＜目次＞ 1. グラフの作成方法 ... 1 2. 複数のシートにまたがったときの合算処理 ... 3 3. データベース機能 ... 4 4. 関数 ... 7 5. アウトライン・小計 ... 9 6. シートの保護 ... 9 7. 校閲 ... 10 8. 共有 ... 10 9. エラーチェック ... 10 10. 条件付き書式 ... 10 11. 入力規則 ... 11 12. テンプレート ... 11
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EX20
0 XYZ200 DS200 α300 PIX300 Opt300 FP300 販売数 598 914 861 813 700 607 564 598 914 861 813 700 607 564 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1,000 主 縦 軸 ラ ベ ル 主横軸ラベル
グラフタイトル
販売数 凡例 ﾋﾟﾝｸがﾌﾟﾛｯﾄｴﾘｱ デ ー タ テ ー ブ ル1.
グラフの作成方法 作成したい表の範囲を選択→挿入タブ→グラフ→グラフの種類を選択してOK ボタンを押す。 （下の表の水色部分をCTRL キーを使って選択、見出し行が凡例となるので見出しを含むこと！） ※訂正したい箇所を選択。 棒グラフの太さ自体は、選択して右クリックし「データ系列の書式設定」で「要素の間隔」を調整 グラフ化2 / 11 ※1 一度作ってしまったグラフの種類の変更方法： 変更したいグラフを選択クリック→デザインタブ→「グラフの種類と変更」で変更する ※2 一度作ってしまったグラフのデータや凡例範囲の変更方法： 変更したいグラフを選択クリック→デザインタブ→「データの選択」で変更する ※3 一度作ってしまったグラフにデータの追加方法： 追加したいデータ範囲のセル選択→CTRL+C→グラフエリアをクリック→CTRL+V ※4 一度作ってしまったグラフのデータに複合グラフを追加方法： 3 の方法で追加した後→レイアウトタブ→現在の選択範囲→プロットエリア▼→追加したグラフの系列選択① →デザインタブ→グラフの種類の変更→レイアウトタブ→現在の選択範囲→プロットエリア▼ →選択対象の書式設定→②系列のオプションで第２軸をクリック 複合グラフの例： ①のこと ②のこと↓ 0.0% 5.0% 10.0% 15.0% 20.0% 25.0% 30.0% 0 50 100 150 200 250 売上額 純利益の全体構成比 複合グラフを作る場合（上記の例）の手順： ↓まず棒グラフ部分だけ作成 ↓あとから構成比を上記※３の要領でコピペ ↓レイアウトタブで構成比を選択 ↓デザインタブで折れ線グラフに変更 （それでもデータが小さすぎるので） ↓レイアウトタブで構成比をもう一度選択 ↓選択対象の書式設定で系列のオプションで第２軸の追加
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複数のシートにまたがったときの合算処理 ① リンク貼り付け（ｺﾋﾟｰ＆ﾘﾝｸ貼り付け） 必要なセルの選択（例：東京または大阪のシート）→ctrl+C→貼り付けたいシート（例：全国） のセル（東京をｺﾋﾟｰしたいなら B6、大阪なら C6）を選択→ホームタブ→貼り付け→リンク貼 り付け→11 行目までオートフィルを行う ② 参照（＝でセル指定） 貼り付けたいシート（例：全国）のセル（東京をｺﾋﾟｰしたいならB6、大阪なら C6）に=を入力 →欲しい元データのシート（例：東京または大阪のシート）のセル（東京をｺﾋﾟｰしたいならB6、 大阪ならC6）を選択（クリック）し Enter キーを押す→11 行目までオートフィルを行う ③ 統合 統合したいシートをクリック→データタブ→統合（下のウインドウ）統合したい元データを追 加しOK ①②いずれの場合も貼り付けた方の シートのセルには、この式が入力さ れている。=シート名！セル 合計を選択すれば統合デ ータを合計してくれる。 ここをクリックして統合 元シートを選択し追加 統合元データとリンクす ればアウトライン表示 上端行をレチェックすれば統合シートに上 端行の見出しが表示される（東京・大阪・ 名古屋・合計）。 左端列をレチェックすれば統合シートに左端列の見出しが表示され る。（紅茶セット・フルーツジュース・クッキー・和菓子・アイスク リーム・チョコレート）4 / 11
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データベース機能 データベース機能は大量のデータを EXCEL のメニューを使って簡単に検索・作表・集計する方法 で、３種類がある（①並べ替え②フィルタ③抽出） ① 並べ替え 並べ替えしたいフィールドのデータ領域にセルをおく→データタブ→AZ で昇順に、ZA で 降順に並べ替えを行う。そのときとなりあったセルも一緒にすべての並べ替えが行われる。 並べ替えキーが複数ある場合、キーを複数設定してすべての並べ替 えを行う。 データタブ→並べ替え （例：開催日が降順で金額が降順など） OK 必ずデーター部分にカーソル を置いてから並べ替えを行う こと。5 / 11 ② フィルタ フィルタ機能を使うと、それぞれの項目（フィールド）毎にフィルタがかけられ、条件指定し たものだけを表示させることができる。 フィルタの種類（項目（フィールド）の書式によってフィルタが変わる） 日付フィルタ・・・○月分のみや指定の値より前や後ろなどの条件が設定できる。 数値フィルタ・・・トップテンや指定の値より前や後ろなどの条件が設定できる。 テキストフィルタ・・・指定の値を含む含まないなどの条件が設定できる。 （すべてのフィルタの解除はクリアにておこなう） ③ 抽出 抽出は、条件指定する範囲セルをデータ領域とは別に用意し、そのエリアに条件 を設定すると、条件に合ったものだけを検索して表示してくれる機能。 ※前準備 1: 表の上に空白行を用意し、見出し部分だけ作成しておくこと 2: 抽出条件を上で作成した見出しの下に設定すること（ｽﾍﾟｰｽは条件無しと判断される） 3: アクティブセルをデータエリアにおいてから右上の詳細設定のボタンを押すこと 4: 検索条件範囲の設定を行って OK をおすこと 5: 抽出を解除する場合はクリアをおすこと ・リスト範囲は3:が正しくできてれば自動的に設定される。 ・検索条件が数行にまたがったら再度設定しなおす必要が ある。（例：$B$3:$J$4→$B$3:$J$5 に変更など） ５月分のみのフィルタが かけられている状態 この数行に条件を設定 準備 1:と 2:
6 / 11 ※小計 ①～③のいずれも、並べ替え・フィルタ・抽出ごとに小計を自動的に算出することができる データタブ→小計→集計の設定ウインドウで算出方法を決定 ※テーブルに変換 テーブルに変換することで、単なる表にスタイル設定やフィールドの追加、集計行の追加が行える ①スタイル設定 データ部（見出し名以外のところ）を選択→挿入タブ→テーブル→デザインタブ→スタイルの設定 ②フィールドの追加 テーブルの見出し行の最後列にフィールド追加すると自動的に下にデータセルが作成される。 ③集計行の追加 デザインタブの集計行にチェックをいれると、最終行に集計行が追加される。
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関数 基本 ＜＋と＆の違いを理解しよう＞ 文字列が入力されているセル同士は＆の記号を使うことにより結合できます。(C1 式参照) 数値が入力されているセル同士の結合に＆を使うと、数値を文字列として結合します。(C2 式参照) 数値が入力されているセル同士の結合に＋を使うと、足し算を行います。(C3 式参照) （文字列は左寄せ、数値は右寄せになる） ※式の途中で数値を入れる場合は・・・例：=Today()+35 結果：今日の日付の 35 日後 ※式の途中で文字列をいれる場合は・・・例：=”今月は”&Month(Today())&”月です。” 結果: 今月は２月です。 （記号はすべて半角です。文字列（” “）中身だけ全角が可能になります。） ＜よく使う関数＞ 関数には引数が存在し、関数によって引数の数が異なります。文字入力以外は半角で記述します。 例：=関数(引数,引数,引数・・・) 引数なし関連例： Today() ・・・・今日の日付 Now() ・・・・今日の日付と時間 引数１つだけの例： Year(日付) ・・・・指定された日付の年を返す。Exp:=Year(today()) Hour(時刻) ・・・・指定された時刻を返す。Exp:=Hour(Now()) Phonetic(セル)・・・ 指定セル内の文字列のフリガナを返す 引数２つの例 Roundup(数値,桁数)・・指定された数値を指定された桁数で切り上げる Rounddown(数値,桁数)・・指定された数値を指定された桁数で切り捨てる 引数に条件指定が入る例 Sumif(範囲,検索条件,合計範囲)・・・検索条件に一致するものだけを集計する。 範囲～条件にあったセルを検索する範囲を指定 検索条件～条件式が入っているセルまたは文字列”～”を指定 合計範囲～合計を出したい金額（または数値）がすべて入っている範囲を指定8 / 11 Sumifs(合計範囲，条件 1 範囲,検索条件 1, 条件 2 範囲,検索条件 2…,) ・・・複数ある検索条件に一致するものだけを集計する。 Sumifs の式が入力されたセル 行列関連（資料：伝票の作り方参照） Vlookup(検索値,範囲,列番号,検索方法)・・・検索値をもとに範囲から指定された列データを抽出 検索方法：true（近似値）か False(完全一致) Hlookup(検索値,範囲,行番号,検索方法)・・・検索値をもとに範囲から指定された行データを抽出 Vlookup の参照表の行列が入れ替わったもの 論理関連 If(論理式,真の場合,偽の場合)・・・論理式が正しければ真の処理、そうでなければ偽の処理を実行 例：=If (A1>=10,”OK”,”NG”)・・・もし A1 セルの内容が 10 以上なら OK、違ったら NG と代入
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アウトライン・小計 ・テーブルや表のデータをグループ毎に集計してまとめる機能。最大８レベルまで作成可能。 ・あらかじめSUM 関数や SUBTOTAL 関数が組み込まれていると、アウトラインを自動的に生成する。 (注意：EXCEL のオプション→詳細設定→次のシートで作業するときの表示設定→「アウトアインが適用されている場合はアウ トライン記号を表示する」のチェックがはずれていると表示されない。)6.
シートの保護 ←ホームタブ内 ←校閲タブ内 ・シート自体の保護方法 方法１：ホームタブ→書式→シートの保護→パスワード設定→レ点確認（レ点が設定 されている処理は実行できる）→OK 方法２：校閲タブ→シートの保護→パスワード設定→レ点確認（レ点が設定されてい る処理は実行できる）→OK ・許可されるセルを指定してシート保護 方法１：入力許可するセルの選択→書式→セルのロック（カギのマーク に黄色枠が消えていることを確認）→シートの保護→パスワード設定→ レ点確認（レ点が設定されている処理は実行できる）→OK 方法２：校閲タブ→範囲の編集を許可→新規→範囲指定→OK→シートの 保護→パスワード設定→レ点確認→OK 左図の表内を選択→データタブ→ アウトライングループのグループ 化▼→アウトラインの自動作成 下図のできあがり10 / 11
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校閲 ・コメント挿入・削除（校閲タブ→コメントを挿入するセル指定→コメントの挿入→変更履歴とコメントの表 示▼→コメントにレ点確認 ・シート保護（校閲タブ→シートの保護）8.
共有 BOOK を共有する際、誰が変更をかけたのか知る必要があるため、「変 更履歴の記録」を行い、校閲機能を利用する。 方法：校閲タブ→変更履歴の記録▼→□編集中に変更箇所を記録する にレ点を入れる（レ点を外すまで履歴は続く）→保存 改めて誰かが編集して保存をしても、上のレ点がはずれるまで履歴が 残るので、再度開いたときに、校閲機能が利用できる。9.
エラーチェック null の計算などを行った時、計算式がおかしい場合 などは、エラーチェックを行うように設定しておく と、エラーをおこしているセルの左上隅に緑のマー クがつく。クリックすると、どこを参照してエラー をおこしているか一目でわかるようになっている。10.
条件付き書式 伝票などの入力エリアのセルにこの数式設定可能な書式を設定し ておくと、別セルのエラーや情報をひろって書式を設定すること ができる。 例：F11 のセルは入力エリアの為、数式が設定できない時 E10 がエラーなら F11 のセルはフォントを赤にするなどの書 式を設定できる。11 / 11
