません。「ScanSnap fi-4010CU Monitor- 読み取りと保存に関する設定」の設定にしたがって読み取りが行われます。

(44)

ここでは、「デスクトップ」フォルダを選択します。

10. [ OK ] ボタン

ボタン

ボタンを

を

をクリック

クリック

クリックします

します

します。

。

⇒ [ スキャナ読み取り設定 ] ダイアログボックスが表示されます。

11.「

「

「スキャナ

「

スキャナ

スキャナ」、「

スキャナ

」、「

」、「スキャナタイプ

」、「

スキャナタイプ

スキャナタイプ」、

スキャナタイプ

」、

」、および

」、

および「

および

「

「解像度

「

解像度

解像度」

解像度

」を

」

を

を確認

を

確認

確認しま

確認

しま

す

す。

。

(45)

2.3 名刺を読み取ります

｜ 27

2222

12.［

［

［設定変更

設定変更

設定変更］

］

］ボタン

ボタンを

ボタン

を

をクリック

クリック

クリックします

します

します。

。

⇒［スキャナ動作環境］ダイアログボックスが表示されます。

13.「

「

「フラットベッド

フラットベッド

フラットベッドでの

での

での読

読

読み

み取

み

取

取り

り

り方法

方法

方法」

」

」の

の「

の

「

「置

置

置き

き

き方

方

方」

」を

」

を

を指定

指定

指定します

します

します。

。

①１枚ずつ読み取る場合「１枚置き」を選択して［OK］ボタンをクリックしてください。 ②複数枚同時に読み取る場合「フリー」を選択して［OK］ボタンをクリックしてください。･解像度を変更したい場合は、[ 設定変更 ] ボタンをクリックします。[ スキャナ動作環境 ] ダイアログボックスが表示されるので、解像度を変更してください。 [ スキャナ動作環境 ] ダイアログボックスで [ ヘルプ ] ボタンをクリックすると、解像度の指定についての説明を読むことができます。

(46)

14.「

「読

「

読

読み

読

み

み取

み

取

取り

取

り実行

り

実行

実行」

実行

」

」で

」

で

で、

で

、

、読

、

読み

読

み

み取

み

取

取り

取

り

り方法

り

方法

方法の

方法

のボタン

の

ボタン

ボタンを

ボタン

を

をクリック

を

クリックします

クリック

します

します。

します

。

ここでは、[ 片面カラー ] ボタンをクリックします。 ⇒ スキャナ読み取りが開始され、名刺のイメージが読み取られます。認識が終了すると、続けて同じ設定でスキャナ読み取りをおこなうかどうかを確認するメッセージが表示されます。

15. メッセージ

メッセージ

メッセージの

メッセージ

の

の [ いいえ

の

いいえ

いいえ ] ボタン

いいえ

ボタンを

ボタン

を

をクリック

を

クリック

クリックします

クリック

します

します。

します

。

スキャナ読み取り時にスキャナドライバ画面（TWAIN 画面）が表示されることがあります。この場合、次のように指定して、操作を続けてください。解像度カラーで読み取る場合：300dpi 推奨モノクロで読み取る場合：400dpi 推奨読み取りサイズフラットベッドスキャナの場合：A4 サイズ

(47)

2.3 名刺を読み取ります

｜ 29

2222

⇒ [ いいえ ] ボタンをクリックすると、スキャナ読み取りが終了し、名刺修正画面および [ 操作ガイド４（認識結果の文字色について） ] ダイアログボックスが表示されます。

16. 内容

内容

内容を

を

を確認

確認

確認して

して

して、

、

、[ 次

次

へ

へ ] ボタン

ボタン

ボタンを

をクリック

を

クリック

クリックします

します

します。

。

ガイドの内容を確認しながら、[ 次へ ] ボタンを数回クリックしてください。ガイドの最後の画面で、[ 完了 ] ボタンをクリックしてください。 ⇒ [ 操作ガイド４（認識結果の文字色について） ] ダイアログボックスが閉じ、[ 操作ガイド２（認識結果が間違っている場合） ] ダイアログボックスが表示されます。続けて同じ設定でスキャナ読み取りする場合は、次に読み取る名刺をセットして、[ はい ] ボタンをクリックします。

(48)

ガイドの内容を確認しながら、[ 次へ ] ボタンを数回クリックしてください。ガイドの最後の画面で、[ 完了 ] ボタンをクリックしてください。 ⇒ [ 操作ガイド２（認識結果が間違っている場合） ] ダイアログボックスが閉じます。名刺修正画面では、読み取った名刺のイメージ、そのイメージを認識した結果（認識結果）、および項目として認識された範囲を表示するウィンドウ（認識結果確認ウィンドウ）が表示されます。

(49)

2.3 名刺を読み取ります

｜ 31

2222

名刺修正画面の認識結果の、文字の色は、次のような意味です。･赤色の文字は、文字として判断できなかった文字です。･オレンジ色の文字は、認識結果の確認が必要な文字です。･青色の文字は、補正処理によって入力された文字です。補正処理とは、イメージの文字を認識した結果ではなく、比較的正確に認識された結果（情報）から、関連する項目の情報を探して認識結果として入力する処理のことです。たとえば、住所に青色で表示された都道府県が追加されている場合は、市町村の認識結果から該当する都道府県名が入力されたことを示しています。また、会社名が青色で表示されている場合は、郵便番号と住所の認識結果から、該当する会社名が入力されたことを示しています。

(50)

名刺データの確認方法については、44 ページの「名刺データを確認します」を参照してください。 [ 前データ ] ボタンや [ 次データ ] ボタンをクリックすると、表示している名刺データの、前の名刺データや次の名刺データが表示されます。･複数枚の名刺を読み取る場合、名刺のイメージだけを読み取って、あとから連続で認識することもできます。名刺のイメージだけを読み取る場合、動作環境の設定を変更します。動作環境の設定については、『機能詳細編』の「第 8 章動作環境の設定」を参照してください。･名刺の両面を読み取った場合、名刺のイメージには、次のマークが付きます。

(51)

2.3 名刺を読み取ります

｜ 33

2222

次のスキャナ読み取り時から、[ スキャナ読み取り設定 ] ダイアログボックスを表示せずにスキャナ読み取りしたい場合は、[ スキャナ読み取り設定 ] ダイアログボックスで、「次回からこの画面を表示せず、現在設定されている値で読み取りを実行する」をチェックします。･この場合、スキャナ読み取りをすると、[ スキャナ動作環境 ] ダイアログボックス、および [ 動作環境の設定 ] ダイアログボックスの [ 読み込み時の処理 ] タブの設定で名刺が読み取られます。･ [ スキャナ動作環境 ] ダイアログボックスは、名刺管理画面または名刺修正画面で、[ ファイル ] メニューから [ スキャナ設定 ] の [ スキャナ動作環境設定 ] を選択すると表示されます。･ [ 動作環境の設定 ] ダイアログボックスは、名刺管理画面または名刺修正画面で、[ ツール ] メニューから [ 動作環境の設定 ] を選択すると表示されます。各ダイアログボックスで [ ヘルプ ] ボタンをクリックすると、スキャナ読み取りの設定についての説明を読むことができます。再度 [ スキャナ読み取り設定 ] ダイアログボックスを表示させたいときは、名刺管理画面で、[ ファイル ] メニューの [ スキャナ読み取り設定画面の表示 ] を選択してください。次のマークが付き、次回から [ スキャナ読み取り設定 ] ダイアログボックスが表示されます。

(52)

ADF（

（自動給紙機構

（

自動給紙機構

自動給紙機構）

自動給紙機構

）

）で

）

で

で読

で

読み

読

み

み取

み

取

取る

取

る

る場合

る

場合

次のような場合を例に説明します。読み取る名刺のイメージ：片面カラーイメージ読み込み先フォルダ：デスクトップ

名刺ファイリングOCR ユーザーズガイド

表 紙

名刺

名刺

名刺

名刺ファイリング

ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR

ユーザーズガイド

｜ i

はじめに

｜iii

本書

本書

本書

本書の

の

の

の読

読

読

読み

み

み

み方

方

方

方

本書

本書

本書

本書の

の

の

の構成

構成

構成

構成

第

第

第

第 1 章

章

章

章

名刺

名刺

名刺

名刺ファイリング

ファイリング

ファイリング

ファイリング OCR とは

とは

とは

とは

第

第

第

第 2 章

章

章

章

名刺

名刺

名刺

名刺ファイリング

ファイリング OCR を

ファイリング

ファイリング

を

を

を使

使

使

使います

います

います

います

第

表紙

を使