転送先を指定する

In document せいとんファクス管理マニュアル (Page 83-140)

ここでは、「転送先を準備する」で用意したフォルダーに、せいとんファクスから転送するための設定を行 います。

設定する手順は、[標準モード]か[imageWARE Desktop 自動監視モード]、また、その転送設定が 1 か 所目か 2 か所目かによって異なります。

なお、2 か所目の設定は、1 か所目の設定後に行うことができます。

各設定方法は、以下を参照してください。

 1 か所目の転送設定(標準モード)の場合(P.74)

 1 か所目の転送設定(imageWARE Desktop 自動監視モード)の場合(P.87)

 2 か所目の転送設定(標準モード)の場合(P.100)

 2 か所目の転送設定(imageWARE Desktop 自動監視モード)の場合(P.114)

メモ

 CSV ファイルのアドレス帳を使用する場合、1 か所目はファイルサーバーに設定する必要がありま す。詳細は、「CSV ファイルのアドレス帳を使用する」(P.129)を参照してください。

モードの選択方法

せいとんファクスは、転送先を[標準モード]と[imageWARE Desktop 自動監視モード]のいずれかから 選択できます。それぞれで設定できる項目の違いは、以下のとおりです。

せいとんファクスの設定 振り分けできるフォルダー名 フォルダー階層

[標準モード] 登録名称、ファクス番号、受信日、

受信月、宛先表名称、回線名称

最大 3 階層

[imageWARE Desktop 自動監視モード] 受信月、受信日 最大 2 階層

[標準モード]は、Desktop を併用しない場合に選択します。Desktop を併用する場合でも、自動監視モー ドを使用しない場合は、このモードを選択してください。

[imageWARE Desktop 自動監視モード]は、Desktop で自動監視モードを使用する場合に選択します。詳 細は、「imageWARE Desktop 連携機能」(P.5)を参照してください。自動監視モードに対応していない Desktop で監視をする場合は、[標準モード]を選択し、[階層別に管理する]設定はしないで使用してください。

1 か所目の転送設定

標準モードで指定する(1 か所目)

せいとんファクスで、ファクス文書の 1 か所目の転送先を[標準モード]で設定します。ここでは、ファイ ルサーバーの「受信ファクス」フォルダーへの転送を例に説明します。アドバンスドボックスや HOME-BOX2 の場合でも操作は同様です。

各モードの違いは、「モードの選択方法」(P.72)を参照してください。

1.

複合機にログインします

詳細については、「複合機にログインする」(P.184)を参照してください。

2.

を押しメインメニューに戻ります

3.

操作パネルの[せいとんファクス]を押します

4.

[設定開始]を押します

5.

[転送設定]を押します

6.

[標準モード]を押します

[標準モード]: 各転送先を選択する基本的なモードです。Desktop を併用しな い場合に選択します。Desktop を併用する場合でも、自動監視 モードを使用しない場合は、このモードを選択してください。

[imageWARE Desktop 自動監視モード]: Desktop で自動監視モードを使用する場合に選択します。詳細 は、自動監視モードに対応した Desktop の取扱説明書を参照 してください。

メモ

 各モードの違いは、「モードの選択方法」(P.72)を参照してください。

7.

転送先の種類を選択し、[次へ]を押します 以下はファイルサーバーの例です。

8.

転送先設定が正しいことを確認し、[次へ]を押します 以下は「受信ファクス」フォルダーの例です。

9.

ファイル名規則の設定画面で、ファイル名の規則と[区切りの種類]を選択し、[次へ]を押 します

今回の例ではハイフン(「登録名称」 - 「ファクス番号」 - 「受信日時」)を選択しています。

設定した内容が、例として「キヤノン-0312345678-20130128120000」と表示されます。

ファイル名は以下のいずれかを選択することができます。

登録名称: アドレス帳に登録された登録名称でファイルを作成 ファクス番号: 受信したファクス番号でファイルを作成

受信日時: ファクス受信した日時でファイルを作成

宛先表名称: アドレス帳に登録された宛先表名称でファイルを作成 回線名称: 自局の回線名称からファイルを作成

重要

 「登録名称」は、転送先に使用できない文字が含まれる場合や送信元のファクス番号が 9 桁未満の 場合、フォルダー名やファイル名は「登録名称不明」となります。

 「ファクス番号」は、送信元から非通知設定で送られた場合「電話番号不明」となります。

 9 桁未満のファクス番号の場合、[紙出力しないファクス番号]のファクス番号は「_[紙出力しない]

に指定されているファクス」フォルダーに格納されます。

 「宛先表名称」は、転送先に使用できない文字列が含まれる場合、次のとおりに置き換えられます。

- 複合機のアドレス帳を使用している場合:デフォルトの宛先表名称(宛先表 1 など)

- CSV ファイルのアドレス帳を使用している場合:「宛先表名称不明」

 「回線名称」を使用する場合は、あらかじめ、複合機の回線設定の[ユーザー電話番号の登録]で ファクス番号を登録してください。その後、登録したファクス番号をアドレス帳に追加してくださ い。[ユーザー電話番号の登録]の詳細については、複合機の取扱説明書を参照してください。

[ユーザー電話番号の登録]を設定せずに文書を受信した場合、「ユーザー電話番号不正」が付与 されたフォルダー名やファイル名になります。また、アドレス帳にファクス番号を登録せずに文書 を受信すると、回線名称は受信した回線に設定されているユーザー電話番号が付与されます。

 転送先で使用できない文字列などの詳細は、「転送先に使用できない文字の扱いについて」(P.236)

を参照してください。「受信日時」は、いずれかの項目に必ず設定する必要があります。

メモ

 ファイル名規則の 1 つ目の設定は必須です。2 つ目以降は設定しないこともできます。

 区切りの種類は、ハイフン、アンダーバー、スペースから選択できます。

 複合機のデフォルトの宛先表名称は、宛先表 1~10 です。

 宛先が複合機のワンタッチに登録されていると、宛先表名称はワンタッチになります。

 不要なファクスの出力設定から紙出力する際、プリントジョブ履歴と転送先のファイル名が異なっ てしまう場合があります。転送先のファイル名に、登録名称、宛先表名称、回線名称を使用する場 合、転送先で使用できない文字(「.」(ピリオド)など)は使用しないでください。

 不要なファクスの出力設定から紙出力する際、転送先のファイル名が長いと、プリントジョブ履歴

10.

転送するフォルダー階層を分ける場合は、[階層別に管理する]を選択し、[第 1 階層]、[第 2 階層]、[第 3 階層]をそれぞれ選択し、[次へ]を押します

階層を分けない場合は、そのまま[次へ]を押してください。

階層は以下のいずれかを選択することができます。

登録名称: アドレス帳に登録された登録名称でフォルダーを作成 ファクス番号: 受信したファクス番号でフォルダーを作成

受信日: ファクス受信した年月日でフォルダーを作成 受信月: 受信した年月単位でフォルダーを作成

宛先表名称: アドレス帳に登録された宛先表名称でフォルダーを作成 回線名称: 自局の回線名称からフォルダーを作成

重要

 アドレス帳にファクス番号を登録しない場合や使用できない文字列が含まれる場合、文書を受信す ると、受信したファクス番号が回線名称として付与されます。使用できない文字列の詳細は「転送

メモ

 [階層別に管理する]を選択した場合、以下のとおりになります。

- 上位階層が設定されていないと下位の階層は選択できません - 第 1 階層が設定されていないと次の操作へ進むことができません - 階層別に設定した内容が例として表示されます

 [階層別に管理する]を選択しない場合、転送先にフォルダーは作成されず、直接ファクス文書が 保存されます。

 複合機のデフォルトの宛先表名称は、宛先表 1~10 です。

 宛先が複合機のワンタッチに登録されていると、宛先表名称はワンタッチになります。

11.

[送信開始]を押します

転送設定に問題がないか確認送信を行います。

メモ

 確認送信で使用する送信元番号は、複合機のアドレス帳から自動的に割り当てられます。その際、

番号以外の文字列は削除します。(確認送信のため、実際の送信元番号から送信されるものではあ りません。)

なお、複合機のアドレス帳にファクスの宛先が登録されていない場合やアクセス番号が登録されて いる場合には「00000000」になります。

 登録されているアドレス帳の件数が多いと、<転送設定:確認送信>画面の表示に時間がかかる場 合があります。

 受信日時は複合機の受信開始時刻を自動的に取得しています。開始時刻はリモート UI または操作パ ネルの[状況確認/中止]→[受信]→[ジョブ履歴]から確認できます。[ジョブ履歴]の確認方 法については、複合機の取扱説明書を参照してください。

 確認送信でエラーになった場合、エラーメッセージを確認し、対応してください。詳細は「せいと んファクスのエラーメッセージ(タッチパネルディスプレー)」(P.245)を参照してください。

 アドレス帳のファクスの宛先に記号(「-」(ハイフン)など)のみ登録されていると、「ファクス 番号」は「電話番号不明」になります。

 アドレス帳のファクスの宛先に記号(「-」(ハイフン)など)が含まれて登録されていてもファク ス番号には表示されません。

 複合機のアドレス帳の宛先表名にフォルダーやファイル名として作成できない文字(「.」(ピリオ ド)など)が登録されていると、「宛先表名」はデフォルトの宛先表名(「宛先表 1」など)にな ります。詳細は、「転送先に使用できない文字の扱いについて」(P.236)を参照してください。

 確認送信で[送信開始]を押しても紙には出力されません。

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