経費精算: 領収書の取扱い – イメージのアップロードおよびメール送信

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経費精算: 領収書の

取扱い – イメージのアップロードおよびメール送信

設定ガイド

最終更新日: 2019 年 1 月 12 日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

Expense

 Professional/Premium edition

 Standard edition

Travel

 Professional/Premium edition

Invoice

Authorization Request

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改訂履歴

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2019年1月12日 E 文書の図のタイムスタンプアイコン( )を更新

E 文書の図をタイムスタンプラベルのあるものに変更

2019年1月4日著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付は更新されていません。

2018年11月2日領収書紛失届は、SAP Concur のモバイルアプリでは利用できないことについての注記を削除しました。

2018年9月14日 9月リリースが2018年9月22日に変更になりました。

2018年9月15日 E 文書セクションにデジタルコンプライアンス管理者ロールの記述を追加しました

HTML ファイルアップロードのサポートを終了したため記述を削除

2018年6月6日メール照合セクションに次の記述を追加: メールアドレスを照合するボタンを表示させるには、経費ユーザーロールおよびアクセス権が必要です。

2018年4月4日表紙のチェックボックスを変更しました。その他の変更はありません。表紙の日付も変更ありません。

2018年1月8日著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付は更新されていません。

2017年8月19日 E 文書について、領収書が取り込まれた日時削除のスクリーンショットを更新しまし

た。

2017年7月8日 e 文書機能が追加されました。

2016年12月14日著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

2016年12月9日コンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありません。

2016年11月30日 HTML ファイルにダブルバイト文字が含まれている場合、アップロードや処理が正し

く行われないことについての注記を追加しました。

2016年10月28日領収書紛失届は、Concur のモバイルアプリでは利用できないことについての注記を追加しました。

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日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2015年9月28日 [保存] ボタンで、選択した行項目に領収書が自動添付されます。

2015年7月6日誤字を修正しました。内容の変更はありません。

2015年6月19日試用エンティティに使用できるメール機能は運用エンティティには使用できないという注記を追加しました。

2015年6月3日経費に添付できる領収書ライブラリ／セクションには、Concur が過去365日に受信したイメージのみが含まれるという注記を追加しました。

2015年4月20日全体的に詳細情報を追加しました。

2015年2月19日ユーザーインターフェースについての情報を削除しました。著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2015年1月22日イメージのメール送信を代理委託することについての詳細を追記しました。

アップロードしたイメージを表示できるようになったときにメールが送信されるという記述を削除しました。この機能は廃止されました。

2015年1月16日初版発行

設定ガイド「領収書の取扱い - 領収書のイメージング」および「領収書の取扱い - 領収書ストア & 行項目領収書」を以下のように分割しました。

• 設定ガイド「経費精算: 領収書の取扱い – イメージのアップロードおよびメール 送信」

• 設定ガイド「経費精算: 領収書の取扱い – イメージの FAX 送信」

• 設定ガイド「Expense: Receipt Handing – Digital Tax Invoice」

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イメージのアップロードおよびメール

セクション 1: アクセス権

ユーザーがこの機能へのアクセス権を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の Concur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。この場合、Concur クライアントサポートにサービスリクエストしてください。

セクション 2: イメージングおよび領収書に関するガイド各種

領収書イメージや請求書イメージを管理する方法は、お客様のニーズと構成に合わせていくつかあります。異なるプロセス向けにそれぞれガイドがありますので、会社の構成に応じて、適切なガイドを選択してください。

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方法説明 ガイド

アップロードユーザーは、電子イメージ（スキャンしたイメージや、

モバイルデバイスで撮った画像など）を Concur にアップロードできます。

実行可能な操作は以下のとおりです。

• レポートレベルで添付する（該当する場合）。

• 経費エントリレベルで添付する（該当する場合）。

• 経費に添付できる領収書ライブラリ（旧領収書ストア）に直接保存する。後から、このイメージを経費エントリレベルで添付できます。

注意: ライブラリ内のイメージは、レポートレベル で添付できません。

設定ガイド「経費精算: 領 収書の取扱い – イメージ のアップロードおよびメー ル送信」

メールユーザーは、電子イメージ（スキャンしたイメージや、

モバイルデバイスで撮った画像など）をメール送信できます。

経費に添付できる領収書ライブラリ（旧領収書ストア）にイメージを自動的に保存する。後から、このイメージを経費エントリレベルで添付できます。

注意:

• ライブラリ内のイメージは、レポートレベルで添付できません。

• この機能は、運用サイトでのみ利用できます。試用サイトでは利用できません。

FAX ユーザーは、イメージを Concur に FAX できます。イメージは、自動的にレポートレベルで添付されます。

注意: FAX したイメージは、必ず、経費エントリレベルではなくレポートレベルで添付します。

設定ガイド「経費精算: 領 収書の取扱い – イメージ の FAX 送信」

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方法説明 ガイド

CFDi デジタル CFDi ファイルは、メキシコのデジタル形式要

件をサポートする XML 形式です。

CFDi ファイルには以下の特徴があります。

• XML ファイルです。イメージではありません。

• 経費エントリレベルでのみ添付できます。

• 経費に添付できる領収書ライブラリに保存できません。

設定ガイド「Expense:

Receipt Handing – Digital Tax Invoice」

セクション 3: 概要

本ガイドについて

イメージングは、Concur がすべてをホストとして請け負う無償のサービスです。ユーザーが

Concur に領収書イメージをFAX、アップロード、およびメール送信することができます。イメ

ージングサービスが受信したイメージは、PDF ファイルで経費精算に表示されます（Adobe Reader を使用）。

本ガイドでは、ユーザー、代理、承認者、および処理者向けに、アップロードおよびメール送信の手順について説明します。

概要 - アップロードとメール送信

領収書の電子イメージを取得する方法は複数あります。たとえば以下の方法を使用できます:

• 領収書をスキャンする

• モバイルデバイスで領収書の写真を撮る

• メールで受け取った添付ファイルを使用する

• メールまたは他のドキュメントを PDF にする

次に、以下の処理を実行します:

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• イメージを経費精算にアップロードして、次の操作を実行します。

 レポートレベルで添付する（該当する場合）

 経費エントリレベルで添付する（該当する場合）

 経費に添付できる領収書ライブラリ（旧領収書ストア）に直接保存する。後から、

このイメージを経費エントリレベルで添付できます。

• 電子イメージを Concur にメール送信する。経費に添付できる領収書ライブラリに自動的に保存され、後から、このイメージを経費エントリレベルで添付できます。

NOTE: 経費に添付できる領収書ライブラリに領収書イメージをメール送信する機能は、試用エ

ンティティでは使用できません。導入環境でのみ使用できます。

アップロードとメール送信の違い

イメージのアップロードやメール送信をユーザーに許可するように構成した場合、ユーザーは、

経費に添付できる領収書ライブラリにもアクセスできます。このライブラリは、ユーザーが使用可能になるまでイメージを保存するリポジトリの役割をはたします。

どちらのプロセスを使用したほうがよいかは、以下のような要素によって決定します。

• 経費またはレポートを作成、修正する場合に、イメージをアップロードした直後にそのレポートまたは経費エントリにイメージを添付する。この場合、経費に添付できる領収書ライブラリにイメージを保存する必要はありません。

• ユーザーがイメージを保存し、経費に添付できる領収書ライブラリに、後からアップロードまたはメール送信する。

• このメール送信プロセスの最初のステップには、メールの受信アドレスの照合も含まれます（以降のページで説明します）。照合が完了するまで、ユーザーは経費に添付できる領収書ライブラリにイメージをメール送信できませんが、ライブラリへのアップロードは可能です。

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レポートレベルと経費エントリレベルの違い

ユーザーがイメージをレポートレベルと経費エントリレベルのどちらで添付するのかは、以下の要素によります。

• 会社のポリシー／構成で、イメージの添付場所が規定されます。たとえば、レポートレベルでの添付は許可しないこともあります。

• イメージが、経費に添付できる領収書ライブラリにある場合、レポートレベルでは添付できません。経費エントリレベルで添付する必要があります。

セクション 4: 経費に添付できる領収書ライブラリの使用準備

イメージングサービスを構成すると（本ガイドの構成セクションの手順参照）、ユーザーは、

イメージをアップロードして、レポートや経費エントリに直接添付したり（設定されている場合）、経費に添付できる領収書ライブラリに送信したりすることができます。ただし、経費に添付できる領収書ライブラリにイメージをメール送信する前に、Concur がユーザーのメールアドレスを照合する必要があります。

複数のメールアドレスを Concur に登録できますが、登録できるのは1回だけです。

NOTE: 経費に添付できる領収書ライブラリ／セクションには、Concur が過去365日に受信し

たイメージのみが保持されます。それより古いイメージは利用できません。

メールの照合

照合するメールを入力するには、[プロファイル] ＞ [プロファイル設定] をクリックします。

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左側メニューの [メールアドレス] をクリックします。プロファイルの [メールアドレス] セクションが表示されます。

[照合] をクリックします。このようなメッセージが表示されます。

ユーザーに送信されるメールには、照合コードが記載されています。このコードを [プロファイル] で入力してください。[OK] をクリックします。

!

重要: メールが届くまでに数分間かかることがあります。数分間待ってから [再送信] をク リックしてください。複数回クリックすると、照合コードが複数届く可能性があります。

NOTE: メールアドレスを照合するボタンを表示させるには、経費ユーザーロールおよびアク

セス権が必要です。

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[照合済] が表示されたら、この手順は完了です。

本ガイドの「アップロードとメール送信のガイドライン」の情報を使用して、照合済みのアドレスから [email protected] に、領収書イメージをメール送信できるようになりました。

代理および登録



本ガイドの「代理への表示」をお読みください。

セクション 5: アップロードとメール送信のガイドライン

アップロードとメール送信について - 概要

アップロードまたはメール送信のファイル形式は PNG、JPG、JPEG、PDF、TIF、TIFF ファイルのいずれかにする必要があります。

NOTE: PDF ファイルにはさまざまな種類があります。一部の PDF はイメージを処理できませ

ん。処理されない PDF の種類が複数ある場合は、 Concur クライアントサポートにお問い合わせください。システムを調整いたします。

イメージのアップロードに関する注意事項

次の点にご注意ください。

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• ファイルのサイズを小さくするため、イメージは300 dpi 以下でスキャンします。最良の結果を得るために、1024 x 768以下の解像度の白黒で写真を撮影またはスキャンします。

• イメージファイルごとにサイズ制限があります。[領収書のアップロードと添付] ウィンドウ（下図）に制限が表示されます。

• 1 回のセッションで 10 ファイルまでアップロードできます。

• 11ファイル以上アップロードするには、最初に10ファイルをアップロードしてから次の10ファイルをアップロードして、完了するまで繰り返します。

• Concur が受信したイメージは、再圧縮が必要になることがあります。PDF 以外のイメ

ージが1メガバイトを超える場合、またはPDFで1ページが100k を超える場合、ファイルを再処理するために順番待ちに送ります。制限時間内に再処理できない場合、お客様をお待たせしないために、Concur はイメージをお客様にそのまま送信します。イメージの背景色と文字の色が似すぎている場合、イメージが判読不可能になることがあ

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ります。この場合、1024 x 768以下の解像度の白黒で元のイメージを再度スキャンする必要があります。

メール送信されたイメージに関する注意事項

• メールの添付ファイルは、「1つ」のイメージファイルとして扱われます。1つのイメージファイル内に2つの領収書イメージがあっても、1つの領収書イメージとして扱われます。

• メールの本文に埋め込まれた1つのイメージは、1つのイメージファイルとして扱われます。

• 同じメール上で、イメージファイルを添付しメール本文にも埋め込む場合の動作はサポートされていません。その場合、埋め込まれたイメージは無視されます。

NOTE: 経費に添付できる領収書ライブラリに領収書イメージをメール送信する機能は、試用エ

ンティティでは使用できません。導入環境でのみ使用できます。

PDF ファイルに関する注意事項

PDF ファイルにはいくつかの種類があります。次の PDF ファイルは、イメージとしてアップロ ードすることはできません。

• パスワードで保護している PDF: この種類のファイルは復号化できないため、Concur では保存できません。

• AcroForm（アクロフォーム） PDF: このタイプの PDF はアップロード可能ですが、

入力用の空欄に入力されたテキストは表示されません。この問題は、複数のアクロフォームをアップロードした場合にのみ発生します。1つだけのアップロードは、通常、問題ありません。結果の信頼性が保証されないため、アクロフォームはアップロードしないことをお勧めします。

• XFA PDF：このような XML ベースの PDF では、電子フォームに関連する情報が収集

されます。双方向型ではないため、アップロードできません。

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PDF ファイルには PDF ポートフォリオという種類もあります。複数の PDF を「コレクション」として集めた PDF ポートフォリオにはさまざまな形式のファイルが含まれることがあります。Concur Imaging で利用可能な形式のイメージングファイル（PNG、JPG、JPEG、PDF、

TIF、OR TIFF）は維持されますが、それ以外の形式のファイルは破棄されます。

セクション 6: ユーザーへの表示

このセクションでは、一般的なユーザー処理を説明します。ユーザーは一般的に、次の処理を行います:

1. 通常どおり、経費精算レポートを作成します。

2. 領収書が必要かどうかを判断します。

3. 必要な場合は、次のいずれかを行います。

 添付またはアップロード

 添付した領収書が明瞭で読み取れることを確認する

4. レポートを提出

領収書が必要かどうかの判断

たとえば、すべての航空券や50ドル以上の夕食に対してなど、領収書が必要かどうかを判断します。レポートを開いているときに領収書が必要かどうかを判断する方法は複数あります。

領収書が必要かどうかを判断するための方法は複数あり、ユーザーは次の操作を行うことができます。

• 領収書が必要アイコンを使用する

• [領収書] メニューを使用する

• 提出時に判断する

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領収書が必要 アイコンを使用する

経費エントリに領収書が必要な場合、アイコンが表示されます。

[領収書]メニューを使用する

[領収書] ＞ [領収書が必要] の順にクリックします。[領収書のレビュー] ウィンドウが表示さ れます。領収書が必要な経費エントリがリストされています。

NOTE: 説明用の通知 [通知: 領収書は添付されていますか？]はカスタマイズできます。本ガイ

ド内の設定情報をご参照ください。

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提出時に判断する

ユーザーへの通知は、[レポートの提出] をクリックしたときの [最終確認] ウィンドウにも表示されます。領収書が必要な経費エントリがリストされています。

NOTE: 説明用の通知 [通知: 領収書は添付されていますか？]はカスタマイズできます。本ガイ

ド内の設定情報をご参照ください。

レポートレベルでのイメージのアップロード／表示／削除

アップロード - レポートレベル

レポートレベルでの添付はユーザーに許可せず、個々の経費ごとにアップロードを求める方法もあります。レポートレベルでのアップロードを許可すると、ユーザーは以下の操作が可能になります。

• レポートを作成／編集しているときにアップロードする

• レポートを提出するときにアップロードする

イメージのアップロードに必要な時間は、各ファイルのサイズと接続速度に応じて異なります。

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レポートの作成／編集中のアップロード

レポートを開き、[領収書] ＞ [領収書のイメージを添付] の順にクリックします。

[領収書のアップロードと添付] ウィンドウが表示されます。

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[参照] をクリックして、目的のイメージを探します。

[アップロード] ＞ [閉じる] をクリックします。

レポートの提出時のアップロード

前述のとおり、ユーザーが [レポートの提出] をクリックすると [最終確認] ウィンドウに領収書が必要かどうかが表示されます。

領収書が必要な場合、[最終確認] ウィンドウで [領収書のイメージを添付] をクリックします。

その後の手順は、「レポートの作成／編集中のアップロード」と同じです。

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表示 - レポートレベル

アップロードを完了したら、[領収書] ＞ [新しいウィンドウで領収書を表示] または [現在のウ ィンドウで領収書を表示] をクリックして、PDF 形式の領収書を表示します。

NOTE: イメージのアップロード中は、[新しいウィンドウで領収書を表示] または [現在のウィ

ンドウで領収書を表示] ではなく [領収書を表示] が表示されます。

削除 - レポートレベル

間違ったイメージをアップロードした場合、ユーザー自身が削除して再送信できます。レポートをまだ提出していない場合または提出済みのレポートが戻された場合にのみ、ユーザーはイメージを削除することができます。

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[領収書] > [領収書イメージの削除] をクリックします。

• 領収書（PDF）全体が、レポートから削除されます。

• ユーザーに戻されたレポートについて:

 領収書が削除されたことを示す監査証跡が作成されます。

 レポートが（処理者の）受領済としてマーク済の場合、削除プロセスによって、領収書のマーク付けが [未受領] になります。

経費エントリレベルでのイメージのアップロード／表示／削除

アップロード - 経費エントリレベル

イメージのアップロードに必要な時間は、各ファイルのサイズと接続速度に応じて異なります。

経費エントリを開き、[領収書の添付] をクリックします。

(25)

[領収書の添付] ウィンドウが表示され、経費に添付できる領収書ライブラリにイメージをアッ プロードしたり、ライブラリのイメージを選択したりすることができます（手順は後述します）。

[参照] をクリックして、目的のイメージを探します。

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[添付] をクリックします。経費リストで、領収書が必要アイコンが、領収書を受領済 アイコンに変わります。

表示 - 経費エントリレベル

経費エントリレベルの添付ファイルを表示する方法は複数あります。

• [領収書イメージ] タブを使用する

• 領収書を受領済アイコンを使用する

• [領収書] メニューを使用する

[領収書イメージ]タブを使用する

経費を開き、[領収書イメージ] をタブをクリックします。

ツールバーを使用して、イメージのズームや回転を実行できます。

NOTE: 一部の形式のイメージは回転できません。

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領収書を受領済 アイコンを使用する

アイコンにカーソルを合わせると、イメージが表示されます。

[領収書]メニューを使用する

「表示 - レポートレベル」の手順でイメージを表示することもできます。

NOTE: [領収書イメージ] タブに選択した経費エントリのみが表示されている場合、[領収書]

＞ [新しいウィンドウで領収書を表示] または [現在のウィンドウで領収書を表示] をクリックして、レポートレベルおよび経費エントリレベルのすべてのイメージを表示することができます。

削除 - 経費エントリレベル

間違ったイメージをアップロードした場合、ユーザー自身が削除して再送信できます。レポートをまだ提出していない場合または提出済みのレポートが戻された場合にのみ、ユーザーはイメージを削除することができます。

ユーザーは、イメージを経費エントリから削除（添付解除）することができます。

• [領収書イメージ] タブを使用する

• 領収書を受領済アイコンを使用する

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• 削除／添付解除したイメージは、実際に削除されるわけではありません。元々経費に添付できる領収書ライブラリになかったイメージでも、経費に添付できる領収書ライブラリに移動します。

• イメージを削除／添付解除すると、経費リストで、領収書を受領済アイコンが領収書が必要アイコンに変わります。

• ユーザーに戻されたレポートについて:

 領収書が削除されたことを示す監査証跡が作成されます。

 レポートが（処理者の）受領済としてマーク済の場合、削除プロセスによって、領収書のマーク付けが [未受領] になります。

[領収書イメージ]タブを使用する

[領収書イメージ] タブをクリックし、[添付を解除] をクリックします。

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領収書を受領済 アイコンを使用する

アイコンにカーソルを合わせると、イメージが表示されます。[添付を解除] をクリックします。

経費に添付できる領収書ライブラリでのイメージの添付／表示／削除

添付 - 経費に添付できる領収書ライブラリ

経費に添付できる領収書ライブラリに保存されているイメージを添付する方法は、複数あります。

• [添付] アイコンを使用する

• ドラッグアンドドロップする

• [領収書の添付] ボタンを使用する

• 行項目を選択した状態で [保存] をクリックして行項目に添付します。

(30)

• 経費に添付できる領収書ライブラリにあるイメージを経費エントリに添付できます。ライブラリ内のイメージは、レポートレベルで添付できません。

• 経費に添付できる領収書ライブラリ／セクションには、Concur が過去365日に受信したイメージのみが保持されます。それより古いイメージは利用できません。

• イメージを添付すると、経費リストで、領収書が必要アイコンが領収書を受領済アイコンに変わります。

[添付] アイコンを使用する

経費エントリを開いて [経費に添付できる領収書] をクリックします。

[経費に添付できる領収書] ウィンドウで、対象のイメージの [添付] アイコンをクリックし ます。

経費リストで、領収書が必要アイコンが、領収書を受領済アイコンに変わります。

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ドラッグアンドドロップする

NOTE: 古いバージョンの Internet Explorer など、一部のブラウザはドラッグアンドドロッ

プに対応していません。

イメージを経費エントリにドラッグアンドドロップします。

• 対象の経費は開かないでください。経費リストの任意の経費にイメージをドラッグします。

• 経費リストで、領収書が必要アイコンが、領収書を受領済アイコンに変わります。

[領収書の添付]ボタンを使用する

経費エントリを開いて [領収書の添付] をクリックします。

(32)

[領収書の添付] ウィンドウが表示され、経費に添付できる領収書ライブラリにイメージをアッ プロードしたり、ライブラリのイメージを選択したりすることができます。

目的のイメージのチェックボックスを選択し、[添付] をクリックします。

(33)

経費リストで、領収書が必要アイコンが、領収書を受領済アイコンに変わります。

表示 - 経費に添付できる領収書ライブラリ

「表示 - 経費エントリレベル」の手順でイメージを表示することができます。

削除 - 経費に添付できる領収書ライブラリ

「削除 - 経費エントリレベル」の手順でイメージを削除することができます。

レポートの提出

イメージが正しく添付されていることを確認したら、経費精算レポートを通常の手順で提出します。

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セクション 7: 代理への表示

代理構成とユーザープロファイル

代理がイメージを（直接またはユーザーの経費に添付できる領収書ライブラリで）表示、追加、

あるいは削除できるかどうかは、2つの要素によって決まります。

• 会社が代理構成を許可しているかどうか。



本ガイド内の設定情報をご参照ください。

- かつ -

• 会社が代理構成が許可している場合は、ユーザーが許可しているかどうか（下記参照）。

会社の構成で代理にイメージの管理を許可している場合、ユーザーのプロファイルに [領収書の 表示] が表示され、代理に許可するオプションを定義することができます。

[プロファイル] ＞ [プロファイル設定] ＞ [経費精算と申請の代理]（左側メニュー）をクリッ クします。目的の代理について、[領収書の表示] チェックボックスを選択（有効化）します。

NOTE: この設定は「表示」とありますが、閲覧、追加、削除などが含まれます。

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[領収書の表示] チェックボックスがチェックされていない場合、代理には表示されず、利用可 能になりません。

• 領収書を受領済アイコンと領収書が必要アイコン

• [領収書] メニュー

• [領収書の添付] ボタン（経費エントリの下）

• 経費に添付できる領収書ライブラリ

このセクションの以降の説明は、[領収書の表示] が有効になっていることを前提としています。

経費に添付できる領収書ライブラリへのメールの登録

代理がイメージをユーザーの経費に添付できる領収書ライブラリに送信することを許可するには、

ユーザーのメールアドレスおよび代理のメールアドレスを、それぞれのプロファイルで照合する必要があります。

最初に、代理が自分のメールアドレスを照合します（本ガイドの「経費に添付できる領収書ライブラリの使用準備」を参照してください）。

次に、ユーザーが自分のメールアドレスを照合するか、代理がユーザーに代わって照合プロセスを開始します。ただし、代理は、照合プロセスを完了することはできません。これを行う場合、

ユーザーの代わりに操作する代理が、ユーザーのプロファイルで [照合] をクリックします。

Concur からは代理宛てではなくユーザー宛てに照合メールが送信されます。ユーザーがメールを開き、照合コードを自分のプロファイルに入力します。

処理が完了すると、下記のように、ユーザーの代わりに代理がイメージをメール送信できるようになります。

ユーザーの経費に添付できる領収書ライブラリへのイメージのメール送信

代理がユーザーのイメージをメール送信するには、以下の手順を実行します。

1. [email protected] に送信するメールを作成します。

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2. [件名:] には、ユーザーの照合済みメールアドレスをメールのみを入力します。

3. イメージを添付します。

4. メールを送信します。

システムは次のことを行います:

• メール送信者である代理と件名に書かれたユーザー（委任者）の両方が照合済みのメールアドレスを持っているかどうか確認します。

• 送信者（代理）と件名に書かれたユーザー（委任者）の間に、代理と委任の関係があることを確認します。

以下の操作を行います。

• 確認ステップがいずれも真なら、イメージは委任者の領収書ストアに追加されます。

• 送信者が件名に書かれたユーザー（委任者）の代理ではない場合、イメージは代理の領収書ストアに追加されます。

• 代理のメールアドレスが照合されていない場合、メールは破棄されます。

経費に添付できる領収書ライブラリを使用したイメージのアップロード／表示／削除

ユーザーの代わりに操作中の代理は、直接またはユーザーの経費に添付できる領収書ライブラリを使用して、イメージのアップロード、表示、削除を実行できます。代理が実行する手順については、本ガイドの「ユーザーへの表示」をご参照ください。

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セクション 8: 承認者および処理者への表示

承認者および処理者:

• イメージを表示できます

• レポートレベルでイメージをアップロードできます（レポートレベルの添付ファイルを構成済みの場合）

 このレベルのイメージが既にある場合、承認者／処理者の添付ファイルは元のイメージに付加されます。

 まだ添付されていない場合は、承認者／処理者の添付ファイルが唯一のイメージになります。

• 経費レベルでイメージをアップロードできます（経費に添付できる領収書ライブラリ以外から）

 このレベルのイメージが既にある場合、承認者／処理者の添付ファイルは元のイメージに付加されます。

 まだ添付されていない場合は、承認者／処理者の添付ファイルが唯一のイメージになります。

• 承認者／処理者がイメージを追加した場合でも、イメージを削除できません

• 経費に添付できる領収書ライブラリにはアクセスできず、表示もできません

承認者および処理者がアップロードや表示を行うには、本ガイドの「ユーザーへの表示」の手順に従います。

承認者や処理者がイメージを削除する場合は、レポートをユーザー（または代理）に戻して削除を完了する必要があります。

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セクション 9: 経費に添付できる領収書ライブラリの管理

ここでは、以下の操作方法を含む、経費に添付できる領収書ライブラリに関する追加情報を説明します。

• ライブラリへのイメージのメール送信

• ライブラリへのイメージのアップロード（構成済みの場合）

• ライブラリからのイメージの削除

• イメージの表示、ズーム、および回転

• Chrome からのライブラリへのイメージの送信

ライブラリへのイメージのメール送信

本ガイドの「アップロードとメール送信のガイドライン」の情報を使用して、添付ファイルを準備します。次に、イメージを添付して [email protected] へのメールを作成し、メールを送信します。

代理



代理が経費に添付できる領収書ライブラリにイメージを送信する方法については、本ガイドの「代理への表示」をご参照ください。

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ライブラリへのイメージのアップロード

経費ホームページから

メニューの [経費] をクリックします。

ページの下部で、[新しい領収書のアップロード] をクリックします。[領収書のアップロード]

ウィンドウが表示されます。

[参照] をクリックして、目的のイメージを探します。[アップロード] ＞ [閉じる] をクリック します。イメージはいつでも添付できます。

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経費エントリから

レポートを開いて [経費に添付できる領収書] をクリックします。

[経費に添付できる領収書] ペインが開きます。

[アップロード] をクリックします。[領収書のアップロード] ウィンドウが表示されます。

[参照] をクリックして、目的のイメージを探します。[アップロード] ＞ [閉じる] をクリック します。イメージはいつでも添付できます。

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ライブラリからのイメージの削除

経費ホームページの下部（[経費に添付できる領収書] セクション）または経費に添付できる領収書ライブラリで、イメージの [削除] をクリックします。

領収書イメージがモバイル経費（Concur のモバイルアプリで生成された経費）または E- Receipt に関連付けられている場合、ユーザーはライブラリから領収書イメージを削除できません。

• モバイル経費に関連付けられている領収書イメージを削除するには、モバイル経費を削除する必要があります。

• E-Receipt を削除するには、[レポートに追加できる経費] エリアから削除する必要があ

ります（削除できるように構成済みの場合）。

イメージの表示、ズーム、および回転

表示するには、経費ホームページの下部（[経費に添付できる領収書] セクション）または経費に添付できる領収書ライブラリで、イメージのをクリックします。

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ウィンドウが展開されます。

実行可能な操作は以下のとおりです。

• ツールバーを使用してズームや回転を実行する。

NOTE: 一部のファイルタイプのイメージは回転できません。

• [次へ] および [前へ] で複数のイメージを切り替えることができます。

• [ギャラリー] ボタンをクリックしてギャラリーの表示に戻ります。

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Chrome ブラウザからの領収書イメージの送信

Concur Travel & Expense Web Receipts プラグインを Chrome Web ストアからインストールすると、Google Chrome ブラウザで領収書のスクリーンショットを直接撮り、経費に添付できる領収書ライブラリ内のフォルダに送ることができます。

説明を読む

検索ボックスに、Concur Travel & Expense Web Receipts と入力して、この Concur プラグインをダウンロードします。

使用条件に同意して、[追加] をクリックします。

プラグインがダウンロードされ、Chrome のブラウザウィンドウの右上にアイコンが表示されます。

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プラグインを使用して領収書イメージを撮影する

アイコンをクリックして、[Connect to Concur Travel & Expense] をクリックします。

ユーザー名とパスワードを入力して、Concur にログインします。

右クリックメニューの [領収書を作成] をクリックするか、アイコンをクリックして、メニューからコマンドを選択します。

必要な部分を指定して、[取り込み] をクリックします。イメージが Concur 領収書フォルダにコピーされ、経費に添付できる領収書ライブラリで利用可能になります。

(45)

セクション 10: その他の考慮事項

領収書イメージの保留（ワークフローステップ）

管理者は、最初の承認者に送信する前に領収書イメージを経費精算レポートに添付するように求めるステップを、経費ワークフローに追加することができます。イメージングサービスが領収書を受信すると、イメージが PDF 形式で添付され、レポートがワークフローの次のステップへ進めるようになります。



さらに詳しい情報は、設定ガイド「経費精算: ワークフロー（概要）」をお読みください。

Adobe Reader

イメージングサービスを使用するコンピュータには、適切なバージョンの Adobe Reader をインストールする必要があります。バージョンは 8.0 以降が推奨です。Concur では、イメージングの一部として Adobe Reader を提供しておりませんが、http://www.adobe.com/jp/ から無償でダウンロードしてインストールして頂くことが可能です。

NOTE: 最初に従業員が経費精算でレポートを送信または印刷し、さらにイメージングがアクテ

ィブになっている場合、システムがその従業員のコンピュータで Adobe Reader を利用可能かを確認します。Adobe Reader をインストールする従業員のサポートとして、イメージングの構成中にリンクを表示できます。このリンクには、アプリケーションをインストールできる Adobe Web サイトや、Adobe Reader にアクセスできるその他の URL を指定できます。

PDF をブラウザの同じウィンドウで表示するように Adobe Reader を構成する必要があります。

圧縮

イメージングサービスでは、大きな PDF は圧縮されます。イメージがただちに影響を受けることはありませんが、後で PDF を表示すると、グレースケールになり、元のファイルほど鮮明で

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イメージのアップロードのトラブルシューティング

以下の表には、従業員がイメージをイメージアップロードサーバーにアップロードするときに表示されることがあるエラーメッセージまたは想定される状況を記載しています。

エラーメッセージ 説明 対処法

ファイルの選択なし [アップロード用に選択したファ イル] のリストにファイルがアッ プロードされていません。

[ブラウズ] ボタンを使用してア ップロードするファイルを選択します。

完了しました。ファイルのアップロードが正常に完了しました。

対処は不要です。

ファイルサイズ制限超過 [ファイルの添付] ウィンドウに 最大ファイルサイズが表示されます。その情報を参照してください。

別の形式でファイルを保存するか、300 dpi 以下でファイルをスキャンし直してサイズを減らします。最良の結果を得るために、1024 x 768以下の解像度の白黒で写真を撮影またはスキャンします。

注意:ファイル圧縮ソフトウェア を使用してファイルを圧縮しな いでください。

ファイル形式がサポートされていません

ファイルの形式が、領収書イメージのアップロード機能でサポートされていません。

ファイルを、PNG、JPG、

JPEG、PDF、TIF、TIFF のいずれかの形式で保存します。

本ガイドの「PDF ファイルについて」もご参照ください。

アップロードエラー不明な理由により、ファイルのアップロードが失敗しました。

アップロード処理が正常に完了していません。新しいセッションでファイルをアップロードします。引き続き問題が発生する場合は、Concur 管理者にご相談ください。

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エラーメッセージ 説明 対処法

セッションの期限が切れています。アプリケーションにもう一度ログオンしてください。

24時間以上操作がなかったため、セッションの期限が切れました。

閉じてからもう一度ログインします。

現在イメージをアップロードできません。アプリケーションにエラーが発生しているか、[更新] ボタンを押した可能性があります。ブラウザウィンドウを閉じて、アプリケーションからイメージのアップロードを再試行してください。

さまざまな理由により、ファイルのアップロードが失敗しました。

Expense を新しく開き、ファイルのアップロードをもう一度試してみてください。

セクション 11: 領収書紛失届の使用

概要

領収書イメージを添付する必要があっても見つからない場合、イメージ化した領収書の代わりに電子署名した紛失届を使用することができます。これにより、領収書提出のポリシーに従いながらも経費精算レポートを適時に提出することができます。

ユーザー、代理およびプロキシ

ユーザーのみが紛失届を提出できます。ユーザーの代理やプロキシは提出できません。

ユーザーへの表示

紛失届が必要な場合、[領収書] ＞ [領収書紛失届] をクリックします。

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[領収書紛失届] ウィンドウが表示されます。

NOTE: [領収書紛失届] ウィンドウの経費リストの上下に、カスタマイズしたテキストを追加で

きます。テキストは翻訳することもできます。どちらの手順についても、本ガイドの構成セクションで説明しています。

領収書イメージが必要であり、領収書原本を紛失または利用不可である経費を選択し、[同意し て作成] をクリックします。

(49)

紛失届がある経費エントリごとにアイコンが表示されます。

システムは、領収書紛失届のイメージを作成して経費に添付します。また、レビューのために日付、時間、従業員名、およびその他の詳細のレコードを作成します。

アイコンにカーソルを合わせると、紛失届が表示されます。

ブラウザによっては、別のウィンドウに表示されます。

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NOTE: 監査ルール用のフラグを設定して、紛失届イメージを使用しているレポートを特定することができます。本ガイドの構成セクションを参照してください。

紛失届の削除

領収書が（レポートの提出前に）後で見つかった場合、紛失届を削除して領収書イメージを添付することができます。削除するには、アイコンにカーソルを合わせて [添付を解除] をクリックします。

(51)

紛失届のオプションにアクセスするその他の方法

紛失届にアクセスする方法は複数あります。以下の項目があります:

• [領収書] ＞ [領収書が必要] の順にクリックします。[領収書のレビュー] ウィンドウで、

[領収書イメージの添付] をクリックします。[領収書のレビュー] ウィンドウが展開さ れます。紛失届オプションが利用できるようになります。

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• [領収書] ＞ [領収書イメージの添付] の順にクリックします。[領収書のアップロードと 添付] ウィンドウが表示されます。紛失届オプションが利用できるようになります。

• [経費に添付できる領収書] ウィンドウで、[アップロード] をクリックします。[領収書

のアップロード] ウィンドウが表示されます。紛失届オプションが利用できるようにな ります。

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(54)

• 経費エントリを追加または編集するときは、[領収書の添付] をクリックします。[領収 書の添付] ウィンドウが表示されます。紛失届オプションが利用できるようになります。

設定

紛失届機能を設定するには、以下の構成セクションを参照してください。

セクション 12: e 文書タイムスタンプ

e 文書タイムスタンプ機能では、管理者がユーザーのグループに対して、領収書のタイムスタンプをつけるよう設定できます。

管理者はこれらのタイムスタンプをワークフロールールおよび監査ルールで使用できます。

(55)

受領済、保留中、申請済、および無効なタイムスタンプを監視する検証プロセスがあります。検証プロセスでは正常にタイムスタンプがつけられたイメージを再検証し、有効および無効なものに対し、日付範囲による数と合計を表示します。

この新機能により、e 文書の規制に従って領収書原本の代わりに画像を使用するための法的遵守を維持することができます。

ユーザーへの表示

経費精算レポートを作成する際に、正常にタイムスタンプがつけられたイメージにアイコン( ) が表示されます。[経費に添付できる領収書] には、各イメージに有効なタイムスタンプまたはステータスを表示します。

NOTE: 画像にタイムスタンプが付いたら、別の画像を追加することはできません。

E 文書アイコン

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E 文書のタイムスタンプがつけられた領収書

E 文書タイムスタンプがつけられていない領収書

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タイムスタンプのステータス一覧

ステータス 説明

アップロード済領収書がシステムに受領されました。

保留中領収書イメージがまだタイムスタンプ付与待ちのキューに入っていません。

リクエスト済タイムスタンプがリクエストされました。

不適格領収書イメージが3.88Mピクセルのためタイムスタンプ付与に適格ではありません。

参考: e 文書タイムスタンプに適格なイメージは200dpi（スキャナ）または3.88Mピクセル（スマートフォン/デジタルカメラ）以上で、RGB では少なくとも24ビットカラーでなければなりません。

無効領収書イメージが検証チェックに失敗しました。

NOTE: タイムスタンプのステータスはユーザーに表示されます。ただし、検証ステータスはユ

ーザーに表示されず、Concur がトラブルシューティングの目的でのみ使用します。検証ステータスは以下のとおりです:

● ENTITY NOT FOUND

● NOT TIMESTAMP IMAGE

● INELIGIBLE IMAGE

● INVALID IMAGE ID

● IMAGE NOT FOUND

● DELETED

● TIMESTAMP NOT YET RECEIVED

● INVALID

● VALID

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イメージの削除

領収書イメージをユーザーが削除したり添付解除したりする権限がシステムによって無効にされる場合があります:

• [領収書ライブラリ] では、タイムスタンプが正常に領収書イメージに付与されるか、ス

テータスが保留中になった時からユーザーは領収書イメージを削除できなくなります。

• 経費エントリ上では、タイムスタンプが正常に領収書イメージに付与されるか、ステータスが保留中になった時からユーザーは領収書イメージを添付解除できなくなります。

NOTE: タイムスタンプのステータスが [不適格] や [保留中] など赤字で表示されているときは

領収書イメージの削除や添付解除が可能です。

管理者への表示

以下の場所に変更があります。

• グループ構成

• ワークフロールール

• 監査ルール

• 領収書ルール

• ツール

• レポートの処理

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グループ構成

管理者は [グループ構成] ページで,ユーザーのグループに対し [日本の e 文書] を選択できま す。



さらに詳しい情報は、設定ガイド「Expense: グループ構成」をお読みください。

(60)

ワークフロールール

[ワークフロールール] （[監査ルール] と [領収書の取扱い]）に [電子的準拠] が表示されます。



さらに詳しい情報は、設定ガイド「経費精算: ワークフロー（概要）」をお読みください。

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監査ルール

管理者は監査ルールを使って経費エントリの保存に制限を設けることができます。



詳しくは、設定ガイド「経費精算: 監査ルール」または「経費精算: ワークフロー」をお読みください。

(62)

領収書の取扱い

[領収書の取扱い] を使って制限を作成することができます。

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ツール

[e 文書タイムスタンプ] 検証ツールを使用すると、経費精算レポートのタイムスタンプを検証 することができます。これは政府監査の過程で通常行われます。このツールには、一定の期間において検証に提出された領収書イメージの数が表示されます。また、このツールで検証に失敗した領収書イメージを表示することもできます。

このツールは、管理者が使用することができます。デジタルコンプライアンス管理者ロールは、

このツールにアクセスするためのロールです。

[ツール] ページに、[e 文書のタイムスタンプ] 検証リクエストツールが表示されます。

このツールは、日付ごとに以下の情報を表示します。

• 合計数/イメージの数

• 合計数/検証済イメージの数

• 合計数/検証保留中（イメージ）の数

• 合計数/失敗したイメージの数

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 レポート名

 経費タイプ

 支払先

 提出日

 金額



検証リクエストを新規作成するには

1. 「[管理] ＞ [法人] ＞ [ツール] をクリックします。

2. [e 文書タイムスタンプ] をクリックします。

3. [新規] をクリックします。[e 文書タイムスタンプ検証リクエスト] ページが表示されま

す。

4. [開始日] フィールドに日付を入力するか、カレンダーをクリックして日付を選択します。

(65)

5. [終了日] フィールドに日付を入力するか、カレンダーをクリックして日付を選択します。

6. [送信] をクリックします。レポートには合計数の他、検証済み、保留中、失敗した領収

書イメージの数が示されます。

(66)

NOTE: 同じ日付を複数回送信しても、検証が重複しているようには見えません。各イメージは1回の実行でのみ有効なものとして表示されます。実行履歴はこのツールのメインウィンドウに表示されます。



検証失敗の詳細を見るには

1. [失敗] の列で数字をクリックします。[タイムスタンプ検証失敗] ウィンドウに詳細が

表示されます。

2. [タイムスタンプ検証失敗] ウィンドウを閉じるには X をクリックします。

(67)

レポートの処理

適切な権限があるユーザーは、タイムスタンプフィールドを使って [レポートの処理] ページでクエリを作成することができます。

• デジタルコンプライアンス検証日

• デジタルコンプライアンスステータス

適切な権限とは、ここでは以下のうちいずれかを付与されているという意味です:

• 経費の処理者

• 経費処理者（監査）

• 経費処理者のマネージャー

設定およびアクティブ化

e 文書機能を設定するには、以下の構成セクションを参照してください。

セクション 13: 設定

この設定プロセスはなるべく導入中に完了してください。設定されていない場合は、Concur クライアントサポートにお問い合わせください。

基本のステップは下記のとおりです。それぞれの詳細は以降のページで説明します。

• ステップ1: Concur 内部設定の有効化

• ステップ2: イメージングサービスの有効化

• ステップ3: 領収書イメージング構成の作成または修正

• ステップ4: ポリシーへの構成の割り当て

• ステップ5: （オプション）領収書の通知テキストの修正

• ステップ6：（オプション）代理構成の修正

• ステップ7: （オプション）領収書ワークフローステップの保留

(68)

• ステップ8: （オプション）領収書紛失届の有効化

• ステップ9: （オプション）e 文書のタイムスタンプの有効化

NOTE: これらのステップは、Concur が行うものとお客様に行っていただくものがありますの

で、お客様と Concur 間の調整が必要となります。

ステップ 1: Concur 内部設定の有効化

Concur 内部管理コンソールで、Concur が [イメージのアップロードを許可] オプション（[設 定] ページ）を [はい] に設定します。

ステップ 2: イメージングサービスの有効化

Concur が [イメージング設定] にお客様の会社 ID と公開キーを入力します。



設定ガイド「イメージ設定（製品共通）」をご参照ください。

ステップ 3: 領収書イメージング構成の作成または修正



領収書イメージング構成を作成または修正するには:

1. [管理] > [経費精算]（サブメニュー）をクリックします。

2. [領収書の取扱い] をクリックします（左側メニュー）。[領収書の取扱い] ウィンドウ

が表示されます。

3. [領収書のイメージング] タブをクリックします。

経費精算: 領収書の 取扱い – イメージのアップロ ードおよびメール送信